KAMU PERSONEL HARCAMALARI YÖNETİM SİSTEMİ (KPHYS) PERSONEL ÖDEMELERİ 2014 YILI YENİ YIL İŞLEMLERİ KILAVUZU Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 1
FİHRİST A- MAAŞ İŞLEMLERİ A.1- Kamu Görevlilerinin Geneline ve Hizmet Kollarına Yönelik Mali ve Sosyal Haklara İlişkin 2014 ve 2015 Yıllarını Kapsayan 2. Dönem Toplu Sözleşme Hükümlerinin Uygulanması A.2-14 Günlük Fark Maaş İşlemleri A.3- Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel Maaşları A.3- Maaş Banka Listelerinin İlgili Banka Şubelerine Elektronik Ortamda Gönderilmesi A.4- Maaş Kontrol İşlemleri ve Ödeme Emri Belgesinin Muhasebeleştirilmesi A.4.1- Harcama Birimlerince İlave Yapılacak Kontroller A.4.2- Muhasebe Birimlerince Yapılacak İlave Kontroller A.4.3- Muhasebeleştirme İşlemleri A.4.4- Kapatılan, Devredilen veya Birleştirilen Harcama Birimleri B- BAŞKA BİRİMLER ADINA İZLENEN ALACAKLAR (İCRA, NAFAKA VB.) MAAŞTAN KESİLMESİ C- BÜTÇE DIŞI AVANSLARIN MAHSUP İŞLEMİ D- DÖNER SERMAYE KATKI PAYI MATRAH İŞLEMLERİ D.1- Döner Sermaye Matrahının Birleştirilmesi D.2- Üretimi Teşvik Primi Alan Personelle İlgili İşlemler E- 31.03.2013 TARİHİ İTİBARIYLA FESHEDİLEN AKTİF EĞİTİMCİLER SENDİKASININ YENİDEN AÇILMASI F- MUHASEBE BİRİMİ, KURUM VE BİRİM KODU DEĞİŞEN HARCAMA BİRİMLERİ PERSONELİNİN YENİ BİRİMİNE DEVİR İŞLEMLERİ G- MAAŞ BÜTÇE TERTİPLERİNİN KONTROLÜ E.1- Genel Bütçeli İdarelerde E.2- Özel Bütçeli İdarelerde Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 2
A. MAAŞ İŞLEMLERİ A.1- KAMU GÖREVLİLERİNİN GENELİNE VE HİZMET KOLLARINA YÖNELİK MALİ VE SOSYAL HAKLARA İLİŞKİN 2014 VE 2015 YILLARINI KAPSAYAN 2. DÖNEM TOPLU SÖZLEŞME HÜKÜMLERİNİN UYGULANMASI A.1.1-2014 yılında uygulanacak katsayılar sistemde güncellenmiştir. A.1.2- Söz konusu Toplu Sözleşmenin Eğitim, Öğretim ve Bilim Hizmet Koluna İlişkin Toplu Sözleşme başlıklı bölümünün 17 nci maddesinde Eğitim Öğretim Tazminatı ; 2006/10344 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurlarına Ödenecek Zam ve Tazminatlara İlişkin Karara ekli (III) sayılı Cetvelin A. Eğitim Öğretim Tazminatı bölümünde yer alan 100, 95 ve 85 oranları 15/01/2014 tarihinden geçerli olmak üzere 110,28, 105,28 ve 95,28 olarak, 15/07/2014 tarihinden geçerli olmak üzere 120,56, 115,56 ve 105,56 olarak uygulanır hükmü yer almaktadır. Söz konusu hüküm uyarınca, aşağıdaki unvanların özel hizmet tazminatlarına 15/01/2014 tarihinden geçerlik olmak üzere merkezden otomatik olarak 10,28 kadar ilave edilmiştir. 2000150 - Asker Öğretmen 2000110- Okul Müdürü 2000120- Okul Müdür Yardımcısı 2000140- Uzman Öğretmen 2000130- Başöğretmen 59006- Öğretmen A.1.3- Toplu Sözleşmenin 375 sayılı KHK ye ekli (II) ve (III) sayılı Cetvellerde Yer Alan Ücret Göstergesi başlıklı 20 nci maddesinde 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameye ekli II ve III sayılı Cetvellerde yer alan ücret göstergeleri 2.280 rakamının eklenmesi suretiyle uygulanır. Hükmü yer almaktadır. Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formundan 63 tazminat kodu girilmiş olan tüm personelin (Maaş referans Bilgileri menüsünde bulunan 666 sayılı KHK Eki 2 ve 3 sayılı Tabloda sayılan unvanlar) unvanlardaki ÜCRET GÖSTERGESİNE merkezden otomatik olarak 2.280 puan ilave edilmiştir (63 tazminat kodundaki oran 1 kısmına). Bu nedenle, A.1.2 ve A.1.3 te belirtilen hususlarla ilgili mahallince sistemde herhangi bir değişiklik yapılmasına gerek bulunmamaktadır. A.1.4-Toplu Sözleşmenin Programcı ve Çözümleyici Kadrosunun Hizmet Sınıfı başlıklı 24 üncü