PGM TEKNİK HİZMET PROSEDÜRLERİ : TPR.53

PGM TEKNİK HİZMET PROSEDÜRLERİ : TPR.53 01 02.12.2014 S.Bülent YILMAZ Arzu YAĞCI Revizyon 00 19.08.2014 S.Bülent YILMAZ Arzu YAĞCI İlk Yayın Rev. Tarih Hazırlayan Onay Açıklama- Değişiklik Tarifi Sayfa No 1/16

İÇİNDEKİLER 1.0 AMAÇ 2.0 KAPSAM 3.0 TANIMLAR 4.0 İLGİLİ STANDARTLAR, YÖNETMELİKLER VE DOKÜMANLAR 5.0 SORUMLU PERSONEL 6.0 BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ 7.0 UYGUNLUK İŞARETİNİN KULLANIMI 8.0 TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ 9.0 GİZLİLİK 10.0 TARAFSIZLIĞIN KORUNMASI 11.0 BAŞVURU 12.0 BAŞVURUNUN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ 13.0 DEĞERLENDİRME 14.0 GÖZDEN GEÇİRME 15.0 BELGELENDİRME KARARI 16.0 BELGELENDİRME DOKÜMANTASYONU 17.0 BELGELENDİRME VERİ TABANI 18.0 GÖZETİM 19.0 KAYITLAR 20.0 BELGENİN GEÇERLİLİĞİNİN ASKIYA ALINMASI VE İPTALİ 21.0 DOKÜMANTASYON VE BELGENİN DÜZENLENMESİ Sayfa No 2/16

1.0 AMAÇ Bu prosedür PGM bünyesinde, ürün,proses ve hizmet belgelendirme yeterliliğinin değerlendirme hizmetlerinde uygulanacak yönetimi belirlemek, hizmetin ilgili standart ve şartnamelere uygun olarak yapılmasını sağlamak ve hizmet kalite seviyemizi oluşturmak amacıyla hazırlanmıştır. 2.0 KAPSAM Bu prosedür ürün, proses ve hizmet belgelendirme yapan PGM firmasının tutarlı işletimine,yeterliliğine ve tarafsızlığına yönelik şartları kapsar. 3.0 TERİMLER VE TARİFLER Bu prosedürün amaçları bakımından, aşağıdaki tanımlar uygulanır. Müşteri: Ürüne ilişkin şartlar dahil, belgelendirme şartlarının yerine getirilmesini sağlama konusunda belgelendirme kuruluşuna karşı sorumlu olan kişi veya kuruluş. Danışmanlık: Belgelendirilmiş veya belgelendirilecek olan ürünün tasarımı,imalatı,montajı,bakımı veya dağıtımına,belgelendirilmiş veya belgelendirilecek olan bir prosesin tasarımı, uygulanması,işletimi veya sürdürülmesi,belgelendirilmiş veya belgelendirilecek olan bir hizmetin tasarımı,sağlanması veya sürdürülmesine katılım. Değerlendirme:Uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin seçme ve belirleme fonksiyonlarının kombinasyonu. Ürün:Bir prosesin sonucu.çoğu ürün, farklı genel ürün kategorilerine ait unsurlar içerir.böyle bir durumda ürün,baskın unsura bağlı olarak hizmet,yazılım,donanım veya işlenmiş madde olarak adlandırılır. Proses: Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle bağlantılı veya etkileşen faaliyetler dizisi. Hizmet: Mutlaka tedarikçi veya müşteri arasındaki arayüzde gerçekleştirilen en az bir faaliyetin, genellikle soyut olan çıktısı. Belgelendirme şartı: Belgelendirmenin gerçekleştirilmesi veya sürdürülmesinin gereği olarak, müşteri tarafından yerine getirilen, ürün şartları dahil, belirtilmiş şart. Ürün şartları: Belgelendirme programında tanımlanmış olan standardlarda veya diğer normatif dokümanlarda belirtilmiş,doğrudan ürünle ilgili şart. Belgelendirme programı: Aynı belirtilmiş şartların, belirli kuralların ve prosedürlerin uygulandığı, belirli bir ürüne ilişkin belgelendirme sistemi. Belgelendirme kapsamı: Aşağıdakilerin belirlenmesi: - Belgelendirmenin gerçekleştirildiği ürün/ürünler, proses/prosesler veya hizmet/hizmetler, - Uygulanan belgelendirme programı ve - Ürün/ürünler, proses/prosesler veya hizmet/hizmetlerin uygunluğu konusunda hüküm verirken referans alınan, yayın tarihleri dahil standard/standardlar ve diğer normatif dokümanlar. Sayfa No 3/16

