MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ Mali İşlemler Süreç Akış Şeması [Metni yazın] Sayfa 0 HATAY 2013
Mustafa Kemal Üniversitesi Mali İşlemler Süreç Akış Şeması BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam Madde 1- Mali işlemler süreç akış şemasının amacı, Mustafa Kemal Üniversitesi harcama birimlerinin faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin süreçleri belirlemektir. Dayanak Madde 2- Mali işlemlerin süreç akış şeması Maliye Bakanlığınca yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ın 12. maddesinde yer alan Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla, mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve Üst Yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu akış şemasında geçen; İdare: Mustafa Kemal Üniversitesini, Üst Yönetici: Mustafa Kemal Üniversitesi Rektörünü, Daire Başkanlığı: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını, Ön Mali Kontrol Birimi: Mustafa Kemal Üniversitesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimini, Muhasebe Birimi: Mustafa Kemal Üniversitesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Muhasebe Birimini, Harcama Birimi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama birimini, Harcama Yetkilisi: Harcama biriminin en üst yöneticisi veya harcama yetkilisinin belirlenmesinde güçlük olması durumlarında Maliye Bakanlığı nın uygun görüşü üzerine üst yönetici tarafından belirlenen kişiyi, Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama Yetkilisince görevlendirilmiş, harcamayı fiili boyuta taşıyan ve ödeme emrinin sorumluluğunu müteselsilen taşıyan, hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın kişiyi, Piyasa Fiyat Araştırması Komisyonu: Yaklaşık maliyet ve en uygun teklifi tespit edecek kişileri, 1 Muayene Kabul/İdari Denetim Komisyonu: Mal/Hizmetin gerçekleşmesiyle birlikte kontrolünü yapacak kişileri, 1 1 Bu görevliler her mali yılın başında ilgili Harcama Yetkilisi tarafından görevlendirilir ve bu görevlendirmeler Daire Başkanlığına gönderilir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 1
İç Kontrol: İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütününü, Ön Mali Kontrol: İdarenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Mali İşlemlerin Süreci Süreç Kontrolü Madde 4- Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol yaparlar. Kamu İhale Kanununa Tabi Taahhüt Evrakı Ve Sözleşme Tasarıları Madde 5- Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tâbi (22. maddenin (d) bendi kapsamında yapılan alımlar hariç, 22. maddenin diğer bentleri dâhil) harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının hazırlanma süreci aşağıda belirtildiği şekilde oluşacaktır. a) 4734 sayılı kanun kapsamında yapılacak işlerde ön mali kontrole tabi mali karar ve işlemler Harcama birimlerinin ihale kanunlarına tabi harcamayı gerektirecek her türlü taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları Ön Mali Kontrole tabidir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 2
Harcama birimleri, ihtiyaçların uygun şartlarla zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla yükümlüdürler. Bu nedenle ilk adım olarak ihtiyacın doğru tespit edilmesi büyük önem arz etmektedir. İdarece, tespit edilen ihtiyacın giderilebilmesi için yeterli ödeneğe sahip olması zorunludur. 4734/5 maddesi gereğince ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamayacağı hükme bağlanmıştır. İhtiyacı giderebilecek niteliklerin detaylı olarak tespit edilmesinden sonra 4734/l2 maddesi gereğince teknik ve idari şartnameler düzenlenir. Teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanması mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla teknik şartnameler 4734 sayılı Kanun hükümlerine uygun olarak danışmanlık hizmet sunucularına ihale yoluyla hazırlattırılabilir. Yaklaşık maliyetin tespiti için görevlendirilecek personel tarafından 4734 sayılı Kanun un 9. maddesi gereğince fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi (KDV) hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Kullanılabilir ödenek miktarı belirlenirken yaklaşık maliyet tutarına ilgili mevzuatına göre Katma Değer Vergisi (KDV) de dâhil edilir. Bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate alınarak onay belgesi hazırlanır. Onay belgesinde yaklaşık maliyet, ihale/satın alma usulü, bütçe tertibi, bütçe ödeneği ve diğer bilgiler belirtilir. Onay belgesi gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Yaklaşık maliyeti dikkate alarak ihalenin 4734 sayılı Kanunu nun 8. maddesinde hükme bağlanan ve her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere yenilenen eşik değerlerin altında kalıp kalmadığı belirlenir. Yaklaşık maliyet eşik değerlerin altında ise ihalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı, diğer bir ifade ile ihaleye yabancı isteklilerin katılıp katılmayacağı idarece belirlenir. Yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya üzerindeki ihalelerde ise ihale yerli ve yabancı tüm isteklilere açıktır. 4734 sayılı Kanunun 63. maddesinde yaklaşık maliyeti eşik değerlerin üzerindeki ihalelerde; hizmet alımları ve yapım işlerinde bütün yerli istekliler lehine, mal alımlarında ise Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile diğer ilgili kurum ve kuruluşların görüşleri alınarak Kurum tarafından yerli malı olarak belirlenen malları teklif eden yerli istekliler lehine % 15 oranına kadar fiyat avantajı sağlanması hususlarında ihale dokümanına hüküm konulabilir. Harcama birimince alıma ilişkin şartları kapsayan ihale dokümanı dosyası, alıma ait tüm bilgi ve belgeleri kapsayan işlem dosyası hazırlanır. 4734 Sayılı Kanunun 19., 20. ve 21. maddelerince yapılacak alım usullerinde 4734 sayılı Kanunun 6. maddesine göre ihale komisyonu oluşturulur. İhale komisyonu üyelerine ilan veya daveti izleyen 3 (üç) gün içerisinde gerekli incelemeleri yapmalarını sağlamak için ihale işlem dosyasının birer örneği verilir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 3
