ÜÇ YÖNM PODÜÜ 1.0 AMAÇ ÜÇ YÖNM PODÜÜ Ahi vran Üniversitesi nde uygulanacak süreç yönetim sistemi ile ilgili temel esasları tanımlamaktır. 2.0 KAPAM Ahi vran Üniversitesi nde uygulanmakta olan tüm süreçleri kapsar. 3.0 ANIMLA 3.1 üreç: Müşteri isteklerini karşılayacak çıktıların elde edilebilmesi için, girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetlerdir. 3.2 üreç Yönetimi: Müşterilerin ve müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi, süreçlerin, sahiplerinin, tedarikçilerinin, performans parametrelerinin ve hedeflerinin tanımlanması ve ölçülmesi, hedefler doğrultusunda gerekli iyileştirmenin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümü. üreç Yönetiminin Amaçları Müşteri odaklı yönetimi teşvik etmesi Katma değer yaratan faaliyetlerin belirlenmesi ve bu faaliyetlere sistematik yaklaşım getirmesi ahiplerinin ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi Fonksiyonlar arası ilişkilerin geliştirilmesi Kaynakların etkin kullanımının sağlanması yileştirme fırsatlarının tespit edilmesi Hızlı karar alma avantajı sağlaması O 9001:2015 tandardının şartlarının yerine getirilmesi. Ahi vran Üniversitesi nde süreçler seviyeleri ve tiplerine göre ikiye ayrılır: 3.3 üreç eviyesi : Ahi vran Üniversitesi süreçleri üst, ana ve alt olmak üzere üç seviyede tanımlanmaktadır. Üst üreçler Ana üreçler Alt üreçler Kilit üreçler Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ 3.3.1 Üst üreçler : Üniversitenin misyonu ve vizyonu çerçevesinde, stratejik hedeflerine ulaşabilmesi için yürüttüğü faaliyetleri tanımlayan süreçlerdir. 3.3.2 Ana üreçler : Üniversitenin üst süreçlerini oluşturan adımlardan her birisidir. 3.3.3 Alt üreçler : Üniversitenin ana süreçlerini oluşturan adımlardan her birisidir. 3.4 Kilit üreçler : Üst ve ana süreçlerin bütünüdür. 3.5 üreç ipleri : Ahi vran Üniversitesi nde süreçler yapılarına göre üçe ayrılır: 3.5.1 ğitim üreçleri : Çıktıları dış müşterilere doğrudan değer katan süreçlerdir. 3.5.2 Destek üreçler : ç müşteriye yönelik faaliyet gösteren, çıktıları doğrudan müşterileri etkilememekle birlikte eğitim süreçlerinin çalışabilmesi için gerekli alt yapıyı oluşturan süreçlerdir. 3.5.3 Yönetsel üreçler : Politika ve stratejileri gerçekleştirmeye yönelik, tüm süreçlerin etkin çalışmasını sağlayan süreçlerdir. Y Ö N L D Ğ M K M Ü Ş Ü Ç Ü L L Ç Ü Ç L Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ 3.6 üreç Yönetim Komisyonu (YK) : Ahi vran Üniversitesi ndeki süreç yönetimi sisteminin işlevselliğinden sorumlu komisyondur. YK nin Yapısı Başkan ektör Yardımcısı ekreter Genel ekreter veya Yardımcısı Üyeler Kalite Yönetim Koordinatörü Fakülte Dekanı (1) Yüksekokul Müdürü (1) Meslek Yüksekokulu Müdürü (1) Daire Başkanı (1) Kalite Danışmanı (1) YK nın orumluluğu: Üst süreçlerin ve sahiplerinin belirlenmesi üreç yönetim sisteminin etkinliğinin gözden geçirilmesi üreçlerin gözden geçirilmesi Üst süreç değişikliği Not : Ana ve alt süreç şemaları, üst süreç sahipleri tarafından onaylanmaktadır. 