Program sorumlusu: Belirli bir belgelendirme programının (Madde 3.9) oluşturulmasından ve sürdürülmesinden sorumlu kişi veya kuruluş. Belgelendirme kuruluşu: değerlendirme kuruluşu. Belgelendirme programlarını işleten üçüncü taraf uygunluk Tarafsızlık: Objektifliğin varlığı. 4.0 İLGİLİ STANDARTLAR, YÖNETMELİKLER VE DOKÜMANLAR TS EN ISO/IEC 17000 (Uygunluk değerlendirmesi Terimler, tarifler ve genel prensipler) TS EN ISO/IEC 17020 (Çeşitli tipteki muayene kuruluşlarının çalıştırılmaları için genel kriterler) TS EN ISO/IEC 17021, (Uygunluk değerlendirmesi - Yönetim sistemlerinin tetkikini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için şartlar) TS EN ISO/IEC 17024 (Uygunluk değerlendirmesi - Personel belgelendiren kuruluşlar için genel şartlar) TS EN ISO/IEC 17025 (Deney ve kalibrasyon laboratuvarlarının yeterliliği için genel şartlar) TS EN ISO/IEC 17065 (Uygunluk değerlendirmesi - Ürün, proses ve hizmet belgelendirmesi yapan kuruluşlar için şartlar) 305/2011/AB Yapı Malzemeleri Yönetmeliği TS EN ISO 3834-2 Standardı TS EN 15085-2 Standardı İlgili Teknik Hizmet Prosedürleri 94/9/AT Muhtemel Patlayıcı Ortamda Kullanılan Teçhizat ve Koruyucu Sistemler ile İlgili Yönetmelik Kapsamında Teknik Hizmet Prosedürü TPR 54 Ürün Belgelendirme Faaliyetlerinde Kullanılan Dok. Listesi (LS.19.03.01) Ürün Belgelendirme Süreç Akış Şeması (SAS 19.03) ATEX Yönetmeliği kapsamında Kullanılan Dok. Listesi (LS 19.02.01) Sayfa No 4/16

5.0 SORUMLU PERSONEL PGM; belgelendirme programları, uygulanan standartlar ve diğer normatif dokümanlarla ilgili işlemlerini gerçekleştirmeye yetecek sayıda personel istihdam etmeli veya personele erişebilmelidir. Yasal açıdan veya belgelendirme programı açısından zorunlu olmadıkça; her komite üyesi, dış kuruluşların personeli veya PGM adına faaliyet gösteren personel dahil, tüm personel, belgelendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilen veya oluşturulan tüm bilgileri gizli tutmalıdır. (TA.8.01.01) PGM, belgelendirme prosesinde yer alan personelin yeterliliklerinin yönetimi için bir prosedür oluşturur, uygular ve sürdürür. (TL.08.01.04) Prosedür, PGM nin; a) Belgelendirme programlarının şartlarını göz önünde bulundurarak belgelendirme prosesinde yer alan her fonksiyon için personel yeterlilik kriterlerini belirler, b) Eğitim ihtiyaçlarını belirlemesini ve belgelendirme prosesleri, şartlar, metodolojiler, faaliyetler ve diğer ilgili belgelendirme programı şartları konularında gerekli olduğu ölçüde eğitimler sağlar c) Üstlendikleri görev ve sorumluluklara yönelik olarak personelin istenen yeterliliğe sahip olduğunu kanıtlar d) Belgelendirme prosesi içerisindeki fonksiyonlar için personelin resmi olarak yetkilendirir, e) Personelinin performansını izlemesini, şart koşar. PGM, belgelendirme prosesi içerisinde yer alan personelle ilgili hakkında aşağıda belirtilen kayıtları ilgili Personel Teknik Dosyalarında muhafaza eder. a) Ad, soyad ve adres, b) İşveren/işverenler ve bulunduğu pozisyon, c) Öğrenim durumu ve mesleki durumu, d) Tecrübe ve eğitim, e) Yeterlilik değerlendirmesi, f) Performans izleme, g) PGM içerisinde sahip olduğu yetkiler, h) Her kaydın en son güncelleme tarihi. Sayfa No 5/16

