TÜRKİYE BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA KURUMU THE SCIENTIFIC AND TECHNOLOGICAL RESEARCH COUNCIL OF TURKEY Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi Proje No: 107K195 Proje Yürütücüsü Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ Proje Araştırmacıları Mehmet TORUNLAR Selvet SARAÇ Doç. Dr. Fatih RUKANCI Yrd. Doç. Dr. Hakan ANAMERİÇ Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırma Grubu Social and Human Science Research Grant Group EKİM 2009 ANKARA
ÖNSÖZ Üniversitelerde, belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin sorunlara çözüm getirecek uygulamaların yapılmasını sağlayacak gerekli prosedürleri belge yönetimi ve arşivcilik ilke ve yöntemleri çerçevesinde oluşturmak; belgelerin üretimiyle başlayan ve diğer tüm süreçleri içeren, üniversitelerin gereksinimlerini karşılayacak belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısının ne olması gerektiğini ortaya koymak ve ülkemiz üniversiteleri için model oluşturmak amacıyla yapılmış bir projedir. Belgenin üretimiyle başlayan belge yönetimi ve arşiv işlemleri; yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha, dosya düzenleme ve erişim/kullanım gibi birbiriyle bağlantılı süreçler zincirinden oluşan bir sistemler bütününden oluşur. Bu bütünsel yapının tanımlanarak işler hale getirilmesi için bir kılavuza ihtiyaç olduğunun sıklıkla gündeme getirilen konular arasında yer alması, özellikle üniversitelerde bu konuda ciddi sıkıntılar yaşandığının görülmesi üzerine geliştirilen bu proje TÜBİTAK tarafından desteklenmiş, Ankara Üniversitesi ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) nce katkı sağlanmıştır. Proje, Ankara Üniversitesi nin en üst yönetimi başta olmak üzere tüm personelinin katkı ve destekleri ile Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci nin yürütücülüğünde Ankara Üniversitesi ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uzmanlarından oluşan proje ekibi tarafından alan çalışması yapılarak gerçekleştirilmiştir. Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi ile üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin oluşturulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usuller verilmiş; üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı belirlenmiş; aynı zamanda üniversitelerin elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemine temel oluşturacak yapı tanımlanmıştır. Proje kapsamında Ankara Üniversitesi nde yürütülen uygulamalı çalışmalar sonucunda oluşturulan iş ve işlem süreçleri, hazırlanan işlem kılavuzları ve yönergeler, Ankara Üniversitesi nin ilgili birimlerine ve yönetim kademelerine sunulmuş, gelen eleştiri ve öneriler doğrultusunda değişiklikler ve ilaveler yapılarak son biçimleri verilmiştir. Projenin çıktısı olarak hazırlanan kılavuz, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin neleri içerdiğini, belge yönetimi ve arşiv sisteminin yapısının nasıl oluşturulması gerektiğini ve yapılması gereken çalışmaları örneklendirerek vermektedir. Günümüzde hiç kuşkusuz ki, belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin önemli bir ayağını da elektronik boyut oluşturmaktadır. Ancak üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı oluşturulduktan sonra elektronik belge yönetimi ve arşiv işlemlerine geçilmesi mümkün olabilecektir. Proje sonuçları ve çıktısı, e-belge yönetimi ve arşivleme gibi yeni gelişmelerin geçen zaman içinde yarattığı etkiyi üniversitelerin yararına yönlendirecek açılımlar sağlaması ve e-belge yönetim sistemi (EBYS) ne geçişte yararlanılacak bilgiler sunması bakımından dikkate alınması gereken bir dokümandır. Proje çalışmalarının bir çıktısı olarak, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması ve işlemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesini sağlamak amacıyla, Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı adlı kılavuz hazırlanarak Proje Sonuç Raporu ile birlikte TÜBİTAK a sunulmuştur. Çalışmalar süresince destek olan herkese teşekkürlerimizi sunarken katkılarını