Dış Ticaret İşlemlerinde Kullanılan Belgeler - Ticari Doküman Ticari Fatura: Dış ticaret işlemlerinde en önemli belgelerden biri ticari faturalardır. Faturalar malların gümrüklerden çekilebilmesi için gerekli ana belgelerden biridir. Malın alıcısının kim olduğunu gösteren, bir anlamda mülkiyeti temsil eden bir dokümandır. Dış ticaretin doğasından gelen nedenlerle, bir iç ticaret faturasından farklı ve fazla bilgi/döküm içermesi söz konusudur. Ekranda, bir fatura da genelde yer alan unsurları görüyorsun. Satıcının adı, ticaret ünvanı ve adresi, Alıcının adı, ticaret ünvanı ve adresi, Sevk edilen malın ambalajı üzerindeki markalar, Malın tanımına ilişkin her türlü bilgi (ad, birim fiyat, net ve brüt ağırlık gibi), Satış şekli, Teslim şekli, Satıcının imzası, Tanzim tarihi, Fatura numarası, Malın menşe (üretildiği yer) ülkesi, Yükleme ve boşaltma yeri veya malın teslim alındığı ve teslim edildiği yer, Navlun ve sigorta masraflarının ayrı bir şekilde gösterilmesidir. Nakliye Belgeleri: Nakliye belgeleri; malların yüklenmiş, yüklenmek üzere gönderilmiş veya alınmış olduğunu gösteren dokümanlardır.
Malların sevk yoluna (hava, kara veya deniz yolu) bağlı olarak farklılıklarını gösterir. Dış ticaret işlemlerinde en sık karşılaşılan başlıca nakliye belgeleri bu kısımda ana hatlarıyla tanımlanır. Bunlar içinde deniz konşimentolarına ağırlık verilir ve buna dair bir örnek de yer alır. Deniz Konşimentosu (Bill of Lading): Gemiyle nakliye halinde, taşıyanın malı gemiye almasından sonra yükletene verdiği, malın yükleme limanından boşaltma limanına kadar taşınacağını gösterir belge, deniz konşimentosu olarak adlandırılır. Konşimento, yükleten ile taşıyıcı arasında varılan bir sözleşme hükmündedir. Söz konusu sözleşme ile taşıyıcı, taşıma işini üstlenir, yükleten veya malı satın alan taraf da buna karşılık taşıyıcıya bir ücret (navlun) ödemeyi kabullenir. Deniz konşimentolarında, navlun ve sigorta ile ilgili Freight Prepaid veya Freight payable at destination gibi ifadeler de yer alır. Deniz konşimentolarını diğer nakliye belgelerinden ayıran temel özellik, bu belgelerin kıymetli evrak niteliğine sahip olup malın mülkiyetini temsil edebilmesidir. Diğer bir ifadeyle, deniz konşimentosunun cirosu ile malın bir başkasına devri olanak dahilindedir. Bu nedenle özellikle akreditifli işlemlerde, akreditifi açan amir banka konşimentonun kendi adlarına düzenlenmesini talep eder. Böylece, mallar ithalatçı adına gelmiş olmakla beraber konşimentonun banka adına olması nedeniyle firmalar bankaların cirosu olmadan söz konusu malları çekemezler. Konşimentolara ciro, ancak mal bedelinin alınması veya kredi koşullarının yerine getirilmiş olması şartına bağlı olarak yapılmalıdır. Düzenlenme özellikleri açısından da 3 ayrı seçenek vardır. Bunlar; Emre düzenlenen ( consigned to order) konşimentolar (negotiable bill of lading), ismi geçen tarafın emrine düzenlenmiş kabul edilir. Konşimento konusu malların, adı geçen tarafın cirosu ile bir başkasına devri mümkündür. Nama düzenlenen (consigned to) konşimentolar (straight bill of lading), ismi geçen tarafın namına düzenlenmiş kabul edilir. Mallar konşimento üzerinde adı yazılı tarafa teslim edilir. Ciro yoluyla devir mümkün değildir.
