1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı, TS EN ISO/IEC 17021:2011 Yönetim Sistemlerinin Tetkikini ve Değerlendirmesini Sağlayan Kuruluşlar İçin Şartlar Standardı kapsamında belgelendirme sürecine ilişkin esasların belirlenmesidir ve müracaat aşamasından itibaren ilk belgelendirme denetimleri (1.aşama ve 2.aşama), gözetim, belge yenileme, takip denetimleri, özel denetimler, belge transferi ve çok alanlı denetimlerin gerçekleştirilmesine ilişkin uygulamaları kapsar. 2. TANIMLAR ve KISALTMALAR - 3. REFERANS DOKÜMANLAR TS EN ISO/IEC 17021:2011 TS EN ISO 19011:2009 IAF MD1:2007 IAF MD2:2007 IAF MD5:2013 IAF MD11:2013 EA-7/05 TÜRKAK Rehberi R 40.01 TÜRKAK Rehberi R.40.05 Yönetim Sistemlerinin Tetkikini ve Değerlendirmesini Sağlayan Kuruluşlar Için Şartlar Standardı Kalite ve Çevre Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu Certification of Multiple Sites Based on Sampling Transfer of Accredited Certification of Management Systems Duration of QMS and EMS Audits For The Application of ISO/IEC 17021 For Audits of Integrated Management Systems EA Guidance On The Application Of ISO/IEC 17021:2006 For Combined Audits Sistem Belgelendirme Kuruluşları İçin Akreditasyon Kapsamı ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO 13485:2003 ve ISO/IEC 27001:2005 Belgelendirme Faaliyetleri İçin TÜRKAK' ın Tanık Olacağı Belgelendirme Denetimlerine İlişkin Kurallar Rehberi P.0001 Sistem Belgelendirme Müracaatları Prosedürü P.0002 Denetim Planlama Prosedürü P.0013 Çok Alanlı Denetimler Prosedürü T.0001 Denetim Süresi Belirleme Talimatı T.0002 Ücretlendirme Talimatı T.0004 Açılış ve Kapanış Toplantıları Talimatı T.0006 Belgelendirme Komitesi Çalışma Talimatı T.0009 Teknik Gözden Geçirme Talimatı 4. UYGULAMA 4.1 Sistem Belgelendirme Müracaatlarının Alınması ve Değerlendirilmesi NQS, sistem belgelendirme faaliyetlerini, yetkilendirildiği akreditasyon kapsamı ve belgelendirme faaliyetlerinde görev alacak personel durumu yeterli ve uygun olduğu, belgelendirme faaliyetlerinde görev alan personelin can ve mal güvenliğini riske sokmadığı, belgelendirmenin tarafsızlığına ve güvenine gölge düşürecek herhangi bir risk içermediği sürece tüm Türkiye' de gerçekleştirebilmektedir. NQS e gelen sistem belgelendirme müracaatlarının alınması, değerlendirilmesi ve müracaat aşamasında uygulanacak işlemler P.0001 Sistem Belgelendirme Müracaatları Prosedürü' ne göre gerçekleştirilir. 4.2 Denetimlerin Planlanması Denetimlerin planlanmasına ilişkin uygulamalar, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü' ne göre gerçekleştirilir. 4.3 Denetimlerin Gerçekleştirilmesi 4.3.1 Ön Denetimler 1) Sistem belgelendirme müracaatında bulunan ve ilk belgelendirme denetimi öncesinde belgelendirmeye konu olan standart/lara ilişkin hazırlıkların ve uygulamaların ilgili standart şartlarına ve taahhüt edilen faaliyetlere uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin değerlendirilmesini isteyen kuruluşlar, müracaat aşamasında ön denetim taleplerini ve istedikleri ön denetim tarihini F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu nda NQS' ye bildirirler. 2) Ön denetime ilişkin ücretlendirme, standart denetim ücreti üzerinden 1 adam/gün olarak T.0002 Ücretlendirme Talimatı na uygun olarak belirlenir ve F.0003 Belgelendirme Teklifi' nde belirtilir. 3) Ön denetim bir zorunluluk değildir, müşteri talebi doğrultusunda, belgelendirme denetiminden bağımsız olarak tek aşamalı olarak planlanır ve müşteri yerinde (sahada) gerçekleştirilir. 4) Ön denetimde tespit edilen bulgular (olumlu ya da olumsuz) neticesinde, herhangi bir belgelendirme kararı alınmaz. Ön denetim neticesinde tutulan kayıtlar ve bulgular, herhangi bir belgelendirme kararı gerektirmediği için sadece Belgelendirme Müdürü' ne ve müşteriye teslim edilir ve Belgelendirme Komitesi ne sunulmaz. 5) Ön denetimlerin planlanabilmesi için F.0003 Belgelendirme Teklifi nin müşteri tarafından onaylanmış olması gerekmektedir. Ön denetim için F.0010 Denetim Planı Formu, Planlama Sorumlusu koordinasyonunda hazırlanır ve müşteriye gönderilir. F.0010 Denetim Planı Formu, müşteri tarafından onaylanarak NQS' ye iletilmesinin ardından Planlama Sorumlusu F.0011 Denetim Formu' nu hazırlar ve F.0010 Denetim Planı Formu ile birlikte ön denetim ekibinde görevlendirilen baş denetçiye gönderir ve planlanan tarihte ön denetim gerçekleştirilir. P.0003 01.03.2013 00-1 / 11
6) Ön denetim neticesinde denetime konu olan ilgili standarda ait F.0012 Ön Denetim Raporu (ISO 9001) /F.0013 Ön Denetim Raporu (ISO 14001) baş denetçi tarafından doldurulur ve ön denetimde elde edilen bulgular raporda ilgili standart maddelerine atıfta bulunularak belirtilir. Hazırlanan F.0012 Ön Denetim Raporu (ISO 9001) /F.0013 Ön Denetim Raporu (ISO 14001) ve denetimde katılımcıların imzalarının yer aldığı F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu ön denetim sonrasında Belgelendirme Müdürü' ne teslim edilir. 7) Hazırlanan F.0012 Ön Denetim Raporu (ISO 9001) /F.0013 Ön Denetim Raporu (ISO 14001) nun bir kopyası müşteriye Belgelendirme Müdürü tarafından gerekli kontrollerin yapılmasından sonra mail / kargo ile gönderilir. 8) Ön denetim yapılmış olması belgelendirme denetimi için denetim süresinin veya ücretinin azaltılmasına ya da artırılmasına etki etmez, belgelendirme sürecinde kuruluşa herhangi bir ayrıcalık oluşturmaz. 9) Ön denetimde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin herhangi bir düzeltici faaliyet talebi olmaz ve tespit edilen uygunsuzluk/lar, ön denetim neticesinde objektif olarak F.0012 Ön Denetim Raporu (ISO 9001) /F.0013 Ön Denetim Raporu (ISO 14001)' nda müşteriye sunulur ve ön denetim sonuçları belgelendirme denetimi için esas teşkil etmez. 10) Ön denetimler yalnızca ilk belgelendirme öncesinde gerçekleştirilebilir. NQS tarafından belgelendirilmiş kuruluşların gözetim denetimi öncesinde yaptıkları ön denetim talepleri kabul edilmez. 11) Sistem belgelendirme müracaatında bulunan müşterilerin en fazla bir (1) defa ön denetim yaptırma hakkı vardır, birden fazla talepte bulunan kuruluşların ön denetim talepleri kabul edilmez ve belgelendirme sürecine geçilir. 4.3.2 İlk Belgelendirme Denetimleri TS EN ISO/IEC 17021:2011 Yönetim Sistemlerinin Tetkikini ve Değerlendirmesini Sağlayan Kuruluşlar İçin Şartlar Standardı doğrultusunda TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve TS EN ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sistemi belgelendirme denetimleri, 1.aşama ve 2.aşama olmak üzere 2 aşamalı olarak gerçekleştirilmektedir. 