maddesinde 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname eki Cetveller ile diğer ilgili kadro cetvellerinde genel idare hizmetler (GİH) sınıfında yer alan, ancak 24/6/2013 tarihli ve 2013/5002 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla unvanları Teknik Hizmetler Sınıfına alınan Programcı ve Çözümleyici unvanlı kadroların hizmet sınıfı TH olarak uygulanır. Hükmü yer almaktadır. Söz konusu hüküm uyarınca, Unvan kodu "65359- Programcı" ve "65409- Çözümleyici" olarak kayıtlı personelin hizmet sınıfları merkezden "4- Teknik Hizmetler" olarak değiştirilmiş olup, hizmet sınıfının değişmesi nedeniyle bunların yan ödeme puanları ile özel hizmet tazminatı oranlarının (Mevcut düzenlemede ek gösterge ile ilgili bir düzenleme yapılmaması nedeniyle Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 3
programcı ve çözümleyici unvanlarındaki personele 3000 ya da 3600 gibi ek göstergelerin girişinin yapılmaması gerekmektedir), A.1.5- Büro, Bankacılık Ve Sigortacılık Hizmet Koluna İlişkin Toplu Sözleşmenin Emanet memurlarının iş riski zammı başlıklı 3 üncü maddesinde 17/4/2006 tarihli ve 2006/10344 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurlarına Ödenecek Zam ve Tazminatlara İlişkin Karara ekli (I) sayılı Cetvelde Emanet Memuru kadrolarında bulunanlar için öngörülen iş riski zammı bir kat artırımlı olarak uygulanır. Hükmü yer almaktadır. Söz konusu hüküm uyarınca, Unvan kodu "76000- Emanet Memuru" olarak kayıtlı olanların iş riski zamlarının bir kat arttırımı, A.1.6- Büro, Bankacılık Ve Sigortacılık Hizmet Koluna İlişkin Toplu Sözleşmenin İcra memurlarının özel hizmet tazminatı başlıklı 4 üncü maddesinde 17/4/2006 tarihli ve 2006/10344 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurlarına Ödenecek Zam ve Tazminatlara İlişkin Karara ekli (III) sayılı Cetvele göre icra memurlarının dereceleri itibarıyla yararlanmakta oldukları tazminat oranlarına 5 puan ilave edilir. Hükmü yer almaktadır. Söz konusu hüküm uyarınca, Unvan kodu "76257- İcra Memuru" olarak kayıtlı olanların özel hizmet tazminatı oranlarına 5 puan ilave edilmesi, Muhasebe birimleri tarafından, harcama birimleri ile koordineli olarak say2000i - Maaş Bilgi Giriş Formundan değiştirilmesi gerekmektedir (A.1.4, A.1.5 ve A.1.6 da belirtilen işlemler). NOT : YUKARIDA BELİRTİLEN DEĞİŞİKLİK VE VERİ GİRİŞİ İŞLEMLERİNİN KONTROLÜ İÇİN; KBS İnceleme ve Kontrol Raporları altında bulunan raporlar alınarak; muhasebe birimlerince ise, Maaş Unsurları Kontrol Dökümleri ile Tazminat Dökümleri altında bulunan Ücret Tazminat Göstergesi Kontrol Raporu, Yan Ödeme Kontrol Listesi ve Maaş Unsurları Kontrol Dökümü (Özel Hizmet, Makam, Yan Ödeme) raporları alınarak kontrol edilmesi gerekmektedir. Özellikle, ilgili personelin unvan bilgileri ile aldığı yan ödeme puanı ve tazminat göstergesi bilgileri kontrol edilecektir. A.2-14 GÜNLÜK FARK MAAŞ İŞLEMLERİ A.2.1- Katsayı artışından kaynaklanan 14 günlük fark maaş hesaplama işlemi Ocak ayının 15 i itibarıyla muhasebe birimlerinin kullanımına açılacaktır. Ayrıca, katsayı artışından kaynaklanan 14 Günlük Fark Maaş Hesaplaması, 01 Ocak 2014-14 Ocak 2014 maaş dönemine ait maaş hesaplaması eski katsayı üzerinden hesaplanan personel için yapılmaktadır. Bu nedenle, 01.01.2014 tarihinden sonra işe başlayan ve Ocak-2014 dönemi tam maaşı ile birlikte (varsa) 01-14 Ocak 2014 dönemi kıst maaşı yeni katsayı üzerinden hesaplanarak ödenen personele, fazladan tekrar 14 günlük fark maaşı hesaplaması yapılmaması gerekmektedir. Ancak, 15.12.2013-14.01.2014 maaş döneminde eski katsayı üzerinden maaşını alan personel, çeşitli nedenlerle (nakil vb) 14 Günlük Fark Maaş Hesaplama Formuna aktarılmamış ise bu gibi durumda olan personelin 14 Günlük Fark Maaş Hesaplama Formuna aktarılması için Fark Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 4