4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (a), (b) ve (c) bentleri gereğince tek kaynaktan yapılan alımlarda Kamu İhale Mevzuatında belirtilen standart form, formda ve mevzuatta belirtilen koşullara uygun şekilde düzenlenir ve düzenlenen forma tevsik edici belgeler eklenir. İdareler, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalelerinde aşağıdaki usullerden birini uygular: (4734/18) a) Açık ihale usulü b) Belli istekliler arasında ihale usulü c) Pazarlık usulü İhale Usulleri 4734/18 İhalelere katılacak isteklileri davet niteliğinde olan ilanlarda gerekli bilgilerin edinilmesine olanak sağlamak amacıyla, ihale konusu işi tanımlayacak hususlar ile isteklilerin yeterliliğinin tespiti için istenilen belgelere ilişkin bilgiler belirtilir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 62. maddesinin f bendine göre ihale dokümanı hazırlanmadan ilan yapılamaz. İlan sürelerinin hesaplanmasında, ilanın yayımlandığı gün dikkate alınır; ihale günü ve son başvuru günü dikkate alınmaz. 4734 sayılı Kamu İhale Kanun un 13. maddesinde belirtilen ilan sürelerine uyulmak üzere ilan yapılmasına kadar geçecek süre de göz önüne alınarak, ilan STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 4
yapılacak yerlere yeterli süre öncesinde ilan metinlerinin gönderilmesi zorunludur. İhale ilanlarında bulunması gereken hususlar, 4734 sayılı Kanunu nun 24. maddesinde düzenlenmiştir. İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilanlarda yer verilmeyeceği hüküm altına alındığından ihale ilan metinlerinin, idarelerce hazırlanmış olan ihale dokümanı ve ihale konusu işin idari şartnamesi esas alınarak düzenlenmesi gerekmektedir. İhale ilan sürelerine ilişkin düzenlemeler Kanunu nun 13. maddesinde yer almaktadır. Buna göre yapım ve mal ve hizmet alımları için hazırlanmış örnek tablo aşağıdadır. İHALE İLAN SÜRELERİ VE KURALLARI 4734/13 Madde İhale Usulleri Açık Belli İstekliler Yaklaşık maliyeti eşik değerlerin altında ve yüzbinyediyüzyetmiş yedi TL ye kadar olan mal ve hizmet alımları ile ikiyüzbirbinbeşyüzalt mışüç TL ye kadar olan yapım işleri ihalesi Yaklaşık maliyeti Yüzbinyediyüzyetmiş yedi TL ile ikiyüzbirbinbeşyüzalt mışüç TL arasında kalan mal ve hizmet alımları ile ikiyüzbirbinbeşyüzalt mışüç TL ile birmilyonaltıyüzyetmi şdokuzbinyediyüzyet mişiki TL arasında kalan yapım işleri ihalesi İhale tarihinden en az 7 gün önce ihalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde ve EKAP (KİB) İhale tarihinden en az 14 gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve Kamu İhale Bülteninde Ön yeterlilik ilanları son başvuru tarihinden en az 7 gün önce ihalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde ve EKAP (KİB) Ön yeterlik ilanları son başvuru tarihinden en az 7 gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve Kamu İhale Bülteninde Pazarlık (21/B-C-F Bentlerinde İlan Zorunlu Değildir.) Ön yeterlilik ilanları son başvuru tarihinden en az 7 gün önce ihalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde ve EKAP (KİB) İhale tarihinden en az 14 gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve KİB İkiyüzbirbinbeşyüzalt mışüç TL üzerinde ve eşik değer altında kalan mal ve hizmet alımları ile birmilyonaltıyüzyetmi şdokuzbinyediyüzyet mişiki TL üzerinde ve eşik değerin altında olan yapım işleri ihalesi Yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan ihaleler İhale tarihinden en az 21 gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve Kamu İhale Bülteninde İhale tarihinden en az 40 gün önce Kamu İhale Bülteninde Ön yeterlilik ilanları son başvuru tarihinden en az 7 gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve Kamu İhale Bülteninde Ön yeterlilik ilanları son başvuru tarihinden en az 14 gün önce Kamu İhale Bülteninde İhale tarihinden en az 21 gün önce İşin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde ve Kamu İhale Bülteninde İhale tarihinden en az 25 gün önce Kamu İhale Bülteninde STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 5
İhale komisyon üyeleri, ihale işlem dosyasını 4734 sayılı Kanunu nun 26. maddesi gereği ilanları hem süre bakımından hem de ilanlarda bulunması zorunlu hususlar bakımından inceler. İlan sürelerine uyulmaması halleri hariç, yapılan ilanlarda uygun olmayan hatalar tespit edilmesi durumunda idarelerce ilanların yayımlanmasını takip eden on gün içinde hatalı hususlar için düzeltme ilanı yapılmak suretiyle ihale veya ön yeterliliği gerçekleştirebilir. Ancak ilanda yapılacak düzeltmeler sadece 4734 sayılı Kanunu nun 26. maddesinde belirtilen hallerle sınırlı olarak ve ilanın yayımlanmasını takip eden 15 gün içinde yapılabileceğinden bu süre geçtikten sonra ihale dokümanının ilana yansıyan hükümleri ile ilgili olarak zeyilname düzenlenmesi mümkün bulunmamaktadır. İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek ilanlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilan olunur. Bu genel ilkenin bir istisnası olarak, ilan yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilmesi mümkündür. Bu durumda yapılan değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname düzenlenir ve düzenlenen zeyilnamelerin son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilmesi gerekir. Yapılan değişiklikten dolayı tekliflerin hazırlanması için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere ihale tarihinin en fazla yirmi gün süreyle aynı zeyilname ile ertelenebilmesi de mümkündür. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı sağlanır. İhale gününde, ihalenin yapıldığı yerde ihaleye katılan isteklilerin huzurunda, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Komisyon zarfları alınış sırası ve 4734 sayılı Kanunu nun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına göre zarfları inceler. Uygun olmayan zarfları açmadan bir tutanak düzenleyerek değerlendirmeye almaz. Uygun olan zarflar alınış sırasına göre istekliler huzurunda açılır. 4734 sayılı Kanunu nun 28. maddesi gereğince ön yeterlik veya ihaleye katılan istekliler tarafından ihale dokümanının satın alındığına dair belgesi bulunmayan istekliler ile 4734 sayılı Kanunu nun 32. maddesine göre teklif mektubu ve 33. maddesine göre geçici teminatının (teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonunca teslim alınamaz. Bunların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırılması zorunludur) usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir, uygun olmayan istekliler içinde bir tutanak düzenlenerek değerlendirilmeye alınmaz. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 6
