KIRKLARELİ BELEDİYESİ Mali Hizmetler Müdürlüğü Teşkilat Yapısı, Görev ve Çalışma Esasları Hakkında Yönerge BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve İlkeler Amaç MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı; Kırklareli Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönerge; Mali Hizmetler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını; (2) Mali Hizmetler Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren alt birimlerin kuruluşu ile görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma, usul ve esaslarını kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Kırklareli Belediye Meclisi nin 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Kırklareli Belediyesi Çalışma Yönetmeliğine göre hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu Yönergede adı geçen; Belediye: Kırklareli Belediyesi ni, Başkanlık: Kırklareli Belediye Başkanlığı nı, Başkan: Kırklareli Belediye Başkanı nı, Meclis: Kırklareli Belediye Meclisi ni, Encümen: Kırklareli Belediyesi Encümeni ni, Mali Hizmetler Müdürü: Kırklareli Belediyesi Mali Hizmetler Müdürü nü, Harcama Birimi: Kırklareli Belediyesi Bütçesinde ödenek tahsis edilen ve/veya Harcama Yetkilisi bulunan birimleri, Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini, Mali Hizmet: Giderlerin hak sahibine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere red ve iade edilmesi, diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleridir. Muhasebe Yetkilisi: Gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edebilen değerler ile emanetlerin alınması saklanması, ilgililere verilmesi gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürüten Muhasebe Yetkilisi dir. 1
Gerçekleştirme Görevlisi: Ödeme Emri Belgesini düzenlemekle görevli kişiyi, Üst Yönetici: Belediye Başkanını, Yetkili Memur: Görevleri gereği veya görevlendirilmeleri nedeniyle muhasebe işleri ile görevli çalışan kişileri, Muhasebe Yetkilisi Mutemedi: Muhasebe Birimine bağlı olarak tahsildar, tahsilât şefi ve benzeri isimler altında mutemetlik görevini yapan usulünce görevlendirilmiş çalışanları, Vezne: Muhasebe birimine teslim edilen para ve para ile ifade edilebilen menkul değerlerin muhafaza edildiği yeri ifade eder. Temel İlkeler MADDE 6- (1) Mali hizmetleri yürütmek üzere bir Mali Hizmetler Müdürlüğü kurulur. (2) Mali Hizmetler Müdürlüğünün stratejik planlama görevi; performans programı, bütçe hazırlama ve uygulama görevleri; muhasebe, mali istatistik, kesin hesap, faaliyet raporu hazırlama görevleri ve iç kontrol ile ön mali kontrol görevlerinin ayrı alt birimler tarafından yürütülmesi esastır. (3) Birimin teşkilat yapısına göre, bu görevler birleştirilerek bir veya daha fazla alt birim tarafından yürütülebileceği gibi, bu alt birimlerin her birinin görevi birden fazla sayıda alt birim tarafından da yürütülebilir. (4) Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Mali hizmetler Müdürlüğünde ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. 2
İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş, Teşkilat, Bağlılık, Görev Alanı ve Çalışma Düzeni Kuruluş MADDE 6- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 48. ve 22.04.2006 tarih ve 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde 04.05.2007 tarih ve 77 Sayılı Belediye Meclis Kararı ile kurulmuştur. Teşkilat MADDE 7- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü, Belediye Başkanı nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar aşağıdaki teşkilat yapısı ve personel eliyle yürütülür. (2) Müdürlük Personel Unvanları: a) Müdür b) Muhasebeci c) Şef d) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni e) Tahsildar f) Memur (2) Müdürlük Teşkilat Yapısı: a) Mali Hizmetler Müdürü (muhasebe yetkilisi) aa) Bilgi İşlem Birimi bb) Muhasebe Servisi Şefi (Harcama Yetkilisi) i) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi cc) Muhasebeci dd) Sicil ve Tahakkuk Servisi Şefi i) Su endex okuma hizmetleri ii) su abone hizmetleri ee) İcra- Takip- Tahsilat Servisi Şefi i) su kesme işlemleri ii) tellaliye ve satış işleri iii)tahsilat işleri ff) Evrak Kayıt Kontrol- İhale Servisi Şefi i) evrak işlemleri ii) 4734 sayılı kanuna ilişkin ihale işlemleri iii) 2886 sayılı kanuna ilişkin ihale işlemleri iv) Kira Sözleşmeleri 3
