1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı, sistem belgelendirme faaliyetleri kapsamında NQS ye gelen yeni belgelendirme ve belge transferi müracaatlarının alınması, gözden geçirilerek uygunluğunun ve kabul edilebilirliğinin değerlendirilmesi, değerlendirme sonunda uygunluğu kabul edilen müracaatlara ve kabul edilmeyen müracaatların reddine ilişkin esasların açıklanmasıdır. 2. TANIMLAR ve KISALTMALAR Belge Transferi : Herhangi bir belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirilmiş bir kuruluşun, belgesini NQS ye transfer (devir) etmek istemesi amacıyla müracaatta bulunması 3. REFERANS DOKÜMANLAR TS EN ISO/IEC 17021:2011 IAF MD2:2007 TÜRKAK Rehberi R 40.01 TÜRKAK Rehberi R 40.05 P.0002 Denetim Planlama Prosedürü P.0003 Denetim ve Belgelendirme Prosedürü Yönetim Sistemlerinin Tetkikini ve Değerlendirmesini Sağlayan Kuruluşlar İçin Şartlar Standardı Tranfer of Accredited Certification of Management Systems Sistem Belgelendirme Kuruluşları İçin Akreditasyon Kapsamı Rehberi ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 13485:2003 ve ISO/IEC 27001:2005 Belgelendirme Faaliyetleri İçin TÜRKAK ın Tanık Olacağı Belgelendirme Denetimlerine İlişkin Kurallar Rehberi 4. UYGULAMA 4.1 Genel NQS, sistem belgelendirme faaliyetlerini, yetkilendirildiği akreditasyon kapsamı ve belgelendirme faaliyetlerinde görev alacak personel durumu uygun olduğu, belgelendirme faaliyetlerinde görev alan personelin can ve mal güvenliğini riske sokmadığı, belgelendirmenin tarafsızlığına ve güvenine gölge düşürecek herhangi bir risk içermediği sürece tüm Türkiye' de gerçekleştirebilmektedir. 4.2 Sistem Belgelendirme Müracaatlarının Alınması 4.2.1 Yeni Belgelendirme Müracaatları 1) NQS ye gelen sistem belgelendirme müracaatları, Operasyon Sorumlusu tarafından alınmaktadır. Müracaatlar, müşteri tarafından yazılı ya da sözlü olarak NQS ye iletilebilir. Ne şekilde gelirse gelsin Operasyon Sorumlusu müracaatta bulunan kuruluşla irtibata geçerek ön görüşme yapar. 2) NQS ye gelen müracaatların kabulü öncesinde, müşteri ile yapılan ön görüşmede, kuruluş belgelendirme kapsamının NQS akreditasyon kapsamına uygunluğu, müracaatta bulunulan standarda ait belgelendirme için gerekli asgari şartların yerine getirilip getirilmediği (asgari dokümantasyon gereklilikleri, uygulama süresi, iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi, vb.) belgelendirme sürecinin tarafsızlığını etkileyecek herhangi bir riskin bulunup bulunmadığı Operasyon Sorumlusu tarafından değerlendirilir ve uygun ise müracaatın kabul edilebilirliğine karar verilir. 3) Yapılan değerlendirme neticesinde müracaatın kabul edilebilir bulunması halinde Operasyon Sorumlusu tarafından F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu kuruluşa gönderilerek formun, tam ve doğru olarak doldurulması, kuruluşun tüzel (resmi) evrakları ile birlikte (Madde 6) NQS ye iletilmesi istenir. 4) Müracaat sahibi, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' na NQS nin web sitesinden de erişebilir ve doldurarak doğrudan NQS ye iletebilir. Her türlü yapılacak müracaatlarda F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nun müşteri tarafından çıktı alınarak, mutlaka kuruluş yetkilisi (Şirket Müdürü/) tarafından imzalanmış olması ve faks/e-mail olarak iletilmesi gerekmektedir. 