Sayfa No 1/7 Yayın, Değişiklik Ve Dağıtım Sayfası Değişen Sayfa Tarih Değişiklik Revizyon No Tümü 24/11/2014 30.12.2016 Yeni yayın Sistemden Sekreter tanımlaması çıkarılarak Kalite Yönetim Temsilci Yardımcısı tanımlaması getirildi. Sistemde Sınav Gözetmeni ifadesi Sınav Değerlendiricisi olarak değiştirildi. 00 01 Dağıtım Listesi (Baskı) Kalite Yönetim Temsilcisi (Orijinal Baskı) Belgelendirme Müdürü Sınav Yöneticisi Sınav Değerlendiricileri Komite Üyeleri Finans Müdürü Hazırlayan Onaylayan Adı-Soyadı İmza Adı-Soyadı İmza Kübra Özler Cihat Bakırcı
Sayfa No 2/7 1. Kapsam in yönetimi dâhilindeki tüm faaliyetleri kapsar. 2. Sorumlular 2.1 Belgelendirme Müdürü 2.2 Kalite Yönetim Temsilcisi 2.3 Sınav Yöneticisi 2.4 Kalite Yönetim Temsilci Yardımcısı 3. Uygulama in sunmakta olduğu hizmetlerden biri veya birkaçı kapsamında, belgelendirme talebinde bulunan kuruluşların veya kişilerin başvurusunun alınması esnasında tarafından çıkar çatışmasına neden olabilecek durumlar analiz edilir ve böyle bir durum söz konusu olduğunda talep geri çevrilir. Program Komitesi ve Tarafsızlık Komitesi toplantılarında bu talimat gözden geçirilir ve olası çıkar çatışmaları ile bu zamana kadar olmuş olanlar karşılaştırılır. Talimatta öngörülen hallerin oluşup oluşmadığı kontrol edilir, komite üyelerinin de kendi görüşleri değerlendirilir ve bu bilgiler çerçevesinde talimatta yeni revizyon yapılabilir. Talimatın yeni revizyonu Kalite Yönetim Temsilcisi kanalıyla Belgelendirme Müdürü ne onaylatılır. Olası çıkar çatışmaları şunlardır: Olası Çıkar Çatışması Tedbir Yaptırım Ortaklar Kurulu Üyeleri ile bu üyelerin sahibi veya ortak oldukları firmalarda çalışanlara ya da ortak olan kişilere belge verilmesi, Ortaklar Kurulu üyeleri ve diğer Ortaklar Kurulu Üyeleri ile bu üyelerin sahibi veya ortak oldukları firmalarda çalışanlara ya da ortak olan kişilere belge verilebilir. Ancak Belgelendirme Prosedürleri gereğince, tarafsızlık, şeffaflık, bağımsızlık, gizlilik ve eşit muamele ilkeleri gözetilir. Ortaklar Kurulu üyeleri ve diğer çalışanlarının başka bir personel Söz konusu ilkelerin ihlali ile belge verilmesi durumunda; belge derhal iptal edilir, aday durumdan haberdar edilir sözleşmeye göre iptal sürecinin gereği yapılır. in tam zamanlı personellerinden her hangi birisinin, Bakırcı
Sayfa No 3/7 çalışanlarının başka bir personel belgelendirme kuruluşun da tam zamanlı çalışması, kısmî süreli personelinin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda da çalışması, personelinin Bakırcı Otomotiv Belgelendirme faaliyetleri kapsamında dışarıda eğitim sunması veya sağlaması, belgelendirme kuruluşun da tam zamanlı çalışamaz. Bakırcı Otomotiv Personeli tam zamanlı personel sözleşmesi ile başka bir kurumda tam zamanlı görev alamayacağını beyan etmiş olur. Kısmî süreli personel sözleşmesindeki kurallara uyduğu müddetçe başka bir belgelendirme kuruluşunda da görev alabilir. e aldığı görevleri yazılı bir biçimde bildirmek zorundadır. Bu işlemlerden Belgelendirme Müdürü sorumludur. personeli bağlı olduğu birimden izin almak kaydıyla eğitimler verebilir. Bakırcı Otomotivden daha önce izin almamış ise hangi kuruluş adına hangi tarihte eğitim verdiğinin bilgisi yazılı olarak istenir. Katılımcıdan başvuru formunda in belgelendirme programları konusunda eğitim alıp almadığı bilgisi istenir. Eğitim almış ise eğitimi aldığı kuruluş ve eğitimci isimleri istenerek gireceği sınavın, Sınav Değerlendiricisi isimleri