Teklif mektubu ile geçici teminatı uygun olan isteklilerin diğer belgelerinin eksik olup olmadığı incelenerek istekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. İhale komisyonunca tekliflerin ve belgelerin değerlendirilmesi için oturum kapatılır. İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. Bu durumda herhangi bir yükümlülük altına girmez. İhalenin iptal edilmesi halinde teklif veren tüm isteklilere bu durum bildirir. Ancak idare isteklilerin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden istekliye yazılı olarak bildirir. (4734/39) Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerine bırakılır. İhale komisyonu gerekçeli kararını belirler. İdare 4734/58 maddesi gereğince ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kamu İhale Kurumu nun internet sitesinden teyit eder ve buna ilişkin belgeyi ihale kararına ekleyerek onaylanmak üzere ihale yetkilisine sunar. İhale yetkilisi karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder. (4734/40) İhale kararı ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adreslerine postalanır. Bu tarihten itibaren ihale üzerinde kalan istekli tarafından 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu na ekli (I) sayılı Tablonun II. Kararlar ve Mazbatalar başlıklı bölümünün 2. fıkrası için Maliye Bakanlığı nca 1 Ocak 2013 tarihli ve 28515 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği (Seri No: 56) gereğince 5.69 nispetinde Damga Vergisi yatırması gerekir. İhaleye katılan isteklilerden teklifi değerlendirilmeye alınmayan veya uygun görülmeyenlerin tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde idareye yazılı talepte bulunmaları halinde, idare talep tarihini izleyen beş gün içinde yazı ile gerekçelerini bildirmek zorundadır. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır. (4734/41) Ön mali kontrolün yapıldığının bildirilmesini izleyen günden itibaren 3 (üç) gün içinde ihale üzerinde kalan istekli tebliğ tarihini izleyen 10 (on) gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşme imzalamaya davet edilir veya tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır. Bu günden itibaren 10 (on) günlük sözleşme imzalama süresi başlar. Yabancı istekliler için bu süreye 12 (on iki) gün ilave edilir. (4734/42) Sözleşme imzalanmadan önce ihale aşamasında verdiği Taahhütname gereği sunması gereken belgeler istenir. Bu belgelerden vergi borcu ve prim borcu için bağlı bulunduğu Vergi STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 7
Dairesi Müdürlüğü nden ve bağlı bulunduğu Sosyal Sigortalar Kurumu Müdürlüğü nden borcunun bulunmadığına dair alınan belgelerin ihale tarihi itibariyle isteklilerin durumunu göstermesi gerektiğinden, isteklinin ilgili idarelere yaptığı başvurularda bu belgeleri ihale tarihi itibarıyla durumlarını gösterecek şekilde istemeleri, adı geçen idarelerin de isteklilerin ihale tarihi itibarıyla borcunun bulunup bulunmadığını gösterecek şekilde belgeleri düzenleyerek vermeleri gerekmektedir. İstekli tarafından getirilen belgelerde, ihale tarihi itibariyle borcunun bulunduğu tespit edilirse, 4734 sayılı Kanunu nun 10. maddesi gereği ihale dışı bırakılarak sözleşme imzalanmaz. 4734/11. maddesi gereğince geçici teminatı gelir kaydedilir. İstekli hakkında 4734/58. maddesi gereğince ihaleyi yapan idareler, ihalelere katılmaktan yasaklamayı gerektirir bir durumla karşılaştıkları takdirde, gereğinin yapılması için bu durumu ilgili veya bağlı bulunulan bakanlığa bildirmekle yükümlüdürler. Bakanlık tarafından altı aydan az olmamak üzere bir yıla kadar kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılmaktan yasaklama kararı verilir. Belgeleri uygun olan istekliden ihale bedeli üzerinden % 6 oranında kesin teminat alınır.( Kurum, ihale üzerinde kalan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması hâlinde, bu istekliden yaklaşık maliyetin % 6 sından az ve % 15 inden fazla olmamak üzere alınacak kesin teminat oranına ilişkin düzenlemeler yapabilir.) Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından ( 4734 sayılı Kanunu nun 53. maddesinin (J-l) fıkrası gereğince her yıl Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen miktarı aşan sözleşmeler için, sözleşme bedelinin on binde beşi tutarında Kamu İhale Kurumu hesaplarına yatırıldığına dair belgeyi getirdikten sonra) imzalanır. Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir. İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez. (4734/46) Sözleşmelerin notere onaylatılmaması halinde sözleşme bedeli üzerinde 9.48 nispetinde sözleşme damga vergisi tahsil edilir. Sözleşmeler noter tescili ve onayına tabi tutulursa, ilgili noter tarafından Kamu İhale Kurum bedelinin yatırıldığına dair belge aranır. Sözleşme imzalandıktan sonra Kesin Teminat mektubu teyit yazısı ile birlikte kayıtlara alınması için Daire Başkanlığımıza gönderilir. İstekli tarafından teslim edilen malın sözleşme ve şartnamelerde belirtilen özelliklere uygunluğu Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından incelendikten sonra, uygun görülen mal için muayene ve kabul komisyonu tutanağı düzenlenerek imzalanır. Taşınır kaydının yapılması için ambara gönderir. İstekli tarafından fatura düzenlenir. Taşınır kayıt yetkilisi, istekli tarafından düzenlenen faturaya göre Taşınır İşlem Fişi düzenler. Fatura ve Taşınır işlem fişi satın alma servisine gönderilir. İlgili servis Ödeme Emri Belgesi hazırlar ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde istenen belgeleri de ekleyerek ödenmek STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 8
