Sayfa No 1/6 1. AMAÇ MSC bünyesinde ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 22003 ve ISO/IEC 27006 standartları, TÜRKAK rehber dokümanları paralelinde oluşturulan; Tarafsızlığı Koruma Komitesi, İtiraz ve Şikayet Komitesi, Belgelendirme Komitesi çalışma usul ve esaslarını belirtmektir. 2. TANIMLAR MSC TKK İŞK BK : MSC Uluslararası Belgelendirme Teknik Kontrol ve Özel Eğitim Hizm. Dış Tic. Ltd. Şti. : Tarafsızlığı Koruma Komitesi : İtiraz ve Şikayet Komitesi : Belgelendirme Komitesi 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR MSC-TK Tarafsızlık Komitesi Görev Tanımı MSC-İŞK İtiraz ve Şikayet Komitesi Görev Tanımı MSC-BK Belgelendirme Komitesi Görev Tanımı MPR.05 İtiraz ve Şikayet Prosedürü MPR.12 Asansör Muayene Hizmetleri Prosedürü MPR.14 Asansör Muayene Hizmetleri Periyodik Kontrol Prosedürü MTL.03 Denetim Süreleri Belirleme Talimatı MTL.04 Hidrolik Asansör Muayene Talimatı MTL.05 Elektrikli Asansör Muayene Talimatı MFR.11 Tarafsızlığı Koruma Komitesi Sözleşmesi MFR.62 Belgelendirme Komitesi Sözleşmesi MFR.63 İtiraz ve Şikayet Komitesi Sözleşmesi MFR.40 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi(Komite) ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17021 ve ISO/IEC 27006 standartları 4. UYGULAMA MSC nin vermiş olduğu yönetim sistemleri belgelendirme ve asansör muayene hizmetleri kapsamında; tarafsızlığını sağlamak, itiraz ve şikayetleri değerlendirmek ve belgelendirme kararlarını vermek işlemlerinde tarafsız ve bağımsız olarak; Tarafsızlığı Koruma Komitesi (TKK) İtiraz ve Şikayet Komitesi (İŞK) Belgelendirme Komitesi (BK) MSC-TK Tarafsızlık Komitesi, MSC-İŞK İtiraz ve Şikayet Komitesi, MSC-BK Belgelendirme Komitesi görev tanımlarına göre oluşturulmuştur. 4.1 TARAFSIZLIĞI KORUMA KOMİTESİ Komitenin yetkinlikleri, görevleri, sorumlulukları ve yetkileri MSC-TK Tarafsızlık Komitesi Görev Tanımında açıklanmıştır. Komite üyeleri MFR.11 Tarafsızlığı Koruma Komitesi Sözleşmesi ve MFR.40 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi imzalayarak bu dokümanlarda belirtilen kurallara uymayı kabul ve taahhüt eder. Komite Çalışma Usul ve Esasları tarafından atanan komite üyeleri Belgelendirme Müdürü tarafından MSC şirket merkezinde veya Komite üyelerinin ortak olarak uygun bulduğu şirket dışında bir adreste yılda en az 1 kez olmak üzere toplanır. Gereken durumlarda ün çağrısı ile olağanüstü toplantı yapılabilir. Komite üyesi, bir sebeple (sağlık sorunu, tatil vb.) komite toplantılarına katılamayacağını MSC ye önceden haber vermekle yükümlüdür. Komitenin tüm sekreterya işlemleri Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır. Belgelendirme Müdürü, MSC ile ilgili gelişmeleri elektronik yolla veya yazılı olarak üyelere gönderip görüşlerini alabilir.
