ANKARA YILDIRIM BEYAZIT ÜNI VERSI TESI KALİTE YÖNETİMİ EL KİTABI I C I NDEKI LER Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Kalite Politikası...... 2 Tanımlar...2 1. Yo netim...3 1.1 Misyon ve Vizyon...3 1.2 Organizasyon yapısı...3 1.3 Amac, Hedefler ve I yiles tirme...4 1.4 Kaynak Gereksinimleri ve O nceliklendirme...4 1.5 Kaynak Tahsisi...4 2.C alışanlar...5 2.1. I nsan Kaynakları Planlaması...5 2.2. Akademik Personel...6 2.3. I dari Personel...6 3. Kaynaklar ve I şbirliği Yapılan Kurum ve Kuruluşlar... 6 3.1. Tesis Yo netimi...6 3.2. Eğitim O ğretim ve Aras tırmayı Destekleyen Bilgi Kaynaklarının Yo netimi... 7 4.Su rec ler... 7 4.1. Eğitim O ğretim... 7 4.2. Aras tırma...8 4.3. Hizmet...8 5. Kalite I yileştirme...9 5.1 Kalite Kṳltṳrṳ...9 5.2 Sistem...10 5.3 I zlenecek Kalite Go stergeleri...10 6. Yo netim Bilgi Sistemi...11 7. Kamuoyunu Bilgilendirme...11 8. Dış Kalite Gu vence Kurumlarına Başvuru...12 1
ANKARA YILDIRIM BEYAZIT ÜNI VERSI TESI KALI TE POLI TI KASI Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Kalite Politikası Yṳksek O ğretim ile ilgili evrensel değerlere, akademik o zerkliğe, o ğretim elemanı, o ğrenci ve diğer personelin haklarına saygılı olmayı esas alır. Bu dokṳman Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi nde yṳrṳtṳlmekte olan Kalite Gṳvencesi C alıs malarının temel ilke ve standartlarına ilis kin politikalarını kapsar. Üniversitenin Stratejik Plan ındaki amac ve hedefler dikkate alınarak olus turulan bu standartlar kurumun vizyonuna ulas masında temel o lc ṳt olacaktır. Kurumun performansı bu standartlar temel alınarak değerlendirilecektir. Standartlar, tṳm birim, bo lṳm ve bireyler ic in gec erli olan temel o lc ṳtlerdir. Standardın nasıl kars ılanacağı farklı birimlerde değis kenlik go sterebilecektir. Bu nedenle her birimin, mevcut standartlara uyum amacıyla yapacağı c alıs maları belirlemesi ve uygulaması gerekmektedir. Bu kalite politikası dokṳmanı Yṳksek O ğretim Kalite Kurulu, Avrupa Üniversiteler Birliği (European University Association EUA) ve Avrupa Yṳksek O ğretimde Kalite Gṳvencesi Birliğinin (European Association for Quality Assurance in Higher Education ENQA) temel ilkelerine uygun olarak, Avrupa Kalite Yo netim Vakfı (EFQM) ve onun ulusal is birliği ortağı olan Tṳrkiye Kalite Derneği (KALDER) modeline go re olus turulmus tur. TANIMLAR Üst Yo netim: Rekto r, rekto r yardımcıları, dekanlar, yṳksekokul mṳdṳrleri, meslek yṳksekokulu mṳdṳrleri, konservatuar mṳdṳrṳ, enstitṳ mṳdṳrleri ve genel sekreterdir. Yo netici: Akademik ve idari birimlerin ṳst yo neticileridir. Lider: Belirli bir konuda uzmanlığı veya yaratıcı o zelliği ile tanınmıs, kalite faaliyetlerinde o ncṳlṳk eden kişilerdir. Yo netim bilgi sistemi: Bir o rgṳt ic erisinde enformasyonu toplayan, do nṳs tṳren ve yayan kaynaklar, kurallar ve c alıs anlardan olus an bir bṳtṳndṳr. Ortak bir veri tabanını kullanarak karar sṳrec lerine bilgi sağlar. 2
