İÇİNDEKİLER Konu Sayfa No 1. Genel Bilgiler 2 1.1 Fuar Künyesi 2 1.2 Fuar Zaman Çizelgesi 2 1.3 Organizatör İletişim Bilgileri 2 2. Kurallar ve Düzenlemeler 3 2.1 Genel Kural ve Düzenlemeler 3 2.2 Talep ve Bildirim Formları Teslim Tarihleri 3 3. Stand Kurulum Teknik Şart ve Düzenlemeleri 4 3.1 Fuar Katılım Seçenekleri 4 3.2 Stand Yerleşim ve Boşaltım Süreleri 4 3.3 Tüm Katılımcıların Uyması Gereken Şartlar 5 3.4 Standart Modüler Standlı Katılımcılar için Uyulacak Ek Şartlar 5 3.5 Standların Teknik Sınırlamaları 6 3.6 Elektrik Tesisatı, Aydınlatma ve Güç Akımı 7 3.7 Basınçlı Hava, Su ve Su Gideri Temini 7 3.8 Zemin Ağırlık Kaldırma Kapasitesi 8 3.9 Fuar Mobilyaları ve İlave Malzemeler 8 4. Diğer Kural ve Düzenlemeler 8 4.1 Temizlik, Atık Boşaltma ve Boş Ambalaj Malzemeleri 8 4.2 Katılımcıların Tanıtım Aktiviteleri 8 4.3 Makinaların Demonstrasyonu ve Kazaları Önleme Tedbirleri 9 4.4 Fuar Hostesi, Sekreterlik ve Tercümanlık 9 4.5 Nakliye ve Gümrükleme Hizmetleri 9 4.6 Seyahat ve Konaklama Hizmetleri 10
1 - Genel Bilgiler SIGN İstanbul 2011 Fuar katılımınızın başarılı geçmesini dileriz. Sizin için hazırlanmış olan bu kılavuz; fuar katılım sözleşmenizde bulunmayan ve fuarınızın tüm hazırlık aşaması için ihtiyaç duyabileceğiniz gerekli bilgileri içermektedir. Kılavuz ayrıca size vereceğimiz hizmetler ve hazırlanan fuar kataloğu ile ilgili bilgilerin toplanması için gereklidir. Fuar katılımınızın öncesi ve sonrasıyla sorunsuz ve başarılı bir şekilde geçmesi için lütfen bu kılavuzu dikkatle okuyunuz. Talep ve bildirim formlarını son teslim tarihlerinden önce İFO ya ulaştırınız. Katalog Bilgi Formu, Talep ve Bildirim formlarını www.signistanbul.com internet sitesindeki Online Katılımcı Merkezi bölümünden dijital ortamda doldurabilirsiniz. 1.1. Fuar Künyesi Fuarın Adı: SIGN İstanbul 2011, Uluslararası 13. Açıkhava Reklamcılığı Fuarı Tarih: 01-04 Aralık 2011 Yer: Tüyap Fuar ve Kongre Merkezi, İstanbul 1.2. Fuar Zaman Çizelgesi Fuar Ziyaret Saatleri : 01-03 Aralık 2011 10:00-18:00 04 Aralık 2011 10:00-17:00 Katılımcı Girişleri : 01-04 Aralık 2011 09:00 1.3. Organizatör Bilgileri İFO İstanbul Fuar Hizmetleri A.Ş. Kore Şehitleri Cad. No:34 K:4 Zincirlikuyu Şişli 34394 İstanbul Türkiye Tel : 0 212 275 75 79 Fax : 0 212 288 36 11 E-mail : sign@ifo.com.tr Web : www.signistanbul.com www.ifo.com.tr Fuar Sekreteryası E-mail : teknik@ifo.com.tr 2
2 - Kurallar ve Düzenlemeler 2.1. Genel Kural ve Düzenlemeler Fuar katılım sözleşmesinde bulunan tüm kural ve düzenlemeler, işbu katılımcı kılavuzunun ayrılmaz parçasıdır. Bu kılavuzda belirtilen tüm kural, düzenleme ve şartlar İFO ile katılımcı arasında geçerlidir. İFO gerekli gördüğü durumlarda kural ve düzenlemeleri değiştirmek hakkını saklı tutar. Katılımcıların doğru bir planlama yapabilmesi ve organizasyon hizmetlerinin aksamaması için 3.sayfada Talep ve Bildirim Formları Teslim Çizelgesi hazırlanmıştır. Gerek kurulum, gerek fuar esnasında İFO tarafından verilen yaka kartlarının görülebilir bir şekilde bulundurulması gerekmektedir. Yaka kartı taleplerinizi Talep ve Bildirim Formları ndan Form H yi doldurarak 01 Kasım 2011 tarihine kadar tarafımıza bildirebilirsiniz. Fuar süresince müzik yayını kurallara bağlıdır ve mutlaka Fuar öncesinde İFO dan izin alınmalıdır. Fuar esnasında ve/veya ziyaret saatleri dışında sergilenen ürünlerin, teçhizat veya ekipmanın fuar alanı dışına çıkarılması kesinlikle yasaktır.özel durumlarda İFO ya başvurup izin alınması gerekmektedir. 2.2. Talep ve Bildirim Formları Zaman Çizelgesi KONU FORM Son Teslim Tarihi KATILIM TİPİ BİLDİRİM FORMU FORM A 01 Kasım 2011 ÖZEL DEKORASYON PROJE ÇİZİMLERİ (Sadece Özel Stand Katılımcıları için) STAND ÇİZİMİ ( Onay için ) 01 Kasım 2011 ALINLIK YAZISI VE STAND İÇİ YERLEŞİM FORMU (Sadece Standart Standlı Katılımcılar için) FORM B 01 Kasım 2011 STAND MOBİLYALARI VE İLAVE MALZEME LİSTESİ FORM C 01 Kasım 2011 STAND ELEKTRİK, SU, BASINÇLI HAVA TALEP FORMU FORM D 01 Kasım 2011 KATALOG REKLAM TALEP FORMU FORM E 01 Kasım 2011 FUAR ALANI REKLAM TALEP FORMU FORM F 01 Kasım 2011 DAVETİYE VE AFİŞ TALEP FORMU FORM G 24 Ekim 2011 KATILIMCI YAKA KARTLARI BİLDİRİM FORMU FORM H 01 Kasım 2011 CIP KART BİLDİRİM FORMU FORM I 01 Kasım 2011 3
YARDIMCI PERSONEL TALEP FORMU FORM J 01 Kasım 2011 TEMİZLİK VE GÜVENLİK TALEP FORMU FORM K 01 Kasım 2011 Zamanında ulaştırılmayan bildirim ve taleplerin yerine getirilememesinden İFO sorumlu tutulamaz. Katılımcı bildirim ve talep formlarını www.signistanbul.com adresli internet sitesinde bulunan online katılımcı merkezi bölümünden dijital olarak doldurabilir. Bu hizmeti kullanmak için katılımcıya kullanıcı adı ve şifresi bildirilir. Bu kullanıcı adı ve şifrenin yetkisiz kişilerce kullanımından İFO sorumlu değildir. 3 - Stand Kurulum Teknik Şart ve Düzenlemeleri 3.1. Fuar Katılım Seçenekleri Stand yapımı katılımcıya ait olan projeler ÖNEMLİ UYARI: Fuar katılımcıları özel dekorasyon yapacak ise bu proje çizimlerini (tüm ölçüleri belirtilmiş yan kesit ve yukarıdan görünüm) FORM A ya ekleyerek en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar İFO ya ulaştırarak stand projelerinin şartlara uygunluğunu onaylatmaları gerekmektedir. Projesi onaylanmamış standların kurulmasına izin verilmeyecektir. Stand yapımı İFO ya ait olan projeler 3.2. Stand Yerleşim ve Boşaltım Süreleri Tüm Katılımcılar için Fuar Yerleşim ve Çalışma Süreleri 29 Kasım 2011 Salı günü saat 09:00 24:00 saatleri arasında, hangar yük kapılarından kontrollü olarak araç girişine olanak sağlanacaktır. Saat 24:00 de yük kapılarının kapanmasına rağmen, hangar içlerinde kurulum çalışmaları ertesi güne kadar aralıksız devam edebilecektir. 30 Kasım 2011 Çarşamba günü 09:00-20:00 saatleri arasında malzeme giriş kapıları kontrollü girişler için açık tutulacaktır. Saat 20:00 den itibaren salonlara araç girişi için izin verilmeyecektir. Bu nedenle katılımcıların tüm malzeme girişini bu saate kadar tamamlamaları gerekmektedir. Özel dekor yaptıracak katılımcıların bu hizmeti aldıkları firmalara bu bilgileri iletmeleri kendi sorumluluklarındadır. Mal ve malzeme getiren kamyon ve kamyonetler fuar alanı içerisine organizatörün gözetiminde ve kısa süreli girebilirler. Fuar alanı içerisinde hiçbir aracın bırakılmasına izin verilmemektedir. Tüm Katılımcılar için Fuar Alanı Boşaltma Süreleri Tüm standlar fuarın resmi kapanış saatine kadar en az bir stand görevlisi ile birlikte açık olmalı ve bu süre içinde kısmen de olsa boşaltılmamalıdır. Katılımcılar standlarını boşaltmaya 04 Aralık 2011 Pazar günü saat 20:00 den itibaren başlayacaklar ve 05 Aralık 2011 Pazartesi saat 12:00 de sona erdireceklerdir. 05 Aralık 2011 saat 12:00 den sonra tamamen veya kısmen kalan stand ve/veya ürün ve malzemeler İFO tarafından fuar alanı dışına çıkartılacak ve bu hizmetin tutarı katılımcıya faturalanacaktır. 4
