Bilgi Notu ARA TIRMA VE TASN F GRUBU " ç Kontrol: Kamusal Hesapverme Sorumlulu u çin Bir Yapı Olu turulması" Hk.

Transkript

1 Bilgi Notu ARATIRMA VE TASNF GRUBU "ç Kontrol: Kamusal Hesapverme Sorumluluu çin Bir Yapı Oluturulması" Hk.

2 ç Kontrol: Kamusal Hesapverme Sorumluluu çin Bir Yapı Oluturulması Kamu Kurumlarındaki Yöneticiler çin ç Kontrola Yönelik Bir Balangıç Çeviren: Baran Özeren 9 Mayıs 2002

3 ç Kontrol: Kamusal Hesapverme Sorumluluu çin Bir Yapı Oluturulması Kamu Kurumlarındaki Yöneticiler çin ç Kontrola Yönelik Bir Balangıç ç Kontrol, yönetim hedeflerinin gerçekleebilmesi konusunda yeterli güvence salamaya yarayan bir yönetim aracıdır. INTOSAI ç Kontrol Standartları Kılavuzu Yöneticiler kurumlarında etkili bir kontrol ortamı oluturmaktan sorumludur. Bu husus onların kamu kaynaklarının kullanımı üzerindeki yönetim sorumluluklarının bir parçasıdır. Aslında, yöneticilerin eylemleri, politikaları ve iletiimleri aracılııyla yarattıkları atmosfer ya gevek ya da pozitif bir kontrol kültürü ile sonuçlanır. ç kontrolun temel unsurları planlama, uygulama, nezaret etme ve izlemedir. Bu faaliyetleri, bunların hesapverme sorumluluunu salamaya yardımcı olan genel bir kontrol ortamının parçası olduklarını düünmeksizin rutin bir biçimde yürütebilirsiniz. Ancak bu faaliyetler kontrol ortamının bir parçasıdır. ç kontrol ya da yönetim kontrolu, kurumun; Yasalara, düzenlemelere ve yönetimin direktiflerine uyması, Düzenli, verimli, etkili ve tutumlu faaliyetleri tevik etmesi ve planlanmı çıktıları gerçekletirmesi, Yolsuzlua, israfa, suiistimale ve kötü yönetime karı kaynaklarını koruması Organizasyonun hedefleriyle uyumlu kaliteli ürünler ve hizmetler sunması, Güvenilir finansal ve yönetim bilgileri üretip bunu sürdürmesi ve düzenli raporlar aracılııyla bu verileri tarafsız biçimde açıklaması hususlarında makul bir güvence salamasına katkıda bulunur: Bu itibarla, bir kurumda bütün yöneticilerin etkili iç kontrol oluturmanın ve bunu sürdürmenin önemini kavramaları yaamsal bir önem taır. Bu noktadan hareketle, Uluslararası Sayıtaylar Birlii nin (INTOSAI) ç Kontrol Standartları Komitesi aaıdaki amaçları gerçekletirmek üzere bu dokümanı hazırlamıtır: Etkili iç kontrolların oluturulmasına ve sürdürülmesine yönelik genel bir çerçeve çizmek, Kamu yöneticilerinin ve denetçilerinin iç kontrolla ilgili rollerini ve sorumluluklarını açıklamak Yaygın biçimde yararlanılan iç kontrol uygulamalarını tanımlamak, Kurumunuzun etkili bir iç kontrol salaması bakımından almanız gereken uygun önlemler olup olmadıını düünmenize yardımcı olacak basit bir kıyaslama listesi sunmak, Daha fazla bilgi edinmek üzere bir kaynak listesi vermek. INTOSAI'in ngilizce olarak yayımladıı Internal Control: Providing a Foundation for Accountability in Government balıklı küçük broürden Sayıtay Uzman Denetçisi Baran Özeren tarafından Türkçeye aktarılmıtır. 1

