VİO YAZARKASA VE TERAZİ İŞLEMLERİ Doküman Kodu : RPT-01 Açıklama : Yazarkasa ve Terazi Temel Kavramlar Kapsam : Yazarkasa ve Terazi İşlemleri Revizyon No : 1 Yayın Tarihi : Şubat 2013 BAŞLARKEN Kar amacı güden ticari işletmelerin ana varoluş nedeni satıştır. Satış hareketinin kurallara uygun ve hatasız olarak gerçekleştirilmesi ne kadar önemli ise işlemlerin kesintiye uğramadan ve süratle tamamlanması bir o kadar önem taşır. Vio Ticari programları bu amaç çerçevesinde geliştirilmekte ve yeni teknolojilere adapte edilmektedir. Perakende satış sektöründe işletmeler işlem hacmini artırmak ve hataları en aza indirgemek amacıyla çeşitli teknolojik yatırımlar yapmaktadır. Bu yatırımlar arasında barkod teknolojileri ve POS sistemleri önemli bir yere sahiptir. TEMEL KAVRAMLAR POS: (Point Of Sale). Yazarkasa (ödeme kaydedici cihaz) ile bilgisayarın birleşiminden oluşan ve satış amaçlı kullanılabilen gelişmiş bir sistemdir. Yükleme: Bilgisayar ortamında hazırlanan stok, cari hesap, vergi, tahsilat şekli, fiyat, iskonto, promosyon vb. bilgilerin POS cihazına yüklenmesi veya POS cihazındaki bilgilerin güncellenmesi. Aktarım: POS cihazında gerçekleşen satış hareketlerinin (perakende fiş veya faturalar, yapılan tahsilatlar) Vio Ticari programına aktarılması. Hareket Dosyası: POS cihazı tarafından üretilen bir text dosya. İçerisinde satışa ait bilgiler bulunur ve ağ üzerinden bağlandığı bilgisayar sistemine bir kopyasını otomatik olarak yazar. Mesaj Dosyası: POS cihazına komut göndermek ve verilen komutun gerçekleşip gerçekleşmediğini takip etmek için kullanılan text türünde dosya. Bu dosyaya, stok bilgilerini güncelle, cari hesap bilgilerini güncelle, belirli bir tarihteki satış hareketlerini ver gibi anlamlara ara gelen sayısal komutlar girilir. POS cihazı bu komutu aldığı, tamamladığı ya da bir sorunla karşılaştığı bilgisini aynı dosyanın içeriğini değiştirerek yine sayısal verilerle bildirir. 1
Yerel Ağ: Bilgisayarların birbiriyle kablolu/kablosuz veri alışverişi yapabilmesini sağlayan iletişim ortamıdır. POS cihazlarıyla yerel ağ üzerinden haberleşilir. Akıllı Terazi: Tarttığı ürünlerin gramajını ve birim fiyatını otomatik olarak çarparak ürün bedelini hesaplayan ve ürünün adını, gramajını ve fiyatını barkod şeklinde basabilen cihazlardır. Akıllı terazilere bilgi yükleme işlemi cihazın türüne bağlı olarak yerel ağ üzerinden ya da RS232 kablo bağlantısı ile seri port üzerinden gerçekleştirilir. EAN8 ve EAN13: Adetli ürünlerde kullanılan barkod standartlarıdır. EAN8 sekiz basamaklı, EAN13 ise onüç basamaklı barkodu ifade eder. Rastgele seçilmiş 8 haneli ya da 13 haneli sayılar barkod olarak kullanılamayabilir. Her iki barkod türünde son basamaktaki sayı checkdigit olarak adlandırılır ve barkodu oluşturan diğer basamaklardaki sayıların dizilişine ve değerlerine göre tespit edilir. Türkiye'de üretilen ve satışa sunulan ürünlerde genellikle 869xxxxx ve 869xxxxxxxxxx formatına uygun barkodlar kullanılır. Herhangi bir ürünün barkodlu olarak piyasaya sürülebilmesi için önce o ürünün ve barkodunun tescil ettirilmesi gerekir. Tartılı Ürün Barkodu: Tartılarak satışa sunulan ürünlerde kullanılan bir barkod şeklidir. Diğer adetli ürün barkodlarından ayrılması amacıyla 22, 23, 27 veya 28 ile başlatılır. Tartılı ürün barkodlarının tescil edilmesi zorunluluğu yoktur. Her firma kendi bünyesinde bu numaralarla başlayan ürün barkodları belirleyerek kullanabilir. POS cihazlarının tartılı ürünleri okuduğunda hangi