Maaş İşlemleri menüsüne 14 GÜNLÜK FARK TABLOSUNA AKTAR formu eklenmiş ve yetki seviyesi 500, 505 olan personelin kullanımına açılmıştır. Katsayı artışından kaynaklanan 14 günlük fark maaş ödemesi yapılması gerektiği halde 14 Günlük Fark Maaş Bilgi Girişi Formunda kaydı bulunmayan personel için; 14 GÜNLÜK FARK TABLOSUNA AKTAR Formunda Sorgu Gir butonuna tıklanarak personelin numarası girildikten sonra sırası ile Sorgu Çalıştır butonuna ve AKTAR butonuna basılarak ilgili personelin 14 Günlük Fark Maaş Bilgi Girişi formuna aktarımının yapılması gerekmektedir. A.2.2- Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formundan 27-Fark Tazminatı ve 29- Devir ve Özelleştirme Fark Tazminatı Koduyla Giriş Yapılan Personelin 14 Günlük Fark Maaşları Özelleştirme nedeniyle başka kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ve sistemde Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formunda Tazminat kodu 27- Özelleştirme Fark Tazminatı veya 29- Devir ve Özelleştirme Fark Tazminatı girilen personele fark maaş hesaplaması yapılmamaktadır. Ancak, bu kodlar hatalı olarak girilmiş veya kurumda çalışan emsali personelinin maaşıyla karşılaştırılmak suretiyle (fark tazminatı hesabında 4046 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin beşinci ve altıncı fıkralarında sayılan ödemeler dikkate alınmalıdır) fark ödenmesi gerekiyorsa, 14 Günlük Fark Maaş Bilgi Girişi Formunda Diğer Tazminat Bilgi Girişi Tablosundan 27- Özelleştirme Fark Tazminatı ya da 29- Devir ve Özelleştirme Fark Tazminatı kodunun silinip, fark maaşların yeniden hesaplatılması gerekmektedir. A.3- KADRO KARŞILIĞI SÖZLEŞMELİ PERSONEL MAAŞLARI Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel için Ocak ayı maaşının hesaplanmasından önce Sistemde bulunan Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel Maaşları<Uygulanacak Zam Oranı< Sözleşme Ücretlerine Uygulanacak Zam Girişi formunda Zam Oranı (%): % 0,27 ve Maktu Tutar:175,00 rakamı ekranda görünecek olup, kullanıcı tarafından sadece form üzerinde bulunan ZAM ORANINI UYGULA butonuna basılacaktır. A.4- MAAŞ BANKA LİSTELERİNİN İLGİLİ BANKA ŞUBELERİNE ELEKTRONİK ORTAMDA GÖNDERİLMESİ Maaş Banka Listelerinin elektronik ortamda gönderilmesi uygulaması kapsamında İş Bankası, Halkbank, Ziraat Bankası ve Garanti Bankası uygulama kapsamına alınmış olup, maaşlarını bahsi geçen banka şubelerinden alan harcama birimlerinin maaş banka listeleri bu bankalara elektronik ortamda gönderilmektedir. Diğer bankaların da uygulama kapsamına alınmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir. Bu çerçevede, maaş banka listelerinin elektronik ortamda gönderilmesi uygulaması kapsamında, ilgili harcama biriminin yeni bir promosyon anlaşması yapması nedeniyle banka şubesini değiştirmesi durumunda maaş ödemesinde sorun yaşanmaması bakımından ilgili harcama biriminin Maaş Referans Bilgileri menüsünde bulunan; 1- Harcama Birimleri Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi Formu ndan önceden girilmiş olan Banka Şube Kodu, Banka Hesap No ve IBAN Bilgisinin güncellenmesi, 2- Disket Banka Kod Bilgileri Formu ndan Banka Şube Kodu, Firma Kodu (Müşteri No) ve Firma Hesap No (Müşteri Hesap numarası) bilgilerinin güncellenmesi gerekmektedir. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 5