Bağlılık MADDE 8- (1) Belediye Mali Hizmetleri Müdürlüğü doğrudan Belediye Başkanına bağlıdır. Belediye Başkanı Mali Hizmetleri Müdürlüğü üzerindeki yetkileri Belediye Başkan yardımcısına devredebilir. Görev Alanı MADDE 9- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğünde faaliyetler Müdür tarafından hazırlanan bir plan dahilinde yürütülür. Görevin yerine getirilmesinde diğer birimlerle gerekli eşgüdüm Müdür ve/veya Müdürün yetki verdiği Şef tarafından sağlanır. Mali Hizmetleri Müdürlüğü personeli Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak amirlerinden aldığı emri özverili ve itina ile yerine getirmek zorundadır. Çalışma Düzeni MADDE 10- (1) Mali Hizmetleri Müdürlüğü iş ve işlemleri normal mesai günlerinde Kırklareli Valiliği tarafından belirlenen mesai saatleri içinde, acil durumlarda ve Müdür tarafından gerekli görülmesi halinde mesai saatleri dışında 14.07.1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununda belirtilen çalışma süre ve saatlerine bağlı kalınarak aksatılmadan sürdürülür. 4
5
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlük, Mali Hizmetler Müdürü ve Muhasebe Yetkilisinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Müdürlüğün Görevleri MADDE 11- (1) Aşağıda sayılan görevler Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yürütülür. 1) İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. 2) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. 3) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 4) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak. 5) İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. 6) Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. 7) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. 8) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek. 9) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. 10) İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 11) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. 12) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. 13) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. 14) Malî konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Mali hizmetler Müdürünün Görev ve Yetkileri MADDE 12- (1) Mali hizmetlere ilişkin hizmetlerin yerine getirildiği birimin Müdürü Mali Hizmetler Müdürüdür. Mali Hizmetler Müdürü, 1) Birimi yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar. 2) Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar. 3) Birimin yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdindeki mali iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar. 4) İdarenin mali yönetim ve kontrol sisteminin etkili bir şekilde çalışması için gerektiğinde harcama yetkilileri ile toplantı yapar, üst yöneticiyi bilgilendirir ve önerilerde bulunur. 5) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar. 6) Stratejik plan, performans programı, bütçe, mali tablolar, kesin hesap, faaliyet raporu ve diğer raporların süresinde hazırlanmasını, onaylanmasını ve ilgili yerlere gönderilmesini sağlar. 7) Gelirlerin azalmasına veya giderlerin artmasına neden olacak ve idareye yükümlülük getirecek kanun tasarılarının mali yükünün hesaplanmasını sağlar. 8) Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlar. 6
9) Mali hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. Mali hizmetler müdürü, görev ve yetkilerinden bazılarını üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir. Mali Hizmetler Müdürünün Sorumlulukları MADDE 13- (1) Mali Hizmetler Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden Üst Yöneticiye karşı sorumludur. Birim müdürü; 1) Harcama birimleri arasında mali yönetim ve kontrol alanında koordinasyon sağlanmasından, 2) Diğer İdareler nezdindeki mali iş ve işlemlerin izlenmesinden, 3) Birim hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden, 4) Gelirlerin zamanında tahakkuku ve gelir ve alacakların süresinde takip ve tahsilinin sağlanmasından, 5) Ödeneklerin planlanarak ilgili yerlere zamanında gönderilmesinden, 6) İç Kontrol sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasından, 7) Ön mali kontrole ilişkin faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütülmesinden, 8) Birim tarafından hazırlanması gereken plan, program, bütçe, kesin hesap, mali tablolar, faaliyet raporu ve diğer raporlar ile mali istatistiklerin zamanında hazırlanarak ilgili idarelere gönderilmesinden, sorumludur. Muhasebe Yetkilisinin Görev Ve Yetkileri MADDE 14- (1) Muhasebe Yetkilisinin Görev ve Yetkileri aşağıda tanımlanmıştır. 1) Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek. 2) Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek. 3) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek. 4) Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek. 5) Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek. 6) Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak. 7) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak. 8) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek. Muhasebe Yetkilisinin Sorumlulukları MADDE 15- (1) Muhasebe Yetkilisinin Sorumlulukları şunlardır. 1) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından 2) Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelebilen kayıtlardan 3) Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarından ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden 4) Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde geri verilecek tutarın düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasından 5) Ödemelerin ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırasında göz önünde bulundurularak muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından 6) Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan 7
7) Muhasebe mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerinin ilgili mevzuatına göre kontrol etmekten 8) Yetkili mercilere hesap vermekten sorumludurlar. Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 16- (1) Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır. 1) Yukarıda sayılan, muhasebe yetkilisinin görevlerinden yetkisine verilen işleri Kanun ve Mevzuat çerçevesinde yerine getirmek Günlük, Aylık ve Yıllık yapılan işlerin tetkiki ve kontrolünü ve uygunluğunu sağlamak, yapılan ödemelerin kontrolünü yapmak, Müdürlükler arası yazışmalar ile kurumlar arası yazışmaları hazırlamak. 2) Muhasebe yetkilisinin izin, dış görev veya mazeret gibi nedenlerle görevde bulunmadığı zamanlarda. Muhasebe yetkilisinin görevlerini yürütmek. 3) Muhasebe yetkilisinin devretmeyi uygun gördüğü yetkileri kullanmak. 4) Müdür ün görev bölümünde kendisine tevdi ettiği işleri yürütür. 5) Müdürlüğün idaresindeki işlemlerin yürütülüp, sonuçlandırılmasında Müdür e yardımcı olur. 6) Görev bölümü ile kendisine bağlanan şeflik ve memurların çalışmalarını denetlemek, mesai ve disiplin işlerinin takibini yapmak. 7) Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamak. 8
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Personelin unvan ve nitelikleri MADDE 17- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğünde çalışan personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir. 1) Müdür: (1) 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanan ve 07.06.2009 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Görev ve Çalışma Yönetmeliği ve ilgili mevzuat gereği kendisine verilen görevleri yapmaktan sorumlu olan kişidir. 2) Şef: (1) 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanan ve 07.06.2009 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Görev ve Çalışma Yönetmeliği ve ilgili mevzuat gereği Müdürlük yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun ve rasyonel bir şekilde yürütülmesi, gerekli plan ve organizasyonun sağlanmasından, Müdür tarafından kendilerine verilen görevleri yerine getirmekten, kendisine bağlı personelin sevk ve idaresinden sorumlu olan kişidir. 3) Muhasebeci: (1) 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanan ve 07.06.2009 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Görev ve Çalışma Yönetmeliği ve ilgili mevzuat gereği yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun ve rasyonel bir şekilde yürütülmesi, gerekli plan ve organizasyonun sağlanmasından, Müdür tarafından kendilerine verilen görevleri yerine getirmekten, kendisine bağlı personelin sevk ve idaresinden sorumlu olan kişidir. 