5) NQS, müracaatta bulunan kuruluştan aşağıdaki hususları sağlamak için aşağıda gerekli olan bilgiyi F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda talep eder: a) Belgelendirme için karar verilen kapsam, b) Başvuran kuruluşun fiziksel mahallerinin adı ve adresleri, proseslerinin ve operasyonlarının önemli hususları dâhil, genel özellikleri ve ilgili her türlü yasal yükümlülükler, c) Başvurulan belgelendirme alanıyla ilgili olarak faaliyetleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları ve varsa daha büyük bir şirketteki ilişkisi gibi hususlar hakkındaki genel bilgi, d) Şartlara uygunluğu etkileyecek kuruluş tarafından kullanılan, bütün dış kaynaklı proseslere ilişkin bilgi, e) Başvuran kuruluşun hangi standartlar ve şartlar için belgelendirme istediği, f) Yönetim sistemi ile ilgili olarak danışmanlık hizmetinin alınmasıyla ilgili bilgi. Not: Sistem belgelendirme müracaatında bulunan kuruluşun, farklı tüzel kişiliğe sahip olan her işletmesi için ayrı F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu doldurulmalı ve NQS' ye iletilmelidir). 6) Müracaat aşamasında, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu ile birlikte ek olarak müşteriden istenen kuruluş tüzel evraklarının da NQS' ye iletilmesi gerekmektedir. Gelen F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nun ve tüzel evrakların kontrolü Operasyon Sorumlusu tarafından gerçekleştirilir. Tüzel evrakların NQS' ye iletilmemesi ya da eksik/hatalı iletilmesi durumunda eksiklikler tamamlanıncaya kadar müracaat işleme alınmaz. Söz konusu tüzel evraklar aşağıda belirtilmiştir: P.0001 01.03.2013 00-1 / 5
1. Ticari Sicil Gazetesi 2. Vergi Levhası 3. Oda Faaliyet Belgesi 4. İmza Sirküleri 5. SGK Hizmet Listesi (Sistem belgelendirme müracaatında bulunacak kuruluşların, müracaatta NQS ye teslim etmesi gereken tüzel evraklar ve müracaata ilişkin gereklilikler, NQS nin web sitesinde de yayınlanmıştır.) 7) ISO 14000 çevre yönetim sistemi müracaatında bulunan kuruluşlar, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda yer alan çevresel faaliyetler ile ilgili bilgilerin bulunduğu bölümleri de doldururlar ve yukarıda belirtilen tüzel evraklar ile birlikte iletirler. 8) Çevre yönetim sistemi müracaatında bulunan kuruluşların varsa çevresel faaliyetlerine ilişkin sahip oldukları izinleri ve belgeleri (yasal zorunluluk gerektiren izinler gibi) müracaatta NQS ye bildirmeleri ve talep durumunda sahip oldukları izinlerin ve belgelerin kopyalarını da iletmeleri gerekmektedir. 9) Sistem belgelendirme müracaatları, aşağıda tanımlanan durumlarda kabul edilmez: a) Müracaatta bulunan kuruluşun belgelendirme kapsamının NQS akreditasyon kapsamına uygun olmaması (akreditasyonsuz belgelendirme müracaatlarında geçerli değildir) b) Kuruluşun gerekli tüzel evrakları, ilgili yasal şartlara ait izinleri ve belgeleri sağlayamamış olması c) Belgelendirme kurallarına (tarafsızlık, etik değerler, baskı, tehdit, vb.) uygun olmayan tarzda belgelendirme talebinde bulunulması d) Müracaat bilgileri ile tüzel evraklarda yer alan bilgilerin birbirleri ile uyuşmaması veya söz konusu belgelerin NQS ye iletilmemesi, söz konusu eksikliklerin veya çelişkili durumların giderilememesi e) Belgelendirmenin yapılmasına engel teşkil edebilecek nitelikte belgelendirmenin tarafsızlığını riske sokabilecek durumların tespit edilmesi f) Belgelendirme kuruluşlarının müracaatları 10) Müracaatta bulunan kuruluşun, müracaat sürecine ilişkin uygulamalarla ilgili soruları Operasyon Sorumlusu tarafından cevaplandırılır. 11) F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nun müşteri tarafından eksik veya yanlış doldurulması, tanımlamaların tam ve açıklayıcı olmaması, tüzel evraklarda eksiklik ya da farklı bilgiler olması durumunda müracaat sahibi ile görüşülür, söz konusu eksiklikler ve farklılıklar çözümleninceye kadar müracaat işleme alınmaz. 