üzere gerçekleştirme görevlisine gönderir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından mali mevzuata uygunluğu incelendikten sonra, ödenmesi uygun görülen Ödeme Emri Belgesi üzerine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhini düşerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderir. Hizmet alımı ve yapım işlerinde işin sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilip, getirilmediği Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından tespit edilir. Uygun görülen işler için muayene ve kabul komisyonu tutanağı düzenlenerek imzalanır. Hak ediş dosyası tanzim edilir, işin yüklenicisi tarafından fatura düzenlenir Ödeme Emri Belgesi ne bağlanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yasal mevzuata uygunluğu incelenir. Gerçekleştirme görevlisi, uygun görülen ödemeler için Ödeme Emri Belgesi üzerine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhini düşerek imzalar, harcama yetkilisine gönderir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanarak Başkanlığımıza gönderilen Ödeme Emri Belgesi ve ekleri iç kontrol ve ön mali kontrol tarafından mali mevzuata uygunluğu açısından incelenir. Uygun görülen Ödeme Emri Belgesine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhini düşerek Şube Müdürü tarafından imzalandıktan sonra ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Ödenmesi uygun görülmeyen Ödeme Emri Belgesi ve ekleri uygun görülmeme gerekçelerini belirten bir yazı ekinde ilgili harcama birimine iade edilir. Harcama yetkilisi ödemede ısrar ederse, ilgili yazı Ödeme Emri Belgesi ekine konularak ödemesi gerçekleştirilir. Ancak muhasebe yetkilisi vasıtasıyla Daire Başkanlığımız tarafından Başkanlığımızca ödenmesi uygun görülmediğine dair yazıyı dosyada muhafaza ederek, ilgili ayın sonunda üst yöneticiye, yapılan ödemenin uygun olmadığı halde harcama yetkilisi tarafından ödenmesinin gerçekleştirildiğini bildirir. Ayrıca gelecek olan denetim elemanlarına verilmek üzere ilgili yazıyı ayrı bir dosyada muhafaza eder. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu nun 12. maddesi gereği alınan teminatlar, taahhüdün sözleşme ve şartname ile ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra kesin teminatı ve varsa ek kesin teminatı; Hizmet alımı ve yapım işlerinde, yüklenicinin idareye karşı yapmakla yükümlü olduğu iş ile ilgili olarak idareye ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanuni vergi kesintilerinin kesin kabul tarihine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kalan teminatların paraya çevrilmesi için, işi yaptıran idare tarafından, Başkanlığımıza yazılacak yazının ekine idarelerin borçlarına ait belgeleri ekleyerek gönderir. Bu borçların tahsili için teminatı düzenleyen banka ile yazışma yapılarak, teminat mektubunun nakite çevrilmesi STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 9
sağlanır. Banka tarafından nakde çevrilerek hesabımıza yatırılan tutardan ilgili alacaklar mahsup edildikten sonra varsa kalan tutar ilgiliye iade edilir. İşin konusu piyasadan hazır halde alınıp satılan mal olması halinde, Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi getirilmesi şartı aranmaz. Ancak alınan mal alımlarında garanti süresi ön görülmüş ise yarısı bu süre dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmemiş ise kesin teminatın tamamı iade edilir. Garanti süresi içinde yüklenicinin idareye karşı yerine getirilmesi gereken yükümlülükten dolayı borç doğarsa, kesin teminatı nakde çevrilerek borç mahsup edilir. Harcama Birimlerince yukarıda belirtilen süreçte yapılacak her bir işlem, bir önceki işlemlerin kontrolünü içermelidir 4734 SAYILI KANUNUN 22. MADDESİNE GÖRE YAPILACAK İŞLEMLERDE 4734 sayılı Kanunun 22. maddesi gereğince ihtiyaçların temini a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi. b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması. c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması. d) Büyükşehir belediyesi sınırları dâhilinde bulunan idarelerin Ellibinüçyüzseksenbeş TL, diğer idarelerin Onaltıbinyediyüzseksenaltı TL yi aşmayan ihtiyaçları ile temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin alımlar. e) İdarelerin ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması. f) Özelliğinden ve belli süre içinde kullanılma zorunluluğundan dolayı stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri ile ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları. g) Milletlerarası tahkim yoluyla çözülmesi öngörülen uyuşmazlıklarla ilgili davalarda, Kanun kapsamındaki idareleri temsil ve savunmak üzere Türk veya yabancı uyruklu avukatlardan ya da avukatlık ortaklıklarından yapılacak hizmet alımları. h) 8/1/1943 tarihli ve 4353 sayılı Kanunun 22. ve 36. maddeleri uyarınca Türk veya yabancı uyruklu avukatlardan hizmet alımları ile fikri ve sınai mülkiyet haklarının ulusal ve uluslararası kuruluşlar nezdinde tescilini sağlamak için gerçekleştirilen hizmet alımları. ı) Türkiye İş Kurumunun, 25/6/2003 tarihli ve 4904 sayılı Kanunun 3. maddesinin (b) ve (c) bentlerinde sayılan görevlerine ilişkin hizmet alımları ile 25/8/1999 tarihli ve 4447 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 10
sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu nun 48. maddesinin yedinci fıkrasında sayılan görevlerine ilişkin hizmet alımları. i) Seçim dönemi bitmeden önce seçimlerin yenilenmesine veya ara seçime ya da Anayasa değişikliğinin halkoyuna sunulmasına karar verilen hallerde; Yüksek Seçim Kurulu tarafından yapılacak filigranlı oy pusulası kâğıdı ve filigranlı oy zarfı kâğıdı alımı ile oy pusulası basım hizmeti alımı, mahalli seçimlerde ise İl Seçim Kurulu Başkanlıkları tarafından alınacak oy pusulası basım hizmeti alımı. Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve 10. maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. İdarelerin yapacakları bu alımlar için Kanunun uygulanmasına yönelik olmak üzere aşağıdaki hususların açıklanması gerekli görülmüştür. Yukarıda belirtilen hükümler uyarınca 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinde belirtilen hallerde ihtiyaçların; Kanunun 18. maddesinde sayılan ihale usulleri için tespit edilen kurallara uyulmaksızın; ilan yapılmadan, teminat alınmadan, ihale komisyonu kurma ve anılan Kanunun 10. maddesinde sayılan yeterlik kriterlerini arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak temin edilmesi mümkün bulunmaktadır. Söz konusu hükümler uyarınca anılan maddede belirtilen nitelikteki ihtiyaçların karşılanmasında kolaylık sağlanması amaçlanmış olmakla birlikte, ihtiyacın niteliğine göre, ilan yapılması, teminat alınması, ihale komisyonu kurulması, isteklilerde belirli yeterlik kriterlerinin aranması ile şartname ve sözleşme düzenlenmesi gibi hususlar idarelerin takdirindedir. Bu madde kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak alımlarda sözleşme yapılması idarelerin takdirindedir. Buna karşılık, 22. maddenin (c) bendi kapsamında yapılan alımlarda ise madde metninde belirtildiği üzere sözleşme yapılması zorunludur. Diğer taraftan 22. maddeye göre ihtiyaçların karşılanmasında onay belgesi düzenlenmesi, onayı takiben ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılması ve buna ilişkin belgelerin dayanakları ile birlikte onay belgesine eklenmesi zorunludur. İdarelerce gerekli görülmesi halinde, fiyat araştırmaları, ilgili İhale Uygulama Yönetmeliklerinde yaklaşık maliyetin belirlenmesine ilişkin esas ve usuller çerçevesinde yapılabilir. Ayrıca, 4/3/2009 tarihli ve 27159 mükerrer sayılı Resmi Gazete de yayımlanan İhale Uygulama Yönetmeliklerinde 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (a), (b), (c) bentleri STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 11
kapsamında idarece yapılacak alımlarda kullanılmak üzere, 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (a), (b), (c) Bentleri Kapsamında Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara/Hizmetlere İlişkin Form yer almaktadır. Anılan form hazırlanırken formdaki dipnot belirlemelerine özellikle dikkat edilmesi gerekmektedir. Buna göre alımın gerçek veya tüzel tek kişiden yapılma sebepleri ayrıntılı, net ve objektif bir biçimde ortaya konacak, Kanunun 22. maddesinin anılan bentlerinde belirtilen hükümlerin uygulanabilir olmasını sağlayan sebepler detaylı olarak yazılacak, bunlara ilişkin belgeler de anılan forma eklenecektir. Diğer yandan mal alımlarıyla ilgili olarak; ihtiyacın niteliği, ihtiyaç konusu malın ayrıntılı teknik özellikleri ve ne amaçla kullanılacağı, anılan amacı en az aynı verimlilik, etkinlik ve fonksiyonellikle karşılayabilecek diğer ürünlerin-modellerin-markaların vb. bulunup bulunmadığının tespitinin yapılıp yapılmadığı ve bulunmuyorsa nedenleri, ihtiyaç konusu malı satan başka firmaların olup olmadığı gibi hususlara yer verilecektir. Doğrudan temin yoluyla bedel içeren bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen alımlarda, İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ilgili maddeleri çerçevesinde iş deneyim belgesi düzenlenmesi mümkündür. İhtiyacın gerçek veya tüzel tek kişiden temini İdareler, 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (a) bendinin uygulamasında mal ve hizmet alımlarında, 4734 Sayılı Kanunun 22. maddesinin (a), (b), (c) Bentleri Kapsamında Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara/Hizmetlere İlişkin Formu kullanarak ihtiyacın neden sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğini detaylı olarak yazacak, fiyat araştırması yapacak, ihtiyaç konusu malın veya hizmetin niteliklerini tarif edecek ve bu hususlara ilişkin bütün belgeleri standart forma ekleyeceklerdir. Ayrıca, bir taahhüt kapsamında; taahhüt konusu sözleşme veya şartnamede yer alan hükümler nedeniyle belli bir marka veya modelli malın alınmasının zorunlu olduğu hallerde, 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (a) bendinin uygulanması mümkün bulunmaktadır. İhtiyacın özel bir hakka sahip gerçek veya tüzel tek kişiden temini 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (b) bendi sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili bilimsel, teknik, fikri veya sanatsal vb. nedenlerle özel bir hakka sahip olmasını ifade etmektedir. Bu nedenle, ihale konusu mal veya hizmet, bilimsel, teknik, fikri veya sanatsal vb. nedenlerle ve münhasır hakların korunması nedeniyle sadece belirli bir mal tedarikçisi veya hizmet sunucusu tarafından sağlanabiliyorsa, ilan yapılmaksızın anılan madde hükmüne göre doğrudan temin yoluyla ihtiyaçların karşılanması mümkün bulunmaktadır. Örneğin idarelerin diğer usullerle temini mümkün olmayan bilimsel yayın, fikir ve sanat eseri, belirli bir akademik kişiden eğitim vb. mal veya hizmetler bu bent kapsamında temin edilebilecektir. İdareler, 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (b) bendinin uygulamasında, kullanarak ihtiyacın neden sadece özel bir hakka sahip gerçek veya tüzel tek kişiden STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 12
