0. GİRİŞ ISO 9001:2009 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARDININ AÇIKLAMASI Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 1 Kalite yönetim sisteminin benimsenmesi, kuruluşun stratejik bir kararı olmalıdır. Bir kuruluşun kalite yönetim sisteminin tasarım ve uygulanması/ gerçekleştirilmesi şunlardan etkilenir: a) Kuruluşun çevresi, o çevredeki değişim, ve o çevre tarafından oluşturulan riskler; b) Kuruluşun değişen ihtiyaçları; c) Kuruluşun özel amaçları; d) Kuruluşun sağladığı ürün; e) Kuruluşun yürüttüğü prosesler; f) Kuruluşun büyüklüğü ve organizasyonel yapısı Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 2 Kalite yönetim sisteminin yapısındaki tek tipliliğin veya dokümantasyonunun tek tipliliğinin uygulanması bu standardın amacı değildir. Bu standart da belirtilen il kalite yönetim sistemi i şartları, l ürün şartlarını tamamlayıcıdır. NOT olarak belirtilen bilgiler anlaşılmada rehberlik sağlamak veya bağlantılı şartların açıklığa kavuşturulması içindir. Bu Standard, belgelendirme kuruluşları da dahil olmak üzere, iç ve dış taraflarca kuruluşun müşteri şartlarını, ürüne uygulanabilen kanun ve mevzuat şartlarını ve kuruluşun kendi şartlarını karşılamadaki yeterliliğini değerlendirmek için kullanılabilir. ISO 9004 te belirtilen kalite yönetim prensipleri bu standardın geliştirilmesi aşamasında dikkate alınmıştır. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 3 Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 4 0.1. Proses yaklaşımı Bu Standard, müşteri şartlarını karşılamak sureti ile müşteri memnuniyetini artırmak için kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder. Bir kuruluş, sistemin etkin çalışması için, birçok bağlantılı faaliyetleri belirlemeli ve yönetmelidir. Kaynakları kullanan ve girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet yada faaliyet grubu, proses olarak değerlendirilebilir. Genellikle, bir prosesin çıktısı, bir sonrakine doğrudan girdi oluşturur. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 5 Kuruluş içinde prosesler sisteminin uygulanması, bu proseslerin tanımlanması, etkileşimleri ve istenilen çıktıyı üretmek için proseslerin yönetilmesi ile birlikte proses yaklaşımı ş olarak adlandırılabilir. Proses yaklaşımının avantajı, proseslerin oluşturduğu hem prosesler sistemi dahilindeki bireysel prosesler arası bağlantı ve hem de bunların bileşimi ve etkileşimleri üzerinde sürekli bir kontrol sağlamasıdır. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 6 1
Böyle bir yaklaşım, kalite yönetim sisteminde kullanıldığında; a) Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin, b) Proseslerin değer katma açısından dikkate alma gereksiniminin, c) Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin ve, d) Objektif ölçüme dayanan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular. Şekilde gösterilen proses temeline dayanan kalite yönetim sistemi modeli Madde 4 ten Madde 8 e kadar verilen proses bağlantılarını gösterir. Bu gösterim, şartların girdi olarak tanımlanmasında müşterinin önemli bir rol oynadığını gösterir. Müşteri memnuniyetinin izlenmesi, müşteri algılamaları ile ilgili bilgilerin, kuruluşun müşteri isteklerini karşılayıp karşılamadığı açısından değerlendirilmesini gerektirir. Şekilde gösterilen model, bu standardın tüm şartlarını kapsar, ancak bu prosesleri detaylı seviyede göstermez. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 7 Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 8 Proses tabanlı kalite yönetim sistemi modeli Not - Ek olarak, Plânla - Uygula - Kontrol et - Önlem al olarak bilinen (PUKÖ) metodolojisi, bütün proseslere uygulanabilir. PUKÖ kısaca şöyle açıklanabilir; Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 9 Plânla: Müşteri istekleri ve kuruluşun politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedefleri ve prosesleri oluştur, Uygula: Prosesleri uygula, Kontrol et: Prosesleri ve ürünü, politikalar, hedefler ve ürünün şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları rapor et, Önlem al: Proses performansını sürekli iyileştirmek için gerekli tedbirleri al. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 10 0.3. ISO 9004 ile ilişkiler ISO 9001 ve ISO 9004 tutarlı kalite yönetim sistemi standartları olarak geliştirilmelerine rağmen bağımsız olarak da kullanılabilirler.bu iki uluslararası standart farklı kapsama sahip olmasına rağmen, uygulamaları değerlendirildiğinde birbirini tamamlayacak şekilde benzer yapıya sahiptirler. ISO 9001, bir kalite sistemi için kuruluş tarafından içerdeki uygulamalarda veya belgelendirme için veya sözleşme amaçları için kullanılmak üzere, şartları belirler ve müşteri şartlarının karşılanmasında kalite yönetim sisteminin etkinliğine odaklanır. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 11 Bu uluslararası standardın yayınlanması sırasında ISO 9004 güncellenmektedir. ISO 9004'ün güncellenmiş baskısı yönetime herhangi bir kuruluş için karmaşık, talepleri artan ve her daim değişen çevrede sürdürülebilir başarıya ulaşmak için rehberlik sağlayacaktır. ISO 9004 kalite yönetim sistemi üzerinde ISO 9001'den daha geniş bir odaklanma sağlar; kuruluşun performansının sistematik ve sürekli iyileştirilmesiyle tüm ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerine ve memnuniyetlerine yer verir. Buna rağmen, sertifikalandırma, mevzuat ya da sözleşmeli kullanım için tasarlanmamıştır. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 12 2
0.4. Diğer yönetim sistemleriyle uyumluluk Bu uluslararası standardın geliştirilmesi sırasında, kullanıcı topluluğunun yararına iki standardın uyumluluğunu arttırmak için ISO 14001:2004'ün maddelerine/hükümlerine gereken dikkat verilmiştir. Bu standart, çevre yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği yönetimi, finans yönetimi veya risk yönetimi gibi spesifik yönetim sistemlerine özgü şartları içermez. Bununla birlikte, bu standart bir kuruluşun kendi kalite yönetimi i sistemini i i diğer ilgili ili yönetim sistem şartları ile aynı çizgiye getirmesini veya onlarla bütünleşmesini mümkün kılar. Bir kuruluş için, bu standardın şartları ile uyum sağlayacak kalite yönetim sistemini oluşturmak için, kendisinin mevcut olan yönetim sistemini (sistemlerini) benimsemesi mümkündür. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 13 Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 14 Kalite yönetim sistemleri - Şartlar 1. Kapsam Bu Standard, bir kuruluşun; a) Müşteri şartlarını ve yürürlükteki kanun ve mevzuat şartlarını karşılayan ürünü düzenli bir şekilde sağlama yeteneğini gösterme ihtiyacı olduğu, b) Sistemin sürekli iyileştirilmesi ve müşteriye yürürlükteki kanun ve mevzuat şartlarına uyulduğu güvencesinin verilmesi için, prosesler de dahil olmak üzere, sistemin etkin uygulanması yolu ile müşteri memnuniyetinin artırılması amacına yöneldiği durumlarda kalite yönetim sistemi için şartları kapsar. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 15 NOT 1- Bu uluslararası standartta, 'ürün' terimi sadece a) bir tüketici için tasarlanan ya da bir tüketici tarafından gereksinim duyulan ürün, b) ürün gerçekleştirme proseslerinden meydana gelen herhangi bir tasarlanmış çıktı için kullanılır. NOT 2- Kanun ve mevzuat şartları yasal şartlar olarak tanımlanabilir. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 16 1.2. Uygulama Bu standardın bütün şartları genel olup, tiplerine, büyüklüklerine ve sağladıkları ürünlere bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanabilir olması amaçlanmıştır. Bu standardın bazı şartları, kuruluşun ve ürünün yapısı nedeniyle uygulanamadığında, bu durum bir hariç tutma olarak düşünülebilir. Hariç tutmaların yapıldığı yerlerde, bu standarda uygunluk iddiaları, bu hariç tutmalar Madde 7 deki şartlarla sınırlandırılmadıkça ve bu hariç tutmalar kuruluşun, müşteri şartlarını ve yürürlükteki mevzuat şartlarını karşılayan ürün üretme yetenek ve sorumluluğunu etkilememesi sağlanmadıkça kabul edilemez. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 17 4. Kalite Yönetim Sistemi 4.1. Genel şartlar Kuruluş, standardın şartlarına uygun bir kalite yönetim sistemi oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ğ ve etkinliğini ğ sürekli iyileştirmelidir. Kuruluş; a) Kalite yönetim sisteminin gerektirdiği prosesleri ve bu proseslerin bütün kuruluştaki uygulamalarını belirlemeli, b) Bu proseslerin sırasını ve etkileşimini belirlemeli, c) Bu proseslerin, etkin olarak uygulanması ve kontrolünü güvence altına almak için gereken kriter ve metotları belirlemeli, Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 18 3