anmadan geçemeyeceğimiz kurum ve kişileri de burada belirtmek bizim için ayrıca önem taşımaktadır. Bu bağlamda; başlangıçta araştırmacı olarak projede yer alan ve projenin Ankara Üniversitesi nde uygulamaya geçirilmesi sürecine destek olan, daha sonra kendi isteği ile projeden ayrılan Prof. Dr. Doğan Atılgan a, projenin başından beri bursiyer olarak projede görev alan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı doktora öğrencisi Burcu Keten e ve projeye son altı aylık dönemde katılan Yusuf Yalçın a, proje süresince birlikteliğimizin devam ettiği proje araştırmacıları Mehmet Torunlar, Selvet Saraç, Fatih Rukancı ve Hakan Anameriç e ayrı ayrı teşekkür ederim. 1
Projeye sağladıkları katkı ve desteklerden dolayı Ankara Üniversitesi yöneticileri Prof. Dr. Nusret Aras (Önceki Rektör), Prof. Dr. Ömer L. Gebizlioğlu (Önceki Rektör Yardımcısı), Prof. Dr. Cemal Taluğ (Rektör), Prof. Dr. N. Yasemin Oğuz (Rektör Yardımcısı), Ertuğrul Mülazımoğlu (Genel Sekreter Yrd. Vekili) başta olmak üzere tüm üniversite çalışanları ile Devlet Arşivleri Genel Müdürü Doç. Dr. Yusuf Sarınay a teşekkür ederim. Belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının Rektörlük düzeyinde yürütülmesini ve BEYAS Koordinasyon Ofisi nin oluşturulmasını sağlayan Rektör Yardımcısı Prof. Dr. N. Yasemin Oğuz hocamıza destekleri ve bizlere duyduğu güvenlerinden dolayı kendilerine ayrıca teşekkür ederim. Proje süresince TÜBİTAK ile olan ilişkilerimizde bize yardımcı olan ve sorularımızı büyük bir nezaket ve titizlikle cevaplayan Dr. Şükrü Kaya ya ayrıca teşekkür ederim. Ülkemiz üniversiteleri için önemli bir kaynak kılavuzun çıkarılmasını sağlayan bu projeye verdikleri maddi ve manevi destek için TÜBİTAK a özellikle teşekkür etmek isterim. Uygulamalı bir çalışmayla yürütülen Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi sonuç raporu ve uygulama kılavuzu eki ile birlikte Aralık 2009 (Ekim 2009 tarihinde proje çalışmaları tamamlanmış olup sözleşmede tanınan iki aylık rapor yazma süresi kullanılmıştır) tarihinde TÜBİTAK a sunulmuştur. Saygılarımızla, Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Geliştirme Projesi (107K195) Yürütücüsü 2
İÇİNDEKİLER Önsöz... 1 İçindekiler.... 3 Kısaltmalar.. 7 Özet. 8 Abstract 9 1. GİRİŞ.. 10 1.1 Projenin Amacı.... 11 1.2 Projenin Kapsamı...... 11 1.3 Proje Çıktılarının Sunumu... 12 1.4 Proje Çıktılarının Yararları... 14 1.5 Proje Çıktılarının Kullanım Amaçları ve Hedefleri.. 15 2. GENEL BİLGİLER... 17 2.1 Çalışmalar Başlarken... 17 2.2 Proje Ekibi ve Toplantılar.. 18 2.3 Ankara Üniversitesi Senatosu Bilgilendirme ve Destek Sunumu.. 19 2.4 Yükseköğretim Kurulu Bilgilendirme... 19 2.5 Yabancı Ülke Üniversiteleri Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemlerinin İncelenmesi 20 2.6 Kurumsal Analiz Çalışmaları 20 2.7 Yerinde İnceleme ve Görüşmeler.... 20 2.8 BEYAS Yapılandırma Çalışmaları..... 20 2.9 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlu ve Yetkilileri Belirleme Çalışması 21 2.10 Birimlere Kod Verilmesi Çalışması. 21 2.11 BEYAS Koordinasyon Ofisi Kurulması... 21 2.12 Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Biriminin Kurulması.. 21 2.13 Belge Merkezi ve Arşivleri Mekân Tahsisi ve Düzenleme.. 21 2.14 BEYAS Web Sitesi ve İletişim Listesi. 21 2.15 Eğitim Çalışmaları. 22 2.16 Hazırlanan İşlem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler.... 22 2.17 Hazırlanan Formlar... 22 2.18 Dosya/Klasör Etiketi ve İçerik Listesi Oluşturma ve Uygulama Çalışması.. 22 2.19 Saklama Süreli Dosya Planı Çalışmaları.... 23 2.20 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonlarının Kurulması.. 23 2.21 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Çalışmaları... 23 2.22 Belge Merkezi ve Arşivleri Envanter Çalışması. 23 2.23 Çalışma Raporları. 23 2.24 Yapılan Görüşme ve Ziyaretler... 24 2.25 Sunulan Bildiri... 24 3
