Sayfa 1 / 16 AMAÇ Bu talimat İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Teknoloji Tranfer Ofisi nin (İZÜ TTO) üniversite-sanayi işbirliği (ÜSİ) projeleri; proje geliştirme ve yönetim süreçlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesi için düzenlenmiştir. YÜRÜRLÜK Bu talimat yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve İZÜ TTO tarafından yürütülür. KAPSAM Bu talimat, ÜSİ projeleri bünyesinde üç farklı türde; geliştirme, başvuru ve yönetim süreçlerini içermektedir. Proje türleri; A Tipi, B Tipi ve C Tipi projeleri kapsamaktadır. A Tipi Projeler: TÜBİTAK, Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı (BSTB) gibi kurumların destek programları kapsamında hazırlanan üniversite-sanayi işbirliği projelerini ifade eder. B Tipi Projeler: Şirketlere akademik danışmanlık verilmesi ile oluşan, tarafları İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi (İZÜ) ve şirket olan kontratlı üniversite-sanayi işbirliği projelerini ifade eder. C Tipi Projeler: Öğretim üyesi idaresinde, üniversite laboratuar ve altyapısının üniversite dışı kurumların ihtiyaçlarını karşılamak amacı ile verilecek olan endüstriyel hizmeti ifade eder. TANIMLAR Proje Yöneticisi veya Koordinatörü: Ulusal/Uluslararası, tek taraflı ya da ortaklı hibe projelerinde, Fon veren kuruluşa karşı sorumluluk üstlenen yetkili kurum/kuruluş veya araştırmacıdır. Proje Personeli: Projede, tam veya kısmi zamanlı olarak görev alan; Proje Yürütücüsü, Araştırmacı, Bursiyer, Danışman, Uzman, Teknik Eleman vb. gibi proje çalışanlarıdır. Proje Yürütücüsü: İZÜ kadrosunda görevli akademik/idari personel arasından, fon kuruluşu ya da İZÜ tarafından projeyi yürütme ile görevlendirilmiş ve yetkilendirilmiş araştırmacılardır. Araştırmacı: İlgili bilim ve/veya teknoloji alanında gerekli uzmanlığa sahip, projenin bilimsel ve teknik sorumluluğunu paylaşan, sonuç raporunda adı geçecek olan proje yürütücüsü dışındaki araştırmacıları tanımlamaktadır. Bursiyer: Tatbikat amacıyla projede yer alan, Türkiye de kurulu yüksek öğretim kurumlarında lisans/lisansüstü eğitimlerini yapan öğrenciler ile doktoralı kişileri ifade eder. Hibe Projesi: Ulusal/Uluslararası kurum/kuruluşlar tarafından, Ar-Ge, Kapasite Geliştirme, Sosyal Sorumluluk çalışmaları vb. yönelik projeler için sağlanan karşılıksız desteklerdir. ÜSİ Destek Programları: Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı, TÜBİTAK Teknoloji ve Yenilik Destek Programları Daire Başkanlığı (TEYDEB), KOSGEB ve Avrupa Birliği tarafından verilen geri ödemeli/ödemesiz destekleri kapsamaktadır.
Sayfa 2 / 16 Proje Sözleşmesi: Fon veren kurum tarafından desteklenmesi kabul edilen projenin, idari ve mali hükümleri ile diğer hükümlerinin belirlendiği, (projenin süresi, kapsamı, bütçe planı vb.) İZÜ ile Fon veren kurum arasında akdedilen yazılı anlaşmadır. Müşteri Kuruluş: Proje başvurusu ve yönetimi süreçlerinde taraf olan özel işletmeleri tanımlamaktadır. İşbirliği Sözleşmesi: Proje başvurusu sırasında, müşteri ve yürütücü kuruluş arasında imzalanan, projenin tarifi, tarafların sorumlulukları, fikri hakların paylaşımı, satın alınan alet/teçhizatın mülkiyeti, hukuki uyuşmazlıkların çözümü gibi konulara ilişkin hükümleri belirleyen sözleşmedir. Endüstriyel Hizmet Başvuru Formu ve Sözleşmesi: Endüstriyel hizmet Projesi başvurusu sırasında, müşteri kuruluş ve İZÜ TTO arasında imzalanan, projenin tarifi, tarafların sorumlulukları, hukuki uyuşmazlıkların çözümü gibi konulara ilişkin hükümleri belirleyen sözleşmedir. Destek Mektubu: Fon veren kurum/kuruluş tarafından proje çağrılarında gerekli görüldüğü durumlarda proje yöneticisi/yürütücüsü, proje önerisine yönelik katkı sahiplerinin vereceği desteğin niteliği ve içeriğini belirten mektuptur. Etik Kurul Onay Belgesi: İnsan (materyal/veriler dahil) ve hayvanların, deneysel veya diğer bilimsel amaçlarla kullanılacağı proje önerilerinde kullanılacak olan belgeyi ifade eder. Taahhüt Dilekçesi: Proje dokümanları arasında verilmesi öngörülen, İZÜ tarafından projeye sağlanacak desteği taahhüt eden İZÜ imza yetkilisi tarafından imzalanan resmi dilekçedir. Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ): Desteklenen TÜBİTAK projeleri kapsamında, proje süresiyle sınırlı olmak kaydı ile projeye ilişkin hizmetlerde görev alan İZÜ ya da Diğer ortak kurum ve şirketlerin kadro veya pozisyonlarında bulunanlara, kadro veya pozisyonlarına bağlı olarak proje sözleşmesinde belirlenerek ödenen tutarlardır. Kurum Hissesi: TÜBİTAK projelerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığında belirlenen esas ve usuller doğrultusunda hesaplanarak TÜBİTAK tarafından proje bütçesine ilave edilen tutardır. TÜBİTAK projelerinden edinilmiş kurum hissesi tutarları sadece kurum içi AR-GE harcamaları için kullanılabilmektedir. Gelişme ve Sonuç Raporu: Proje sözleşmesinde belirtilen sürelerde, Fon veren kurum tarafından belirlenmiş olan format ve usullere uygun olarak ara dönemlerde sunulan Gelişme, projenin bitişi ile 2 ayı geçirmemek kaydı ile hazırlanan proje kapanış raporu Sonuç raporunu ifade eder. Ayrıca, Gelişme ve Sonuç raporları, Projenin başarılı bir şekilde yürütüldüğünü gösteren, Bilimsel ve Mali Verilerin paylaşıldığı rapora verilen addır. Ekonomik Sınıflandırma Kodları: Sözleşmede yer alan, TÜBİTAK ve diğer Fon veren kurumlar tarafından kabul edilen, proje bütçesinde yapılacak harcamaların nitelikleri itibariyle muhasebeanalitik kodlama sistemine uygun olarak gösterildiği bölümlerdir. Bütçe Kodları: Proje bütçesindeki her harcama kalemi için atanan İZÜ özel kodları içerir. Proje bütçesinden yapılacak harcamalar için doldurulacak formlarda bu kodların girilmesi özellikle talep edilmektedir.