Sayfa No 2/6 Toplantının duyurusu, komite üyeleri ile koordineli olarak tarafından yapılır. Komitenin ilk toplantısında Komite üyelerinin oy çokluğuyla Komite Başkanı seçilir. Seçimin yapılabilmesi için salt çoğunluğun (yarıdan bir fazla) sağlanması gerekmektedir. Başkanlık süresi üç yıldır. (Üyelerden değişiklik talebi gelmemesi şartı ile). Başkanın görevi, Tarafsızlığı Koruma Komitesine başkanlık etmektir. Komitede Belgelendirme Müdürü tarafından hazırlanan aşağıdaki Gündem maddeleri görüşülür ve karara bağlanır; MSC nin yönetim sistemleri belgelendirme ve asansör muayene hizmetlerini gerçekleştirirken, tarafsızlığına ilişkin politikalarının geliştirilmesi, MSC nin verdiği hizmetlerde; belgelendirme faaliyetlerinin tutarlı objektifliğini sağlama şartını engelleyici ticari veya diğer hususlara izin veren bir belgelendirme kuruluşu tarafının her türlü eğilimine karşı önlemlerin görüşülmesi, Şeffaflık ve kamuoyu algılaması dahil olmak üzere, belgelendirmeye olan güveni etkileyen konular hakkında tavsiyelerin görüşülmesi, MSC nin verdiği denetim, belgelendirme ve karar alma proseslerinin tarafsızlığını en azından yılda 1 kez gözden geçirilmesi, ün yetkisini çalışanlara devretmesini, denetim faaliyetlerinden bağımsız olmasını, gizlilik ve tarafsızlık kuralları çerçevesinde olup olmadığının incelenmesi, MSC nin yıl içerisindeki mali yapısını senede en az bir kez denetlenmesi, e rapor hazırlanması (bunun için gerekli olan Ortaklık yapısı, ortakların diğer ticari bilgileri, gelir kaynakları ve finansman vb. Bilgilerinin erişilebilir olması gerekmektedir), MSC Üst yönetiminin, komitenin tavsiyesini dikkate almaması durumlarının (varsa) incelenmesi ve bu durumlarda Türk Akreditasyon Kurumuna (TÜRKAK) bilgi verilmesi dâhil gereken tedbirlerin görüşülmesi, Tarafsızlığı Koruma Komitesinin genel çalışma şartlarının gözden geçirilmesi, MSC yönetimine ve denetimlerde görev alan denetçi/teknik uzman/asansör muayene uzmanlarına ilgili tavsiyelerin görüşülmesi, MSC nin kalite politikası ve uyguladığı prosedürlerde tarafsızlığın gözden geçirilmesi, MSC nin verdiği hizmetlerde; tarafsızlık, gizlilik, etik vb. ilkelerine uyduğunu denetlenmesi, şirketin ticari ve diğer baskılardan uzak kaldığının denetlenmesi, MSC yönetim politikalarının tüm sektördeki müşterilere karşı eşit olduğunun denetlenmesi, MSC şirket ortaklarının, MSC nin verdiği hizmetler kapsamında tarafsızlığını olumsuz etkileyebilecek yönde eğilim ve davranışlarının denetlenmesi, buna karşı tedbirlerin görüşülmesi, Komite üyelerinin, MSC tarafından verilen komite görevi sınırları içinde hareket ettiğinin denetlenmesi, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17021, ISO/IEC 22003 ve ISO/IEC 27006 akreditasyon standartları ve Türkak kurallarının komitenin görevleriyle ilgili olarak gözden geçirilmesi, Yönetim sistemleri belgelendirme ve asansör muayene hizmetleri uygulamalarındaki varsa yeni gelişmelerin incelenmesi, Risk değerlendirme analizinin gözden geçirilmesi ve izlemelerin yapılması Komitede bütün ilgili tarafların temsil edilmediği durumlarda; MSC tarafından belirlenen kilit noktadaki ilgili tarafların komiteye davet edilmesi (MSC müşterileri, Sanayi ve Ticaret Odası üyeleri, Meslek Odası Üyeleri, Sivil Toplum Kuruluşları Üyeleri, Kamu Kurumu Temsilcileri v.b.), gerekli gördüğü hallerde alt çalışma gruplarının oluşturulması, Komite tarafından gerekli görülebilecek diğer konuların incelenmesi. Komitede görüşülen gündeme göre oy birliği alınan kararlar Komite Başkanı tarafından yazılı hale getirilir ve komite üyelerinin onayları alınır. Komite üyeleri kendi kuruluşları ile ilgili kararlarda oy kullanamazlar (kuruluşun belgelendirme kararında yer almamaları ve denetim ekibinde yer almamaları danışmanlık faaliyetini yürütmemiş, eğitim vermemiş, iç denetim