karşılanabileceğini detaylı olarak yazacak, fiyat araştırması yapacak, ihtiyaç konusu mal veya hizmetin niteliklerini tarif edecek ve bu hususlara ilişkin bütün belgeleri standart forma ekleyeceklerdir. 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (c) bendi uyarınca mal ve hizmetlerin ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden temini 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (c) bendi uyarınca, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması mümkün bulunmaktadır. Bu kapsamda yapılacak alımlarda, Kanunun 5. maddesindeki rekabet, saydamlık, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri ile Kanunun temel alım usullerinin gereği olarak; daha önce sözleşmeye bağlanmış asıl işin kapsam ve miktarının, idarenin ihtiyacını karşılayacak şekilde tespit edilmesi; toplam süreleri üç yılı geçmemek üzere asıl sözleşmeye dayalı olarak yapılacak alımların ise, ihtiyaca ilişkin asıl sözleşmeye bağlanan mal ve hizmet alımıyla ilgili olarak önceden öngörülmemekle birlikte ihtiyacın gereği olarak ortaya çıkmasına ve tamamlayıcı nitelikte bir alım olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Temine konu olacak mal ve hizmet alımları arasında kabul edilebilir doğal bir bağlantı bulunmalıdır. Bu saptamaların idarelerin teknik birimlerince yapılması esas olmakla birlikte konu ile ilgili kuruluşlardan teknik yardım alınması da mümkün bulunmaktadır. İdareler ihtiyaçlarının temin edilmesinde saydamlığı, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu zorunlulukların idarece saptanması durumunda, yapılacak alımlarda; ihale komisyonu kurma ve 4734 sayılı Kanunun 10. maddesinde sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilecektir. İdare ile yüklenici (ilk alım yapılan gerçek ve tüzel kişi) arasında asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek sözleşmelerin süreleri 3 yılı geçmeyecektir. İhtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması, kamu kaynaklarının verimli şekilde kullanılması için 4734 sayılı Kanun hükümlerine uygun olarak ihale usulünün belirlenmesine ve ihale dokümanında yapılacak düzenlemelere ilişkin yetki ve sorumluluk idarelerin takdirinde bulunduğundan; ihtiyaçların 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (c) bendi kapsamında temini için, alımı gerçekleştirilecek mal ve hizmetin, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanmasının zorunlu olduğunun STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 13
idarelerin teknik birimlerince ya da ilgili kuruluşlardan teknik yardım alınarak saptanması gerekmektedir. Yukarıdaki esaslar çerçevesinde; alınacak mal veya hizmetin mevcut ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyonunun sağlanmasının zorunlu olduğu idarelerin teknik birimlerince ya da ilgili kuruluşlardan teknik yardım alınarak saptanması halinde, bu mal ve hizmetler ilk alım yapılan gerçek ya da tüzel kişiden 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (c) bendi kapsamında alınabilir. İdareler 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (c) bendinin uygulamasında, 4734 Sayılı Kanun un 22. maddesinin (a), (b), (c) Bentleri Kapsamında Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara/Hizmetlere İlişkin Formu kullanacaklardır. 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (d) bendi gereğince ihtiyaçların temini 4734 sayılı Kanunun 22. maddesinin (d) bendinde belirtilen ve Kurum tarafından güncellenen tutarı aşmayan mal ve hizmet alımları ve yapım işleri ile temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin mal ve hizmetlerin idarelerce temin edilmesi mümkün bulunmaktadır. İşin niteliğine göre idareler bu bende göre yapacakları günlük ve küçük ölçekli alımlar için genel bir onay belgesi düzenleyebilecekleri gibi, her bir alım için de onay belgesi düzenleyebilirler. Ayrıca ilgili mevzuatı çerçevesinde düzenlenmesi gerekli olan harcama belgeleri onay belgesine eklenir. Ancak bu bent kapsamında gerçekleştirilecek yapım işlerinde fiyat araştırmasının, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde belirlenen yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin esas ve usullere göre yapılması zorunludur. Bu bentte belirlenen parasal limitlere bağlı olarak yapılacak ihtiyaç teminlerinde, piyasada yapılan fiyat araştırması sonucunda öngörülen parasal limitin aşılacağının tespit edilmesi halinde, ihtiyacın Kanunun ilgili hükümlerine göre ihale yoluyla temin edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, 4734 sayılı Kanunun 19. maddesine göre açık ihale usulü ile temini gereken ihtiyacın, Kanunun 22. maddesinin (d) bendi için öngörülen parasal sınırların altında kalacak şekilde, adet bazında veya aynı ihale konusu içinde yer alabilecek nitelikteki mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin, kalemlere veya gruplara bölünmek suretiyle aynı Kanunun 22. maddesinin (d) bendine göre temini, 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerine aykırılık teşkil ettiğinden, bu yönde uygulamaların sorumluluk doğuracağı hususuna dikkat edilmesi gereklidir. İdarelerin bu bent kapsamında temin edeceği ihtiyaçlarını, anılan bentteki parasal limitlerden hangisini esas almak suretiyle karşılayabileceğinin, ihtiyacı karşılayacak idarenin büyükşehir belediyesi mücavir alan sınırları içerisinde bulunup bulunmadığına göre belirlenmesi gerekmektedir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 14
Yukarıda açıklanan işlemler neticesinde; 1- Harcama biriminde harcama yetkilisi tarafından doğrudan alım işini yapmak üzere yetkilendirilen personel tarafından yaklaşık maliyet tespiti yapılır, bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate alınarak onay belgesi hazırlanır.(yapım işleri ihaleleri dışındaki ihalelerde yaklaşık maliyet tespiti yapılması zorunlu değildir.) Onay belgesinde yaklaşık maliyet, doğrudan temin usulü, bütçe tertibi, bütçe ödeneği ve diğer bilgiler belirtilir ve gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanır. 2- Doğrudan alım işini yapmakla yetkilendirilen personel alımla ilgili piyasa fiyat araştırmasını yapar ve piyasa fiyat araştırma tutanağını hazırlar ve dayanakları ile birlikte onay belgesine eklenir. 3- Malın veya hizmetin tek kaynaktan temin edilebileceğinin tespit edildiği durumda 4734 sayılı kanunun ilgili maddesinin a/b/c bentlerine dayanılarak tek kaynaktan temin formu düzenlenecek ve bu form tüm ayrıntılarıyla doldurulup ilgili dosyalara eklenecektir. Ayrıca yaklaşık maliyet bu formdaki usuller çerçevesinde belirtilip dosyaya eklenecektir. 