ERASMUS + ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ GİDEN ÖĞRENCİ KILAVUZU 1/20
İlk Aşama: Başvuru Evrakları Application form (üniversiteden bize gönderilen evrakların sorunsuz ulaşması açısından ofisin adresi yazılacak) Learning Agreement (kendinizde ve ofiste bir kopya bulunsun) Official Transcript (Öğrenci İşleri Ofisinden talep edilecek) Referans mektubu (karşı taraf belirtmemişse şart değil) Letter of intention Karşı üniversitenin ek olarak istediği belgeler olabilir. LETTER OF ACCEPTANCE : Bu evrakları gönderdikten sonra yaklaşık bir ay içerisinde kabul mektubunuz gelir. 2/20
Sonradan yapılacak İşlemler Akademik Onay Formu Sözleşme (Dış İlişkiler Ofisinde imzalanacak.) Bilgi formu (Dış İlişkiler ofisine ulaştırılacak.) Kayıt işlemleri için ailenize vekalet bırakma.(harç önceki senelerde olduğu gibi yatırılır. Burslu öğrenci ise her yıl olduğu gibi kayıt sırasında işlemlerini yapar.) Euro hesabı açtırma Öğrencilerimizin Denizbank hesabı açtırmaları gerekmektedir. Öğrenci Vizesi (elçiliğin web sayfası financial guarantee) Sağlık sigortası (Uluslararası geçerliliği olan)- Bazı ülkeler oturma izni alabilmek için kapsamlı sigorta istediğinden yaptırmadan önce Büyükelçilik internet sayfasından incelenip yaptırılmalıdır. **Bu belgelerden pasaport ve Sağlık Sigortasını bazı üniversiteler başvuru sırasında isteyebilir. 3/20
Transcript (Dönüş işlemlerinin aksamaması için mümkünse transkript gelirken alınmalı, değilse ofise ulaşması sağlanmalı.) Certificate of Attendance (Study Period tarihleri kesinleşir.) Learning Agreement Dönüşte getirilmesi gereken evraklar: Başvuruda oraya gönderdiğimiz orijinal üzerinde değişiklikler yapılmış olmalı. * Eğer Add-drop yapıldıysa belgenin 2. sayfası orada doldurulmalı, bu işlem oraya vardıktan sonra ilk 1 ay içinde yapılmış olmalı(belgenin üzerindeki tarihler ilk bir ay içinde yapıldığını belirtmelidir.) * Tüm imzalar ve mühürler tamamlanmış olmalıdır. Akademik onay formu- Değişiklikler yapılmış ve imzalar alınmış şekilde Dış İlişkiler Ofisine teslim edilmelidir. Öğrenci Rapor Formu Anket 4/20
Erasmus Seçimi Sonrasında Dış İlişkiler Ofisi seçim sonuçları açıklandıktan sonra, sizden kesin gideceğinize dair derhal geri bildirim bekler. Sizin yanıtınız olumlu ise karşı üniversiteye e-posta gönderip öğrencinin bilgilerini bildirir ve eğer Internet sayfalarında bulunmuyorsa karşı üniversiteden gerekli evrakları (başvuru formu, yurt formu vs.) ister. Gelen bilgileri öğrencilere iletir. Öğrencinin bu arada yapması gereken karşı tarafta eğitim göreceği dilde açılan derslerin listesini ve ECTS kredilerini bulabilmek için web sayfasını incelemektir. Bu arada, öğrencinin Erasmus Bölüm Koordinatörü ile görüşerek orada alacağı dersleri belirlemesi gerekmektedir. Öğrenciye daha önce Erasmus tan yararlanmış öğrencilerle konuşması ve onların deneyimlerini öğrenmesi de tavsiye edilmektedir. 5/20
Karşı Üniversiteye Başvuru için... Karşı Üniversite bu evraklara ek olarak başka dokumanlar isteyebilir. Bu dokümanların neler olduğu üniversitenin ilgili web sayfasından kontrol edilmelidir. Öğrenci karşı üniversiteyle ilgili her türlü yazışma adresi olarak aşağıdaki adresi kullanabilir: Learning Agreement 3 orijinal kopya olarak düzenlenecek öğrencinin alacağı dersleri ve ECTS kredilerini Bölüm Koordinatörü ile belirledikten sonra bu forma yazıp Bölüm Erasmus koordinatörüne imzalatıp; kurum koordinatörüne imzalatması için Erasmus Ofis koordinatörüne getirmesi gerekmektedir. 6/20