Ayrıca, harcama birimlerinde maaş işlemlerini yürütmekle görevli gerçekleştirme görevlilerinin (eski adıyla maaş mutemetleri) maaş ödeme gününden en az iki iş günü öncesine kadar Banka Aktarım İşlemleri Formunda bulunan Banka Listesi Kontrol Dökümünü alıp banka listesini kontrol etmeleri, Banka Listesi Gönder butonuna basmaları ve uygulama kılavuzunda belirtilen uygulama esaslarına göre işlemlerini yürütmeleri gerekmektedir. A.5- Maaş Kontrol İşlemleri ve Ödeme Emri Belgesinin Muhasebeleştirilmesi A.5.1- Harcama Birimlerince İlave Yapılacak Kontroller Harcama birimleri yetkilileri tarafından gerekli kontrollerin yapılabilmesi için ödeme emri belgesi ve eki raporlar dışında, KBS Maaş Modülü < Maaş Raporları içerisine MAAŞ İNCELEME VE KONTROL DÖKÜMLERİ menüsü içerisinde bulunmakta olup, harcama yetkilileri ile maaş mutemetlerince her ay söz konusu kontrol raporlarından gerekli kontrollerin yapılması gerekmektedir. A.5.2- Muhasebe Birimlerince Yapılacak İlave Kontroller Muhasebe birimleri tarafından, Aylıkların Banka Aracılığıyla Ödenmesi Hakkında 1 Sıra No lu Genel Müdürlüğümüz Genel Tebliğinde belirtilen sürelere uygun olarak maaş işlemlerinin yürütülmesi ve maaş işlem süreçlerinin (nakit talebinin yapılıp yapılmama durumu dahil) kontrolüne ilişkin hazırlanan Maaş Kontrol Dökümleri menüsünde bulunan raporlardan özellikle, - Maaş Kontrol Dökümü (Muhasebe Birimi), - Harcama Birimleri Maaş Bilgileri, raporlarının alınması ve harcama birimlerinden gelen ıslak imzalı ödeme emri belgesi ile sistemde otomatik olarak muhasebeleştirilen ödeme emri belgesinin (Bu kontrol özellikle İl, İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri bünyesinde birleştirilen öğretmenevleri, okullar ve Sağlık Bakanlığı taşra birimlerinden birleştirilen harcama birimlerinin maaş işlemlerinde önemli olup, Maaş Hesaplama Formunda hatalı olarak Muhasebeleştir butonuna tıklanması neticesinde birleştirilen birimlerden sadece tek birimin ödeme emri belgesinin oluşturulmasının önlenmesi bakımından önem arz etmektedir) karşılıklı kontrol edilerek onaylanması gerekmektedir. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 6
Ayrıca, daha önce çeşitli tarihlerde yapılan KBS (say2000i) duyurularında belirtildiği üzere; muhasebe birimleri tarafından Ödeme Emri Belgesi, Bordro İcmal ve Banka Listesi karşılıklı kontrol edilecek, maaş ödemelerine ilişkin nakit talepleri zamanında yapılacak (maaş ödeme gününden en az 2 iş günü öncesi maaş işlemleri tamamlanmış ve nakit talebi yapılmış olmalı) ve bu hususta harcama birimleri bilgilendirilecektir. A.5.3- Muhasebeleştirme İşlemleri Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemin (say2000i) de, Maaş Hesaplama Formunda bulunan ONAY butonuna basılmaması nedeniyle Emsan TXT dosyalarının oluşmaması, bordroların e- Bordro sistemine yansımaması gibi durumlar yaşanmakta ve bu gibi eksik ya da hatalı yapılan işlemin sonucunun merkezden düzeltilmesi talep edilmektedir. Uygulama sürecinde, bu tür hatalı ya da eksik işlemler nedeniyle sıkıntılar yaşanmaması ve onaysız bordrolara ait bilgilerin maaş raporlarında gösterilmemesi için uygulama yazılımında değişiklik yapılmıştır. Buna göre; maaş ödeme emri belgesi eki bordro icmal, banka listesi gibi kanıtlayıcı belgelerin KBS üzerinde oluşturulabilmesi ve alınabilmesi için Maaş Hesaplama Formunda kurum ve birim kodu girildikten sonra, sırasıyla