Sayfa : 1 / 12 1. AMAÇ: Koç Üniversitesi nin vizyonu doğrultusunda belirlenen stratejik hedeflerine erişilmesi amacıyla kurumsal ve bireysel olarak gerçekleştirilen çalışmaların etkinliği ve verimliliğini adil ve objektif kriterler kullanarak ölçmek ve ortaya çıkan başarının ödüllendirilmesini sağlamaktır. 2. KAPSAM: Bu prosedür, Koç Üniversitesi tam zamanlı ve kısmi zamanlı kadrosunda görev yapan idari personeli ve idari görevlendirme yapılan akademik personeli (idari görev süresi boyunca) kapsar. 3. REFERANSLAR: --- 4. SORUMLULUKLAR: 4.1. Performans yönetim sisteminin Koç Üniversitesi idari personeli tarafından benimsenmesi ve kullanılmasından ve sistemin sürekliliğinin sağlanmasından Rektör sorumludur. 4.2. Performans yönetim sisteminin uygulatılmasında İnsan Kaynakları Direktörlüğü, birim yöneticisi ve personel birlikte sorumludur. 4.3. Bu prosedürün hazırlanmasından ve/veya güncellenmesinden İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Performans Partnerleri sorumludur. 4.4. Hedef belirleme, izleme ve değerlendirme dönemlerinde personelden sistemin uygulanmasına ve detaylarına ilişkin gelen her türlü sorunun cevaplanmasından Performans Partneri ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü birlikte sorumludur. 5. TANIMLAR 5.1. Kritik Başarı Faktörü Koç Üniversitesi nde bulunan her idari birimin ve bu birimlerde görev yapan personelin hedeflerine ulaşarak gerçekleştirdiği iş sonuçlarını, Koç Üniversitesi stratejik hedefleri doğrultusunda ölçümlemeyi sağlayan parametrelerdir. Kritik Başarı Faktörleri belirlenirken, finansal boyut, hizmet boyutu, süreç boyutu, öğrenme ve gelişim boyutu ayrı ayrı ele alınır. 5.2. Kritik Başarı Faktörünün Boyutları 5.2.1. Finansal Boyut: Koç Üniversitesi Üst Yönetimi nin beklentilerini karşılamak amacıyla kritik başarı faktörlerinin açılımı veya destekleyicisi niteliğindeki her türlü finansal hedeftir. 5.2.2. Hizmet Boyutu: Kurumsal performans hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamak amacıyla paydaşlara yönelik her türlü hedeftir. 5.2.3. Süreç Boyutu: Finans ve hizmet hedeflerinin başarısını desteklemek amacıyla Koç Üniversitesi üst yönetimine, çalışanlara, paydaşlara, topluma ve tüm iş ortaklarına yönelik her türlü süreç iyileştirme hedefleridir.
Sayfa : 2 / 12 5.2.4. Öğrenme ve Gelişim Boyutu: Finans, hizmet ve süreç hedeflerine ulaşma yönünde atılım yapılmasını sağlayacak, yeni altyapı, bilgi teknolojisi, iş yapış şekilleri, iletişim veya kurumsal yetkinlik yaratmaya ve geliştirmeye yönelik her türlü hedeftir. 5.3. SMART Hedef SMART, Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Bounded kelimelerinin baş harflerinin bir araya gelmesi ile oluşmuştur ve belirlenen hedeflerin, etkili ve doğru bir şekilde ölçülebilmesini sağlayabilmek için kesin, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zaman planlı olmasını ifade eder. 5.4. Hedef Kartı Performans yönetim sistemi kapsamında personelin bireysel iş hedefleri, kişisel gelişim hedeflerini tanımladığı formdur. Bu formda hedeflerin ölçüm göstergeleri ve tüm hedefler içerisindeki ağırlıkları belirlenir. Performans yönetim takvimi (hedef belirleme, izleme, değerlendirme dönemi) boyunca kişi performansının gerçekleşme düzeyi birim yöneticisi ile birlikte bu form üzerinden takip edilir ve belirli formüller içererek performans puanı hesaplanır. 5.4.1. Hedefi Tanımı Birimin kritik başarı faktörleri dikkate alınarak bireylere atanan yıllık hedeflerin açık şekilde ifade edilmesi ve herkes tarafından aynı şekilde anlaşılmasının sağlandığı hedef tanımıdır. 5.4.2. Gösterge 5.4.3. Birim İlgili hedefin ne şekilde ölçüleceğinin ve nasıl bir değer alacağının ifadesidir. Ölçülen hedefin alacağı değerin yüzde, zaman dilimi, puan vb. cinsinden ifadesidir. 5.4.4. Mevcut Değer Bir önceki yıldan tekrarlanan hedeflerde önceki yıl ortaya konan ya da hedefin mevcut durumunu gösteren puandır. 5.4.5. Hedef Değer Hedefe tam olarak ulaşılması durumunda ortaya çıkan değerdir. 5.4.6. Alt Sınır / Üst Sınır 5.4.7. Ağırlık Alt sınır, ulaşılması hedeflenen değere tam olarak ulaşılarak beklenen performansın ortaya konulamadığı ancak yine de kabul edilebilir bir performans sergilendiği durumlar için belirlenecek minimum değerdir. Üst sınır, hedeflenen değerin üzerinde bir performansın sergilendiği ve katma değer yaratıldığı durumlarda ortaya çıkabilecek değerdir. Çalışanın performansına yönelik ilgili hedefin önem katsayısıdır. Bir hedef kartındaki göstergelerin ağırlıklarının toplamı %100 olmalıdır. 5.4.8. Yarıyıl Sonuçları Her yıl Temmuz ayında İzleme görüşmelerinde hedeflerin yarıyıl değerlendirmeleri yapıldığı zaman ortaya çıkan hedef gerçekleştirme durumlarını ifade eden değerdir.