Sayfa No 3/6 yapmamış, firmada ortak/yönetici/çalışan pozisyonunda olmaması gibi). Karar metni üyelere ve Belgelendirme Müdürü ne sunulur. İlgili kayıtlar Belgelendirme Müdürü tarafından arşivlenir. Tarafsızlığı Koruma Komitesi MSC üst yönetiminden tamamen bağımsızdır ve kesinlikle tarafsız karar verir. Tarafsızlığı Koruma Komitesi kararlarına MSC üst yönetimi tarafından karşı çıkılması veya uyulmaması halinde, komite gizlilik prensipleri çerçevesinde gerek gördükleri önlemi alabilirler. (Örneğin TÜRKAK' a veya ilgili diğer taraflara şikayette bulunabilirler). Komite 6 kişiden oluşur ve toplantılar salt çoğunluğun (yarıdan bir fazla) katılımı ile gerçekleştirilir. Komite üyelerinin toplantıya katılımda vekalet sistemi uygulanmaz. Komite toplantılarına arka arkaya 2 kez katılmayan üyenin üyeliği düşer. Komite üyesi kendi isteği ile üyelikten ayrılabilir. Bu gibi durumlarda, Komite Başkanının önerisi ve ün onayı ile yeni bir üyenin ataması yapılır. 4.2 İTİRAZ VE ŞİKAYET KOMİTESİ Komitenin yetkinlikleri, görevleri, sorumlulukları ve yetkileri MSC-İŞK İtiraz ve Şikayet Komitesi Görev Tanımında açıklanmıştır. Komite üyeleri MFR.64 İtiraz ve Şikayet Komitesi Sözleşmesi ve MFR.40 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi (Komite) imzalayarak bu dokümanlarda belirtilen kurallara uymayı kabul ve taahhüt eder. itiraz ve şikayet Komite üyeleri, en az iki kişiden oluşmaktadır İtiraz ve şikayetin konusuna göre ihtiyaç halinde komiteye bilirkişi davet edilebilir. Komite Çalışma Usul ve Esasları Çözümlenemeyen şikâyetler ve itirazlar ile ilgili her türlü bilgi, belge veya kayıt bu komiteye iletilir. Komite kayıtları ve bilgileri inceler, gerekirse ilgili tarafları dinler ve kendi kanaatini oluşturur. Komite İtiraz Prosedürü ve Şikayet Prosedürüne göre hareket eder tarafından atanan komite üyeleri Belgelendirme Müdürü tarafından MSC şirket merkezinde veya Komite üyelerinin ortak olarak uygun bulduğu şirket dışında bir adreste her itiraz veya şikayet durumunda toplanır. Komite üyesi, bir sebeple (sağlık sorunu, tatil vb.) komite toplantılarına katılamayacağını MSC ye önceden haber vermekle yükümlüdür. Komitenin tüm sekreterya işlemleri Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.(her türlü bilgi/belge/kayıtın toplanması ve doğrulanması dahil) Belgelendirme Müdürü, MSC ile ilgili gelişmeleri elektronik yolla veya yazılı olarak üyelere gönderip görüşlerini alabilir. Komitenin ilk toplantısında Komite üyelerinin oy çokluğuyla Komite Başkanı seçilir. Seçimin yapılabilmesi için salt çoğunluğun (yarıdan bir fazla)sağlanması gerekmektedir. Başkanlık süresi üç yıldır(üyelerden değişiklik talebi gelmemesi şartı ile). Başkanın görevi, İtiraz ve Şikayet Komitesine başkanlık etmektir. Komitede Belgelendirme Müdürü tarafından hazırlanan aşağıdaki Gündem maddeleri görüşülür ve karara bağlanır; MSC ye ulaşan itiraz veya şikâyetlerin MPR.05 İtiraz ve Şikayet Prosedürüne göre değerlendirilmesi, Yapılan şikayetin MSC nin faaliyetleri içinde olup olmadığının incelenmesi, Yapılan şikayet MSC nin belgelendirdiği bir müşterisi ile ilgili olduğu durumlarda, belgelendirilmiş yönetim sisteminin etkinliğinin incelenmesi, Komitenin genel çalışma şartlarının gözden geçirilmesi, Komite üyesi olarak; itiraz veya şikayet konusu olan kuruluşun denetim ekibinde ve belgelendirme kararında yer almamış, danışmanlık faaliyetini yürütmemiş eğitim vermemiş, iç denetim yapmamış, firmada ortak/yönetici/çalışan pozisyonunda olup olmadığının incelenmesi, MSC nin kalite politikası ve uyguladığı prosedürlerde itiraz ve şikayet ile ilgili MPR.05 İtiraz ve Şikayet Prosedürünün ve MP.04 İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Prosesinin gözden geçirilmesi, İtiraz veya şikayetlerin ele alınması ile ilgili MP.04 İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Prosesinin her kesime açık ve ulaşılabilir olduğunun incelenmesi, Komite üyelerinin, MSC tarafından verilen komite görevi sınırları içinde hareket ettiğinin denetlenmesi, MSC tarafından davet edilen eğitim olup olmadığının incelenmesi,