2.26 Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı Hazırlanması. 24 3. GEREÇ VE YÖNTEM. 25 3.1 Bilgi Derleme ve Analiz Çalışmaları 28 3.2 Yerinde İncelemeler ve Birim Yetkilileri İle Görüşmeler 31 3.3 Yabancı Üniversite Sistemlerinin İncelenmesi.. 31 3.4 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemlerini Yürütecek İdari Birimlerin Oluşturulması 32 3.5 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlu/Yetkilileri Belirleme Çalışması.. 33 3.6 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonlarının Yapısı, Kurulması ve Çalışmaları... 34 3.7 Belge Merkezi ve Arşivleri Envanter Çalışması.. 34 3.8 Eğitim Seminerleri. 35 3.9 Web Sitesi ve İletişim Listesi ile Bilgilendirme... 36 3.10 Hazırlanan Standart Form, Yönerge ve Kurallar İçin Görüş Alınması ve Üst Yönetim Tarafından Uygulamaya Konulması 37 3.11 Üst Yönetim Desteğinin Sağlanması 39 3.12 İlgili Kurumları Bilgilendirme ve İlişkili Çalışmalarla Bütünleştirme... 40 3.13 Bildiri Sunma ve Kılavuz Hazırlama 42 4. BULGULAR VE ÇIKTILAR 43 4.1 ÜNİVERSİTELERDE BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ 43 4.1.1 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Vizyonu. 45 4.1.2 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Misyonu. 45 4.1.3 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Politikası. 46 4.1.4 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Stratejisi. 48 4.1.5 Nitelikli Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Yararları. 52 4.2 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) YAPISI... 54 4.2.1 Yasal ve İdari Düzenlemeler.. 55 4.2.2 Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Yapısı 57 4.2.2.1 Kurum Belge Merkezi ve Arşivi.. 59 4.2.2.2 Birim Belge Merkezi ve Arşivi.. 59 4.2.2.3 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi.... 61 4.2.2.4 Ünite Belge Merkezi ve Arşivi.. 62 4.2.2.5 Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi.. 62 4.2.3 BEYAS Yapısında Üniversite Birimlerinin Durumu.. 63 4.2.3.1 Rektörlüğe Bağlı Müşavirlik/Daire Başkanlığı/ Müstakil Müdürlükler/Merkezler 63 4.2.3.2 Fakülteler.. 63 4.2.3.3 Hastaneler.. 64 4.2.3.4 Konservatuar/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları. 65 4.2.3.5 Enstitüler.... 66 4.2.3.6 Araştırma ve Uygulama Merkezleri. 67 4.2.3.7 Rektörlüğe Bağlı Bölümler (Enformatik-Güzel Sanatlar-Türk Dili).... 68 4.2.4 Görevlendirme-Yer-Donanım. 68 4
4.2.5. Görev ve Sorumluluklar.. 69 4.2.5.1 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlularının Belirlenmesi. 69 4.2.5.2 Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlularının Görevleri. 71 4.2.5.2.1 Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlularının Görevleri. 71 4.2.5.2.2 Birim Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlularının Görevleri 73 4.2.5.2.3 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlularının Görevleri 74 4.3 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ... 76 4.3.1 Belge Üretimi ve Yazışma Yönetimi. 76 4.3.1.1 Yazışma Birim Kodları ve Kullanımı 76 4.3.1.1.1 FF Seviyesi Yazışma Birim Kodları Uygulaması 77 4.3.1.1.2 GG ve HH Seviyesi Yazışma Birim Kodları Uygulaması 80 4.3.1.1.3 Fakülte ve Enstitülerde Bölüm ve Anabilim Dalları Düzeyinde Yazışma Birim Kodlarının Kullanımı. 84 4.3.1.2 Yazışma Kuralları ve Yazışma Yönetmeliği 84 4.3.1.3 Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi... 86 4.3.1.4 İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergeleri 87 4.3.2 Dosyalama İşlemleri ve Dosya Yönetimi.. 87 4.3.2.1 Genel Açıklamalar. 87 4.3.2.2 Neden Standart Dosya Planı?. 89 4.3.2.3 Dosya Planı Çalışmaları... 90 4.3.2.3.1 Ortak Alanlara Ait Standart Dosya Planı Çalışması... 90 4.3.2.3.2 Üniversiteler İçin Ana Konular Standart Dosya Planı Çalışması... 91 4.3.2.4 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kullanım ve Uygulama Kılavuzu 92 4.3.2.5 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı 92 4.3.2.6 Ünitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi. 105 4.3.2.7 Belge Merkezi ve Arşivleri Çalışma ve İşlem Yönergesi.. 105 4.3.3 Saklama Planları.... 107 4.3.3.1 Amacı ve Yararları. 107 4.3.3.2 Saklama Planı Çalışmaları... 