4) Memurlar: (1) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanan ve Müdürlüğün hizmetlerinin yürütülmesinde verilen görev ve sorumluluklarını yerine getiren kişilerdir. Bunların farklı unvanlara sahip olması, diğer işlemlerde görevlendirilemeyeceği anlamına gelmez. 5) Diğer Personel: (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü personeli mevzuatı gereği iş kanunu hükümlerine bağlı olarak sözleşme ile çalıştırılan Müdürlüğün hizmetlerinin yürütülmesinde verilen görev ve sorumluluklarını yerine getiren kişilerdir. Bunların farklı unvanlara sahip olması, diğer işlemlerde görevlendirilemeyeceği anlamına gelmez. 6) Harcama Yetkilisi:(1) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 32. maddesi uyarınca, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, Kanun, Tüzük ve Yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. 7) Gerçekleştirme Görevlileri: (1) Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. 9
Gerçekleştirme görevlileri, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar. Şefin Görev Yetki ve Sorumlulukları MADDE 17- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğünde şeflerin görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir. 1) Görev dağılımında kendilerine verilen görevlerin eksiksiz yapılmasını sağlamak. 2) Emrine verilen personelin görevlerini koordine ve kontrol etmek 3) Görev alanına giren konularla ilgili yazışmaları takip etmek 4) Görev alanına giren konularla ilgili sorunları Mali Hizmetler Müdürüne bildirmek 5) Görev planlaması ve görev dağılımını yapmak Memurların görev, yetki ve sorumlulukları; Madde 18- (1) Devlet memurları kanunun 11. maddesinde belirtildiği üzere, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslara uymakla ve amirler tarafından verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve görevlerinin iyi ve doğru yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludurlar. Diğer Personelin görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 19- (1) Görevli diğer personel, yapılan görev tanımı ve görev bölümü ile kendisine tebliğ edilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir. Personel bu görevlerle ilgili olarak yapılacak tüm hata ve usulsüzlüklerden sorumludur. Muhasebe Servisi MADDE 20- Muhasebe servisinin görev ve sorumlulukları şunlardır; 1) Muhasebe Kayıtlarını usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamak. 2) Muhasebe hizmetlerini yürütmek ve tutulması gereken defterleri usulünce tutmak. 3) İdarenin Mali İş ve İşlemlerini diğer idareler nezdinde yürütmek ve sonuçlandırmak. 4) Para ve paralı ile ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması saklanması, verilmesi ve gönderilmesi ile ilgili tüm mali işlemleri kayıt altına almak. 5) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin işlemlerini kontrol etmek veya ettirmek. 6) Mali Konularda müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. 7) Belediyenin stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. 8) Stratejik planlamaya ilişkin her türlü çalışmaları yürütmek.. 9) Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak. 10) Bütçeyi hazırlamak. 11) Ayrıntılı harcama ve finansman programlarını hazırlamak. 12) Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak. 13) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak 14) İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. 15) Faaliyet Raporunu hazırlamak 16) Kesin Hesabı hazırlamak 17) Müdürlüğün Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemlerini Yapmak 18) Belediyenin Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemlerini Konsolide etmek ve Taşınır Kesin Hesabını hazırlamak 19) Ön mali kontrol görevini yürütmek. 20) Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Müdüre ve Harcama Yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. 21) Belediye bünyesinde görevli Devlet Memurlarının, İşçi personel ve Sözleşmeli personelin mevzuat uyarınca maaş, ödül ve ikramiye, ihbar ve kıdem tazminatları, sosyal hakları, fazla mesai 10