12) F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu, müracaat sahibi tarafından eksiksiz ve okunaklı olarak doldurulmalıdır aksi takdirde müracaat kabul edilmez ve formun yeniden doldurulması istenir. 13) Kuruluşun belgelendirme kapsamı, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda müşteri tarafından tanımlanan, kuruluşun üretim/hizmet konusu ve bünyesinde yürüttüğü proseslere göre belirlenir. Müşteri tarafından belirtilen kapsamda meydana gelen çelişkili durumlarda, Operasyon Sorumlusu, müşteri ile görüşerek veya ek bilgi ve belge talebinde bulunarak belgelendirme kapsamını netleştirir. 14) Belgelendirme kapsamı belirlenirken aşağıda belirtilen hususları belgelendirme kapsamı içerisinde açık, tam ve doğru olarak tanımlanır: 1. Ürün ya da hizmeti tanımlayacak şekilde olmalı ve ayrıca ilgili EA ve NACE kodlarını karşılamalı 2. Müşteri proseslerini karşılamalı 3. Ürün ya da hizmete ilişkin özel açıklamaları içermeli 4. Üretim ya da hizmet kapsamı açık ve doğru olarak tanımlamalı (Üretim, Satış, Satış sonrası hizmetler (servis), Montaj, Tasarım, vb.) 15) Müşteriden gelen F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda belirtilen kuruluşun belgelendirme kapsamının dâhil olduğu EA koduna göre ISO 9001:2008 müracaatlarında TÜRKAK Rehberi R 40.05 e göre ve ISO 14001:2004 müracaatlarında IAF MD5:2013 e göre karmaşıklık kategorisine göre dâhil olduğu risk grubu/ları tespit edilir ve Planlama Sorumlusu, müracaata ilişkin değerlendirmeyi yaparak değerlendirme sonucunu F.0002 Müracaat Değerlendirme Formu nda kayıt altına alır. 4.2.2 Müracaatların Değerlendirilmesi ve Belgelendirme Teklifi 1) Gelen müracaatlara ilişkin değerlendirme Planlama Sorumlusu tarafından gerçekleştirilir ve değerlendirmeye ilişkin gerekçelendirme ve sonuçlar, F.0002 Müracaat Değerlendirme Formu nda kayıt altına alınır. Denetim sürelerinin belirlenmesine ilişkin esaslar, IAF MD 5-2013 referans alınarak hazırlanan T.0001 Denetim Süresi Belirleme Talimatı' nda anlatılmıştır. 2) Değerlendirme kapsamında aşağıdaki konular gözden geçirilir: a) Müracaatta bulunan kuruluşun belgelendirme kapsamının, yetkilendirilmiş akreditasyon kapsamına uygun olması (akreditasyonsuz belgelendirme müracaatlarında gerekli değildir.) b) Başvuran kuruluş ve yönetim sistemi hakkındaki bilgi ve belgelerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması, c) Belgelendirme şartlarının açık bir şekilde tarif edilmesi, dokümante edilmesi ve başvuran kuruluşa verilmiş olması, d) NQS ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi, e) NQS nin belgelendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması (Belgelendirme taleplerinde başvuruda bulunan kuruluşun EA kodu, başvuru yapılan EA kodu kapsamında, denetçi ve teknik uzman kapasitesi gibi), P.0001 01.03.2013 00-2 / 5
f) İstenen belgelendirme kapsamı, başvuran kuruluşun operasyonlarının gerçekleştirildiği mahal/leri, faaliyet alanı ve sayısı, denetimlerin yapılması için gerekli olan zaman ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar (dil, güvenlik şartları, tarafsızlığa olan tehditler gibi). g) Denetimleri gerçekleştirme kararlarını gerekçelendirme kayıtlarının tutulması. h) Adam/Gün süresinde indirim veya artırım gerektirecek durumların olması, i) ISO 9001 için risk grupları ve ISO 14001için karmaşıklık kategorisi j) Yasal şartlar ve izinler 3) Planlama Sorumlusu, yapılan değerlendirme neticesinde başvurunun uygunluğunu onaylar ya da reddeder. Değerlendirme sonucunu F.0002 Müracaat Değerlendirme Formu nda belirtir. Başvurunun kabul edilmemesine ilişkin karar verilirken tarafsızlık prensiplerine bağlı kalınır ve tarafsızlığa aykırı hareket edilmez. 4) Planlama Sorumlusu, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu ve tüzel evrakları ve yapılan değerlendirmeye ilişkin sonuçların yer aldığı F.0002 Müracaat Değerlendirme Formu nu onaylayarak belgelendirme teklifinin hazırlanması için Operasyon Sorumlusu na teslim eder. Operasyon Sorumlusu tarafından tespit edilen eksikliklerin ve farklılıkların olması durumunda düzeltme için Planlama Sorumlusu na iade eder. 5) F.0003 Belgelendirme Teklifi, Operasyon Sorumlusu tarafından hazırlanır ve onaylanarak müşteriye gönderilir (faks/e-mail). Belgelendirme teklifleri, takip amacıyla Operasyon Sorumlusu tarafından F.0004 Teklif İzleme Formu na kayıt edilir. Belgelendirme teklifine ilişkin teklif sıra numarası Operasyon Sorumlusu tarafından F.0004 Teklif İzleme Formu' na göre verilir. 6) F.0003 Belgelendirme Teklifi kapsamında müşteriye sunulacak ilk belgelendirme, 1. ve 2. gözetim ve belge yenileme ücretleri, kuruluşun çalışan sayısına bağlı olarak belirlenen denetim süresine uygun olarak hesaplanır. Müşteriden ön denetim talebinin gelmesi durumunda ön denetim ücreti de teklif kapsamında belirtilir. (Belgelendirme ücretinin belirlenmesine ilişkin esaslar, T.0002 Ücretlendirme Talimatı nda açıklanmıştır). 7) F.0003 Belgelendirme Teklifi' nin müşteriye iletildiği tarihten itibaren 1 ay içerisinde müşteri tarafından herhangi bir nedenle onaylanmaması durumunda teklif geçerliliğini kaybeder ve F.0004 Teklif İzleme Formu nda belirtilir. Aynı müşterinin, söz konusu süre aşımından sonra yeniden sistem belgelendirme müracaatı söz konusu olduğunda F.0003 Belgelendirme Teklifi, yeni müracaat olarak değerlendirilir ve yeni müracaat no verilerek süreç aynen uygulanır. 8) F.0003 Belgelendirme Teklifi' nin müşteri tarafından onaylanarak NQS ye iletilmesinin ardından Operasyon Sorumlusu, müşteriye dosya açarak Müşteri Dosya No su verir. Müşteri Dosya No' su aşağıdaki şekilde belirlenir: XXXX-YY XXXX : Dosya Sıra No YY : Çevrim No Örnek: 0033-00 : 33 sıra no' lu müşteri - 1.Belgelendirme Çevrimi (ilk belgelendirme - 1.Gözetim - 2.Gözetim) 0033-01 : 33 sıra no' lu müşteri - 2.Belgelendirme Çevrimi (Belge Yenileme - 1.Gözetim - 2.Gözetim) 4.2.3 Belgelendirme Sözleşmesi 1) F.0003 Belgelendirme Teklifi' nin müşteri tarafından onaylanarak NQS ye iletilmesinin ardından Operasyon Sorumlusu, müşteriye dosya açarak Müşteri Dosya No su verir. F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi' ni hazırlar ve e-mail ile müşteriye gönderir. 2) F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi, kuruluş yetkilisi tarafından kaşelenip imzalanarak (sözleşmenin her sayfası müşteri tarafından paraflanmış olmalıdır) NQS' ye faks/e-mail ile gönderilir. Sözleşmenin müşteri tarafından onaylanmasının ardından denetim planlama süreci Planlama Sorumlusu tarafından başlatılır. 3) Baş denetçi, denetim öncesinde müşteri tarafından imzalanmış F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi' nin her iki nüshasını da teslim alır ve denetim sonrasında Belgelendirme Müdürü' ne teslim eder. 4) F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi, tarafından da imzalanarak bir nüshası denetim raporu ile birlikte kuruluşa kargo ile gönderilir, bir nüshası da kuruluşun dosyasında saklanır. 