Sayfa : 3 / 12 5.4.9. Gerçekleşen Değer Her yıl performans değerlendirme döneminde hedeflerin yıllık değerlendirmeleri yapıldığı zaman ortaya çıkan hedef gerçekleştirme durumlarını ifade eden değerdir. 5.4.10. Takdir Puanı Birim yöneticisinin çalışanla ilgili oluşan kanaate göre toplam performans puanının maksimum %10 luk payını oluşturan puandır. 5.4.11. Performans Puanı İlgili hedeflerin değerlendirilmesi sonucunda, 0-150 puan skalası üzerinden alınan puanı ifade eder. 5.4.12. Ağırlıklı Performans Puanı İlgili hedefin aldığı performans puanının, ağırlık (%) ile çarpımı sonucunda bulunan değerdir. 5.5. Performans Partneri Koç Üniversitesi performans yönetim sisteminin tüm idari birimlerde eş seviyede yürütülmesini, her birimde görev yapan personel açısından aynı şekilde anlaşılmasını ve sistemin eşgüdüm içerisinde yönetilebilmesini sağlamak amacıyla; birim yöneticileri tarafından her performans dönemi için yeniden belirlenen ve performans yönetim sisteminin kendi birimindeki uygulamasından sorumlu olan kişilerdir. 5.6. Hedef Belirleme Dönemi Her yıl Şubat ayı sonuna kadar personelin, kritik başarı faktörünü 4 ayrı boyutu ile dikkate alarak hedeflerini belirledikleri, birim yöneticisi ile uzlaşma sağlayarak hedef kartını oluşturup karşılıklı olarak onayladığı dönemdir. 5.7. İzleme Dönemi Her yıl Temmuz ayının sonuna kadar yılın başında belirlenen hedeflerin gözden geçirildiği, SMART olmayan hedeflerin İnsan Kaynakları Direktörlüğü nün onayı ile revize edilebildiği ve yılın ortasında hedeflerin başarılma seviyelerinin değerlendirildiği, yılsonuna kadar belirlenen hedeflerin başarılıp başarılamayacağının tahlil edildiği dönemdir. 5.8. Performans Değerlendirme Dönemi Her yıl Aralık ayının sonunda, personel ve birim yöneticisi tarafından hedef ve/veya kriter bazlı performansın değerlendirildiği ve gerçekleşen performansın belirlendiği dönemdir. 5.9. Davranış Kriteri Bazında Değerlendirme Koç Üniversitesi İş Değerlendirme sistemi kapsamında belirlenen kademeler doğrultusunda F kademe ve üzerindeki pozisyonlar için hedef bazında, E kademe pozisyonlar için hedef ve davranış kriterleri bazında, D kademe ve altındaki pozisyonlar için davranış kriterleri bazında performansın değerlendirilebilmesini sağlayan sistemdir. D kademe ve altındaki pozisyonlarda birim yöneticisi, personel ve personelin en çok hizmet sunmakta olduğu birimlerde görev yapan minimum 3 kişinin davranış kriteri bazında yapacağı değerlendirme sonuçlarına dayanarak performans puanı belirlenir.