4.3.2.1 1.Aşama Denetim 1) ISO 9001 ilk belgelendirme denetimleri için, Planlama Sorumlusu tarafından, TÜRKAK R.40.05 doğrultusunda, kuruluşun belgelendirme kapsamına göre dâhil olduğu risk grubu belirlenir. En Yüksek Risk Grubu ve Yüksek Risk Grubu içerisinde yer alan kuruluşlarda, 1. aşama denetiminin müşterinin işyerinde gerçekleştirilmesi şarttır. Orta Risk Grubu ve Düşük Risk Grubu nda yer alan kuruluşlarda, aşama 1 denetimi müşterinin işyerine gitmeden de (ofis) gerçekleştirilebilir. 2) ISO 14001 ilk belgelendirme denetimleri için, Planlama Sorumlusu tarafından, TÜRKAK R.40.05 doğrultusunda, kuruluşun belgelendirme kapsamına göre belirlenen karmaşıklık kategorisi ve dâhil olduğu risk grubu belirlenir. Özel, orta ya da yüksek risk grubunda yer alan kuruluşlarda, aşama 1 denetiminin müşterinin işyerinde gerçekleştirilmesi şarttır. Sınırlı ya da düşük risk grubunda yer alan kuruluşlarda, baş denetçi gerek görürse aşama 1 denetiminin tamamı veya en azından bir kısmı müşterinin işyerinde gerçekleştirilebilir. 3) 1.Aşama denetimlerin planlanmasına ilişkin esaslar P.0002 Denetim Planlama Prosedürü' nde anlatıldığı gibi uygulanır. 4) 1.Aşama denetimler, aşağıdaki belirtilen hususların gözden geçirilmesini ve değerlendirilmesini içerir: a) Müşterinin ilgili standart dokümantasyonunun tam olarak incelenmesi, b) Müşterinin sahalarının ve saha odaklı faaliyetlerin değerlendirilmesi ve 2.aşama denetimine hazırlıklı olmayı belirlemek üzere müşteri personeli ile görüşmelerin yapılması, c) Müşteri yönetiminin ve çalışanların ilgili belgelendirme standardı gereklerini anlama ve hâkimiyetinin değerlendirilmesi, d) Müşteri statüsünün gözden geçirilmesi, standardın ve özellikle kilit performansın veya yönlerin, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili şartların anlaşılması, e) Yönetim sisteminin kapsamı, prosesler ve müşterinin mahalleri ile ilgili yasal ve düzenleyici hususlar (kalite, çevre, müşterinin çalışmasının yasal yönleri, ilgili risklerin tanımlanması, vb.) hakkındaki genel bilgilerin toplanması f) 2.aşama denetimine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi ve 2.aşama denetiminin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varılması g) Müşterinin yönetim sisteminin ve muhtemel önemli yönleri çerçevesinde saha çalışmalarının yeterli şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, 2.aşama denetimin planlanmasına odaklanılması h) İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sistemi uygulama seviyesi ile müşterinin 2.aşama denetim için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi 5) NQS tarafından masa başında gerçekleştirilen 1.aşama denetimlerde, müşteri yerinde (sahada) incelenmesi gereken veya şüpheli bir durum tespit edilmesi durumunda, baş denetçi, Belgelendirme Müdürü ile yaptığı görüşme neticesinde masa başı gerçekleştirilen 1.aşama denetimini müşteri yerinde (sahada) sürdürme kararı da alabilir. 6) 1.Aşama denetim, ilk belgelendirme denetiminin ilk aşamasıdır ve 1.aşama denetim sonunda 2. aşama denetiminin gerçekleştirilebilmesine ilişkin karar baş denetçi tarafından verilir, belgelendirme kararına ilişkin bir tavsiyede bulunulmaz. 4.3.2.1.1 Masa Başı (Ofisde) Yapılan 1.Aşama Denetimler 1) Masa başı yapılacak olan 1.aşama denetimlerde, denetim öncesi planlama aşamasında müşteriden gelen yönetim sistemi dokümantasyonu (P.0002 Denetim Planlama Prosedürü), 1.aşama gerekliliklerine göre, baş denetçi tarafından detaylı bir şekilde incelenir ve sonuçlar, F.0014 1.Aşama Denetim Raporu nda kayıt altına alınır. Gerektiğinde müşteriden ek bilgi ve belgeler talep edilebilir. P.0003 01.03.2013 00-2 / 11
2) Baş denetçi, 1. aşama denetim neticesinde denetimin tamamlanmasının ardından hazırladığı F.0014 1.Aşama Denetim Raporu nu ve denetimde tespit edilen (tespit edildi ise) uygunsuzluklara ilişkin hazırladığı F.0015 Uygunsuzluk Raporu/larını aynı gün içerisinde Belgelendirme Müdürü ne e-mail ile orijinallerini de elden/kargo ile teslim eder. 3) Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilen ve onaylanan F.0014 1.Aşama Denetim Raporu ve tespit edildi ise uygunsuzluk/lara ait F.0015 Uygunsuzluk Raporu/ları müşteriye gönderilir. Müşteriden, uygunsuzluk rapor/larında belirlenen uygunsuzlukların kabul edildiğine dair imzalamaları ve gerçekleştirilecek faaliyetleri belirleyerek Belgelendirme Müdürü ne göndermeleri istenir. 4) Baş denetçi gerektiğinde, denetim yapılacak olan kuruluşla irtibata geçerek, anlaşılmayan hususlar ile ilgili detay bilgi talep edebilir. 5) Masa başı gerçekleştirilen 1.aşama denetim sonunda denetim sonucuna göre var ise uygunsuzlukların kapatılmasını takiben 2.aşama denetimin yapılmasına engel bir durumun olmaması durumunda baş denetçi, müşteri ile görüşerek 2.aşama denetim tarihi üzerinde anlaşma sağlar. 6) Kuruluş dokümanlarının ve kuruluştan elde edilen diğer bilgilerin, denetim ekibinin diğer üye/üyeleri tarafından da incelenebilmesi için organizasyonu baş denetçi yapar. 7) Kuruluşun 1.aşama denetimine ilişkin baş denetçi tarafından Belgelendirme Müdürü' ne iletilen denetim kayıtları Belgelendirme Müdürü tarafından müşteri dosyasında muhafaza edilir. 4.3.2.1.2 Müşteri Yerinde (Sahada) Gerçekleştirilen 1.Aşama Denetimler, Müşteri yerinde (sahada) yapılan 1. aşama denetimler 3 adımda gerçekleştirilir: 1. Açılış Toplantısı 2. 1.Aşama Denetimin Gerçekleştirilmesi 3. Kapanış Toplantısı ve Denetimin Raporlanması 1. Açılış Toplantısı 1) 1.aşama denetim müşteri yerinde (sahada) yapılacağı için, denetim öncesinde firma yetkililerinin de katılacağı bir açılış toplantısı gerçekleştirilir. 2) Baş denetçi, açılış toplantısında F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu nda tanımlanan açılış toplantısına ilişkin sürece ait hususları katılımcılara aktarır ve F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu nun Açılış bölümünü katılımcılara imzalatır. 3) Baş denetçi, F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu nda belirtilen açılış toplantısı gündem maddelerini eksiksiz olarak katılımcılara aktarmakla yükümlüdür ve görüşülen her gündem maddesini F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu nda işaretleyerek belirtir. Açılış toplantısı gündemiyle ilgili notlar, baş denetçi tarafından F.0017 Gözlem Formu nda kayıt altına alır. 4) Açılış toplantısının gerçekleştirilmesine ilişkin detaylar, T.0004 Açılış ve Kapanış Toplantıları Talimatı nda detaylı olarak anlatılmıştır. 2. 1.Aşama Denetimin Gerçekleştirilmesi 1) Madde 4.3.2.1 1.Aşama Denetim/Madde 5' te tanımlanan hususlara ilişkin değerlendirmeler, çalışanlarla karşılıklı yapılan görüşmeler, dokümanların ve kayıtların incelenmesi, kuruluşun sahalarında uygulanan proseslerin ve şartların gözlemlenmesi şeklinde gerçekleştirilir. 