3.3. Tüm Katılımcıların Uyması Gereken Şartlar Tüm katılımcılar, Stand Kurulması Teknik Şart ve Düzenlemeleri ne uymak durumundadırlar. Bütün plan ve şemalar İFO nun bilgi ve onayına önceden sunulmalıdır. Bu sebeple plan ve şemalar en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar onay için İFO ya teslim edilmelidir. İFO, projeleri bir hafta içerisinde inceleyerek sonucu katılımcıya bildirir. Katılımcı İFO nun gerekli gördüğü düzenlemeleri yapmak zorundadır. Proje ve çizimlerin İFO ya ulaştırılması katılımcının sorumluluğundadır. Katılımcılar İFO tarafından ve/veya yasalarca belirlenen tüm teknik şartlara uymak zorundadırlar. Stand dekorasyonunda kullanılacak tüm malzemeler standartlara uygun alev almaz malzemeden olmalıdır. Katılımcılar kuracakları stand tavanını ve standlarında kullanacakları malzemeleri fuar alanı tavanına bağlayamazlar, zemini delerek sabitleyemezler. Stand kurulumu esnasında oluşabilecek toz, boya ve benzeri nedenlerle diğer standlara zarar vermemek için tüm önlemler alınmalıdır. Aksi halde verilen zararlardan katılımcı sorumlu olacaktır. Özel stand kurduracak firmalar, yerleşim süresinin kısalığını da göz önüne alarak dekorasyon firmalarını fuar alanı içerisinde imalat yapmamaları ve fuar alanında yalnızca montaj yapılacak şekilde imalatlarını önceden tamamlamaları konusunda uyarmalıdır. Yapılacak çalışmalar esnasında diğer stand çalışmalarının engellenmemesi özellikle sağlanmalıdır. Özel stand kurduracak katılımcıların bu hizmeti aldıkları firma veya kişiyi tüm iletişim numaralarıyla beraber FORM A yı doldurarak İFO ya bildirmeleri gerekmektedir. 3.4. Standart Modüler Standlı Katılımcılar için Uyulacak Ek Şartlar Standart Modüler Stand kuracak katılımcılar, İFO tarafından yukarıda belirlenen tüm teknik şartlara ilave olarak aşağıda belirtilen şartlara da uymak zorundadırlar. Stand yapısı, duvarlar, yan taşıyıcılar ve çatı kirişleri hiçbir şekilde değiştirilemez. Standart Modüler Stand ın taşıyıcıları, duvar çıkıntıları ve duvar bölmeleri katılımcıların stand yüzölçümleri içine dahildir. Standart Modüler Stand ın yan ve arka duvarları sert, dayanıklı, ahşap panel ve alüminyum çerçevelerden oluşmakla birlikte duvarlar ağır maddeler taşımaya kesinlikle uygun değildir. Stand kurulması ve sökülmesi esnasında duvarlar malzeme taşımak için kesinlikle kullanılamaz. Duvarlara alüminyum kağıt, yapıştırıcı, çivi veya vida ile zarar verilmesi yasaktır. Bu gibi durumlarda oluşabilecek maddi zararlardan ilgili katılımcı sorumludur ve kendisinden verdiği zararın bedeli talep edilir. Standart Modüler Stand ın tavan yüksekliği 250 cm dir. Ancak taşıyıcı dikmeler ve üst konstüksiyon nedeniyle katılımcılar taban oturumu 90 cm x 90 cm den geniş ve/veya yüksekliği 230 cm den fazla olan makine ve malzemelerini fotoğraf veya çizimleriyle İFO ya bildirmek zorundadır. 5