Ders Seçimi ve Ders Değişikliği Karşı üniversitenin ders listesine ve ECTS kredilerine ulaşılamazsa, öğrenci bu durumu bölüm Erasmus koordinatörüne bildirebilir ve koordinatörün karşı tarafa sormasını isteyebilir. Bunun yanı sıra öğrenci Erasmus öğrenimiyle ilgili üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgiyi (oryantasyon programı, yurtlar, akademik takvim vs.) Dış İlişkiler Ofisi tarafından karşı üniversiteye aday gösterildikten sonra kendisi sorabilir. Erasmus programı ile yurtdışında eğitim görecek her öğrenci (lisans, yüksek lisans, doktora) gittiği okulda bir dönem için 30 ECTS kredilik ders/tez çalışması/proje alması /yapması gerekmektedir. Misafir olunan üniversitede Erasmus öğrencisi tarafından alınacak derslerde; dersin açılmaması vb. nedenlerden dolayı değişiklik gerektiğinde öğrenim anlaşması/akademik onay formu yenilenmelidir. Öğrenim Anlaşması ve Akademik Onay Formunun 2. sayfası yapılacak değişiklikler için hazırlanmıştır. Öğrencinin yapacağı her değişiklik için Erasmus Bölüm Koordinatörü ile görüşmesi ve onayını alması gerekmektedir. Öğrenim Anlaşması/Akademik Onay Formunda değişiklik olan öğrenci bıraktığı/eklediği dersleri değişiklikler kısmında belirttikten sonra birer kopyayı Bölüm Erasmus Koordinatörüne ve Dış İlişkiler Ofisi ne gönderir. 7/20
Kabul Mektubu(Letter of Acceptance) Bu belge öğrencinin karşı üniversiteye kabul edildiğinin kanıtıdır. Öğrenci bu belge geldikten sonra vize işlemlerine başlayabilir. Bu belge Erasmus Ofise gelirse ofis öğrenciye email ile haber verecektir. Bazı üniversiteler kabul mektubunu direk öğrenciye gönderebilmektedirler. Böyle bir durum söz konusuysa öğrencinin kabul mektubunun bir kopyasını Dış İlişkiler Ofise iletmesi gerekmektedir. Karşı üniversite bu belgeyi hem email hem posta yoluyla gönderir. Vize işlemleri sırasında bu belgenin orijinali istenebileceğinden, posta ile gelen orijinal belgenin öğrenciye ulaştırılması gerekir. 8/20
Sağlık Sigortası Tüm öğrencilerin uluslararası geçerliliği olan bir sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bunun için Türkiye deki çeşitli firmalar değişik fiyatlar vermektedir. Bazı ülkeler oturma izni alabilmek için kapsamlı sigorta istediğinden (Finlandiya gibi) yaptırmadan önce gidilecek ülkenin Büyükelçiliğinden istenen sigortanın kapsamı hakkında bilgi almak gerekir. Bu sigorta iyice araştırılıp gidilen ülkede de yaptırılabilir. SSKlı öğrencilerin Sosyal Güvenlik Kurumunu birçok Avrupa ülkesi ile yaptığı ikili anlaşmalardan yararlanma imkanı vardır. Bu konuda gerekli bilgi kurumun web sayfasından alınabilir. 9/20
Vize Vize başvurusu için ilk olarak konsoloslukla temas kurulması ve vize için gerekli belgelerin öğrenilmesi gerekir. Vize işlemi öğrencinin sorumluluğundadır. Vize için genelde finansal yeterliliği gösterir bir belge istenmektedir. Erasmus Ofisi öğrencinin Erasmus hibesi alacağınıza dair resmi bir belgeyi çıkarabilir. Ancak bunun yetmediği durumlarda bankada belli bir miktar paranın öğrencinin hesabında olduğunu gösterir belge çıkarılması gerekebilir. Öğrenci vize işlemlerini kendisi tamamlar. Seyahat detayları, bilet işlemleri, vize için gerekli evraklar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. Sağlık sigortası ayrıca vize alabilmek için de gerekebilir. (Bunun için bu belgenin orijinalini vize işlemi için saklayın.) 10/20
