İÇİNDEKİLER 2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU 2.2. Kongre Hizmetleri Yönetimi 2.2.2. Kongre Esnasındaki Faaliyetler 2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri 2.2.2.2. Rezervasyon İşlemleri 2.2.2.3. Müşteri Odaları ve Donanımları 2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar 2.2.2.5. Check-in ve Check-out İşlemleri 2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi 2.2.2.7. Toplantılardaki Yerleşim Düzenleri 2.2.2.8. Yiyecek-İçecek Hizmetleri 1
2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU 2.2. Kongre Hizmetleri Yönetimi 2.2.2. Kongre Esnasındaki Faaliyetler 2
2.2.2. Kongre Esnasındaki Faaliyetler 2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri Kongrenin başarısında etkili olan özelliklerden biriside katılımcıların kongreye iyi bir başlangıç yapmalarıdır. Kongreye iyi bir başlangıç yapılan yerde öncelikli olarak havaalanıdır. Kongre organizatörleri katılımcıların havaalanında karşılanması, havaalanı otel arası düzenli transferlerin sağlanması, sosyal faaliyetlerin koordineli sağlanması gibi faktörler kongrenin başarısında etkili olmaktadır. 3
2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri Uluslararası kongrelerde gerekli olan, ulusal kongrelerde de genellikle sağlanması gereken bir hizmet çeşididir. Özellikle şehir ve havaalanı otellerinde konuklara yönelik ulaşım hizmetleri verilmektedir. Düzenli aralıklarla gerçekleştirilen minibüs, otobüs veya limuzin servisleriyle otel ve havaalanı arasında ulaşım sağlanmaktadır. 4
2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri Transfer işlemleri kongrenin ve katılımcıların özellikle kongreyi düzenleyen kuruluş tarafından yapılabileceği gibi profesyonel bir kongre organizatörü tarafından da yapılabilir. Bir kongre için transfer işlemleri 3 bölümden oluşur: Geliş transferleri, şehir içi ulaşım ve dönüş transferleri. 5
2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri Geliş ve dönüş transferlerinde yapılan işlemler aynıdır. Öncelikle katılımcılardan elde edilecek bilgiler doğrultusunda hazırlanan listelerde görünen geliş ve dönüş transferleri ve şehir içi ulaşım için programlar hazırlanır. Programlarda şu bilgiler bulunur: 6
2.2.2.1. Karşılama Hizmetleri Bu bilgiler elde edildikten sonra yapılacak işler: 7
2.2.2.2. Rezervasyon İşlemleri Kurum ya da şirket kongrelerine katılım genellikle zorunlu olduğu için ve katılımcıların isimleri kurum kongre düzenleyicisi tarafından bilindiğinden dolayı otel işletmelerine bu kişiler ya da kuruluşlar tarafından toplantıya katılacakların oda listesini sunarlar. O nedenle bu tür toplantılarda rezervasyon çalışmaları oldukça kolaydır. 8
2.2.2.2. Rezervasyon İşlemleri Katılımın zorunlu olmadığı toplantılarda ise ön duyurularda kullanılan ön rezervasyon formları ile başlayan rezervasyon süreci kişilerin otele gelip yerleşmesine kadar devam eder. 9
İşlemlerde aşağıdaki yöntemler izlenir: 10
2.2.2.2. Rezervasyon İşlemleri 11
2.2.2.3. Müşteri Odaları ve Donanımları Kongre katılımcılarına ve beraberinde eşleri, arkadaşları v.b. gelmişse sadece kongre faaliyetleri yeterli gelmemektedir. Bu kişiler gelir düzeylerinin yüksek ve belirli bir kültür seviyesine sahip olduklarından konaklamada en iyi imkânı veren işletmeleri tercih etmektedirler. Bu sebeple odaların teknolojik açıdan birçok donanıma sahip olması ve hijyenik olması önemli faktörlerdendir. 12
2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar Otellerde katılımcıların istekleri doğrultusunda uygun odalar düzenlenmelidir. Bu odalar kullanıma uygun odalar ve ekstra odalar olarak ayrılmaktadır. Yer denetimi sırasında oda ayırırken ön plana çıkan faktörler odaların sayısı ve grup için birden fazla odanın isteğe göre ayarlanmasıdır. Örneğin; kaç oda tek kişilik, çift kişilik, kral dairesi veya suittir? Ayrıca eğer odalar arası farklar varsa mesela fiziksel görünüş, manzara veya kamu alanlarına yakınlık gibi bunlar da kararları etkiler. 13
2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar Ekstra odalar konusunda planlamacılar ilave odaların araştırmasını yapmaktadırlar. Genellikle satılan 50 odaya karşılık bir ilave odadır. Ekstra odalarla ilgili durum oda sayısı, odanın tipi, ücreti ve ilave süitlere çevrilecek olan odalarla ilgilidir. Ekstra odaların ne kadar zaman için geçerli olacağı toplantı yeri denetiminde tartışılmalıdır. 14
2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar Ekstra odalar kongre personeline ayrılmışsa bu durum önemlidir. Çünkü çoğu personel, toplantı başlamadan önce gelir ve toplantıdan 1 veya 2 gün sonraya kadar çalıştığı için kalır. Ekstra odaları tahsis ederken toplantı planlamacısının da esnek davranması gerekmektedir. Ekstra oda etkeni planlamacı için önemli bir unsur ve otel için de etkili satış için bir araçtır. 15
2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar VIP lerin odaları ile ilgili dağıtım yapılırken daha büyük bir hassasiyetin gösterilmesi gerekir. Bu amaçla toplantı planlayıcıları, VIP lerin listesini mutlaka kongre hizmetleri müdürüne vermelidir. Kongre hizmetleri müdürü VIP müşteri odalarının bloke edilmesini bizzat yapmalı veya kontrol etmelidir. 16
2.2.2.4. Oda Dağılımı İle İlgili Çalışmalar Bir kongre organizasyonunda işletme tarafından özel ilgi gösterilecek VIP ler genellikle aşağıda belirtilen kişilerden oluşur: 17
2.2.2.5. Check-in ve Check-out İşlemleri Toplantı organizasyonu düzenlenen işletmede rezervasyon departmanında rezervasyon elemanları tarafından isimlendirilmiş oda listeleri ön kayıt olarak hazırlanır. Bu isimlendirme çalışmasından VIP ve diğer özelliği bulunan kişilere ve odalarına özellikle dikkat edilmelidir. 18
2.2.2.5. Check-in ve Check-out İşlemleri Eğer toplantı grubu birlikte tesise gelmişlerse bu misafirler içim bloke edilmiş odaların anahtarları grup başkanına imza karşılığında teslim edilir. Kongre grubundaki kişiler münferit olarak geldiklerinde ise otel giriş formları doldurulur ve anahtarları tekrar verilir. Her kongre katılımcısının kayıt formunu doldurması ve imzalaması gereklidir. Kongre hizmetleri müdürü münferit ya da grup check-in işlemlerinden hangisinin uygulanacağını ve check-in zamanını mutlaka sormalıdır. 19
2.2.2.5. Check-in ve Check-out İşlemleri Kongre delegeleri kongre bitmeden otelden ayrılmak düşüncesine sahip olabilirler. Bu durumda ücretlendirmenin nasıl yapılacağı hem ön büro hem de delegeler tarafından bilinmelidir. Böylece daha sonra yaşanabilecek sorunlarında önlenmesi sağlanır. Çıkış sırasında konuk odasını boşaltır, geçerli bir şekilde hesabını kapatır, anahtar/kart iadesini yapar ve ayrılır. 20
2.2.2.5. Check-in ve Check-out İşlemleri Rezervasyonlarla ilgili olarak sorulan soruların tümünün ayrılma işlemleri için de göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Örneğin şirket toplantıları planlamacısı, tüm faturaların şirket ana hesabına kesilmesini isteyebilir. Veya kimi katılımcılar ayrı ayrı kesilmesini isteyebilir. 21
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Toplantının gerçekleştirileceği yer katılımcı sayısına göre ve belirlenen bilimsel program göz önüne alınarak otelin sahip olduğu imkânlarla kongreyi düzenleyen kuruluş ya da birliklerin istekleri de dikkate alınarak düzenlenir. Kongre merkezleri yöneticileri ya da otel yöneticileri kongre organizatörlerinden herhangi bir toplantı talebiyle karşılaştıkları zaman kongre mekânlarının bütün özelliklerini ve özellikle kongrenin yapılacağı toplantı salonlarını düzenleyen organizatörlere tanıtmalıdır. 22
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Otellerin kongre broşürlerinde ve birçok kongre merkezinde toplantı hizmet salonları üç grupta incelenmektedir: 23
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Toplantı salonları planlamasında ele alınan konular şunlardır: 24
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Salonlar belirlenirken göz önüne alınması gereken konular: 25
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Salon giriş çıkışları konum ve yerleşmeyle ilgili konular ele alınırken salonlara asansörle ulaşılıp ulaşılamadığı, bir oturum salonuna yürüyen merdivenin ulaşıp ulaşamadığı gibi faktörler e bakılır. Giriş salonları kongre sırasında merkez konumundadır. Info deskler, mesaj masaları hep bu noktalarda bulunur ve program değişiklikleri buradan duyurulur. Bütün bölümler merkezle kolaylıkla bağlantı kurabilmelidir. Bilgisayar sistemleri, mesaj aktarıcıları ve kullanıcılar için modern sistemler de yine giriş salonunda bulunmalıdır. 26
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi İşletmenin salon kapasitelerini gösteren düzgün bir tablonun olması gerekmektedir. Buna rağmen salona rahatça yerleşen katılımcı sayısı salonun fiziki durumuna bağlı olarak değişebilmektedir. Kapasiteye Karar verirken konuşmacının konuşma alanı yiyecek bölümleri, servis alanları ve yiyeceklerin bulundukları alanlar dikkate alınmalıdır. 27
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Bir otel ya da kongre merkezinin yeterli kapasiteye sahip, yeterli sayıda ve gerekli donanıma sahip toplantı yapmaya elverişli mekânları bulunmalıdır. Toplantı öncesinde küçük gruplar halinde workshop lar yapılacak bu odaların dökümü çıkarılmalıdır. Ayrıca çok amaçlı çalışma odalarının olması merkezin kullanılırlığını mutlaka artıracaktır. Buna ilave olarak 6-8 adet VIP kabul odaları da düzenlenmelidir. Bu gibi odaların mutlaka ana toplantı salonuna ve giriş salonuna bağlantısı olmalıdır. 28
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi Toplantı ihtiyaçlarını karşılayacak bu odaların yeterli gelmediği ya da bu toplantılara katılacak kişilerin sayısının oda kapasitesinden fazla olduğu durumlarda ortaya çıkacak problemler için çözüm olarak şu çalışmalar yapılabilir: 29
2.2.2.6. Toplantı Yer ve Salonların Düzenlenmesi 30
2. ÖĞRENME ÇIKTILARI Bu dersin sonunda öğrenci; Kongre-toplantı hizmetlerinin organizasyonunu teorik olarak öğrenir. 31
1. BİR SONRAKİ DERS İÇİN ÖNERİLER Forum Konusu: Kongrelerde yer kapasitesinin yetmemesini planlamacılar ve organizatörler açısından planlama hataları, çözüm önerileri açısından tartışınız. 32
3. KONU DEĞERLENDİRME SORU VE CEVAPLARI DERSİN ADI KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONLARI HAFTA NO 4 KONU BAŞLIĞI 2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU YAYIM TARİHİ 19.10.2012 S1 C1 a S2 C2 a S3 C3 c Aşağıdakilerden hangisi kongreye iyi bir başlangıç yapmanın şartlarından ilk sırada olanıdır? a) Karşılama hizmetleri b) Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması-Banka Hesaplarının Açılması c) Kongre öncesi faaliyetler d) Kongre organizatörünün katılımı e) Oda dağılımı Yer denetimi sırasında oda ayırırken ön plana çıkan faktörler.ve grup için. boş yere aşağıdakilerden hangisi/hangileri gelmelidir? a) Oda sayısı birden fazla odanın isteğe göre ayarlanmasıdır b) Oda sayısı katılımcı sayısına göre ayarlanmasıdır c) Katılımcı sayısı grup sayısına göre ayarlanmasıdır d) Grup sayısı birden fazla odanın isteğe göre ayarlanmasıdır e) Katılımcı sayısı oda sayısı Otellerin kongre broşürlerinde ve birçok kongre merkezinde toplantı hizmet salonları üç grupta incelenmektedir:.. boş yere aşağıdakilerden hangisi gelmelidir? a) Parti salonu, teknik salon, restoran b) Restoran, balo salonu, organizasyon salonu c) Sergi salonu, balo salonu, toplantı salonu d) Fuaye, sergi salonu, balo salonu e) Toplantı salonu, yemek salonu, lobi 33
S4 Aşağıdakilerden hangisi toplantı salonları planlamasında ele alınan konulardan değildir? a) Görüntü, ses düzeni, C4 b b) Yöneticilerin kalacakları oda c) Konuşmacının yeri d) Salon giriş-çıkışı e) Yapılacak servisler S5 Karşılama hizmetleri kapsamında yapılacak işlemlerin sırası hangisinde doğru verilmiştir? C5 e a) b) c) d) e) Misafirler karşılandıktan sonra otellere sorunsuzca aktarılması - kongre delegelerini karşılayacak personelin güvenlik işlemleri - valiz işlemleri - bagaj pasaport işlemleri - VIP misafirler varsa bu misafirlerin aktarılacağı salonların hazırlanması kongre delegelerini karşılayacak personelin güvenlik işlemleri - bagaj pasaport işlemleri - VIP misafirler varsa bu misafirlerin aktarılacağı salonların hazırlanması - Misafirler karşılandıktan sonra otellere sorunsuzca aktarılması -valiz işlemleri kongre delegelerini karşılayacak personelin güvenlik işlemleri - valiz işlemleri - VIP misafirler varsa bu misafirlerin aktarılacağı salonların hazırlanması - bagaj pasaport işlemleri - Misafirler karşılandıktan sonra otellere sorunsuzca aktarılması VIP misafirler varsa bu misafirlerin aktarılacağı salonların hazırlanması - kongre delegelerini karşılayacak personelin güvenlik işlemleri - valiz işlemleri - bagaj pasaport işlemleri - Misafirler karşılandıktan sonra otellere sorunsuzca aktarılması kongre delegelerini karşılayacak personelin güvenlik işlemleri - valiz işlemleri - bagaj pasaport işlemleri - VIP misafirler varsa bu misafirlerin aktarılacağı salonların hazırlanması - Misafirler karşılandıktan sonra otellere sorunsuzca aktarılması 34
Ders ile ilgili tüm soru ve görüşleriniz için forum saatinde öğretim elemanıyla iletişime geçiniz. 35
4. ÖNERİLEN KAYNAKLAR 1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, 2010. 2.ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010. 36
5. KAYNAKÇA 1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, 2010. 2. ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010. 37