Sayfa : 4 / 12 5.10. Performans Geribildirimi Birim yöneticisinin kendisine bağlı görev yapan personel ile kişisel gelişime katkı sağlamak amacıyla düzenli periyotlarda yaptığı spesifik ve geleceğe yönelik gelişim mesajları içeren birebir görüşmedir. 6. TEMEL PRENSİPLER 6.1. KURUMSAL PERFORMANS YÖNETİMİ Üniversite, Eğitimde ve araştırmada, Türkiye de en iyi ve uluslar arası platformda önde gelen üniversite olmak vizyonuna nasıl ulaşılacağını tarif etmek amacıyla kurumsal stratejiler belirler. Bu stratejiler orta ve uzun vadeli olarak yapılandırılmakta olup, Koç Üniversitesi Mütevelli Heyeti ve üst yönetimi tarafından onaylanır. Bu orta ve uzun vadeli stratejiler yıllık iş planlarına ve hedeflenen sonuçlara dönüştürülür. Bu hedeflenen sonuçlarla uyumlu olarak yıllık bütçeler oluşturulur. Bütçe takvimi ilgili yılın Ocak Aralık ayları için yapılır. Kurum hedeflerinin gerçekleşmesi, bunlarla uyumlu olarak tanımlanan ve aşağıya doğru kırılan departman/birim hedefleri ile sağlanır. Üniversitenin vizyonuna optimum sürede ulaşması için, stratejiler ve yıllık sonuçlar her yıl yeniden gözden geçirilerek ulaşılma seviyelerine göre revize edilir. 6.1.1. Kritik Başarı Faktörlerinin Belirlenmesi Kritik başarı faktörleri, Koç Üniversitesi stratejik hedeflerine idari birimlerin ulaşmasında kullanılan ve hedeflere ulaşılma seviyesini ölçmeyi sağlayan göstergelerdir. Performans Yönetim sisteminin kurgulanmasından itibaren kritik başarı faktörlerini belirlemek amacıyla birimler bazında analizler yapılmaktadır. Bu analizler, birimlerden belirlenen 5-7 kişi arası personel ile İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Performans Partneri nin danışmanlığında yürütülmektedir. 6.1.2. Bütçe Planlama Dönemi Mali İşler Direktörlüğü her yıl Ekim ayında gerçekleşen yıl bütçe değerlendirmesi ile gelecek yılın bütçe planlama çalışmalarını başlatır. Mali İşler Direktörlüğünün belirlediği takvim çerçevesinde birimler, birim/departman bütçelerindeki gerçekleşen sonuçları analiz ederler, gelecek dönem ile ilgili Üniversitenin stratejileri doğrultusunda bir tahmin yürüterek, ertesi yılın bütçelerini Mali İşler Direktörlüğü ve Rektör e sunarlar. Nihai bütçe her yıl Aralık ayında yapılan Mütevelli Heyeti toplantısında sunularak, onaylanır. 6.1.3. Birim Hedeflerinin Belirlenmesi Onaylanmış bütçeler üzerinden birimler, kendi yıllık iş sonuçlarını değerlendirir ve gelecek yılın hedeflenen iş sonuçlarını bütçeleri ile uyumlu olarak hazırlarlar. 6.1.4. Hedef Yönlendirme Birim hedeflerinin kurum hedefleri ile uyumlu olması durumunda kurum başarısı sağlanacağından, gelecek yılın hedefleri onaylandıkça, bir üst birim, kendi onaylanan hedeflerini, ilgili alt birimlere doğru yönlendirir. Böylece hedeflerin birbiri ile ilişkilendirilmesi sağlanmış olur.
Sayfa : 5 / 12 6.2. BİREYSEL PERFORMANS YÖNETİMİ 6.2.1. Hedef Özellikleri ve Hedef Belirleme Dönemi a. Hedef belirleme aşamasında Koç Üniversitesi nin kurumsal stratejileri, kurum hedefleri ve yıllık bütçe planları doğrultusunda belirlenen kritik başarı faktörleri 4 alt boyutunda (finans, hizmet, süreç, öğrenme ve gelişim) dikkate alınır. b. Birim yöneticilerinin hedefleri belirlenirken, birimin kritik başarı faktörlerinden de yola çıkarak finansal boyuta %30 oranında ağırlık verilmesi tavsiye edilmektedir. c. Personelin hedeflerinde hizmet, süreç ve öğrenme ve gelişim boyutları dengeli şekilde yer almalıdır. Personelin finansal boyutta bir sorumluluğu yoksa hedef tanımlanmaz. d. Hedef kartında yer alan her bir hedefin ağırlık oranının minimum %5, maksimum %30 olması hedef kartının etkinliği açısından önemlidir. %5 den küçük ve %30 dan büyük ağırlıklara sahip hedefler, personelin performans puanının belirlenmesinde yanıltıcı etki yaratabilir. %30 dan büyük ağırlık oranlarına