Sayfa No 4/6 ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17021 ve ISO/IEC 27006 akreditasyon standartları ve Türkak kurallarının komitenin görevleriyle ilgili olarak gözden geçirilmesi, Yönetim sistemleri belgelendirme ve asansör muayene hizmetleri uygulamalarındaki varsa yeni gelişmelerin incelenmesi, İtiraz veya şikayetler sonucunda uygun düzeltici ve önleyici faaliyetlerin görüşülmesi, Şikayet konusunun ve alınacak kararın kamuoyuna bilgi verilip verilmeyeceği, verilecekse hangi kapsamda verileceğinin kuruluş ve şikayet sahibi ile görüşülmesi hususu, Komite tarafından gerekli görülebilecek diğer konuların incelenmesi. Komite gündemine göre çözümlenemeyen itiraz veya şikayetlere ait Belgelendirme Müdürü tarafından Komiteye sunulur. Komite sunulan dokümanları inceler, gerektiğinde ilgili tarafları Komiteye davet ederek dinler ve oy birliği ile kararlarını verir. Alınan kararlar Komite Başkanı tarafından yazılı hale getirilir ve komite üyelerinin onayları alınır. Komite üyeleri kendi kuruluşları ile ilgili kararlarda oy kullanamazlar. Kararı veren üyeler, konu olan itiraz ve şikayet ile ilgili olamazlar. Karar metni üyelere ve Belgelendirme Müdürü ne sunulur. İtiraz veya şikayetleri çözümlemek için yapılan faaliyetler dahil olmak üzere, takibi ve alınan kararlarla ilgili kayıtlar Belgelendirme Müdürü tarafından arşivlenir. Itiraz veya şikayetlerin kabulünde, soruşturulmasında ve kararında, itiraz veya şikayet edene karşı ayrımcı bir eylemle sonuçlanamaz. İtiraz veya şikayeti yapana; itiraz veya şikayetin alındığı, bununla ilgili yapılan faaliyetler ve alınan resmi karar Belgelendirme Müdürü tarafından bildirilir. Komite üyelerinin toplantıya katılımda vekalet sistemi uygulanmaz. Komite toplantılarına arka arkaya 2 kez katılmayan üyenin üyeliği düşer. Komite üyesi kendi isteği ile üyelikten ayrılabilir. Bu gibi durumlarda, Komite Başkanının önerisi ve ün onayı ile yeni bir üyenin ataması yapılır. 4.3 BELGELENDİRME KOMİTESİ Komitenin yetkinlikleri, görevleri, sorumlulukları ve yetkileri MSC-BK Belgelendirme Komitesi Görev Tanımında açıklanmıştır. Komite üyeleri MFR.63 Belgelendirme Komitesi Sözleşmesi ve MFR.40 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi (Komite) imzalayarak bu dokümanlarda belirtilen kurallara uymayı kabul ve taahhüt eder. Komite Çalışma Usul ve Esasları 1. tarafından atanan komite üyeleri Operasyon Sorumlusu tarafından MSC şirket merkezinde veya Komite üyelerinin ortak olarak uygun bulduğu şirket dışında bir adreste haftada en az 1 kere olmak üzere toplanır. Komitenin tüm sekretarya işlemleri Operasyon Sorumlusu tarafından yapılır. 2. Komite, bir başkan, iki üyeden oluşur. Mutlak olarak 3 kişinin katılımına gerek yoktur. Tek kişiden oluştuğu durumlar da olabilir. Ancak bu durumda kişi MSC nin sürekli personeli olmalı ve 4. Maddede tanımlanan şartı karşılamalıdır. 3. ISO 22000:2005 belgelendirmelerinde komite için kategori yeterliliği aranmaz. Komite üyelerinin 22000:2005 baş denetçisi olması yeterlidir. Herhangi bir nedenle MSC daimi personellerinden uygun komite üyesi yok ise, herhangi bir disiplinde baş denetçi olan MSC daimi personeli ve sözleşmeli 22000:2005 baş denetçisi ile komite gerçekleştirilebilir. 4. KYS ve ÇYS belgelendirme kararları için komitede, inceleyeceği raporlarla ilgili olarak, TURKAK R.40-05 EK-C tablosu dikkate alınarak teknik benzerliğe sahip kapsamların içinde öncelikle En Yüksek yoksa Yüksek veya Orta risk grubunda yer alan EA/NACE kodunda atanmış denetçi/teknik uzman yer alır. 5. BGYS belgelendirme kararları için komitede, inceleyeceği raporlarla ilgili sektör ve ilgili teknik kapsamda atanmış denetçi/teknik uzman yer alır. 6. Aşağıda belirtilmiş durumların gerçekleşmesi durumunda, komite üyeleri MSC yi temsilen herhangi bir disiplinde baş denetçi eğitimi almış iç personel ve ilgili standart ve yukarıda tanımlanmış yeterliliklere sahip, sözleşmeli olarak çalışan, komite teknik yeterliliğinin sağlanması için bir baş denetçi katılımı ile gerçekleştirilir.