Sayfa 3 / 16 Proje Numarası: Proje sözleşmesinde imzalanan ve onay verilen bir tür kimlik numarasıdır. Bu numara projenin başladığı yıl, ait olduğu fakülte, yürütüldüğü program, ana bütçe kodu içerir. Formlar: Proje Yürütücüleri tarafından doldurulan, iş akışını sağlamak ve faaliyetleri kayıt altına tutmak amacıyla kullanılan, İZÜ TTO tarafından oluşturulmuş dokümanlardır. Kullanılan formlar şu şekildedir: HUM-FR-251-Sözleşme Kontrol Formu: Proje kapsamında yapılacak olan tüm sözleşmelerin İZÜ Sözleşme süreçlerine uygun şekilde yürütülebilmesi için kullanılacak formdur. TTO-FR-240-TTO Projeler Satın Alma Formu: Proje kapsamında satın alınması istenen ürün ve hizmetler için kullanılan formdur. TTO-FR-241-TTO Projeler Ödeme Talep Formu: Proje kapsamında alımı gerçekleştirilen ürün ve hizmetler için yapılacak ödemelerde kullanılması gereken formdur. TTO-FR-242-TTO Projeler Masraf Formu: Proje kapsamında yapılan masrafların beyanı için kullanılır. TTO-FR-243-TTO Projeler İş Avans Formu: Proje kapsamında gerçekleştirilecek harcamalar için ön ödeme/avans istendiği durumlarda doldurulan formdur. TTO-FR-244-TTO Projeler Yurt İçi ve Yurt Dışı Seyahat Masraf Formu: Proje kapsamında gerçekleştirilen seyahatler için kullanılacak formdur. (TÜBİTAK Projelerinde istenildiği takdirde Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi kullanılabilir.) TTO-FR-245-TTO Projeler Fatura Düzenleme Formu: Proje kapsamında müşteri kuruluşlara verilen hizmetlere ilişkin faturanın düzenlenmesi için kullanılacak formdur. TTO-FR-250-TTO Projeler Akademik Danismanlik Hizmeti Onay Formu: Proje kapsamında görevlendirilecek akademisyenin projede görevlendirilmesi hususunda üniversite yönetimi tarafından verilen onay formudur. TTO-FR-298-Endüstriyel Hizmet Başvuru Formu ve Sözleşmesi: Proje kapsamında müşteri kuruluş tarafından talep edilen üniversite altyapı imkanları ve kaynakları (laboratuar,test ekipmanı...vb) kullanılarak test ve analiz hizmetlerinin verilmesi hususunda üniversite yönetimi tarafından verilen form ve sözleşmedir. TTO-FR-252-TTO Projeler Bursiyerlik Formu: Proje kapsamında görev alacak bursiyerlerin proje ekibinde yer alabilmesi için hazırlanması gereken formdur. TTO-FR-254-TTO Kurum Hissesi Kullanım Talep Formu: AR-GE çalışmaları kapsamında gerçekleştirilecek harcamalar için İZÜ ye tahsis edilmiş miktarın, talep edildiği formdur. İŞBİRLİĞİ (ÜSİ) PROJELERİ A TİPİ PROJELER: BSTB Gibi Kurumların Destek Programları Kapsamında Hazırlanan ÜSİ Projeleri TÜBİTAK 1501 Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı Programın Amacı: Program kapsamında yeni bir ürün üretilmesi, mevcut bir ürünün geliştirilmesi, iyileştirilmesi, ürün kalitesi veya standardının yükseltilmesi veya maliyet düşürücü nitelikte yeni tekniklerin, yeni üretim teknolojilerinin geliştirilmesi konularında yürütülen Ar-Ge nitelikli projeler desteklenmektedir.