2) 1.aşama denetim, F.0014 1.Aşama Denetim Raporu nda belirtilen konuların incelenmesi ve değerlendirilmesi şeklinde gerçekleştirilir ve denetim süresince alınan cevaplar, değerlendirmeler doğrultusunda elde edilen bulgular, 1.aşama denetimi gerçekleştiren baş denetçi tarafından F.0014 1.Aşama Denetim Raporu na kaydedilir. 3. 1.Aşama Denetimin Raporlanması ve Kapanış Toplantısı 1) 1.aşama denetim sonunda kapanış toplantısı öncesinde, elde edilen bulgular ve tespit edilen uygunsuzluklar, baş denetçi tarafından sınıflandırılarak F.0015 Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır. 2) 1.aşama denetim neticesinde, açılış toplantısına katılan firma yetkilileri ile bir kapanış toplantısı yapılır. Kapanış toplantısında denetim hakkındaki genel değerlendirme, tespit edilen uygunsuzluklar ve iyileştirme fırsatları, firma temsilcilerine açık, anlaşılır ve ilgili standart maddelerine atıf yapılarak aktarılır. 3) Tespit edilen uygunsuzluklara ait F.0015 Uygunsuzluk Raporu/ları müşteri ne imzalatılarak, bir kopyası baş denetçi tarafından Belgelendirme Müdürü ne teslim edilmek üzere alınır ve müşteriye teslim edilir. 4) Kapanış toplantısının gündem maddelerinin görüşülmesinin ardından F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu nun Kapanış bölümünü katılımcılara imzalatır ve 1. aşama denetim sonlandırılır. 5) Kapanış toplantısının gerçekleştirilmesine ilişkin detaylar, T.0004 Açılış ve Kapanış Toplantıları Talimatı nda detaylı olarak anlatılmıştır. 4.3.2.1.3 Uygunsuzlukların Kapatılması ve 2.Aşama Denetime Geçiş 1) Kuruluş, 1.aşama denetim neticesinde tespit edilen (eğer varsa) uygunsuzluk/lara ilişkin düzeltici faaliyetlerini en geç 15 gün içerisinde NQS e (kendisine denetim sonunda teslim edilen/gönderilen F.0015 Uygunsuzluk Raporu ile) bildirmek zorundadır. Kuruluş tarafından belirlenen düzeltici faaliyetlerle ilgili uygulama süresi göz önünde bulundurularak 2. Aşama denetim tarihi üzerinde müşteri ile sözlü mutabakat sağlanır. P.0003 01.03.2013 00-3 / 11
2) 2.aşama denetim tarihinin belirlenmesinde, 1.aşama denetimi esnasında belirlenen uygunsuzluk/ların düzeltilmesine yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınır. Bu süre, en fazla 3 aydır. Bu süre müşteri tarafından haklı bir gerekçe sunulduğu takdirde 1 ay daha uzatılabilir. 3) Müşterinin belirlenen uygunsuzlukları kapatma ve NQS' e iletme süresinin 3 ayı aşması durumunda ya da erteleme gerekçesinin kabul edilmesi ancak belirlenen süre içerisinde uygunsuzluklarla ilgili geri dönüşün olmaması durumunda belgelendirme süreci iptal edilir (Müşteri tarafından 1 aylık ek süre talebinin ve gerekçenin değerlendirilmesine ilişkin karar Belgelendirme Müdürü ne aittir). 4) 1.aşama denetiminde tespit edilen ve müşteriye sunulan uygunsuzluk/lar ile ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, 2. aşama denetimi öncesinde tamamlanmalı ve uygunsuzluk/lar kapatılmalıdır. 5) Tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili taahhüt edilen düzeltici faaliyetler, 1.aşama denetimi gerçekleştiren baş tetkikçiye müşteri tarafından teslim edilerek uygunluğu ve yeterliliği gözden geçirilerek doğrulanır ve F.0015 Uygunsuzluk Raporu üzerinde onaylanır. 6) Düzeltici faaliyetlerin yeterliliği ve etkinliği doğrulanmadan 2.aşama denetim planlanamaz ve gerçekleştirilemez. Bu nedenle NQS 2.aşama için düzenlemelerini revize etme ihtiyacı duyabilir. 7) Müşterinin belirlenen süreye riayet etmemesi ve uygunsuzlukların düzeltilmesine yönelik gerekli düzeltici faaliyetleri belirlememesi ve uygulamaması durumunda denetim süreci iptal edilir ve 1.aşama denetim ücreti müşteriden tahsil edilir. 8) 1.aşama denetim neticesinde herhangi bir uygunsuzluğun bulunmaması, 2.aşama denetime geçiş ile ilgili herhangi bir engelin olmaması durumunda sahada gerçekleştirilen 1.aşama denetimlerde baş denetçi, denetim sonunda 2.aşama denetim tarihi konusunda müşteri ile mutabakat sağlar ve F.0014 1.Aşama Denetim Raporu nda belirtir. 9) Belgelendirme Müdürü, gerçekleştirilen 1.aşama denetime ilişkin denetim dosyasını teslim aldıktan sonra kontrol eder ve F.0018 Denetim Dosyası Kontrol Listesi nin 1.aşama denetim bölümünü doldurur ve onaylayarak müşteri dosyasına kaldırır ve 2. aşama denetim sürecine geçilir. 4.3.2.2 2.Aşama Denetim 1) 2. Aşama denetimlerinin amacı müşterinin yönetim sistem/lerinin etkinliği dahil olmak üzere uygulamaların değerlendirilmesidir. 2. Aşama denetimler kuruluşun bütün sahalarını kapsayacak şekilde (birden çok sahada faaliyet gösteren müşterilerin denetimlerine ilişkin esaslar P.0012 Çok Alanlı Denetimler Prosedürü nde anlatılmıştır) ve müşteri yerinde (sahada) gerçekleştirilir. 2.Aşama denetimler en azından aşağıda tanımlanan hususları içerir: a) Uygulanabilir yönetim sistemi standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt, b) Kilit performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi, c) Yasal uygunluk yönünden müşterinin yönetim sistemi ve performansı, d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü, e) İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi, f) Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu, g) Hüküm ifade eden şartlar, politika, performans hedefleri ve amaçları arasındaki bağlantılar (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı) uygulanabilir her türlü yasal şartlar, sorumluluklar, personelin yeterliliği, operasyonlar, prosedürler, performans verileri ve iç tetkik bulguları ile sonuçlarından herhangi birisi. 2) 2.Aşama denetimler, 1.aşama denetim neticesinde, 2. aşama denetimin yapılmasına engel teşkil edecek herhangi bir uygunsuzluğun olmaması, baş denetçinin 2.aşamanın yapılabilirliği yönünde karar vermesi ve bildirmesi veya tespit edilen uygunsuzlukların belirlenen süre içerisinde kapatılması ve faaliyetlerin uygunluğunun ve etkinliğinin baş denetçi tarafından onaylanması halinde planlanır ve gerçekleştirilir. 3) 2.Aşama denetimlerin planlanmasına ilişkin esaslar, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü' nde anlatıldığı gibi uygulanır. 4) 2.Aşama denetimler 4 adımda gerçekleştirilir: 1. Açılış Toplantısı 2. 2.Aşama denetimin gerçekleştirilmesi 3. Kapanış Toplantısı ve Denetimin Raporlanması 4. Uygunsuzlukların Takibi ve Belgelendirme Kararı 1. Açılış Toplantısı 1) 2.aşama denetim öncesinde müşteriye sunulan 2.aşama için hazırlanan F.0010 Denetim Planı Formu nda, açılış toplantısı zamanı ve müşteri firma temsilcilerinin toplantıda bulunma zorunlulukları müşteriye bildirilir. 2) Denetim ekibi, denetim günü, planlanan denetim başlangıç saatinden önce denetimin yapılacağı firmaya gelir ve denetim için son hazırlıklarını yapar. 3) Firma temsilcileri, yapılacak olan denetim öncesi açılış toplantısı için davet edilir ve tam katılım sağlandıktan sonra açılış toplantısı baş denetçi tarafından başlatılır. 4) Baş denetçi, açılış toplantısının planlanan zamanda ve sürede gerçekleştirilmesinden sorumludur ve açılış toplantısında görüşülen hususların ileride oluşabilecek problemlerin önlenmesi açısından toplantıya katılan firma temsilcileri tarafından anlaşılmış olması sağlanmalıdır. P.0003 01.03.2013 00-4 / 11
5) Bu amaçla, baş denetçi, açılış toplantısında görüşülen gündem maddelerini F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu üzerinde işaretler. 6) Baş denetçi, açılış toplantısı gündemini tamamladıktan sonra F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu' nun Açılış bölümünü katılımcılara imzalatır (denetim ekibi de dâhil olmak üzere imzalar) ve kuruluş sahası, denetim öncesinde denetim ekibi tarafından eşliğinde dolaşılır ve bilgi alınır. 7) Açılış toplantısının gündemine ve uygulama detaylarına ilişkin bilgiler, T.0004 Açılış ve Kapanış Toplantıları Talimatı nda açıklanmıştır. 2. Denetimin Gerçekleştirilmesi 1) 2.Aşama denetimi, ilgili standart(lar), hüküm ifade eden dokümanlar ve sistem dokümanlarına uygunluğu tespit etmek amacı ile referans standart(lar)ın veya hüküm ifade eden dokümanların tüm maddelerinin ve kuruluşun belgelendirilmesi amacıyla başvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetlerin uygulamalarının müşterinin tüm sahalarını da kapsayacak şekilde incelendiği bir denetimdir. 2) F.0010 Denetim Planı Formu na bağlı olarak, kuruluş bünyesinde gerçekleştirilen uygulamaların ilgili standart şartlarına, kuruluşun belgelendirme kapsamına ve uygulanan yönetim sistemi dokümantasyonuna uygun ve etkin olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi, denetim ekibi tarafından programa uygun olarak proses sorumluları ve uygulayıcıları ile muhatap olunmak suretiyle, örnekleme metodu kullanılarak gerçekleştirilir. 3) Denetim ekibi, denetimin F.0010 Denetim Planı Formu nda planlanan zamanlamaya uygun olarak tamamlanmasına azami önem gösterir. Denetim sürecinde meydana gelen sapmalar söz konusu olduğunda baş denetçi duruma müdahale eder ve denetim ekibini bu konuda uyarır. 4) Denetim süresince denetimin işleyişini olumsuz olarak etkileyen herhangi anlaşmazlık durumunda baş denetçi duruma müdahale eder ve denetimin işlerliğini sağlamaya çalışır. Çözümsüz kalınan durumlarda denetim durdurulur ve Belgelendirme Müdürü baş denetçi tarafından durumdan haberdar edilir. Söz konusu itirazın müşteri tarafından NQS ye yazılı olarak bildirilmesi istenir. İtirazın bildirilmesinden itibaren süreç, P.0004 İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü ne uygun olarak yürütülür. 5) Denetim ekibi, denetim süresince baş denetçi koordinesinde müşteri ile ya da kendi arasında değerlendirme ve bilgilendirme toplantıları yapabilir. 6) Denetim ekibi, denetim esnasında, denetim bulguları ile alakalı ya da sonucuna ilişkin müşteriye olumlu ya da olumsuz görüş bildirmez ve müşteriye belgelendirme kararı yönünde herhangi bir açıklamada bulunamaz. 7) Denetim ekibi, yönelttikleri sorulara karşı alınan cevapları ve cevaplara ilişkin objektif delilleri, tespit edilen bulguları detaylı ve açıklayıcı bir şekilde ilgili standart maddelerine ve kuruluş dokümanlarına atıfta bulunarak ISO 9001:2008 denetimlerinde F.0019 Denetim Kontrol Listesi (ISO 9001) nde; ISO 14001:2004 denetimlerinde F.0020 Denetim Kontrol Listesi (ISO 14001) nde kayıt altına alırlar. Entegre gerçekleştirilen denetimlerde F.0019 Denetim Kontrol Listesi (ISO 9001) ve F.0020 Denetim Kontrol Listesi (ISO 14001) nde ayrı ayrı kayıt altına alınır. 8) Denetim süresince, denetim ekibi, periyodik olarak baş denetçi organizasyonunda denetim sürecinin işleyişini ve bilgi alışverişini değerlendirir. Bu değerlendirme ara toplantılar ve görüşmeler şeklinde gerçekleştirilebilir. Baş denetçi, periyodik olarak denetimin planlanan süreye denetim kapsamına ve hedeflerine uygunluğunu denetim ekibinin diğer üyeleriyle iletişim kurarak kontrol eder. 9) Müşterinin herhangi bir endişesi durumunda denetim ekibi içerisindeki iş durumunu inisiyatifi doğrultusunda yeniden düzenleyebilir. Böyle bir durumda Belgelendirme Müdürü' nü durumdan haberdar eder ve söz konusu durumu denetim sonunda NQS' ye rapor eder. 10) Denetim hedeflerine ulaşılamaması, önceden bilinmeyen acil ve önemli bir risk ile karşılaşılması durumunda (söz konusu risk/lerin varlığını gösteren kanıtların mevcut olması) baş denetçi uygun faaliyet/leri belirleyerek durumu müşteriye vakit kaybetmeden bildirir ve Belgelendirme Müdürü konudan haberdar edilerek durum Belgelendirme Müdürü' ne rapor edilir ve Belgelendirme Müdürü nün talimatı doğrultusunda uygulama gerçekleştirilir. 11) Belirlenecek faaliyet/ler denetim hedeflerinin ya da denetim kapsamının değiştirilmesi ya da feshedilmesi, denetim planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesini gerektirebilir. Belirlenen faaliyet/ler ve uygulama sonucu elde edilen sonuçlar Belgelendirme Müdürü' ne rapor edilir ve F.0021 Denetim Raporu nda da belirtilir. 3. Denetim Bulgularının Değerlendirilmesi, Kapanış Toplantısı ve Raporlama 1) Denetim ekibi, denetim sonunda denetim bulgularını görüşmek, tespit edilen uygunsuzlukları değerlendirmek, sınıflandırmak amacıyla kapanış toplantısı öncesinde kendi arasında görüşmek üzere toplanır. Gerçekleştirilen değerlendirme toplantısında aşağıda belirtilen konular görüşülür ve değerlendirilir: a) Denetim hedeflerini karşılayan, denetim sırasında toplanan denetim bulguları ve diğer uygun bilgiler gözden geçirilir, b) Denetim sürecinin doğasında var olan belirsizliği göz önüne alarak, denetim sonuçları üzerinde mutabık kalınır, c) Gerekli her türlü takip eylemleri belirlenir, d) Denetim programının uygunluğunu gözden geçirilerek değerlendirilir ve onaylanır veya istenen herhangi bir değişiklik (örneğin, kapsam, denetim süresi veya tarihi, gözetim sıklığı, yeterlilik) tanımlanır. 2) Denetim ekibi, elde ettikleri bulguları, objektif delillere ve standart maddelerine dayandırarak F.0015 Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alarak baş denetçiye sunarlar. 3) Baş denetçi, bulguları değerlendirir ve 3 grupta sınıflandırır. Bulguların sınıflandırılması aşağıda belirtildiği gibi gerçekleştirilir: P.0003 01.03.2013 00-5 / 11
3.1 Majör Uygunsuzluklar 1) İlgili yönetim sistemi standart maddelerinde bir veya daha fazlasının tamamen ihlal edilmesi, uygulanmaması ve sürdürülmesinde problemlerin yaşanması, sistemin işleyişini olumsuz yönde etkileyecek eksiklik ve aksaklıklar durumudur. Örneğin; Standardın bir maddesinin hiç tanımlanmaması, dokümante edilmesi zorunlu olan bir prosedürün hazırlanmaması Yasal mevzuata/standarda aykırı bir faaliyetin bulunması, Herhangi bir prosedür ya da politikaya ters düşen ya da önemli zarar, hasar ya da kayba neden olabilecek bir faaliyetin bulunması, Ayrıca belli bir proses içerisinde tespit edilen birden fazla minör uygunsuzlukta prosesin işleyişini olumsuz yönde etkileyeceğinden majör olarak değerlendirilir. 2) Majör uygunsuzluklar, takip denetimi gerektirir ve tespit edilen uygunsuzluk/lar giderilmeden, takip denetimi ile uygunsuzluk/ların giderildiği yerinde doğrulanmadan belgelendirme kararı verilmez. 3.2 Minör Uygunsuzluklar 1) Uygulamalara doğrudan etkisi olmayan, sistemin işleyişini ve etkinliğini bozmayan belgelendirme faaliyetlerinin sonucunu etkilemeyen uygunsuzluklardır. Başka bir ifadeyle, önemli bir zarar, kayıp ya da hasara yol açması muhtemel olmayan, bir sistem ya da prosedür gerekliliklerine ve diğerleri proseslerin üzerinde etkisi bulunmayan uygunsuzluklar olarak da tanımlanabilir. 2) Minör uygunsuzlukların takip denetimi gerektirmediği (takip denetimi baş denetçi tarafından önerilmemişse) durumlarda, müşteri tarafından uygunsuzlukların giderilmesine yönelik objektif delil olarak hazırlanan ve NQS ye iletilen dokümanların ve kayıtların incelenmesi neticesinde de uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doğrulanabilir. 3) Minör uygunsuzluklarla ilgili herhangi düzeltici faaliyetin belirlenmemesi ya da belirlenen faaliyetin uygunsuzluğu kalıcı olarak ortadan kaldıracağı konusunda yeterli olmadığına karar verilmesi durumunda uygunsuzluğun giderilemediği kanaatine varılacak ve uygunsuzluk sürekli hale geleceğinden sistemin ilgili uygulamasının etkinliği ortadan kalkacak ve majör bir uygunsuzluğa dönüşecektir. Bu nedenle böyle bir durumda yeni bir uygunsuzluk raporu ile durum müşteriye bildirilecek ve yeni bir düzeltici faaliyet istenecektir. 3.3 Gözlemler 1) Sistem içerisinde gözlemlenen ve uygunsuzluk olarak tanımlanamayan (standart ve kuruluş dokümantasyonuna göre) ancak önlem alınmaması veya iyileştirilmemesi durumunda potansiyel bir uygunsuzluk olarak ortaya çıkan ve tanımlanan bulgulardır. 2) Gözlem, bir uygunsuzluk ve belgelendirme kararı alınmasına engel değildir, cevap gerektirmez. Denetim süresince tespit edilen gözlemler F.0017 Gözlem Formu' nda kayıt altına alınarak denetim sonunda müşteriye F.0015 Uygunsuzluk Raporu ile teslim edilir. Gözlemler, F.0021 Denetim Raporu nda Bir Sonraki Denetimde İncelenmesi Gereken Konular bölümünde tanımlanır ve bir sonraki denetimde denetim ekibi tarafından mutlaka incelenir. 3) Denetim ekibi, denetimin tamamlanmasının ardından denetim bulgularını ve denetim sonucuna ilişkin tavsiyeyi belirlemek üzere kapanış toplantısı öncesinde kendi arasında toplanır. Denetim ekibi, denetim süresince elde edilen bulguları baş denetçiye sunar ve bulgular doğrultusunda eğer varsa tespit edilen uygunsuzluk/lara ait F.0015 Uygunsuzluk Raporu/ları nı hazırlar. 4) Denetim ekibinin değerlendirme toplantısını tamamlanmasının ardından F.0010 Denetim Planı Formu' nda, planlanan zamana uygun olarak açılış toplantısına katılan katılımcılarla birlikte kapanış toplantısı gerçekleştirilir. 5) Kapanış toplantısının gündemine ve uygulama detaylarına ilişkin bilgiler, T.0004 Açılış ve Kapanış Toplantıları Talimatı nda açıklanmıştır. 6) Baş denetçi, kapanış toplantısı gündemini tamamladıktan sonra F.0016 Açılış ve Kapanış Toplantısı Formu' nun Kapanış Toplantısı bölümünü katılımcılara imzalatır ve hazırladığı F.0015 Uygunsuzluk Raporu/ları nı ne imzalatarak uygunsuzlukların müşteri tarafından kabul edildiğini teyit eder ve F.0015 Uygunsuzluk Raporu/ları' nın birer kopyasını alarak orijinallerini ne teslim eder. 7) Baş denetçi, NQS nin sunduğu belgelendirme hizmetinin kalitesinin, denetim ekibinin yeterliliğinin ve denetim performansının değerlendirilmesi amacıyla, ilk belgelendirme sürecinde F.0022 Belgelendirme Süreci Değerlendirme Formu nu, denetim ekibinin değerlendirilmesine yönelik olarak da F.0023 Baş Denetçi/Denetçi Değerlendirme Formu ve eğer kullanıldı ise F.0024 Teknik Uzman Değerlendirme Formu' nu doldurulmasını ister. 8) Değerlendirmeler, denetim sonunda kuruluş yetkilisi (firma yöneticisi/yönetim temsilcisi olabilir) tarafından doldurulup denetim sonunda teslim edilebileceği gibi denetim sonrasında NQS ye iletilebilir. 9) Denetim sonrasında, baş denetçi, F.0021 Denetim Raporu nu hazırlayarak (belgelendirmeye kararına ilişkin tavsiye de F.0021 Denetim Raporu nda belirtilir) bir hafta içerisinde denetim kayıtları ile birlikte Belgelendirme Müdürü ne teslim eder, Belgelendirme Müdürü tarafından incelenip onaylanan F.0021 Denetim Raporu, müşteriye gönderilir. F.0021 Denetim Raporu nun mülkiyeti NQS ye ait olduğundan raporun kopyası "ASLI GİBİDİR" kaşesi ile kaşelenerek müşteriye kargo ile ya da elden teslim edilir. 10) Belgelendirme Müdürü, gerçekleştirilen 2.aşama denetime ilişkin denetim dosyasını teslim aldıktan sonra kontrol eder ve F.0018 Denetim Dosyası Kontrol Listesi' nin 2.aşama denetim bölümünü doldurur ve onaylayarak müşteri dosyasına kaldırır. P.0003 01.03.2013 00-6 / 11
4. Uygunsuzlukların Takibi ve Belgelendirme Kararı 1) Uygunsuzlukların Takibi: 1. Kuruluş, 2.aşama denetimde tespit edilen ve F.0015 Uygunsuzluk Raporu ile kendisine bildirilen uygunsuzluk/larla ilgili düzeltici faaliyetlerini, uygunsuzluk raporunun açıldığı tarihi referans alarak (faaliyetin gerçekleştirileceği tarihi de uygunsuzluk raporunda belirterek) 15 gün içerisinde NQS ye bildirmek zorundadır. 2. Eğer tespit edilen uygunsuzluklar minör nitelikte ve takip gerektirmeyen türden ise uygunsuzluk raporlarının (orijinal) ekine uygunsuzluğun giderildiğine dair objektif delilleri de ekleyerek ön görülen sürede baş denetçi/ denetçiye gönderir. 3. Uygunsuzluklar majör ve takip gerektiren nitelikte ise müşteriden gelen geri bildirim doğrultusunda takip denetimi planlanır (Takip denetimlerinin planlanmasına ilişkin hususlar, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü nde anlatılmıştır). Takip denetimi, uygunsuzluğun belirlenen kapatma süresi sonunda müşteri yerinde (sahada) yeniden incelenmesi ve değerlendirilmesi anlamına gelir. 4. Uygunsuzlukların kapatılma süresi en fazla 3 aydır. Bu süre, müşteri tarafından haklı bir gerekçe sunulduğu takdirde 1 ay daha uzatılabilir ancak ilk belgelendirme denetimlerinde geçerlidir. Gözetim ve belge yenileme denetimlerinde belge geçerliliği bitiş tarihini geçemez bu nedenle değişiklik gösterebilir. 5. Söz konusu uygunsuzluklar, baş denetçi/denetçiye (uygunsuzluğu açan) iletilir ve kontrol edilerek uygunluğu ve yeterliliği doğrulanır. Değerlendirme neticesinde uygunsuzluğun düzeltilmesine yeterli olduğuna kanaat getirilirse ve uygunluk baş denetçi/denetçi tarafından F.0015 Uygunsuzluk Raporu nda belirtilir ve imzalandıktan sonra kapatılarak Belgelendirme Müdürü ne teslim edilir. 2) Belgelendirme Kararına İlişkin Tavsiyenin Yapılması: 1. Baş denetçi, ilk belgelendirme 2.aşama denetimi neticesinde aşağıdaki kararlara ilişkin tavsiyede bulunulabilir ve belgelendirme kararı değildir. Belgelendirme kararı Belgelendirme Komitesi tarafından verilir. a) Belgelendirme Tavsiyesi: Denetim süresince tespit edilen herhangi majör veya minör uygunsuzluk yoktur ve kuruluşun belgelendirmesi yapılabilir. b) Tespit Edilen Uygunsuzlukların Kapatılması Durumunda Belgelendirme Tavsiyesi: Tespit edilen küçük (minör) uygunsuzlukların etkin olarak kapatılması ve söz konusu uygunsuzlukların kapatıldığının baş denetçi/denetçi tarafından doğrulanması ve onaylanması koşuluyla belgelendirme tavsiyesi yapılabilir. c) Takip Denetimi Gereklidir ve Belgelendirme Tavsiyesinde Bulunulamaz: Denetim sonucunda tespit edilen uygunsuzlukların (majör) kapatılması için istenen düzeltici faaliyetlerin ve faaliyetlere ilişkin uygulamaların yerinde doğrulanmasını gerektiren durumlarda takip denetimi tavsiyesi yapılabilir. d) Belgelendirilmesi Uygun Değildir: Denetim kapsamında elde edilen bulgular neticesinde sistem içerisinde çok fazla uygunsuzluğun tespit edilmesi ve sistemin işleyişi ve sürekliliği hakkında şüphe uyandıran genel bir durumun ortaya çıkması neticesinde bu tür tavsiyede bulunulabilir. Bu tür tavsiye, denetim ekibinin ortak kararı ile alınabilir. 3) Müşterinin, belgelendirme ile ilgili yukarıda tanımlanan olumsuz yöndeki kararlara itiraz hakkı vardır. İtiraz hakkı, kendisine F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi nde yazılı olarak, açılış ve kapanış toplantısında da sözlü olarak bildirilir. İtiraz durumunda P.0004 İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü uygulanır. 4) Kuruluşun, gerçekleştirilen denetim neticesinde ilgili standart şartlarına uygunluğu ve belgelendirilmesi yönünde karar verilmesi durumunda belgelendirme kararına ilişkin tavsiye, baş denetçi tarafından F.0021 Denetim Raporu nda belirtilerek Belgelendirme Müdürü ne teslim edilir. 5) Belgelendirme Müdürü, müşterinin belgelendirme dosyasını (denetim tipine göre F.0018 Denetim Dosyası Kontrol Listesi nde belirtilen denetim kayıtlarını tamamını içerecek şekilde) belgelendirme kararını almak ve onaylamak üzere Belgelendirme Komitesi ne sunar. Belgelendirme Komitesi tarafından yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde belgelendirme kararının onaylanması ile kuruluş belgelendirmeye hak kazanır. 6) Belgelendirme Komitesi tarafından yapılan inceleme ve teknik gözden geçirmeye ilişkin uygulamalar T.0009 Teknik Gözden Geçirme Talimatı' nda anlatıldığı şekilde uygulanır. Belgelendirme Komitesi' nin değerlendirmesi ve teknik gözden geçirmeye ilişkin detaylar ve belgelendirme kararı, F.0025 Teknik Gözden Geçirme ve Karar Formu nda kayıt altına alınır. 7) F.0025 Teknik Gözden Geçirme ve Karar Formu, Belgelendirme Komitesi üyesi ve teknik gözden geçirmeyi yapan baş denetçi/ denetçi /teknik uzman (Belgelendirme Komitesi üyesinin uygun EA kodunda olmaması durumunda ilgili kodda uygun bir baş denetçi/denetçi /teknik uzman) tarafından imzalanarak Belgelendirme Müdürü ne teslim edilir. 8) Belgelendirme Komitesi ve teknik gözden geçirmeyi gerçekleştirecek olan görevlinin, belgelendirme kararının tarafsızlığının sağlanması için söz konusu denetimde görev almamış ve ilgili kuruluşla çıkar ilişkisi içerisinde olmaması gereklidir (Belgelendirme Komitesi nin çalışmasına ilişkin esaslar, T.0006 Belgelendirme Komitesi Çalışma Talimatı nda anlatılmıştır.) 4.4 Belgenin Hazırlanması ve Teslimi 1) Belgelendirme Komitesi tarafından alınan belgelendirme kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından F.0026 Belgelendirme Kararı ve Sertifika Bilgileri Formu müşteriye iletilir (faks/e-mail) ve müşterinin form üzerinde istenen bilgileri kontrol ederek onaylaması ve NQS ye iletmesi istenir. 2) Müşterinin onayının ardından kuruluşun ilgili standarda ait sertifikası, Planlama Sorumlusu tarafından hazırlanır ve tarafından imzalanarak, 1 hafta içerisinde müşteriye kargo ile ya da elden teslim edilir (bu süre, kuruluşun belgelendirme ücretini, ön görülen tarihte ödemesi durumunda geçerlidir, aksi takdirde ücret tahsil edilmeden sertifika müşteriye teslim edilmez). P.0003 01.03.2013 00-7 / 11
3) Sertifika tesliminin elden yapıldığı durumlarda F.0028 Belgelendirme Dosyası Teslim Formu teslim eden tarafından müşteriye imzalatılır. Kargo ile yapılan teslimatlarda dosya içerisinde yer alan F.0028 Belgelendirme Dosyası Teslim Formu, müşteri tarafından imzalanarak NQS ye fakslanır. 4) Müşterinin sertifikasının hazırlanması ve teslim edilmesinin ardından Belgelendirme Müdürü, belgelendirilmiş kuruluşu F.0032 Belgelendirilmiş Kuruluşlar Listesi ne dâhil eder. NQS, belgelendirdiği tüm müşterilerinin güncel bir listesini tutmaktadır. Liste, Planlama Sorumlusu tarafından bilgisayar ortamında tutulmakta ve zaman içerisinde oluşan değişikliklere göre güncellenmektedir (yeni belgelendirme, askıya alma, belge iptali, vb.). 5) Sertifika, aşağıda tanımlanan tüm hususları içermektedir: a) Yönetim sistemi, belgelendirilen her müşteri kuruluşun adı ve tanınabilir coğrafi konumları (veya merkezinin ve çoklu belgelendirme kapsamı içerisinde yer alan her bir sahanın coğrafi konumları), b) Belgenin verilme, uzatma veya yenileme tarihleri, c) Yeniden belgelendirme çevrimiyle tutarlı belgenin süresinin dolduğu tarih veya yeniden belgelendirme tarihi, d) Benzersiz kimlik kodu (Belgelendirme sertifikası üzerinde Sertifika No olarak belirtilmektedir), e) Belgelendirilmiş müşterinin tetkikinde kullanılacak yayımı ve revizyonuyla birlikte, standart veya hüküm ifade eden doküman, f) Uygulanabilir olduğunda, her bir sahada ürün (hizmet dâhil olmak üzere), proses, vb. ile ilgili belgelendirme kapsamı (Kuruluşun belgelendirme kapsamının dahil olduğu EA kodu da kapsam içerisinde tanımlanmaktadır), g) Belgelendirme kuruluşunun adı, adresi ve belgelendirme markası; diğer markalar (akreditasyon sembolü gibi) yanlış anlaşılmamak veya belirsiz olmayacak şekilde kullanılmaktadır. h) Belgelendirme için kullanılan standart veya hüküm ifade eden diğer dokümanlarca öngörülen diğer bilgiler, i) Önceki dokümanlardan revize edilen dokümanların ayırt edilmesi yoluyla belgelendirme dokümanının basımı veya revize edilmesi. 6) Kuruluşun sertifika bilgileri kapsamında aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: Belgelendirme kuruluşunun unvanı Belgelendirilmiş standart NQS ve akreditasyon kurumu marka ve logoları (akreditasyonlu belgelendirme yapılmış ise yanlış anlaşılmamak veya belirsiz olmamak kaydıyla kullanılabilir) Belgelendirilmiş kuruluşun ticari unvanı Belgelendirilmiş kuruluşun merkez adres ve diğer adres (leri) Belgelendirme Kapsamı EA Kodu İlk Belgelendirme Tarihi Belge Geçerlilik Süresi Belge Geçerliliği Bitiş Tarihi Sertifika No Sertifika numarası, QAABBBBCCCCDD şeklinde verilir. Q/E : Kalite Yönetim Sistemi/Çevre Yönetim Sistemi AA : Akreditasyon No BBBB : Müşteri No CCCC : Belge Sıra No DD : Revizyon No (Revizyon numarası, belge üzerinde yapılan her değişiklik neticesinde bir arttırılarak verilir (01, 02,03 gibi). İlk yayın revizyon no su 00 dır. 7) Sertifika geçerlilik süresi, gözetim denetimlerinin olumlu sonuçlanması durumunda 3 yıldır. Verilen sertifika, her yıl kuruluşun gözetim denetimini başarı ile geçmesi durumunda 1 yıl uzatılır ve yeni belge düzenlenir. 4.5 Belgelendirme Bilgisinin Kamuya Açılması 1) NQS, belgelendirilmiş kuruluşlar hakkındaki bilgiyi web sayfasında ilgili tarafların erişimine açık tutmaktadır. 2) NQS tarafından belgelendirilen kuruluşların belgelendirme bilgisine erişim akreditasyon kuralları gereği ilgili tarafların belirli şartları sağlaması durumunda web sayfası üzerinden ya da doğrudan NQS Ofisi aranarak sağlanmaktadır. 3) Belgelendirilmiş kuruluş bilgisine erişim sağlamak isteyen ilgili taraflar web sayfası üzerinden "Sertifika Sorgulama/Belgelendirilmiş Kuruluş Arama" bölümünden Sertifika No ve Firma Adı nın girilmesi halinde söz konusu bilgiye ulaşabilmektedirler. 4) Erişimin sağlandığı durumlarda ilgili taraf aşağıdaki bilgilere ulaşabilmektedir: Firma Unvanı Adres / leri Standart Belgelendirme Kapsamı EA Kodu Sertifika No P.0003 01.03.2013 00-8 / 11
İlk Belgelendirme Tarihi Geçerlilik Süresi Bitiş Tarihi Akreditasyon Kurumu Belge Geçerlilik Durumu 5) İlgili tarafların isteği üzerine NQS, verilen bir belgenin geçerliliğinin teyidini, erişim gerekçesinin uygun bulunması durumunda (bu karar Belgelendirme Müdürü' ne aittir) sorgulanan sertifikaya ilişkin Sertifika No, Belgelendirilen Standart ve Firma Adı nın belirtilmesi durumunda NQS ofisinden de Belgelendirme Müdürü nün yetkisinde sağlamaktadır. 6) İstisnai durumlarda, müşterinin isteği üzerine, belirli bilgilere (güvenlik sebeplerinden ötürü) erişimin sınırlandırılması Belgelendirme Müdürü nün değerlendirmesi sonucu kabul edilebilir. 7) NQS, belgelendirilmiş kuruluşlarla ilgili kamuya açık tuttuğu bilgileri müşterilerine ve ilgili taraflara her zaman doğru ve güncel olarak verilmesini sağlamaktan sorumludur. 4.6 Gözetim Denetimleri 1) Gözetim denetiminin planlanması, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü nde anlatıldığı şekilde gerçekleştirilir. 2) Gözetim denetimleri saha denetimleridir ve 2.aşama denetim sürecine uygun olarak gerçekleştirilir. Ancak gözetim denetimleri tüm standart maddelerinin incelenmesini içermez. Gözetim denetimleri kapsamında incelenmesi zorunlu standart maddeleri ve diğer incelenecek maddeler, F.0006 Belgelendirme Denetim Programı Formu' nda ilk belgelendirme aşamasından itibaren belirlenir ve gözetim denetimi öncesinde denetim ekibine gönderilen F.0011 Denetim Formu' nda belirtilmiştir. 3) 3 yıllık belge kullanımı süresince gözetim tetkiklerinde belgelendirilmiş yönetim sisteminin standardı şartlarına ve dokümantasyona uygun olarak etkin bir şekilde işletildiğine dair güvenin sağlanması amacıyla standardın tüm maddeleri en az bir kere incelenir. 4) Gözetim denetimleri asgari aşağıda belirtilen konuların incelenmesini içerir; a) İç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini, b) Bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini, c) Şikâyetlerin ele alınmasını, d) Belgelendirilmiş müşterinin hedeflerini gerçekleştirmesiyle yönünden yönetim sisteminin etkinliğini, e) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişimini, f) Operasyonel kontrolün sürdürüldüğünü, g) Değişikliğin gözden geçirilmesini h) Marka kullanımına ve/veya belgelendirmeye yapılan diğer her türlü atıf 5) Gözetim denetimlerinin gerçekleştirilmesi Madde 4.3.2.2 / 2.Aşama Denetim de olduğu gibi gerçekleştirilir. 6) Gözetim denetiminin raporlanmasına ilişkin uygulamalar "Madde 3 / Raporlama ve Kapanış" maddesinde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. 7) Gerçekleştirilen gözetim denetimleri neticesinde baş denetçi tarafından alınan belgelendirme kararı tavsiyesine göre Belgelendirme Komitesi tarafından aşağıdaki belgelendirme kararları alınabilir: Belgenin Sürdürülmesi: Tetkik sürecinde tespit edilen herhangi majör veya minör uygunsuzluk yoktur ve belge sürdürülebilir. Tespit Edilen Uygunsuzlukların Kapatılması Durumunda Belgelenin Sürdürülmesi Tavsiyesi: Tespit edilen küçük (minör) uygunsuzlukların etkin olarak kapatılması koşuluyla belgenin sürdürülmesi tavsiyesi yapılabilir. Takip Denetimi Gereklidir ve Belgelenin Sürdürülmesi Tavsiyesinde Bulunulamaz: Gözetim denetimi sonucunda tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması için istenen düzeltici faaliyetlerin yerinde doğrulanmasını gerektiren durumlarda takip denetimi tavsiyesi yapılabilir. Belgenin Sürdürülmesi Uygun Değildir: Denetim kapsamında elde edilen bulgular neticesinde sistem içerisinde çok fazla uygunsuzluğun tespit edilmesi ve sistemin işleyişi ve sürekliliği hakkında şüphe uyandıran genel bir durumun ortaya çıkması neticesinde bu tür tavsiyede bulunulabilir ve kuruluşun belgesi askıya alınır. Bu tür tavsiye, denetim ekibinin ortak kararı ile alınabilir. 8) Kuruluşun, gerçekleştirilen gözetim denetimi neticesinde belgelendirme tavsiyesi, F.0021 Denetim Raporu nda baş denetçi tarafından belirtilir. Belgelendirme Müdürü, müşterinin gözetim denetimi dosyasını belgelendirme kararını almak üzere Belgelendirme Komitesi ne sunar ve Belgelendirme Komitesi tarafından yapılan inceleme neticesinde kararın onaylanması ile belgelendirme kararı (belgelendirmenin sürdürülmesi) uygulanır. 9) Gözetim denetimlerinde tespit edilen uygunsuzlukları takibi, "Madde 5/Uygunsuzlukları Takibi ve Belgelendirme Kararı" maddesinde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. 4.7 Yeniden Belgelendirme Denetimleri 1) Yeniden belgelendirme denetimlerinin planlanması, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü nde anlatılmıştır. 2) Yeniden Belgelendirme denetimleri, referans standardın veya hüküm ifade eden dokümanın tüm maddelerini kapsayacak şekilde gerçekleştirilir. Yeniden belgelendirme denetimleri, belgelendirme periyodu boyunca, yönetim sisteminin performansının dikkate alınmasını sağlamalı ve önceki gözetim denetimi raporlarının gözden geçirilmesini de içermelidir. P.0003 01.03.2013 00-9 / 11