PGM, belgelendirme prosesinde yer alan personelin aşağıda belirtilen hususları taahhüt edecekleri bir sözleşme veya diğer bir dokümanı imzalamalarını şart koşar: (TA.8.01.01) a) Gizlilik ve ticari ve diğer çıkarlardan bağımsızlık kuralları dahil, PGM nin tanımladığı kurallara uyma, b) Değerlendirme veya belgelendirme konularında görevlendirilecekleri kuruluşlarla, kendilerinin veya işverenlerinin varsa; Ürünleri tedarik eden veya tasarlayan veya Hizmetleri sağlayan veya geliştiren veya Prosesleri işleten veya geliştiren olma bakımlarından hâlihazırdaki ve/veya önceki bağlantılarını bildirme, c) Kendileri veya PGM açısından bir çıkar çatışması oluşturabilecek olan, bildikleri her türlü durumu açıklama PGM bu bilgileri, tarafsızlığa ilişkin olarak bu durumdaki personelin veya bu personeli istihdam eden kuruluşların faaliyetlerinden kaynaklanan risklerin belirlenmesinde girdi olarak kullanmalıdır. 6.0 BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ -Uygunluk Değerlendirme Başvuru Formu ile müşteri başvurusu alınır (FR 19.03.01). Başvuru Gözden Geçirilerek, değerlendirilir, Başvuru Gözden Geçirilmesi aşaması sonucunda değerlendirme uygun değil ise belgelendirme talebi reddedilerek gerekçesiyle birlikte yazılı olarak müşteriye bilgi verilir. Başvuru Gözden Geçirilmesi aşamasında müşterinin kriterleri uygunsa teklif verilir teklifin onaylanması akabinde, anlaşmaya varılır ve sözleşme imzalanır (SÖ 19.03.01). Sözleşme, asgari olarak aşağıdaki maddede belirtilen şartları içermektedir. a)sözleşmenin içeriği PGM tarafından iletildiğinde uygun değişikliklerin uygulanması dahil, müşterinin belgelendirme şartlarını her zaman yerine getirmesini, b)belgelendirme devam eden üretim için kullanıldığında belgelendirilmiş ürünün, ürün şartlarını karşılama durumunun sürdürülmesini, c)aşağıda belirtilenler için gerekli tüm düzenlemeleri yapmasını: 1) Dokümantasyon ve kayıtların incelenmesi ve ilgili donanım, mekan/mekanlara, alan/alanlara,personele ve müşterinin taşeronlarına erişimle ilgili hususlar dahil, değerlendirme ve gözetimin (gerekliyse) gerçekleştirilmesi, Sayfa No 6/16

2) Şikâyetlerin araştırılması, 3) Söz konusu ise gözlemcilerin katılımı. d)belgelendirme ile ilgili beyanlarının, belgelendirme kapsamı ile tutarlı olmasını, e) Ürün belgelendirmesini, PGM nin itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmaması ve ürün belgelendirmesi ile ilgili olarak PGM nin yanıltıcı ve yetkisiz olarak kabul edebileceği herhangi bir beyanda bulunmamasını, f) Belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya sonlandırılmasıyla birlikte müşterinin, belgelendirmeye herhangi bir atıf içeren her türlü reklam konusunun kullanımına son vermesini ve belgelendirme programının gerektirdiği tedbirleri (örneğin, belgelendirme dokümanlarının iade edilmesi) ve gerekli olan diğer her türlü tedbiri almasını, g) Belgelendirme dokümanlarının kopyalarını başkalarına vermesi durumunda, dokümanların bütünlüğü bozulmadan veya belgelendirme programında belirtildiği şekilde çoğaltılmasını, h) Dokümanlar, broşürler veya reklamlar gibi iletişim ortamlarında ürün belgelendirmesine atıf yaparken, PGM nin şartlarına veya belgelendirme programında belirtilen şartlara uymasını, i) Uygunluk işaretinin kullanımına ilişkin ve ürün ile ilgili bilgi hakkında belgelendirme programında öngörülebilecek olan her türlü şarta uymasını, j)belgelendirme şartlarına uyumluluk ile ilgili kendisine bildirilen tüm şikâyetlerin kaydını tutmasını ve istendiğinde PGM ye ibraz etmesini ve 1) Bu tür şikâyetlere ve ürünlerde tespit edilen belgelendirme şartlarına uyumluluğu etkileyen her türlü kusura karşı uygun faaliyetleri gerçekleştirmesini, 2) Gerçekleştirilen faaliyetleri dokümante etmesini. k) Belgelendirme şartlarına uyma yeterliliğini etkileyebilecek değişiklikler hakkında belgelendirme kuruluşunu gecikmeksizin bilgilendirmesini içermektedir. PGM; lisansların, belgelerin, uygunluk işaretlerinin veya bir ürünün belgelendirilmiş olduğunu belirtme amaçlı diğer her türlü aracın sahipliği, kullanımı ve gösterimi üzerinde; belgelendirme programında belirtilen şekilde bir kontrol mekanizmasına sahiptir. PGM, Dokümantasyon içerisinde veya diğer yayınlar içerisinde tespit edilen, belgelendirme programına yanlış atıflar veya lisansların, belgelerin, işaretlerin veya bir ürünün belgelendirilmiş olduğunu gösteren diğer her türlü aracın yanıltıcı şekilde kullanımı karşısında uygun tedbirler alır. PGM, Logo Kullanım Talimatı ve PGM Hizmet Taahhüdü sözleşme ekinde verilmektedir. Sayfa No 7/16