Sayfa 4 / 16 Önemli Hususlar: Program kapsamında şirketler tarafından üniversiteler ve benzeri Ar-Ge kurum ve kuruluşlarına yaptırılan Ar-Ge hizmet giderleri proje bütçesinde yer alabilmektedir. TÜBİTAK 1505 Üniversite-Sanayi İşbirliği Destek Programı Programın Amacı : Bu programla, üniversite/kamu araştırma merkez ve enstitülerindeki bilgi birikimi ve teknolojinin, Türkiye de yerleşik ve proje sonuçlarını Türkiye de uygulamayı taahhüt eden kuruluşların ihtiyaçları doğrultusunda, ürüne ya da sürece dönüştürülerek sanayiye aktarılması yoluyla ticarileştirilmesine katkı sağlamak amaçlanmıştır. Önemli Hususlar: Proje başvurusu verilmeden önce Müşteri Kuruluş olarak anılan özel sektör kuruluşu ve Yürütücü Kuruluş olarak anılan üniversite ya da kamu araştırma merkez ve enstitüsü bir İşbirliği Sözleşmesi imzalamaktadır. Bu sözleşme çerçevesinde Yürütücü Kuruluş tarafından yapılacak; yeni bir ürün üretilmesi, mevcut bir ürünün geliştirilmesi, iyileştirilmesi, ürün kalitesi veya standardının yükseltilmesi veya maliyet düşürücü nitelikte yeni tekniklerin, yeni üretim teknolojilerinin geliştirilmesi projesi TÜBİTAK ve Müşteri Kuruluş tarafından finanse edilmektedir. TÜBİTAK 1507 KOBİ Ar-Ge Başlangıç Destek Programı Programın Amacı: Program kapsamında sağlanacak desteklerle KOBİ lerin, teknoloji ve yenilik kapasitelerinin geliştirilerek daha rekabetçi olmaları, sistematik proje yapabilmeleri, katma değeri yüksek ürün geliştirebilmeleri, kurumsal araştırma teknoloji geliştirme kültürüne sahip olmaları, ulusal ve uluslararası destek programlarından daha etkin yer almaları hedeflenmektedir. Önemli Hususlar: Program kapsamında şirketler tarafından üniversiteler ve benzeri Ar-Ge kurum ve kuruluşlarına yaptırılan Ar-Ge hizmet giderleri proje bütçesinde yer alabilmektedir. TÜBİTAK 1509 Uluşlararası Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı Programın Amacı: Uluslararası Ar-Ge ve yenilik projeleri yapan Türkiye de yerleşik kuruluşlara sağlanacak destekle, ülkemizdeki teknik yeterliliğin ve bilgi birikiminin artırılması, kuruluşların uluslararası teknoloji birikimine erişiminin ve teknoloji transferinin sağlanması, edinilen teknolojik bilgi ve deneyimin kuruluş bünyesinde içselleştirilerek, özgün teknolojilerin geliştirilmesinde ivme kazandırıcı ve yönlendirici bir etken olması ve kuruluşların uluslararası pazarlarda yer almasına katkı sağlamasıdır. Önemli Hususlar: Program kapsamında şirketler tarafından üniversiteler ve benzeri Ar-Ge kurum ve kuruluşlarına yaptırılan Ar-Ge hizmet giderleri proje bütçesinde yer alabilmektedir. TÜBİTAK 1511 Öncelikli Alanlar Araştırma Teknoloji Geliştirme ve Yenilik Projeleri Destekleme Programı Programın Amacı: Program kapsamında ulusal stratejik hedef ve politikalar kapsamında belirlenen öncelikli alanlarda; hedef ve ihtiyaç odaklı, izlenebilir sonuçları olan; yeni bir ürün üretilmesi, mevcut bir ürünün geliştirilmesi/iyileştirilmesi, ürün kalitesi veya standardının
Sayfa 5 / 16 yükseltilmesi, maliyet düşürücü ve standart yükseltici yeni tekniklerin geliştirilmesi, yeni üretim teknolojilerinin geliştirilmesi konularında yürütülen Ar-Ge nitelikli projeler desteklenmektedir. Önemli Hususlar: Program kapsamında şirketler tarafından üniversiteler ve benzeri Ar-Ge kurum ve kuruluşlarına yaptırılan Ar-Ge hizmet giderleri proje bütçesinde yer alabilmektedir. KOSGEB Ar-Ge, İnovasyon ve Endüstriyel Uygulama Destek Programı Programın Amacı: Bilim ve teknolojiye dayalı yeni fikir ve buluşlara sahip küçük ve orta ölçekli İşletmeler ile girişimcilerin geliştirilmesini, yeni ürün, yeni süreç, bilgi ve/veya hizmet üretilmesi ve ticarileştirilmesini teminen araştırma, geliştirme, inovasyon ve endüstriyel uygulama projelerinin desteklenmesi için AraştırmaGeliştirme, İnovasyon ve Endüstriyel Uygulama Destek Programının uygulanmasına ilişkin iş ve işlemlerin esaslarını düzenlemektir. Önemli Hususlar: Proje başvuruya hazırlık aşamasında aşağıdaki kriterlere dikkat edilmesi gerekmektedir; Proje sahibinin/girişimcinin ve projede çalışacak personelinin yeterliliği, Projenin ar-ge/inovasyon yönü, Projenin pazar araştırması ve ticarileşebilirliği, Projenin sağlayacağı katma değer, Proje bütçesi, iş zaman/destek kullanım planı vb. OECD tarafından hazırlanan Oslo ve Frascati Kılavuzları, B TİPİ PROJELER: Müşteri Kuruluşlara akademik danışmanlık verilmesi ile oluşan tarafı İZÜ ve Müşteri Kuruluş olan ÜSİ projeleri İZÜ ile müşteri kuruluş arasında geliştirilen projelerde akademik danışmanlık onay süreci tamamlanması ile öğretim üyeleri görevlendirilerek müşteri kuruluşlara akademik danışmanlık hizmeti verilebilmektedir. İZÜ öğretim üyeleri akademik danışmanlık onay süreci tamamlandıktan sonra müşteri kuruluşlar ile üniversite sanayi işbirliği kapsamında görüşerek akademik danışmanlık hizmeti verebilmektedir. İZÜ kaynakları (idari, ekipman, personel...vb) ile yürütülen üniversite sanayi işbirliği projelerinde yapılacak sözleşmelerde taraflar İZÜ ve müşteri kuruluştur. B tipi projelerde fon veren kurum hizmet alan müşteri kuruluştur. B tipi projelerde müşteri kuruluşun ödemeyi taahhüt ettiği proje bedeli, hizmetin tamamlanması ile İZÜ hesaplarına aktarılır.