4 Etkili ç Kontrol Oluturulmasına ve Bunun Sürdürülmesine Yönelik Çerçeve Yöneticilerin ç Kontrol Rolleri ve Sorumlulukları - Pozitif ahlaki bir atmosfer oluturmak, - Doru davranılara rehberlik etmek, - Ahlaki olmayan davranılara meydan vermemek, - Gerektiinde disiplin salamak, - Çalıanların hal ve hareket tarzlarına ilikin yazılı bir tüzük hazırlamak suretiyle yapıcı bir kontrol ortamı yaratmak, Personelin görevlerini yürütme ehliyetine sahip olmalarını ve bunu sürdürmelerini salamak, Önemli yetki ve sorumluluk alanlarını açıkça belirlemek, Uygun bir raporlama hattı kurmak, Yönetimin risk analizine dayalı yönetim kontrol politikaları ve prosedürleri oluturmak, Yönetim kontrollarının önemini vurgulamak amacıyla eitimden, yönetim iletiiminden ve bütün kademelerdeki yöneticilerin rutin faaliyetlerinden yararlanmak, Yıllık deerlendirmeler aracılııyla organizasyonunun kontrol faaliyetlerini izlemek ve üst yönetime raporlamak. Denetçilerin Rolleri ve Sorumlulukları ç Kontrollar Baımsızlıı öz itibariyle ve görünür biçimde korumak, Denetim personelinin mesleki yeterliliinin salamak, Riskli alanlar hakkında yönetime tavsiyede bulunmak, Faaliyetlerin incelemesini yürütmek, Biliim teknolojisi sistemlerini deerlendirmek, Faaliyetleri gelitirme ve kontrolları güçlendirme metotları konusunda tavsiyelerde bulunmak, Tavsiyeleri, tam anlamıyla ve etkili biçimde uygulanmaları bakımından izlemek, Denetim etkinliklerinin dı denetçilerle koordine etmek, Bir denetim kalite güvence sistemini uygulamaya koymak. ç kontrol uygulamalarının kurum bütününde ve süreklilik temelinde izlenmesi ve gerektiinde bu uygulamaların deitirilmesi Yaygın ç Kontrol Uygulamaları ç kontrol uygulamaları, genellikle, bir yasama organı tarafından görevlendirilmi bir merkezi otorite tarafından hazırlanıp yürürlüe konmu iç kontrol standartlarıyla uyumlu olmak üzere tasarlanır. Bir kurumun i gücü, sonuçlara ulamak amacıyla, etkili biçimde eitilir ve yönetilir. Performans göstergeleri gelitirilir ve izlenir. Yolsuzluu veya hata riskini azaltmak üzere önemli görevler ve sorumluluklar kiiler arasında bölütürülür. Baka bir deyile, yetkiler paylatırılır. Yöneticiler fiili performansı planlanan ya da beklenen performansla kıyaslayıp farklılıkları analiz ederler. Bilgisayara girilen verilerin yazım kontrolları gibi araçlarla, bilgilerin ilenmesi kontrol edilir. Bütün hassas varlıkların korunması ve emniyet altına alınması için fiziksel kontrollar oluturulur. Kaynaklara ve kayıtlara eriim yetkili kiilerle sınırlandırılır. Bunların gözetimine ve kullanımına ilikin hesapverme sorumluluu için görevlendirme yapılır ve bu görev sürdürülür. lemler ve dier önemli iler, yalnızca, yetkileri dahilinde hareket eden kiilerce onaylanıp uygulanır. Faaliyetleri kontrol eden ve kararları veren yönetim açısından uygunluklarını ve deerlerini korumaları amacıyla, ilemler anında kaydedilir. ç kontrol ve ilemler ile dier önemli iler açık ve seçik olarak belgelenir ve bu belgelere inceleme sırasında kolayca ulaılabilir. ç kontrol uygulamalarının etkililiinin periyodik olarak deerlendirilmesi 2