7.0 UYGUNLUK İŞARETİNİN KULLANIMI Uygunluk İşaretinin kullanımı hakkında bilgiler PGM Logo kullanım Talimatında verilmektedir. 8.0 TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ PGM, tarafsızlığını korumak için bir Tarafsızlık Komitesine sahiptir. İlgili Komite, PR 17 03 Komiteler Prosedüründe tanımlanmıştır. PGM tarafsızlığı yürütmek için PR 17 02 Tarafsızlık Prosedürüne sahiptir. PGM yıllık olarak tarafsızlık komite toplantısında ve PGM YGG toplantılarında periyodik olarak gözden geçirilen (LS.17.02.01) Tarafsızlık Riskleri Listesi ne sahiptir. PGM Belgelendirme Faaliyetlerini tarafsız bir şekilde yürütür. Belgelendirme kuruluşu, belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığından sorumludur ve tarafsızlığa gölge düşürecek ticari, mali veya diğer baskılara izin vermez. PGM, tarafsızlığına yönelik riskleri devamlı surette belirler. Bunlar; kuruluşun faaliyetlerinden, ilişkilerinden veya personelinin ilişkilerinden kaynaklanan riskleri içerir. Tarafsızlığa yönelik bir risk belirlendiğinde PGM, böyle bir riski nasıl ortadan kaldıracağını veya en aza indireceğini gösterir., PGM üst yönetiminin tarafsızlıkla taahhüdüne sahiptir. PGM, Ürün belgelendirme Hizmetlerini gerçekleştirecek personel için PGM Personel Taahhütnamesine sahiptir. TS EN ISO/IEC 17065 Standardı Madde 4.2.7 de belirtilen ayrı tüzel kişiliğin, belgelendirilen ürünü (belgelendirilecek olan ürünler dahil) sağladığı veya ürettiği veya danışmanlıkteklif ettiği veya sağladığı durumda, belgelendirme kuruluşunun yönetim personeli ile gözden geçirme ve belgelendirmeyle ilgili karar prosesinde yer alan personel, ayrı tüzel kişiliğin faaliyetleri içerisinde yer almamalıdır. Ayrı tüzel kişiliğin personeli; belgelendirme kuruluşunun yönetiminde, gözden geçirme veya belgelendirme kararı sürecinde yer almaz. PGM nin faaliyetleri danışmanlık sağlayan bir kuruluşun faaliyetleri ile bağlantılı olarak pazarlanmaz veya teklif edilmez. Belgelendirme kuruluşu; belirli bir danışmanlık kuruluşu ile çalışılması durumunda; belgelendirmenin daha basit, daha kolay, daha hızlı veya daha düşük maliyetli olacağını ifade veya ima etmez. Bir ürün için daha önce danışmanlık sağlayan personel, belgelendirme kuruluşu tarafından belirlenmiş olan bir süre boyunca, bu ürünle ilgili gözden geçirmede veya belgelendirme kararı verilmesinde görevlendirilmez. Sayfa No 8/16

