İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ ARAŞTIRMA FONU İTÜ MİMARLIK FAKÜLTESİ ÖRNEĞİNDE İLİŞKİSEL VERİTABANI YAPISINDA AKADEMİK ENFORMASYON SİSTEMİ TASARIMI Proje Yürütücüsü: Doç.Dr. Y.Mimar Alaattin KANOĞLU Aralık 1999 İSTANBUL
ÖNSÖZ Bu çalışmanın gerçekleştirilmesi için gerekli araştırma olanaklarının sağlanmasında katkısı bulunan İstanbul Teknik Üniversitesi Rektörlüğü ne ve İstanbul Teknik Üniversitesi Araştırma Fonu na teşekkür ederim. Doç.Dr. Alaattin Kanoğlu 31 Aralık 1999, İstanbul i
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... i İÇİNDEKİLER... ii TABLO LİSTESİ... v ŞEKİL LİSTESİ... vi ÖZET... ix SUMMARY... x 1. BÖLÜM: GİRİŞ... 1 1.1 Araştırmada Ele Alınan Konunun Arka Planı... 1 1.2 Problemin Belirlenmesi... 1 1.3 Problemin Tanımlanması... 2 1.4 Araştırmanın Hedef ve Amaçları... 2 1.5 Araştırmanın Kapsam ve Sınırları... 2 1.6 Araştırmada İzlenen Yöntem... 3 1.7 Araştırmanın Takvimi... 4 2. BÖLÜM: KOMPÜTER TABANLI ENFORMASYON SİSTEMLERİ... 6 2.1 Genel Anlamda Enformasyon Sistemleri... 6 2.1.1 Enformasyon Sistemlerinin Kavramsal Boyutu... 8 2.1.2 Enformasyon Sistemlerinin Nesnel Boyutu: Enformasyon Teknolojisi... 10 2.1.3 Enformasyon Sistemlerinde Düzeyler... 11 2.2 Akademik Yönetimde Enformasyon Sistemleri... Error! Bookmark not defined. 3. BÖLÜM: AKADEMİK KURUMLARDAKİ İŞLEVLERİN ENFORMASYON SİSTEMİ AÇISINDAN ANALİZİ... 13 3.1 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Öğrencilere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi... 13 3.1.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi... 13 3.1.2 Öğrenci Enformasyonu Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması... 14 3.2 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Öğretim Elemanları Enformasyonuna İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi... 16 3.2.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi... 16 3.2.2 Öğretim Elemanı Enformasyonu Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması... 16 3.3 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi... 18 3.3.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi... 18 3.3.2 Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması... 18 3.4 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Bilimsel Çalışmalara İlişkinEnformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi... 19 3.4.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi... 19 ii
3.4.2 Bilimsel Çalışmalara İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması... 20 3.4.2.1 Araştırmalar... 20 3.4.2.2 Kitaplar... 21 3.4.2.3 Tezler... 21 3.4.2.4 Makaleler... 22 3.4.2.5 Bildiriler... 22 4. BÖLÜM: NESNEL BOYUTTA GELİŞTİRİLEN MODEL... 29 4.1 Öğrenciler Modülü... 34 4.1.1 Öğrenciler Döküm Bilgileri... 35 4.1.2 Öğrenci Detay Bilgileri... 36 4.1.3 Öğrenci Nitelik Bilgileri... 38 4.1.4 Öğrenci Ders Bilgileri Dökümü... 39 4.1.5 Öğrencinin Aldığı Derse İlişkin Detay Bilgiler Ekranı... 40 4.1.6 Öğrenci Eğitim Bilgileri... 41 4.1.7 Öğrenci Tez Bilgileri... 42 4.1.8 Öğrenci Profesyonel Bilgiler... 44 4.2 Öğretim Elemanları Modülü... 46 4.2.1 Öğretim Elemanları Dökümü... 47 4.2.2 Öğretim Elemanı Detay Bilgileri... 48 4.2.3 Öğretim Elemanları Ders Bilgileri Dökümü... 50 4.2.4 Öğretim Elemanının Verdiği Derse İlişkin Detay Bilgileri... 52 4.2.5 Öğretim Elemanları Bilimsel Çalışmalar Modülü... 53 4.2.6 Öğretim Elemanı Araştırma Projeleri Dökümü... 54 4.2.7 Öğretim Elemanı Araştırma Detay Bilgileri... 56 4.2.8 Öğretim Elemanı Kitaplar Dökümü... 57 4.2.9 Öğretim Elemanı Kitap Detay Bilgileri... 59 4.2.10 Öğretim Elemanı Tezler Dökümü... 60 4.2.11 Öğretim Elemanı Tez Detay Bilgileri... 62 4.2.12 Öğretim Elemanı Makaleler Dökümü... 63 4.2.13 Öğretim Elemanı Makale Detay Bilgileri... 65 4.2.14 Öğretim Elemanı Bildiriler Dökümü... 66 4.2.15 Öğretim Elemanı Bildiri Detay Bilgileri... 68 4.2.16 Öğretim Elemanı Profesyonel Çalışmalar Dökümü... 69 4.2.17 Öğretim Elemanı Profesyonel Çalışma Detay Bilgileri... 70 4.2.18 Öğretim Elemanı İdari Çalışmalar Dökümü... 72 4.2.19 Öğretim Elemanı İdari Çalışma Detay Bilgileri... 73 4.3 Dersler Modülü... 74 4.3.1 Dersler Dökümü... 74 4.3.2 Ders Detay Bilgileri... 75 4.4 Bilimsel Çalışmalar Modülü... 76 4.4.1 Bilimsel Çalışmalar: Araştırma Projeleri Dökümü... 77 4.4.2 Bilimsel Çalışmalar: Araştırma Detay Bilgileri... 80 4.4.3 Bilimsel Çalışmalar: Kitaplar Dökümü... 81 4.4.4 Bilimsel Çalışmalar: Kitap Detay Bilgileri... 84 4.4.5 Bilimsel Çalışmalar: Tezler Dökümü... 85 4.4.6 Bilimsel Çalışmalar: Tez Detay Bilgileri... 88 4.4.7 Bilimsel Çalışmalar: Makaleler Dökümü... 89 iii