108 4.3.3.3 Saklama Süreleri ve Kodları 109 4.3.3.4 Saklama Sürelerinin Hesaplanması. 110 4.3.3.5 Saklama Planı Çizelgelerinin Kullanımı.. 110 4.3.3.6 Saklama Planları.. 113 4.3.3.6.1 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı 111 4.3.3.6.2 Üniversiteler Tespit ve Değerlendirme Formları. 111 4.3.4 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonlarının Yapısı ve İşlemleri.... 113 4.3.4.1 Genel Açıklamalar. 113 4.3.4.2 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonlarının Yapısı.. 114 4.3.4.2.1 Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonu. 114 4.3.4.2.2 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları. 115 5
4.3.4.3 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları. 116 4.3.5 Arşiv Belgesi Devir (Transfer) İşlemleri.. 117 4.4 BELGE MERKEZİ VE ARŞİV MEKÂNLARI.... 118 4.4.1 Müstakil Belge Merkezi ve Arşiv Mekânlarının Fiziki Özellikleri. 118 4.4.2 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşiv Mekânlarının Fiziki Yerleşim Alanlarına Ait Kurallar... 119 4.4.3 Belge Merkezi ve Arşiv Depolarının İç Yapı ve Donanım Özellikleri. 119 4.5 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ. 121 4.5.1 Elektronik Belgelerin Özellikleri. 123 4.5.2 Elektronik Belge Yönetiminde Dosya Planları, Saklama Planları ve Tasfiye 123 4.5.3 E-Belge Paylaşımı ve Üstverilerin Gerekliliği. 124 4.5.4 Dijitalleştirme Elektronik Belge Yönetimi midir? 124 4.5.5 Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Boyutları.. 124 5. TARTIŞMA/SONUÇ.... 126 6. KAYNAKÇA... 131 7. EKLER... 136 EK-1: Bilgi Toplama ve Analiz Formları (BEYAS-FR-10 ve BEYAS-FR-11).. 136 EK-2: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Çalışmaları Raporu-12 (BEYAS-RP-12). 149 Ek-3: BEYAS El Kitabında Yer Alan Yönergeler-Kılavuzlar-Standart Formlar Listesi 157 Proje Özet Bilgi Formu 159 6
Özet Üniversitelerde, belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin sorunlara çözüm getirecek uygulamaların yapılmasını sağlayacak gerekli prosedürleri belge yönetimi ve arşivcilik ilke ve yöntemleri çerçevesinde oluşturmak; belgelerin üretimiyle başlayan ve diğer tüm süreçleri içeren, üniversitelerin gereksinimlerini karşılayacak belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısının ne olması gerektiğini ortaya koymak ve ülkemiz üniversiteleri için model oluşturmak amacıyla yapılmış bir projedir. Bu bağlamda projenin uygulama sürecinin gerçekleştirildiği Ankara Üniversitesi nde belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin analiz çalışmaları yapılmış, elde edilen verilere dayanılarak Ankara Üniversitesi için bir belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı oluşturulmuş; belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin süreçler belirlenerek uygulama kılavuzları üretilmiş ve hayata geçirilmiştir. Oluşturulan yapı ve tanımlanan süreçlerin ülkemiz üniversitelerine model olabileceği öngörülmüştür. Bu proje çalışması ile üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin oluşturulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usuller verilmiş; üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı belirlenmiş; aynı zamanda üniversitelerin elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemine temel oluşturacak yapı tanımlanmıştır. Proje kapsamında Ankara Üniversitesi nde yürütülen uygulamalı çalışmalar sonucunda oluşturulan iş ve işlem süreçleri, hazırlanan işlem kılavuzları ve yönergeler, Ankara Üniversitesi nin ilgili birimlerine ve yönetim kademelerine sunulmuş, gelen eleştiri ve öneriler doğrultusunda değişiklikler ve ilaveler yapılarak son biçimleri verilmiştir. Projenin çıktısı olarak hazırlanan kılavuz, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin neleri içerdiğini, belge yönetimi ve arşiv sisteminin yapısının nasıl oluşturulması gerektiğini ve yapılması gereken çalışmaları örneklendirerek vermektedir. Proje sonuç ve çıktıları üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin geliştirilmesine yönelik politikalar, süreçler ve uygulamalar öngörmek