HASTANE OLAĞANDIŞI DURUM SİSTEMİ Hacer TARAKCIOĞLU *, Rıdvan ATİLLA **, Gürkan ERSOY ** Teoman AKTEPE ***, Sülen SARIOĞLU **** GİRİŞ Karşılaşabileceğimiz doğal ya da doğal olmayan olağandışı durumlara karşı hazırlıklı olmak sağlık kuruluşlarının temel görevlerindendir. Hazırlıksız yakalanılan her afet kurtarılabilecek hayatların yükünü hepimize yükler. Bu amaçla, Dokuz Eylül Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi, başta Amerika Birleşik Devletleri (ABD) olmak üzere bir çok ülkede uygulanmakta olan "Hospital Emergency Incident Command Sytem" (HEICS) adlı sistemi örnek alarak kendi bünyesinde "Hastane Olağandışı Durum Sistemi" ni (HODDS) oluşturdu. OLAĞANDIŞI DURUM NEDİR? Olağandışı Durum önceden oluş zamanı tahmin edilemeyen normal akışın ciddi düzeyde değiştiği herhangi bir durumdur. Genel olarak bir deprem, yangın, sel, vb. olağandışı durum tanımına uymaktadır. Bir hastane ya da sağlık kuruluşuna kapasitesini aşan sayıda hasta, yaralı vb. gelmesi de hizmetlerde aksaklıklara yol açması açısından olağandışı durum sayılabilir. HASTANE OLAĞANDIŞI DURUM SİSTEMİ (HODDS) NE NEDEN İHTİYAÇ VARDIR? Hastaneler, hizmet alanları ve büyüklükleri düşünüldüğünde kendi içlerinde kompleks bir yapıya sahiptirler. Herhangi bir olağandışı durum karşısında olaya en kısa ve en etkili şekilde müdahale edebilmek, olağandışı durum anında ve sonrasında işleyişi sürdürebilmek ve en iyi hizmeti verebilmek için etkili ve ortak dilin konuşulduğu bir sisteme ihtiyaç vardır. Herhangi bir olağandışı durum anında çeşitli bilgi kanallarından olağandışı durum ve boyutları hakkında bilgi akışı başlayacaktır. Genellikle bu bilgiler abartılı ve yanlış olabilmektedir. Böylesi bir durum karşısında o sağlık kuruluşunda olağandışı durum organizasyonlarından sorumlu kişi ya da kişiler durumdan haberdar edilir. Bu kişi/kişiler harekete geçerek olağandışı durumun boyutlarına göre Hastane Olağandışı Durum Sistemini (HODDS) harekete geçirir. Bunun üzerine hastanede mevcut, kullanılabilir hizmet kapasiteleri gözden geçirilir (yatak, ameliyathane, tıbbi ve idari personel sayıları, vb.). Yaşanan olağandışı durumun boyutlarına göre gerekli birimler Hastane Olağandışı Durum Başkanı (HODBAŞ) tarafından aktive edilir. Sistemin düzgün işlerliği için disiplinli, süreğen ve standart bir çalışmanın yürütülmesi, HODDS un tüm çalışanlar tarafından bilinmesi, eğitimlerin tamamlanması ve öngörülen yılda gerekli tatbikatların (İki alan ve iki masa başı tatbikatı) tamamlanması şarttır.) HASTANE OLAĞANDIŞI DURUM SİSTEMİ NİN (HODDS) ORTAYA ÇIKIŞI 1980 yılında Amerika Birleşik Devletleri nde yerel yönetimler, eyalet ve ülke çapında her türlü olağandışı duruma karşı ortak kullanılabilecek bir sistem üzerinde çalışılırken bu sisteme firescope adı verilmiştir ve ülke için ortak yönetim sistemi olarak kabul görmüştür. Daha sonra bu sistem Incident Command System adını alır ve ülke çapında itfaiye teşkilatlarınca ve son zamanlarda sivil ve özel kuruluşlarca da kullanılmaya başlanmıştır. HODDS veya orjinal adıyla Hospital Emergency Incident Command System, HEICS ilk defa 1987 yılında ortaya çıkmıştır, sonra da 1991 ve 1992 yıllarında tekrar revize edilip 1997 yılında son şeklini almıştır. Buradan da artık gün geçtikçe daha yoğun biçimde benimsenmeye başlanmıştır. Şu anda sistemi uygulayan ülkeler arasında Kanada, Yeni Zelanda, Almanya, Suudi Arabistan, Güney Amerika ülkeleri ve Japonya bulunmaktadır. * D.E.Ü. Uygulama Ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği ** D.E.Ü. Uygulama Ve Araştırma Hastanesi İlk ve Acil Yardım Anabilim Dalı, Yrd. Doç. Dr. *** D.E.Ü. Uygulama Ve Araştırma Hastanesi, Hastane Müdürü **** D.E.Ü. Uygulama Ve Araştırma Hastanesi Başhekim Yardımcısı, Prof. Dr.
