Giri Yaamımız boyunca anket, bavuru, sigorta bildirimleri biçiminde yüzlerce form doldururuz. Formlar bilgi toplamak amacıyla kullanıldıından, bu bilgileri formlardan ayrıtırıp okuyacak ve deerlendirecek birilerine gerek vardır. Yakın zamana kadar bu zahmetli i insan eliyle yapılıyordu. Artık Form leme Sistemleri olarak adlandırılan bilgisayar destekli sistemlerle formlardaki veri insanlara göre çok daha hızlı biçimde ileniyor. Bu makalede formlar ve form ileme sistemlerine ilikin teknolojiler ve süreçlerden söz edeceiz. Form Nedir? Bir form bilgi toplamak amacıyla üretilmi basılı bir kaıt belgedir. Formun üzerinde bilgi toplanmak istenen konuya ait soru, konular ve bunların karısına gelen boluklar ya da kutucuklar bulunur. Formlar genellikle geni kitlelerden bilgi toplamak amacıyla kullanılır. Bunların baında vergi bildirim formları gibi devlet kurumlarının bilgi formları gelir. Benzer biçimde sigorta irketleri, pazarlama organizasyonları, üniversiteler ve benzeri büyük kurulular da yaygın olarak bilgi toplamakta formlardan yararlanırlar. Kredi kartı bavuru formları, iyi tasarlanmı, elektronik form ileme sistemlerine uygun formlara güzel bir örnektir. Formları doldururken dikkat edilmesi gereken nokta formun yapısını bozmamaktır. Bunun için girilen bilgiler kendilerine ayrılan alanlara yerletirilmelidir. Formlarda bilgi alınmak istenen konu karısına, doldurulacak alan gelecek biçimde, nereye ne yazılacaı çizgiler ve kutucuklarla iaretlenmi olarak hazırlanır. Bu kurallara uyulduunda form bakaları tarafından da kolayca okunur hale gelir. Eer renkler ve yerleim de doru tasarlandıysa form makineler tarafından da kolayca okunabilir. Bir formun yapısı Bilgi toplamak amacıyla kullanılan formlar belirli bir yapıda üretilir. Bunun temel nedeni binlerce insan tarafından doldurulan formların belirli kurallara balı olarak doldurulmasıdır. Düz yazı eklinde doldurulmu bir formun insanlar tarafından bile okunması fazlasıyla güç olacaktır. Form doldurma kurallarını belirlemek için bazı araçlar kullanılır, bunlar : Veri giri alanları Metin alanları : Bu alanlara yazı yazılır. Tanımlama ekline göre rakam, harf ve noktalama iaretlerinden oluabilir. aret Kutucukları : Cinsiyet, örenim durumu gibi seçenekli yanıtların iaretlendii kapalı kutucuklardır. Kutular, +, X, gibi herhangi bir ekilde iaretlenerek doldurulabilir. Referans Noktaları Formları tanımak ve biçimini belirlemek için kullanılan alanlardır. Bu alanlar genellikle formun kenar ya da köelerine gelecek ekilde konumlandırılır. Genellikle
+,, gibi iaretler kullanılarak formun konumu belirtilir. Yine bu iaretlerin konumuna göre formun taranırken kayıp kaymadıı da belirlenebilir. Referans Alanları Formları tanımak için kullanılan iaretlerden baka formları otomatik indekslemek ve sıralamak için de kullanılabilecek daha garantili bir yöntem bar kod ya da bir seri numara kullanmaktır. Bu ekilde formların üzerindeki bilgiler basılı form numarasına göre de eletirilebilir. mge alanları Bir formu oluturan tüm bilgiler okunması ve tanınması gereken yazılardan ibaret deildir. Kimi formlarda dolduranın fotorafları ve imzası da bulunur. Bu çeit imgeler de form üzerinden alınarak TIF, JPG, BMP gibi resim formatlarında saklanırlar. Dierleri Formların barındırabilecei dier tasarım elemanları ise logolar, alt ve üst balıklar olarak sıralanabilir. Veri toplama ilemi sırasında bu bilgiler de formları tanımak ve ayrıtırmak için kullanılabilir. ekil 1 : Örnek bir form
Form tipleri Formlar genel olarak iki grupta incelenebilirler: Yapısal tasarımlı formlar. Serbest tasarımlı formlar. Yapısal tasarımlı formlarda bir form grubundaki veri giri alanları ve formların biçimleri birbirinin aynıdır. Serbest tasarımlı formlarda ise bilgiler katı kurallara balı olmaksızın doldurulabilir. Elektronik form ileme sistemi aracılııyla, yapısal bir formdan bilgi alabilmek için, yazılım, hangi bilgiyi nerede bulacaını bilmelidir. Bu amaçla, formun genel yapısını yansıtan, alanların form üzerindeki konumlarını ve içerebilecekleri veri tipi hakkında temel bilgiler içeren bir ablon tasarımı yapılır. Bu sayede yazılım, ablonu, doldurulmu formlarla karılatırarak girilen verileri ayıklayacak ve bu verileri okuyarak metin ve sayı verilerine dönütürecektir. Bir yııt içindeki tüm formların, aynı tasarım kalıbına uygunluk göstermesi arttır. Buna ilaveten, referans noktalarının ve tespit alanlarının tarama esnasında korunması, form ileme açısından yaamsal önem taır. Yapısal olmayan bir formun, makineler tarafından otomatik olarak ilenmesi mümkün deildir. Bu tür formların ilenmesi için operatörlerin form üzerindeki verileri fiilen okuması ve veritabanına elle girmesi gerekmektedir. Bu yava, sıkıcı ve hataya yatkın süreçten kaçınmanın yolu, bilgisayarlar tarafından okunabilecek yapısal bir form tasarlamaktır. Makine-okunabilir formlar, tasarım yaklaımı açısından üç ana grup altında deerlendirilirler. Renkli Formlar. Bu tür formlarda tüm veri alanları, renkli bir arka plan üzerinde beyaz dörtgenler biçiminde bulunur. Arka plan rengi genellikle açık gri, pembe, turuncu ya da yeildir. Renkler ve renklerin doygunluk dereceleri, tarama esnasında kaybolacak biçimde seçilir bu nedenle bu renkler, drop-out (düen) renkler olarak bilinir. dealde, form üzerinde referans noktaları ve tespit alanları dıında tüm tasarım öeleri, tarama esnasında kaybolmalıdır. Bu tür formları taramak için, yeil ya da kırmızı lamba içeren özel tarayıcılar kullanılır. Dier bir seçenek de sıradan tarayıcının yazılımının arka plan rengini göz ardı edecek biçimde ayarlanmasıdır. Renkli formlar, en yüksek tanıma kalitesini salayan formlardır.
Raster Formlar. Bu tür formlarda veri alanları, yine renkli arka plan üzerinde beyaz dörtgenlerden olumutur. Ancak düz renkli formlardan farklı olarak, arka plan, düzenli aralıklarla basılan küçük, renkli noktalardan oluur. Bu noktalar, tarama esnasında kaybolmazlar. Tanıma yazılımları, formları ön ilemeden geçirirken bu noktaları girilen verilere zarar vermeksizin otomatik olarak silebilir. Bu formların, hiç arka plan rengi içermeyen bir alt türü de mevcuttur. Bu formlarda da veri alanlarının bordürleri, yine otomatik olarak ayıklanabilecek noktalı çizgilerden oluur. Siyah-Beyaz çizgisel formlar. Bu tür formlarda alan bordürleri, tarama esnasında kaybolmayan siyah çizgiler eklindedir. Çizgisel formlarda kullanılan çeitli tasarım biçimleri mevcuttur: o Düz alt çizgiler. o Kelimeler için belirlenmi çerçeveler. o Her bir karakter için ayrı çerçeveler. o Her bir karakter için ayrı, bitiik çerçeveler. o Tarak biçiminde basılmı satır çizgileri. o Tarak biçiminde basılmı çerçeveler.
Tanıma yazılımı, verileri, alan bordürlerinden ayırır ve okur. Yazılım, ablon tanımındaki verilerden yola çıkarak belli tasarım elemanlarını arar ve tespit ettii alanları, sadece verileri dikkate alarak ileme sokar. Bazı formlar, kirlilik adı verilen ve saha çizgileri gibi görünen istenmeyen öeler içerebilir. Yazılım, asıl ablondan yararlanarak anlamlı sahalarla rasgele kirlilii ayırarak kirliliin, okuma sürecini etkilemesine engel olur. Form leme Sistemi Nedir? Form ileme, formlar yardımıyla elde edilen ham verinin, elektronik formatta veri alanlarına dönütürülmesi sürecidir. girilen veri, ilgili alanlardan yakalanır ve kaydedilir. formların kendileri, sayısallatırılır ve imge olarak saklanır. Çou durumda, form üzerindeki verilerin tamamı yakalandıktan, kontrol edildikten ve veritabanına kaydedildikten sonra form ileme süreci tamamlanmı sayılır. Elde edilen verilerin bütünlüünün korunması da büyük önem taır. Daha önce bahsedildii gibi, formlar, el ile ya da otomatik olarak ilenebilir. Takip eden bölümlerde, her bir yöntemin avantaj ve dezavantajları incelenecektir. Pek çok kii, halen, formları elle ilemeyi tercih etmektedir, ancak bu ne en etkin, ne de en güvenilir yöntemdir. Elle veri girii için izlenmesi gereken genel adımlar öyledir: Her bir operatör, kendi çalıma alanına sahip olmalıdır. En önemli masraf, bu gereksinimden doar çünkü her bir operatöre, yerel aa balı kiisel bir bilgisayar verilmesi gerekir. Kalifiye bir operatörün günlük ortalama form ileme kapasitesi 200 formdan fazla deildir. Formların ön-ilemesi, tasnifçi operatörlerin ve girdi kontrolörlerinin çabasını gerektirir. Kontrolörler, çok sayfalı formların hiç bir sayfasının eksik olmadıından emin olmalı ve tasnif ilemlerini denetlemelidir. Gerekli tasnif operatörü ve kontrolör sayısı, beklenen i yüküne göre belirlenir. Ortalama olarak, bir tasnif operatörü, günde 1000 kadar form sıralayabilir ve bir kontrolör, günde 300 kadar formu denetleyebilir. Bilgiler, bilgisayarlara girildikten sonra, onay operatörleri tarafından kontrol edilmelidir. Onaylayıcılar, giri operatörleri tarafından girilen verileri tek tek kontrol ederler ve yapılmı olabilecek hataları giderirler. Nihai olarak, tüm veri giri ilemlerini denetleyecek bir yöneticiye ihtiyaç vardır. Günde 1000 adet form ilenmesi beklenen bir senaryoda, be veri giri operatörüne, bir girdi kontrolörüne ve bir yöneticiye ihtiyaç duyulur. Bu da yedi ayrı masa, yedi adet sandalye, yedi adet bilgisayar ve a badatırıcı, Kesintisiz güç kaynaı gibi ilave donanımlar anlamına gelmektedir. Sonuç olarak, insan kaynakları ve donanım ihtiyaçları nedeniyle, manuel form ileme, pahalı bir giriimdir. Ancak manuel form ileme ile ilgili tek sorun parasal deildir. Süreç, ilave personel ve ayrı bir yönetim katmanı gerektirmektedir. Açıkça görülebilir ki, 8-10 kiilik yeni bir takımın ie alınması ve gerekli donanımın tedarik edilmesi zaman alacaktır. Hatta yeni personelin bir kısmı bu yorucu iten memnun kalmayarak iten ayrılabilir.
Zaman kısıtlaması söz konusu olduunda, manuel form ileme, hızla giriilebilecek bir süreç deildir. Bu sürecin yoluna koyulabilmesi için zamana ihtiyaç vardır. Bir baka önemli nokta ise, ileme takımının büyüklüü ne olursa olsun, ihtiyaç anında üretkenliin hızla arttırılması mümkün deildir. lave operatörlerin ie alınması, bu operatörlere de doru ekipman tahsis edilene kadar faydasızdır. Yeni ekipman da, daha fazla çalıma alanı demektir. Sonuç olarak manuel form ileme, kolaylıkla ölçeklenebilir bir çözüm deildir. Bunların yanı sıra daha pek çok sorun söz konusudur. Bunlardan en kritik olanı, insan faktörüdür ki pratikte bu, çözülebilir bir sorun deildir. Elle veri girii, sıkıcı bir itir. Bunun anlamı, en tecrübeli veri giri operatörlerinin bile hataya yatkın olduklarıdır. Bu hatalar, gün sonuna doru daha da artı gösterme eilimindedir. Bu hataların bir kısmı kontrolörler tarafından giderilecektir ancak kontrol operatörleri de insandır ve sürecin çıktı kalitesi sürekli düme eilimi gösterecektir. Ayrıca veri girii, gözler için de zorlayıcı bir itir ve iki ay içinde veri giri operatörleri bu konuda ikayetlerini dile getirmeye balayacaklardır. Çıktı kalitesi kabul edilemeyecek ölçüde düük olacaktır zira operatörler, veriyi harf harf kontrol etme ve düzeltme olanaı bulamayacaklardır. Sonuç olarak personelin yorucu artlarda uzun saatler boyunca oluturdukları veritabanı, müteriyi memnun etmeye yetmeyecektir. Manuel form ileme sürecinde görevli personelin, yaptıkları iten honut kalmayacakları gibi, yapılan iin sonuçları da honutlukla karılanmayacaktır. Manuel form ilemenin, özellikle düzenli olarak yüksek miktarlarda form ilemeye ihtiyaç duyan kurulular için en uygun çözüm olmadıı açıktır. Form leme Otomasyonu Manuel form ilemeye alternatif olarak, form ileme otomasyon yazılımları mevcuttur. Bu tür çözümlerde i akıı u ekildedir: Doldurulmu bir grup form, yüksek hızlı tarayıcılarla bilgisayara aktarılır bu ilem için genelde, dakikada en az 10 sayfa tarayabilen cihazlar kullanılır. Bilgilerin çou, otomatik olarak okunur. Yazılımın, ne olduuna karar veremedii az sayıda karakter, bir operatöre dorulatılır. Dorulanan bilgiler, veritabanına kaydedilir. Tüm sürecin, sadece bir kiilik bir operatör kadrosu gerektirmesi dikkat çekicidir. Bu, dorulama adımı haricinde tüm sürecin, otomatik olarak yürütülmesi sayesindedir. Operatörün çalıma alanı, yerel aa balı bir adet PC ve bir adet tarayıcı gerektirir. Bu çalıma alanı bir gün içerisinde kurulabilir ve fazla ofis alanı gerektirmez. Elle tasnif ve eksik formların kontrolü gerekli deildir çünkü form ileme yazılımı, tüm formları otomatik olarak tanımlar ve uygun ablonla eler. Form ileme yazılımı sayesinde bir operatör, form dizgisinin karmaıklıına da balı olarak, günde 1000 ila 3000 form ileyebilir. Otomatik form ileme çözümleri, her zaman manuel çözümlerden daha az maliyetli oldukları gibi, daha önce bahsedilen sorunların beini de ortadan kaldırırlar. nsan faktörünün rolü en
aza indirildiinden, çıktı kalitesinde de dikkate deer bir artı olacaktır çünkü iin büyük çounluu, yorulmak bilmeyen ve yazım hataları yapmayan bilgisayarlar tarafından yürütülecektir. OCR / ICR Hakkında Temel Bilgiler Karakter tanıma, iki ana balık altında incelenir : Optik Karakter Tanıma (OCR Optical Character Recognition) ve Akıllı Karakter Tanıma (ICR Intelligent Character Recognition). OCR yazılımları, yazıcı, çizici veya daktilo aracılıı ile oluturulmu harfleri tanıyabilirler. ICR yazılımları ise, harf bloklarını kullanarak, elle doldurulmu dokümanları okuyabilirler. Bunlara, el yazısı tanıma sistemleri de denir. Aaıda, OCR ve ICR yazılımları arasındaki önemli farklılıklar ilenecektir. Bir OCR yazılımı, ilk önce görüntüyü inceler ve metin, tablo, çizim, resim gibi içeriklere göre bölgelere ayırır. Daha sonra bu bölgeler, daha küçük parçalara bölünür : paragraflar, satırlar, kelime ve harfler. Bu harflerin, sınıflandırıcılar tarafından tanınmasından sonra yazılım, parçaları tekrar birletirerek kelimeleri, satırları, paragrafları oluturarak orijinal kaıt dokümanın elektronik bir kopyasını oluturur. ICR yazılımları ise, çounlukla elle doldurulmu formları tanımak için kullanıldıklarından, daha farklı bir biçimde çalıırlar. Bir ICR yazılımı, ilk olarak, kullanıcı tarafından anlamlı bilgi girilmesi beklenen bölgeleri tespit eder. Bu bölgeler, daha sonra, karakter
sınıflayıcılarını da içeren yazılıma gönderilir ve ilenirler. ICR uygulamaları, orijinal dokümanı tekrar oluturma giriiminde bulunmazlar amaçları, doküman içindeki gerekli bilgiyi bulup çıkartmak ve veritabanına kaydetmektir. Bir ICR yazılımının önemli özelliklerinden biri, iaret kutucukları içindeki iaretlerin tanınmasıdır. aret kutucukları, veri giriini kolaylatırdıkları ve girdilerin güvenilirliini %99.9 oranına kadar arttırdıklarından, basılı formlarda yaygın olarak kullanılırlar. Bu iaret tanıma özellii, genellikle OMR (Optical Mark Recognition Optik aret Okuma) olarak adlandırılır ve u biçimde çalıır: form ablonu tasarlanırken, operatör, yazılımın bir iaret arayacaı belli bir alan tanımlar. Yazılım, doldurulmu formları okurken, bu alanları inceler ve bölgedeki siyah / beyaz renk oranını hesaplar. Siyah younluu belli bir eik deerinin üzerinde ise, iaret kutucuunun doldurulduu sonucuna varır. Bazı yazılımlar, yanlılıkla iaretlenip daha sonra üzeri karalanmı kutucukları da belirleyebilirler. Bu sayede kullanıcıları, bir kutucuu yanlı iaretledii için tüm formu bir kez daha doldurmak zahmetinden kurtarmak mümkün olur. Veri Yakalama Sistemleri Hangi Durumlarda Kullanılır? Form ileme otomasyonu gerektiren pek çok durum vardır. Olası bazı senaryolar unlardır: Form ileme, kuruluun özelletii ana konulardan biri deil. Üretim ya da ticaretle ilgilenen irketlerin çounun, form ileme üzerine uzmanlamı bir departmanları dahi olmayabilir. Sipari formları gibi belgeler, genellikle, ofis asistanları ya da sekreterler tarafından elle ilenir. irketin ilemesi gereken formlar bir kaç düzineyi geçmedii sürece bu sistem sorunsuzca ileyecektir. Ancak bir kaç yüz adet formun ilenmesi, ilave personel gereksinimi dourur. Aksi takdirde personel, asıl ilerinden alıkonulacak ve formların büyük çounluu beklemede kalacaktır. Böyle bir durumda, masa üstü uygulaması eklinde tasarlanmı küçük ölçekli bir form ileme yazılımı ideal çözümdür. Form ileme, irketin i yükünün önemli bir kısmını oluturmakta. Bu duruma iyi bir örnek, anket formları toplayan ve verileri analiz eden bir pazarlama ajansıdır. Bu tür ajansların, bazen günde onbinlerce form ilemesi gerekir. Bu durumda veri yakalama, tüm teknolojik süreç içerisinde önemli bir yer tutar ve uygun çözümün seçimi bazı özel kıstaslara balıdır. lk olarak, gelen verilerin büyüklüü, müterinin ihtiyaçlarına ve yürütülen aratırmanın çapına balı olarak önemli ölçüde deikenlik gösterebilir. Bu balamda, ajansın, akı dengesini koruyabilmesi için, ölçeklenebilirlik hayati önem taımaktadır. kincisi, bir pazarlama ajansı söz konusu olduunda, form ilemeye yapılan yatırım, aynı zamanda üretime yapılan yatırım sayılır. Sonuç olarak, ilgi alanının kolayca tespit edilebilmesi gereklidir. Üçüncü olarak, her bir aratırma için kullanılacak anket formları tasarım açısından deiiklik göstereceinden, pazarlama ajansı, yeni formların tasarlanması konusunda kendisine yardımcı olacak bir ürün seçmelidir. Bu gibi senaryolar için, daha gelimi, ölçeklenebilirlii yüksek, daıtık yapıda çalıabilen form ileme ürünlerini tercih etmek gereklidir.
Arivlerin, elektronik ortama taınması. Bu, pek çok durumda, yalnız bir kere yapılacak bir itir ancak ilenecek bilgi miktarı çok fazladır; bir kaıt belge arivi, bir kaç odayı kaplıyor olabilir. Aynı zamanda ariv sahipleri, ilave personel alacak idari ve finansal kaynaklara sahip olmayabilir. Bu gibi bir durumda, form ileme çözümünün ilk kurulması için gereken zaman çok önemli bir faktör deildir. Önemli olan, çözümün etkin ve pratik olmasıdır. Arivler için ideal çözüm, yine küçük çaplı masaüstü uygulamaları olacaktır. Form Tasarımı Form tasarımı, her eyden önce gelir. htiyaç duyulan, hem doldurması, hem de ilenmesi kolay olan bir formdur. Tasarım aaması çok önemlidir zira bu adımda yapılacak her hangi bir hata, ileme sürecini ciddi biçimde yavalatabilir. Form ileme uygulamasının salandıı kuruluun bu konudaki önerileri dinlenmelidir. Bir form oluturmak için, önce mantıksal yapısı düünülmeli, sonra tasarımı oturtulmalı, en son olarak da çizimi yapılmalıdır. Her aamanın, aaıda ayrıntısı verilmitir. Formun mantıına karar vermek Dikkatlice düünülmü mantıksal yapılara sahip formların doldurulması da ilenmesi de daha kolaydır. Toplanmasına gerek duyulacaı düünülen bilgilere karar verilmeli ve bunlardan bir veri sahası listesi çıkartılmalıdır. Bu listenin, müteriyle de tartıılması arttır. Daha sonra, formun boyutu ve sayfa sayısı gibi parametrelere karar verilmelidir. Bu parametrelerin ileride deitirilmesi, form ileme uygulamasında da önemli boyutlarda deiiklie gidilmesi zorunluluu dourabilir. Önerilen yöntem, tüm taslakların, en son elde edilmek istenen formla aynı boyutta bir kaıt üzerine çizilmesidir böylece form üzerine yerletirilmek istenen tüm öeler için yeterli yer olacaktır. Tespit sahaları Eer form, bir kaç sayfadan oluacaksa, sayfaların karımasını engelleyecek belirleyici iaretlere ve sahalara ihtiyaç vardır. Genellikle, her sayfa için, benzer sayfaların tümünde aynı yer ve biçimde bulunacak tespit sahaları tasarlanır. Tespit sahasının ekli, formun amacına göre deiiklik gösterir. Bu, bir seri numarası, müteri kodu, projenin adı ve benzeri öeler olabilir. Basit ve karmaık sahalar Form sahalarının, mümkün olduunca basit olması arzulanır. Bu sayede formun doldurulması ve ilenmesi esnasında çok daha az hata ortaya çıkacaktır. Belli bir sahaya girilecek harf ve sayılar ne kadar öngörülebilir olursa, tanıma baarısı da o denli yüksek olacaktır. sim, tarih, telefon (alan kodu + numara), adres (ülke + ehir + cadde) gibi sahaların daha küçük alt alanlara parçalanması en iyisidir.