yanında, üniversiteler içinde bu türden kontrolleri oluşturabilecekleri oldukça geniş bir çerçeve çizerek örnek yönergeleri ve uygulamaları da vermektedir. Proje çalışmalarının bir çıktısı olarak, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması ve işlemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesini sağlamak amacıyla, Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı adlı kılavuz hazırlanarak Proje Sonuç Raporu ile birlikte TÜBİTAK a sunulmuştur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile birlikte son biçimi verilen ve 2010 yılı itibariyle tüm yükseköğretim kurumlarında uygulamaya konulması öngörülen Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı nı da içeren El Kitabı Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından ülkemiz üniversitelerinde belge yönetimi ve arşiv sisteminin hayata geçirilmesini sağlamak amacıyla Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na iletilmiştir. Anahtar Kelimeler: 1. Belge yönetimi 2. Arşiv yönetimi 3. Belge yönetimi ve arşiv sistemi 4. Kamu yönetimi, arşivler 5. Yazışma yönetimi 5. Dosya planları 6. Saklama planları 7
Abstract The project has been made for procedures that are designated for applications as solutions to records management and archiving operations in the frame of records management and archiving principles and methods, and has been exposed what such a structure of records management and archive system would be needed for universities including, from the beginning through the whole process to be required in the universities, and has been aimed to constitute a model for universities in our country. In this sense, analysis work regarding records management and archive operations has been applied in Ankara University, where the technical process has been carried out; the structure of records management and archive system for Ankara University has been constituted based on data aggregated; the procedures related to records management and archive operations had been determined, subsequently, application guideline was prepared and put into practice. It has been predicted that the structure and procedures described would be a model for universities in our country. The route and method needed to be followed with this project work has been given; while the structure of records management and archive system for universities has been detected, the structure basis for electronic records management and archive system has been defined. As for the content of the project work and operative procedures implemented, operative guidelines and instructions have been prepared and presented to the head and officers at administrative stages at Ankara University, and also have been revised upon to the approved change requests. Guideline prepared as the project output includes what operations of records management and archive are involved, and by how they should be constituted and what Works should be considered are provided by sampling in universities. Conclusions and outputs of the project predict policies, processes and procedures related to the development of records management archive system, and give sample instructions and implementations by drawing a large frame encompassing the control devices within the universities as well. As one of the project outputs, the manual, titled Records Management and Archive System/ Operations (BEYAS) Guideline for Universities has been prepared and presented with the Project Conclusion Report to TÜBİTAK for the aim of the provision to establish the records management and archive system and to carry out the operations in an integrated structure. The Manual, Upper Level Organizations of Higher Education and Institutions of The Council of Higher Education Standard File Plan with Retention Period included has been revised with The Prime Ministry General Directorate of the State Archives and as from 2010, has been predicted that it will be put into practice in all Institutions of The Council of Higher Education of the Republic of Turkey, has been released to The Council of Higher Education for the aim of the provision to fulfill records management and archive system at universities in our countries by The Prime Ministry General Directorate of the State Archives. Key Words: 1. Records management 2. Archives Management 3. Records management and archives system 4. Public administration, archives 5. Correspondence management 5. File Plans 6. Retention Plans 8