stoka ait olduğunu belirleyebilmesi için POS cihazının programlanması aşamasında tartılı ürünlerin başlangıcını oluşturan iki basamak da belirtilir. POS cihazına bağlanabilen çevre birimler: POS cihazları, içinde basitleştirilmiş bir işletim sistemi (yaygın olarak Microsoft DOS kullanılmaktadır, Windows işletim sistemli modeller de mevcuttur) kurulu olarak satışa sunulur. Yapılan işlemlerin takibi amacıyla bir monitör, müşterinin alışveriş tutarını ve okutulan ürünleri takip edebileceği bir gösterge (jurnal), fatura veya fiş basabilmek için nokta vuruşlu ya da termal yazıcı, ağ bağlantısı için ethernet, barkod okuyucu, klavye, birden çok kredi kartı POS cihazlarının bağlanabileceği seri portlar, bilgilerin saklanabilmesi için dahili bir sabit disk ve mali bellekten oluşan küçük bilgisayar sistemleridir. Bazı modellerde ürünün kasada tartılabilmesi amacıyla doğrudan terazi bağlantısı da yapılabilmektedir. YAZARKASA AKTARIM İŞLEMLERİ HIZLI TUR DESTEKLENEN CİHAZLAR Vio Ticari programlarında desteklenen yazarkasa, POS ve terazi modelleri şunlardır: Yazarkasalar: SHARP ve NCR POS Cihazları: InterPOS, HuginPOS, IBM Genius Terazi: 3G - Bizerba, Ishida, Dibal, Densi, Mettler Toledo, Digi 80, Digi 100, Digi 300, CAS LP1, CAS LP15 2
STOK/CARİ HESAP VE RİSK BİLGİLERİNİ POS CİHAZLARINA GÖNDERME Yazar kasaya gönderilebilecek bilgi kümeleri şöyledir: - Stoklar - Cari Hesap Tanımlamaları - Cari Hesap Risk Bilgileri Her defasında yalnızca bir bilgi paketi gönderilmeli ve gönderilen bilginin yazar kasa tarafından içeri alındığından emin olunduğunda diğer bilgi paketi gönderimine geçilmelidir. Yazar kasalara bilgi gönderme işlemi iki aşamada gerçekleşir. 1. AŞAMA Vio Ticari programları herhangi bir şekilde doğrudan yazar kasanın içine bilgi yazmaz. Yazarkasaya aktarılacak bilgiyi hazırlayıp dosya haline getirir ve yazar kasanın erişebildiği bir adrese (örneğin C:\POSGENEL) kaydeder. Hemen ardından bu bilgiyi içeri alması için bir mesaj dosyası oluşturur ve bu dosyayı yine yazar kasanın kontrol ettiği bir klasöre (örneğin C:\POSKON) kaydeder. Bu aşamadan sonra artık bilgileri içeri alma görevi yazar kasaya geçer. İşlemin başarıyla tamamlanabilmesi için yazar kasa ile ilgili PC arasında ağ bağlantısı kurulabiliyor olmalıdır. 2. AŞAMA Vio Ticari Programıyla hazırlanan bilgi paketi ve mesaj dosyası ilgili klasörlere kaydedilmiştir ve yazar kasanın bunları içeri alması beklenmektedir. Yazar kasa açık ve PC bağlantısı var ise boşta kaldığı ilk anda (devam etmekte olan bir satış varsa o satışın bitmesi ve fatura/fiş yazdırma işleminin tamamlanması gerekir) ağ üzerinden ilgili mesaj klasörüne erişir. Kendisi için yeni bir mesaj olup olmadığını kontrol eder. Yazarkasa açık durumda ve kasiyerden yeni bir işlem için emir bekliyorken sık sık kendisi için yeni bir mesaj olup olmadığını kontrol edecektir. Bu kontrollerin sıklığı ağ bağlantı hızına göre değişebilir fakat genellikle bir dakikadan kısa sürede netice alınır. Eğer ilgili mesaj dosyasını kontrol ettiğinde "stok tanımlarını güncelle" gibi bir anlama gelen komut görürse stok tanımlarını alabileceği ilgili adrese (C:\POSGENEL) erişir ve oradaki stok bilgilerini okumaya başlar. Kendisine ait mesaj dosyasının içeriğini değiştirir ve oraya "stokları okumaya başladım" anlamına gelen bir bilgi kaydeder. Güncelleme işlemi yazar kasa tarafından bitirildiğinde bu kez aynı mesaj dosyasına "stok bilgilerini başarılı bir şekilde güncelledim" veya "bir sorunla karşılaştım ve stokları yükleyemedim" anlamına gelen bir bilgi kaydeder. 3
