Hazırlayan: S. DOĞAN 03.03.2014 Onaylayan: C.PERGEL 03.03.2014 Revizyon No: Revizyon Tarihi: Yapılan Değişiklik Değişikliği Yapan Kişi 01 28.01.2015 Uygunsuzlukların kapatılması için net süre tanımlandı.ara denetim, yeniden belgelendirme ve transfer denetimi S.DOĞAN açıklandı. 02 16.02.2015 Belgenin tarihi, karar tarihinden önce olamaz ibaresi eklendi. S.DOĞAN 03 08.04.2015 Uygunsuzlukların kapatılması için net süre revize edildi. S.DOĞAN 04 05.01.2016 Alt bilgi kısmındaki adres bilgileri güncellendi. S.DOĞAN 05 20.06.2016 TS EN ISO IEC 17021-1 uyarınca revize edildi. Z.OZDİNCER 06 10.07.2016 Denetim sonucunda müşteri ile çözümlenemeyen farklı görüşlerin Aksiyon Listesi ile kayıt altına Z.OZDİNCER alınacağı belirtildi. 07 20.09.2016 Sistem belgelendirme müdürünün kapsamı dışında yer alan firmalar için belgelendirme komitesinden Z.OZDİNCER destek alınacağı belirtildi. 08 04.11.2016 Müşteri ile alakalı değişiklklerde alınacak aksiyonlar ile belgelendirme kararı verilirken gerekmesi durumunda alınacak ilave bilgi ve açıklamaların Denetim Süreci Sonuç Raporuna kaydedileceği bilgisi prosedürde tanımlandı. Z.OZDİNCER Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE
1 AMAÇ Bu prosedürün amacı 3D INCERTA ya yönetim sistemi belgelendirmesi için başvuran firmalara; belgelendirme müracaatını nasıl yapacaklarının, belgelendirme denetiminin nasıl gerçekleşeceğinin, belgenin verilmesi, sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması, belgelendirme şartlarında olabilecek değişikliklerin nasıl bildirileceği konularını açıklamaktır. 2 KAPSAM Bu prosedür kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerini kapsamaktadır. 3 SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi ve uygulattırılmasından Genel Müdür sorumludur. Belgelendirme faaliyetlerinden ve yazışmalardan belgelendirme bölümü sorumludur. 4 YÖNTEM 4.1 3D INCERTA, kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetleri için başvuruda bulunan firmalara Müşteri Bilgi/Denetim Başvuru Formu gönderir. 4.2 Başvuruda bulunan firmalar bu formları eksiksiz doldurmak zorundadırlar. Eksik doldurulan formlar işleme alınmaz. 4.3 Belgelendirme Denetimi: 4.3.1 Eğer başvuran kuruluş tarafından belgelendirme denetimi talep edilmişse; Denetim Teklifi / Sözleşmesi doldurulur. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme denetimi). Müşteri Denetim teklifi / sözleşmesini onayladığında sözleşme yerine geçer. Sözleşmenin geçerliliğin kabulü için müşteri aşağıda belirtilen dokümanların, belgelerin ve bilgilerin doğrulayıcı kayıtları, sözleşme yerine geçen Denetim Teklifi / Sözleşmesi formu ile sözleşmeyi etkileyebilecek kayıtları göndermekle yükümlüdür. - Vergi levhası, - Ticari sicil kaydı, - İmza Sirküleri - Taşeron çalışan sayısı (taşeron sayısının güncelliği her yıl denetim öncesi karşılıklı teyitleşilecektir. Gerekli hallerde 3D INCERTA sözleşmeyi revize etme hakkına haizdir. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE
- Firma çalışan sayısını doğrulayıcı kayıtları (SSK bordrosu veya personel listesi) Firma tarafından istendiğinde, denetim ekibi üyelerinin özgeçmişleri firmaya gönderilir. 4.3.2 Firma denetim ekibi üyelerine itiraz etme hakkına sahiptir. Eğer objektif delillere dayanarak denetim ekibi üyelerine bir itiraz varsa yeni denetim ekibi görevlendirilir. 4.3.3 Denetim teklifi ve denetim ekibi Denetim Teklifi Hesabı Talimatı na ve Personel Nitelendirme Prosedürüne göre oluşturulur.(sadece belgelendirme ve yeniden belgelendirme) 4.3.4 Denetim öncesinde baş denetçi ve denetim ekibi üyeleri dokümantasyonu inceler ve denetim esnasında yapılması gerekenleri tespit ederler. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme) (zamanlama için bakınız Yönetim Sistemleri Zaman Takvimi) Eğer teknik anlamda dokümanlar incelemeye alınacaksa teknik kapsamda tecrübeli bir denetçi denetim öncesinde dokümanları incelemeye alır. 4.3.5 Başvuran firmalar Kalite yönetim sistemlerini yeterli kayıt oluşacak şekilde işletmek durumundadır. Bu süre zarfı dolmamışsa denetim bu süre dolana kadar bekletilir. 4.3.6 Birden fazla yerde hizmet veren kuruluşlar için TÜRKAK R 40.04 rehberine göre denetimler organize edilir ve ayrıca konu ile ilgili Matriks Belgelendirme Talimatı mevcuttur. 4.3.7 Firmanın denetim teklifini kabulünden sonra, Kalite Yönetim temsilcisi denetime uygun olan denetim ekibini Personel Nitelendirme prosedürüne göre belirler. Denetim ekibi atama formu ile ataması yapılan personel, denetimden önce firmaya bilgilendirilir. 4.3.8 Denetim planı baş denetçi tarafından oluşturulur. Denetim için firmaya gidilmeden önce denetim planı gönderilir ve mutabakata varılır. Eğer 1.aşama denetimi ile belgelendirme denetimi arasında 5 günden daha az bir zaman varsa denetim planı 1.aşama denetimin bitiminde hazırlanır. Denetim planı hazırlanırken mutlaka denetçilerin hangi maddeleri denetledikleri açık olmalı. Yönetim sisteminin ilk belgelendirme tetkiki iki aşamada yapılır, 1. aşamanın saha veya ofis ortamında yapılması kararı TÜRKAK R 40.05 rehberindeki NACE kodlarına göre belirlenen risk faktörü tablosuna göre belirlenir. ISO 9001 denetimleri için: En yüksek risk ve yüksek risk grubuna dahil firmaların 1. aşama denetimlerinin sahada gerçekleştirilir. ISO 14001 denetimleri için: En yüksek risk, yüksek risk ve orta risk grubuna dahil firmaların 1. aşama denetimlerinin sahada gerçekleştirilir. Birleşik denetimlerde ise 1. Aşama denetim kriteri olarak ISO 14001 sistemi göz önünde bulundurulur. Birinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır: a) Müşterinin yönetim sistemi dokümanlarının gözden geçirilmesi b) Müşterinin lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, müşterinin personeli ile 2. aşama denetimi hazırlıklarının yeterliliğine yönelik görüşmeler c) Müşterinin durumunun gözden geçirilmesi, standardın gerekliliklerinin anlaşıldığının belirlenmesi (özellikle kilit performanslar yada önemli bölümler ile ilgili, prosesler, amaçlar ve yönetim sisteminin operasyonu) Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE
d) Yönetim sistem kapsamı, ilgili kanuni yükümlülükler, mevcut riskler ile ilgili gerekli bilgilerin toplanması e) 2. aşama denetimi için kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi f) Müşterinin yönetim sisteminin yeteri kadar anlaşılması sonrasında, 2. aşama denetimin planlanmasına odaklanılması g) İç denetim ya da YGG planlanması ve yürütülmesinin gözden geçirilmesi, müşterinin 2. aşama denetim için hazır olup olmadığının belirlenmesi 1. aşama denetimindeki bulgular dokümante edilir ve müşteriye bildirilir, buna 2. aşama denetiminde uygunsuzluk olabilecek konular da dahildir. 1. ve 2. aşama denetimi arasındaki süre, müşterinin ihtiyaçları ve gerekli çözümleri bulmak için zaman ihtiyacı esas alınarak belirlenir.3d INCERTA 2. aşama denetim tarihi için ayarlamaları tekrar düzenleyebilir. Yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, Aşama 1 in tekrarı gerekebilir. Aşama 1 sonucunda Aşama 2 nin ertelemesi ya da iptali söz konusu olduğunda, müşteri bilgilendirilir. 1. Aşama ve 2. Aşama denetimleri arasındaki süre en fazla 3 aydır. Bu sürenin aşılması durumunda firma yeniden 1. Aşama denetimine tabi tutulur. İkinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır: 2. Aşama denetimin amacı, müşterinin yönetim sisteminin yeterliliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesidir. 2. Aşama denetim, müşterinin yerinde uygulanır. 