Kalite Yönetim Temsilci Yardımcısı ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından karşılaştırılır. Olası bir çıkar çelişkisi durumunda Sınav Değerlendiricisi değiştirilir veya aday başka bir sınav programına dâhil edilir. Otomotiv in haberi olmaksızın başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı görev aldığı tespit edilirse sözleşmesi fesih edilir. haricinde başka bir belgelendirme kuruluşunda yarı zamanlı faaliyet gösterdiğini tespit edilirse, bildirimde bulunması konusunda uyarı yapılır. Uyarıya rağmen bildirimde bulunmayan personelin derhal işine son verilir. personeli başka bir kurumda verdiği eğitimler için kuruluşun adını ve eğitim tarihini Bakırcı Otomotive bildirmek zorundadır. personeli en az 2 yıl öncesinde eğitim verdiği adayın sınavına sınav değerlendiricisi olarak katılabilir. Ancak 2 yıllık süre tamamlanmadan eğitim verdiği kişinin sınavına, sınav değerlendiricisi olarak katılmış ve aday belgelendirilmiş ise adaya hiçbir maliyet yansıtmaksızın başka bir sınav değerlendiricisi ile sınavı tekrarlanır. personelinin adaya eğitim veya sınav sırasında ya da sonrasında belgelendirme taahhüdünde bulunması, Hiçbir personeli adaylara belgelendirme taahhüdü veremezler. Bu çıkar çelişkisini önlemek amacıyla personeli, Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalayarak taahhüt etmiş olur. Bu konuda çıkar çelişkisi tespit edilirse ilgili personel uyarılır ve sözleşme hükümleri hatırlatılır. Personel ısrarla bu tavrını sürdürürse sözleşmesi iptal edilir.
Sayfa No 4/7 personelinin, akraba veya yakınlarının eğitimine, sınavına veya değerlendirmesine katılması, kısmî süreli personelinin diğer çalıştığı firmadaki çalışanların belgelendirme için başvurması, personelinin haberdar olduğu, kendilerini veya i çıkar çatışmasına sokacak durumdan Bakırcı Otomotiv üst yönetimini haberdar etmemesi, personeli, akraba veya yakınlarının belgelendirme faaliyetleri ile ilişkin eğitimlere katılabilir ancak sınavlara katılamaz. Sınavı yapacak olan kişiye sınavdan önce aday listesi verilir, liste gözden geçirilir ve personelin akraba veya yakınları bu listede bulunursa bunu e bildirmekle sorumludur. kısmî süreli personelinin diğer çalıştığı firmadaki çalışanların belgelendirme için başvurması durumunda, ilgili personel bu kişinin eğitimine katılabilir fakat sınavla ilgili hiçbir göreve atanmaz. Buna yönelik olarak personeline Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Sınavı yapacak olan kişiye sınavdan önce aday listesi verilir, liste gözden geçirilir. Personelin diğer çalıştığı firmadan bir veya daha fazla kişi bu listede bulunursa ilgili personel bunu e bildirmek zorundadır. Buna yönelik olarak Bakırcı Otomotiv personeline Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Akraba veya yakınlarının olduğunu bildiği halde bunu den gizleyerek görevi kabul ettiği tespit edilen personel uyarılır. Adayın sınavı iptal edilir ve başka bir sınava alınır. Tekrar sınava alınacak adayın belgelendirme maliyetleri çıkar çelişkisine konu olan personele yansıtılır. den gizleyerek olası çıkar çelişkisine konu olan görevi kabul ettiği tespit edilen personel uyarılır. Bu durumda aday başka bir sınava davet edilir. Oluşacak maliyetler ilgili personele yansıtılır. Alınan tedbire rağmen böyle bir durum gerçekleşirse ilgili personel öncelikle uyarılır, konunun mahiyeti araştırılır ve tarafsızlığın kasten tehlikeye atıldığı tespit edilirse sözleşme feshedilir.