PGM, haberdar olduğu ve diğer kişilerin, kurum veya kuruluşların faaliyetlerinden kaynaklanan, tarafsızlığına yönelik her türlü riske karşı tedbir alır. Belgelendirme faaliyetlerini etkileyebilecek tüm belgelendirme kuruluşu personeli (iç veya dış) veya komiteler, tarafsız davranır. 9.0 GİZLİLİK PGM, yasal geçerliliği olan taahhütler aracılığı ile belgelendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi boyunca elde edilen veya oluşturulan tüm bilgilerin yönetiminden sorumludur. Müşterinin kamuya açık hale getirdiği veya PGM ile müşterinin aralarında anlaşmaya vardığı (örneğin, şikâyetlere cevap verilmesi amaçlı) bilgiler hariç diğer tüm bilgiler sahibine özel bilgiler olarak dikkate alır ve gizli kabul eder. PGM, kamuya açık ortamlarda yayınlamayı öngördüğü bilgilere ilişkin olarak müşteriyi önceden bilgilendirir. PGM nin Müşteriye kamuya açık ortamlarda yayınlamayı öngördüğü bilgilere ilişkin müşterinin bilgilendirileceği Ürün Belgelendirme Hizmet Sözleşmesinde belirtilmiştir. PGM, yasal zorunluluktan dolayı veya sözleşmeye ilişkin düzenlemelerden aldığı yetkiye istinaden gizli bilgileri açıklaması durumunda, yasal bir engel yoksa verilen bilgileri müşteriye veya ilgili kişilere bilgi verir. Müşteriye ilişkin olarak müşteri dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgiler (örneğin, şikâyette bulunanlardan veya düzenleyicilerden) gizli olarak değerlendirilir. 10.0 TARAFSIZLIĞIN KORUNMASI PGM, tarafsızlığını korumak için bir Tarafsızlık Komitesine sahiptir. İlgili Komite, PR 17 03 Komiteler Prosedüründe tanımlanmıştır. PGM tarafsızlığı yürütmek için PR 17 02 Tarafsızlık Prosedürüne sahiptir. PGM yıllık olarak tarafsızlık komite toplantısında ve PGM YGG toplantılarında periyodik olarak gözden geçirilen (LS.17.02.01) Tarafsızlık Riskleri Listesi ne sahiptir. PGM tarafından oluşturulan Tarafsızlığın Komitesi aşağıda verilen girdileri PGM ye sağlar. a) Belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığına ilişkin politikalar ve prensipler, b) Belgelendirme faaliyetlerinin sürekli bir şekilde tarafsız olarak sağlanmasını engellemek maksadıyla, PGM nin herhangi bir parçasındaki ticari veya diğer menfaatlere izin verme amaçlı her türlü eğilim, Sayfa No 9/16

c) Açıklık dahil, belgelendirmenin tarafsızlığını ve belgelendirmeye olan güveni etkileyen konular. Tarafsızlık Komitesi tarafından aşağıdakilerin güvence altına alınması için resmi olarak dokümante edilmiştir. a) Hiçbir tarafın tek başına baskın olmayacağı şekilde önemli ilgili tarafların dengeli temsili (PGM nin iç veya dış personeli tek başına bir taraf olarak kabul edilir ve baskın olmamalıdır) b) Fonksiyonlarının tamamını yerine getirebilmesi için gereken tüm bilgilere erişim. PGM üst yönetiminin ilgili komiteden gelen girdilere uymaması durumunda, mekanizma bağımsız olarak hareket etme (örneğin; yetkili makamların, akreditasyon kurumlarının, paydaşların bilgilendirilmesi) hakkına sahiptir. Uygun işlemler yapılırken, müşteri ve PGM ile ilgili gizlilik şartlarına uyulur. PGM nin, işletim prosedürleriyle veya diğer zorunlu şartlarla çelişen girdilere uymaması esastır. Yönetimin, girdilere uyulmaması kararının dayanaklarını dokümante etmesi ve uygun personel tarafından gözden geçirilmesi için bu dokümanı muhafaza etmesi esastır. Komite içerisinde tüm taraflar temsil edilemese de PGM, önemli ilgili tarafları belirler ve bunları davet eder. 11.0 BAŞVURU Başvuru için PGM belgelendirme prosesinin, ilgili belgelendirme programına uygun olarak tamamlanması amacıyla gerekli tüm bilgileri Uygunluk Değerlendirme Başvuru Formu ile elde eder. Başvuru, asgari olarak aşağıdaki maddede belirtilen şartları içermektedir. - Belgelendirilecek olan ürün/ürünler, - Müşterinin belgelendirme istediği standardlar ve/veya diğer normatif dokümanlar - Adı, fiziki konumunun/konumlarının adres/adresleri, proseslerinin ve işlemlerinin önemli yönleri(ilgili belgelendirme programı gerektirdiğinde) ve ilgili her türlü yasal yükümlülükleri dahil, müşterinin genel özellikleri, - Başvurunun yapıldığı belgelendirme alanı ile ilgili olarak; müşterinin faaliyetleri, laboratuarlar ve/veya muayene tesisleri dahil, insan ve teknik kaynakları ve varsa daha büyük bir tüzel kişilik içerisindeki fonksiyonları ve bağlantıları gibi müşterilerle ilgili genel bilgiler, - Şartlara uygunluğu etkileyen ve müşterinin kullandığı dış kaynaklı tüm proseslerle ilgili bilgiler; müşteri, belgelendirilen ürün/ürünlerin üretimi için kendisi dışında bir tüzel Sayfa No 10/16