2.aşama denetim aşağıdaki yer alan maddeleri içerir; a) Kabul edilecek tüm bilgi ve kanıtlar yönetim sistemi standartlarına ya da diğer kurala uygun dokümanlara uygun şekilde olması b) Belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının izlenmesi, ölçülmesi ve raporlanması c) Müşterinin yönetim sistemi ve performansının yasal sorumluluğa uyması d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü e) İç denetim ve yönetim yeniden gözden geçirilmesi f) Müşteri politikası için yönetim sorumlulukları g) Kural gereklilikleri, politika, performans hedefleri arasındaki bağlantılar (idari sistemin standartlarına veya diğer kurallarla uygun olup olmadığı), diğer uygulanabilir yasal gereklilikler, sorumluluklar, personel faaliyetlerinin yetkinliği, prosedürler, performans bilgileri, iç denetim bulguları ve sonuçlar. 4.3.9 Takım olarak yapılan denetimlerde mutlaka denetim ekibi baş denetçi tarafından bölünür. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE
Firmanın denetimi kabul mutabakatından sonra denetim ekibi için firmayı yerinde ziyaret eder. ISO 19011 ve ilgili belgelendirme standardına göre denetim gerçekleştirilir.denetim esnasında açılış ve kapanış toplantıları Katılımcı Listesi ile kayıt altına alınır. Katılımcı listesi yerine denetim planı ile de kimlerle görüşüldüğü kayıt altına alınabilir. Açılış toplantısının amacı, genellikle baş denetçi tarafından yürütülür ve gerçekleştirilecek denetim faaliyetlerinin nasıl yapılacağı özetlenir. Açılış toplantısında verilen detaylar, müşterinin tetkik prosesi ile uyumlu olmalıdır. AÇILIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİ 3D INCERTA tercihinden dolayı firmaya teşekkür 3D INCERTA politikası doğrultusunda firmaya katma değer sağlayacak bir denetim olması Dileğiyle Görevlerinin bir özeti de dahil olmak üzere, katılımcıların tanıtılması,(rehber ve gözlemciler dahil Belgelendirme kapsamının teyit edilmesi, Denetim ekibi ve müşterinin yönetim otoritesi arasındaki geçici görüşmeler, kapanış toplantısının tarih ve zamanı Denetimin tipi, kapsamı, ve kriterleri dahil her türlü değişiklikler, denetim planının onaylanması Denetim ekibi ve müşteri arasındaki resmi iletişim kanallarının teyit edilmesi, Denetim ekibi tarafından ihtiyaç duyulan kaynakların ve tesislerin mevcut olduğunun teyit edilmesi, Gizlilik ile ilgili konuların onaylanması, Denetim ekibi ile ilgili iş güvenliği, acil durum ve güvenlik prosedürlerinin teyit edilmesi, Denetim bulgularının herhangi bir sınıflaması dahil olmak üzere raporlama yöntemi, Denetimin zamanından önce sona erdirilebilir koşulları hakkında bilgi verilmesi, Denetim planı, denetim faaliyetleri ve denetim yolları da dahil olmak üzere denetimin yürütülmesi ve kontrolü, Önceki gözetim veya denetim bulguları varsa, bu durumun onaylanması, Örneklemeye dayalı denetim yapılacaksa, kullanılacak prosedürler ve yöntemler, Denetim sırasında kullanılacak lisanın onaylanması, Denetim sırasında, müşterinin denetimin ilerlemesi ve herhangi bir endişe verici durumdan haberdar edileceğinin teyit edilmesi, Müşteriye soru sorması için fırsat verilmesi. Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE
KAPANIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİ Tanışma (açılışta toplantısına katılmayanlarla) Denetimdeki iş birliği ve misafirperverlik için teşekkürler Firmanın iyi yanlarının anlatılması (Kesinlikle uygunsuzluklardan önce bildiriniz) Denetimin örnekleme metodu olduğunun tekrarlanması Denetimin genel özeti Denetim bulgularının herhangi bir sınıflandırması da dahil, raporlama yöntemi ve süresi, Denetim sırasında tespit edilen herhangi bir uygunsuzluğu düzeltme ve düzeltici faaliyeti yapmak için, bir plan hazırlaması için müşteriye süre verilmesi, Müşterinin belgelendirilme durumu ile ilgili herhangi bir sonuç da dahil, uygunsuzlukların çözümlenmesi için 3D INCERTA nın ele alma prosesi, 3D INCERTA nın denetim sonrası faaliyetleri, Sonraki denetimle ilgili şartların belirlenmesi Belge almaya hak kazanması durumunda logoları kullanmadan önce mutlaka Logo Kullanma Talimatını 3D INCERTA web sitesinden okuması Şikayetlerin ele alınması ve itiraz prosesleri hakkında bilgiler. Soru-cevap