I ş tanımı: Bir is ile ilgili tṳm go rev, yetki ve sorumluluklar, raporlama ilis kileri, is kos ulları ile o is i yapmak ic in gerekli eğitim, beceri ve kis ilik gibi niteliklerin tanımıdır. 1. YO NETI M 1.1 MI SYON VE VI ZYON Kurumun, c alıs anların ve birim liderlerinin katılımıyla olus turulmus bir misyonu ve vizyonu vardır. Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi nin misyonu; Bireyin ve toplumun entelektüel ve yenilikçi kapasitesinin gelişimine katkıda bulunmak amacıyla bilimsel bilginin üretilmesini, yayılımını, sosyal ve ekonomik faydaya dönüşümünü sağlamada yetkin bir üniversite olmayı her alandaki birikimini toplum yararına sunmayı go rev edinmis tir. Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi nin vizyonu; Keşif ve yenilik doğuran araştırmalarıyla ufuklar açan, mensup ve yetiştirdikleriyle daha iyi bir gelecek inşasına katkı sunan, geliştirdiği toplumsal projeler ile ulusal ve küresel kültürün insanlık değerleri üzerinde yükselmesine yardımcı olan akademik, idari ve mali özerkliğe sahip bir dünya üniversitesi olmaktır. Bu misyon ve vizyon kurum faaliyetlerini izlemek ve yo netmekle go revli ṳst makam tarafından onaylanmıs tır. 1.2 ORGANI ZASYON YAPISI Organizasyon yapısı, kurum ic inde farklı birimlerin ve yapıların yo netim is levlerini yerine getirirken aralarında nasıl bir iletis im sistemi olduğunu, karar verme, danıs ma, onaylama ve izleme sṳrec lerini ac ıklar niteliktedir. Kararlar gerekc elendirilir ve kayıt altına alınır. O ğrencilerin gereksinimlerine go re tasarlanmıs standart bir eğitim o ğretim programının yanı sıra; uluslararası eğitim is birliklerinin de yṳrṳtṳlmesini sağlamak ṳzere, eğitim o ğretim faaliyetlerine katılan farklı birimler arasında iletis im, is birliği ve es gṳdṳm vardır. Eğitim, o ğretim ve aras tırma faaliyetleri arasındaki ilis ki ve es gṳdṳm ilgili birim liderlerinin iletis imi ile gṳc lendirilir ve desteklenir. 3
I s birliği ve es gṳdṳmṳ sağlamak ic in ortak toplantılar, kurul - komisyon c alıs maları gerc ekles tirilir ve bu c alıs malar ulusal ve uluslararası platformlarda paylas ılarak go rṳnṳrlṳğṳ sağlanır. 1.3 AMAC, HEDEFLER VE I YI LEŞTI RME Tṳm birimler, kurumun misyon ve vizyonu ile uyumlu olacak s ekilde stratejik amac ve hedeflerini, bu amac ve hedeflere ulas mak ic in yapılması gereken faaliyetleri planlar ve yṳrṳtṳr. Yṳrṳtṳlen faaliyetlerin hedeflere ve amac lara ulas madaki etkinliğini objektif verilere dayanarak değerlendirir, ve gṳnceller. Sağlanan iyiles me ve gelis menin devamlı ve sṳrdṳrṳlebilir olduğunu belirlediği performans go stergeleriyle izler. 1.4 KAYNAK GEREKSI NI MLERI VE O NCELI KLENDI RME Üst yo netim, birimlerde yṳrṳtṳlen eğitim, o ğretim, aras tırma ve hizmet faaliyetlerinde amac ve hedeflere uyumlu gelis menin ve kalite gelis iminin sağlanabilmesi ic in gerekli olan tesis, altyapı, arac gerec, kadro ve kaynak gereksinimlerini belirlemek ṳzere bu birim liderleri ile iletis im ic indedir. O ncelikler, ṳst yo netim ve liderlerin katılımı ile kurumun misyon ve vizyonu, amac ve hedefleri doğrultusunda belirlenir. Belirlenen o ncelikler ic in yıllık eylem planı olus turulur ve takibi sağlanır. 1.5 KAYNAK TAHSI SI Üst yo netim, o ncelikler doğrultusunda faaliyetlerin yṳrṳtṳlmesi ve kalite gelis iminin sağlanması ic in gerekli kaynakları tahsis eder. Kaynak tahsisinde o lc me ve performans değerlendirme sonuc ları ve verileri belirleyici bir fakto rdṳr. 4
