EN DEMİRYOLU ARAÇLARI VE BİLEŞENLERİNİN BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Hazırlayan: S. DOĞAN Onaylayan: C.PERGEL Revizyon Revizyon No: Tarihi: Yapılan Değişiklik Bir belgenin askıda kalabileceği maksimum süre ile uygunsuzlukların kapatılması için verilen maksimum süre prosedürde tanımlandı. Değişikliği Yapan Kişi ZOZDİNCER

2 1. AMAÇ Bu Prosedür TS EN ISO/IEC akreditasyonu kapsamında, EN standardına göre yürütülen denetim ve belgelendirme faaliyetlerini anlatır. 2. KAPSAM Belgelendirme Kuruluşu bünyesinde ilgili akreditasyon standartları ve EN standardına göre yürütülen denetim ve belgelendirme faaliyetlerini kapsar. 3. REFERANS DOKÜMANLAR TS EN Demiryolu uygulamaları - demiryolu araçları ve bileşenlerinin Kaynağı - Bölüm 1: Genel TS EN Demiryolu uygulamaları - Demiryolu araçları ve bileşenlerinin kaynak işlemleri - Bölüm 2: Kaynak imalatçısının kalite özellikleri ve belgelendirme TS EN Demiryolu uygulamaları- Demiryolu araçları ve bileşenlerinin kaynağı - Bölüm 3: Tasarım özellikleri TS EN Demiryolu uygulamaları-demiryolu araçları ve bileşenlerinin kaynak işlemi-bölüm 4: İmalat kuralları TS EN Demiryolu uygulamaları - Demiryolu araçları ve bileşenlerinin kaynak işlemi - Bölüm 5: Muayene, deney ve dokümantasyon KYEK Kalite Yönetimi El Kitabı KYEK-E13-P.001 Başvuruların alınması ve değerlendirilmesi Prosedürü KYEK-E3-P.002 Kalite Kayıtları Prosedürü 4. TANIMLAR 5. YÖNTEM 5.1. Sorumluluklar: EN Belgelendirme Uzmanı : Demiryolu araçları ve parçalarının kaynakları değerlendirme ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında; yapılacak çalışmalar için yeterli bilgi ve tecrübeye sahip personeldir. EN Belgelendirme Uzmanı aşağıda tanımlanan kapsamda çalışmaları yürütmektedir: Kendisine gönderilen iş emri uyarınca, müşteri ile temasa geçmek, Referans Standartın ve iş prosedürünün güncelliğini kontrol etmek, İlgili prosedür ve kontrol listelerine uygun olarak denetimi gerçekleştirmek, Denetim sonrası sonuçları raporlamak, Hazırlanan rapor ve belgeleri Belgelendirme Müdürü ne sunmak. Belgelendirme Müdürü: EN Belgelendirme Uzmanı tarafından gönderilen rapor ve belgeleri, ilgili iş emri gereklilikleri ve belgelendirme kurallarına uygunluk açısından gözden geçirilmesinden sorumlu kişidir Uygulama: Teklif Talebinin Alınması, Değerlendirilmesi, Teklifin Verilmesi: Talebin alınması, değerlendirilmesi ve teklifin verilmesi aşamaları KYEK-E3-P.002 Başvuruların alınması ve değerlendirilmesi Prosedürü ne uygun olarak yürütülür. Teklif müşteri tarafından

3 onaylandıktan sonra, müşteriye belgelendirme başvurusunu yapması için Teklif ve Planlama Koordinatörü veya Belgelendirme Uzmanı tarafından KYEK-E26-F.001 EN Belgelendirme için Başvuru Formu gönderilir Planlama : Formda belirtilen bilgilere dayanarak Belgelendirme Müdürü tarafından işi yürütecek uzman İş emri (KYEK-E13-F.006) formu ile görevlendirilir İmalatçının ilk denetimi : Demiryolu araçları ve parçalarının kaynaklarının belgelendirilmesi kapsamındaki faaliyetler aşağıdaki aşamaları içermektedir: Müşteri ile temasa