ödemelerinin banka tarafından ödenmek üzere elektronik ortamda gönderilmesi ve gerekli kayıtların tutulması sağlamak 22) Belediyenin gerek 2886 gerekse 4734 sayılı İhale Kanunları gereği ilgili dairelerince gönderilen teminat mektuplarını muhafaza altına alınması ve iadesi gerektiğinde de ilgililerine iade edilmesini sağlamak. 23) Bütçe içi avans ve bütçe dışı avansların verilmesi ile süresi içinde kapatılmasını sağlamak. 24) Bütçe emanetine alınan tutarların takip ve tetkiki yaparak, ödenmesinin süresi içinde yapılmasını sağlamak. 25) Verilmesi gereken Beyannameleri ilgili kuruma göndermek ve takibini yapmak. 26) Belediye tarafından ödenmesi gereken kanuni paylar ve fon paylarının süresi içerisinde ödenmesini sağlamak. 27) Belediyeden alacaklı olan kişi ve kurumlara çek ve gönderme emri hazırlamak. 28) Kredi işlemlerini takip etmek ve finansmanını sağlamak. 29) Her türlü İade ve Mahsup işlemlerinin yapılması 30) Mali konularda Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Evrak Kayıt Kontrol ve İhale Servisi MADDE 21- (1) Evrak Kayıt Kontrol ve İhale Servisinin Görev Ve Sorumlulukları şunlardır; 1) Mali Hizmetler Müdürlüğüne kurum içi ve kurum dışından gelen evrakın müdürlük havalesinden sonra gelen ve giden evrak defterine kayıtlarının yapılarak, servislere dağıtımı ve duyurusunun zimmet defteri ile yapılması, 2) Gelen evrakın gerekli durumlarda cevaplanması, takibi ve dosyalanması işlemleri yapmak, 3) Müdürlüğün tüm dosyalama ve arşiv işlemlerini yapmak ve koordine etmek 4) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre Belediye mülkleri ve gayrimenkullerinin kiralanması, tahsis, devri, tahliyesi vb. işlemleri yapmak. 5) Kiralamalara ilişkin dosyaları, sözleşmeleri ve kira artışlarını takip etmek, düzenlemek ve gerçekleştirmek 6) Diğer kurumlar ve belediye tarafından gönderilen sesli ilanları yaptırmak, yazılı ilanları asmak ve takip etmek 7) 4734 sayılı İhale Kanunu hükümlerine göre Müdürlüğün ihale ve satın alma iş ve işlemlerini gerçekleştirmek ve takip etmek 8) 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu na uygun gelir tarife cetvellerinin hazırlanarak meclise sevkini sağlamak 9) Belediye Meclisinin ihtisas ve denetim komisyonlarının toplantı ve karar tutanakları ve raporları ile ilgili yazı işlerini yapmak Sicil ve Tahakkuk Servisi MADDE 22- (1) Sicil ve Tahakkuk Servisinin Görev Ve Sorumlulukları şunlardır: 1) Belediyenin her türlü gelirine ilişkin mükellefiyetleri tesis etmek, mükelleflerin sicil kayıtlarını oluşturmak, birleştirmek, kapamak ve gereken düzeltme işlemlerini yapmak 2) 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu gereği her türlü verginin, harcın ve harcamalara katılım paylarının tarh ve tahakkuk işlemlerini yapmak 3) 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu gereği her türlü vergi ve hizmet gelirlerinin tahakkuk iptallerini, düzeltme ve terkin işlemlerini yapmak 4) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereği tanzimi gereken tarh ve tahakkuk, terkin bordrolarını tanzim ve kontrol etmek 5) Beyannameleri ve bildirimleri kabul etmek, kontrolünü yapmak, 6) Beyanları bilgisayar sistemine kaydetmek, gereken düzeltme işlemlerini yapmak 7) İntikal, satış, ifraz, intifa gibi her türlü tapu işlemi öncesi ilgili yerin emlak rayiç bedelinin tespit etmek, Tapu Müdürlüğüne bildirmek 8) Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı tarafından talep edilen, yardıma muhtaç kişiler hakkındaki gayrimenkul araştırmasını yapılarak evrak düzenlemek 11