5 Yöneticiler Yöneticiler, bir kurumu ve onun amaçlarını, faaliyetlerini ve kaynaklarını kontrol etmek üzere güçlü bir kontrol yapısının vazgeçilmez olduunu kavramalıdırlar. Yeterli ve etkili bir kontrol yapısını kurma sorumluluu kurum yönetimine aittir. Her bir kamu kurumunun en yetkili amiri uygun bir iç kontrol yapısının uygulamaya konulmasını, gözden geçirilmesini ve etkili biçimde sürmesi için güncelletirilmesini salamalıdır. Yöneticilerin tümü açısından olumlu ve destekleyici bir yaklaım iin can damarıdır. Bütün yöneticiler kiisel ve mesleki olarak güvenilir bireyler olmalıdırlar. Etkili iç kontrolların oluturulmasının, iletilmesinin ve sürdürülmesinin önemini anlamalarına yetecek bir yeterlilik düzeyini korumalıdırlar. Yönetim iç kontrol yapısının önemli bir öesi olarak baımsız bir denetim fonksiyonu oluturur. Yönetim denetim fonksiyonuna dönük hedefleri belirlemeli ve bunların yerine getirilmesi bakımından denetçiler üzerinde kısıtlamalar getirmemelidir. Baımsızlıı temin bakımından bu denetim biriminin amiri kuruluun baında bulunan yöneticiye dorudan rapor verebilmelidir. Yönetim ayrıca bu birimi yönetecek deneyimli ve iyi eitilmi bir personel seçmeli, denetim faaliyetlerini yürütmeye ehil personel ile kafi miktarda kaynak tahsis etmelidir. Bu hususta yöneticiler riskleri belirlemek ve kontrolların azaltılmasını tasarlamak üzere denetçilerle yapıcı bir biçimde çalıırlar; yetersizlikleri tespit etmek ve düzeltici önlemler hakkında tavsiyede bulunmak üzere iç kontrol faaliyetlerini periyodik olarak deerlendirme sorumluluunu denetçilere verirler. Denetçiler Yönetim, çounlukla, iç kontrol ve öz-deerlendirme çerçevesinin bir parçası olarak bir denetim birimi oluturur. Denetçiler kamu kurumlarının iç kontrol çerçevesinin bir öesi olmakla birlikte, denetlenen kurumda spesifik iç kontrol prosedürlerinin uygulanmasından sorumlu deildirler. Bu, aslında yönetimin iidir. Denetçinin rolü bir kurumun misyonunu baarması için kontrolların yeterli güvence salamasına dönük kurum iç kontrol politikalarını, uygulamalarını ve prosedürlerini denetlemektir. Denetçilerin, denetledikleri kurumun bir unsuru olmalarına ramen, baımsızlıklarını korumaları çok önemli ve vazgeçilmez bir husustur. Kurum açısından yönetim denetimin baımsızlıının ve tarafsızlıının deerini vurgulayarak desteini gösterebilir. Yönetim, keza, performans kalitesinin artırılmasına yönelik alanları tespit edip denetimler aracılııyla edinilen bilgiler karısında duyarlılık göstermelidir. Bir dı denetim birimi de bir kamu kuruluunun iç kontrolunun denetiminde rol oynayabilir. Kamu kurulularının pek çou, ayrıca, bir dı denetim fonksiyonu tarafından denetlenir. Bu dı denetçi, çounlukla, o kurulutan sorumlu bir gözetim kuruluu tarafından görevlendirilir ve bu gözetim kuruluuna rapor verir. Söz konusu dı denetçi kamu kuruluunun iç kontrolunu inceleyip bununla ilgili iyilemeler önerebilir. 3