4.4.8 Bilimsel Çalışmalar: Makale Detay Bilgileri... 92 4.4.9 Bilimsel Çalışmalar: Bildiriler Dökümü... 93 4.4.10 Bilimsel Çalışmalar: Bildiri Detay Bilgileri... 96 5. BÖLÜM: GELİŞTİRİLEN MODEL KAPSAMINDA YER ALAN SİSTEMATİK, İŞLEM VE PROSEDÜRLER... 98 5.1 Sistematikler... 98 5.1.1 Sistematikler: Akademik Birimler Kodlama Sistematiği... 98 5.1.2 Sistematikler: Öğretim Elemanları Kodlama Sistematiği... 102 5.1.3 Sistematikler: Öğrenciler Kodlama Sistematiği... 103 5.1.4 Sistematikler: Dersler Kodlama Sistematiği... 104 5.1.5 Sistematikler: Keywordler Kodlama Sistematiği... 105 5.1.6 Sistematikler: Periyodikler Kodlama Sistematiği... 106 5.2 Veritabanı İşlemleri... 108 5.2.1 Veritabanı İşlemleri: Yeni Kayıt Tanımlama... 108 5.2.2 Veritabanı İşlemleri: Kayıt Arama... 108 5.2.3 Veritabanı İşlemleri: Nesne İlişkilendirme ve Gömme (OLE)... 108 5.2.4 Veritabanı İşlemleri: Verilerin Organizasyonu... 109 5.3 Prosedürler... 111 5.3.1 Prosedürler: Sistem Güvenliği ve Kullanıcı Hakları Tanımlama Prosedürleri... 111 5.3.1.1 Yazılım Parolası Tanımlama Prosedürü... 111 5.3.1.2 Kullanıcı Tanımlama Prosedürü... 111 5.3.1.3 Kullanıcı Hakları Tanımlama Prosedürü... 112 5.3.2 Prosedürler: Yazılımın Kurulum Prosedürü... 113 5.3.3 Prosedürler: Yardım Ulaşım Prosedürü... 117 5.3.4 Prosedürler: Internet Erişimi... 118 SONUÇLAR...130 KAYNAKLAR 131 EKLER...133 TABLO LİSTESİ Tablo - 2.1 IS/IT nin Gelişim Trendi (Ward & Griffiths, 1997)... 7 Tablo - 2.2 Enformasyon Sisteminin Software Boyutu: IT İşlevleri & Yönetimsel İşlevler İlişkisi... 11 Tablo - 4.1 AXIS Kapsamında Yer Alan İçsel ve Dışsal Modüller ve Bunlar Arasındaki İlişkiler... 32 Tablo - 4.2 AXIS Kapsamında Yer Alan İçsel ve Dışsal Modüller ve Bunlar Arasındaki İlişkiler (devam)... 33 iv
ŞEKİL LİSTESİ Şekil - 1.1 Araştırma Programına İlişkin Yazılım Ekranına Ait Ekran Baskısı... 5 Şekil - 2.1 IS/IT Planlamada Çevresel Yapı (Ward & Griffiths, 1997)... 8 Şekil - 3.1 Öğrenci Kimlik Bilgileri Veri Kayıt Objesi ve İlişkili Objeler... 15 Şekil - 3.2 Öğretim Elemanı Kimlik Bilgileri Veri Kayıt Objesi ve İlişkili Objeler... 17 Şekil - 3.3 Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürü... 19 Şekil - 3.4 Bilimsel Çalışmalara İlişkin Veritabanının Strüktürü... 20 Şekil - 4.1 AXIS Akademik Enformasyon Sistemi Mimarisi... 24 Şekil - 4.2 Axis Kapsamında Yer Alan Veri Kayıt Objeleri (Table) Listesi... 26 Şekil - 4.3 Axis Kapsamında Yer Alan Sorgulama (Query) Objeleri... 26 Şekil - 4.4 Axis Kapsamında Yer Alan Ekran Düzeni (Form) Objeleri... 27 Şekil - 4.5 Axis Kapsamında Yer Alan Ekran Düzeni (Form) Objeleri... 27 Şekil - 4.6 Axis Kapsamında Yer Alan Ekran Düzeni (Form) Objeleri... 28 Şekil - 4.7 Axis Kapsamında Yer Alan Ekran Düzeni (Form) Objeleri... 28 Şekil - 4.8 Axis Kapsamında Yer Alan Printer Raporlama (Report) Objeleri... 29 Şekil - 4.9 Axis Kapsamında Yer Alan Basit Program (Macro) Objeleri... 29 Şekil - 4.10 Axis Kapsamında Yer Alan Basit Program (Macro) Objeleri... 30 Şekil - 4.11 Axis Kapsamında Yer Alan Basit Program (Macro) Objeleri... 30 Şekil - 4.12 Axis Kapsamında Yer Alan Basit Program (Macro) Objeleri... 31 Şekil - 4.13 Öğrenci Bilgileri Ekranı... 34 Şekil - 4.14 Öğrenciler Döküm Ekranı... 35 Şekil - 4.15 Öğrenciler Döküm Printer Raporu Öngörünüm Ekran Baskısı... 36 Şekil - 4.16 Detay Bilgiler Ekranı... 37 Şekil - 4.17 Öğrenci Detay Bilgiler Printer Raporu Öngörünüm Ekran Baskısı... 37 Şekil - 4.18 Öğrenci Nitelik Bilgileri Ekranı... 38 Şekil - 4.19 Öğrenci Ders Bilgileri Döküm Ekranı... 39 Şekil - 4.20 Öğrenci Ders Bilgileri Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 40 Şekil - 4.21 Öğrencinin Aldığı Derse İlişkin Detay Bilgiler Ekranı... 41 Şekil - 4.22 Öğrenci Eğitim Bilgileri Ekranı... 42 Şekil - 4.23 Öğrenci Tez Bilgileri Detay Ekranı... 43 Şekil - 4.24 Öğrenci Tez Bilgileri Printer Raporu Öngörünümü... 44 Şekil - 4.25 Öğrenci Profesyonel Deneyim Bilgileri Detay Ekranı... 45 Şekil - 4.26 Öğretim Elemanları Bilgileri Ekranı... 46 Şekil - 4.27 Öğretim Elemanları Döküm Bilgileri Ekranı... 47 Şekil - 4.28 Öğretim Elemanları Döküm Bilgileri Printer Raporu Öngörünüm Ekranı... 48 Şekil - 4.29 Öğretim Elemanı Detay Bilgiler Ekranı... 49 Şekil - 4.30 Öğretim Elemanı Detay Bilgiler Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 50 Şekil - 4.31 Öğretim Elemanı Tarafından Verilen Dersler Döküm Bilgileri Ekranı... 51 Şekil - 4.32 Öğretim Elemanı Tarafından Verilen Dersler Printer Raporu Öngörünüm Ekranı. 52 Şekil - 4.33 Öğretim Elemanı Tarafından Verilen Derse Ait Atama ve Detay Ekranı... 53 Şekil - 4.34 Öğretim Elemanı Bilimsel Çalışma Bilgileri Ekranı... 54 Şekil - 4.35 Öğretim Elemanı Araştırmalar Döküm Ekranı... 55 Şekil - 4.36 Öğretim Elemanı Araştırmalar Dökümü Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 56 Şekil - 4.37 Öğretim Elemanı Araştırma Detay Bilgiler Ekranı... 57 Şekil - 4.38 Öğretim Elemanı Kitaplar Döküm Bilgileri Ekranı... 58 Şekil - 4.39 Öğretim Elemanı Kitaplar Dökümü Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 59 Şekil - 4.40 Öğretim Elemanı Kitap Detay Bilgiler Ekranı... 60 Şekil - 4.41 Öğretim Elemanı Tarafından Yürütülen Tezler Döküm Ekranı... 61 v