Sayfa 6 / 16 Müşteri kuruluşlara verilen hizmet karşılığında İZÜ hesaplarına aktarılan proje bedeli, proje sözleşmesinde belirtilen oranlarda vergi ve diğer kesintiler uygulanarak proje personeli hesaplarına aktarılır. B tipi projelerde, proje bütçesinde öğretim üyesi için ayrılan giderlerin dışında ekipman, öğrenci, seyahat gibi diğer harcama kalemleri de yer alır. İZÜ kaynakları kullanılan bu projelerde kurum hissesi uygulaması geçerlidir. Kurum Hissesi tutarı, toplam proje bütçesi tutarının (KDV Hariç) üzerinden hesaplanır. B tipi projeler için kurum hissesi oranı üniversite yönetimi tarafından belirlenir. C TİPİ PROJELER: Müşteri Kuruluşların Talepleri Doğrultusunda Endüstriyel Hizmet Sağlanması Kapsamında Yürütülen ÜSİ projeleri İZÜ altyapı imkanları ve kaynakları (laboratuar,test ekipmanı...vb) kullanılarak gerçekleştirilen endüstriyel hizmet projelerinde yapılacak sözleşmelerde taraflar İZÜ ve hizmet talep eden müşteri kuruluştur. Proje bedeli, İZÜ yönetimi tarafından görevlendirilen uzman personelin hizmete ayıracağı zaman ve kullanılacak ekipmanın; amortisman değerleri, hizmetin piyasa değeri ve görevlendirilecek personelin saat/maliyet hesabı yapılarak belirlenir. C tipi projelerde müşteri kuruluşun ödemeyi taahhüt ettiği proje bedeli hizmetin tamamlanması ile İZÜ hesaplarına aktarılır. İZÜ kaynakları kullanılan bu projelerde kurum hissesi uygulaması geçerlidir. Kurum Hissesi tutarı, toplam proje bütçesi tutarının (KDV Hariç) üzerinden hesaplanır.
Sayfa 7 / 16 UYGULAMA VE GENEL PROJE YÖNETİM SÜRECİNİN AŞAMALARI Bu talimatın uygulanması Teknoloji Transfer Ofisi nin sorumluluğundadır. Talimatta belirtilen faaliyetlerle ilgili uygulama süreci aşağıdaki gibidir. A TİPİ PROJELER UYGULAMA ESASLARI A tipi projeler için uygulama esasları altı aşamadan oluşmaktadır (Genel iş akış şeması EK-1 de yer almaktadır). Bu aşamalar: Proje başvurusu karar ve planlama süreci, yazım süreci, teslim süreci, değerlendirme ve revizyon süreci, sözleşme süreci ve proje yönetim sürecidir. Programın özelliğine göre süreçler değişebilmekte olup, genel çerçevesi aşağıdaki gibidir; Proje Başvurusu Karar ve Planlama Süreci: Süreç, proje fikri olan öğretim üyesinin/müşteri kuruluşun İZÜ TTO ile iletişim kurması neticesinde başlar. Proje fikri olan öğretim üyesi ve müşteri kuruluş ile toplantı yapılır. Toplantıda uygun programların kapsam ve koşulları öğretim üyesine/müşteri kuruluş yetkilisine aktarılır ve öğretim üyesi/müşteri kuruluş ile başvulacak program üzerinde fikir birliğine varılır. Toplantıdan sonra proje ortağı müşteri kuruluş ve öğretim üyesi fon programı koşulları hakkında bilgilendirilir. (Bu işlem, toplantı düzenlenerek veya tercihe göre elektronik posta yolu ile gerçekleştirilir). Öğretim üyesi, müşteri kuruluş ve İZÜ TTO tarafından başvuru kararı verilir. A tipi projelerde proje başvuru teslim tarihleri değişmektedir. Proje kararının proje başvuru teslim tarihinden minimum 2 ay 15 gün önceden verilmesi önerilmektedir. Karar sonrasında güncel başvuru formlarının ve formların doldurulma önerileri İZÜ TTO tarafından öğretim üyesi ve müşteri kuruluşlar ile paylaşılır. Bu paylaşım sonrasında, başvuru dosyası üzerinden proje yazım işbölümü yapılır ve proje yazım zaman planı oluşturulur. Proje Başvurusu Yazım Süreci: Proje yazım işbölüm ve proje yazım zaman planına göre başvuru formunun teknik bölümleri öğretim üyesi ve müşteri kuruluş tarafından taslak olarak yazılır, İZÜ TTO ya iletilir. İZÜ TTO, Başvuru formu teknik bölümleri için program değerlendirme kriterleri göz önünde bulundurularak revizyon önerilerini öğretim üyesi ve/veya müşteri kuruluşa iletir. İZÜ TTO, öneriler iletilen başvuru formu dosyasının İZÜ kurumsal bilgileri ve araştırma kapasitesi bölümlerini ekler. Bir sonraki aşamada İZÜ TTO, öğretim üyesi ve müşteri kuruluş tarafından başvuru formu bütçe bölümü hazırlanır.