sahip hedeflerin tek hedef olarak değil alt detaylarına bölünerek birden fazla hedef olarak tanımlanmaları sağlanmalıdır. e. İdeal bir hedef kartında ortalama 6 8 hedef bulunması, maksimum 10 hedef ile hedef kartının sınırlandırılması, kriter bazlı hedef belirlerken minimum 4, maksimum 6 davranışın önceliklendirilmesi tavsiye edilmektedir. f. Personelin kişisel gelişimine yönelik hedefler belirlenirken niteliksel hedefler de belirlenebilir. Niteliksel hedeflere ilişkin detaylar, hedef kartının Açıklama bölümlerinde ayrıntılı şekilde yer almalıdır. g. Her hedef için hedefin özellikleri (niteliksel, niceliksel, finansal, oransal vb. olup olmadığına bakılarak) dikkate alınarak ulaşılması hedeflenen değer ve bu değerin alt ve üst sınırları belirlenmelidir. Alt sınır, ulaşılması hedeflenen değer ile ilgili kabul edilebilir minimum değer olarak ifade edilebilir. Üst sınır ise, hedeflenen değerin üzerinde bir performansın sergilendiği ve katma değer yaratıldığı durumlarda ortaya çıkabilecek maksimum değeri ifade eder. h. Gösterge birimi (yüzde, para birimi, zaman birimi, puan aralığı vb.), hedef gerçekleşme düzeyine ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmek amacıyla belirlenir. Gösterge belirlenirken performans değerlendirme dönemi geldiğinde, hedef gerçekleştirme oranlarının seçilen gösterge cinsinden ispatlanması gerektiği unutulmamalıdır. Performans değerlendirme döneminde hedefin gerçekleşme düzeyinin ortaya konulmasını sağlayacak somut bir çıktı (rapor, doküman, liste, analiz sonucu vb.) belirlenmeli ve hedef kartında bu çıktının ne olduğuna yer verilmelidir. i. Birim yöneticisi ve personel hedef belirleme, izleme ve performans değerlendirme döneminde gerçekleştirecekleri görüşmeleri birebir ve yüz yüze yapmalıdırlar. 6.2.2. İzleme Dönemi a. Her yıl Temmuz ayında başlayan, personel ve birim yöneticisinin karşılıklı görüşerek yarıyıl hedef gerçekleştirme durumlarını değerlendirdikleri ve gerekli aksiyon planlarını yaptıkları görüşmedir. b. İzleme görüşmesi, hem yılsonunda başarılacak hedeflere yaklaşmak için alınması gereken aksiyonların görüşüldüğü hem de geribildirim niteliği taşıyan bir görüşmedir. Düşük performansa sahip personel için geribildirim görüşmeleri daha sıklıkla yapılmalıdır.
Sayfa : 6 / 12 6.2.3. Performans Değerlendirme Dönemi a. Her yıl Kasım ayının gelmesiyle başlayan ve ertesi yıl Ocak ayının sonuna kadar tamamlanması gereken gerçekleşen performansın değerlendirildiği dönemdir. b. Performans değerlendirme görüşmesi için personel ve birim yöneticisi, gerçekleşen hedef değerler veya davranış kriterleri üzerinden giderek ve izleme görüşmeleri notlarını da dikkate alarak hazırlık yapmalıdırlar. c. Performans değerlendirme görüşmelerini zamanında tamamlamak ve belirlenen performans sonuçları ile birlikte onaylanmış hedef ve/veya davranış kriteri bazında kartları belirlenen takvimde İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne iletmek gerekir. Performans değerlendirme görüşmeleri, ön hazırlık yaparak, her hedefin veya davranışın gerçekleşme düzeyini ve performans puanını tespit etmeyi amaçlayarak, her personel için yeterince zaman ayırarak yapılması gereken görüşmelerdir. d. Performans değerlendirme döneminde personel ve birim yöneticisinin uzlaşma sağlanarak performans puanını belirlemeleri beklenir. 6.2.4. Takdir Puanı a. Birim yöneticisinin dönem içerisinde personel ile ilgili oluşan kanaatine göre verdiği 0 150 puan skalasında maksimum 15 olabilecek puandır. Birim yöneticisinin personele verdiği takdir puanını neye göre belirlediğini ve bu konudaki kanaatini açıklaması beklenir. 