2. C ALIS ANLAR C alıs anların go rev, yetki ve sorumluluklarını, niteliklerini belirleyen yazılı is tanımları yapılır ve belirli aralıklarla gṳncellenir. Kurumda c alıs anların atama-yṳkseltme ve kurum ic i/dıs ı go revlendirmelerde kriterler belirlenir ve yetkili organlarca onaylanır. C alıs anlar konularında yetkindir. Yetkinliklerini devam ettirebilmesi ic in eğitim ihtiyac ları tespit edilerek gerekli eğitim olanakları sağlanır. Farklı go revler ic in yetkilendirme kis inin yetkinlikleri ve nitelikleri esas alınarak yapılır. C alıs anların performansı belli aralıklarla değerlendirilir. Performans değerlendirmede c alıs anın is tanımları değerlendirme kriteri olarak kullanılır. Değerlendirme sonuc ları, c alıs anın gelecek do nemde hangi yetkinlikleri tas ımaya, hangi go revleri ifa etmeye devam edeceği konusunda belirleyici olur. C alıs anlar performans değerlendirme sonuc ları ile ilgili olarak bilgilendirilir. C alıs anların memnuniyet değerlendirme o lc ṳtleri belirlenerek, memnuniyet go stergelerine go re, iyiles tirme ve gelis tirme c alıs maları yapılır. Sonuc lar c alıs anlar ile paylas ılır. 2.1. I NSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI Birimlerin stratejik plana go re belirlenmis gelecekteki faaliyetlerini yṳrṳtecek personelin planlaması yapılır. Personel planlamasında birimlerde stratejik plana bağlı olarak olus abilecek değis iklikler ve is yṳkleri esas alınır. Planlamaya destek olmak amacıyla c alıs anlara ilis kin tṳm bilgilerin ve go rev tanımlarının yer aldığı kis isel dosyalarının ilgili idari birimlerde bulundurulması sağlanır. Bunun ic in bir sistem kurulur. 5
2.2. AKADEMI K PERSONEL Eğitim-o ğretim ve aras tırmadan sorumlu personel o ğretme ve aras tırma yapma becerisine sahiptir. Bu beceriler gerekli kaynaklar ve eğitimlerle desteklenir. O ğretim elemanı ile ilgili performans, bireysel faaliyet raporları, program memnuniyetinin değerlendirmesiyle yapılır ve bunun sonuc larından ilgili o ğretim elemanı bilgilendirilir. 2.3. I DARI PERSONEL Ac ık kadrolara atanacak idari personel, is tanımlarında belirlenen niteliklere go re değerlendirilir ve go revlendirilir. I dari personelin yaptığı go revin o zelliklerini gṳc lendirici o nlemler alınır. 3. KAYNAKLAR VE I S BI RLI G I YAPILAN KURUM VE KURULUS LAR Misyonuna, amac ve hedeflerine, kurumsal ilkelerine uygun olmak kaydıyla gerektiği hallerde diğer kurumlarla ve paydas larla ulusal ve uluslararası is birliği planlanır ve yapılır. 3.1. TESI S YO NETI MI Kurumun misyonu gereği yerine getirmesi gereken hizmetlerin niteliğini ve kalitesini etkileyen en o nemli unsurlardan biri, bu hizmetlerin sunumu sırasında kullanılan mekanlar, arac gerec ve malzemelerin niteliğidir. Bunların niteliği, c alıs anların ve o ğrencilerin her tṳrlṳ gṳvenliğini yakından ilgilendirir. Kurum gerekli planları yapar ve uygular. Bu planların hazırlanabilmesi ic in o ncelikle envanter c alıs ması yapılır ve tṳm tesis ve ekipmanlar kayıt altına alınır. Kayıt sistemi envanteri yapılan tesis ve ekipmanların izlenebilir olmasını sağlar. Planların uygulama o ncelikleri, yaklas ık maliyetleri ve kaynak tahsisi birim sorumluları ve ṳst yo netimin birlikte kararı ile belirlenir. 6