bu kontrol işlemi bir dakikadan ilk uygun anda kendisine gönderilmiş herhangi bir mesaj var mı diye kontrol eder. Mesaj dosyasında stokları güncelle, cari hesapları güncelle v.b. anlama gelen veriyi gördüğünde ilgili klasöre (C:\POSGENEL) erişir ve okuma yapar. Okuduğu bilgileri kendi diskine işlediğinde Programda stok, cari hesap ve risk bilgilerindeki değişim olduğunda, yeni bir stok veya cari hesap tanımlandığında veya satıştan kaldırılan stoklar, çalışılmayan müşteriler gibi durumların yazar kasalara bildirilmesi amacıyla yükleme işlemleri yapılır. Yazar kasalar ancak son yüklemede belirtilen stok, cari hesap ve risk tanımlarına göre satış yapar. Dolayısıyla stok fiyatlarının değişmesi, cari hesap risk bilgilerinin güncellenmesi gibi durumların yazar kasaya bildirilmesi gerekir. Stokları Göndermek için YZ-İS Stok Gönderimi komutu çalıştırılır. Tüm stokların yazarkasaya aktarılabilmesi amacıyla bu ekranda herhangi bir kısıtlama verilmez. Sol üst köşedeki çark butonuna basılır. Eğer aktarılacak bilgi bulunamadı uyarısı alınırsa stokların market departmanlarının ve fiyat sahalarının dolu olup olmadığı kontrol edilmelidir. Cari Hesap Bilgilerini göndermek için YZ-İC Cari Hesap Gönderimi komutu çalıştırılır. 4
Yazar kasadan fatura düzenleyebilmek veya müşteri seçerek satış yapabilmek için cari hesap gönderimi yapılır. Seçim aralığında herhangi bir kısıtlama yapılmaz ise tüm cari hesaplar yazar kasaya gönderilir. İşlemi başlatmak için sol üst köşedeki çark butonu tıklanır. Müşteri Risk bilgilerini göndermek için YZ-İR Cari Risk Gönderimi komutu çalıştırılır. Müşteriler için tanımlanan risk bilgilerine göre her bir cari hesap için kalan risk bilgileri yazar kasalara gönderilir. Özellikle müşteriden tahsilat yapılması ya da program aracılığıyla yapılan herhangi bir işlem nedeniyle cari hesap bakiyesinin değişmesi gibi durumlarda risk bilgilerinin güncellenmesi gerekir. Terazi Bilgilerinin Gönderilmesi YAZARKASADAKİ SATIŞLARIN PROGRAMA AKTARILMASI 5
Satış hareketlerinin programa yüklenmesi amacıyla YZ-İY Yükleme İşlemi menü adımı kullanılır. Eğer yükleme işlemi bugünden farklı bir tarih için yapılacaksa aktarım dönemi başlangıç ve bitiş tarihleri değiştirilir ve sağ üst köşedeki çark butonuna basılır. Bu işlem tamamlandığında ilgili tarihlerdeki satış hareketleri programa yüklenir ve yazar kasa geçici fişleri oluşur. Daha önce bu tarihler için aktarım yapılmış ise aynı fişler tekrar yüklenmez. Program hangi tarihte yükleme yapılmış ise o tarihte nerede kaldığını bilir ve yalnızca son aktarımdan sonra gerçekleşen hareketleri içeri alır. Mükerrer (birden çok) kayıt oluşmasına izin verilmez. Daha önce aktarımı yapılmış hareketlerden belli bir güne ait olanlar herhangi bir nedenle silinir ve yeniden yükleme ihtiyacı duyulursa yine bu ekran kullanılır. Yeniden yükleme yapılması isteniyorsa ilgili güne ait hareketlerin tamamının silinmesi önerilir. Çünkü program o güne ait hareket aktarımlarında nerede kaldığını saklı tutmaktadır. Bir güne ait tüm hareketler silindiğinde son kalınan yer bilgisi de silineceğinden sonrasında daha sağlıklı bir aktarım yapılır. İlgili tarihe ait hareket dosyası belirtilen klasörde mevcut ise silinen hareketler program tarafından yeniden içeri alınacaktır. 6