geçilerek, bilgi paylaşımı yapılır ve ilgili soru formu (KYEK-E26-F.002) müşteriye iletilerek, ziyaret tarihi belirlenir. Denetim KYEK-E26-F.002 soru formu ve ek olarak iliştirilmiş örnek dokümantasyonun müşteri tarafından doldurulması ile gerçekleştirilir. Denetim konu başlıkları ektedir. Teknik gözden geçirme (Sözleşme şartlarını, dizayn v.b. uygunluğunun değerlendirilmesi) Taşeronlarla yapılan anlaşma ve çalışmaların denetlenmesi Kaynak koordinatörünün uygunluğu Kaynak personelinin uygunluğunun değerlendirilmesi (Kaynakçı sertifikaları v.b) Muayene ve test personelinin uygunluğunun değerlendirilmesi İşletmedeki ekipmanların değerlendirilmesi Kaynak ve bununla ilgili diğer yardımcı aktivitelerin değerlendirilmesi (WPS, WPAR v.b) Kaynak sarf malzemelerinin (alım,saklama,kullanım ve uygunluğu v.b) değerlendirilmesi Ana malzemelerin depolanması Kaynak sonrası ısıl işlem olanaklarının değerlendirilmesi Kaynak dikişlerinin muayene ve testleri İşletme sistemindeki uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler Muayene ve test ekipmanlarının kalibrasyon v.b yönlerden değerlendirilmesi Kalite kayıtları ve izlenebilirliğin değerlendirilmesi Denetim ve saha kontrolleri esansında tespit edilen bulgular soru formu ve gerektiğinde ek yapraklar üzerinde kayıt altına alınır. Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar Küçük ve Büyük olarak iki sınıfta değerlendirilir ve raporlanır. (KYEK-E26-F.002 EN Belgelendirmesi Soru Formu) Küçük (minor) Uygunsuzluklar sistemin genelini ve ürünün fonksiyonunu etkilemeyen sapmalardır. Müşterinin düzeltici faaliyet planını sunması ve/veya planın doğrulanması ile kapatılabilir. Faaliyet planının doğrulanması ile uygunsuzluğun kapatılması yöntemi seçildiğinde, bir sonraki denetimde faaliyet planının etkinliği araştırılır. Büyük (major) Uygunsuzluklar sistemin veya ürünün genelini ve/veya fonksiyonunu doğrudan etkileyen sapmalardır. Ancak müşteri tarafından düzeltici faaliyetin tanımlanması, yerine getirilmesi ve doğrulanmasının ardından kapatılabilir. Baş denetçi aşağıdaki durumlar karşısında takip denetimine karar verebilir.

4 - Düzeltici faaliyetleri yerinde görmek için, - Sistemin önemli derecede uygunsuzluklar içermesi durumunda (Sapma-Büyük uygunsuzluk durumu). Takip denetimlerinin değerlendirilmesi baş denetçi tarafından yapılmakta ve karar Belgelendirme Müdürü tarafından verilmektedir. Tespit edilen uygunsuzluklar denetim gününden itibaren maksimum 90 gün içerisinde kapatılmalıdır. Bu süre içinde kapatılamayan uygunsuzluklar için haklı gerekçeler sunulursa 1 ay daha ek süre verilir. Eğer bu süre içinde de uygunsuzluklar kapatılmazsa firmanın dosyası askıya alınır. Bulunan uygunsuzlukların giderilmesinin ardından, EN denetim raporu (KYEK-E26-F.004) ve uygun taslak sertifika (KYEK-E26-F.005) hazırlanır. Hazırlanan rapor ve taslak sertifika, belgelendirme kapsamında yapılan ziyaretleri ve faturalandırmada başvurulacak detayları içeren çizelge (KYEK-E13- F.004 Zaman ve Masraf Çizelgesi), KYEK-E26-F.003 EN Belgelendirme Kontrol Listesi, kapatılan iş emri dosyası ve tüm ekleri ile birlikte, (basılı veya elektronik kopya olarak) Belgelendirme Müdürü ne gönderilir. Belgelendirme Müdürü tarafından incelenen dokümanlar gerekliliklere uygun bulunduğunda imzalanır ve EN Sertifikası (KYEK-E26-F.005) yayımlanır. Müşteriye ait kalite sisteminin belgelendirme şartlarını koruyup korumadığının tespiti için her yıl ara denetimler yapılır. Sertifikanın geçerlilik süresi 3 yıl olarak düzenlenir. Geçerlilik süresinin sonunda firmanın talebi doğrultusunda yeniden belgelendirme yapılır. Bu süre içinde ürünlerde ve/veya kalite sistemi içindeki önemli değişiklikler olduğunda müşteri 3D- Incerta ya bilgi vermelidir. 3D-Incerta yapacağı değerlendirme neticesinde belgenin geçerliliğine ya da yeniden denetim yapılmasına karar verir. Bu maddeye ilişkin şartlar, teklif müşteriye gönderilmeden önce içeriğine eklenir. Aşağıdaki durumlardan biri ya da bir kaçının gerçekleşmesi durumunda, müşteriye beklenmedik ziyaretler yapılabilir: Önceki gözetim ziyaretlerinin sonucu, Düzeltici faaliyetlerin izlenmesi ihtiyacı, Uygun yerlerde, sistemin onaylanması ile ilgili özel koşulların izlenmesi, İmalat sürecinde, uygunluk değerlendirilmesinde kullanılan şartlarda, teknolojideki önemli değişiklikler, Müşteriler, yasal otoriteler vb ilgili tarafların şikâyetleri Belgelendirme Dokümanlarının Değerlendirilmesi ve Belgelendirme Kararı: Denetim dokümanları belgelendirme müdürü tarafından öncelikle biçim olarak (KYEK-E26-F.003 EN Belgelendirme Kontrol Listesi) ardından içerik bakımından müracaat kapsamında belirtilen standart ve akreditasyon gereklilikleri açısından, belgelendirme sürecinde elde edilen bilgiler ışığında incelenir. İncelenen kayıtlarda eksiklik veya uygunsuzluk tespit edildiğinde, belgelendirme kararı alınmaz. Tespit edilen eksiklik veya uygunsuzluk, belgelendirme personelinin bir kusurundan kaynaklanıyorsa (yazım hataları, raporlama ile ilgili hatalar vb.), eksiklik ve uygunsuzlukların belgelendirme personeli tarafından düzeltilmesinin ardından değerlendirme tekrar yürürlüğe alınır. Eksiklik ve uygunsuzluklar, kağıt üzerinde tamamlanması mümkün olmayan, belgelendirmenin etkinliği ve doğruluğunu şüpheye düşürebilecek mahiyette ise; durum müşteriye yazılı olarak

5 bildirilerek belgelendirmenin tamamı ya da bir kısmının tekrarlanması kararı alınabilir ve/veya belgelendirme yapılmaz Belgenin yayınlanması, askıya alınması, iptal edilmesi, geri çekilmesi hakkında karar Herhangi bir uygunsuzluk ya da eksiklik tespit edilmediğinde, başvurulan kapsamdaki belge hazırlanır ve teslim edilir. Belge üzerinde Belgelendirme Müdürü nün imzası olmalıdır. Belge imzalanmadan evvel 2 kopya alınır. Belgenin müşteriye gönderilmesinden evvel 3D INCERTA ve müşteri arasında KYEK-E28- F.001 Ürün Belgelendirme Lisans Sözleşmesi imzalanır. İmzalı kopyalardan 1 tanesi müşteriye gönderilir, 1 tanesi fatura kopyası ile birlikte proje dosyası içine eklenerek saklanır. Belgelendirilen ürünlere ait bilgiler KYEK-E13-F.007 Belge Takip Formu na işlenir. Bir belge aşağıdaki durumlarda geçerliliğini kaybeder: Belge sahibi ile ilgili iflas işlemleri başlamışsa veya yetersiz kaynaklardan dolayı kendisi hakkındaki işlemler durdurulmuşsa. Belge sahibi ticaretten çekilmişse Belgenin verilmesine esas teşkil eden idari/standart gereksinimler veya teknik kurallar değişmişse ve belge sahibi yeni testler yaptırarak ürünün yeni gereksinimleri/kuralları karşıladığını ispat edememişse. 6 Aylık askı süresi boyunca Belgenin İptali, geri çekilmesi, askıya alınması ya da kısıtlanması: Bir belge aşağıdaki şartlarda iptal edilebilir, geri çekilebilir, askıya alınabilir veya kısıtlanabilir: Belge bilerek yanıltıcı veya uygunsuz reklâmlarla suiistimal edilmişse. Kanuni hükümlere veya resmi gereksinimlere artık uymuyorsa. Belgelendirmeye konu olan kalite yönetim sistemi artık ilk değerlendirme kriterleri ( standart v.s.) kapsamında değilse Yazılı bir istek üzerine 2 ay içinde gözetim denetimi veya kalite yönetim sisteminin uygunluğunun gözden geçirilmesi gerçekleştirilemiyorsa veya tarafların üzerinde anlaştığı zaman içerisinde sapmalar ilgili düzeltici faaliyetlerle düzeltilmemişse. İkazlara rağmen müşteri muayene ve belgelendirme kuruluşunun isteklerini karşılamıyorsa. Ödemelerin bir kısmı bile yapılmamışsa tüm belgeler sona erdirilebilir. Belge sahibi sözleşme şartlarındaki bir düzeltmeye, yürürlüğe girişinden itibaren 1 ay içinde yazılı olarak itiraz ederse. Denetimler esnasında majör uygunsuzluklar tespit edilmiş ve bu uygunsuzluklar 3 ay(haklı gerekçeler sunulduğu takdirde 4 ay) içerisinde giderilememişse Bu gibi durumlarda başvuru sahibine alınacak aksiyonlar Belgelendirme Müdürü tarafından yazılı olarak bildirilir. Uygunluk belgesinin ve ilgili markaların kullanılmasının sona erdirilmesi, geri alınması, askıya alınması ve kısıtlanması rapor haline getirilebilir ve/veya yayınlanabilir. Belirtilen durumlarda belgenin reklam amaçlı veya başka şekilde daha fazla kullanımı kabul edilemez. 3D-INCERTA

6 tarafından istendiği taktirde tüm belgelendirme dokümanlarının orijinalleri ve yetkilendirmeler iade edilmelidir. Yapılmış ödemeler iade edilmez. Yapılmamış ödemeler ise tam olarak ödenmelidir. Askıya alınan belgeler, belgenin askıya alınma sebebi ortadan kalktığında ve bu durum yetkili personel tarafından doğrulandığında yeniden yürürlüğe alınabilir. Bir belgenin askıda kalabileceği maksimum süre 6 ay dır. 6 ay içerisinde askıya sebep olan durumlar giderilemezse 6 ayın sonunda ilgili belge iptal edilerek, müşteri yazılı olarak bilgilendirilir. Geçersiz kılınan, askıya alınan, iptal edilen veya yeniden değerlendirilen belgeler KYEK-E13-F.007 formu üzerinde kayıt altına alınır. Kasıt veya büyük ihmal dışında uygunluk belgesinin verilmemesi, sona erdirilmesi, geri alınması, askıya alınması ve kısıtlanmasından dolayı müşterinin uğrayacağı zararlardan 3D-INCERTA sorumlu değildir Belge Yenileme Belge Süresinin Uzatılması Belge sahibi süre bitiminden en geç bir ay önce uzatma için müracaat ederse ve uzatma ile ilgili şartları yerine getirirse belge geçerliliğini kaybetmez ve yenileme yapılır