4.3.10 Kapanış toplantısında müşteriye soru sorma fırsatı verilir. Denetim ekibi ve müşteri arasındaki görüş farklılıkları tartışılıp karara bağlanır. Çözümlenemeyen durumlarda, farklı görüşler Aksiyon Listesi ile kayıt altına alınır ve 3D INCERTA ya bildirilir. 4.3.11 Denetim esnasında denetçiler objektif delilleri toplayarak Denetim Soru Listesi tam olarak doldururlar. Doldurulması istenen soru listesinde firmanın uyması gereken yasal mevzuat mevcuttur. Böylece firmanın uyması gereken yasal mevzuatlar varsa bunlar kontrol altına alınır. Tetkik sırasında, tetkik ekibi, periyodik olarak tetkikin ilerlemesini değerlendirmeli ve bilgi alış verişinde bulunmalıdır. Tetkik ekibinin lideri, periyodik olarak tetkikin ilerlemesi ve müşterinin herhangi bir endişesi durumunda, iletişim kurarak tetkik ekibi üyelerinin arasındaki ihtiyaç duyulan iş durumunu yeniden düzenlemelidir. 4.3.12 Denetim esnasında tespit edilen uygunsuzluklar Aksiyon Listesi ne kaydedilir. Kapanış toplantısı ile beraber hazırlanan Aksiyon Listesi firmaya verilir. 4.4 3D INCERTA denetimlerinde uygunsuzluk sınıfları; Sapma (Büyük Uygunsuzluk) : Sistemi direkt etkileyen bir prosedürün olmaması veya uygulanmaması, standardın bir maddesinin tamamen eksikliği durumlarıdır. Tespit (Küçük Uygunsuzluk) : İlgili standardın herhangi bir maddesinin eksik işletilmesi gibi sistemi doğrudan etkilemeyen uygunsuzluklardır. 4.5 Firma denetimden sonra yapacağı düzeltici faaliyetleri Aksiyon Listesi ne yazarak 15 gün içerisinde gönderir. Firma sertifikanın geçerliliğini tehlikeye atmayacak bir planlama yaparak uygunsuzluklar için yapılan faaliyetleri denetimin baş denetçisine ve 3D INCERTA ye bildirmek durumundadır. Uygunsuzluklar, aksiyon planının baş denetçiye sunulmasının ardından, max 3 ay içinde kapatılmalıdır. Bu süre içinde kapatılamayan uygunsuzluklar için haklı gerekçeler sunulursa 1 ay daha ek süre verilir. Eğer bu süre içinde de uygunsuzluklar kapatılmazsa firmanın dosyası askıya alınarak dokümanları kendilerine iade edilir. 4.6 Baş denetçi aşağıdaki durumlar karşısında takip denetimine karar verebilir. - Düzeltici faaliyetleri yerinde görmek için, - Sistemin önemli derecede uygunsuzluklar içermesi durumunda (Sapma-Büyük uygunsuzluk durumu). Takip denetimlerin değerlendirilmesi baş denetçi tarafından yapılmakta ve karar Belgelendirme Müdürü tarafından verilmektedir.
) 4.7 Takip denetimi belgelendirme denetime katılan baş denetçi tarafından yapılır. Denetim teklifi yine belgelendirme denetimi gibi planlanır ve yapılır. 5 Belgelendirme Kararı: 5.1 Denetimler gerçekleştikten sonra uygunsuzluk tespit edilmemişse veya tespit edilen uygunsuzlukların kapatıldığı baş denetçi tarafından güvence altına alınmışsa, Baş denetçi denetim raporunu hazırlar ve diğer ilgili dokümanlarla birlikte Belgelendirme Komitesi nin incelemesine sunar. Belgelendirme Komitesi dosya incelemesi sonucunda aldığı kararları Belgelendirme Müdürü ne iletir. Belgelendirme Müdürü onayı ile belgelendirme kararı alınmış olur. Belgelendirme kararı alınırken gerekmesi durumunda denetim ekibi ve diğer kaynaklardan ilave bilgi veya açıklamalar alınabilir. Alınan ilave bilgi ve açıklamalar KYEK-01-F.023 Denetim Süreci Sonuç Raporu ile kayıt altına alınır. 