3.5. Standların Teknik Sınırlamaları Standlarda en fazla yükseklik (en üst nokta) ; Salon 5, 6 ve 7 için 550 cm yi, Salon 8-9 için ise 500 cm yi geçemez. Yükseklik sınırlamaları hem dekorasyon hem de sergilenecek ürünler için geçerlidir. Ürünlerin teknik özelliklerinden dolayı sınırlamaları aşan özel durumlar İFO ya bildirilmelidir. Tüm standların; Komşu stand ile aradaki sınır duvarlarının yüksekliği 350 cm olmak zorundadır. Komşu standlar aralarında anlaşarak bu yüksekliği, genel yükseklik sınırlamalarına uymak kaydıyla ve İFO ya onaylatarak aşabilir. Taraflar bu durumu, (anlaştıklarını yazılı olarak) stand projeleriyle beraber İFO ya bildirmelidir. Standların koridor ile olan sınırlarının toplamının 1/3 ünden fazlası, girişi veya görüntüyü engelleyecek şekilde kapatılamaz. Üstteki kurala uymak kaydıyla koridora bakan cepheler 350 cm den daha yüksek olacak şekilde kapatılamaz. Stand içinde yapılabilecek 350 cm i aşan yükseltinin (kule, bayrak, ikinci kat vb..) izdüşümün sınırları, koridor veya komşu standdan en az uzakta olmak koşulu ile kullanılabilir. Lütfen aşağıdaki çizimleri inceleyiniz. Stand 1 2.kat, kule vb. Stand 1 Stand 2 6 2.kat, kule vb.
3.6. Elektrik Tesisatı, Aydınlatma ve Güç Akımı İFO, katılımcıların talepleri ve teknik imkanlar doğrultusunda elektrik akımını sağlamaktan sorumludur. Trifaze elektrik talep eden katılımcılar, mevcut akım limitlerinde (AC 380 V, 50 Hz, 20 KW) çalışabilirler. Katılımcılar ihtiyacı olan elektrik taleplerini FORM D yi doldurarak en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar bildirmelidirler. Standart Modüler Stand (Tip 2) paketinin içerisinde 220V/50 Hz (max.2 KW) lık elektrik ve bir üçlü priz dahildir. 2KW üzerinde monofaze elektrik ve/veya trifaze ek elektrik isteyen firmaların FORM D yi doldurarak taleplerini bildirmeleri gerekmektedir. Güvenlik bakımından, modüler standart standlara elektrik bağlantısı tarafımızca görevlendirilmiş yetkililer tarafından sağlanacaktır. Bağlantı noktalarının firma tarafından stand projelerinde doğru olarak belirtilmesi gerekmektedir. Trifaze Elektrik talebinde bulunan standlar için elektrik bağlantısı yalnızca uç olarak sağlanmaktadır. Akımın açılması için bağlantı noktasında standartlara uygun sigorta kutusu ve/veya dağıtım panosu bulundurulması katılımcının sorumluluğu olup mevcut olmadığı durumda elektrik bağlantısı yapılmayacaktır. Enerji besleme geriliminde oluşabilecek ani voltaj değişikliklerinden, İFO sorumlu değildir. Bu nedenle hassasiyeti yüksek makinalarda / cihazlarda firmaların gerekli önlemleri almaları ve kesintisiz güç kaynakları kullanmaları önerilir. Standlarda yapılacak her türlü elektrik bağlantısı standartlara uygun olarak ve yasalara göre yetkili elektrik teknisyenlerince yapılmalıdır. Kullanılacak tüm kablolar, klemensler ve diğer aksam standartlara uygun olmalıdır. ÖNEMLİ UYARI: Teknik sorumluların incelemesi sonucu standartlara uygun olmayan bir durum tespit edildiğinde stand sorumluları talep edilecek değişikliği yapmak zorundadır. Gerekli değişiklikler yapılmadığı takdirde standa enerji verilmeyecek veya enerji mevcut ise iptal edilecektir. 