HESAPLA, ÖDEME EMRİ BELGESİ ve ONAY butonlarına basılmak suretiyle hesaplanmış olan bordroların onaylanması gerekmektedir. ONAY butonuna basıldıktan sonra Bordro İcmal, Banka Listesi gibi Sistemde bulunan tüm raporlar alınabilecektir. Harcama biriminden ıslak imzalı evraklar geldikten sonra, Maaş Hesaplama Formundan kurum, birim kodu girilerek doğrudan MUHASEBELEŞTİR butonuna basılmak suretiyle ödeme emri belgesinin otomatik olarak muhasebeleştirilmesi gerekmektedir. A.5.4- Kapatılan, Devredilen veya Birleştirilen Harcama Birimleri Kapatılan, devredilen veya başka bir birimle birleştirilmiş olan harcama birimlerinin maaş ödemesi için bankalarla yaptıkları promosyon anlaşmalarının devam etmesi durumunda, maaş ve diğer özlük ödemeleri önceden tanımlı olan birim kodlarından yapılmaya devam edilecektir. Ancak, ilgili kurumsal kodun altında farklı bir birim kodu tanımlı değilse Uygulama Destek hattı üzerinden çağrı açmak suretiyle (çağrı Muhasebe Uygulamaya açılacaktır) yeni bir birim kodu açtırılacaktır. Bu birimlerin bankalarla yapmış oldukları promosyon anlaşması bittiğinde kayıtlı olan personelin tamamı yeni birim kodlarına aktarılacaktır. Önemli Not: Maaş Bilgi Girişi Formunda ilgili memurun Banka IBAN NO alanına kesinlikle harcama biriminin ortak maaş hesabına ya da başkasına ait IBAN bilgisi girilmeyecek olup, maaş ödemesinin doğru bir şekilde gerçekleşebilmesi için söz konusu alana mutlaka ilgili personelin kendi IBAN Bilgisinin girilmesi gerekmektedir. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 7
B- BAŞKA BİRİMLER ADINA İZLENEN ALACAKLAR (İCRA, NAFAKA VB.) MAAŞTAN KESİLMESİ Muhasebe birimlerinin hesaplarının 2014 yılına devir işlemleri beklenilmeksizin Ocak 2014 maaş dönemine mahsus olmak üzere 948- Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabının detay ekonomik kodlarında takibi yapılan 02.01- Normal İcra Kesintisi, 02.02- Nafaka Kesintisi, 02.03- Taahhütlü İcra Kesintisi ve diğer detay ekonomik kodlardan yapılması gereken kesintilerle ilgili giriş işlemi, doğrudan Maaş Bilgi Girişi Formunda bulunan Maaş Kesinti Bilgileri formundan ilgili kesinti kodları girilerek yapılacaktır. 2014 yılına devir işlemleri tamamlandıktan sonra Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Dosya Bilgi Girişi Formundan açılan dosyalar ile muhasebe kaydı arasında bağlantı kurulabilmesi için 948- Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabında düşme kaydı yapılacaktır (Muhasebe kaydı yapılırken Kesintinin Maaştan Yapılmasını Kabul Ediyor musunuz? sorusuna HAYIR seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir). C- BÜTÇE DIŞI AVANSLARIN MAHSUP İŞLEMİ Muhasebe birimleri tarafından Aralık ayının 15 inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinden 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen ve 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının, 05.01-Maaş Avansları ekonomik koduna borç kaydedilerek ertesi yıla devrettirilen tutarlar, yeni yılın başında en geç iki hafta içinde HYS üzerinden (manuel olarak) 630-Giderler Hesabı (İlgili Ekonomik Kodlar) borç, 162.05.01 - Maaş Avansları alacak, yansıtma kaydı olarak 830 - Bütçe Giderleri Hesabına (İlgili Ekonomik Kodlar) borç ve 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydı girilmek suretiyle düzenlenecek ödeme emri belgesinin imza süreci tamamlanmak suretiyle mahsup işlemi gerçekleştirilecektir. D- DÖNER SERMAYE KATKI PAYI MATRAH İŞLEMLERİ D.1- Döner Sermaye Matrahının Birleştirilmesi Ocak -2014 maaş döneminde, Aralık ayına ait döner sermaye katkı paylarının Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Formundan girişi ile ilgili olarak Gelir İdaresi Başkanlığının 02.02.2009 tarihli ve 10632 sayılı görüşü esas alınmak suretiyle aşağıda yapılan açıklamalara göre işlemlerin yapılması gerekmektedir; Aralık-2013 dönemine ait döner sermaye katkı payı tutarı Ocak - 2014 ayı içerisinde tahakkuk ettirilip yine Ocak ayı içerisinde (2014 yılında yeni vergi dilimi üzerinden gelir vergisi hesaplandığı takdirde) ödenmişse, bu durumda bu hesaplamadan oluşan vergi matrahının maaş hesabına dahil edilebilmesi için harcama birimlerince KBS de bulunan Döner Sermaye Formundan brüt ve net tutar alanlarına giriş yapılması ve muhasebe birimine gönder işleminin yapılması; muhasebe birimlerince de Döner Sermaye Katkı Payı Girişi formundan Sorgu Gir butonu (kurum, birim kodu ile ay ve yıl bilgisi girilerek Sorgu Çalıştır butonuna tıklanır) harcama birimlerince girilmiş olan döner sermaye katkı payı bilgisinin ekrana getirilmesi ve gerekli kontrollerin yapılmasından sonra matrahları birleştirmek üzere ONAY butonuna basılması gerekmektedir. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 8
Aralık-2013 dönemine ait döner sermaye katkı payı tutarı, Aralık ayı içerisinde tahakkuk ettirilip (2013 yılında devam eden vergi diliminden gelir vergisi hesaplandığı takdirde) aynı ay içerisinde ödenmişse; Aralık- 2013 döneminde tahakkuk ettirilip (2013 yılında devam eden vergi diliminden gelir vergisi hesaplandığı takdirde) Ocak- 2014 döneminde ödenmişse; Döner Sermaye Katkı Payı Giriş formundan Brüt Tutar alanına giriş yapılmayacak olup, maaş hesabında döner sermaye katkı payının mahsup edilebilmesi için Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Formunda sadece Net Tutar alanına giriş yapılacaktır. Aralık-2013 dönemine ait döner sermaye katkı payı tutarı Ocak - 2014 ayı içerisinde tahakkuk ettirilip yine Ocak ayı içerisinde (2014 yılında yeni vergi dilimi üzerinden gelir vergisi hesaplandığı takdirde) ödenmişse, bu durumda bu hesaplamadan oluşan vergi matrahının maaş hesabına dahil edilebilmesi için Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Formunda brüt ve net tutar alanlarına giriş yapılması gerekmektedir. Aralık-2013 dönemine ait döner sermaye katkı payı tutarı Ocak - 2014 ayı içerisinde 201 3 yılı devam eden gelir vergisi dilimi uygulanmak suretiyle (daha yüksek vergi diliminden) gelir vergisi tahakkuk ettirildikten sonra personele ödeme yapılması durumunda Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Formunda sadece net tutar alanına giriş yapılması gerekmektedir. Bu durumda, döner sermaye katkı payından oluşan vergi matrahı maaş hesabına dahil edilmeyecektir. Yukarıda açıklanan durumlar göz önünde bulundurularak, harcama birimlerince KBS Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Formundan hatalı olarak girilen ve maaş hesaplamasına dahil edilecek olan döner sermaye vergi matrahları Maaş Hesaplama Formunda bulunan Döner Sermaye Katkı Payı Girişi Sil butonu aracılığıyla silinebilecektir. D.2- Üretimi Teşvik Primi Alan Personelle İlgili İşlemler 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin ek 9 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan hükme istinaden ve 161 Seri Nolu DMK Tebliğinde açıklandığı üzere; Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığının üretimi teşvik priminden yararlanan personeline anılan maddenin birinci fıkrasına göre ek ödeme yapılmayacağından bir önceki yıl/dönem ödenen üretimi teşvik primi toplam tutarının Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formundan 55 -Önceki Yıl Döner Sermaye Katkı Payı Toplamı tazminat koduyla sisteme girilmesi gerekmektedir. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 9