Hamiline düzenlenen konşimentolar, gönderilenin adının açık bırakıldığı veya yalnız hamiline kaydının konduğu konşimentolardır. Bu tür konşimentolar sadece teslim ile devredilebilir. Uygulamada çok az rastlanır. Konşimentolar, genellikle 1 den fazla sayıda orijinal surete sahip olarak düzenlenir. Kaç orijinal, kaç suret düzenleneceği ilgili tarafın talebine bağlıdır. Tüm orijinallerin bir araya getirilmesi ile tam takım (full set bill of lading) konşimento oluşur. Ancak tek bir orijinal nüsha, malın mülkiyetini temsil eder. Ayrıca kaç orijinal nüsha düzenlendiği konşimento üzerinde belirtilmelidir. Havayolu Konşimentosu (Air Waybill) Havayolu ile yapılan nakliyede malın yükleme yerinden boşaltma yerine kadar taşınacağını gösteren bir belge olan havayolu konşimentosu, sadece 3 sureti ticari açıdan öneme sahip, 12 nüsha olarak düzenlenir. Geri kalan 9 suret havayolu firmasının kendi iç işleyişi içindir. Bu üç orijinal suret; belgeyi düzenleyen taşıyıcı, alıcı firma ve malı gönderen firma için düzenlenir. Havayolu konşimentosu sadece bir alındı makbuzu mahiyetindedir. Deniz konşimentosu gibi kıymetli evrak olmayan havayolu konşimentosunun, ciro ile devrinin yapılması gerekli değildir. Ancak, bazen ihracatçı firmalar, bu konşimentoları da banka adına düzenleyerek, orjinalinin banka cirosundan sonra ithlatçının eline geçmesini arzu ederler. Mallar, gümrük işlemlerinin tamamlanmasını takiben belirtilen alıcıya teslim edilir. Demiryolu Senedi (Rail Consignment Note) Satılan (ihraç edilen) malların demiryolu ile nakliyesinin gerçekleştirilmesi halinde, malın demiryolu idaresince taşınmak üzere teslim alındığını gösterir bir belgedir. Alıcının müracaatı ve kimliğini kanıtlayıcı belgeyi ibraz etmesiyle, varış yerindeki demiryolu yetkilileri malları alıcıya teslim eder. Hamule senedi üzerinde kalkış istasyonunun mühürü ve kalkış tarihinin bulunması gerekir. Karayolu Taşıma Belgesi (Road Waybill-CMR)
Karayolu taşıma belgesi, malların CMR ye (Convention Merchandises Routiers-Karayolu Mal Dolaşım Birliği) tabi ülkelere veya bu ülkelerden karayolu ile nakil edilmesi halinde kullanılan, milletlerarası kabul görmüş ve onaylanmış ciro edilemeyen bir nakliye belgesidir. Bir teslim alındı ve sevk belgesi mahiyetinde bulunmasının yanı sıra, söz konusu belge malların CMR şartlarına uygun olarak taşındığını kanıtlar. FIATA Belgeleri (FIATA Documents) (FCR) FIATA (International Federation of Forwarding Agents Associations- Milletlerarası Nakliye Acentaları Birliği Federasyonu) belgeleri, belgeyi düzenleyen sevkiyatçı firma tarafından kabul edilen yükümlülükler hakkında önemli şartları içerir. Sevkiyatçı firmanın hizmetlerinden yararlanan ihracatçı firmalar, malların teslim edilmesinde genellikle nakliye acentasının alındı makbuzunu alır. Nakliye acentaları, maliyet indirimine yönelik olarak mümkün olduğu takdirde sevk edecekleri malları gruplar halinde birleştirir ve ana nakliyeci firmaya taşınması için teslim eder. Bu belgeler normal olarak, bir teslim alındı makbuzundan başka bir şey değildir. Dolayısıyla, bir yükleme belgesi olmayıp sadece teslim alındı belgesi mahiyetindedir. Bu nedenle özellikle akreditifli işlemlerde bankalar tarafından riskli belgeler olarak kabul edilir ve özel onay alınmak koşuluyla akreditif açılır. Sigorta Belgeleri (Insurance Documents) Malların nakliyesi aşamasında, olası risk unsurlarının yaratabileceği zararı karşılamak amacıyla, belirli bir ücret karşılığında sigorta firması (acentası) ile malın alıcısı/satıcısı arasında malların sigortalanması hususunda varılan anlaşmayı gösterir belgelerdir. Sigorta belgeleri başlığı altında iki farklı durum ele alınır. 1. Sigorta Poliçesi (Insurance Policy) Sigorta poliçesi bir sigorta sözleşmesinin fiili kanıtıdır. Poliçe üzerinde kapsanmış risklere ait tüm ayrıntılar gösterilir. Sigortayı gerçekleştiren firmadan bir zarar vukuunda tazmin talebinde bulunma hakkı, genellikle alıcıya (ithalatçı) veya bir bankaya, sigorta poliçesinin doğrudan teslimi veya ciro edilmesiyle verilebilir.
Sigorta poliçesi, sigorta ettirene bağlı olarak emre, nama veya hamiline düzenlettirilebilir. Akreditifli işlemlerde, bir sigorta firması tarafından düzenlenen veya imzalanan sigorta poliçesinin akreditifte belirtilen riskleri kapsaması gereklidir. Akreditifte, aksine bir hüküm olmaması halinde, sigortanın en geç malların yükleme veya yüklenmek üzere teslim alındığı tarihte başlaması zorunludur. Diğer taraftan, yine akreditifte aksine bir hüküm yoksa, sigorta akreditifte geçen para cinsi üzerinden ve mal bedelinin CIF değerinin % 10 fazlası ile düzenlenir. 2. Sigorta Mektubu (Letter of Insurance) Bir sigorta mektubu, genellikle bir sigorta poliçesine baz olacak sigortalama işleminin gerçekleştirilmiş olduğunu, üçüncü şahıslara duyurulmasını sağlamak üzere bir aracı (genellikle sigorta acenteliği yapan bir banka) tarafından düzenlenen bir belgedir. Bu tip belgeler yapılacağı belirtilen sigortaya ait tüm ayrıntıları içermez. Bu nedenle, normal olarak bir sigorta sözleşmesinin belgelerle kanıtlanmasına ihtiyaç duyan bankalar tarafından yeterli bulunmaz. Diğer Belgeler Dış ticaret işlemlerinin doğasından kaynaklanan nedenlerle şu ana kadar belirtilenlerin dışında pek çok belgenin kullanılabilmesi olasıdır. Özellikle kullanılan ödeme yöntemine bağlı olarak (örneğin akreditifler veya kabul kredili vesaik karşılığı ödeme gibi) hem anlaşması yapılmış işleme uygunluğu sınamak, hem de finansman olanakları açısından çeşitli belgeler devreye girer. Bu kısımda dış ticarette oldukça sık karşılaşılabilecek belgelerden bazıları; Menşe Şahadetnamesi, Çeki Listesi, Koli Müfredat Listesi, Tasdikli Fatura, Gözetim Raporu Dolaşım Belgesi (ATR Belgesi), Sağlık Kontrol Belgesi vs.