ÜNİTE:1. Günümüz Büroları ve Teknoloji ÜNİTE:2. Büro Donanımları ve Çevrimiçi Teknolojiler ÜNİTE:3. Büro Donanımları ve Çevrimiçi Teknolojiler ÜNİTE:4

Transkript

1

2 ÜNİTE:1 Günümüz Büroları ve Teknoloji ÜNİTE:2 Büro Donanımları ve Çevrimiçi Teknolojiler ÜNİTE:3 Büro Donanımları ve Çevrimiçi Teknolojiler ÜNİTE:4 Toplantı ve Sunum Sistemleri ÜNİTE:5 1 Bilgi İşleme Sistemleri ve Mobil İletişim ÜNİTE:6 Bilgi Güvenliği ve Yönetimi ÜNİTE:7 Erişilebilir Bürolar ve Ergonomi ÜNİTE:8 Büro Donanımlarının Seçimi, Satın Alınması ve Etkin Kullanımı

3 Dersin Adı : Büro Teknolojileri Dersin Kodu : ADL201U Dersin Dönemi :Güz Dersin Kredisi :4 2 Dersin Soru Sayısı : 20 Ara Sınav Sorumlu Üniteler : 1-4 Dönem Sonu Sınavı Sorumlu Üniteleri:

4 ÜNİTE:1 İsteğiniz uyandığında ayaklarınız hafifler. George Herbert Günümüz Büroları ve Teknoloji Büro, bir işletmeyi veya bir hizmeti yönetmek üzere organizasyonal faaliyetlerin yapıldığı alandır. Bu alan birkaç metrekare olabileceği gibi yüzbinlerce metrekare de olabilir. Ofis binaları amaca uygun olduğu sürece her yerde inşa edilebilir. ÖRNEK SORU: Organizasyonların nihai amaçlarına ulaşması için gerekli olan insan, mekan ve üretim unsurlarının bir arada ele alınması gerekliliği aşağıdakilerden hangisi ile tanımlanır? A - Karlılık B - Yaratıcılık C - Bütünsellik D - Verimlilik E - Etkinlik Doğru Cevap:C 3 Bir organizasyona ait işlerin ve faaliyetlerin yerine getirildiği ortamlar olan bürolar, çalışanların iş hayatında yaygın olarak kullandığı mekânlardır. Büro bir organizasyona ait işlerin, faaliyetlerin yerine getirildiği ortamdır. Büroların ortak özelliği bilgi üretimine dönük olmalarıdır. Bir mesleğin icrası iş için kurulan bürolar: Mimarlık, avukatlık, noterlik, müşavirlik, mühendislik büroları. Kamuya ait bürolar: Genel olarak kamu hizmetlerinin görüldüğü bürolardır (Vergi Dairesi, Trafik Şube, Nüfus Dairesi). Ozel sektöre ait bürolar: Urün, hizmet üretimi ve ticareti yapan işletmelerin faaliyetlerinin yürütüldüğü bürolar (Çizim bürosu, Teknik Büro, Muhasebe, Satış, Müşteri hizmetleri, vb.). Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar: Vakıflar, dernekler, sendikalara, meslek kuruluşları ve diğer gönüllü kuruluşlara ait

5 bürolardır (Tema Vakıf, Türk Eğitim Vakfı, AKUT Arama Kurtarma Derneği, Türk-iş Sendikası, Mimarlık Odası, vb.). Bürolar, hem imalat hem de hizmet sektöründeki işletmelerde yer alırlar ve genellikle daha büyük bir sistemin alt sistemidirler. Organizasyonların niteliğine göre bürolarda gerçekleştirilen işler, bu işlerin yapılmasında yararlanılan teknolojiler farklılıklar gösterir. Büro ortamı fiziksel unsurlar, yani masa, sandalye, bölmeler, büro araçları gibi organizasyonların nihai amaçlarına ulaşması için bu üç bileşenin, yani insan, mekan ve üretim unsurlarının bir arada ele alınması ve aralarındaki uyumun sağlanması gerekir ki uzun dönemli başarı mümkün olsun. Uzun dönemli başarının göstergeleri ise krlılık, etkin hizmet, yaratıcılık, organizasyonel yenilenme, müşteri memnuniyeti, vb. olacaktır. Organizasyonların yaşamlarını devam ettirebilmeleri için çevrelerinden kaynak (insan gücü, hammadde, malzeme, enerji, bilgi, vb.) sağlamaları gerekir. Uzaktan çalışma, çalışanların işlerini işyerlerinde değil ev, otel ya da aşka uzak mekanlarda yerine getirmelerini ifade etmektedir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinde gelişmeler büro teknolojilerinde de önemli değişikliklere neden olmaktadır. Özellikle elektronik ve dijital teknolojiye sahip araçlar işleri kolaylaştırmakta ve bütünleştirilmesini sağlamaktadır. Büro ortamı fiziksel unsurlar, yani masa, sandalye, bölmeler, büro araçları gibi organizasyonların nihai amaçlarına ulaşması için bu üç bileşenin, yani insan, mekan ve üretim unsurlarının bir arada ele alınması ve aralarındaki uyumun sağlanması gerekir ki uzun dönemli başarı mümkün olsun. Uzun dönemli başarının göstergeleri ise krlılık, etkin hizmet, yaratıcılık, organizasyonel yenilenme, müşteri memnuniyeti, vb. olacaktır. Organizasyonların yaşamlarını devam ettirebilmeleri için çevrelerinden kaynak (insan gücü, hammadde, malzeme, enerji, bilgi, vb.) sağlamaları gerekir. Uzaktan çalışma, çalışanların işlerini işyerlerinde değil ev, otel ya da aşka uzak mekanlarda yerine getirmelerini ifade etmektedir. Büro ortamlarının bugünkü durumuna gelmesinde etkili olan temel etmenler bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmedir. Günümüzün artan rekabet koşullarında, organizasyonlar esnek yapılar geliştirerek, kaliteyi ve müşteri odaklı yönetim tarzlarını ön plana çıkararak yeni koşullara uyum sağlamaya çalışmaktadırlar. Geçici bürolar: Çalışanların ve müşterilerin yaşadığı yerlere daha yakın olarak kurulan bu geçici bürolar, şirket merkeziyle irtibatına izin veren ve çalışanların bir büro ortamında ihtiyaç duyabileceği her şeye sahip olan geçici yerleşimlerdir. Uzaktan çalışmaya ilişkin işveren politikaları * işyeri güvenliği *Çalışma saatleri ve ücretler * Gizlilik

6 Üretim ve bilgilerin güvenliği Üretim sistemleri: İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan bu yapı, üretim sistemi olarak adlandırılır. Bu bağlamda uzaktan çalışma, çalışanların işlerini işyerlerinde değil ev, otel ya da başka uzak mekânlarda yerine getirmelerini ifade etmektedir. ÖRNEK SORU: Şubesiz bankacılık, e-devlet gibi uygulamalar aşağıdaki bürolardan hangisi kapsamında yer alır? A - Mobil büro B - Ev büro C - Sanal büro D - Geçici büro E - Sanal organizasyon Doğru Cevap:C Büro Otomasyon sistemleri şunlardan oluşur: Elektronik Yayın Sistemleri: farklı amaçlar için belgelerin hızlı ve profesyonel bir biçimde yaratılması, düzenlenmesi, biçimlendirilmesi, üzerinde değişiklik yapılması, saklanması, çıktısının alınması (kelime işlem), çeşitli ortamlarda yayımlanması (masa üstü yayıncılık) ve çok sayıda basılması (kopyalama sistemleri) gibi işlemler büro otomasyonunun önemli parçalarıdır. Girdiler ya da üretim faktörleri: Sisteme dışarıdan alınan unsurlardır. Bunlardan bir kısmı insan, makine, para, metot (teknoloji) gibi sistem kaynakları, bir kısmı da işlenmek üzere alınan malzemelerdir. Dönüşüm süreci: Girdileri amaçlara uygun şekilde çıktılara dönüştürmeye yönelik işlemlerdir. Geribildirim olarak adlandırılan bilgi akışı (rapor, not, talimat, vb) bu denetimi sağlar.. Kullanıcı ya da müşterilerden gelen şikayetlerin, ürünü ya da hizmetleri iyileştirmeye yönelik olarak kullanılması, geri bildirim işlevinin tipik bir örneğidir. Hizmet sistemlerinin özellikleri * hizmet verilen ile hizmet verenin genellikle bir arada olması, *girdilerin çok değişkenlik göstermesi, * emek yoğun niteliği, * genellikle standart bir çıktı tanımlanamaması, * verimlilik ölçümünün zor olması. Elektronik İletişim Sistemleri: Bilgisayar ağları üzerinden yürütülen elektronik iletişim; metin, ses ve veri biçimindeki ileti ve belgelerin hızlı biçimde iletilmesini sağlar. Büro sistemlerinin yapısı ve öğeleri