Sayfa No 5/6 Komite toplantısına katılabilecek uygun kodlarda atanmış sürekli personelin denetim ekibinde yer alması Herhangi bir özel nedenden ötürü sürekli personelin toplantı tarihinde toplantıya katılamaması MSC sürekli personelleri arasında uygun kodlarda ataması yapılmış personel bulunmaması 7. Komite, belgelendirme prosedüründe belirtilen sistem belgelendirme ile ilgili MSC ye gelen, belgelendirme ile ilgili konuları (belgelendirme, belgenin sürdürülmesi, yeniden belgelendirme, askıya alınması, askı halinin kaldırılması, belgenin iptali, kapsam değişikliği, belge transferi vb.) konuları görüşür ve oy çokluğu ile karar alır. 8. Nihai karar teknik uzman görüşü, denetim ekibinin tavsiyesi ve belgelendirme karar tutanağında belirtilen diğer değerlendirme sonuçlarına göre MSC ye ait olup, belgelendirme komitesi tarafından alınır. 9. Belgelendirme komitesi çalışmaları YGG toplantısında görüşülür. 10. Belgelendirme Komitesi, denetim raporlarını gözden geçirdikten sonra kuruluşa, belgelenin verilmesi, belgenin sürdürülmesi, yeniden belgelendirme, askıya alınması, askı halinin kaldırılması, kapsam değişikliği, belge transferi vb. konuları görüşür ve kararlar alır. Komite kararı ile sertifika basılabilir. Sertifika ilk yayın tarihi Belgelendirme Komite toplantı tarihinden önce olamaz. 11. Komitenin aldığı karar ün gözetiminde MSC çalışanları tarafından uygulanır. 12. Komitenin aldığı karar MSC çalışanları tarafından uygulanmadığında, komite le görüşerek durumun düzeltilmesi için bilgi verir. 13. ile görüşmeden de sonuç alınamaz ise komite doğrudan Akreditasyon Kurumu ile görüşür ve durumu Akreditasyon Kurumuna bildirir. 14. Komite üyelerinin üyelik durumları aşağıdaki durumlarda düşer; Arka arkaya iki toplantıya katılmayan komite üyelerinin üyelikleri düşer Kendi isteği ile ayrılmak isteyen komite üyelerin üyelikleri düşer. Yukarıdaki durumların olması halinde komite listesi yenilenir. Belgelendirme komitesi tarafından alınan belgelendirme kararları, Başkan ve Üyeler tarafından oy çokluğuyla alınır. Eşitlik olması durumunda başkanın oyu iki oy sayılır. Alınan kararlar Komite Başkanı tarafından yazılı hale getirilir ve komite üyelerinin onayları alınır. Komite üyeleri ticari veya teknik bir faaliyet içinde bulundukları kuruluşlar ile ilgili kararlarda oy kullanamazlar(denetim ekibinde yer almaları danışmanlık faaliyetini yürütmüş,eğitim vermiş, iç denetim yapmış, firmada ortak/yönetici/çalışan pozisyonunda olan gibi). Karar metni üyelere ve Belgelendirme Müdürü ne sunulur ve ilgili kayıtlar Operasyon Sorumlusu tarafından muhafaza edilir.
Sayfa No 6/6 REVİZYON BİLGİLERİ Rev. No Revizyon Tarihi Revizyon Açıklaması 00 -- İlk yayın 01 14.04.2014 4.1 maddesine tanımlama eklendi 02 06.06.2014 4.2 İtiraz Şikayet Komitesi ile ilgili düzenleme yapıldı 03 15.10.2014 Logo Değişikliği 04 25.10.2014 05 03.09.2015 Belgelendirme komitesi üyeleri için kararları inceleme kriterleri güncellendi. Belgelendirme komitesi tarafından alınacak belgelendirme kararlarının hangi yöntemle alındığına dair metodun belirlenmesi. 06 08.09.2015 Belgelendirme komitesi belirlenmesine Orta risk eklendi. 07 18.01.2016 ISO/IEC 22003 gereklilikleri eklendi. 08 25.06.2016 Tarafsızlığı koruma komitesi çalışma usul ve esaslarına risk değerlendirme analizi incelemesi eklendi.