E- 31.03.2013 TARİHİ İTİBARIYLA FESHEDİLEN AKTİF EĞİTİMCİLER SENDİKASININ YENİDEN KURULMASI Bilindiği üzere, Sendika Kesinti Kodu 8130- Aktif Eğitimciler Sendikası (333 hesabın 10.3.6.65 ekonomik ayrıntı kodunda tanımlı) 31.03.2013 tarihinde feshedilmiş ve 01.04.2013 tarihi itibarıyla 333-10.3.6.65 kodundan sisteme giriş yapılması engellenmişti. Ancak, bazı muhasebe birimlerince söz konusu sendika üyesi personelden bazılarının Maaş Bilgi Girişi Formunda bulunan KESİNTİ formundan 8130- Aktif Eğitimciler Sendikası kesinti kodunun silinmemesi nedeniyle maaşlarından kesinti yapılmaya devam edildiği anlaşılmıştır. Ekli listede yer alan personelden 4,5,6,7,8,9,10 ve 11. aylara ait maaşlarından 8130 kesinti koduyla yapılmış olan kesinti tutarlarının ilgililerine iade edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, bahsi geçen sendikanın 22.11.2013 tarihinde 8350- Aktif Eğitimciler Sendikası (Aktif Eğitim-Sen) (333 hesap 10.3.6.92 ekonomik ayrıntı kodu) kesinti koduyla yeniden açılmış olması nedeniyle ilgili personelin yeniden açılmış olan bu sendikaya üye olup olmadığı araştırılarak üye olan personelden kesilen tutarın 8350 koduyla tanımlı Aktif Eğitim-Sen hesabına gönderilmesi, 12.ayda üye olmayan personelden kesilen tutarların da ilgililerine iade edilmesi gerekmektedir (333 hesabın 10.3.6.65 ekonomik kodunda bekleyen tutarların çıkışına 15.01.2014 tarihinden itibaren izin verilecektir). F- MUHASEBE BİRİMİ, KURUM VE BİRİM KODU DEĞİŞEN HARCAMA BİRİMLERİ PERSONELİNİN YENİ BİRİMİNE DEVİR İŞLEMLERİ Not: Bu form, ilgili harcama biriminde kayıtlı personelin tamamının başka bir birime devredilmesi durumunda kullanılacaktır. İlgili birimdeki personelin tamamı değil de bazıları aktarılacaksa Naklen Geçme, Naklen alma işlemi yapılacaktır. 1- Devir Alacak Muhasebe Birimince (Yeni muhasebe birimi) Yapılacak İşlemler: Muhasebe Referans Bilgileri<Daire ve Birim Bilgileri Tablosunda harcama birimi kodunun tanımlı olup olmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir. Söz konusu Formda harcama birim kodu tanımlı ise, maaş işlemlerinin sistemden yürütülebilmesi için Muhasebe Referans Bilgileri < Daire ve Birim Bilgileri formundan ilgili birim sorgulanarak DURUM alanına 2 rakamı yazılmalı (505 yetki seviyesine sahip personel tarafından), tanımlı değilse Uygulama Destek Hattı üzerinden Uygulama grubu seçilmek suretiyle çağrı açılarak sistemde birim kodu tanımlatılacak ve merkezden verilecek olan birim kodu üzerinden işlem yapılacaktır. 2- Devredecek Muhasebe Birimince (Eski muhasebe birimi) Yapılacak İşlemler: Muhasebe biriminde 500 ya da 505 yetki seviyelerine sahip personel tarafından, Maaş Bilgileri menüsünde bulunan SAYMANLIK VE KURUM BAZINDA PERSONEL AKTARMA FORMU aracılığıyla personelin harcama birimleri arasında devir işlemi aşağıda belirtildiği şekilde yapılacaktır; 2.1-Aynı Muhasebe Biriminde Kayıtlı Farklı Bir Harcama Birimine Aktarılması: Form açıldığında, ESKİ MUHASEBE BİRİMİ bölümünde personelin halen kayıtlı bulunduğu harcama birimine ilişkin kurumsal kodu (devredilen harcama biriminin kurum ve birim kodu) girilerek ENTER tuşuna basılacaktır. YENİ MUHASEBE BİRİMİ bölümünde ise, personelin bilgilerinin aktarılacağı yeni harcama biriminin kodu yazılarak enter tuşuna basıldıktan sonra MUHASEBE / HARCAMA BİRİMİ DEĞİŞTİR butonuna basılacaktır. 2.2- Başka Bir Muhasebe Birimindeki Harcama Birimine Aktarılması: Söz konusu formda YENİ MUHASEBE BİRİMİ alanında önce devralacak muhasebe biriminin kodu yazılacak ve ENTER tuşuna basılacaktır. Sonra da aktarılacak harcama biriminin kodu yazılarak sırasıyla Enter tuşuna ve MUHASEBE / HARCAMA BİRİMİ DEĞİŞTİR butonuna basılacaktır. Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 10