5) Kuruluşun bilgi sahibi olması gereken belgelendirme kurallarına ilişkin dokümanlara, müşteri tarafından NQS web sitesinden erişilebilir. Erişimin sağlanamadığı durumlarda söz konusu dokümantasyon müşteriye talep edilen şekilde (e-mail/faks/kargo) gönderilir. 6) F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi' nin müşteri tarafından onaylanarak NQS' ye iletilmesinin ardından Planlama Sorumlusu tarafından F.0006 Belgelendirme Denetim Programı hazırlanır. Program, iki aşamalı ilk belgelendirme denetimi, birinci ve ikinci yıllarda yapılacak olan gözetim denetimlerini ve belgelendirmenin geçerliliğini doldurmadan önceki üçüncü yılda yeniden belgelendirme denetimini kapsar. 7) Belgelendirilecek yönetim sistem/lerine ilişkin müşteri dokümantasyonunun temini ve denetimin planlanmasına ilişkin süreç, P.0002 Denetim Planlama Prosedürü nde anlatılmıştır. 4.2.4 Sözleşme Şartlarında Meydana Gelen Değişiklikler 1) Müşteri ile yapılan F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi' nde denetim öncesinde oluşan her türlü müşteri ya da NQS kaynaklı değişiklik talepleri, mutlaka ilgili tarafa yazılı olarak bildirilir ve onay alınır. 2) Müşteri tarafından yapılan değişiklik talepleri Belgelendirme Müdürü ne iletilir ve değerlendirilir. Talebin uygun bulunması halinde söz konusu değişiklik/değişiklikler ilgili dokümantasyona yansıtılır ve dokümantasyon yeniden düzenlenerek müşteriye onaylatılır. P.0001 01.03.2013 00-3 / 5
3) Müşteri tarafından yapılan değişiklik talebinin uygun bulunmaması halinde bu durum müşteriye gerekçesi ile izah edilir ve müşterinin ısrarı durumunda belgelendirme müracaatı kabul edilmez ve süreç karşılıklı olarak iptal edilir. 4) Değişiklik talebinin NQS den gelmesi durumunda, Planlama Sorumlusu tarafından müşteriye önce sözlü olarak bildirilir. Müşteriden talep edilen değişikliğe ilişkin onayın alınmasının ardından ilgili dokümantasyon revize edilir ve müşteriye gönderilir. 5) Değişikliğin müşteri tarafından kabul edilmemesi durumunda, müşterinin değişikliğe ilişkin görüşü alınır, tarafsızlık ve belgelendirme sürecine ilişkin belirlenen kurallar ihlal edilmediği sürece akreditasyon kuralları çerçevesinde uygulama gerçekleştirilir. 6) Değişikliğin müşteri tarafından hiçbir şekilde uygun bulunmaması ve çözümsüz kalındığı durumunda belgelendirme süreci karşılıklı anlaşma sağlanarak feshedilir. 4.2.5 Müracaat İptalleri 1) Müracaatta bulunan kuruluşların aşağıdaki belirtilen durumlar söz konusu olduğunda müracaatları iptal edilir ve müracaat aşamasından alınan belgeler F.0038 Ana Kayıt Listesi ne uygun olarak saklanır. Aynı kuruluşun yeniden müracaatı durumunda, yeni müracaat olarak işleme alınır. 2) Müracaatın iptaline neden olacak durumlar: a) Teklifin belirtilen süre içerisinde (1 ay) onaylanmaması ya da NQS ye iletilmemesi b) Müracaatın ilk değerlendirilmesi aşamasında tespit edilen eksikliklerin ya da anlaşmazlıkların giderilememesi c) Kuruluşun, F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda belirttiği bilgilerin doğru olmadığının tespit edilmesi, yanıltıcı bilgi verilmesi, müşteri tarafından imzalanmaması ve formun NQS' ye iletilmemesi d) Müracaatın kabulünden sonra yukarıda tanımlanan müracaatın kabul edilmesine engel durumların oluşması veya tespit edilmesi e) Müşteri tarafından yapılan değişiklik talebinin uygun bulunmaması, gerekçenin müşteri tarafından kabul edilmemesi f) Kuruluşun sözleşmenin imzalanmasından sonra, sözleşme şartlarına riayet etmemesi g) Kendisine bildirilen denetim bilgilerinin teyit