3D INCERTA belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararlarına katılan kişilerin tetkikleri yapanlardan farklı olmalarını sağlar. Belgelendirme Komitesi ve Belgelendirme Müdürü ne sunulması gereken asgari dökümantasyon: - Müşteri Bilgi Denetim Başvuru Formu - Denetim Teklifi / Sözleşmesi - Denetim Kaydı (1. Ve 2. Aşama denetim kayıtları ayrı ayrı) - Denetim Planı - Çoklu Şube Denetim Planı (Firma yapısına bağlı) - Katılımcı Listesi (isteğe bağlı olarak) - Denetim Soru Listeleri - Denetim Raporları - Denetim Aksiyon Planı - Sertifika Basım emri - Firma ile ilgili yasal dokümanlar - Firma Logosu (isteğe bağlı) Aynı zamanda tetkik ekibi belgelendirme tavsiyesi için Sistem Belgelendirme Müdürü ne en az aşağıdaki bilgileri sağlamalıdır: - Uygunsuzluklar ve uygun olduğu takdirde müşteri kuruluş tarafından yapılan düzeltme ve düzeltici faaliyetler hakkındaki yorumlar, - Başvurunun gözden geçirilmesinde kullanılmak üzere 3D INCERTA ya sağlanan bilginin teyidi - Tetkik amaçlarına ulaşıldığının teyidi
5.2 Bir firmanın denetiminde tespit edilen uygunsuzlukların kapatıldığının, baş denetçi tarafından güvence altına alınmasının ardından en geç 1 ay sonra belgelendirme konusunda karar verilmelidir. Belgelendirme kararı baş denetçinin komiteye sunacağı örnek sertifikaya verilen onay ile sağlanır. Belgelendirme Komitesi üyelerinin sistem belgelendirme konusunda bilgi sahibi olması garanti altına alınmıştır. Belgelendirme komitesi üyeleri ISO 9001:2008/2015 ve ISO 14001:2004/2015 standartlarına hakim, belgelendirme faaliyetlerini bilen ve sektörün içinden gelen kişilerden seçilmiştir (Belgelendirme Komitesi Listesi). Sistem belgelendirme Müdürü kapsamı dahilinde yer alan firmaların denetim dökümanlarını teknik onay açısından inceler ve sistem değerlendirmesi konusunda belgelendirme komitesinden destek alır. Eğer belgelenen firma Belgelendirme Komitesi Üyeleri ve Belgelendirme Müdürü kapsamı dışında yer alırsa, komite dışından ilgili kapsamda bir uzman veya denetçiden dokümantasyonun kontrolü konusunda destek alınır.belgelendirme Müdürü, belgelendirme komitesinin sunduğu belgelendirme dökümantasyonunu ve belgelendirme için verdiği kararı inceleyerek onayladıktan sonra, belgelendirme kararı alınmış olur. Belgelendirme kararını verenlerin denetime katılanlardan farklı olması garanti altına alınır. Belgelendirme kararı verilen firmalara 3D INCERTA belgesi düzenlenir. Bu belge aşağıdakileri içerir; - Yönetim sistemi, belgelendirilen her müşteri kuruluşun adı ve tanınabilir coğrafi konumları (veya merkezinin ve çoklu belgelendirme kapsamı içerisinde yer alan her bir sahanın coğrafi konumları) - Belgenin ilk veriliş tarihi, uzatıldığında veya yenilendiğinde yenileme ve uzatma tarihleri, - Belgenin süresinin dolduğu tarih, - Sertifika no, - Belgelendirilmiş müşterinin tetkikinde kullanılacak yayımı ve revizyonuyla birlikte, standard veya hüküm ifade eden doküman - Her bir sahada ürün (hizmet dâhil olmak üzere), proses vb. ile ilgili belgelendirme kapsamı, EA kodu - 3D INCERTA adı, adresi ve belgelendirme sembolü, akreditasyon sembolü - Belgelendirme için kullanılan standard veya hüküm ifade eden diğer dokümanlarca öngörülen diğer bilgiler, - Değişiklik yapılan dökümanı bir öncekinden ayırt edici rev.no ve rev.tarihi - Yetkili kişinin imzası 6 Ara (Takip) Denetim: Belgelendirme denetimi tarihinden en geç 1 yıl içinde en az bir kez firmaya gözetim (ara) denetimi düzenlenir. 6.1 Ara denetimler için belgelendirme denetimi için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3 ü ayrılır. 6.2 2 ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi denetimlerinde 3 yıllık denetim periyodunda gerçekleştirilecek 2 ara denetimde standardın zorunlu kontrol edilmesi gereken maddeleri dışındaki maddeler yapılacak bu 2 ara denetime bölüştürülür. 6.3 ISO 14001 Çevre Yönetim Sisteminin ara denetimlerinde standardın bütün maddeleri denetime tabidir. 6.4 Ara denetimlerde logo kullanımına ilişkin hususlar da kontrol edilmelidir.