3- Tanımlama İşlemleri: 3.1-Muhasebe birimlerince, harcama birim kodu ile muhasebe birim kodu değişikliği tamamlandıktan sonra gerekli kontroller karşılıklı olarak yapılacak ve devralan muhasebe birimlerince ilgili harcama birimi kullanıcılarının KBS de yetkilendirilmesi işlemleri yapılacaktır. 3.2-Sosyal güvenlik mevzuatına ilişkin iş ve işlemlerin (işyeri bildirgesi işlemleri vb.) ivedilikle tamamlanması ve herhangi bir cezai durumla karşılaşılmaması için iş yeri değişikliği vb işlemlerin harcama birimlerince yapılmasına yönelik gerekli bilgilendirme yapılarak, Muhasebe Modülünün SGK Kesenek Gönderme İşlemleri menüsünün altına eklenen SGK İşyeri Numarası Düzeltme Formundan Emsan Say. Kod. ve Emsan Kur. Kod. bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. 3.3-Maaş Hesaplama işleminin yapılabilmesi için, Maaş Referans Bilgileri Menüsünde bulunan Harcama Birimi Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi Formu ndan Sorgu Gir-Sorgu Çalıştır işlemi ile harcama birimleri ekrana getirilerek, harcama birimlerinin vergi numarası ile maaş ödemesi yapılan kurum maaş hesabının bulunduğu banka şube kodu ve IBAN bilgilerinin mutlaka girilmesi gerekmektedir. 3.4-Maaş banka listelerinin aktarma işleminin elektronikortamda yapılabilmesi için Maaş Referans Bilgileri Menüsünde bulunan Disket Banka Kod Bilgileri Formu ndan Banka Şube Kodu, Firma Kodu (Müşteri No) ve Firma Hesap No (Müşteri Hesap numarası) bilgilerinin girilmesi/güncellenmesi gerekmektedir. G-MAAŞ BÜTÇE TERTİPLERİNİN KONTROLÜ G.1- GENEL BÜTÇELİ İDARELERDE; Harcama birimimin maaş ödemesini yaptığı bütçe tertibinin yeni yılda değişmesi nedeniyle Maaş Hesaplama Formundan ödeme emri belgesinin oluşturulamaması durumunda ilgili tertibin merkezden tanımlanabilmesi için maaşın hangi fonksiyon kodundan ödeneceğini belirtir şekilde Uygulama Destek Hattından çağrı açılması (Personel Ödemeleri seçilmek suretiyle) gerekmektedir. G.2- ÖZEL BÜTÇELİ İDARELERDE; Maaş hesaplama, bordrolarının oluşturulması ve muhasebe kaydının otomatik olarak yapılması işlemlerini say2000i sistemi üzerinden gerçekleştiren Özel Bütçeli İdare Muhasebe Birimlerinde, maaş bütçe tertipleri 500 ve 505 yetki seviyesine sahip kendi personeli tarafından tanımlanabilmesine ilişkin yazılım çalışması tamamlanmış ve sisteme atılmıştır. Buna göre; Maaş Referans Bilgileri menüsünde bulunan Maaş Bütçe Tertipleri Girişi (Fonksiyonel Kod) Formunda maaş hesaplaması yapılan harcama birimlerinin kurum ve birim kodu girilerek ENTER tuşuna tıklanır ve ilgili harcama biriminin maaş bütçe tertibine ilişkin Fonksiyonel Kodları ile Finansman Tipi girilerek KABUL butonuna basılır. Sistemde girilen bütçe tertibi Muhasebe Referans Bilgileri Menüsünde bulunan Bütçe Tertip Tablosunda kayıtlı bütçe tertipleri ile kontrol edilmekte ve hatalı tertip girişi engellenmektedir. ----------------------------------------03/01/2014----------------------------------------- Personel Yazılım ve Uygulama Dairesi Sayfa 11