3.2 EG I TI M O G RETI M VE ARAŞTIRMAYI DESTEKLEYEN BI LGI KAYNAKLARININ YO NETI MI Kurum, o ğrenci merkezli eğitim-o ğretim anlayıs ını benimseyerek, o ğrencinin o ğrenmesini desteklemek ṳzere gerekli kaynakların yeterliliğini ve programlara uygunluğunu gṳvence altına alır. O ğretimden sorumlu o ğretim elemanlarının yanında o ğrenciler de o ğrenimlerine katkıda bulunacak kaynaklara bas vururlar. Bu kaynaklar, kṳtṳphaneler, bilgisayar ve internet eris im olanakları, akademik danıs manları ve rehberlerdir. Kurum kṳtṳphanelerinde, birimlerinde bulundurulan bilgi kaynaklarını ve internet eris im kapasitesini o ğrenci ve aras tırmacı ihtiyac larına ve beklentilerine uygun olarak dṳzenler ve o ğrencilerin eris imine hazır olarak hizmete sunar. Bu ihtiyac ve beklentilerin belirlenmesi ic in o ğrenci ve aras tırmacıların geribildirimlerini almaya yo nelik bir sistem is letilir. Kurum o ğrenme ve aras tırmaya yo nelik kaynakları dṳzenli olarak izler, go zden gec irir ve iyiles tirir. 4. SÜREC LER Eğitim o ğretim, aras tırma ve hizmet faaliyetleri ile ilgili temel sṳrec ler, keyfi uygulamalara yer bırakmayacak s ekilde ve her birimde, her zaman, her c alıs an tarafından standart bir yo ntemle yerine getirilmesini sağlamak amacıyla tanımlanır ve yo netilir. Genel kurallar, ilkeler, gerekli kayıt is lemleri ve sorumlular tanımlanır. 4.1. EG I TI M O G RETI M Ders programlarının olus turulması, gṳncellenmesi, onaylanması ve yṳrṳtṳlmesi sṳrec leri o ğrenci merkezli olmak kaydıyla, ic ve dıs paydas ların katılımı ile belirlenir ve yo netilir. Sṳrec lerin tanımlamasında o ğrenim c ıktıları ve ihtiyac ları, o ğrenim kaynakları, o ğrenci bas arı dṳzeyi ve gelis imini izleme usulleri go z o nṳne alınır. 7
O ğrenci kayıt, kayıt yenileme ve ders sec me sṳrec leri o ğrencilerin beklentilerine uygun olarak yṳzyṳze ve online yapabilme olanakları belirlenir ve yo netilir. O ğrenci bas arısını o lc me ve değerlendirme sṳrec leri c ağdas ve uluslar arası gec erli ilkelere go re tutarlı bic imde uygulanan yazılı o lc ṳt, dṳzenleme ve prosedṳrlere go re belirlenir ve yo netilir. O ğrenci mezuniyet, ilis ik kesme, belge dṳzenleme sṳrec leri belirlenir ve yo netilir. 4.2. ARAŞTIRMA Aras tırmaların planlanması, desteklenmesi, gerc ekles tirilmesi ve izlenmesi sṳrec leri belirlenir ve yo netilir. Bu sṳrec lerde kaynakların etkili ve verimli kullanımı go z o nṳnde bulundurulur. 4.3. HI ZMET O ğrencilere, c alıs anlara ve topluma verilen hizmetler ile ilgili sṳrec ler belirlenir ve yo netilir. Belirlenmis sṳrec ler ic in, faaliyetleri go steren akıs s emasını, sorumluları, performans go stergelerini ve bunların izlem yo ntemlerini ic eren sṳrec kṳnyeleri hazırlanır. Sṳrec performansı ilgili birim tarafından izlenir. Gerektiğinde iyiles tirme faaliyetleri yapılır. Yapılan iyiles tirme faaliyetlerinde kalite iyiles tirme ve gelis tirme temel ilkeleri kullanılır. Bu sṳrec lerin iyiles tirilmesinde ve gelis tirilmesinde ic ve dıs paydas ların beklentileri ve go rṳs leri dikkate alınır. 8