3) Yeniden belgelendirme denetimleri aşağıda belirtilen hususları kapsayan bir saha denetimini içermelidir: a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, yönetim sisteminin etkinliği ile belge kapsamına göre devam eden uygunluğu ve uygulanabilirliğini, b) Performansın arttırılması için yönetim sisteminin etkililiği ve iyileştirmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüdünü, c) Belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasının kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayıp sağlayamama durumu. 4) Yeniden belgelendirme denetimleri kapsamında, yönetim sistemi/lerinde, müşteride veya yönetim sisteminin çalıştığı kapsamda (standart şartlarında ve bağlı olunan mevzuatlarda meydana gelen değişiklikler gibi) önemli bir değişiklik olduğu durumlarda 1.aşama denetimini de içerecek şekilde gerçekleştirilir. 5) Yeniden belgelendirme denetimleri kapsamında incelenmesi zorunlu standart maddeleri ve diğer incelenecek maddeler, F.0006 Belgelendirme Denetim Programı' nda ilk belgelendirme aşamasından itibaren belirlenir ve yeniden belgelendirme denetimi öncesinde denetim ekibine gönderilen F.0011 Denetim Formu' nda belirtilmiştir. 6) Yeniden belgelendirme denetimi esnasında, uygunsuzluk örnekleri olduğunda veya uygunluk delillerinde eksiklik belirlendiğinde NQS, belge geçerlilik süresi dolmadan uygulanacak olan düzeltme ve düzeltici faaliyetler için zaman sınırlamasını belirtmelidir. 7) Yeniden Belgelendirme denetimlerinde, denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici faaliyetlerin takibi belge süresi dolmadan, belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir. 8) Yeniden belgelendirme denetimlerinin gerçekleştirilmesi süreci, 2.aşama denetim sürecine uygun olarak gerçekleştirilir. Belge yenileme denetimlerinin raporlanması "Madde 3/Raporlama ve Kapanış" maddesinde, uygunsuzlukların takibi ve belgelendirme kararının alınması tespit edilen uygunsuzlukları takibi, "Madde 5/Uygunsuzlukları Takibi ve Belgelendirme Kararı" maddesinde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. Yeniden belgelendirme 2.aşama sonucu verilen belgelendirme kararları ile aynıdır ve gerçekleştirilen belge yenileme denetimi neticesinde baş denetçi tarafından alınan yeniden belgelendirme kararı tavsiyesine göre Belgelendirme Komitesi tarafından yeniden belgelendirme kararı alınır. 9) Yeniden belgelendirme kararı alınan kuruluşun belgesinin hazırlanmasına ilişkin süreç, Madde 4.4/Belgenin Hazırlanması maddesinde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. 4.8 Takip Denetimi 1) Takip denetimi, denetimlerde takip gerektiren uygunsuzluk(lar) tespit edilmesi durumunda, tespit edilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyet(ler)in etkin olduğunun belirlenmesi amacıyla "Madde 4/Uygunsuzlukları Takibi ve Belgelendirme Kararı" maddesinde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. 2) Takip denetimleri, aşağıda belirtilen durumlarda gerçekleştirilir: a) Gerçekleştirilen belgelendirme denetimi neticesinde tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili belirlenen düzeltici faaliyetlerin etkin olarak uygulandığının doğrulanması amacıyla yapılan takip denetimleri, b) NQS tarafından belgelendirilmiş kuruluşların, belgelerinin askıya alınması durumunda askının indirilmesi ve belgelendirme haklarını geri kazanması için yapılan takip denetimleri, c) Kuruluşun, gerçekleştirilen belgelendirme denetimi neticesinde belge almaya hak kazanamaması, ileri bir tarihte tekrar denetlenmesi durumunda yapılan takip denetimleri. 3) Yukarıda belirtilen konularda tespit edilen majör nitelikte uygunsuzluklara ilişkin açılan düzeltici faaliyetlerin yeterliliğinin ve etkinliğinin yerinde doğrulanması gerekebilir. Böyle bir durumda kuruluşa takip denetimi planlanır ve planlama, tespit edilen uygunsuzluklar dikkate alınarak planlanır. 4) Kuruluşun, gerçekleştirilen takip denetimi neticesinde belgelendirme kararına ilişkin tavsiye, F.0021 Denetim Raporu nda baş denetçi tarafından belirtilir. Belgelendirme Müdürü, müşterinin takip denetimi dosyasını belgelendirme kararını almak üzere Belgelendirme Komitesi ne sunar ve Belgelendirme Komitesi tarafından yapılan inceleme neticesinde kararın onaylanması ile belgelendirme kararı (belgelendirmenin sürdürülmesi) uygulanır. 4.9 Transfer Denetimi 1) Herhangi bir belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirilmiş bir kuruluşun, belgesini NQS ye transfer (devir) etmek istemesi durumudur ve müracaat sahibi tarafından F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda belirtilir. 2) Belge transferi talebinin kabul edilebilmesi için, aşağıda belirtilen transfer gerekliliklerinin sağlanması gerekmektedir: a) Kuruluşun sahip olduğu belgenin halen aktif durumda olması gerekmektedir. b) Belge transferine konu olan belgelenin uluslararası bir akreditasyon kurumundan yetkilendirilmiş (akredite edilmiş) bir belgelendirme kuruluşu tarafından verilmiş olması gerekmektedir. c) Herhangi bir nedenle belgesi askıda olan veya belgesi geri çekilmiş olan, hakkında itiraz veya şikâyet nedeniyle hukuki sürecin devam ettiği kuruluşların belge transferi müracaatları kabul edilmez. d) Kuruluşun bir önceki belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilen denetimde tespit ettiği uygunsuzluklara ait düzeltici faaliyetlerin uygulanmış ve uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekmektedir. e) Kuruluşun belgelendirme kapsamının, NQS nin yetkilendirildiği akreditasyon kapsamına uygun olması gerekmektedir. f) Transfer müracaatı yapan kurulusun son denetim tarihi, transfer tarihinden en fazla 12 ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır. 3) Yukarıda belirtilen şartların sağlanamaması durumunda belge transferi yapılamaz ve yeni belgelendirme müracaatı olarak işleme alınır. P.0003 01.03.2013 00-10 / 11