Telefon Defteri Modülü Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 Telefon Defteri Modülü Kullanım Kılavuzu YETKİ VE KAYIT İŞLEMİ Kayıt yapacak kullanıcıya yetki verilmesi Kayıt yapacak kullanıcı yetkilendirilirken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, kullanıcının yetkisinin telefon numaralarını girdiği teşkilata ait olmasıdır. Örneğin; Kişi İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü ne ait telefon numaralarını girecekse, kullanıcı yetkisi grup adı Telefon Rehberi Teşkilat Adı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü olmalıdır. Kullanıcı Yetki İşlemleri Kullanıcının Adı-Soyadı Girişi Yetki Ver Butonunun Tıklanması 1

2 Teşkilat Tipe Genel Grup Grup Adı Telefon Rehberi Telefon Rehberi Kullanıcı Seçilen Gruplara Yetki Ver Yetkili Olacağı Teşkilat İçişleri Bakanlığı Merkez Teşkilatı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Kaydet 2

3 Kullanıcı yetkisini kaydettikten sonra üst kısımda isminin üzerine tıklayarak yetkilerim ekranından yetkisini Telefon Rehberi Kullanıcısı olarak seçmelidir. Telefon defterine kayıt yapılması Telefon defterine kayıt yapan kullanıcının yetkisi telefon numaralarını kayıt edeceği teşkilata ait olmalıdır. Bknz: Kayıt yapacak kullanıcıya yetki verilmesi 3

4 **Teşkilat adı mutlaka telefon numaraları girilecek olan teşkilat ile aynı olmalıdır. Kullanıcı kayıt işlemi için Alt Birim ve/veya Unvan girmek zorundadır. Bu alanlardan her ikisi de doldurulabileceği gibi, yalnızca biri de doldurulabilir. Örneğin; İçişleri Bakanlığı Bakanlık Makamı telefon numaralarının girişini yapan kullanıcı yetkisini İçişleri Bakanlığı olarak seçmelidir. Varsa alt birim belirtilmelidir. Protokol Şube Müdürlüğü örnek alt birim olarak alınmıştır. 4

5 Varsa unvan belirtilmelidir. Müdür örnek unvan olarak alınmıştır. ** Alt Birim Tanımı ve/veya Unvan alanlarından birisinin doldurulması zorunludur. Harici telefon girişinde şehir alan kodu başında sıfır olmaksızın girilecektir. Sistem alan kodunu otomatik olarak parantez içine almaktadır. 5

6 FCT (Sabitlenmiş Cep Telefonu Terminali) numaraları girilirken cep telefonu operatörüne ait üçlü kod (505, 506 vb.) başında sıfır olmaksızın girilecektir. Sistem üçlü operatör kodunu otomatik olarak parantez içinde almaktadır. Dahili numaralar dört haneli olarak belirlenmiştir. 6

7 Faks numaralarının girişi yapılırken şehir alan kodu başında sıfır olmaksızın girilecektir. Sistem alan kodunu otomatik olarak parantez içine almaktadır. Girilen bilgiler tamamlandıktan sonra Yeni Kayıt butonuna basılarak numara kaydı yapılabilir. Yapılan kayıt ekranın alt kısmında görülecektir. Telefon numarası alanlarının tamamının girilmesi zorunlu değildir. Mevcut numaraların girişinin yapılması yeterlidir. 7

8 Kayıt esnasında girilen bilgilerin tamamının silinmesi istendiğinde Temizle butonuna tıklanması gereklidir. Yeni Kayıt butonuna basıldıktan sonra kayıt işlemi tamamlanacak ve kayıt alanları yeni kayıt girişi yapılma üzere temizlenecektir. Yapılan kayıt ekranın alt kısmında görülecektir. 8

9 Kayıt Güncelleme Valilik Proje Sorumlularının verecekleri yetkiler doğrultusunda kullanıcılar daha önce kendi teşkilatları altında girilen veriler ile ilgili güncelleme ve silme işlemi yapabileceklerdir. Kayıt ile ilgili olarak herhangi bir güncelleme işlemi yapılması ya da yanlış bilginin düzeltilmesi gerektiğinde işlemler başlığı altında yer alan güncelle butonu tıklanmalıdır. 9

10 Bu sayede üst tarafta daha önce girilmiş olan bilgiler görülecektir. Güncelleme yapılacak alana giriş yapıldıktan sonra güncelle butonuna basılarak bilgiler güncellenir. 10