Şekil - 4.42 Öğretim Elemanı Tarafından Yürütülen Tezler Döküm Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 62 Şekil - 4.43 Öğretim Elemanı Tarafından Yürütülen Teze ait Detay Bilgiler Ekranı... 63 Şekil - 4.44 Öğretim Elemanı Makaleler Döküm Ekranı... 64 Şekil - 4.45 Öğretim Elemanı Makaleler Döküm Printr Raporu Öngörünüm Baskısı... 65 Şekil - 4.46 Öğretim Elemanı Makale Detay Bilgiler Ekranı... 66 Şekil - 4.47 Öğretim Elemanı Bildiriler Döküm Ekranı... 67 Şekil - 4.48 Öğretim Elemanı Bildiriler Döküm Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 68 Şekil - 4.49 Öğretim Elemanı Bildiri Detay Bilgiler Ekranı... 69 Şekil - 4.50 Öğretim Elemanı Profesyonel Deneyim Bilgileri Döküm Ekranı... 70 Şekil - 4.51 Öğretim Elemanı Profesyonel Deneyim Detay Bilgiler Ekranı... 71 Şekil - 4.52 Öğretim Elemanı İdari Görevler Döküm Ekranı... 72 Şekil - 4.53 Öğretim Elemanı İdari Görev Detay Bilgiler Ekranı... 73 Şekil - 4.54 Dersler Döküm Bilgileri Ekranı... 74 Şekil - 4.55 Dersler Döküm Bilgileri Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 75 Şekil - 4.56 Derse Ait Detay Bilgiler Ekranı... 76 Şekil - 4.57 Bilimsel Çalışma Bilgileri Ekranı... 77 Şekil - 4.58 Araştırma Bilgileri Döküm Ekranı... 78 Şekil - 4.59 Araştırmalar Döküm Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 79 Şekil - 4.60 Araştırmalar Yürütücü Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 79 Şekil - 4.61 Araştırmalar Yardımcı Araştırmacı Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 80 Şekil - 4.62 Araştırma Detay Bilgiler Ekranı... 81 Şekil - 4.63 Kitaplar Döküm Bilgileri Ekranı... 82 Şekil - 4.64 Kitaplar Döküm Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 83 Şekil - 4.65 Kitaplar Birinci İsime Göre Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 83 Şekil - 4.66 Kitaplar İkinci İsime Göre Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 84 Şekil - 4.67 Kitap Detay Bilgiler Ekranı... 85 Şekil - 4.68 Tezler Döküm Bilgileri Ekranı... 86 Şekil - 4.69 Tezler Döküm Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 87 Şekil - 4.70 Tezler Yürütücü Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 87 Şekil - 4.71 Tezler Yardımcı Danışmanlık Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 88 Şekil - 4.72 Tez Detay Bilgiler Ekranı... 89 Şekil - 4.73 Makaleler Döküm Ekranı... 90 Şekil - 4.74 Makaleler Döküm Bilgileri Printer Raporu Öngörünüm Baskısı... 91 Şekil - 4.75 Makaleler Birinci İsim Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 91 Şekil - 4.76 Makaleler İkinci İsim Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 92 Şekil - 4.77 Makale Detay Bilgiler Ekranı... 93 Şekil - 4.78 Bildiriler Döküm Ekranı... 94 Şekil - 4.79 Bildiriler Döküm Printer Raporu Öngörünüm Ekran Baskısı... 95 Şekil - 4.80 Bildiriler Birinci İsim Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 95 Şekil - 4.81 Bildiriler İkinci İsim Bazında Sayısal Değerler Grafik Ekranı... 96 Şekil - 4.82 Bildiri Detay Bilgiler Ekranı... 97 Şekil - 5.1 Üniversiteler İçin Öneri Kodlama Sistemi... 99 Şekil - 5.2 Fakülteler İçin Öneri Kodlama Sistemi... 100 Şekil - 5.3 Bölümler İçin Öneri Kodlama Sistemi... 100 Şekil - 5.4 Ana Bilimdalları İçin Öneri Kodlama Sistemi... 101 Şekil - 5.5 Birimler İçin Öneri Kodlama Sistemi... 101 Şekil - 5.6 Enstitüler İçin Öneri Kodlama Sistemi... 102 Şekil - 5.7 Öğretim Elemanları Kodlama Sistematiği... 103 Şekil - 5.8 Öğrenci Kodlama Sistematiği... 104 Şekil - 5.9 Ders Kodlama Sistematiği... 105 vi
Şekil - 5.10 Keyword Öneri Kodlama sistematiği... 106 Şekil - 5.11 Periyodik Öneri Kodlama Sistematiği... 107 Şekil - 5.12 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması... 113 Şekil - 5.13 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 114 Şekil - 5.14 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 114 Şekil - 5.15 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 115 Şekil - 5.16 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 116 Şekil - 5.17 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 116 Şekil - 5.18 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 117 Şekil - 5.19 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Yazılımı nın Kurulması (devam)... 117 Şekil - 5.20 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Ekrana Duyarlı Yardım (help) Penceresi... 118 Şekil - 5.21 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Açılış Ekranı... 119 Şekil - 5.22 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Tasarımcı Tanıtım Ekranı... 119 Şekil - 5.23 Axis Akademik Enformasyon Sistemi İ.T.Ü. Tanıtım Ekranı... 120 Şekil - 5.24 Axis Akademik Enformasyon Sistemi BYYMAM Tanıtım Ekranı... 120 Şekil - 5.25 Axis Akademik Enformasyon Sistemi Taraflara Ait Internet WEB Sitelerine Erişim HTML Ekranı... 121 vii