Sayfa No 5/7 Personel, Sınav değerlendiricileri ve Sınav Yöneticisinin aday tarafından belge verilmesi konusunda tehdit edilmesi, de çalışan tam zamanlı personelin, eğitime ve sınava katılması, Sınırlayıcı şart (Bir birliğe veya gruba üye olmamak gibi) nedeniyle adayların başvurularının engellenmesi, Sınav Yöneticisinin, sınavda yeterli puan alamayan aday için belgelendirilmemesi yönünde karar verdiği bir kişi için, Belgelendirme Müdürü, belgelendirmeye onay vermesi, Böyle bir durum ile karşılaşıldığında ilgili personel i mutlaka bilgilendirmelidir. Bu durumla ilgili bildirimini Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formunu(FR.34) kullanarak Kalite Yönetim Temsilcisine iletmelidir. de çalışan tam zamanlı personel belgelendirme faaliyetleriyle ilgili eğitime katılabilir ancak sınava katılamaz. Buna yönelik olarak Bakırcı Otomotiv çalışanlarına Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Sınava girmek isteyen adaya hiçbir sınırlayıcı şart (Bir birliğe veya gruba üye olmamak gibi) getirilemez bu nedenle adayların başvuruları engellenemez. Bu durum Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)ile garanti altına alınmıştır. Aday bu durumla ilgili bildirimini Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri, Şikayet ve İtiraz Formunu(FR.34) kullanarak Kalite Yönetim Temsilcisine iletilmelidir. Bu hususun kesin olarak belirtildiği Belgelendirme Prosesleri, Sınav Yöneticisi Görev Talimatı Belgelendirme Müdürüne iletilir. Kalite Yönetim Temsilcisine gelen bildirimler doğrultusunda aday sınav programından çıkartılır. Durum adayın belgelendirmesinden sonra tespit edilirse kişinin belgesi iptal edilir ve kamuya duyurulur. Bu durum oluşmuş ise ilgili adayların sınavları ve belgeleri iptal edilir. Bu durumda başvuru sahibinin başvurusu kabul edilir. Başvuruyu kabul etmeyen ilgili personelle ilgili Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) gereğince işlem yapılır. Bu durum tespit edildiği takdirde, Belgelendirme Müdürü görevden alınır. Bu şekilde belgelendirilmiş olan kişi ya da kişilerin sınavı iptal edilir ve yeniden sınava davet edilir.
Sayfa No 6/7 komitelerinde görev alan personel, kendi firmalarında ya da ortak olduğu diğer firmalarda, çalışanlarla ilgili komite toplantılarına katılması, komitelerinde görev alan personel kendi firmalarında ya da ortak olduğu diğer firmalarda, çalışanlarla ilgili komite toplantılarına katılmaz. Bu durum Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)imzalatılarak garanti altına alınır. O kişi ile ilgili alınan karar için komite yeniden toplanır ve o üye toplantıda yer almaz. komitelerinde görev alan tüm personelin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı görev alması, tam zamanlı çalışan Sınav Değerlendiricilerinin ve Sınav Yöneticisinin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı çalışması, in kendi veya sözleşmeli dış Sınav değerlendiricilerinin ve Sınav Yöneticisinin Bakırcı Otomotivde eriştikleri bilgileri amaç dışında kullanmaları, in belgelendirme sürecini etkileyen personeli veya komitelerinin tarafsızlığını tehlikeye atacak mali baskılar olması, in belgelendirme faaliyetlerinden kaynaklanan yükümlülüklerine karşılık düzenlemeler olmaması, komite üyelerine Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. Sınav değerlendiricileri ve Sınav Yöneticisine Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. Sınav değerlendiricileri ve Sınav Yöneticisine Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. üst yönetimi bu baskıları geçersiz kılmak için tüm personele Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatır. faaliyetlerinden kaynaklanan risklerine yönelik Mesleki sorumluluk sigortası yaptırır. Mesleki sorumluluk sigortasının yenilenme tarihi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir. Belirlenen koşullar yerine getirilmediği takdirde komite üyeliğinden düşürülür. Sözleşme koşulları yerine getirilmezse sözleşme iptal edilir. Sözleşme koşulları yerine getirilmezse sözleşme iptal edilir. Sözleşme kurallarına uymayan personelin ilişiği kesilir. Süresi dolan mesleki sorumluluk sigortası yenilenir.
Sayfa No 7/7 tarafsızlığının mali baskılar sebebiyle tehlikeye girmesi, yıllık kesinleşen bilançosu mali müşavire hazırlatır, gelir kaynaklarını ve finansmanını değerlendirir. Gerekli görüldüğü durumlarda ortaklardan hisseleri oranında gerekli olan kaynağı sağlayacaklarına yönelik Bakırcı Otomotiv karar alır. Ortakların imzaladığı karar defterindeki karara göre ortaklardan mali baskıları ortadan kaldıracak miktar talep edilir. Bu miktarı mali müşavir tespit eder. Mali baskının ortadan kalkması durumunda ortaklardan alınan miktar kendilerine iade edilir. personelinin kendisi ya da kurum adına belgelendirme yaptığı kişiden komisyon alması, Belgelendirilen kişiden sınav ve belge ücreti dışında herhangi bir ücret talep edilemez. Buna yönelik kamuya açık olarak web sitesinde beyan ettiği Sınav Ücretleri Formu(FR.18) nda belirtmiştir. Komisyon aldığı tespit edilen personelin kendisiyle yapılan sözleşmesi fesih edilir. Belgelendirilmiş adayların belgesi iptal edilerek web sayfasında kamuya duyurulur. 4. İlgili Dokümanlar PR.03 - Belgelendirme Prosedürü PR.04 - Şikâyet ve İtiraz Prosedürü FR.02 - Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi FR.18 - Sınav Ücretleri Formu FR.34 - Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu