BÖLÜM13 3- EXCEL DE VERİ İŞLEMLERİ

Transkript

1 BÖLÜM13 3- EXCEL DE VERİ İŞLEMLERİ Excel de veritabanı dosyaları oluşturmak oldukça kolay ve pratiktir. Böyle bir dosya herhangi özel bir işlem gerektirmeden, veri alanlarının direkt hücrelere girilmesi sonucu oluşturulur. Excel de veri işlemleri ile yapılacak işin amacı sadece düzgün bir liste elde etmek değil; girilen verileri sıralamak, süzmek, içinden belirli ölçülere göre yeni gruplar çıkartmak, özet veriler elde etmek ve verileri çözümlemektir. Çözümleme, bir veri grubu içindeki gizli ilişkileri ve eğilimleri ortaya çıkartmak, dizi dizi rakamların ve kelimelerin içinde gizli anlamı bulmak demektir. Bu amaçla Excel yardımı ile veriler listelenebilir, sıralanabilir, süzülebilir, başka veritabanlarına ulaşılabilir, verilerin belirli bir boyuta ulaşması için gerekli zaman veya olması gereken değişikler tahmin ettirilebilir Sıralama Sütunlar halinde girilmiş olan bilgiler sayısal veya alfabetik olarak artan yada azalan büyüklük sırasına göre sıralanabilir. Sayısal ifadelerde sıralama işlemi sayıların rakamsal değerlerine göre olur. Alfabetik alanların sıralaması ise harf sırasına göre A-Z veya Z-A ya göre olur. Verilerin düzeni sıralama açısından zarar görmeyecek bir yapıda ise; sıralamanın en kolay yolu, sıralamaya esas olacak sütun başlığının seçilerek Araç çubuğunda yapılması istenilen sıralama yönüne uygun. simgenin tıklanmasıdır Aşağıda bir adet sınav sonuç listesi verileri bulunmaktadır. Şekil Sıralama yapılacak liste 99

2 Sınav sonuç listesindeki veriler en yüksek başarı notundan en düşük başarı notuna göre sıralanmak istenirse, F sütunu seçilir veya sadece sıralama yapılacak bölge işaretlenir yada başarı notu bilgisinin yazıldığı hücre alanı seçilir ve araç çubuğundaki simgesine tıklanılarak verilerin sıralanması sağlanır. Şekil Sıralama sütun seçme işlemi Sıralama Adı Soyadı alanına göre yapılacaksa; Adı Soyadı bilgisinin yazılı olduğu alana gelinir ve simgesine tıklanır. Böylece veriler A-Z ye kadar Adı Soyadı alanına göre sıralanmış olur. 100

3 Şekil Sıralama araç çubuğu simgesi kullanımı Bir satırdaki hücrelerde bulunan verilerin birbiri ile ilişkisi varsa; veri gruplarındaki veriler sıralanırken, sıralama sonucunda veriler bozulabilir. Örneğin, verilerdeki her satır bir kişiye ait sütunlar halinde bilgiler içeriyorsa, bu sütunlardan sadece birini sıralamak, diğer sütunlardaki verilerin birbirine karışmasına sebep olur. Böyle sütunların satırlar bakımından önem taşıdığı hücre aralıklarının sıralanmasında Veri menüsünden Sırala maddesi seçilerek Sırala diyalog kutusunu kullanmak gerekir. Verilerin birden fazla alana göre sıralaması da yapılacaksa Veri menüsünden Sırala maddesini seçilerek, Sırala diyalog kutusunu kullanmak gerekir. Aşağıdaki örnekte bir işyerinde çalışan kişilere ait bilgiler bulunmaktadır Şekil Sıralama Listesi örneği 101

4 Burada her bölümde çalışan personel en düşük maaş alan personelden en yüksek maaş alan personele göre sıralanmak istenirse Veri menüsünden Sırala maddesi seçilir ve ekrana sırala diyalog kutusu gelir. Sıralama kriterinin artan veya azalan olarak ayarlandığı alan. Şekil Sırala diyalog kutusu Bu ekrandaki alanda toplam 3 alana göre sıralama yapılabilir. Her bir alan kendisinden bir önceki alanın kendi içerisinde sıralamasını içerir. Ekrana gelen Sırala diyalog kutusunda sıralama ölçütü olarak Bölüm, Sonra seçeneği için aylık alanı seçilir. Yukarıdaki ekranda tamam tıklandığında bölümlere göre en düşük maaş alandan en yüksek maaş alana göre sıralama işlemi oluşturulur. Sıralama en yüksek maaş alan personelden en düşük maaş alan personele göre yapılmak istenirse; sırala diyalog kutusundaki sonra alanı için seçilen alanın yan tarafında bulunan sıralama kriterinin olduğu yerden azalan seçilmelidir. 102

5 Şekil Sıralanmış liste örneği 3.2. Süzme (Filtreleme) Süzme, belirlenen kriterlere göre veri listesinden sadece kriterlere uyanları listeleme yöntemidir. Bu işlem veriler üzerinde detaylı liste alabilme imkanı sağlar. Excel de verileri sıralamak bazen verilere arzu edilen anlamı kazandırmaz. Verilerin belirli bir ölçüte göre seçilmesi, bize kriterin altında, üstünde, içinde, dışında veya arasında olanları gösterebilme gibi imkanları sağlar. Bu durumda veri-süz işlemi yapılır. Örneğin personele ait daha önce verilmiş bilgilerden belirlenen kriterlere göre olan bilgiler süzülebilir. Maaşı TL ile maaşı TL arasında olan personel listesi gibi. Veya sadece fax bölümünde çalışan personel listesi gibi. Ya da bölümü fax olan personelin mesleği yönetim yardımcısı olan personelin listesinin alınması gibi. Bu tür listeler, diğer listeye göre daha kısa olacağı için bu listede istenilen bilgilere hemen ulaşmak daha kolay olmaktadır. 103

6 Şekil Örnek bir veri listesi Otomatik Süzme uygulanacak verilerin birinci satırlarında, sütun başlığı olarak kullanılabilecek bir satır olmalıdır. Süzme yaptırılacak verilerin hücre aralığında bir hücre seçilir ve Veri menüsünden Süzme, açılacak alt menüden de Otomatik Süzme seçilir. Excel bu sayfadaki bütün sütunların birinci satırındaki kelimenin yanına bir seçme oku ekleyecektir. Şekil Süzme işlemini başlatma ekranı 104

7 Seçme oku Şekil Süzme işlemi ekranı Bu ok tıklanıldığında Excel in yapabileceği otomatik süzme işlemleri görülebilir. Bu işlemlerin başında listenin tümü, ilk 10 unu ve Özel ve onun altında da o sütundaki bütün değerleri içeren bir liste bulunur. Bu listeden bir değer seçildiğinde bu sütunda bu değere ait olan bütün satırlar ekrana listelenir. Aşağıdaki örnekte bölüm alanı için fotokopi seçildiğinde, sadece fotokopi bölümünde çalışan personelin listesi görüntülenir. Örnek ekrandaki satır numaralarına dikkat edilirse 6,7,13,14,15,16 gibi satırların olmadığı görülür. Bu satırlar fotokopi bölümünde olmayan personele ait olduğu için görüntülenmemiştir. 105

8 Şekil Fotokopi bölümünde çalışan personel listesi İlgili alandan bir seçim yapılırsa, seçme oku mavi renge dönüşür. Bu o alan içerisinde bir süzme yapıldığı anlamına gelir. Bir diğer özellikte satır numaralarının sadece ilgili verilere ait olan satır numaraları olduğu gözlemlenir. Süzme yapılan bir alandaki bilgiler incelendikten sonra tekrar tüm verilerin listelenmesi istenirse süzme listesinden tümü seçilir. Böylece tüm veriler listelenir. Buradan tekrar başka kriterlere göre süzme yapılabilir. Süzme işleminden sonra, görüntüden kaybolan satırlar, Excel sayfasından silinmiş olmaz. Süzme ölçütü değiştirildiğinde, o onda görüntülenmeyen satırlar yeniden görüntülenir. Süzme alanında Özel seçeneği tıklanırsa; Excel süzmeyi bizim kriterlerimize göre yapabilecek diyalog kutusunu ekrana getirir. Bu ekranda kriterler bizim tarafımızdan belirlenir. Örneğin hem faks hem de fotokopi bölümünde çalışan personelin listelenmesi isteniyorsa özel seçilir ve özel otomatik süzme diyalog kutusu ekrana gelir. Buradan seçim yapılarak özel kriterlere göre liste hazırlanır. 106

9 Birleştirme kriteri Şekil Özel Otomatik süzme Bu diyalog kutusu yardımıyla süzme işlemine iki ölçüt verilebilir. Kutunun süzme ölçütü bölümünde Eşittir, Eşit değil, Büyüktür, İçerir, İle başlar gibi şartları, karşısındaki kutuda ise bu verilecek ölçütün konusu yer alır. Şekil deki örnekte bölümü faks veya fotokopiye eşit olan veriler seçilmiştir. Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise bu iki kriterin birbiri ile birleştirilme kriteridir. Ve seçeneği iki kriteri kesişim ile veya seçeneği iki kriteri birleşim kümeleri dahilinde birleştirir. Örnekte çalışan personele ait fotokopi, faks ve yazıcı olmak üzere 3 bölüm bulunmaktadır. Fotokopi ve faks bölümünde çalışan personel, listelenmek istendiğinde Şekil deki ekranda gösterilen alanlar seçilir ve anlatılan işlemler yapılır. Bu işlemdeki aynı sonuç, süzme ölçütünde bölüm alanında eşit değil yazıcı seçimi yapılarak da elde edilebilir. Bu daha kısa bir yol olabilir, çünkü; seçim kriterinde tek bir seçenek kullanılmıştır. Otomatik süzme işlemi durdurulduğunda verilerdeki bütün satırlar görüntülenir. Süzme işlemine Veri menüsünden Süzme, açılacak alt menüden de Otomatik Süzme yeniden seçilerek son verilir. 107