EKOL LOJİSTİK KURUM İÇİ VE DIŞI İLETİŞİM POLİTİKASI
1. Giriş Ekol Lojistik (Ekol); bünyesinde yer alan tüm çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine, resmi kurum ve kuruluşlara, faaliyet gösterdiği toplumsal paydaşlara ve ilişkide olduğu tüm paydaşlarına karşı yüksek değerlere sahip kurumsal davranış standartlarını benimsemiştir. Ekol gerçekleştirmiş olduğu tüm faaliyet alanları dahilinde etki alanında kalan tüm sosyal paydaşları ile yaptığı çalışmalarda daima sorumluluk sahibi, etik ve açık olmayı, doğruluk, şeffaflık ve dürüstlük ilkelerinden ayrılmamayı taahhüt etmiştir. Bir kurumun oluşturulması ve var olabilmesi, içte ve dışta kurduğu ilişkileri belli bir yapı ve düzen içinde sürdürmesine bağlıdır. Bu yapı ve düzen ancak etkili bir iletişim sisteminin varlığı ile oluşturulabilir. Etkili bir iletişim sistemi kurum kültürü ve stratejisini etkiler. Verimlilik, kalite ve karlılık gibi unsurlar düşünüldüğünde, iletişimin kurum açısından önemi daha fazla hissedilmektedir. Bir sistem olarak iletişim; kurumsal ilişkilerin belirli bir düzen içine sokulması ve kurumun amaçları ile çalışanlarının amaçları arasında bilinçli bir dengenin kurulması açısından önem taşımaktadır. Kurum içinde ve dışında uygulanacak etkili bir iletişim sisteminin varlığı; kurum kültürünün ve bütünlüğün oluşumuna katkı sağlayacak, kurumun paydaşlar nezdindeki itibarını güçlendirecektir. Kurumun iç ve dış paydaşlar tarafından sahip olunan algılamalarının bütünü olan itibar sürecinin temelini çalışanlar oluşturmaktadır. Çalışanların dahil olduğu iç ve dış iletişim süreçleri, kurumsal itibar oluşumunda önemli bir rol oynamaktadır. 2. Amaç Kurumun sağlıklı ve etkili bir iletişim sürecine sahip olması için, kurum içinde çalışanlar arası iletişimin boyutlarına ve kurumun dış çevre ile olan iletişim boyutlarına dikkat edilmelidir. Müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, 3. Parti hizmet sağlayıcılar, resmi kurum ve kuruluşlar gibi ilişkide olunan tüm paydaşlarla etkileşime geçilen noktalarda çalışanların davranışları kuruma ilişkin değerlendirmeleri ve algılamaları etkilemektedir. Etik kurallar çerçevesinde düzenlenen Kurum İçi ve Dışı İletişim Politikası; çalışanların sözlü, yazılı ve/veya yüz yüze iletişim kanallarını kullanırken nelere dikkat etmeleri gerektiğini göstermek amacıyla hazırlanmıştır.
3. Kurum İçi ve Dışı İletişimde Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar Genel İletişim Kuralları Ekol çalışanları paydaşlarla iletişimlerinde objektif olmalı, suçlayıcı bir dil kullanmamalıdır. Davranışlarında profesyonel olmalı, hizmet sektörü hitabetini unutmamalıdır. Resmi bir dil kullanılmalı, yakalanmış olan samimiyetin dozu iyi ayarlanmalı, laubaliliğe kaçılmamalıdır. Hangi konularda yazılı, hangi konularda sözlü ya da yüz yüze iletişim kullanılacağına düşünülüp karar verilmelidir. İletişimde gereksiz sıfat, edat vs kullanılmamalıdır (çok, az, fena, iyi, başarılı/siz, uygun, hep, her zaman, genelde, vs vs vs); o Gereksiz duygu kullanılmamalıdır ( üzüldük, gönlümüz kırıldı, kızdık, hevesimiz kursağımızda.., vs ) o Objektif ve mümkünse nümerik olunmalıdır. Tüm iç ve dış iletişim süreçlerinde Ekol ün temsil edildiği unutulmamalı, Ekol ün kurumsal itibarına zarar verebilecek davranışlardan kaçınılmalıdır. Genel yaklaşım nasıl yapabiliriz? in araştırıldığı, defans değil de nasıl ilerleyebiliriz? in sorgulandığı bir yaklaşımdır.