Herhangi bir formda, bo alan deerlidir. Bu yüzden, bir sahanın uzunluu biliniyorsa, bu sahanın gereinden uzun tasarlanmaması gerekir. Bu aynı zamanda, formu dolduran kiinin, yinelenen bilgi girmesini engelleyecek ve form doldurma ileminin çok daha anlaılabilir olmasını salayacaktır. Uzunluu bilinen bazı veri alanlarına örnek olarak, posta kodları, yerel telefon numaraları, vergi numaraları ve trafik alan kodları verilebilir. Saha uzunlukları Sokak adresi, soyadı, e-mail adresi gibi sahalar için, azami uzunluu tahmin etmek güçtür; bu nedenle, bu tür alanlar tasarlanırken, her ihtimale karı, fazladan boluk bırakmak gerekir. Tek satırın yeterli olmayabilecei düünülen sahalar için, iki ya da daha fazla alan tasarlanabilir. Form ileme yazılımları, bu alanları (tanıma kalitesini düürmeksizin) mantıklı bir biçimde birletirebilir. Ayraçlar Form, dolduracak kiileri, sadece anlamlı bilgi girmeye tevik etmelidir. Örnein tarih sahaları için, (tire ya da nokta gibi) ayraçlar form üstünde matbu olarak sunulmalıdır. Böylece formu dolduran kiiler bunları yazmak zorunda kalmayacaktır ve tanıma kalitesi de önemli ölçüde yükselecektir. Mevcut yılın ilk üç rakamı, e-mail adreslerindeki @ iareti gibi bilinen simgeler de bu konuya örnek olarak verilebilir. aret kutuları Eer olası cevaplar önceden biliniyorsa, metin sahaları yerine iaret kutuları kullanılması çok daha uygundur zira OMR algoritmaları, ICR algoritmalarına göre çok daha güvenilirdir. Örnek olarak, kullanıcıların, medeni durumlarını, bir metin sahasına evli, bekar, boanmı, dul gibi kelimeler yazarak ifade etmelerini beklememek gereklidir. Bunun yerine olası tüm cevaplar form üzerine basılmalı ve bunlardan birinin seçilebilmesi için iaret kutuları sunulmalıdır. Balık ve fotoraflar Tasarlanan form, imza, mühür, fotoraf ya da parmak izi gibi sahalar içerecekse, bu sahalar için yeterli bo alan bırakmak, formun daha az düzeltme gerektirmesini salayacak ve tanıma baarısını yükseltecektir. Unutulmaması gereken bir baka nokta ise, form üzerine pul ya da mühür uygulanmasının, kaıdın arka tarafına geçecek lekeler olumasına ve buradaki metnin okunmasını engellemesine neden olabileceidir.
Benim bir form ileme sistemine ihtiyacım var mı? 1. Kurumunuza sürekli olarak dıardan doküman girii var mı? 2. Fatura gibi dier sistemlerinize bilgi girerek ilemeniz gereken dokümanlar var mı? 3. Kaıt ariviniz var mı? 4. Bilgileri girerken OCR/ICR gibi teknolojiler kullanmak istiyor musunuz? 5. Bilgi girite i akıı gereksinimleriniz var mı? 6. Taradıınız dokümanların otomatik okunmasını yüksek dorulukla yapmak istiyor musunuz? 7. Bilgi giri elemanlarınızın performansını ölçmek verimizi artırır mı? 8. Belgeyi yapısallamı ve düzenli bilgiye dönütürmek iinize yarar mı? Eer bu soruların birine bile olumlu yanıt veriyorsanız bir form ileme sistemine ihtiyacınız var demektir.!"# $$$%%& '(%& )*+,-,,./++00'1)*+,-,,00,22+