ÖZET Gerek akademik, gerekse yönetimsel amaçlarla, bir üniversitenin bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetler ve ürettiği çıktıların güncel enformasyon teknolojisinin sağladığı olanaklar kullanılarak, istendiğinde çok kolay bir biçimde erişilip incelenebilir olması zorunluluktur. Üretilen sayısız bilimsel değerin, ulaşılabilir olmadığı sürece ne topluma ne de üniversitenin kendisine katkısı olacağı açıktır. Günümüz enformasyon teknolojisi, gerek hardware ve gerekse software boyutunda son derece ileri sistemlerin tasarımını mümkün kılmaktadır. Bu olanaklarla, belirlenen amaç doğrultusunda akademik faaliyetlere ilişkin her tür enformasyonun kaydedilmesi, işlenmesi ve raporlanmasına yönelik açık uçlu bir enformasyon sistemi hiyerarşik, ağ ve ilişkisel veritabanı yapılarından biri seçilerek geliştirilebilir. Bu yapıların her biri belirli amaçlar söz konusu olduğunda diğerinden daha doğru bir mimari içerecektir. Akademik ortamda gerçekleştirilen faaliyetler bilimsel ve idari faaliyetler olarak sınıflanmakta ve geliştirilmesi düşünülen model bu iki kategoriye ait enformasyonu yönetmeyi amaçlamaktadır. Modelin öğretim elemanlarının idari faaliyetlere katılımı ve yoğunluklarının izlenmesine yönelik olan işlevleri, yönetim kademesine kararlarında yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Bilimsel faaliyetler yönünden ise tasarlanan model, her tür akademik çalışmanın (kitap, araştırma raporu, tez, makale, bildiri, abstract), geliştirilecek bir keyword veritabanı üzerinden taranmasına, özet ya da tam metnine ve varsa modeline hızla ulaşılabilmesine olanak sağlayacak olmasının yanısıra; birimlerin (fakülte, bölüm, anabilim dalı, bilim dalı) bilimsel üretkenliklerinin istenen hiyerarşik düzeyde grafik olarak izlenebileceği raporlama olanaklarını da verecektir. Sistemin altyapısını oluşturacak software in geliştirilmesinin ardından (Microsoft Access for Windows 95 ve Developer Toolkit kullanılmıştır) İ.T.Ü. Mimarlık Fakültesi, Mimarlık Bölümü, Yapı Bilgisi Anabilim Dalı ölçeğinde bir pilot çalışma ile veri girişi yapılarak, teknik standartlar ve formatlar geliştirilip test edilecektir. Sistemin kuruluşundan sonra güncellenmesi ve sürekliliğinin sağlanması, İ.T:Ü. Mimarlık Fakültesi bünyesinde kurulan Bina Yapım Yönetimi ve Maliyet Araştırma Merkezi bünyesinde yürütülecektir. Anahtar Sözcükler : Akademik Enformasyon Sistemi, İlişkisel Veritabanı. viii
SUMMARY Design of an Academical Information System on a Relational Database Structure in the Context of Faculty of Architecture The outputs of academical studies and their authors should be reached easily by using contemporary facilities of information technologies. None of the scientific results that is not accessible can serve either to society or to university itself. The basic components of information systems can be classified under these titles and any information system may include some or all components that take place in these categories: Database System, Management Information System, Decision Support System, Expert System, Office Automation System. Database subsystem can be designed in hierarchical, net or relational structure and all kind of information related to academical activities can be gathered, recorded, organised on this system. Management information subsystem supports the database system organising and converting the data to the reports. The activities in an academical foundation can be classified in two categories; scientific and management-related/administrative activities. The suggested model aims to manage these two types of information. The model records all types of scientific studies (books, research reports, theses, articles, and papers); provides basic database tools for grouping, filtering, sorting and summarising data; supports object linking and embedding features for recording and reaching the models developed in the studies, and prepares different types of reports including data organized at different hierarchical administrative/organizational levels of university. After developing the model, it is going to be tested in a pilot study within the Faculty of Architecture. The maintenance and updating functions will be undertaken by the İ.T.Ü. Building Construction Management and Cost Research Center in Faculty of Architecture. Keywords: Academical Information System, Relational Database Structure, IS, IT. ix