6.2.5. Performans Değerlendirme Puanı ve Dağılımı a. Hedef gerçekleştirme düzeylerinin ve/veya davranış kriteri bazında değerlendirme sonuçlarının personel ve birim yöneticisi tarafından belirlenmesinin ardından performans puanı hesaplanır. b. D kademe ve altı pozisyonlar için davranış kriteri bazında değerlendirme yapılırken, personelin kendisi, birim yöneticisi ve personelin yoğun şekilde çalışma yaptığı minimum 3 birimden birer kişinin yaptığı değerlendirme sonuçları, performans puanının hesaplanmasında etkilidir. c. Farklı birimler (%, TL, Zaman vb.) üzerinden kurgulanan hedeflerin 0-150 puan aralığına denk gelen karşılıklar toplamı, kişinin performans puanını belirler. d. Birimlerde yapılan performans değerlendirme çalışmaları sonucunda her birimde toplam personel sayısı üzerinden, A-E performans notu içerisindeki dağılımın, çeşitli kuruluşlarda yıllar içerisinde gözlemlenen ve aşağıda sunulan (%) dağılıma yakın bir şekilde gerçekleşmesi beklenmektedir. Performans Notu E Başarısız D Geliştirilmesi Gereken C Beklenen Performans B Beklenenin Üzerinde A Üstün Performans Yüzde (%) Dağılım 3% 10% 65% 20% 2%
Sayfa : 7 / 12 6.2.6. Genel Uygulama İlkeleri 7. YÖNTEM: a. Personel yeni işe alındıysa ve bağlı olduğu birimde 6 aydan daha kısa süredir görev yapıyorsa performans değerlendirmesi yapılan yıl için performans puanı 100 olarak kabul edilir. b. Personel, bölüm/görev yeri değişikliği nedeniyle altı aydan kısa bir süredir farklı bir birim yöneticisi ile çalışmaya başladıysa performans değerlendirme görüşmesini bir önceki birim yöneticisi ile yapar. c. Personel, bölüm/görev yeri değişikliği nedeniyle altı aydan kısa bir süredir farklı bir birim yöneticisi ile çalışmaya başladıysa bir sonraki yılın hedef belirleme görüşmesini mevcut birim yöneticisi ile yapar. d. Performans değerlendirmelerinin kademeler bazında ayrıştırılarak yapıldığı sistemde hedef ve davranış kriteri bazında yapılan performans değerlendirmesinin önerilen ağırlık dağılımları aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Kademe Hedef Ağırlığı Davranış Kriteri Ağırlığı Takdir Puanı Ağırlığı F Kademe ve Üzeri % 90 % 0 % 10 E Kademe % 60 % 30 % 10 D Kademe ve Altı % 0 % 90 % 10 7.1. Hedef ve Davranış Kriteri Belirleme Dönemi 7.1.1. Her yıl Ocak ayının gelmesiyle birlikte hedef ve davranış kriterlerini belirleme dönemine girilir ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından personele, hedef ve davranış kriterlerini belirleme döneminin geldiğine dair bilgilendirme maili gönderilir. Personelin hedeflerini ve davranış kriterlerini belirleyerek Hedef Kartı nı oluşturması ve birim yöneticilerine göndermeleri istenir. 7.1.2. Birim yöneticisi kendi birimi için performans dönemini başlatarak, personelle birim hedeflerini paylaşır ve hedef ve davranış kriteri belirleme görüşmelerini planlar. 7.1.3. Personel, hedef ve/veya davranış kriteri belirleme görüşmesi için gerekli hazırlıkları yapar ve o yıl üstleneceği iş hedeflerini, tüm davranış kriterleri içerisinde nasıl bir önceliklendirme yapacağını ve bireysel gelişimini devam ettirmek amacıyla kişisel gelişim hedeflerini belirler. 7.1.4. Hedeflerin veya davranış kriterlerinin belirlenmesi sırasında personel yönlendirme ihtiyacı hissettiğinde kendi biriminin Performans Partneri nden ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü nden destek isteyebilir. 7.1.5. Belirlenen her hedef için gerçekleşme düzeyi ve bu düzeyin alt ve üst sınırları, davranış kriterleri için de öncelikler belirlenir. 7.1.6. Hedef belirlenmesi gereken E kademe ve üzeri pozisyonlarda her hedefin toplam hedefler içerisindeki ağırlık oranları belirlenir. Birim yöneticilerinin hedef kartlarında Finansal boyutu %30 oranında ağırlıklandırmaları tavsiye edilmektedir. Personelin hedef kartında hizmet, süreç ve öğrenme ve gelişim boyutlarında hedefler, dengeli şekilde yer almalıdır. Finansal boyut, personelin bu alanda bir sorumluluğu yoksa tanımlanmayabilir.