edilmemesi h) Belgelendirme için teklifte belirtilen ve mutabık kalınan hizmet bedelinin ödenmemesi 4.3 Belge Transferi 4.3.1 Belge Transferi Müracaatlarının Alınması 1) Herhangi bir belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirilmiş bir kuruluşun, belgesini NQS ye transfer (devir) etmek istemesi durumudur ve müracaat sahibi tarafından F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu' nda belirtilir. Belge transferi müracaatlarının alınmasına ilişkin şartlar IAF MD2:2007 ye uygun olarak belirlenmiştir. 2) Belge transferi talebinin kabul edilebilmesi için, aşağıda belirtilen transfer gerekliliklerinin sağlanması gerekmektedir: a) Kuruluşun sahip olduğu belgenin halen aktif (geçerli) durumda olması gerekmektedir. b) Kuruluşun belgelendirme kapsamının, NQS nin yetkilendirildiği akreditasyon kapsamına uygun olması gerekmektedir. (Akreditasyonsuz belge transferi taleplerinde bu şart aranmaz). c) Belge transferine konu olan belgelenin uluslararası bir akreditasyon kurumundan yetkilendirilmiş (akredite edilmiş) bir belgelendirme kuruluşu tarafından verilmiş olması gerekmektedir. d) Belge transferi talebine konu olan sebebin uygun olması e) Herhangi bir nedenle belgesi askıda olan veya belgesi geri çekilmiş olan, hakkında itiraz veya şikâyet nedeniyle hukuki sürecin devam ettiği kuruluşların belge transferi müracaatları kabul edilmez. f) Kuruluşun bir önceki belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilen denetimde tespit ettiği uygunsuzluk/lara ait düzeltici faaliyetlerin uygulanmış ve varsa tespit edilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekmektedir. g) Madde 4.2.1/Yeni Belgelendirme Müracaatları/Madde 9 da belirtilen kuruluşun müracaatının kabul edilmemesine neden olan durumların olmaması gerekmektedir. h) Yasal şartlara uyum konusunda düzenleyici kuruluşlar ile organizasyon arasında mevcutta herhangi bir çatışma/yükümlülük olmamalıdır. 4.3.2 Belge Transferi Müracaatlarının Değerlendirilmesi 1) Belge transferi müracaatları, yeni belgelendirme müracaatlarında olduğu gibi Operasyon Sorumlusu tarafından alınır ve yapılan ön görüşmenin ardından yukarıda belirtilen koşulları sağlaması durumunda F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu ile NQS ye iletilir. 2) Belge transferinde, ek olarak müşteriden F.0007 Belge Transferi Formu nun ilgili bölümlerini doldurarak NQS ye iletmesi istenir. Belge transferi müracaatında bulunmak isteyen kuruluşlar, müracaatlarını NQS web sitesinden de yapabilirler. Ayrıca, belge transferine ilişkin kurallar, NQS web sitesinde kamuya açık tutulmaktadır. 3) Yapılan belge transferi müracaatı kapsamında alınan bilgiler, F.0007 Belge Transferi Formu doğrultusunda gözden geçirilerek belge transferinin yapılabilirliğine karar verilir. 4) Normal olarak sadece geçerli belgelerin transferi gerçekleştirilebilir. Askıya alınmış ya da askıya alınma tehdidi olan kuruluşların belge transferi talepleri kabul edilemez. 5) Kuruluş, belge transferi için aşağıda belirtilen dokümantasyonu en geç 1 hafta içerisinde NQS ye iletir: 1. El Kitapları (Organizasyon şeması, tüm prosesleri gösterir proses etkileşimleri şeması, kalite politikası ve hedefleri, kuruluş kapsamını da içerecek şekilde), Prosedürler 2. Güncel Doküman Listesi, Kalite Kayıtları Listesi 3. Kuruluşun sahip olduğu izinler ve belgeler P.0001 01.03.2013 00-4 / 5