1. BÖLÜM: GİRİŞ 1.1 Araştırmada Ele Alınan Konunun Arka Planı Günümüzün en çok konuşulan ve tartışılan kavramlarından biri durumuna gelen Bilgi Toplumu kavramı, bilgi ve toplum gibi iki temel unsurun vasıfları, ilişkileri ve etkileşimleri üzerinde yükselmektedir. Burada sözü edilen bilginin bilimsel yöntemlerle elde edilmiş, doğru ve yeterli, erişilebilir, işlenebilir, sistematik bir yapısı olmalıdır. Bilgiye erişim hızı, bilgi toplumunda bilginin kendisi kadar önemlidir. Gereken zamanda erişilemeyen bilginin anlamı yoktur. Bilginin işlenme hızı da erişim hızı kadar önem taşımakta olup, gerek bilgiye erişim ve gerekse işleme konusunda bilgi toplumunun vazgeçilmez aracı bilgisayarlar ve bunları birleştiren ağlardır. Bilimsel ve idari faaliyetlerin yoğun olarak yürütüldüğü akademik ortamlarda, gerçekleştirilen çalışmaların sonuçlarına gerek kurum içinden ve gerekse kurum dışından ulaşılabilmesi günümüz enformasyon teknolojisinin sağladığı olanaklarla mümkündür. Bu çalışmanın konusu, üniversitelerde giderek önemli bir ihtiyaç haline gelen akademik çalışmalara ilişkin enformasyonun yönetimine yönelik bir enformasyon sisteminin kavramsal ve nesnel boyutudur. Bu sistemler geliştirilip kullanıma sunulmadığı sürece, aynı çatı altındaki araştırmacıların bile birbirlerinin çalışmalarından habersiz kalmaları olağandır. Görülen odur ki, bu boyutlarda ve karmaşıklıktaki üretim faaliyetlerinin, üstelik zamanın çok değerli olduğu böyle bir koşullar bütününde Yönetim Bilimi nin, onun gereksinim duyduğu Enformasyon Sistemleri nin ve bu sistemleri kavramsal (soyut) boyuttan, nesnel (somut) boyuta taşıyacak Araçlar ın en doğru şekilde belirlenmesi ve en etkin şekilde kullanımıyla planlanması, programlanması, örgütlenmesi, gerçekleştirilmesi ve denetlenmesi; kısaca yönetilmesi söz konusudur. 1.2 Problemin Belirlenmesi Akademik kuruluşlar, çeşitli disiplinlerdeki bilimsel çalışmaları gerçekleştirmenin yanısıra, bu çalışmalardan, gerek kendi bünyelerinde ve diğer akademik kuruluşlarda benzer konularda çalışmalarda bulunan akademik personel ve araştırmacı/öğrenciler tarafından haberdar olunmasını; gerekse uygulamadaki problemlerin çözümüne katkıda bulunmak amacıyla çeşitli sektörlerdeki profesyonellerin bu enformasyona ulaşabilmesini sağlamak durumundadır. Aksi taktirde, yapılan çalışmalar sınırlı bir grubun bilgisi dahilinde kalmakta; enformasyon teknolojisinin sağladığı olanakların en önemlilerinden biri olan bilginin hızlı biçimde yayılması ve etkileşimin ivmesinin arttırılarak gelişmenin hızlandırılması konusunda istenen sonuçlar alınamamaktadır. İdari açıdan bakıldığında, üniversite yönetimi, belirli alanlarda çalışan akademik personelinin çalışma konuları ve üretkenlikleri konusunda gereken enformasyona istenen süratte ulaşmakta zorluk çekmektedir. Belirli konu ve problem alanlarında uzmanlık komisyonları kurulması gerektiğinde, bu alanlardaki çalışmalar ve bunları gerçekleştiren isimlere ilişkin enformasyon ancak
bireylerin belleklerine başvurularak edinilmektedir. 1.3 Problemin Tanımlanması Problem, akademik ortamda gerçekleştirilen bilimsel ve idari çalışmalara ilişkin kayıtları organize etmenin yanısıra, bu çalışmaları gerçekleştiren akademik personelin performanslarının izlenmesine olanak veren, günümüz enformasyon teknolojisinin olanakları ile donatılmış bir modelin eksikliğidir. 1.4 Araştırmanın Hedef ve Amaçları Bu proje, üniversitelerin bilimsel çalışmalarına ilişkin enformasyonun yönetilmesine yönelik genel geçerli kompüter tabanlı bir enformasyon sisteminin kavramsal ve nesnel boyutlarda geliştirilmesini ve geliştirilen modelin bir pilot çalışmada test edilerek İ.T.Ü. Mimarlık Fakültesi bünyesinde sürekli olarak hizmet veren bir sistemin altyapısının kurulmasını ve sürekliliğinin sağlanmasını hedeflemektedir. Bu hedef doğrultusunda, araştırmanın amaçları şöyle ifade edilebilir: Belirlenen hedef doğrultusunda bir sistem analizi yapılarak problemin çözümüne yardımcı olacak bir kavramsal modelin kurgulanması, Geliştirilen kavramsal modele dayanan bir modelin somut boyutta ortaya konması, yani yazılımın geliştirilmesi, Ortaya konan modelin İ.T.Ü. Mimarlık Fakültesi, Bina Yapım Yönetimi ve Maliyet Araştırma Merkezi bünyesinde kullanıma sunulması ve sürekliliğinin sağlanması. 