9) Su sayaçlarının okunması ve tahakkuk işlemlerinin yapılması 10) Kaçak su kullanımının takibi ve kontrolü 11) Arızalı su sayaçlarının sökülüp, takılması işlemleri 12) Abonesiz ve Borçtan dolayı su kesilmesi işlemlerinin takibi 13) Su abone kayıt işlemlerinin yapılması 14) Abone kapama ve Teminat (Depozito) iade işlemlerinin yapılması 15) İtirazlı su sayaçlarının kontrol edilmesinin sağlanması İcra, Takip ve Tahsilat Servisi MADDE 23- (1) İcra, Takip ve Tahsilat Servisinin Görev Ve Sorumlulukları şunlardır: 1) Ödeme Emir Belgelerinin hazırlanması ve tebliğ işlemlerinin yapılması 2) Haciz Varakasının tanzimi ve haciz kararlarının takip edilmesi 3) Posta Çeki Hesabı ile ilgili işlemlerin takibi ve posta defterlerinin tutulması 4) Yoklama işlemlerinin yapılması 5) Haciz kararı alınan Belediye gelirlerinin tahsilat işlemlerinin takibi 6) Tellaliye işlemlerinin takibi 7) 3194 sayılı İmar kanununa göre kesilen cezaların takip işlemlerinin yapılması 8) Zabıta ve Encümen para cezalarının takip işlemlerinin yapılması 9) 2464 sayılı Belediye Gelirleri ve 5393 sayılı Belediye kanununun 18.maddesi (f) bendi gereğince Belediyenin yetki ve sorumluluk alanındaki vergi, harç, harcamalara katılma payları, ücret, ceza ve diğer gelirlerin yasal süreler içerisinde tahsili yapmak. 10) Borçlarını vaktinde ödemeyen mükelleflerden alacakları ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkındaki Kanun hükümleri uygulanarak tahsil etmek. 11) Belediye hizmet gelirlerinin tahsilat işlemlerinin yapılması 12) Abonesiz ve Borçtan dolayı su kesilmesi işlemlerinin takibi 13) Mükerrer su ödemelerinin mahsup ve iade işlemlerinin yapılması 14) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereği tanzimi gereken tahsilat bordrolarını tanzim ve kontrol etmek Bilgi İşlem Servisi MADDE 24- (1) Bilgi İşlem Servisinin Görev Ve Sorumlulukları şunlardır: 1) Belediyenin bilgisayar sisteminin donanım ve yazılım iş ve işlemlerini takip ve koordine etmek 2) Bilgisayar programlarının Kanunlara uygunluğunu takip ve kontrol etmek 3) Bilgisayar verilerinin güvenliğini ve yedeklenmesini sağlamak 4) Donanımların bakım onarım ve güncelleme işlemlerini yapmak 5) Müdürlüğe ait raporların hazırlanmasında ve belge üretilmesinde yardımcı olmak 6) Belediyenin tüm bilgi teknolojilerine ilişkin teknik destek sağlamak 7) Belediyenin e-belediye ve e-tahsilat uygulamalarını gerçekleştirmek 8) Otomatik ödemelere ilişkin işlemleri takip etmek 9) Belediye web sayfası ve e-posta uygulamalarını tanzim ve takip etmek 10) Belediyenin bilgi güvenliği ve internet güvenliği hizmetlerini yapmak 12
BEŞİNCİ BÖLÜM Mali Hizmetler Müdürlüğünün İş ve İşlemleri Bütçenin Hazırlanması; MADDE 25- (1) Bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman mali hizmetler müdürlüğü tarafından ilgili birimlere gönderilir. Her bir harcama birimi bütçe teklifini hazırlayarak birim performans programıyla birlikte mali hizmetler birimine gönderir. Harcama birimi temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin bütçe teklifi Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Belediyenin bütçe tekliflerinin hazırlanmasında Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama Rehberi esas alınır. Belediyenin bütçe hazırlanmasında Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına İlişkin Esaslar ile ilgili diğer mevzuat dikkate alınır. Bütçe işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kaydedilme MADDE 26- (1) Bütçe işlemleri, harcama birimleriyle koordinasyon sağlanarak mali hizmetler müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir, kayıtları tutulur ve izlenir. Bütçe kayıt ve işlemleri, mali hizmetler müdürünün veya yetki verdiği personelin onayıyla gerçekleştirilir ve Belediyenin tüm harcama birimlerine açık tutulur. Ödenek aktarma belgelerinin düzenlenmesi MADDE 27- (1) Belediyenin bu işlemleri ilgili mevzuatları çerçevesinde mali hizmetler müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Gelirlerin tahakkuku, gelir ve alacakların takip ve tahsili, MADDE 28- (1) Belediyenin gelir tahakkuku, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemleri, ilgili mevzuatında özel bir düzenleme bulunmadığı takdirde, mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür. İdarelerin işlemlerinden herhangi bir gelir tahakkuku veya gelir ve alacakların takip ve tahsilini gerektirenler, gerekli işlemlerin yapılması amacıyla ilgili birim tarafından mali hizmetler müdürlüğüne bildirilir. Belediyenin Taşınır ve taşınmaz kayıtlarının tutulması MADDE 29- (1) Belediyenin mülkiyetinde veya belediyeye tahsisli olan ya da belediyenin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazları ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili Mevzuatın da belirlenen kişiler tarafından tutulur. Bu kayıtlar belirlenecek sürede ilgili birim tarafından mali hizmetler müdürlüğüne bildirilir. Mali hizmetler müdürlüğünce bu kayıtlar konsolide edilerek idarenin taşınır ve taşınmaz kayıtları oluşturulur. Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvelleri mali hizmetler birimince hazırlanır. Belediyenin Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi MADDE 30- (1) Belediyenin muhasebe hizmetleri Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yürütülür. Muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuatı çerçevesinde, muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir. Belediye atanan veya görevlendirilen muhasebe yetkililerini, görev alanlarını ve bunlara ilişkin değişiklikleri, ilgililerin göreve başlama tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştay a bildirir. Belediyenin Bütçe kesin hesabının hazırlanması MADDE 31- (1) Bütçe kesin hesabı, bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından hazırlanır İdarenin bütçe kesin hesapları, Mali Hizmetler Müdürlüğünce ilgili kanunlarındaki hükümlere göre düzenlenir. 13
Bütçe uygulama sonuçlarının raporlanması, MADDE 32- (1) Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belge mali hizmetler müdürlüğünce hazırlanır. Belediye faaliyet raporunun hazırlanması MADDE 33- (1) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, mali hizmetler müdürlüğüne gönderilir. Mali hizmetler müdürlüğünce harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. İdarenin faaliyet raporları, özel mevzuatında yer alan düzenlemeler de dikkat alınarak hazırlanır. Personel Giderlerinin Kesinleşen En son Yıl Bütçe Gelirlerine Oranının takibi MADDE 34- (1) Belediyenin yıllık toplam personel giderleri, gerçekleşen en son yıl bütçe gelirlerinin 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu na göre belirlenecek yeniden değerleme katsayısı ile çarpımı sonucu bulunacak miktarın yüzde 30 unu aşamaz, Bu kuralın kontrolünü gerçekleştirmek Mali Hizmetler Müdürlüğüne aittir. Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü, MADDE 35- (1) Mali hizmetler müdürlüğü, harcama birimleri tarafından birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri sağlamak ve harcama birimlerine mali konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. Bu amaçla mali yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyon, yetki ve görevleri çerçevesinde, mali hizmetler müdürlüğü tarafından oluşturulur ve izlenir. (2) Harcama birimleri, mali mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda mali hizmetler birimi tarafından uygun araçlarla bilgilendirilir. (3) Mali konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin görüşü de alınarak, Mali Hizmetler birimince uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici yazılı açıklama yapılabilir. İç kontrol- ön mali kontrol sistemi ve standartları Madde 36- (1) Mali hizmetler müdürlüğü, iç kontrol-ön mali kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar. (2) Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak koşuluyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar mali hizmetler birimi tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur. (3) 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi gazetede yayınlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan Kırklareli Belediyesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin usul ve Esasları Yönergesi 30.12.2008 tarihinde onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Buradaki usul ve esasları yürütmek üzere bir İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Komisyonu Mali Hizmetler Müdürlüğünün talebi ve Başkanlık onayı ile kurulabilir veya Mali hizmetler müdürlüğü tarafından bu yönerge doğrudan uygulanabilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Komisyonunun Görev ve Sorumlulukları şunlardır: 1) Ön mali kontrol görevini yürütmek. 2) Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama Yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. 3) Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak. MADDE 37- (1) Mali hizmetler müdürlüğü, üst yönetici tarafından mali konularda görevleri de yürütür. verilecek diğer 14