3.7 üreç ahibi : ürecin sorumluluğunu taşıyan ve sürecin iyileştirilmesinden sorumlu kişilerdir. üreç ahibinin Özellikleri: üreci tanıyan ve süreçten en çok etkilenen yileştirme çalışmalarına yatkın ve katılımcı yileştirmeye açık noktaları tespit edebilen yileştirme faaliyetlerini yönlendirebilen Değişime ve gelişime açık üreç ahibinin orumlulukları: üreç şemalarının oluşturulması üreç standartlarının oluşturulması üreçten etkilenen taraflar ( tedarikçi / müşteri ) ile birlikte, süreç performansının izlenmesi ürecin değerlendirilmesi, gözden geçirilmesi ve süreç performansı ile ilgili sorumluların belirlenmesi üreçteki iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi ve hayata geçirilmesi Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ üreç değişikliklerinin hayata geçirilmesi Ahi vran Üniversitesi üreç ahipleri Aşağıdaki Kademelerden eçilir Üst üreç ahibi : dari Personel: Şef ve üstü Akademik personel:? Ana/Alt üreç ahibi: Yönetici veya konusunda uzman personel 3.9 üreç Şeması: üreç adımlarını ve sahiplerini gösteren görsel anlatımdır. 3.10 Performans Parametresi : üreçlerin etkinliğini ölçmek amacıyla kullanılan, ölçülebilir göstergelerdir. Ana süreçler ve gerek duyulan alt süreçler için takip edilen bu göstergelerin belirlenmesinde üç boyut göz önünde bulundurulur: üreç Çıktı Müşteri Algılaması Üst süreçleri performans parametresi olarak kendisini oluşturan ana süreçlerin başarı oranları alınmaktadır. 3.10.1 üreç Performans Parametresi : ürecin kendi performansının izlenmesi amacıyla belirlenen parametrelerdir. Örnek ğitim adam/saat Öğrenci kayıt süresi Fazla mesai Bakım süresi Cevap verme süresi 3.10.2 Çıktı Performans Parametresi : üreç çıktısının performansının izlenmesi amacıyla belirlenen parametrelerdir. Örnek Personel devir oranı Kayıt sildiren öğrenci sayısı Hatalı öğrenci kayıt sayısı Hatalı mezun işlemi sayısı 3.10.3 Müşteri Algılaması : üreç müşterilerinin, sürecin performansını nasıl algıladıklarını izlemek amacıyla belirlenen parametrelerdir. Örnek Müşteri ( iç / dış ) şikâyet sayısı Müşteri ( iç / dış ) takdir sayısı Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ Çalışan memnuniyeti Öğrenci memnuniyeti 3.11 üreç Performans Parametresi anımlama Formu ürecin; Girdilerinin, tedarikçilerinin, çıktılarının ve müşterilerinin Kendisine, çıktısına ve müşterisine ait performans parametrelerinin ve bu parametreler ile ilgili bilgilerin Gözden geçirme ortamlarının, sıklıkların ve sorumluların tanımlandığı formdur. 3.12 üreç Performans Parametresi zleme Formu ürecin; Geçmiş performanslarının Hedeflerinin Mevcut performansının izlendiği formdur. 4.0 UYGULAMA 4.1 YK yılda dört kez toplanır. Her yılın başında yapılan toplantıda stratejiler doğrultusunda üst süreçler ve sahipleri gözden geçirilir. Yapılan gözden geçirme sonucu üst süreçlerde oluşabilecek değişiklik uygulamaya konulur. trateji gözden geçirme çalışmaları sonrası her yılın ortasında yapılan toplantıda yine stratejiler doğrultusunda oluşabilecek değişiklikler ele alınır. Diğer iki toplantıda ise süreç yönetiminin etkinliği gözden geçirilir. oplantı takvimi ve gündemi YK sekreteri tarafından katılımcılara duyurulur. 4.1.1 üreç başarı oranları 85 puan altında olan süreçler Z ile 85-100 arası 100 ve üstü B ile gösterilmektedir. Z simge taşıyan ve trendi olumsuz seyreden sarı simgeli süreçlerde iyileştirmeler yapılmaktadır. 4.2 Yeni üreç asarımı ve üreç Değişikliklerinin Uygulamaya Konulması 4.2.1 Yeni üreç asarımı Ahi vran Üniversitesi nde yeni çalışmalar, yasal değişiklikler, tedarikçi / müşteri / diğer üniversite ziyaretleri, eğitimler, yurt içi / dışı fuar - seminer - konferanslar veya kıyaslama çalışmaları sonucu yeni süreç tasarımları süreç sahibi tarafından belirlenir. 4.2.2 üreç Değişikliği: ürecin kendi, çıktı ve müşteri algılama performansları belirlenen hedeflere ulaşamadığı ve olumsuz bir durum oluşturduğu zaman, tedarikçi ve müşteri beklentileri de dikkate alınarak süreç değişikliği ihtiyacı süreç sahibi tarafından belirlenir. Bu Değişiklik le lgili: Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ Değişiklik nedeni süreç sahibi tarafından saptanır. üreç sahibi, etkilenen tedarikçi ve müşterilerin de görüşlerini alarak, süreç sorumluları ile birlikte çözüm önerilerini tasarlar ve değişiklikten etkilenenleri bilgilendirir. üreç değişikliğinin uygulama maliyeti yüksek ve riskli ise süreç sahibi tarafından pilot uygulama kararı verilebilir. Yapılan değişikliğin sonuçları; süreç sahibi, tedarikçisi ve müşterisinin de katıldığı toplantılarda izlenir. ğer sonuçlar olumlu ise yapılan çalışmalar standartlaştırılır, ilgili dokümanlar hazırlanarak onaylanır ve dağıtılır. üreç sahibi, süreç değişikliğinden etkilenen ve süreci uygulamaya koyacak kişilere gerekli eğitimleri verir. üreç uygulamaya konulduktan sonra, performansının izlenmesine devam edilir. ğer sonuçlar olumsuz ise, tekrar tasarım aşamasına dönülür Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ ÜÇ DĞŞKLĞ AKIŞ ŞMAI Yeni çalışmalar ( Örn: Uygulaması olmayan ama stratejilerimiz doğrultusunda ihtiyaç duyulan süreçlerin oluşması durumunda ) Yasal Değişiklikler, edarikçi / Müşteri / Üniversite Ziyaretleri, ğitimler, Yurt içi / Dışı Fuar - eminer - Konferanslar veya Kıyaslama Çalışmaları Müşteri /edarikçi Beklentisi ürecin Beklenen Performansa Ulaşamaması Yeni üreç asarlama Mevcut üreci yileştirme Değişiklikleri asarlama Değişiklikten tkilenenleri Bilgilendirme Pilot Uygulama Gerekli Gereksiz Uygulama Gözden Geçirme Olumsuz Karar Olumlu tandartlaştırma ğitim Verme tkinliği zlenme Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)
ÜÇ YÖNM PODÜÜ 4.3 ÜÇ ŞMAINDA KULLANILACAK MBOLL embolü Adım embolü Adım Bağlayıcı ve Akış Yönü Karar embolü HAYI HAYI V Doküman embolü ayfa Bağlayıcı embolü 5.0 OUMLULUK Uygulanmadan üreç Yönetim si ve tüm süreç sahipleri sorumludur. 6.0 KL üreç Şeması G/ PF/ 00 üreç Performans Parametresi anımlama Formu G/ PF/ 00 üreç Performans Parametresi zleme Formu G/ PF/ 00 Şef rsoy DOĞAN Doç. Dr. rgin KAPAŞ Prof. Dr. Mustafa KU (Form No F : 166 ; : ; :.)