Sayfa 8 / 16 Bütçe bölümü tamamlandıktan sonra, program koşullarına göre ek belgeler (örneğin, noter onaylı imza sirküleri, türkiye ticaret sicil gazetesi, öğrenci belgeleri...vb) İZÜ TTO, öğretim üyesi ve/veya müşteri kuruluş tarafından hazırlanır ve İZÜ TTO da toplanır. İZÜ TTO tarafından başvuru formu ve eklerinin son kontrolleri yapılır. Proje Başvurusu Teslim Süreci: Proje başvuru formları ve ekleri program başvuru online sistemine yüklenir. Başvuran kurumun üniversite olduğu programlarda öğretim üyesi ve/veya İZÜ TTO başvuruyu sisteme birlikte yükler. Başvuran kurumun müşteri kuruluş olduğu programlarda müşteri kuruluş başvuruyu sisteme yükler. Başvuru formu online sistem çıktı ve eklerinin imza süreçleri tamamlanır (Programa başvuran kuruma göre bu işlemin sorumluluğu üniversite veya müşteri kuruluş olmak üzere değişmektedir). Başvuru formu online sistem çıktı ve ekleri ilgili kuruma kargo ile yollanır. (Programa başvuran kuruma göre bu işlemin sorumluluğu üniversite veya müşteri kuruluş olmak üzere değişmektedir) Proje Başvurusu Değerlendirme ve Revizyon Süreci Bu aşamada, fon veren kurum gerekiyor ise revizyon yazısını başvuran kuruma iletir. Gerekiyor ise revizyonlar yapılır ve fon veren kuruma revize başvuru gönderilir. Fon veren kurum program koşullarında geçerli ise hakem ziyaretleri bilgisini başvuran kuruma iletir. İZÜ Öğretim Üyesi, Müşteri kuruluş ve İZÜ TTO tarafından proje sunumu hazırlanır. İZÜ Öğretim Üyesi, müşteri kuruluş ve İZÜ TTO tarafından hakem ziyaretlerinde proje savunulur. Değerlendirme süreci sonrasında fon veren kurum destek karar yazısını başvuran kuruma gönderir. Proje Başvurusu Sözleşme Süreci Fon veren kurum tarafından proje için destek kararı verilir ise İZÜ öğretim üyesi, müşteri kuruluş ve İZÜ TTO sözleşme evraklarını hazırlar. Başvuran kurum üniversite ise, İZÜ TTO sözleşme evraklarını HUM-FR-251-Sözleşme Kontrol Formu ekinde sözleşme kontrol onay sürecinden geçirilmesi sürecini yürütür. Müşteri kuruluş veya İZÜ TTO tarafından sözleşme ve ekleri fon veren kuruma kargo ile gönderilir. Proje Yönetim Süreci Proje Yürütücüsünün İZÜ olduğu durumlarda; Projelerin desteklenmesine dair kararın çıkması ile başlar. Çıkan karar sonrası İZÜ TTO tarafından verilen talimat ile İZÜ nün anlaşması olduğu bankalardan birinde projeye özel hesap açılır.
Sayfa 9 / 16 Fon veren kurum tarafından nihai sözleşme, proje ortağı müşteri kuruluş ve İZÜ TTO tarafından arşivlenerek muhafaza edilir. Projeye ait destek tutarı, müşteri kuruluş tarafından sözleşmede belirtilen katkı tutarı ve ödeme tarihleri içinde proje hesabına aktarılır. Müşteri kuruluş tarafından aktarılan proje ödemesine ait dekont proje yürütücüsü tarafından Fon veren kuruma ulaştırılarak yine sözleşmede belirtilen Fon veren kurum katkı tutarının aktarılması gerçekleştirilir. Proje hesabına aktarılan destek tutarları İZÜ TTO Otomasyon sisteminde takip edilmek üzere kaydedilir. İZÜ TTO Otomasyon sistemi tarafından projeye özel bir proje numarası atanır. Proje kapsamında yapılacak olan tüm harcama ve ödemelerin proje başlangıç ve bitiş tarihleri arasında olması gerekir. Proje periyodu dışında yapılan harcamalar geçersiz sayılır. Proje kapsamında yapılan tüm harcama ve ödemeler İZÜ ve Fon veren kurum standart formları kullanılarak belgelendirilir. (Bknz; Kullanılan Formlar) Formların hazırlanması ve eksiksiz bir şekilde doldurulması proje yürütücüsünün sorumluluğundadır. Proje kapsamında doldurulan TTO-FR-240-TTO Projeler Satın Alma Formu bütçe kontrol ve onayı için İZÜ TTO ya gönderilir. İZÜ TTO satın alma işlemi için formu Satın Alma birimine iletir. Mali İşler (Mİ) ve Genel Sekreterlik onaylarından sonra alım işlemi gerçekleştirilir. Satın alımı gerçekleştirilmiş mal ve hizmetlerin ödenmesi için TTO-FR-241-TTO Projeler Ödeme Talep Formu ve masraf beyanı için doldurulan TTO-FR-242-TTO Projeler Masraf Formu nun İZÜ TTO tarafından kontrolü yapılır ve ödeme süreci başlatılır. Proje harcamalarına dair tüm faturalar fon veren kurum adına düzenlenmiş ve proje numarası faturanın üstüne yazılmış olmalıdır. Faturalar için aşağıdaki fatura bilgileri kullanılacaktır: İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ Proje No:. Bayrampaşa Vergi Dairesi Vergi No: 481 055 71 50 Projelere ait gelişme ve gerçekleşme raporları fon veren kurum tarafından tanımlanan formatlarda hazırlanır. Gelişme ve gerçekleşme raporları, proje sözleşmesinde belirtilen raporlama