a) Yazılı İletişim (e-posta, resmi evrak, mektup, rapor) Mesajını içeriği sunulmadan önce, mesajın gönderileceği kişi ya da kişilere uygun bir üslup kullanılarak hitap edilmelidir. Hitapta kişisel ilişki ve yakınlık çağrıştırabilecek ifadelere yer verilmemeli ve Bey-Hanım ifadeleri kullanılmalıdır. Temel dilbilgisi kurallarına (noktalama, imla, ekler, büyük harf kullanımı, kısaltmalar...) uyulmalıdır. Ayrıca gereksiz ünlem vb ekstra vurgu/duygu gösteren notasyonlardan da kaçınılmalıdır. o Bir sözcüğün nasıl yazıldığından emin olunmadığında Türk Dil Kurumu nun www.tdk.gov.tr adresine başvurulmalıdır. Mesajların tamamı büyük harflerle yazılmamalıdır. Türkçe bir mesaj yazarken Türkçe karakterler kullanılmalıdır. Mesajlarda yazılacak dilin düzgün kullanıldığına özen gösterilmeli; mesajdaki tüm sözcükler, bütünlük açısından aynı dilde olmalıdır. Mesajda açık bir dil kullanılarak; yalınlık ve kısalığa dikkat edilmeli, anlaşılır olunmalıdır. Planlı bir anlatıma ve içeriksel bütünlüğe dikkat edilmelidir. Mesajı yazarken kurumsal dil bütünlüğüne dikkat edilmelidir. Kısaltma kullanılmamalı, anlatılmak istenen net cümleler ile ilgili kişiye iletilmelidir. E-postalarda Konu (Subject) bölümü boş bırakılmamalı, en fazla üç ya da dört kelimeden oluşan konu başlığı yazılmalıdır. İçi boş, yalnızca konu kısmı dolu olan e- postalar gönderilmemelidir. Selamlama veya hitap cümleleri konu bölümüne yazılmamalıdır. Kime (To) bölümüne mesajın dikkatine gönderildiği kişi veya kişilerin e-posta adresi yazılmalıdır. Konu hakkında haberdar olması gerektiği düşünülen kişiler ise Bilgi (Cc)
bölümüne yazılmalıdır. Cc satırına sadece konu ile ilgili kişiler dahil edilmeli; bu alanda faydasız isim kalabalığından kaçınılmalıdır. Nezaket, saygı ve selamlamaya dikkat edilmelidir. Mesaj; Saygılarımla, İyi çalışmalar gibi bir selamlama ifadesiyle tamamlanmalıdır. Kullanılan kelime ve cümlelere dikkat edilmeli, yanlış anlaşılmaya sebep olmamak için mesaj gönderilmeden önce, bir kez daha okunmalıdır. Mesajın sadece siz ve gönderdiğiniz kişi tarafından okunulacağı düşünülmemelidir. Mesaj (hukuki olarak da) bir kayıt kabul edileceği bilinci ile yazılmalı, bu ciddiyeti yansıtmalıdır. Gereksiz e-posta trafiklerinden kaçınılmalıdır. o Telefonla iletişim mümkünse öncelikle tercih edilmelidir. o Şirket içinde ve dışında açık iletişim kuralları etkin olduğundan gizli e-posta trafiğine yol açan Bcc uygulaması kullanılmamalıdır. Bcc taraflara cevap hakkı doğurmakta ve bu noktada habersiz taraf için iletişim etiğine aykırı bir uygulama olmaktadır. o Eklenecek Cc için gerçekten gerekli mi? sorusu muhakkak sorulmalıdır. b) Sözlü ve Yüz yüze İletişim (telefon, toplantılar, birebir görüşmeler) Konuşma tarzı, verilmek istenilen mesajın karşıdaki kişi tarafından algılanmasında fark yaratabilir. Bu nedenle konuşma kurallarına, diksiyon ve vurgulara dikkat edilmelidir. Hitapta kişisel ilişki ve yakınlık çağrıştırabilecek ifadelere yer verilmemeli ve Bey-Hanım ifadeleri kullanılmalıdır. Konuşma esnasında açık bir dil kullanılarak; yalınlık ve kısalığa dikkat edilmeli, anlaşılır olunmalıdır.
Telefonla iletişimde iletinin karşı tarafa çok hızlı aktarılmasının en önemli unsur olduğu unutulmamalıdır. Karşı taraf dinlenmelidir. Profesyonel bir dil kullanılmalıdır. Yüz yüze iletişimde jest ve mimik kullanımına, telefonla iletişimde ise ses tonuna dikkat edilmelidir. Toplantı saatlerine, gündemine sadık kalınmalıdır. Toplantı sırasında konu dışına çıkmamaya dikkat edilerek, zaman en ekonomik şekilde değerlendirmeye çalışılmalıdır. Olumlu bir izlenim için dış görünüm ve kıyafete dikkat edilmeli, Kıyafet Yönetmeliği ne uyulmalıdır. Hediye alımı ve takdimi konusunda Kurumsal İlkeler Yönetmeliği ne uyulmalıdır. Uzun konuşmalardan, tartışma ile zaman kayıplarından kaçınılmalıdır. Belirtilen kurallara uyulmaması durumunda gerekli görülen disiplin uygulama ve yaptırımları şirket yönetiminin iradesindedir.