1.5 Araştırmanın Kapsam ve Sınırları Bu proje kapsamında, genel geçerli bir akademik enformasyon sisteminin: amaçlanmaktadır. Kavramsal boyutta bir sistem olarak analizi; bileşenlerinin ve bunlar arasındaki ilişkilerin tanımlanması ve bu tanımlar doğrultusunda sentezi, Nesnel Boyutta, kavramsal boyutta elde edilen çıktılar doğrultusunda bir kompüterize modele (yazılıma) dönüştürülerek kullanıma sunulması, Ana aksları itibariyle, planlanan sistem iki kategorideki enformasyonu içerecektir: Öğretim Elemanları, Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencileri, Öğretim Elemanları bazında aşağıdaki enformasyon sistemde yer alacaktır: Kimlik Bilgileri, Bilimsel Çalışmalar, Kitaplar, 2
Araştırmalar, Yürütülen Tezler, Makaleler, Bildiriler, Abstractlar, Dersler, Üniversite birimlerindeki M.Sc./Ph.D. dersleri, Diğer Üniversitelerdeki M.Sc./Ph.D. dersleri Profesyonel Çalışmalar, Döner Sermaye Çalışmaları, Danışmanlıklar, vb. İdari Görevler, Çeşitli hiyerarşik kademelerdeki görevler, Komisyon Görevleri, vb. Enformasyon sistemi, aranan nitelikteki enformasyonu anahtar kelimeler; periyot vb. açılardan tarayarak, gerek verilerin herhangi bir işleme tabi tutulmaksızın filtrelenmesi, gruplanması ve dökümüne; gerekse verilerin çeşitli işlemlere tabi tutulması ile niceliksel açıdan raporların üretilmesine olanak verecek şekilde tasarlanmaktadır. Benzer şekilde, yüksek lisans ve doktora öğrencilerine ilişkin olarak aşağıda sıralanan nitelikte enformasyon kaydedilebilecektir: Kimlik Bilgileri, Bilimsel Çalışmalar, Dersler, Profesyonel Çalışmalar. 1.6 Araştırmada İzlenen Yöntem A. Analiz Çalışmaları a. Kavramsal Boyutta Enformasyon Sistemlerinin ve Geliştirilme Süreçlerinin İncelenmesi: Bu kapsamda, genel anlamda enformasyon sistemlerinin yapıları ve geliştirilmesinde izlenmesi gereken aşamalar evvelce yapılan çalışmalarda ayrıntılı olarak incelenmiş olduğundan belirli bir birikim oluşmuştur. Akademik Alandaki Enformasyon Sistemlerinin Bileşenlerinin ve Enformasyon Sistematiklerinin İncelenmesi: Bu kapsamda, akademik ortamda ihtiyaç duyulan bir enformasyon sisteminin hangi temel kavramsal altsistemlerden oluşması gerektiği, bunlar arasındaki ilişkilerin niteliği ele alınmakadır. b. Nesnel Boyutta 3
Bilgisayar Destekli Enformasyon Sistemlerinin Bileşenlerinin İncelenmesi: Bu kapsamda, Enformasyon Sistemlerinin bilişim sektöründeki nesnel boyutu, bu boyutu oluşturan hardware sistemi alternatifleri, software kategori ve alternatifleri konusunda da belirli bir birikim oluşmuş durumdadır. B. Sentez Çalışmaları a. Kavramsal Boyutta Veri Sistematiğinin Geliştirilmesi: Akademik enformasyon sisteminin temel işlevleri belirlendikten sonra, bu işlevler için gereken verilerin tanımlanmasının ardından, bu verilerin sistematik bir biçimde tanımlanıp, gerektiğinde istenen içerikte raporların oluşturulmasına olanak sağlayacak biçimde kaydedilmesine yönelik bir yapının tanımlanması sağlanmıştır. Rapor Sistematiğinin Geliştirilmesi: Bu kapsamda, Akademik Enformasyon Sistemi nin belirlenmiş amaçları doğrultusunda üretmesi gereken raporların tanımlanması ve önerilecek rapor sistematiğinin geliştirilmesi gerçekleştirilmiştir. Veritabanı Strüktürlerinin Geliştirilmesi: Bu kapsamda, enformasyon sisteminin temel işlevleri doğrultusunda gereken veritabanlarının tanımlanması ve önerilecek veritabanlarına ilişkin strüktürlerin geliştirilmesi gerçekleştirilmiştir. b. Nesnel Boyutta Hardware Sisteminin Özelliklerinin Tanımlanması: Enformasyon sistemi için uygun hardware sisteminin ortaya konması amaçlanmaktadır. Software Sisteminin Geliştirilmesi: Bu kapsamda, enformasyon sisteminin nesnel boyutu için gereken yazılımın geliştirilmesi söz konusudur. Belirlenen amaçlar doğrultusunda, ilişkisel veritabanı niteliğinde bir modeli oluşturacak nesne tabanlı bir yazılım geliştirme ortamında bu işlem gerçekleştirilmiştir. Personel ve Organizasyonun Özelliklerinin Tanımlanması: Bu kapsamda, sistemin sürekliliğinin sağlanması için gereken organizasyonun ilkelerinin tanımlanması ve örgütsel alternatiflerin kritik edilerek ortaya konması sözkonusu olacaktır. 1.7 Araştırmanın Takvimi Araştırma projesi için öngörülen süre başlangıçta bir yıl olmuş; ancak Ağustos 1998 ve Ağustos 1999 tarihleri arasında sözkonusu olan yurtdışı görevlendirme nedeniyle ortaya çıkan kesintiden dolayı araştırma raporu 31 Aralık 1999 tarihinde teslim edilebilmiştir. Planlanan araştırma takvimi Şekil - 1.1 de verilmiştir. 4
Şekil - 1.1 Araştırma Programına İlişkin Yazılım Ekranına Ait Ekran Baskısı