tarihinden en az 15 gün öncesinden hazırlanır ve proje ortağı müşteri kuruluş ile paylaşılarak imzaları tamamlanır. Proje yürütücüsü tarafından hazırlanan raporlar fon veren kuruma gönderilir. Rapor hazırlanma sürecinde İZÜ TTO, finansal kısımların hazırlanmasından sorumludur. Proje yürütücüsü ise raporların finansal kısım dışında kalan teknik ve idari kısmını tamamlar. Gelişme ve gerçekleşme raporlarının değerlendirilmesi ve onaylanmasını takiben yine proje sözleşmesinde belirtilen süreler içinde, müşteri kuruluş ve fon veren kuruma ait sonraki dönem katkı tutarlarına bağlı kalarak proje ödemeleri proje hesabına aktarılır. Proje hesabında bakiye tutarı olması durumunda, proje hesabında kalan bakiye tutar fon veren kurumun banka hesabına iade edilir. Bu işlem İZÜ TTO Otomasyon sistemine kaydedilerek proje sonlandırılır. Proje Yürütücüsünün Müşteri kuruluş olduğu durumlarda;
Sayfa 10 / 16 Fon veren kurum tarafından nihai sözleşme, müşteri kuruluş ve İZÜ TTO tarafından arşivlenerek muhafaza edilir. Proje bilgileri müşteri kuruluş tarafından İZÜ TTO Yetkilisi ile paylaşıldıktan sonra İZÜ TTO yetkilisi tarafından bilgiler İZÜ TTO Otomasyon sistemine girilir ve sistem tarafından projeye özel bir proje numarası atanır. Proje kapsamında yapılan tüm harcamalar ve ödemeler müşteri kuruluş tarafından gerçekleştirilir. Fon veren kuruma karşı tüm sorumluluk müşteri kuruluşa aittir. Rapor hazırlanma sürecinde müşteri kuruluş, finansal kısımların hazırlanmasından sorumludur. Karşılıklı taahhüt alınması ve gerek duyulması halinde İZÜ TTO finansal kısımların hazırlanmasında müşteri kuruluşa teknik destek sağlamaktadır. Proje yürütücüsü ise raporların finansal kısım dışında kalan teknik ve idari kısmını tamamlar. B TİPİ PROJELER UYGULAMA ESASLARI B tipi projelerde uygulama esasları iki aşamadan oluşur. Bunlar; proje teklif ve sözleşme süreci ile proje yönetim sürecidir (Genel iş akış şeması EK-2 de bilgilerinize sunulmuştur). Proje Teklif ve Sözleşme Süreci Öğretim Üyesinin ve/veya Araştırmacının Müşteri Kuruluşu Bulması Halinde Öğretim üyesi ve/veya araştırmacı, müşteri kuruluş ile görüşerek verilecek hizmetin niteliğine göre karşılıklı anlaşma sağladıktan sonra İZÜ TTO aracılığı ile müşteri kuruluşun talepleri doğrultusunda TTO-FR-250-TTO Projeler Akademik Danışmanlık Hizmeti Onay Formu hazırlayarak süreci başlatır. İZÜ TTO, akademik danışmanlık onay sürecini üniversite içerisinde takip eder ve yürütür. İZÜ tarafından onay verilmesi halinde, müşteri kuruluşun sözleşme formatı ile sözleşme süreci yürütülebilir. Müşteri kuruluşun sözleşme formatı yok ise, öğretim üyesi ve/veya araştırmacı, İZÜ TTO dan taslak proje sözleşme dokümanı temin eder. Müşteri kuruluş yetkilisi tarafından imzalanan sözleşme İZÜ TTO ya iletilir. İZÜ TTO, iletilen sözleşmeyi HUM-FR-251-Sözleşme Kontrol Formu ile İZÜ Sözleşme Kontrol Sürecinin yürütülmesinden sorumludur. İZÜ TTO, sözleşme onayı alındıktan sonra bir nüshası İZÜ TTO da kalacak şekilde, iki nüsha olarak sözleşme dokümanını hazırlar ve bir nüshasını da müşteri kuruluşa iletir. Müşteri kuruluşun İZÜ ile temasa geçmesi halinde Müşteri kuruluş, İZÜ TTO ile görüşerek almak istediği hizmetin niteliklerini belirterek danışmanlık talebinde bulunur. İZÜ TTO gelen talepleri ilgili öğretim üyesi ve/veya araştırmacılar ile görüşerek hizmet verecek kişilerin belirlenmesini sağlar. Belirlenen öğretim üyesi ve/veya araştırmacılar ile İZÜ TTO, müşteri kuruluşun talebi doğrultusunda teknik ve mali dokümanların yer aldığı teklif dosyasını oluşturur.
Sayfa 11 / 16 İZÜ TTO, hazırlanan teklif dosyasını müşteri kuruluşa iletir. Danışmanlık verilecek şirket, teklifi kabul ettiğinde İZÜ TTO, müşteri kuruluşun talepleri doğrultusunda ilgili akademisyenlerin görevlendirilmesi için TTO-FR-250-TTO Projeler Akademik Danışmanlık Hizmeti Onay Formu hazırlayarak süreci başlatır. İZÜ TTO, akademik danışmanlık onay sürecini üniversite içerisinde takip eder ve yürütür. İZÜ tarafından onay verilmesi halinde, müşteri kuruluşun sözleşme formatı ile sözleşme süreci yürütülebilir. Müşteri kuruluşun sözleşme formatı yok ise, öğretim üyesi ve/veya araştırmacı, İZÜ TTO dan taslak proje sözleşme dokümanı temin eder. Müşteri kuruluş yetkilisi tarafından imzalanan sözleşme İZÜ TTO ya iletilir. İZÜ TTO, iletilen sözleşmeyi HUM-FR-251-Sözleşme Kontrol Formu ile İZÜ Sözleşme Kontrol Sürecinin yürütülmesinden sorumludur. İZÜ TTO, sözleşme onayı alındıktan sonra bir nüshası İZÜ TTO da kalacak şekilde, iki nüsha olarak sözleşme dokümanını hazırlar ve bir nüshasını da müşteri kuruluşa iletir. Proje Yönetim Süreci Proje yönetim süreci; İZÜ ile müşteri kuruluş arasında proje sözleşmesinin imzalanması ile başlar. Sözleşmenin bir nüshası İZÜ TTO tarafından arşivlenerek muhafaza edilir. Sözleşmenin imzalanmasının ardından bir sefere mahsus verilecek danışmanlık hizmetleri için İZÜ TTO ÜSİ Projeleri Hesabı kullanılırken, aynı müşteri kuruluşa birden fazla verilecek danışmanlık hizmeti için İZÜ TTO tarafından idari ve mali işler daire başkanlığından (İMİDB) İZÜ nün anlaşmalı olduğu bankalardan birinde projeye özel hesap açılması talep edilir. İZÜ TTO Otomasyon Sistemi tarafından projeye özel bir proje numarası atanır. Proje sözleşmesi ile kabul edilen proje bütçesi ve alt kalemleri (bütçe kodları) İZÜ TTO Otomasyon Sistemine kaydedilir. Proje kapsamında yapılan tüm harcama ve ödemeler İZÜ TTO formları kullanılarak belgelendirilir. Bu formların hazırlanması ve eksiksiz bir şekilde doldurulması proje personelinin sorumluluğundadır. Formlarda yer alan bütçe kodu bölümlerinin özellikle doldurulması gerekmektedir. (Bknz. Kullanılacak Formlar) Formların hazırlanması ve eksiksiz bir şekilde doldurulması öğretim üyesi ve/veya araştırmacının sorumluluğundadır. İZÜ TTO tarafından TTO-FR-245-TTO Projeler Fatura Düzenleme Formu ile İMİDB birimine gönderilerek faturanın düzenlenmesi sağlanır. Faturanın düzenlenmesinin ardından fatura, İZÜ TTO tarafından müşteri kuruluşa iletilerek proje harcamalarının yapılması için müşteri kuruluştan ödeme talep edilir. Proje kapsamında gerçekleştirilecek mal/hizmet alımları için düzenlenen TTO-FR-240-TTO Projeler Satın Alma Formu bütçe kontrol ve onayı için İZÜ TTO ya gönderilir. Satın alımı gerçekleştirilmiş mal ve hizmetlerin ödenmesi için TTO-FR-241-TTO Projeler Ödeme Talep Formu ve masraf beyanı için düzenlenen TTO-FR-242-TTO Projeler Masraf Formu nun İZÜ TTO tarafından kontrolü yapılır ve ödeme süreci başlatılır. Proje bütçesinin kullanılamadığı ve proje hesabında bakiye tutarın bulunması durumunda; kalan bakiye tutar proje bitiş tarihinden itibaren 3. Ayın sonunda İZÜ TTO kurum hissesi hesabına aktarılır. Aktarılan bu tutar üniversitenin Ar-Ge harcamalarında kullanılmak üzere değerlendirilir.
Sayfa 12 / 16 C TİPİ PROJELERİ UYGULAMA ESASLARI C tipi projelerde uygulama esasları iki aşamadan oluşur. Bunlar; endüstriyel hizmet teklifi süreci, sözleşme ve ödeme sürecidir (Genel iş akış şeması EK-3 de bilgilerinize sunulmuştur). Endüstriyel Hizmet Teklif ve Sözleşme Süreci Müşteri kuruluş, Endüstriyel Hizmet Başvuru Formu ile almak istediği hizmetin niteliklerini belirterek endüstriyel hizmet talebinde bulunur. Talebe yönelik olarak İZÜ TTO, laboratuvar yetkilileri ile görüşerek müşteri kuruluşa fiyat teklifini iletir. İZÜ TTO, sözleşme onayı alındıktan sonra bir nüshası İZÜ TTO da kalacak şekilde, iki nüsha olarak sözleşme dokümanını hazırlar ve bir nüshasını da müşteri kuruluşa iletir. Endüstriyel Hizmet Yönetim Süreci Endüstriyel Hizmet sözleşmesi İZÜ TTO Otomasyon Sistemine kaydedilir. İZÜ TTO Otomasyon sistemi tarafından projeye özel bir proje numarası atanır. İZÜ TTO tarafından TTO-FR-245-TTO Projeler Fatura Düzenleme Formu ile İMİDB birimine gönderilerek faturanın düzenlenmesi sağlanır. Faturanın düzenlenmesinin ardından fatura, İZÜ TTO tarafından müşteri kuruluşa iletilerek proje harcamalarının yapılması için müşteri kuruluştan ödeme talep edilir. Proje harcamalarına dair tüm faturalar müşteri kuruluş adına düzenlenmiş ve proje numarası faturanın üstüne yazılmış olmalıdır. EKLER: EK-1 A TİPİ PROJELER İŞ AKIŞ ŞEMASI EK-2 B TİPİ PROJELER İŞ AKIŞ ŞEMASI EK-3 C TİPİ PROJELER İŞ AKIŞ ŞEMASI
Sayfa 13 / 16 EK-1 A-TİPİ ÜSİ PROJELERİ GENEL İŞ AKIŞ ŞEMASI SORUMLU İŞ TANIMI SÜREÇ Öğretim Üyesi/Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO Öğretim Üyesi, Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO Proje fikri olan öğretim üyesi/müşteri Kuruluş ile toplantı yapılması, fon programı hakkında bilgilendirilmesi ve başvuru kararı verilmesi. Belirlenen fon programının güncel dokümanları paydaşlar ile paylaşılarak proje yazım iş bölümünün yapılması ve proje yazım zaman planının oluşturulması. PROJE BAŞVURUSU KARAR PLANLAMA SÜRECİ VE Öğretim Üyesi / Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO Öğretim Üyesi, Müşteri Kuruluş, İZÜ TTO Öğretim