kişilik/kişilikler belirtmişse ve etkin bir gözetim için gerekli olması durumunda PGM, ilgili tüzel kişilik/kişilikler üzerinde sözleşmeye dayalı uygun kontrol mekanizmaları oluşturabilir; sözleşmeye dayalı bu tür kontrol mekanizmalarının gerekli olması durumunda bunlar, resmi belgelendirme dokümantasyonu verilmeden önce oluşturulabilir, - Başlangıç değerlendirmesi ve gözetim faaliyetleri için bilgiler (örneğin, belgelendirilen ürün/ürünlerin üretim yerleri ve bu yerlerde temasa geçilecek personel) gibi ilgili belgelendirme şartları çerçevesindeki diğer tüm bilgiler. 12.0 BAŞVURUNUN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PGM; a) Müşteri ve ürünle ilgili bilgilerin, belgelendirme prosesinin gerçekleştirilmesi için yeterli olduğunu, b) İlgili standardlar veya diğer normatif dokümanlarla ilgili mutabakat dahil, PGM ve müşteri arasındaki bilinen her türlü anlayış farkının çözümlendiğini, c) İstenen belgelendirme kapsamının tanımlandığını, d) Değerlendirme faaliyetlerinin tamamının gerçekleştirilmesi için araçların mevcut olduğunu, e) PGM nin, belgelendirme faaliyetini gerçekleştirmek için gerekli yeterlilik ve imkana sahip olduğunu güvence altına almak için, elde edilen bilgilerin gözden geçirilmesi işlemi gerçekleştirir. Müşterinin belgelendirme talebi, PGM nin daha önceden deneyiminin olmadığı; bir ürün tipi, bir normatif doküman veya bir belgelendirme programı içermesi durumda; -ilgili ürünün, normatif dokumanın veya belgelendirme programının şartları, karakteristikleri ve teknolojisi ile ilgili sahip olunan bilgilerin, diğer bir ürünün şartlarını, karakteristiklerini ve teknolojisini anlamak için yeterli olması durumunda, ürünler aynı tip olarak kabul edilir. -ilgili ürünün, normatif dokumanın veya belgelendirme programının şartları, karakteristikleri ve teknolojisi ile ilgili sahip olunan bilgilerin, diğer bir ürünün şartlarını, karakteristiklerini ve teknolojisini anlamak için yeterli olmaması durumunda ise ilgili belgelendirme talebi reddedilir. Bu tip durumlarda PGM, üstlenmesi istenen tüm belgelendirme faaliyetlerine ilişkin, yeterlilik ve imkana sahip olduğunu güvence altına alır ve belgelendirmeyi üstlenme kararının gerekçelerine Sayfa No 11/16

ait kayıtları muhafaza eder. Herhangi bir yeterlilik veya imkan eksikliğinin bulunduğu belgelendirme faaliyetleri için yapılan belli bir belgelendirme talebini üstlenmeyi reddeder. PGM, müşteriye veya diğer müşterilere verilmiş olan mevcut belgelendirmeleri kabul ederek herhangi bir faaliyeti yerine getirmiyorsa, kayıtlarında mevcut belgelendirme/belgelendirmelere atıf yapar. Müşteri tarafından istenmesi durumunda PGM, faaliyetleri yerine getirmeme gerekçelerini sunar. 13.0 DEĞERLENDİRME PGM, yönetilecek olan gerekli düzenlemelere imkân sağlamak için değerlendirme faaliyetlerine ilişkin bir plana sahiptir (PL 19.01.01). Belgelendirme programının karakteristiklerine ve ürün şartlarına bağlı olarak plan, uygulanabildiğinde kalite yönetim sisteminin değerlendirilmesini de içeren tüm faaliyetlere uygulanabilir olan genel bir plan veya belirli bir faaliyete özel bir plan ya da her ikisinin bir kombinasyonu olarak hazırlanır -PGM, iç kaynakları ile gerçekleştirdiği her bir değerlendirme görevinin gerçekleştirilmesi için personel atmasını ilgili Ürün Belgelendirme Proje Görevlendirme Formu ile yapar. PGM, değerlendirme görevlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm bilgiler ve/veya dokümantasyonun mevcut durumda bulundurulmasını sağlar. Not - Değerlendirme görevleri; tasarım ve dokümantasyonun gözden geçirilmesi, numune alma, deney, muayene ve tetkik gibi faaliyetleri içerebilir. PGM, iç kaynakları ile gerçekleştirdiği değerlendirme faaliyetlerinin yürütülmesini denetim planına uygun olarak gerçekleştirir. Ürünler, belgelendirme Kapsamının içerdiği şartlara ve belgelendirme programında belirtilen diğer şartlara göre değerlendirilir. PGM, belgelendirme başvurusuna ilişkin olarak başvuru öncesinde tamamlanan değerlendirme sonuçlarını sadece; sonuçların sorumluluğunu üstlendiğinde ve değerlendirmeyi gerçekleştiren kuruluşun şartları ve belgelendirme programında belirtilen şartları yerine getirdiğinden emin olduğunda kabul eder. PGM, tüm uygunsuzlukları müşteriye uygunsuzluk raporu ile bilgilendirir. Sayfa No 12/16