4- Ödeme Aşamasında ise işin gerçekleştiğine dair yasal belgelerle (muayene kabul, hakkediş raporu/taşınır işlem fişi, fatura, onay belgesi ve piyasa fiyat araştırma tutanağı ve dayanakları) birlikte tanzim edilen ödeme emri belgesine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanarak Daire Başkanlığına gönderilir. Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimi tarafından uygunluk denetimi yapılan ödeme emri ve ekleri uygun olması halinde Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanlıkları belirtilerek harcama birimine iade edilir. 5- Harcama birimlerince yukarıda belirtilen süreçte yapılacak her bir işlem bir önceki işlemlerin kontrolünü içermelidir. KAMU İHALE KANUNUNA TABİ OLMAYAN TAAHHÜT EVRAKI VE SÖZLEŞME TASARILARI Madde 6- Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tâbi olmayan (Bilimsel projelerden yapılacak alımlar dâhil) harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının hazırlanma süreci aşağıda belirtildiği şekilde oluşacaktır. 4734 sayılı kanuna tabi olmayan alımlarda 1- Harcama birimince ilgili personel tarafından yaklaşık maliyet tespiti yapılır. Bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate alınarak onay belgesi hazırlanır ve ilan yapılacaksa ilan süreleri ile ihale tarihi tespit edilir. Onay belgesinde alım usulü (4734 Sayılı Kanunun istisna maddesi ve ilgili kanun ve yönetmelik çerçevesinde alım usulü), ilan yapılacaksa ilanın STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 15
şekli, bütçe tertibi ve diğer bilgiler belirtilir ve onay belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. 2- Harcama birimince ihale yapılacaksa ihaleye ilişkin şartları kapsayan ihale dokümanı dosyası, ihaleye ait tüm bilgi ve belgeleri kapsayan ihale işlem dosyası hazırlanır. İhale için oluşturulan ihale komisyonu üyelerine (4734 sayılı Kanunun 3/f maddesi kapsamında istisna edilen Yükseköğretim Kurumlarının bilimsel projeleri ile ilgili yapılacak alımlarının ihale komisyonları 2003/6554 sayılı kararnamenin 7nci maddesine göre oluşturulur) ilan veya daveti izleyen üç gün içerisinde gerekli incelemeleri yapmalarını sağlamak için ihale işlem dosyasının birer örneği yazı ekinde gönderilir. Harcama birimlerince 4734 3/e maddesi gereğince yapılacak alımlar için alım yetkilisi idari birim veya personel ya da alım komisyonu görevlendirilir ve alım yapılacak kuruluş ile mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem gerçekleştirilir.(alım komisyonu, tek sayı olmak üzere en az 3 üyeden oluşur.) 3- İhale ile yapılan alımlarda ihale komisyonu yasal prosedüre göre ihaleyi gerçekleştirir ve ihale komisyon kararı harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisinin ihale kararını onaylamasına müteakip yasal prosedür sonunda işlem dosyası kontrol edilmek üzere Daire başkanlığı ön mali kontrol birimine gönderilir. Daire Başkanlığına gönderilen taahhüt ve sözleşme tasarıları en geç on işgünü içerisinde kontrol edilir. Ön mali kontrol sonucu, Daire Başkanlığınca ilgili idareye yazılı olarak bildirilir. 4- Daire Başkanlığınca kontrol edilerek uygun görüş yazısı veya uygun görüş şerhi düşülerek harcama yetkilisine gönderilen taahhüt ve sözleşme tasarılarına ilişkin işlemlerde sözleşme taraflarca imzalanarak işlemler yürütülür. 5- İş gerçekleştirildikten sonra işin gerçekleştiğini gösteren yasal diğer belgeler de işlem dosyasına eklenir ve harcama birimince ödeme emri belgesi tanzim edilir. Ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisi tarafından Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek imza edildikten sonra harcama yetkilisi tarafından da imza edilir ve Daire Başkanlığına gönderilir. Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimi tarafından uygunluk denetimi yapılan ödeme emri ve ekleri uygun olması halinde Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanlıkları belirtilerek harcama birimine iade edilir. 6- Tekel niteliği taşıyan ve abonelik esasına dayanan harcamalarda (elektrik, su gibi) harcama talimatı, fatura gerekiyorsa icmal bulunmalıdır. Ancak bu aboneliklerin başlatılması ve hattın açtırılması için yapılacak ödemelerde ilgili harcama biriminin yetkilisinin onayı da eklenecektir. 7- Harcama birimlerince yukarıda belirtilen süreçte yapılacak her bir işlem bir önceki işlemlerin kontrolünü içermelidir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 16
ÖN ÖDEME İŞLEMLERİNİN SÜRECİ Madde 7- Harcama birimlerinin, harcamayı gerektirecek ön ödeme işlemlerinin hazırlanma süreci aşağıda belirtildiği şekilde oluşacaktır. Ön Ödeme İle Yapılacak İşlemlerde; A) Avans İşlemleri Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde kesin ödeme öncesi avans veya kredi olarak ön ödeme yapılabilmesi için, harcama yetkililerinin harcama yetkilisi mutemedi görevlendirmeleri gerekir. Harcama yetkilisi mutemedi görevlendirilmesinde aşağıdaki hususlar dikkate alınacaktır. a. Her harcama birimi için bir mutemet görevlendirilmesi asıldır. b. Zorunluluk bulunması halinde harcama yetkilileri; taşıtların akaryakıt, yağ, bakım, onarım ve işletme giderlerinde; bir bütün oluşturmakla birlikte alınacak mal veya yapılacak işle ilgili olarak ayrı yerlerde sonuçlandırılması gereken vergi ve benzeri ödeme yükümlülüklerinin yerine getirilmesinde; alınan mala ilişkin yükleme, boşaltma ve gümrük işlemleri gibi özellik arz eden işlere ilişkin giderlerde ayrı mutemet görevlendirebilir. c. Verilen avansa ilişkin iş bitirilmeden bir başka iş için kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılması gereken hallerde, ayrı bir harcama yetkilisi mutemedi görevlendirilebilir. 1- Harcama birimlerinin Merkezi Bütçe Kanununda belirtilen avans sınırı tutarlarına kadar mal, hizmet, yapım işlerini Harcama Yetkilisi mutemedi avansı ile gerçekleştirecekleri hallerde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen Harcama Talimatı (İhale mevzuatına tabi olan işlerde onay belgesi) hazırlanır. Harcama Talimatı Gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imza edilir. Harcama talimatında avansın hangi iş için verileceği, Bütçe tertibi, Bütçe ödeneği, kime verileceği ve diğer bilgiler belirtilir. 