6.5 3D INCERTA dan belge almaya hak kazanan firmaların belgelerinin geçerlilik süresi 3 yıldır. Belgenin üzerindeki yürürlülük tarihi, belgelendirme kararından once olamaz. Belge süresi dolan firmalara son tarihten en az 3 ay önce sürenin dolmak üzere olduğu bildirimi yapılarak uyarılır. Yeniden belgelendirme için denetim teklifinde bulunulur. 6.6. 3D INCERTA Yeniden Belgelendirme sürecinde firmanın 3 yıllık denetim performansı dikkate alınır. Bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme gözlemlenmiş ve raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi Denetim Teklifi Hesabı Talimatı na göre gerçekleştirilir. Ancak bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme gözlemlenmemiş ve raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi Denetim Teklifi Hesabı Talimatı nda ki Belgelendirme Denetimi sürecine göre gerçekleştirilir. 6.7 3D INCERTA kendisi ile aynı faaliyette bulunan firmalar için sistem belgelendirmesi yapmaz. 7 Diğer Sistemlerin belgelendirilmesinde izlenecek yollar(kalite yönetim sistemleri+diğer yönetim sistemleri) 3D INCERTA bünyesinde Kalite Yönetim Sisteminin başka yönetim sistemleri ile bağlantılı yapılacak combine denetimlerinde her bir yönetim sistemi için ayrı sertifikalar verilir ve verilecek tekliflerde belli oranlarda indirimlerde sağlanmaktadır. Bu oranlarda adam günler temel alınır. ISO 14001 belgelendirmesinin ISO 9001 ile birlikte gerçekleşmesi durumunda denetimlerinde aşağıdaki tabloda verilen indirim faktörleri göz önüne alınır.(bu indirimler %30 u geçemez) (bkz.birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı) Kombitipi İF ISO 9001 İF ISO 14001 BD9001/BD14001 0.85 0.85 YB9001/YB14001 0.85 0.85 AD9001/AD14001 0.9 0.9 AD9001/BD14001 0.75 0.9 YD9001/BD14001 0.85 0.85 YD9001/AD14001 0.9 0.75 AD9001/YD14001 0.75 0.9 OHSAS 18001 denetimlerinde yapılacak indirimler Belgelendirme Bölümü tarafından yapılır. Fakat adam günlerinde yapılan indirimler %30 u geçemez.
8 Kural Değişikliği: 8.1. 3D INCERTA, Sistem belgelendirme faaliyetlerinde olabilecek herhangi bir standard değişikliği veya kurallarında olabilecek değişiklikleri ilgili taraflara kendi web sitesi yoluyla duyurur. 8.2. Yapılan kural değişiklikleri firmalara mail yolu ile bildirilir ve firmaların bu duruma uyum sağlaması için 45 gün süre verilir. 3D INCERTA bu süre zarfında firmalardan gerekli dokümanlarında değişiklik yapmasını ister. Yapılan değişiklikler Gözetim denetimi esnasında kontrol edilir. Gerekli değişikliğin yapılmaması durumunda belge bu prosedürde belirtildiği gibi askıya alınır. 8.3. 3D INCERTA dan belgeli firmalar, uygulamakta oldukları kalite yönetim sistemi ile ilgili uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün, hizmet ve varsa servislerinin performansı ile ilgili müşteri şikayetlerinin kayıtlarını muhafaza etmek ve istenildiğinde ulaşabilir durumda bulundurmakla yükümlüdür. Bu durum 3D INCERTA denetçileri tarafından denetim esnasında kontrol edilir. 8.4. 3D INCERTA dan belge almaya hak kazanmış kuruluşlar, 3D INCERTA logosunu ilgili talimatlara uygun olarak kullanmak durumundadır. 3D INCERTA logosu Türk Patent Enstitüsü tarafından tescil edilmiş olup, bu logolar belgenin ürüne değil sisteme verildiğinin belirtilmesi şartı ile kullanılabilir. 3D INCERTA logo kullanımı ile ilgili firmalara yazılı izin verilmeden kullanılmaması gerektiğini garanti altına alır. 3D INCERTA logosu, 3D INCERTA Logosu Kullanım Talimatına göre kullanılır. 9 Müşteri ile alakalı değişiklikler Belge almaya hak kazanmış firmalar belge kapsamındaki değişiklikler ile ilgili olarak 3D-INCERTA ya değişikliği takip eden 15 gün içerisinde bilgi vermelidir. Bunlar: Firmanın ortaklık durumunun değişmesi Firmanın iletişim bilgilerinin değişmesi Firmanın aynı ürünü farklı bir tesiste üretmesi Tesisin yer değiştirmesi Mevcut kalite yönetim sisteminde meydana gelen önemli değişiklikler, Sertifika üzerinde belirtilen kapsam ve kilit personel ile ilgili değişiklikler olabilir. Müşterinin uyması gerekn yasal mevzuatlar veya standartlarda değişiklik Mevcut kalite yönetim sisteminde meydana gelen önemli değişiklikler ile teknik kadro, kilit personel, belgelendirme kapsamı, üretim tesisinin değişmesi gibi durumlarda firmalar tekrar ziyaret edilir ve yeni koşulların belgelendirme kapsamındaki yönetim sistemine hala uygun olup olmadığına yerinde denetim yapılarak karar verilir. Yalnızca iletişim bilgilerinin değişmesi durumunda, 3D INCERTA ya iletilen güncel bilgilere göre firmaya ait sertifika revize edilerek, yeniden basılır. Sertifikanın orjinal kopyası firmadan geri istenerek iptal edilir ve belgenin geçerliliğini yitirmesi sağlanır.