Üyesi/Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO Başvuru formu teknik bölümlerinin yazılması ve İZÜ TTO' ya iletilerek ön incelemenin yapılması. Başvuru formu bütçe bölümü ve ek belgelerin hazırlanması ve son kontrollerin yapılması. Online sisteme başvurunun yüklenmesi, Başvuru formu online sistem çıktı ve eklerinin imza süreçlerinin tamamlanması ve ilgili kuruma kargo ile gönderilmesi. PROJE BAŞVURUSU YAZIM SÜRECİ PROJE BAŞVURUSU TESLİM SÜRECİ Öğretim Üyesi, Müşteri Kuruluş, İZÜ TTO Fon veren Kurum, Öğretim Üyesi, Müşteri Kuruluş, İZÜ TTO Gerekiyor ise revizyonların yapılması ve fon veren kuruma revize başvurunun gönderilmesi Değerlendirme için hakem ziyaretleri bilgisinin müşteri kuruluşa iletilmesi ile hakem ziyaretçileri için proje sunumunun hazırlanması ve projenin savunulması. Destek karar yazısının başvuran kuruma iletilmesi ve sözleşme evraklarının hazırlanması. PROJE BAŞVURUSU DEĞERLENDİRM E VE REVİZYON SÜRECİ Müşteri Kuruluş veya İZÜ TTO Proje Bilgilerinin TTO Otomasyona girilmesi ve projeye özel banka hesabının açılması OTOMASYONA VERİ GİRİŞİ VE PROJE BANKA HESABI AÇILMASI
Sayfa 14 / 16 Müşteri Kuruluş veya İZÜ TTO Proje bütçesi doğrultusunda, satın alma ve ödeme talepleri ile harcamalarının yapılması, muhasebeleştirilmesi PROJE SÜRECİ MALİ Öğretim Üyesi İZÜ TTO Proje Gelişme ve Sonuç Raporlarına yönelik teknik ve bilimsel kısımların hazırlanması, Projelerin Gelişme ve Sonuç Raporlarına yönelik mali kısımların hazırlanması, gerekli ise YMM sürecinin yönetilmesi ve projenin sonlandırılması RAPORLAMA VE PROJENİN KAPATILMASI SÜRECİ EK-2 B-TİPİ ÜSİ PROJELERİ GENEL İŞ AKIŞ ŞEMASI SORUMLU İŞ TANIMI SÜREÇ Öğretim Üyesi/Müşteri Kuruluş ve TTO İZÜ Müşteri kuruluşun talebine yönelik olarak Akademik Danışmanlık hizmetinin kapsamı ve niteliğinin belirlenmesi ve ilgili araştırmacı belirlenmesi Öğretim Üyesi ve İZÜ TTO Öğretim Üyesi/Müşteri Kuruluş ve TTO İZÜ TTO İZÜ İlgili araştırmacı ve İZÜ TTO, müşteri kuruluşun talebi doğrultusunda teknik ve mali dokümanların yer aldığı teklif dosyasını oluşturur ve müşteri kuruluşa iletilmesi Müşteri kuruluş, proje teklif dosyasında revizyon istemesi halinde revizyonların yapılması ve tekrardan başvuru dosyasının müşteri kuruluşa gönderilmesi Belirlenen araştırmacı ve akademik danışmanlık hizmeti için İZÜ TTO tarafından akademik danışmanlık onay sürecinden geçirilmesi PROJE TEKLİF VE SÖZLEŞME SÜRECİ
Sayfa 15 / 16 Öğretim Üyesi/Müşteri Kuruluş ve TTO İZÜ TTO İZÜ Proje paydaşlarının karşılıklı görüşerek sözleşme dosyasının hazırlaması, kontrol süreçlerinden geçirilmesi ve sözleşme onayı alındıktan sonra birer nüsha olarak taraflara iletilmesi. Proje Bilgilerinin TTO Otomasyona girilmesi ve projeye özel banka hesabının açılması OTOMASYONA VERİ GİRİŞİ VE PROJE BANKA HESABI AÇILMASI Öğretim Üyesi ve İZÜ TTO Proje bütçesi doğrultusunda, satın alma ve ödeme talepleri ile harcamalarının yapılması, muhasebeleştirilmesi PROJE MALİ SÜRECİ Öğretim Üyesi Öğretim Müşteri İZÜ TTO Üyesi, Kuruluş, EK-3 Proje Gelişme ve Sonuç Raporlarına yönelik teknik ve bilimsel kısımların hazırlanması, RAPORLAMA VE Projelerin Gelişme ve Sonuç Raporlarına yönelik mali kısımların hazırlanması, gerekli ise YMM sürecinin yönetilmesi ve projenin sonlandırılması PROJENİN KAPATILMASI SÜRECİ C-TİPİ ÜSİ PROJELERİ GENEL İŞ AKIŞ ŞEMASI SORUMLU İŞ TANIMI SÜREÇ Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO Müşteri kuruluşun talebine yönelik olarak endüstriyel hizmet kapsamı ve niteliğinin "Endüstriyel Hizmet Başvuru Formu ve sözleşmesi" ile belirlenmesi İZÜ TTO ve Laboratuvar Yetkilileri Müşteri Kuruluş ve İZÜ TTO İZÜ TTO, laboratuvar yetkilileri ile görüşerek müşteri kuruluşun talebi doğrultusunda teknik ve mali dokümanların yer aldığı teklif dosyasını oluşturur ve müşteri kuruluşa iletir. Müşteri Kuruluş tarafından imzalanan "Endüstriyel Hizmet Başvuru Formu ve Sözleşmesi" İZÜ TTO' ya iletilmesi ile proje yürürlüğe girer. ENDÜSTRİYEL HİZMET TEKLİF VE SÖZLEŞME SÜRECİ
Sayfa 16 / 16 İZÜ TTO Proje Bilgilerinin TTO Otomasyona girilmesi OTOMASYONA VERİ GİRİŞ SÜRECİ İZÜ TTO, Müşteri Kuruluş ve İMİDB İZÜ TTO tarafından projeler fatura düzenleme formu İMİDB birimine gönderilerek müşteri kuruluş adına fatura düzenlenir ve müşteri kuruluşa iletilir. PROJE SÜRECİ MALİ İZÜ TTO, Müşteri Kuruluş ve Laboratuvar Yetkilileri Sözleşmede belirtilen usüllerde numuneler laboratuvara teslim edilir ve analiz sürecleri yürütülür. ENDÜSTRİYEL HİZMET SÜRECİ