Bir veya birden fazla uygunsuzluk ortaya çıkmışsa ve müşteri, belgelendirme prosesine devam edilmesi yönünde isteğini beyan ederse, PGM bu uygunsuzlukların düzeltilmiş olduğunun doğrulanması için gerekli ilave değerlendirme görevlerine ilişkin bilgileri verir. Müşteri, ilave değerlendirme görevlerinin tamamlanmasını kabul ederse, ilave görevlerin tamamlanması için proses tekrarlanır. Tüm değerlendirme faaliyetlerinin sonuçları, gözden geçirme öncesinde dokümante edilir. Not 1 - Bu dokümantasyon, ürün şartlarının (örneğin, belgelendirme programının gerektirmesi durumunda, ürünün, çatısı altında üretildiği kalite yönetim sistemi şartları gibi şartlar dahil) karşılanıp karşılanmadığına ilişkin bir görüş sağlayabilir. Not 2 - Belgelendirme programı değerlendirmenin; kendi sorumluluğu altında PGM tarafından mı yoksa belgelendirme prosesi için başvuru öncesinde mi gerçekleştirileceğini belirtebilir. İkinci durumda şartlar uygulanamaz. 14.0 GÖZDEN GEÇİRME PGM, değerlendirme ile ilgili tüm bilgi ve sonuçların gözden geçirilmesi için en az bir personel atar. Gözden geçirme, değerlendirme prosesinde yer almamış olan kişi/kişiler tarafından gerçekleştirilir. Gözden geçirme ve belgelendirme kararı aynı kişi tarafından eş zamanlı olarak gerçekleştirilmemişse, gözden geçirmeye dayalı belgelendirme kararı tavsiyesi dokümante edilir. 15.0 BELGELENDİRME KARARI Ürün Belgelendirme Hizmetleri için Belgelendirme komitesi ile ilgili uygulamalar TL.19.01.01 Ürün Belgelendirme Karar Verme Talimatına göre gerçekleştirilmektedir. PGM, belgelendirmeye ilişkin kararlarından sorumludur. Değerlendirmeye ilişkin tüm bilgilere, değerlendirmenin gözden geçirilmesine ve ilgili diğer her türlü bilgiye dayalı belgelendirme kararının verilmesi için (en az 1) personel atamasını gerçekleştirmiştir. Gözden geçirme ve belgelendirme kararı, aynı kişi veya grup tarafından eş zamanlı olarak gerçekleştirilebilir. Sayfa No 13/16

Belgelendirme kararı, değerlendirme prosesi içerisinde yer almayan bir komite tarafından gerçekleştirilir. Belgelendirme kararının verilmesi için PGM tarafından atanan kişiler PGM çalışanı veya PGM nin organizasyonel kontrolü altındaki bir tüzel kişilik olabilir, bu personel sözleşmeye bağlanabilir. PGM, belgelendirmenin verilmemesi kararını, nedenleriyle birlikte müşteriye yazılı olarak bildirir. Müşteri, belgelendirme prosesine devam edilmesi yönünde isteğini beyan ederse, PGM, değerlendirme prosesini tekrar başlatabilir. 16.0 BELGELENDİRME DOKÜMANTASYONU PGM, müşteriye PGM nin adı ve adresini, belgelendirmenin verildiği tarihi (tarih, belgelendirme kararının tamamlandığı tarihten önce olmamalıdır), müşterinin adı ve adresini, belgelendirme kapsamını, belgelendirme belirlenmiş bir dönemin sonunda geçerliliğini kaybediyorsa, belgelendirme dönemi veya son geçerlilik tarihini,ve belgelendirme programının gerektirdiği diğer her türlü bilgiyi içeren sertifika verir. Sertifikada, PGM de sorumluluk verilen kişi veya kişilerin imzası bulunur. Sertifika, belgelendirmenin verilmesi veya kapsamının genişletilme kararının alınması, belgelendirme şartlarının yerine getirilmesi, belgelendirme sözleşmesinin tamamlanmasından sonra yayımlanır. 17.0 BELGELENDİRİLMİŞ ÜRÜNLER VERİ TABANI PGM, belgelendirilmiş olan ürünlerle ilgili; ürünün tanımı, uygunluğun belgelendirildiği Standard/standardlar ve diğer normatif doküman/dökümanlar, müşterinin tanımı bilgilerini muhafaza etmektedir. Bir veri tabanı kullanılarak yayınlanması (Elektronik ortam Web üzerinde ) veya istendiğinde verilmesi (yayınlar, elektronik ortam veya diğer araçlar yoluyla) gereken bilgiler, ilgili belgelendirme programı/programlarında belirtilir. İstendiğinde, verilmiş bir belgelendirmenin geçerliliği hakkındaki bilgiler sağlanır. 18.0 GÖZETİM Belgelendirme programının gereği olarak veya PGM, belgelendirme programına uygun olarak belgelendirme kararında yer alan ürün/ürünlerin gözetimini başlatır. Gözetim faaliyetlerine ilişkin kriterler ve proses, her belgelendirme programınca tanımlanır. Gözetimde; değerlendirme, gözden geçirme veya bir belgelendirme kararı söz konusu ise, sırasıyla şartlar yerine getirilir. Sayfa No 14/16