2. BÖLÜM: KOMPÜTER TABANLI ENFORMASYON SİSTEMLERİ Enformasyon kavramı için kapsamlı bir tanım aşağıda yer almaktadır (Berköz et al., 1997): Eğitim yoluyla, deneysel yoldan veya öğretilerden elde edilen bilgiler, Belli bir olay veya durumla ilgili istihbarat, Veriler topluluğu: istatistiksel enformasyon, Haber verme veya haber alma eylemi, Enformasyon Teorisi kapsamında, iletilen (her tür) mesaj: telefon ve radyo ile iletilen ses veya müzik, televizyon ile iletilen görüntüler, bilgisayar sistemlerinde akan sayısal veriler, canlı organizmalardaki sinirsel itkiler (impulse) v.b. Buna göre enformasyon türleri şöyle sıralanabilir: Bilgi (knowledge), İstihbarat (intelligence), Veri (data), Haber (news), İzlenim (impression), Sesler veya müzik parçaları, Sabit ve hareketli görüntüler, vb. Dolayısıyla, değişik Enformasyon türlerinin tümünü Bilgi olarak adlandırmak zaman zaman kavramsal karışıklıklara yol açmaktadır. 2.1 Genel Anlamda Enformasyon Sistemleri Her enformasyon sistemi esas olarak iki boyutta, ayrı gibi görünen ama aslında iç içe iki yapıyı içerir. Bu boyutlar: Kavramsal (Conceptual) Boyut, Nesnel (Practical) Boyut, olarak ifade edilebilir. Ward ve Griffiths IS/IT nin ve bunların organizasyonlardaki varlığının 1960 ların başından 1980 lerin başına kadar bir büyük değişimden geçtiğini belirterek bu aralıktaki değişimi iki dönemde ifade etmektedir: 1960 lardan başlayıp halen devam eden Data Processing (DP) dönemi, 1970 lerden başlayıp yine halen devam eden Management Information System (MIS) dönemi, Bu iki döneme 1980 lerin başından itibaren bir üçüncü dönem eklenmektedir; Stratejik Enformasyon
Sistemi (SIS) dönemi. IS/IT nin amaçları bu dönemlerde farklılık göstermektedir. amaçlamaktadır. DP, enformasyona dayalı süreçleri otomatize ederek operasyonel etkinliği (efficiency) arttırmayı, MIS, enformasyon ihtiyaçlarını karşılayarak yönetimsel etkililiği (effectiveness) arttırmayı, SIS, işin yönetimini ya da doğasını değiştirerek rekabet edebilirliği arttırmayı, Enformasyon sistemlerinin gelişimine ilişkin dönemler (era) ve her döneme ait özellikler yine aynı kaynak tarafından Tablo - 2.1 de ifade edilmiştir. Yapılan analiz çalışmaları sonucunda incelenen firmalar ve enformasyon sistemi açısından ulaşılan bulgular öncelikle bu tabloda yer alan ana başlıklar ve ifadeler ışığında ortaya konmalıdır. Sıralamak gerekirse, bu başlıklar şöyle verilmiştir: Tablo - 2.1 IS/IT nin Gelişim Trendi (Ward & Griffiths, 1997) Teknolojinin yapısı, İşlemlerin yapısı, Sistem geliştirmedeki ana başlıklar, Teknolojiyi kullanma nedeni, Sistem karakteristikleri. Ward ve Griffiths, Sullivan ın, IS/IT planlama çevresinin organizasyonların denetimi dışındaki 7
güçlerce nasıl etkilendiğini gösteren bir matris öngörmekte olduğundan sözetmektedir. Bu matris, organizasyonların, bu güçlerin etkilerini gözönüne alabilecekleri iki temel eksen ortaya koymaktadır (Bkz. Şekil - 2.1): Yayılma Derecesi (Diffusion): Organizasyonun işini yönetebilmesi ve çekirdek operasyonlarını yerine getirebilmesi için IS/IT ye bağımlı olma derecesidir. Bağımlılık Derecesi (Infusion): IT nin organizasyon içinde ve kararlarda yayılma derecesidir. Bu parametrelere bağlı olarak organizasyonlar Durumsal (opportunistic), Karmaşık (complex), Geleneksel (traditional) ve Omurga (backbone) tipi yapılara sahip olarak nitelenebilmektedir. Şekil - 2.1 IS/IT Planlamada Çevresel Yapı (Ward & Griffiths, 1997) 2.1.1 Enformasyon Sistemlerinin Kavramsal Boyutu Kavramsal boyutta, enformasyon sistemini oluşturan bileşenler ve bunlar arasındaki gerek yapısal ve gerekse ilişkisel bütünlük konuları yer alır. Enformasyon sisteminde yer alacak bileşenler, enformasyon sisteminde çeşitli fonksiyonları üstlenen modüller olup; Organizasyonun temel işlevleri açısından, Enformasyon sisteminin temel işlevleri açısından, gruplanabilirler. Enformasyon sisteminin temel işlevleri açısından bakıldığında ise, bir enformasyon sistemini 8
oluşturabilecek bileşenler, çeşitli kaynaklarda yaklaşık benzer biçimlerde ifade edilmektedir. Ancak kavramlar ve bunları ifade etmek için kullanılan sözcükler konusunda bir karmaşa da gözlenmektedir. Örneğin Parker (1989), sistemin bütününü Yönetim Enformasyon Sistemi olarak isimlendirmekteyken; McLeod (1993), Yönetim Enformasyon Sistemi nin, Kompüter Tabanlı Enformasyon Sistemi nin (CBIS) bileşenlerinden biri olduğunu söylemektedir. Parker, Yönetim Enformasyon Sistemi ni, bir organizasyonun işlemleri ile ilgili veri ya da enformasyonu sağlayan sistem olarak tanımlamakta olup, dört alt sistemden oluştuğunu ifade etmektedir. Bunlar, günlük rutin hesaplama işlemlerini içeren İş-Akış Altsistemi; karar verme amacına yönelik basılı raporlar