4. İç tetkik kayıtları ve son yapılan yönetimin gözden geçirme toplantısı tutanağı 5. Son tetkikte tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin açılan uygunsuzluk raporları (Uygunsuzlukların etkin olarak kapatıldığından emin olunmadan belge devir işlemleri başlatılmaz) 6. Kuruluşun belgesinin kopyası ve önceki belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilen son denetime ait denetim raporu 6) Mümkün ise, önceki belgelendirme kuruluşu ile yapılan görüşme neticesinde, belgelendirme kuruluşundan kuruluş ile doğrudan ya da dolaylı olarak alakalı yapılan şikâyet ve bildirimler hakkında bilgi alınır. Mevcut ya da süregelen herhangi bir anlaşmazlık, mahkeme, şikâyet durumu söz konusu ise müracaat kabul edilmez. 7) Yukarıda tanımlanan bilgi ve belgelerin birinin ya da birkaçının sağlanamaması durumunda transfer işlemi yapılamaz ve yeni müracaat olarak işleme alınır. 4.4 Değişiklik Müracaatları 4.4.1 Kapsam Genişletme Müracaatları NQS tarafından belgelendirilmiş kuruluşların önceden belgelendirilmiş kapsamlarına yeni bir ya da birkaç kapsam dâhil etmek istemeleri durumunda kapsam genişletme taleplerini yazılı olarak NQS' e bildirirler (P.0006 Belgelendirme ve Müşteri Şartlarında Değişiklikler Prosedürü). NQS Belgelendirme Müdürü talep edilen kapsam genişletme talebini inceler ve yapılabilir olup olmadığına karar verir. Kapsam genişletme talebinin uygunluğuna karar verilmesi durumunda kapsam genişletme için kuruluşa kapsam genişletme teklifi hazırlanır ve gönderilir. Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme için özel denetim planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. P.0003 Denetim ve Belgelendirme Prosedürü' nde anlatılmıştır. 4.4.2 Kapsam Daraltma Müracaatları Müşteriden kapsam daraltma (mevcut belgelendirilmiş kapsamın bir kısmı dışarıda kalacak şekilde daraltılması) talebi söz konusu olduğunda talep yazılı olarak NQS' e bildirilir (P.0006 Belgelendirme ve Müşteri Şartlarında Değişiklikler Prosedürü). NQS Belgelendirme Müdürü talep edilen kapsam daraltma talebini inceler ve yapılabilir olup olmadığına karar verir. Kapsam daraltma talebinin uygunluğuna karar verilmesi durumunda denetim gerçekleştirilmeden yeni belge düzenlenir. P.0003 Denetim ve Belgelendirme Prosedürü' nde anlatılmıştır. 4.4.3 Adres Değişikliği Müracaatları NQS tarafından belgelendirilmiş kuruluşlar sözleşme gereği adres değişikliklerini NQS' e bildirmek zorundadır. Bu nedenle belgelendirilmiş kuruluş adres değişikliğini yazılı olarak bildirirler. Adres değişikliği bildirimine ek olarak adres değişikliğini gösteren sicil gazetesini de beraberinde NQS' ye iletirler. Gelen adres değişikliği başvurusu ve sicil gazetesi Planlama Sorumlusu' na iletilir ve belgelendirilmiş kuruluşun belgelendirme kapsamı göz önünde bulundurularak değişiklikten etkilenen tüm standart maddeleri göz önünde bulundurularak denetim gerekip gerekmediği belirlenir. Üretim kuruluşlarında her durumda denetim planlanır. Planlama Sorumlusu, planlanan denetim süresine uygun olarak teklifi hazırlar ve müşteriye gönderir. Müşterinin teklifi onaylaması durumunda planlanan adres değişikliği denetimi gerçekleştirilir. Müşteri tarafından yapılan değişikliklerin bildirilmesine ilişkin uygulamalar P.0007 Müşteri ve Belgelendirme Şartlarında Değişiklikler Prosedürü' nde anlatılmıştır. 5. KAYITLAR F.0001 Sistem Belgelendirme Müracaat Formu F.0002 Müracaat Değerlendirme Formu F.0003 Belgelendirme Teklifi F.0004 Teklif İzleme Formu F.0005 Belgelendirme Sözleşmesi F.0006 Belgelendirme Denetim Programı F.0007 Belge Transferi Formu 6. REVİZYON BİLGİLERİ Revizyon No Revizyon Tarihi Madde No Revizyon Açıklaması P.0001 01.03.2013 00-5 / 5