ALTINCI BÖLÜM Evrak Kayıt, Dosyalama, Arşivleme, Taşınır Mal, Muhasebe ve İhale İşlemleri Evrak Kayıt Takip İşlemleri MADDE 38- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, Müdür tarafından havale edilir. Personel gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. (2) Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından kurum dışına gönderilecek evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir. (3) Mali İdareler resmi yazışma kodlarına göre Müdürlüğün resmi yazışma kodu M.39.2.KIR.0.12.00.00 olarak kullanılacaktır. (4) Yapılan Resmi Yazışmalarda 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı resmi gazetede yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümleri uygulanır. (5) Gönderilen resmi yazıları imzalayan veya onaylayan tarafından (3.) ve (4.) maddelerde belirtilen hususları taşıyıp taşımadığı kontrol edilir. (6) Evrak takibinin bilgisayar ortamında bu hususta hazırlanmış programlar yardımıyla da yapılması mümkündür. (7) Evrak kayıt takip işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir. Dosyalama İşlemleri MADDE 39- (1) Dosyalama işlemi bu işle görevlendirilen personel tarafından Standart Dosya Planı çerçevesinde yapılacaktır. (2) Dosyalama işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir. Arşivleme İşlemleri MADDE 40- (1) Standart Dosya Planı çerçevesinde dosyalanan evrakların, Müdürlük Arşiv Görevlisi tarafından Kırklareli Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde belirtilen sürelerde önce birim arşivinde muhafaza edilecek, kurum arşivine gönderilmesi gereken dosyaların kurum arşivine yönetmelik hükümlerine göre devri sağlanacaktır. (2)Arşivleme işlemlerinde tereddüt edilen hususlarda TC Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen usul ve esaslara uyulur. (3) Arşivleme işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir. Taşınır Mal Kayıt ve Takip İşlemleri MADDE 41- (1) Demirbaş işlemleri (Demirbaş kayıt, zimmet, zimmetten düşme, kayıttan düşme, birimler arası devir vb.), Müdürlük Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilecektir. (2) Taşınır Mal Kayıt ve Takip işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir Muhasebe ve Ödeme İşlemleri MADDE 42- (1) Muhasebe ve ödeme evrakı Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerine göre düzenlenir. (2) Muhasebe ve Ödeme işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir. 15
İhale ve Satın Alma İşlemleri MADDE 43- (1) İhale ve Satın Alma İşlemleri 4374 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4375 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile Kamu İhale Kurumu tarafından çıkartılan İhale Uygulama Yönetmelikleri ve Muayene ve Kabul Yönetmeliklerine göre yürütülür. (2) İhale ve Satın Alma işleri Müdürlük tarafından hazırlanacak olan bir talimatname veya prosedür ya da iş akış şeması ile düzenlenir. Birim Çalışmalarında İşbirliği Ve Koordinasyon İşlemleri MADDE 44- (1) Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim müdürünün başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır. Görev Dağılımı MADDE 45- (1) Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan alt birimlere, görevli personele, personelin görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, unvan ve telefon, e-posta adreslerine yer verilir. Mali hizmetler müdürlüğünde kullanılacak defter kayıt ve belgeler MADDE 46- (1)Mali hizmetler müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. (2) Mali Hizmetler Müdürlüğünde Genel Bütçe Muhasebe Yönetmeliği nin 5. maddesine istinaden tutulması zorunlu defterler aşağıdaki gibidir; 1- Yevmiye Defteri 2- Büyük Defter 3- Yardımcı Hesap Defterleri 16
YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönergede Düzenlenmeyen Hususlar: MADDE 47- (1) Yönergede düzenlemesi bulunmayan hususlarda yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 48- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 49- (1) Bu Yönerge hükümlerini Mali Hizmetler Müdürü yürütür. Av.Cavit ÇAĞLAYAN BELEDİYE BAŞKANI 17