11 Güncelleme işlemi ekranın alt kısmında da gerçekleşecektir. İstenildiğinde yapılan kayıtların sıralaması ile ilgili değişiklik yapılabilmektedir. 11

12 Örneğin; Oluşturulan rehbere Protokol Şube Müdürlüğü ne ait telefon numaralarının kaydı daha önce yapıldı. Daha sonra Müsteşarlık telefon numaralarının girişi yapıldığında Müsteşarlık telefon numaraları Şube Müdürlüğünün altına listelenmektedir. Sağ tarafta bulunan bölümde kaydı yapılan telefon numaralarına ilişkin liste oluşmaktadır. Bu liste aracılığıyla sıralama değişikliği yapılabilmektedir. Sıralama değişikliği, sıralaması değişecek birim veya unvan üzerine tıklanarak seçilerek ve yukarı-aşağı oklar kullanılarak yapılabilmektedir. 12

13 Sıralama değişikliği işlemi güncelle butonuna tıklandıktan sonra tamamlanacaktır. Güncelle butonu tıklandıktan sonra Müsteşarlık istenilen sıraya çıkacak ve rehberde de istenilen sırada yerini alacaktır. 13

14 Kayıt Silme Var olan kaydın silinmesi istendiğinde işlemler başlığı altında yer alan sil butonu tıklanır. Silme işleminin onaylanmasının ardından işlem tamamlanır. 14

15 Kayıt rehber listesinden silinir. 15

16 Kayıt silmek için kullanılabilecek ikinci buton sıralama değişikliği sağlayan okların altında bulunmaktadır. Silmek istenilen kayıt üzerine tıklanarak seçilir ve sil butonuna basılır. 16

17 Silme işleminin onaylanmasının ardından işlem tamamlanır. Kayıt rehber listesinden silinir. 17

18 ARAMA İŞLEMİ e-içişleri ana sayfasına giriş yapıldıktan sonra, arama kutucuğuna telefon yazılarak açılan sayfadan telefon rehberine ait sayfalar seçilerek veya sol tarafta bulunan Telefon Rehberi butonuna tıklanarak telefon rehberi sayfasına ulaşılır. Telefon Rehberi Birim Telefon Defteri Arama ve Birim Telefon Defteri Kayıt olmak üzere 2 adet sayfadan oluşmaktadır. Yapılacak işleme göre sayfa seçimi yapılır. 18

19 Birim Telefon Defteri Arama Sayfasından 2 şekilde arama yapılabilmektedir. Birim Telefonları Listeleme Teşkilat belirtilmesi zorunludur. Sayfa ilk açıldığında kullanıcının yetkisinin bulunduğu teşkilat adı gelmektedir. Teşkilat değişikliği TEMİZLE butonuna tıklandıktan sonra arama yapılması istenen teşkilat adı girilerek yapılabilmektedir. Teşkilat adı belirlendikten sonra aramaya alt birim ve/veya unvan belirtilerek devam edilebilmektedir. Tüm teşkilata ait telefon numaralarının listelenmesi isteniyorsa teşkilat adı girildikten sonra arama yapılması yeterli olmaktadır. Alt Birim tanımı şube müdürlüğü, büro vb. teşkilat altında görev yapan alt birimleri içermektedir. Kullanıcı telefon numarasını öğrenmek istediği alt birimin adını girerek arama yapabilmektedir. 19

20 Kullanıcı ulaşmak istediği telefon numarasını unvan girerek de aratabilmektedir. Unvan tanımı genel sekreter, daire başkanı, genel evrak memuru vb. teşkilat altında görev yapan ünvanları içermektedir. Kullanıcı isterse hem alt birim hem de unvan tanımlayarak aramasını yaptırabilmektedir. Telefon Numarasıyla Arama 20

21 Kullanıcı telefon numarasını girerek numaranın hangi teşkilat altında hangi alt birim ve/veya ünvana ait olduğunu bulabilmektedir. Harici telefon, FCT, dahili numara veya faks numarası ile arama yapılabilmektedir. Aynı şekilde dahili numara ile arama yapılabilmektedir. Bu işlem için dahili butonunun tıklanması ve aranan numaranın yazılması gereklidir. 21

22 Numara ile arama yapılırken dahili numaranın yalnızca birkaç hanesi girilmesi durumunda bu rakamların geçtiği tüm teşkilatlardaki dahili numaralar bulunacaktır. 22