TÜBİTAK PROJE ÖZET BİLGİ FORMU Proje No: 107K195 Proje Başlığı: Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi Proje Yürütücüsü ve Araştırmacılar: Yürütücü: Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ Araştırmacılar: Mehmet TORUNLAR Selvet SARAÇ Doç. Dr. Fatih RUKANCI Yrd. Doç. Dr. Hakan ANAMERİÇ Projenin Yürütüldüğü Kuruluş ve Adresi: Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü 06100 Sıhhiye/Ankara Destekleyen Kuruluş(ların) Adı ve Adresi: TÜBİTAK Atatürk Bulvarı No: 221 06100 Kavaklıdere / ANKARA Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Dögol Caddesi 06100 Tandoğan/Ankara Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Caddesi No: 59 06180 Yenimahalle/ANKARA Projenin Başlangıç ve Bitiş Tarihleri: 15 Ekim 2007-15 Ekim 2009 Öz (en çok 70 kelime) Bu proje çalışması ile üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin oluşturulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usuller verilmiş; üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı belirlenmiş; aynı zamanda üniversitelerin elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemine temel oluşturacak yapı tanımlanmıştır. Oluşturulan yapı ve tanımlanan süreçlerin ülkemiz üniversitelerine model olabileceği öngörülmüştür.proje kapsamında Ankara Üniversitesi nde yürütülen uygulamalı çalışmalar sonucunda oluşturulan iş ve işlem süreçleri, hazırlanan işlem kılavuzları ve yönergeler, Ankara Üniversitesi nin ilgili birimlerine ve yönetim kademelerine sunulmuş, gelen eleştiri ve öneriler doğrultusunda değişiklikler ve ilaveler yapılarak son biçimleri verilmiştir. Projenin çıktısı olarak hazırlanan kılavuz, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin neleri içerdiğini, belge yönetimi ve arşiv sisteminin yapısının nasıl oluşturulması gerektiğini ve yapılması gereken çalışmaları örneklendirerek vermektedir. Proje sonuç ve çıktıları üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin geliştirilmesine yönelik politikalar, süreçler ve uygulamalar öngörmek yanında, üniversiteler içinde bu türden kontrolleri oluşturabilecekleri oldukça geniş bir çerçeve çizerek örnek yönergeleri ve uygulamaları da vermektedir. Proje çalışmalarının bir çıktısı olarak, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması ve işlemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesini sağlamak amacıyla, Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı adlı kılavuz hazırlanarak Proje Sonuç Raporu ile birlikte TÜBİTAK a sunulmuştur. 9
Anahtar Kelimeler: 1. Belge Yönetimi (Records Management) 2. Arşiv Yönetimi (Archives Management) 3. Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (Records Management and Archives System) 4. Kamu Yönetimi, Arşivler (Public Administration, Archives) 5. Yazışma Yönetimi (Correspondence Management) 5. Dosya Planları (File Plans) 6. Saklama Planları (Retention Plans). Fikri Ürün Bildirim Formu Sunuldu mu? Evet Gerekli Değil Fikri Ürün Bildirim Formu nun tesliminden sonra 3 ay içerisinde patent başvurusu yapılmalıdır. Projeden Yapılan Yayınlar: 1. Özdemirci, Fahrettin. "Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Geliştirme ve Uygulama Projesi: Bir İşbirliği Örneği, Balkan ülkeleri kütüphanelerarası bilgi-belge yönetimi ve işbirliği sempozyumu bildirileri, 05-07 Haziran 2008, Edirne/Türkiye / Yay. hazl. Ender Bilar ve Yaşagül Ekinci. Edirne: Trakya Üniversitesi, 2008. İçinde 225-235. 2. Özdemirci, Fahrettin, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç. Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı. Ankara: 2009. xx, 411 s. 10