2- Harcama Talimatı Gerçekleştirme görevlisi ile Harcama Yetkilisinin imzaladığı Muhasebe işlem fişine bağlanarak Daire Başkanlığı Ön mali Kontrol Birimine gönderilir. 3- Daire Başkanlığı Ön Mali kontrol Birimi tarafından gerekli incelemeler yapıldıktan sonra muhasebe birimi tarafından Harcama Yetkilisi Mutemedine avans verilir. 4- Harcama yetkilileri, harcama yetkilisi mutemetlerine verilecek avanslarda; a) Belirlenen sınırlar dâhilinde olmak şartıyla, ihtiyaç tutarında avans verilmesine, b) Avansın ivedi ihtiyaçlar için verildiği göz önünde bulundurularak, olağanüstü durumlar dışında alım işine, avansın verildiği tarihten itibaren en geç beş gün içinde başlanılmasına, c) Avans verilmesini gerektiren ihtiyaçların ortadan kalkması halinde avansın veya kullanılmayan artıkların, bekletilmeden muhasebe birimi vezne veya banka hesaplarına iade STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 17
edilmesine, özen gösterecekler, İdareye ait paranın gereksiz yere mutemetler üzerinde kalmasına izin vermeyeceklerdir. 5- Harcama Yetkilisi Mutemedi alım işini gerçekleştirdikten sonra harcama birimi alımın gerçekleştiğine dair yasal belgelerle birlikte ödeme emri belgesini düzenler. Ödeme emri belgesi Kontrol Edilmiş Uygun Görülmüştür. Şerhi düşülerek gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanarak Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimine gönderilir, avanstan artık kalan miktarlar Harcama Yetkilisi Mutemetleri tarafından Muhasebe Birimine iade edilir. Harcama Yetkilisi Mutemetleri avans mahsup işlemlerini en fazla bir ay içerisinde sonuçlandırmak zorundadırlar. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. 6- Harcama birimlerince yukarıda belirtilen süreçte yapılan her işlem önceki işlemlerin kontrolünü içerecektir. B) Kredi İşlemleri Harcama yetkilisi tarafından kredi şeklinde ön ödeme yapılması uygun görülen giderler ile avans sınırlarını aşan giderler için kredi açılabilir. Kredi mutemede nakden verilmez veya şahsi hesabına aktarılmaz. Harcama yetkilisi mutemedi, mal veya hizmetin alındığı kişi veya kuruluşa ödeme yapılması için, adına kredi açılan banka veya muhasebe birimine hitaben kredi ödeme talimatını düzenler. Banka veya muhasebe birimince, kredi ödeme talimatında belirtilen tutar şartlar oluştuğunda alacaklının kendisine veya yetkili temsilcisine ödenir ya da varsa banka hesabına aktarılır. 1- Harcama birimlerince kredi açtırılması hallerinde harcama talimatı (İhale mevzuatına tabi olan işlerde onay belgesi) hazırlanır. Harcama talimatı gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. 2- Harcama birimi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzaladığı muhasebe işlem fişi ekine harcama talimatını bağlayarak Daire Başkanlığına gönderir. Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimi tarafından uygunluk denetimi yapılan Muhasebe işlem fişi ve ekleri uygun olması halinde Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanlıkları belirtilerek harcama birimine iade edilir. 3- Harcama birimi işin gerçekleştiğine dair yasal belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenler. Ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanarak Daire Başkanlığına gönderilir. Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimi tarafından uygunluk denetimi yapılan ödeme emri ve ekleri uygun olması halinde Kontrol STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 18
Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek, Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanlıkları belirtilerek harcama birimine iade edilir. Krediden artık kalan miktarlar harcama yetkilisi mutemetleri tarafından Muhasebe Biriminin hesabına iade edilir. Harcama yetkilisi mutemetleri kredi mahsup işlemlerini en fazla üç ay içerisinde sonuçlandırmak zorundadırlar. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. 4- Harcama birimlerince yukarıda belirtilen süreçte yapılan her bir işlem önceki işlemlerin kontrolünü içerecektir. C)Diğer İşlemlerin Süreci Madde 8- Harcama Birimlerinin, harcamayı gerektirecek diğer işlemlerinin hazırlanma süreci aşağıda belirtildiği şekilde oluşacaktır. Diğer İşlemler Süreci; 1-Ek ders ödemelerinde a- Kullanılacak standart form ( ek ders bildirim formu ) hak sahipleri tarafından Yükseköğretim Kurumunun 16/09/2005 tarihinde kabul ettiği Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar ve her dönem başında ilgili birim tarafından alınan yönetim kurulu kararında belirtilen ders görevlendirmeleri ve programları doğrultusunda eksiksiz doldurulur ve tarih konularak imzalanır. b- Hazırlanan ek ders bildirim formları dersin verildiği birimdeki ilgili bölümün başkanı ve dekan/müdür tarafından tarih belirtilerek onaylanır. c- Harcama birimi ilgili personeli tüm hak sahiplerine ait formları bir araya getirerek gerekli belgeleri ve ödeme emri belgesini hazırlayarak işlem dosyasını oluşturur. İlgili belgeler ve ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek imza edildikten sonra harcama yetkilisi tarafından da imza edilir ve Daire Başkanlığına gönderilir. Daire Başkanlığına gönderilen işlem dosyasında bulunması gereken belgeler ve ekler; - 2 adet Ödeme emri belgesi - 4 adet banka listesi ( Gerçekleştirme görevlisi tarafından onaylı ) - 1 adet bordro - 1 adet puantaj çizelgesi - Her dönemin ilk ödemesinde 1 adet işlem dosyasında 1 adet de ayrı olarak 2 adet yönetim kurulu kararı ve ek ders bildirim formları, akademik takvim. d- Harcama birimince hazırlanan işlem dosyası Daire Başkanlığına gönderilir. Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Birimi tarafından uygunluk denetimi yapılan ödeme emri ve ekleri uygun olması halinde Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Sayfa 19