Sayfa : 8 / 12 7.1.7. Hedef kartı oluşturularak birim yöneticisine gönderilir. Birim yöneticisi, personelden gelen kartı inceler ve ardından kendi aralarında belirleyecekleri bir tarihte personel ile hedef belirleme veya davranış kriteri önceliklendirme görüşmesini gerçekleştirirler. 7.1.8. Hedeflerin Belirlenmesi: Hedef belirleme görüşmesinde hedef kartında yer alan hedeflerin detaylı şekilde değerlendirilmesi, performans değerlendirme dönemi geldiği zaman bu hedeflerin ölçülebilir olup olmadığının tartışılması, hangi ölçüm kriterlerinin kullanılacağı, her hedefin diğer hedeflere oranla ağırlığının ne seviyede olacağı ve hedef gerçekleşme düzeyinin belirlenebilmesi için yıl boyunca tutulması gereken bir bilgi, evrak, doküman, rapor, liste, analiz vb. olup olmadığı tespit edilmelidir. Hedef kartı üzerinde her konunun net bir şekilde anlaşılmış olması, sübjektif unsurların bırakılmaması önem taşır. Kişisel gelişim hedefleri niteliksel hedefler olabileceği için bu hedeflerin ulaşması beklenen seviye açık şekilde tanımlanmalıdır. 7.1.9. Hedef Belirleme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanırsa: Personel ve birim yöneticisi arasında hedef belirleme görüşmesi sırasında müzakere edilen hedefler üzerinde anlaşma sağlanıyorsa hedef kartı, İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve ilgili birim Performans Partneri ile paylaşılır ve uygunluğunun gözden geçirilmesi sağlanır. 7.1.10. Hedef Belirleme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanamazsa: Birim yöneticisi personelden gelen hedef kartında yer alan hedefleri uygun bulmadığı takdirde hedef belirleme görüşmesinde, neden uygun bulmadığına dair personeli bilgilendirmeli ve personelden beklentisini de açıkça ifade etmelidir. Personel, birim yöneticisinin revizyon talebini değerlendirir, uygun buluyorsa gerekli revizyonu yaparak hedef kartını tekrar onaya sunar. Ancak birim yöneticisinden gelen revizyon talebini uygun bulmuyorsa uzlaşma sağlanamamış demektir ve uzlaşmanın sağlanabilmesi için hedef kartını bir üst yöneticinin değerlendirmesi istenir. Personel, birim yöneticisi veya bir üst yönetici uzlaşma sürecinde İnsan Kaynakları nın hakemliğini isteyebilirler. Bu aşamada personelin hedef kartı üzerinde gerekli uzlaşmanın sağlanması beklenir. 7.1.11. Davranış Kriterlerini Önceliklendirme: Personelin, birim yöneticisi ile birlikte hangi davranış kriterlerinin o yıl performans değerlendirme açısından dikkate alınacağını belirlemesi gerekir. Hedef belirleme sisteminde olduğu gibi personelin, birim yöneticisi ile uzlaşma sağlaması esastır ve uzlaşma sağlanamaması halinde 7.1.10 maddesinde tanımlanan uzlaşma süreci, davranış kriteri bazında değerlendirme sistemi için de geçerlidir. 7.1.12. Gözden Geçirme: Personel ve birim yöneticisinin uzlaşma sağlayarak tamamladığı hedef kartları, birim yöneticisi tarafından hem İnsan Kaynakları Direktörlüğü hem de kendi biriminin Performans Partneri ile hedef kartlarının uygunluğunun gözden geçirilmesi amacıyla paylaşılır. İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve ilgili Performans Partneri hedef kartlarını performans yönetim sisteminin kriterleri doğrultusunda incelerler ve varsa revizyon önerilerini birim yöneticisine iletirler. Bu önerilerin de personel ve birim yöneticisi tarafından birlikte değerlendirilmesi ve üzerinde uzlaşma sağlanıyorsa revizyonun yapılması gerekir. 7.1.13. Onay: Tamamlanan hedef kartları personel ve birim yöneticisi tarafından onaylanır. Birim yöneticisinin bağlı olduğu bir üst yönetici Rektör ise; hedef kartları onayladıktan sonra birim yöneticisi bir kopyasını İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne gönderir. Direkt Rektöre bağlı olmayan birimlerde hedef belirleme çalışmaları tamamlandıktan ve hedef kartları personel ve birim yöneticisi tarafından onaylandıktan sonra bir üst yöneticinin de onayı alınır ve ardından İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne hedef kartlarının bir kopyası gönderilir.