3.7. Basınçlı Hava, Su ve Su Gideri Temini Basınçlı hava talepleriniz İFO tarafından temin edilecektir. Bunun için FORM D yi doldurmanız gerekmektedir. Fuar alanındaki hava basıncı her hava bağlantısı için 7 bar dır. Hava basıncını ihtiyaca göre ayarlamak için; makinaların üzerinde regülatör ve durdurucu yok ise, bunları katılımcı kendisi temin etmek durumundadır. Fuar alanındaki su ihtiyacı İFO tarafından temin edilecektir. Makinaları için veya standlarında suya ihtiyaç duyacak katılımcıların, FORM D yi doldurarak İFO ya bildirmeleri gerekmektedir. 7
3.8. Zeminin Ağırlık Kaldırma Kapasitesi Fuar alanı zemininin ağırlık taşıma kapasitesi m² başına 1.000 kg dır. Fuar alanı zeminine çivi çakmak, delik delmek, döşemeleri boyamak, standart stand malzemesinde (panellerde) demir sürgü, menteşe vs. kullanmak yasaktır. Zeminin yük taşıma kapasitesini artırmak, teknik imkanlar ile sınırlı olup, yapılabilecek düzenlemeler ücrete tabidir. 3.9. Fuar Mobilyaları ve İlave Malzemeler Katılımcılar elektrik, basınçlı hava, su ve su gideri, telefon ve internet bağlantı taleplerini Form D, elektronik cihazlar ve standlarında ihtiyaç duyabilecekleri masa, sandalye, danışma bankosu vb. mobilyalar ile ilgili taleplerini de FORM C yi doldurarak en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar İFO ya iletmelidirler. Daha sonra iletilecek taleplerin yerine getirilememesinden ve/veya gecikmelerden İFO sorumlu tutulamaz. Katılımcılar FORM C de bulamadıkları malzemeler için İFO ya başvurabilirler. İFO söz konusu talepleri karşılamaya çalışmakla birlikte temini konusunda garanti vermemektedir. 4 - Diğer Kural ve Düzenlemeler 4.1. Temizlik, Atık Boşaltma ve Boş Ambalaj Malzemeleri Fuar genel kullanım alanları ve koridorların temizliği fuar esnasında organizatör tarafından sağlanacaktır.fuar kurulumunda ve/veya fuar süresince stand içi temizliği yapılmayacaktır. Stand içi temizlik hizmeti isteniyorsa Form K yi doldurarak, en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar İFO ya bildirilmesi gerekmektedir. Kurulum ve fuar süresince katılımcıların evsel atıkları temizlik ekipleri tarafından periyodik olarak toplanmaktadır. Ancak stand kurulum ve söküm çalışmalarından oluşacak atıkların, katılımcı firmalar tarafından fuar alanından çıkartılması gerekmektedir. Bu atıkların İFO tarafından boşaltılması isteniyorsa bu hizmet ayrıca ücretlendirilecektir. Fuar kurulum ve söküm sürelerinin bitimine kadar katılımcı tarafından fuar alanının dışına çıkarılmayan atıklar talep edilip edilmemesine bakılmadan İFO tarafından dışarı çıkarılacak ve bu hizmet %50 zamlı olarak ücretlendirilecektir. Boş ambalaj malzemeleri standlarda ve koridorlarda bırakılmamalıdır. Katılımcı firmalar boş ambalaj malzemelerini kendileri toplamak, muhafaza edilmesi gerekiyorsa kendileri muhafaza etmek zorundadır. 4.2. Katılımcıların Tanıtım Aktiviteleri Belirlenmiş sınırların içinde kalsalar dahi katılımcılar kendi standları içinde yapacakları her türlü tanıtımda diğer standları rahatsız etmeme ilkesine öncelik vermelidirler. Yukarıda belirtilen tüm bu koşullara uymayan katılımcıların aktiviteleri engellenecektir. 8