Firmanın ortaklık durumunun değişmesi durumunda ilgili belgeler firmadan alınır ve dosyasına işlenir. Bir sonraki denetimde bilgiler yerinde kontrol edilir.ancak her ne olursa olsun,müşteri ile alakalı tüm değişiklikler 3D INCERTA bünyesinde değerlendirilerek alınacak aksiyonlar belirlenir. Yapılan değerlendirmeler sonucunda alınacak aksiyonlar yukarıda belirtilenlerden farklı olabilir, müşteri konuyla alakalı bilgilendirilir. Yukarıda beirtilen değişiklikler ile alakalı 3D INCERTA ya bildirim yapılmadığı durumlarda, firmanın sertifikası askıya alınır ve askıya sebep olan durumun giderilmesi beklenir. Firmanın askıya alınma durumu, askıya alma tarihinden itibaren 1 ay içerisinde giderilemezse, firmanın sertifikası iptal edilir. 10 Özel tetkikler 10.1 Kapsam genişletme: 3D INCERTA müşterinin kabul görmüş kapsamı dışında genişletme talebi olduğunda başvuruyu inceler. Kapsam genişletme için ek bir denetimin gerekli olup olmadığına karar verir. Bu ek denetim gözetim tetkiki ile birleştirilmek suretiyle de yapılabilir. 10.2 Acil istenen denetimler: 3D INCERTA şikayetleri araştırmak veya değişikliklere cevap vermek üzere belgelendirilmiş müşterinin tetkiklerini kısa zaman içerisinde yapması gerekli olduğunda aşağıdaki hususları yerine getirir: a) Kısa süre içerisinde yapılacak olan ziyaret şartlarını açıklamak ve belgelendirilmiş müşterisine önceden haber vermek, b) Kuruluşların tetkik ekip üyelerine itiraz etmeye imkan bulamayacaklarından dolayı tetkik ekibinin tayine daha fazla ihtimam göstermek 10.3 Müşteri belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterdiğinde, müşterinin belgelendirme şartlarını karşılamayan kısmı dışarıda tutacak şekilde kapsamı daraltılır. Bu tip bir daraltma, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyumlu olacak şekilde yapılır. 11 Yeniden Belgelendirme Denetimi: 11.1 Belge yenileme denetimi, belgenin geçerlilik süresi (3 yıl) sona erdiğinde firmaları yeniden belgelendirmek için yapılan denetimlerdir. Yeniden belgelendirme tetkiki bir saha tetkikini kapsar. Yeniden belgelendirme tetkiki aşağıdaki şartları ele alır: a)yönetim sisteminin prosesleri arasındaki etkili etkileşim, iç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü içerisinde yönetim sisteminin etkiliği, b)toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkiliği ve iyileştirmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüt, c)belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasını kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlama durumu. 11.2 Belge geçerlilik süresi bitimine en az 3 ay kala firmalarla irtibata geçilir ve firmadan cevap istenir.