ÖRNEK UYGULAMA Bir markette 3 POS ve 1 terazi kullanılıyor olsun. POS cihazları InterPOS ve terazi ise 3G - Bizerba olarak seçilsin. POS cihazlarına 001, 002 ve 003 numaralarının verildiği, yerel ağ üzerinden adı MARKET olan bir PC'yle iletişim kurabilir duruma getirildiği kabul edilsin. MARKET adlı bu bilgisayarda Vio Ticari programlarından VioMAR kurulmuş olsun. PROGRAMDA YAPILMASI GEREKEN AYARLAR Kullanılan ticari programda GN-EA Ticari Aktarım Parametreleri ekranında kutucuğunun işaretlenir ve lisanslama için gerekli anahtarlar girilir. Bu işaretleme sonrası menü tazelendiğinde ana menü komutlarının arasına YZ - YAZAR KASA adlı yeni bir menü adımı eklenir. Başlangıçta menü komutları şöyle olacaktır. 7
InterPOS ve 3G Bizerba Terazi ayarları için YZ-EU Market Şube Parametreleri Kod Listesi adımına gidilir. Yer kodu kısmında var olan satır seçilir ve değiştir butonuna basılır. Eğer market satışları için farklı bir yer kodu kullanılacak ise yeni bir tanımlama da yapılabilir. Genel kısmında aşağıdaki gibi yer kodu ve muhtelif müşterilerde kullanılacak cari hesap kodu verilir. 8
Yazar Kasa sekmesinde aşağıdaki seçimler yapılır. YK-Diğer bölümünde ise şekilde görüldüğü gibi bir tanımlama yapılabilir. 9
Değişiklikler kaydedilir ve Şube Parametre Listesi ekranına dönülür. Şube parametre listesinden çıkıldığında ise program aşağıdaki gibi bir uyarı görüntüler. Evet butonuna basılır ve menü tazelenir. Yeni menü görünümü şöyle olacaktır. 10
InterPOS İşlemleri ve Terazi İşlemleri grupları son yapılan düzenleme sonrasında program tarafından otomatik olarak getirilmiştir. POS ve terazi iletişimi için ayarlanacak diğer parametreler şöyledir. YZ-EG Market Genel Parametreleri adımına gidilir. 11
Burada belirtilen klasörler MARKET adlı bilgisayarda (bu bilgisayar) bulunup paylaşıma açık ve POS cihazları tarafından okuma ve yazma amacıyla kullanıma hazır klasörler olmalıdır. Eğer POS cihazları burada belirtilen klasörlere (POSGENEL ve POSKON) erişemiyor ya da erişebilse dahi burada dosya oluşturamıyor ise yükleme ve aktarım işlemleri yapılamaz. POS cihazları kurulumunda farklı klasör isimleri belirlenmiş ise burada verilen klasör adları değiştirilerek POS cihazında tanımlı olan klasör isimleri kullanılmalıdır. STOK/FİYAT/KDV DEPARTMAN TANIMLAMALARI Ticari programda alım ve satış işlemlerinde kullanılmak üzere çeşitli KDV tanımlamaları yapılmış olsa dahi yazar kasa işlemlerinde bu tanımlamaların bir önemi yoktur. POS cihazlarında satışa sunulacak ürünlerin KDV oranı için KDV departman numarası sahasına bakılmaktadır. Öncelikle KDV departmanları aşağıda belirtildiği gibi ayarlanır. YZ-ND KDV Departman Kod Listesi adımında yeni kayıt aşağıdaki gibi oluşturulur. Buna göre bir çok yazar kasa sisteminde ortak olarak kullanılan KDV departmanları 1 (%0), 2 (%1),3 (%8) ve 4 (%18) olacak şekilde tanımlanır. NOT: Burada belirtilen tanımlamalar stokların farklı KDV oranlarıyla satışı için yeterli olabilir. Ancak bazı işletmeler aynı KDV oranı ile satışa sunulan ürünleri de kendi aralarında ayırarak takip etmek isteyebilir. Bu durumda örneğin %8 oranına sahip temel gıda maddelerini de kendi içinde ayırarak BALIK GRUBU, KIRMIZI ET GRUBU, TAVUK GRUBU, ŞARKÜTERİ GRUBU, DİĞER gibi ayrı gruplara bölebilir. Bu bölümleme sonrasında departmanlara göre ciro raporu kolayca alınabilir. Kullanılan yazar kasa ya da POS cihazının izin verdiği ölçüde yeni tanımlamalar eklemek mümkündür. 12
Burada tanımlanan KDV departmanları stok tanımında ve parametreler ekranında kullanılmaktadır. STOK TANIMLAMA SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (ŞUBAT 2013) 13