Belgelendirme Kapsamında Değişiklik Müşterinin değişiklik talebi olduğu durumlarda yazılı olarak alınan talep, ilgili bölüm müdürünün mevcut akreditasyon onay, kapsam ve prosedürlerini, gerektirdiği durumlarda rehber dokümanları incelemesi ve değişikliğin hangi metotla yapılabileceğine dair değerlendirmeleri ile ele alınır. Bölüm Müdürünün incelemelerinden sonra, değişiklik, uygun bulunduğu takdirde gerçekleştirilir. Uygun olmadığı durumlarda müşteriye bilgi verilir Uygunluk Değerlendirme Spesifikasyonlarında Değişiklik Uygunluk değerlendirme spesifikasyonlarında meydana gelen değişiklikler (standart/mevzuat değişikliği, revizyon, tadil vb.) durumunda ilgili taraflar bir yazı ile haberdar edilir. Bu değişiklik için geçiş süreci standart/mevzuatı yayınlayan kurumun belirlediği süre kadardır. Böyle bir sürenin mevcut olmadığı durumlarda geçiş süresi 1 yıl olarak verilir. Ortaya çıkan değişikşikler sonrası uygunluk değerlendirme süreci güncellenir Sertifika ve Logo Kullanımı Belge almaya hak kazanmış firma belge kapsamındaki değişiklikler ile ilgili olarak 3D-INCERTA ya bilgi vermelidir. Bunlar: Lisans hakkının başka bir firmaya devredilmesi Firmanın aynı ürünü farklı bir tesiste üretmesi Tesisin yer değiştirmesi Mevcut kalite yönetim sisteminde meydana gelen değişiklikler, Sertifika üzerinde belirtilen kapsam ve personel ile ilgili değişiklikler olabilir.

7 Belge sahibi, almış olduğu sertifikayı belgelendirme kapsamı ve akreditasyon kuralları dışında kullanamaz. Verilen kapsamın dışına çıkması halinde önce belge sahibi uyarılır ve ondan bu usulsüzlüğün giderilmesi için düzeltici faaliyet talep edilir. Bu işlem hukuki yollara başvurmaya kadar geniş kapsamlı olabilir. Bunlar: Farklı modellere ürün belgelendirme logosu basılmışsa bu etiketlerin değiştirilmesi, Piyasaya arz edilmişse geri toplanması ve müşterilerinin ve satıcılarının bilgilendirilmesi, Düzeltilemeyecek durumda ise imhası gibi. Verilen sertifika müşteriyi yasal koşullara uymaktan alıkoymaz. Belge sahibi belge kullanımı hakkını iptal ettirmek isterse, süresi dolan sertifikayı devam ettirmek istemezse yada mali ve diğer yükümlülüklerden dolayı belgesi iptal edilirse; müşterinin yazılı onayı alınır. Bunun yanı sıra müşteriden belgenin orijinali geri istenilir Müşteri Geri Beslemesi Müşterilerden gelen her tür geri besleme (şikayet, öneri, itiraz ve anlaşmazlıklar) KYEK-E6-P.001 Şikayet, İtiraz ve Anlaşmazlıklar Prosedürü ne uygun olarak yürütülür. Tüm kayıtlar KYEK-E3-P.002 Kalite Kayıtları Prosedürüne uygun olarak işlem görür. 6. DÖKÜMANTASYON KYEK-E13-F.001 KYEK-E13-F.006 KYEK-E13-F.007 KYEK-E13-F.004 KYEK-E26-F.004 KYEK-E26-F.002 KYEK-E26-F.005 KYEK-E26-F.003 KYEK-E26-F.001 KYEK-E28-F.001 KYEK-E6-P.001 KYEK-E3-P.002 Teklif Formu İş Emri Belge Takip Formu Zaman & Masraf Çizelgesi EN Denetim Raporu EN Belgelendirmesi Soru Formu EN Sertifika Formatı EN Belgelendirme Kontrol Listesi EN Belgelendirme için Başvuru Formu Ürün Belgelendirme Lisans Sözleşmesi Şikayet, İtiraz ve Anlaşmazlıklar Prosedürü Kalite Kayıtları Prosedürü