Yeniden belgelendirme tetkiki esnasında, uygunsuzluk örnekleri olduğunda veya uygunluk delillerinde eksiklik belirlendiğinde, 3D INCERTA uygulanacak olan düzeltme ve düzeltici faaliyetler için sertifikasyon termininden önce belli bir zaman aralığı tanır. Belgelenin geçerlilik süresinden önce, yeniden belgelendirme tetkiki tamamlanamazsa veya herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiği doğrulanamazsa, yeniden belgelendirme önerilmez ve belgenin geçerliliği uzatılmaz. Müşteri böyle bir durumda süreçle ilgili bilgilendirilir. 11.3 Kuruluş belge geçerlilik süresi bitiminden sonraki 3 ay için tekrar belgelendirilmek isterse Sistem Belgelendirme Müdürü nün kararı ve onayı doğrultusunda 1. Aşama denetimi yapılmayabilir. Yönetim sistemi düzgün işliyor ise, bir önceki denetimde çıkan uygusuzluklar önemsiz ve sayısı az ise ve kapatma süresi hızlı ise, sistem belgelendirme müdürü onayı ile 1. Aşama denetimi yapılmayabilir. 11.4 Ancak 3 ay sürenin aşıldığı durumlarda başvuru yeniden belgelendirme olarak değil, belgelendirme olarak ele alınır. 11.5 Yeniden belgelendirme denetimi için belgelendirme denetimindeki şartlarda (kapsam, çalışan sayısı vb.) bir değişiklik olmaması durumunda belgelendirme denetimi süresinin 2/3 ü alınır. Bu şartlarda oluşabilecek değişikliklerde 5.5. deki belgelendirme denetim kriterleri uygulanır. 12 Transfer Denetimi: 12.1 Transfer Denetimleri bir başka denetim firması tarafından verilmiş olan yönetim sistem belgesinin 3D INCERTA tarafına geçişinin sağlanması için ilgili sertifikanın geçerliliğinin teyidi için yapılan denetimlerdir. Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır; Transfer denetimleri IAF üyesi bir akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş belgelendirme firmalarının vermiş olduğu belgeler için geçerlidir. Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin halen aktif olması gerekir. Askıda bulunan belgeler için transfer denetimleri gerçekleştirilemez. Transfer denetimlerinin gerçekleştirilmeden önce firmaya daha önceki belgelendirme bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir. kuruluşu tarafından Transfer şartlarının karşılanıp karşılanmadığının gözden geçirilmesi ve transfer kararının verilebilmesi için son denetim periyoduna ait olmak üzere firmanın güncel ve geçerli belgesi, denetim raporları, son denetimde uygunsuzluk mevcut ise bu uygunsuzluklara ait kapama kayıtları firmadan temin edilmelidir. Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi 3D INCERTA transfer denetim tarihinden en fazla 12 ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır 12.2 Transfer denetimi başvuruları başvuru formunda belirtilen maddelerin doldurulması ile yapılır.
Sistem Belgelendirme Müdürü veya sertifikasyon ve planlama koordinatörü nün değerlendirmesine göre transferin yapılıp yapılmayacağı kararı verilir. Bu şekilde gerçekleştirilen denetimlerde, belge periyodu önceki belgelendirme kuruluşunun yayın tarihinden son kullanma tarihine kadardır. Ara denetim süresi, müşterinin belgelendirilme için uygulanan denetim periyodu dikkate alınarak belirlenir. 13 ÖZEL DURUMLAR 3D INCERTA tüm yönetim sistemleri ile ilgili belgelendirme faaliyetlerinin akreditasyon kurumunca askıya alınması veya iptali durumunda bunu müşterilerine ivedilikle bildirmek durumundadır. 3D INCERTA böyle bir durumun hasıl olması halinde, müşterilerinin mağduriyetini ortadan kaldırmak için gerekli planlamaları yapacak ve müşterilerininde onayı ile, gerekirse farklı akreditasyonla sertifikasyon süreci faaliyetlerine devam edecektir. 14 KAYITLAR İlgili baş denetçi tarafından hazırlanmış evraklar dosyalanır ve düzenli bir şekilde kayıt altına alınır. Kayıtların saklanma süresi kalite kayıtları listesinde belirtilmiştir. 15 DÖKÜMANTASYON - Belgelenen Firmaların Takibi/Askıya Alınması/İptali Prosedürü - Personel Nitelendirme Prosedürü - Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği - 3D INCERTA logo kullanım talimatı - Denetim Teklifi Talimatı - Birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı - Müşteri bilgi/denetim başvuru formu - Denetim Teklifi / Sözleşmesi - Denetim Kaydı Formu - Denetim Raporu - Denetim soru listesi - Sertifika basım emri - Denetim planı - Çoklu Şube Planı - Aksiyon Planı - Katılımcı Listesi
- Belgelendirme Komitesi Listesi - Denetim iş akışı şeması - Kalite kayıtları listesi