SIKÇA KARŞILAŞILAN SORULAR: Hodds da komuta merkezi nedir? Komuta merkezi HODDS da yer alan ilk dokuz görevlinin bulunduğu (ve hatta yerlerinden hiç ayrılmadıkları), iç ve dış iletişimin sağlandığı, her an ulaşılabilir, 24 saat aktif bir merkezdir. HASTANE OLAĞAN DIŞI DURUM BAŞKANI HALKLA İLİŞKİLER GÜVENLİK KURUMLAR ARASI KOORDİNASYON LOJİSTİK PLANLAMA DÖNER SERMAYE OPERASYON Olağandışı bir durum anında plan içinde yer alan ve olağandışı durumun büyüklüğüne göre gereken birimler HODBAŞ tarafından harekete geçirilir. Sistem içinde yer alan 47 görev tanımlaması ve sorumluluk alanları HODDS kitapçığında ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Hastane içi araç ve insan trafiği Güvenlik Şefi ne bağlı ekiplerce kontrol altında tutulur. Medya ve hasta yakınları için özel bölümler kurulur; Halkla İlişkiler Yetkilisi (HİY) nin sorumluluğu altında uygun bir haberleşme ağı sağlanır. Şehir afet komuta merkezi ile sürekli koordinasyon sağlanır ve bu işle ilgili olarak Kurumlararası Koordinasyon Yetkilisi (KUKOY) görev yapar. Sürekli tıbbi bakım sağlayabilmek için HODBAŞ tarafından aktive edilen görevler ve onlara bağlı alt birimler sürekli hizmet sağlar. Hodds organizasyon yapısı nasıldır? HODDS yatay ve dikey komuta zincirleri içinde uygulanan bir sistemdir. Görev tanımlamaları kolay anlaşılır ve uygulanır. Organizasyon şemasının esnek olması her tür olağandışı durumda uygulanabilirlik sağlar. Sistem içerisinde yer alan herkesin ortak dil ve terminoloji kullanması müdahalelerde başarıyı arttırır. HODDS da en önemli kural her yapılanın kaydedilmesi, koşullar ne olursa olsun doğru kayıtların tutulmasıdır. Daha da önemlisi HODDS ekstra masraf gerektirmeyen bir sistemdir. Tüm bu özellikleriyle HODDS diğer planlara karşı üstünlük sağlar. Olağandışı bir durum karşısında bir plana sahip olmak neden önemlidir? Hastanelerin yazılı ve işler afet planlarının olması ve bu planların görevli kişiler ve hatta tüm çalışanlar tarafından çok iyi okunarak öğrenilmesi, gerekli eğitimlerin tamamlanmasının ne denli önem taşıdığı yaşanan acı tecrübelerle de sabittir. Ve hatta bir afet sırasında kurumlar arasında ortak planın uygulanması ve ortak bir dilin konuşulması müdahalelerin sağlığı ve hızı için çok daha önemlidir. Unutulmaması gereken bir şey varsa o da yaşanan olağandışı bir durum anında bu planları okumak ve öğrenmek için çok geç olacağıdır. Ayrıca teorik birikimin yanı sıra yapılan gerek masa başı, gerekse alan uygulamalarıyla sistemin işlerlik kazanması şarttır. HODDS farklı büyüklüklerdeki sağlık kuruluşlarında uygulanabilir mi? Kesinlikle evet! HODDS son derece esnek bir sistemdir. Kurumunuzun ihtiyaçlarına ve yaşanan olağandışı durumun boyutuna göre gereken görevler aktive edilebilir. HODDS da yer alacak kişileri eğitmemiz tahminen ne kadar süre alacaktır? Hastane afet planlaması devam eden uzun bir süreçtir. Şu aşamalardan geçildikten sonra sistem daha mükemmel hale gelir: eğitim, tatbikatlar, değerlendirme, planın revizyonu ve tekrar eğitim ve bu şekilde devam eden bir süreç. Orta büyüklükte bir hastanede bile bu planın hayata geçirilmesi altı ay-bir yıl arasında bir zaman almaktadır. Ama tabii bu arada yöneticilerin ve
çalışanların bu konudaki hevesleri ve çabalarınızı olumlu yönde etkileyecektir. Ama araştırmalar şunu göstermiştir ki bir hastanenin ve personelinin bu planı tam olarak içlerine sindirmeleri tatbikatlarla denemeler yapmaları ortalama bir yıl almaktadır. HODD u uygulayabilmek için ne gibi bir masraf gerekmektedir? Bu sistem için ekstradan harcama yapmaya gerek yoktur. En büyük harcamalar eğitim ve tatbikatlar için harcanmaktadır. Birde uygun yeleklerin yapılması maliyet oluşturmaktadır. HODDS uygulamalarının entegrasyonu için bir ilde nasıl bir yapılanma gereklidir? Sistemin işlerliği için uygulama yapacak ilde bir hastane ana hastane olarak belirlenir ve kurumlar arası işlerliğin sağlanmasında temel kurum olarak görev yapar. Mesai saatleri dışında hastanede çalışan eleman sayısı az iken acaba bu sistem nasıl harekete geçirilir? Bir afet sırasında önce öncelikler tesbit edilir. Bundan sonra ise sadece bu pozisyonlar için görevliler atanırlar. Bu arada eğer gerekiyor ise bir kişi birkaç pozisyonu da üstlenebilir. Olay yerine insanlar geldikçe bu yeni gelenler eskilerden görevi üstleneceklerdir. Olayın boyutlarına bakarak sistemin sadece ufak bir kısmı harekete geçirilebilir mi? Evet. Zaten bu da bu sistemin en iyi taraflarından birisidir. Yeni pozisyonlar gerektikçe aktive edilebildiği gibi ihtiyacın bitmesi durumunda ise eskiler ortadan kaldırılır. Görev tanımlamalarını herhangi bir kurum veya kişi değiştirebilir mi? Hayır. Bunlar asla değiştirilmemelidir. Çünkü bu şekilde modeli herkes kendine göre değiştirecek olursa planın orijinalliği kaybolacak yani ortak dil olma özeliğini kaybedecektir. Kişilerin pozisyonlarının içeren kutucukları bir yerden diğer yere doğru değiştirebilir miyiz? Kesinlikle hayır. Çünkü bu yerleşimler belirli bir mantık sırası içinde ve yılların tecrübesi eşliğinde oluşturulmuştur. Yapılacak olan değişiklikler sistemin tamamen değişmesinde ve dejenere olmasına neden olacaktır. Sisteme beşinci bir şeflik pozisyonu ilave edilebilir mi? Yine kesinlikle hayır. Neden yine planın orijinalliğinin bozulmaması ve ortak dilin kaybedilmemesidir. Görev tanımlamalarındaki görev başlıklarını kendi hastaneme uydurmak için değiştirebilir miyiz? Evet görev tanımlamaları kendi hastanemiz beklentileri ve ihtiyaçlarına göre değiştirilebilir. Bu planın kullanıldığı hastanelerin önerisi bu değişikliklerin ancak bir kaç tatbikat yaptıktan sonra değiştirilmesi yönündedir. Bu şekilde nerelerde değişiklik yapılması gerektiği daha da belli olacak ve sonuç daha başarılı olacaktır. Burada görev tanımlamalarını değiştirirken pozisyon isimlerinde değişiklik yapmamaya dikkat etmek gerekir. DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTE UYGULAMA VE ARAŞTIRMA HASTANESİ VE HODDS 1. 17 Ağustos 1999 ve 13 Kasım 1999 tarihlerinde Marmara ve Düzce yaşadığımız iki büyük deprem bize olağandışı durumlara karşı ne kadar hazırlıksız olduğumuzu çok acı bir bedelle öğretti. Dokuz Eylül Üniversitesi olarak ardarda yaşanan bu iki felakette de tıbbi yardım ve organizasyonlar konusunda başarılı çalışmalar gerçekleştirdik. Hastanemiz Olağandışı Durum Kurulu (ODK) 1999 yılı ortalarında başlattığı çalışmalarına yaşanan iki felaketin ardından hız verdi ve düzenli olarak çalışmaya başladı. Emergency Medicine Researchers International (EMRI) tarafından Nisan 2000 de sistemin ilk tanıtım ve eğitimleri yapıldı. Dr. Donald WALSH, Dr. Jeffrey ARNOLD, Dr. Daniel O BRİAN ve Dokuz Eylül Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesinin ev sahipliği
HASTANE OLAĞANDIŞI DURUM SİSTEMİ (HODDS) HASTANE OLAĞAN DIŞI DURUM BAŞKANI HALKLA İLİŞKİLER KURUMLAR ARASI KOORDİNASYON GÜVENLİK LOJİSTİK PLANLAMA DÖNER SERMAYE OPERASYON ALT YAPI VE TEKNİK HİZ. SOR. HASAR TESBİT VE KONTROL SANİTASYON HABERLEŞME HİZMET SORUM. ARAŞTIRMA VE TAŞIMA SORUM. AYNİYAT MUTFAK DURUM DEĞERLENDİRME İNSAN GÜCÜ HEMŞİRELİK HİZ SERVİS TIBBİ SEKRETERİ SATIN ALMA MUHASEBE YATAKLI BİRİMLER CERRAHİ DAHİLİYE YOĞUN BAKIMLAR HEMŞİRE HİZMETLERİ POLİKLİNİK TIBBİ BAKIM ACİL TEDAVİ BİRİMLERİ TRİAJ KIRMIZI ALAN SARI ALAN YEŞİL ALAN HASTA ÇIKIŞ DESTEK BİRİMLERİ LABORATUVAR RADYOLOJİ ECZANE TIBBİ MALZEME TIBBİ CİHAZ İNSANİ HİZMETLER PERSONEL SOSYAL DESTEK SORUM. PSİKOLOJİK DESTEK AİLE DESTEK MORG
yaptığı bu toplantıya Türkiye nin farklı hastanelerinde görev yapan 60 hekime sistem hakkında ilk eğitim verildi. Tanıtım ve eğitim toplantısını takip eden günlerde HEICS el kitabının Türkçe'ye çevirisine ve sistemin Türk hastanelerine uyarlanması çalışmalarına başlandı. Verilen ilk eğitim ve masa başı tatbikatından bir yıl sonra yapılan kitap çevirisi ve sistem üzerindeki uyarlamaları görmek amacıyla EMRI ekibi ikinci bir eğitim için hastanemize geldi. İkinci eğitimin ve yapılan çalışmalarının tartışılmasının ardından ODK, sistemi kurum içi tanıtım toplantılarında ana hatlarıyla tüm hastane çalışanlarına tanıttı ve sistemde yer alan alt birimlere ayrıntılı olarak eğitimler verdi. Bu eğitimler içerisinde alt grupların koordinasyonunu sağlayan toplam yedi masa başı tatbikatı yapıldı. Temmuz 2002 tarihinde çevirisi tamamlanan HODDS kitapçığının basımı yapıldı, kaynak olarak kullanıma hazır hale getirildi. ODK çalışmalarına halen devam etmekte, sistemin devamlılığı için önerilen eğitim ve tatbikatlarını sürdürmektedir. SONUÇ HODDS olağandışı bir durumda (boyutları her ne olursa olsun) hizmetlerin devamlılığı için geliştirilmiş, denenmiş, % 80 lere varan başarı sağlanmış, ülke şartlarına göre revize edilmiş, sadece hastanelerde değil tüm diğer kurumlarda da kullanılması mümkün, esnek ve ekstra maliyet gerektirmeyen bir sistemdir. Ülkemize özgü olduğu için ne kadar çok kurum tarafından kullanılırsa o derece iyi olur, çünkü kurumlar arası ortak dile sahip olmak başarı şansını arttırıcı bir etmendir. Ayrıca Dokuz Eylül Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi bu sistemin uygulama ve eğitim alanı olma misyonunu benimsediğinden dileyen sağlık kuruluşları ile bilgi ve deneyimini paylaşmak istemektedir. KAYNAKLAR: 1. http://www.emri.org 2. http://www.emsa.cahwet.gov 3. Emergency Medicine Clinics of North America. Disaster Medicin. WB Saundes Company, 1996; 14 (2) 4. Hastane Olağandışı Durum Sistemi Kitapçığı, 2002