Sayfa : 9 / 12 7.2. İzleme Dönemi 7.2.1. Temmuz ayında izleme dönemine girilir ve bu dönemde personel ve birim yöneticisi karşılıklı olarak izleme görüşmesi yaparlar. 7.2.2. İzleme görüşmesinde hedef kartında bulunan hedeflerin yarıyıl gerçekleşme durumları değerlendirilir ve değerlendirme dönemine kadar hedeflere ulaşılıp ulaşılamayacağı yönünde öngörüde bulunulur. 7.2.3. Hedef Revizyonu: Hedeflerin belirlenmesi sırasında ulaşılabilir görünmekle birlikte yılın ilk altı aylık döneminde meydana gelen değişim ve gelişmeler sebebiyle izleme dönemi itibariyle ulaşılması imkânsız hale gelen hedeflerin tespit edilmesi halinde konu, birim yöneticisi ve/veya personel tarafından ilgili birim Performans Partneri ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne iletilir. İnsan Kaynakları Direktörlüğü, Performans Partneri, birim yöneticisi ve personelin birlikte karar vererek ve ihtiyaç duyulması halinde diğer birimlerden de görüş alınarak, hedefin gerçekleşmesinin olanaksız olduğu konusunda görüş birliği sağlanırsa, hedefin revize edilmesine imkân tanınır. Revizyon yapılan hedefler için hedef kartı, birim yöneticisi ve personel tarafından onaylanır. Birim yöneticisinin bağlı olduğu bir üst yönetici Rektör ise; hedef kartı onayladıktan sonra birim yöneticisi bir kopyasını İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne gönderir. Direkt Rektöre bağlı olmayan birimlerde izleme dönemi tamamlandıktan ve hedef kartları birim yöneticisi ve personel tarafından onaylandıktan sonra bir üst yöneticinin de onayı alınır ve ardından İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne hedef kartlarının bir kopyası gönderilir. 7.2.4. İzleme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanırsa: Hedef kartı üzerinde herhangi bir revizyona ihtiyaç duyulmadan tüm hedefler değerlendirilebiliyorsa ve izleme görüşmesinin sonucunda uzlaşma sağlanırsa hedef kartı, personel ve birim yöneticisi tarafından imzalanır ve ardından İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne hedef kartlarının bir kopyası gönderilir. 7.2.5. İzleme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanamazsa: İzleme görüşmesinin sonunda personel ve birim yöneticisi arasında uzlaşma sağlanamazsa, hedef kartını bir üst yöneticinin değerlendirmesi istenir. Personel, birim yöneticisi veya bir üst yönetici uzlaşma sürecinde İnsan Kaynakları nın hakemliğini isteyebilirler. Bu aşamada personelin hedef kartı üzerinde gerekli uzlaşmanın sağlanması beklenir. Üzerinde uzlaşma sağlanan hedef kartları personel ve birim yöneticisi tarafından onaylanır. Birim yöneticisinin bağlı olduğu bir üst yönetici Rektör ise; hedef kartları onayladıktan sonra birim yöneticisi bir kopyasını İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne gönderir. Direkt Rektöre bağlı olmayan birimlerde hedef belirleme çalışmaları tamamlandıktan ve hedef kartları personel ve birim yöneticisi tarafından onaylandıktan sonra bir üst yöneticinin de onayı alınır ve ardından İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne hedef kartlarının bir kopyası gönderilir. 7.2.6. Davranış Kriteri Bazında İzleme: Birim yöneticisi davranış kriteri bazlı sistem kapsamında personele gözlemlenen gelişimi ile ilgili geribildirim verir. 7.3. Performans Değerlendirme Dönemi 7.3.1. Kasım ayının gelmesiyle birlikte personel, performans değerlendirme görüşmesi için gerekli ön hazırlıkları yapar ve o yıl gerçekleştirmesi beklenen iş hedefleri, davranış kriterleri ve bireysel gelişim hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını hedef belirleme ve davranış kriterleri önceliklendirme aşamasında belirlenen göstergeler üzerinden hesaplar ve belirler. 7.3.2. Birim yöneticisi, kendisine bağlı görev yapan personelin hedeflerinin gerçekleşme durumları, ortaya konulan davranışların kriter bazında değerlendirmesi, yıl boyunca personelin ortaya koyduğu iş sonuçlarına ilişkin görüşleri ve personele verilecek geribildirim konularında ön hazırlıklarını tamamlar.
Sayfa : 10 / 12 7.3.3. Davranış kriteri bazında değerlendirme yapılabilmesi için en çok hizmet sunmakta olduğu minimum 3 birimden birer kişiye gönderilir ve davranış kriterleri bazında personeli değerlendirmeleri istenir. Personelin, birim yöneticisinin ve değerlendirme yapan minimum 3 kişilik değerlendirme grubunun puanlamaları dikkate alınarak performans puanı belirlenir. Değerlendirme yapması istenecek kişilerin belirlenebilmesi için öncelikle personel kendisini değerlendirecek 3 kişiyi önerir, yöneticinin de onaylaması halinde değerlendirme grubu belirlenmiş olur. Değerlendirme grubunun belirlenmesi aşamasında İnsan Kaynakları Direktörlüğü de görüş bildirebilir. 7.3.4. Birim yöneticisi, personelden gelen hedef kartını, hedef gerçekleşmeleri ve davranış kriteri bazında değerlendirmeleri ile ilgili bireysel değerlendirmelerini de dikkate alarak inceler. Bu görüşmede birim yöneticisinin, personele yıl boyunca ortaya koyduğu iş sonuçları ve kişisel gelişim alanları ile ilgili geribildirim vermesi ve personelin mevcut beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığını ve geleceğe yönelik beklentilerini alması beklenir. 7.3.5. Performans değerlendirme görüşmesinin sonunda birim yöneticisi ve personelin uzlaşma sağlayarak hedef kartı üzerinden performans puanını belirlemeleri beklenir. Aynı zamanda bu görüşme sırasında bir sonraki yılın hedefleri ve davranış kriterleri üzerinde de taslak niteliğinde görüşülerek, bütçe kapsamında ne gibi ihtiyaçlar ortaya çıkacağının öngörülmesi gerekmektedir. 7.3.6. Performans Değerlendirme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanırsa: Performans değerlendirme görüşmesinin yukarıda belirtilen puanlama doğrultusunda uzlaşma sağlanarak sonuçlandırılması halinde hedef kartı, birim yöneticisi ve personel tarafından onaylanır. Direkt Rektöre bağlı olmayan birimlerde hedef kartları onaylandıktan sonra, önerilen performans değerleri İnsan Kaynakları Direktörlüğü nün görüşüne ve bir üst yöneticinin onayına sunulur. Birim yöneticisinin bağlı olduğu bir üst yönetici Rektör ise, önerilen performans değerleri İnsan Kaynakları Direktörlüğü nün görüşüne ve Rektör onayına sunulur. Onaylanmış performans notu çalışanla paylaşılır. 7.3.7. Hedef Belirleme Görüşmesinde Uzlaşma Sağlanamazsa: Uzlaşma sağlanamaması halinde İnsan Kaynakları Direktörlüğü hakemliğinde bir üst yönetici, birim yöneticisi ve personel performans değerlendirme görüşmesi yapar, bu görüşmede uzlaşmanın sağlanması beklenir. 7.3.8. Davranış kriteri bazında değerlendirme sisteminde de personelin, birim yöneticisi ile uzlaşma sağlaması esastır ve uzlaşma sağlanamaması halinde 7.3.7 maddesinde tanımlanan uzlaşma süreci geçerlidir. 7.3.9. Performans Puanı: Performans değerlendirme 0-150 puan aralığında yapılır ve alınan puan 5 li skalaya aşağıda yer alan tabloda belirtildiği şekilde dönüştürülür. Performans Notu Performans Puan Aralığı Performans Notu Açıklaması A 135<Puan 150 Üstün Performans B 110<Puan 135 Beklenenin Üzerinde Performans C 85<Puan 110 Beklenen Performans D 50 Puan 85 Geliştirilmesi Gereken E Puan<50 Başarısız 7.3.10. Performans değerlendirme dönemi sonunda performans notu Başarısız (E) olan çalışanların performansı bir sonraki yılın izleme dönemine kadar takip edilir. Performans düşüklüğü aynı şekilde devam ediyorsa personelin iş sözleşmesi feshedilir.
Sayfa : 11 / 12 7.4. Takdir Puanı: Hedef puanının belirlenmesi öncesinde yöneticinin her çalışanı ile ilgili 0 15 puan aralığında takdir puanı kullanma hakkı vardır. Performans değerlendirme döneminde verilen takdir puanları ile ilgili gerek duyulması halinde İnsan Kaynakları Direktörlüğü ilgili birimin bir üst yöneticisine görüş bildirebilir. 7.5. Performans Yönetiminin Ücret Sistemine Etkisi: Yeni yıl ücretlendirme çalışmaları sırasında bir önceki yıl gerçekleşen performans puanı dikkate alınır. Her yıl tüm birimler için performansa dayalı ücret artışı çalışmalarında kullanılmak üzere birimlerdeki çalışan sayıları dikkate alınarak belirli oranda bir bütçe ayrılır. Performans değerlendirme çalışmaları tamamlandıktan sonra tüm personelin performans puanlarının aşağıda belirtilen tablodaki dağılıma uygunluğu kontrol edilir. Belirlenen havuz bütçe içerisinde performans değerlerinin de dahil edildiği ücret artış oranları hesaplanır. Performans Notu E Başarısız D Geliştirilmesi Gereken C Beklenen Performans B Beklenenin Üzerinde A Üstün Performans Yüzde (%) Dağılım 3% 10% 65% 20% 2% 7.6. Gelişim Planlama ve Performans İlişkisi: Personelin her yıl gerçekleşen performans değerlendirmesi sonucunda iş ve kişisel gelişim hedeflerine erişme seviyesi dikkate alınarak gelişim alanları tespit edilir. Belirlenen gelişim alanları üzerinde de personel ve birim yöneticisinin uzlaşması esastır. Performans değerlendirme dönemi sonucunda belirlenen gelişim ihtiyaçları bütçe dönemi içerisinde İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne iletilir. İnsan Kaynakları Direktörlüğü, iletilen tüm gelişim ihtiyaçlarını değerlendirir, ortak gelişim alanlarını ve gelişim yöntemlerini tespit eder. Personelin gelişim ihtiyacına yönelik kısa, orta ve uzun vadeli gelişim planları personel, birim yöneticisi ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından hazırlanır. 8. KAYITLAR Ara Dönem Değerlendirme Formu Hedef Kartı 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne aittir. Gözden geçirme sürekli olarak yapılır, performans yönetim sisteminde yapılması gereken revizyonlar ortaya çıktıkça prosedürün de revize edilmesi gereklidir.
Sayfa : 12 / 12 DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU: Değişen sayfa Tarih Değişiklik Değişikliği yapan 01.01.2012 Yeni Yayın İnsan Kaynakları Direktörlüğü Dağıtım (İlgili Bölümler) Tüm İdari Personel Uygunluk Onayı (İnsan Kaynakları Direktörü): Yürürlük Onayı (Rektör) :