4.3. Makinaların Demonstrasyonu ve Kazaları Önleme Tedbirleri Makinaların zaman zaman demo yapması mümkündür. Stand sorumluları insan ve çevre güvenliği açısından her türlü önlemi almak zorundadırlar. Katılımcılar yapılan demonstrasyonlar sonucu yol açtıkları zararlardan sorumludurlar. Demolar komşu standlarda rahatsızlığa yol açmamalıdır. Yüksek ses yayınına izin verilmeyecektir. Ses yükseklik üst sınırı 60 dba dır. Demonstrasyonda yanıcı, parlayıcı veya toksik maddelerin kullanımına veya tehlikeli atık gaz ve ürünlerin oluşabileceği demolara izin verilmemektedir. Makine ve parçaların operasyonu sırasında kişiye ve eşyaya gelebilecek zarardan katılımcı bizzat sorumludur. Fuar içinde alev püskürten cihaz kullanımı veya boyamada selüloz esaslı boya veya sprey kullanımı yasaktır. Katılımcılar, kaynak makinaları ile yapacakları çok kısa süreli çalışmaları İFO ya onaylatmak zorundadırlar. İzin verilmiş de olsa yakınında bulunanlara zarar vermemek için gerekli önlemlerin alınmasına özen gösterilmeli ve yangın söndürücülerin ulaşılabilir bir mesafede bulunması sağlanmalıdır. 4.4. Fuar Hostesi, Sekreterlik ve Tercüman Hizmetleri Katılımcılar Fuar süresince ihtiyaç duyacakları fuar hostesi, sekreter ve tercümanlar için FORM J yi doldurarak en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar İFO ya iletmelidirler. 4.5. Nakliye ve Gümrükleme Hizmetleri Fuar alanındaki yükleme, boşaltma ve taşıma işlemlerinden resmi olarak, İFO tarafından belirlenecek lojistik firması sorumludur. Fuar alanında sorunsuz hizmet verebilmek için İFO nun izni dışında fuar alanına forklift, vinç veya diğer iş makinaları girişi kesinlikle yasaktır. Katılımcı firmasına ait vinç/forkliftini getirmek istediği takdirde aracın kaza ve 3. sahış mali mesuliyet sigortalarını İFO ya ibraz etmek zorundadır.söz konusu araçlar sadece kendi firmalarının işlemlerini gerçekleştirecekler ve iş bitimi ile birlikte alan dışına çıkartılacaklardır.söz konusu araçların fuar alanı dahilindeki tüm hareketleri sonucunda çıkabilecek kaza ve masraflar katılımcı firmanın sorumluluğundadır. Belirtilen taşıma şirketi fuar alanındaki taşıma fonksiyonlarından tek başına sorumludur, bu hizmet ücretlidir ve taşınacak eşya ve ekipmanların mal giriş kapılarından katılımcı firmanın standına kadar ulaştırılmasını kapsamaktadır. Fuar kurulum çalışmalarında standart forklift (5 ton) ile hizmet verilmektedir. Özel gereksinimleri (yüksek tonaj forklift ve vinç) İFO ya en geç 01 Kasım 2011 tarihine kadar başvurmalıdırlar. Firma bilgileri www.signistanbul.com adresinde yayınlanmaktadır. 9
4.7. Seyahat ve Konaklama Hizmetleri SIGN İstanbul 2011 Fuarı resmi turizm acentesi Conmark Turizm olarak belirlenmiştir. Fuar süresince geçerli olmak üzere çeşitli otellerle anlaşmalar yapılmış, fuar ziyaretçileri ve katılımcıları için indirimli fiyatlar alınmıştır. Conmark ayrıca seyahat, konaklama ve çeşitli organizasyon hizmetleri vermektedir. Daha detaylı bilgi için lütfen Conmark la irtibat kurunuz. CONMARK Turizm Harbiye Ergenekon Mah. Prof. Celal Öker Sk. Kat:2 D:6 Şişli - İstanbul / Türkiye Tel: 0212 241 45 41 Faks: 0212 241 45 42 E-mail: tolgainaler@conmark.com.tr Web: www.conmark.com.tr Yetkili: Tolga İnaler 10