Belgelendirilmiş olan bir ürün tipi (proses veya hizmet için bk. Madde 7.9.4) üzerinde (veya ürün ambalajı veya ürünün beraberindeki bilgiler içerisinde) bir belgelendirme işaretinin devamlı kullanımına izin verildiğinde gözetim oluşturulur ve bu, ürün şartlarının yerine getirildiğinin ispatının geçerliliğinin devam etmekte olduğunu güvence altına almak için, işaretli ürünlerin periyodik gözetimini içerir. Belgelendirilmiş olan bir proses veya hizmet için bir belgelendirme işaretinin devamlı kullanımına izin verildiğinde, gözetim oluşturulur ve bu, proses veya hizmet şartlarının yerine getirildiğinin ispatının geçerliliğinin devam etmekte olduğunu güvence altına almak için, faaliyetlerin 3 yıl periyodik gözetimini içerir. 19.0 KAYITLAR PGM, belgelendirme prosesine ait tüm şartların (bu standardın ve belgelendirme programının şartları) etkin olarak yerine getirildiğinin ispatı için kayıtları muhafaza eder. PGM, kayıtları gizli muhafaza eder. Kayıtlar, gizliliğin sürdürülmesinin güvence altına alınacağı bir şekilde taşınır, iletilir ve aktarılır. Belgelendirme programı ürün/ürünlerin belirlenmiş bir dönem sonunda tümüyle tekrar değerlendirilmesini içeriyorsa, en az içinde bulunulan dönem ve önceki döneme ait kayıtlar muhafaza edilir. Bunun dışında kayıtlar, PGM tarafından PR 12.01 Kayıtların kontrolü Prosedüründe tanımlanmıştır. 20.0 BELGENİN GEÇERLİLİĞİ, ASKIYA ALINMASI VE İPTALİ TS EN ISO/IEC 17065 Standardı kapsamında verilen Uygunluk Sertifikaları 3 yıl geçerli olarak düzenlenir. Sertifikanın geçerli olması için ilgili standartlara göre 2 (iki) defa yılda en az 1 (bir) kere olmak üzere periyodik denetim gerçekleştirilir. Ürün Belgelendirme Faaliyetlerinde belgenin sonlandırılması, daraltılması, askıya alınması, iptali veya geri çekilmesinde izlenecek yöntemleri ve tüm faaliyetler TL 19.03.01 de tanımlanmaktadır. 21.0 DOKÜMANTASYON VE BELGENİN DÜZENLENMESİ Uygunluk Değerlendirme Hizmetleri sırasında yapılacak kontroller, (LS.19.03.01) Ürün Belgelendirme Faaliyetlerinde Kullanılan Doküman Listesi nde verilen formlara ve ilgili standartlara göre yapılacaktır. Ayrıca Ürün belgelendirme Süreç Akış Şeması SAS 19.03 de verilmiştir. Sayfa No 15/16

Yapılan Uygunluk Değerlendireme Hizmetine ait tüm Kontrol ve Denetleme formları, test raporları, dokümanlar, hesaplamalar, projeler ilgili proje dosyasında 15 yıl kayıt altında tutulacaktır. 15 yıl sonunda ilgili proje dokümanları arşiv dosyalarına kaldırılır. Raporların arşivde saklama süresi kanunen veya müşteri şartnamesinde belirtilen bir süre yoksa on (10) yıldır. Sayfa No 16/16