6 ç Kontrol Yalın bir ifadeyle, iç kontrol bir kurumun görevini etkili ve verimli biçimde baarması amacıyla faaliyetlerini yönettii bir süreçtir. ç kontrol bir kamu kurumunun bünyesinde ayrı, spesifik sistem olarak düünülmemelidir. Daha dorusu, iç kontrol yönetimin faaliyetlerini yol göstermek üzere yararlandıı sistemlerin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmelidir. Etkili iç kontrol oluturulması kuruluun hem iç hem de dı nedenlerle karı karıya kaldıı risklerin bir deerlendirmesinin yapılmasını gerektirir. Risk deerlendirmesinin önkoulu açık, tutarlı kurum hedeflerinin ki baarılacak amaçlar ve niyetlerdir- tesis edilmesidir. Risk deerlendirmesi hedeflerin baarılmasıyla birlikte ilgili riskin tanımlanması ve analiz edilmesidir. ç kontrol uygulamaları (prosedürler, süreçler, fiziki düzenlemeler, organizasyonel yapı, sorumluluun ve yetkinin üstlenilmesi gibi) bu ekilde tasarlanmalı ve hedeflere ulamak üzere uygulamaya konmalıdır. Ayrıca, bilgiler kaydedilmeli; yönetime ve kurum içinde bu bilgiye ihtiyaç duyan dier kiilere iç kontrol ve dier sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek zamanda ve yazılı olarak iletilmelidir. ç kontrolu izleme faaliyeti belli bir zaman içindeki performans kalitesini deerlendirmeli ve denetim bulgularının ve dier incelemelerin gerektii ekilde çözüme kavuturulmasının salamalıdır. Yöneticiler çin Kıyaslama Listesi Kendi çerçevenizin oluturulmasında; Kurumunuzun karı karıya kaldıı riskleri deerlendirdiniz mi? Riskleri yönetmek için kontrol hedefleri belirlediniz mi? Kontrol hedeflerine ulamak üzere kontrol politikaları ve politikaları tespit ettiniz mi? Pozitif bir kontrol ortamı yarattınız mı? Kiisel ve mesleki güvenilirlii ve etik deerleri koruyor ve bunları sergiliyor musunuz? Performansın etkili ve verimli olmasını salamak için ihtiyaç duyulan beceri düzeyini koruyor ve bunu gösteriyor musunuz? Sorumlulukların etkili biçimde yerine getirilmesine elverili bir iç kontrol anlayıını koruyor ve buna uygun davranıyor musunuz? ç kontrolların uygulanması bakımından Kurumunuzun bütününde etkili bir iç kontrol benimsediniz mi? Kurumunuzun iç kontrolu salıklı iç kontrol standartlarına dayanıyor mu? 4

7 Kurumunuzun iç kontrol yapısı uygun ve ehven maliyetli kontrol uygulamalarını kapsıyor mu? Kontrol uygulamalarını yönetim direktifleri, planları ve politikaları aracılııyla bildirdiniz mi? Kurumunuzun iç kontrol uygulamalarını sürekli biçimde izlemek üzere araçlar belirlediniz mi? Denetim fonksiyonu ile ilgili olarak; ç denetim ile iç kontrol arasındaki farkı anladıınızı belli ediyor musunuz? Denetim fonksiyonunun kurumunuzun iç kontrolunun ayrılmaz bir unsuru olduunu kavradınız mı? Bir denetim fonksiyonu oluturdunuz mu? Denetim fonksiyonunun baımsızlıını güvence altına aldınız mı? Denetim birimine denetlenenin kontrol uygulamalarının etkililiini deerlendirme sorumluluu verdiniz mi? ç ve dı denetim tavsiyelerinin uygulanmasına yönelik olarak kurumun attıı adımları izlemek üzere bir sistem kurdunuz mu? Kaynaklar INTOSAI i tarafından yayımlanan dokümanlar: - ç Kontrol Standartları Kılavuzu. - ç Kontrolların Etkinliinin Raporlanması Hakkında Rehber: ç Kontrolların Yürütülmesinde ve Deerlendirilmesinde Sayıtayların Tecrübeleri. Bu yayınlar ( adresinden bulunabilir. ç kontrol hakkında daha fazla bilgi salanabilecek çeitli mesleki mali kurulular ve web siteleri. - Amerika Muhasebeciler Birlii ( - Amerika Yetkili Kamu Muhasebecileri Enstitüsü ( - Kanada Yeminli Muhasebeciler Enstitüsü ( - Kamu Maliye ve Muhasebe Odası ( - Treadway Komisyonunun Sponsorluunu Yapan Kurumlar Komitesi ( - ngiltere ve Galler Yeminli Muhasebeciler Enstitüsü ( - ç Denetçiler Enstitüsü ( Söz konusu Standartlar Sayıtayın 135. Kurulu Yıldönümü Yayınları arasında dilimize kazandırılmıtır. (Çevirenin Notu) 5