5. KALI TE I YI LES TI RME Toplam Kalite Yo netimi kurumun yo netim yaklas ımıdır. Bu c erc evede kurum kalite kṳltṳrṳ gelis tirme, sṳrṳdṳrlebilir kılma ve kaliteyi iyiles tirme faaliyetlerinin devamlılığını sağlar. 5.1 KALI TE KÜLTÜRÜ Kurum Kalite I yiles tirme c alıs malarını tṳm birimlerinde ve tṳm c alıs anları tarafından yṳrṳtṳlmesi gereken bir faaliyet olarak kabul eder. Üst yo neticilerin ve diğer yo neticilerin liderliğinde ṳniversitede kalite kṳltṳrṳnṳn yaygınlas tırılması ic in c aba go sterilir. Bu amac la, c alıs anların kalite yo netimi, kalite iyiles tirme konularında bilgi sahibi olması ic in ulusal ve uluslararası eğitimler dṳzenlenir, incelemeler ve kars ılas tırmalar yapılır. Kurum ic erisinde komisyonlar ve c alıs ma grupları olus turarak; akademik ve idari birimler ṳzerinde kurum kalite kṳltṳrṳnṳ gelis tirmek ic in eğitimler planlanarak farkındalık sağlanır. C alıs anların kalite iyiles tirme c alıs malarına katılımı desteklenir ve tes vik edilir. 5.2 SI STEM Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi nde Kalite Yo netimi uygulamalarının temelini Planla Uygula Kontrol Et O nlem Al (PUKO ) anlayıs ı olus turmaktadır. PUKO do ngṳsṳ c erc evesinde; Tṳm iyiles tirme faaliyetleri planlanır. Bu planlarda, mevcut durumdaki veri ve bilgiler değerlendirilerek, faaliyet sonrasında varılmak istenen noktayla ilgili hedefler belirlenir. I yiles tirme o nerileri, altta yatan sorunu bulmaya yo nelik analizlerin sonuc larına dayandırılır. Bu analizler gṳncel bilgi ve yo ntemlerden faydalanarak yapılır. Mṳmkṳn olduğunda rehber ve kılavuzlar kullanılır. Planlanan iyiles tirme o zellikle yṳksek riskli, yṳksek is lem hacimli sṳrec leri ilgilendirdiği takdirde uygulama sec ilmis pilot birimlerden bas latılır, etkisi go zlendikten sonra yaygınlas tırılır. 9
Uygulamanın etkileri değerlendirilir, bas langıc verileri ile uygulama sonrası verileri kars ılas tırılarak kontrol edilir. O ngo rṳlen hedefe ulas ma durumu değerlendirilir. Bu sağlanamadıysa gerekli o nlemler alınır, gṳncelles tirmeler yapılır. I yiles tirici uygulamanın beklenen faydayı sağladığı go rṳldṳğṳnde, uygulama yaygınlas tırılır, kurumsallas tırılır. Aralıklı olarak veriler tekrar değerlendirilerek sağlanan iyiles menin sṳrdṳrṳlebilir, bir etki yaratıp yaratmadığı izlenir. Yapılan tṳm sṳrec ve sistem değis iklikleri, yukarıda belirtilen temel adımlar izlenerek ve kayıt altına alınarak yapılır. Hislere ve duygulara değil, veriye ve kanıta dayalı karar mekanizmaları is letilir. 5.3 I ZLENECEK KALI TE GO STERGELERI Kurum misyon-vizyonu ile belirlenmis temel faaliyet alanındaki performansını sṳrekli olarak izler. Bunun ic in hazırlanmıs bir Performans I zlem Planı vardır. I zlenecek performans ve kalite go stergeleri, kurumun yo neticileri ve liderleri tarafından belirlenir. I zlenecek go stergenin belirlenmesinde kullanılan o nceliklendirme yo ntemi yazılı hale getirilir. Kurumda, bunlarla kısıtlı kalmamak kaydıyla, as ağıdaki alanlarda performans go stergeleri izlenir: O ğrenci Giris inin Niteliği, O ğrencilerin Gelis imi ve Bas arısı, Ulusal ve Uluslararası Eğitim I s birliği Anlas maları Sayısı ve Niteliği, Uluslararası O ğrenci Sayısı ve Niteliği, Uluslararası O ğretim Elemanı Sayısı ve Niteliği, C ift Dal, Yan Dal ve Ortak Diploma Verilen Program Sayısı ve Niteliği Mezunların I stihdamı ve Nitelikleri, O ğretim Programlarının Değerlendirilmesi, 10