Bildiğiniz gibi Erasmus Programına katılan öğrenciler THKÜ de öğrenci sayılıp, sadece 1 veya 2 dönemini yurt dışındaki üniversitelerde geçireceklerdir. Bu yüzden her sene olduğu gibi THKÜ de yaptıkları kayıt işlemlerini Erasmus öğrencisi oldukları dönemde de yapmakla sorumludurlar. AKADEMİK ONAY FORMU Learning Agreement a benzeyen Türkçe Akademik Onay Formu nun ilgili web sayfasından temin edilip doldurulması ve imzalatılması gerekmektedir. Akademik Onay Formu, öğrencinin yurtdışında alacağı derslerin burada hangi dersler yerine sayılacağını gösterir. Bu form Bölüm Başkanı, Bölüm Dış İlişkiler Koordinatörü, Fakülte/Enstitü ve lisansüstü öğrencileri için tez danışmanı tarafından onaylanmalıdır. KAYIT VE ÖDEMELER THKÜ DE Yapılması Gerekenler Değişim öğrencileri yurt dışında okudukları süre boyunca ücretlerini ödemeye devam ederler. Öğrencilerimiz kayıt işlemleri THKÜ de yapılacak Üniversite tarafından yapılacaktır. 11/20
HİBELER Öğrencinin, Erasmus hibesini almadan önce hibe sözleşmesini ve bilgi formunu doldurması gerekmektedir. Bu formları doldurmadan öğrencinin hibe alması mümkün olmayacaktır. Kabul mektubu geldiği zaman üzerinde yazan tarihler doğrultusunda öğrenciye verilecek hibe miktarı hesaplanacaktır. Öğrenciye ilk olarak hibesinin %80 i ödenecektir. Kalan %20 lik miktar öğrenci eğitim dönemini başarılı olarak tamamlayıp döndükten sonra ödenir. Öğrencinin hibesini alabilmesi için Şekerbank Yenişehir Şubesi nden Euro hesabı açtırması ve Euro hesap numarasını Erasmus Ofise bildirmesi gerekmektedir. 12/20
Program Dönüşü Öğrenci karşı üniversite tarafından imzalanması gereken katılım belgesini/formunu (Certificate of Attendance) ilgili web sayfasından indirebilir. Bu formun gidilen üniversite tarafından doldurulması ve orada geçirilen sürenin tam olarak (oryantasyon programı dahil) yazılması gerekir. Bu belgeyi öğrenci program dönüşü karşı üniversite tarafından onaylanmış olarak geri getirmekle yükümlüdür. Karşı Üniversite her Erasmus öğrencisine aldığı dersleri, notları ve ECTS kredilerini gösteren bir not dökümü/transkript verir veya resmi olarak Türk Hava Kurumu Üniversitesi negönderir. Öğrenci, bu transkriptin bir kopyasının Dış İlişkiler Ofis e ulaştırılmasından sorumludur. Alınan notların Türk Hava Kurumu Üniversitesi notlarına çevirme işlemi Bölüm tarafından yapılacaktır. Program dönüşü öğrenci Internet te de bulunan Erasmus Öğrenci Anket Formu nu doldurması gerekir. Transcriptin, katılım belgesinin (certificate of attendance), Erasmus anket formunun, öğrenim sözleşmesi (Learning agreement) ve akademik onay formunun tamamlanmış son hallerinin Dış İlişkiler Ofise teslim edilmesinden sonra Dış İlişkiler Ofisi öğrencinin kalan %20 hibesini alabilmesi için gerekli işlemi başlatır. 13/20
ÖNEMLİ NOTLAR Tüm bu işlemler süresince gidecek öğrencinin Bölüm Erasmus Koordinatörü ve Erasmus Ofis danışmanıyla sürekli iletişim halinde olması gerekmektedir. Öğrenciler e-maillerini sıklıkla kontrol etmeleri tavsiye edilmektedir. Yurtdışına gider gitmez öğrencinin Dış İlişkiler Ofis Koordinatörüne e-mail göndermesi ve eğitim gördüğü süre boyunca bir sorun yaşarsa yine koordinatöre bilgi vermesi önerilmektedir. Bunun dışında, öğrencinin yurtdışına giderken yanında yeterli sayıda vesikalık fotoğraf ve Erasmus desteği dışında ek para götürmesi önerilir. 14/20