d) Bu proseslerin uygulanmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin mevcudiyeti güvence altına alınmalı, e) Bu prosesleri izlemeli, ölçmeli (uygulanabilir olduğunda) ve analiz etmeli, f) Plânlanmış sonuçlara ulaşmak ve bu prosesleri sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri gerçekleştirmelidir. Kuruluş, ürünün şartlara uygunluğunu etkileyecek herhangi bir prosesi dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiğinde, bu tür prosesler üzerindeki kontrolü güvence altına almalıdır. Bu proseslere uygulanacak kontrolün tipi ve kapsamı, kalite yönetim sistemi içinde tanımlanmalıdır. Bu prosesler, kuruluş tarafından standardın şartlarına uygun olarak yönetilmelidir. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 19 Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 20 Not 1- Yukarıda değinilen kalite yönetim sistemi için gerekli prosesler; yönetim faaliyetleri, kaynakların sağlanması, ürün gerçekleştirme, ölçmeler analiz ve iyileştirme proseslerini içerir. Not 2- Bir dış kaynaklı bir proses' kalite yönetim sistemi için kuruluşun ihtiyaç duyduğu ve bunu dışarıdan bir kuruluş tarafından gerçekleştirilmesini tercih ettiği prosestir. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 21 Not 3- Dış kaynaklı prosesler üzerindeki kontrolü güvence altına almış olmak, kuruluşun tüm müşteri ve birincil ve ikincil ve mevzuat şartlarına uygunluk sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Dış kaynaklı proseslere uygulanan kontrolün tipine ve kapsamına aşağıdakiler gibi faktörler etki edebilir. a) Dış kaynaklı prosesin, kuruluşun şartlara uygun ürünü sağlama yeteneği üzerindeki potansiyel etkisi, b) Prosesler için gereken kontrolün paylaşım derecesi, c) Madde 7.4 ün uygulanması ile gereken kontrolü sağlayabilme yeteneği, Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 22 TSE EN ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı Proses Esaslı bir standarttır. Standart, * Yönetim faaliyetleri, * Kaynak temini, * Ürün gerçekleştirilmesi, * Ölçme ve analiz, için prosesleri ve bu proseslerin tanımlanmasını, yönetilmesini ve sürekli iyileştirilmesini ön görmektedir. Proses yapısı oluşturulurken olmadığı zaman bir uygunsuzluk yaşanılacak noktaya kadar gidilmelidir. Proses yapısı içerisinde kuruluşun izlenilebilir ve/veya ölçülebilir tüm faaliyetlerin yer alması gerekir. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 23 Standardın genel şartlar maddesi gereğince kuruluşun ana prosesleri, prosesleri ve alt prosesleri bütün olarak; proses sırası ve hangi prosesin hangi prosesi etkilediği ve nasıl etkilediği gösterilmelidir. Proses yapısı içerisinde her prosesin hangi şartlarda çalıştığı ve kabul kriterleri gösterilir. Proseslerin kontrollü şartlar l altında devam edip etmediği izlenir. Bu izlenimden amaç işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığını kontrol etmektir. Genelde proseslerin gerçekleşme safhaları, adım adım kabul kriterlerine göre kabul edilir. Proses kontrollerinin sonuçları kalite hedeflerine ulaşılmasını sağlamalıdır. Bunun için karşılaştırmalar yapılır ve gerekli görülen durumlarda sürekli iyileştirmeler için prosese dair önlemler alınır. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 24 4
İnşaat sektöründe nihai ürün dediğimiz yapının bir çok elemanı yaptırılabilir özelliktedir. Standardın bu maddesi yapının uygunluğunu etkileyecek olan bu dış kaynaklı prosesin kontrolünü ve sistem içerisinde belirtilmesini ön görmektedir. Uygulamada bir kısmı taşeron imalatları olarak gösterebileceğimiz bu durum için; neleri ve hangi özelliklere sahip olan taşeronlarca gerçekleştirebileceğinin sistemde yer alması sağlanmalı ve taşeronun bu işi yapıp yapmayacağının yani yeterliliğinin değerlendirilmesi gösterilmelidir. Dr. Mürsel ERDAL Sayfa 25 5