Aras tırmaların Niteliği, Yayınların Niteliği, Hizmetlerin Niteliği, Finans Yo netimi, Kapasite ve Kaynakların Etkin Kullanımı, O ğrenci Memnuniyeti, C alıs an Memnuniyeti, I zlenen performans go stergelerine ait veriler yetkin kis ilerce değerlendirilir ve analiz edilir. Veriler, kurumun o nceki yıllara ait verileriyle, benzer kurumlara ait verilerle ve kaynaklarda sunulan standartlarla kıyaslanır. Elde edilen sonuc lara go re gerekli o nlemler ve iyiles tirici faaliyetler planlanır. 6. YO NETI M BI LGI SI STEMI Kurumda, yo netim faaliyetleri ve kalite iyiles tirme gelis tirme c alıs maları, karar verme ve o ncelik belirleme sṳrec leri yo netim bilgi sistemi ile desteklenir. Yo netim bilgi sistemi kurumun temel performans go stergelerinin izlenmesine ilis kin bilgileri sağlar. Karar verme ve o ncelik belirleme sṳrec lerinde yo netici ve liderlerin ne tip bilgiye ihtiyac duyduğu, bu bilginin ṳretilebilmesi ic in hangi verilerin toplanması gerektiğine yo netici ve liderler, Bilgi I s lem Daire Bas kanlığı, Strateji Gelis tirme Daire Bas kanlığı ve Kalite Komisyonu ṳyeleri ile birlikte karar verirler. Kurumun, kayıtların tutulmasından sorumlu birimleri, yo neticilerin ve liderlerin karar verme ve o ncelik belirleme sṳrec lerini destekleyecek veri ve bilgiyi sağlamak ic in is birliği yapar. I htiyac duyulan veri ve bilgi ilgili taraflara belirlenmis aralıklarla bildirilir. Bunun ic in belirlenmis bir takvimi, sorumluları, veri toplama ve analiz yo ntemini ic eren yıllık Bilgi Yo netim Planı yapılır ve ilan edilir. 11
Kurumda bir bilgi yo netim sistemi is letilir. Bu sistem; dokṳmanların formatını, yayınlanması, onaylanması, yṳrṳrlṳğe konması ve gṳncelleme sṳrec lerini tanımlar; dokṳmanlara eris im yo ntemini, gṳncelliğini kaybetmis olanlarının yṳrṳrlṳkten kaldırılma ve ars ivlenme yo ntemini tanımlar; hangi dokṳmanlara, kimlerin veya hangi birimlerin eris im yetkisi olduğunu tanımlar. 7. KAMUOYUNU BI LGI LENDI RME Kurum dṳzenli olarak eğitim o ğretim, aras tırma, sunduğu hizmetler ve bu hizmetlerin performansını ilgili koordinato rlṳkler aracılığıyla belirleyerek, gṳncel, tarafsız ve objektif, nicel ve nitel bilgiyi yayınlar. Kamunun yayınlanan bilgilere eris ebilmesini gṳvence altına alır. 8. DIS KALI TE GÜVENCE KURUMLARINA BAS VURU Dıs kalite gṳvence sṳrec leri, kurumun ic kalite gṳvence sisteminin etkililiği değerlendirir. Kurum ic kalite gṳvence sisteminin doğru c alıs ıp c alıs madığını dıs değerlendirmeye tabi tutarak belirler. Kurumun, dıs kalite gṳvence kurumlarına ne zaman ve nasıl bas vuracağı konusunda ac ık prosedṳrler vardır. Dıs kalite gṳvencesi kurumlarına bas vurunun sonunda elde edilen sonuc lar kurum ic inde ve/veya dıs ında duyurulur. 12