üretmeyi amaçlayan Enformasyon Raporlama Altsistemi; karar vermede yardımcı olacak modelleme, temin ve raporlama olanakları sağlayan Karar Destek Altsistemi ve son olarak da, kompüter tabanlı büro işlemlerini gerçekleştirmeye yönelik Ofis Otomasyon Altsistemi dir. McLeod ise bu sistemleri şu şekilde sıralanmıştır; Veri İşleme Sistemi (Data Processing System), Yönetim Enformasyon Sistemi (Management Information System), Karar Destek Sistemi (Decision Support System), Uzman Sistem (Expert System), Ofis Otomasyon Sistemi (Office Automation System). Bu çalışmada, ikinci sınıflama ve buradaki kavramlar esas alınacaktır. Veri Kayıt-İşleme Sistemi; enformasyon sisteminin temel unsurlarından biri olarak, sistem içi ya da dışından gelen verilerin sistematik biçimde kodlanması, kaydedilmesi ve amaçlara bağlı olarak organize edilmesi işlevlerini yerine getirir. Verilerin organize edilmesi ifadesi, kaydedilmiş bulunan verilerin çeşitli amaçlara uygun biçimde; Ayıklanması (filtering), Gruplanması (grouping), Sıralanması (sorting), Özetlenmesi (summarizing), gibi raporlama işlemlerini ifade eder. Bu işlemler sonucunda mevcut verilerden hareketle yeni bir enformasyona ulaşılmaz. Yönetim Enformasyon Sistemi; verilerin değişik biçimlerde organize edilmesi ile elde edilen raporların çok ötesinde, bu verilerin yeni enformasyon üretmek amacıyla işlenmesi ve elde edilen enformasyonun raporlanmasını üstlenir. Bu sistem, Veri Kayıt-İşleme Sistemi nin yukarıda sıralanan yeteneklerini kullanır ve belirli parametreler göre ayıklanmış, gruplanmış, sıralanmış ve/veya özetlenmiş verilerden hareketle; Text tabanlı, 9
Grafik tabanlı, raporlar üretir. Karar Destek Sistemi; Veri Kayıt-İşleme Sistemi nin içerdiği verileri kullanan çeşitli matematiksel ve sezgisel (heuristic) modeller ve algoritmalar yardımıyla karar vericiye yardımcı olacak biçimde alternatifleri değerlendirir; optimizasyon problemlerini çözer. Uzman Sistem; veritabanı (data-base) yapısında kayıtlı enformasyondan çok ya da onun yanısıra, bilgitabanı (knowledge-base) ve kuraltabanı (rule-base) yapısında enformasyondan hareketle karar problemlerinin çözümünü sağlayan sistemlerdir. Ofis Otomasyon Sistemi; organizasyon içindeki her tür enformasyon akışını kağıt üzerinden elektronik ortama aktaran ve enformasyona ihtiyaç duyanların kolayca erişimini sağlamaya yönelik fonksiyonları üstlenen sistemdir. Enformasyon sisteminin kavramsal yapısı, bu sistemler tarafından oluşturulur. Aralarında kimi zaman entegrasyonlar, kimi zaman da sadece linkler söz konusudur. Kimi zaman, kullanılan bir tek yazılımın içerisinde tümünü, birkaçını ya da sadece birini görebilmek olanaklıdır. Elektronik Hesap Tablosu (spreadsheet) Yazılımları kategorisindeki paketler (Excel, Lotus, Quattro vb.) verileri kaydetme ve bunları organize etme işlevleriyle veri kayıt-işleme sistemi; senaryo analizleri işlevleriyle karar destek sistemi ve verileri çeşitli text ve grafik tabanlı çıktılara dönüştürme işlevleriyle de yönetim enformasyon sistemi unsurlarını içermektedirler. 2.1.2 Enformasyon Sistemlerinin Nesnel Boyutu: Enformasyon Teknolojisi Enformasyon sistemlerinin nesnel (somut) boyutunu oluşturan bölümde kompüterler (hardware) ve çeşitli amaçlara yönelik olarak geliştirilmiş bulunan programlar (software) iki ana bileşeni oluşturmaktadır. Kullanıcı (personnel) üçüncü bileşendir. Bir enformasyon sistemi, sistemden beklenen fonksiyonlara ve tasarım parametrelerine bağlı olarak bu türlerin bir ya da birkaçını içerebilir. Ancak, sistemin bir bütünlük taşıyabilmesi için, diğer bileşen olan programlar ile birlikte düşünülmesi zorunluluğu vardır. Bir enformasyon sistemindeki ana kategoriler (veri işleme, yönetim enformasyon, karar destek, uzman ve ofis otomasyon sistemleri) ile işletmenin fonksiyonlarından oluşan bir matrisin çeşitli hücrelerinin dolu olabileceği ifade edilmişti. Bu dolu hücrelerin herbirinde, çeşitli kategorilerden programlardan bir ya da birkaçı yer alacaktır. Tablo - 2.2, bu bağlamda her bir arakesitte yer alan software sayısını ifade eden bir örneği göstermektedir. 10
Tablo - 2.2 Enformasyon Sisteminin Software Boyutu: IT İşlevleri & Yönetimsel İşlevler İlişkisi 2.1.3 Enformasyon Sistemlerinde Düzeyler Herhangibir enformasyon sisteminin tasarımında, özellikle kavramsal boyuttaki çalışmalar için öncelikle belirlenmesi gereken noktalardan biri, enformasyon sisteminin düzeyidir. Bu açıdan bakıldığında Sektör, Firma ve Proje düzeylerinden söz edilebilir. Üst düzeylerde kurumlaşmış yapılar, alt düzeylerdeki tasarım çalışmaları için veri oluşturur ve yönlendirici niteliğe sahiptir. Bu nedenle, özellikle sektör düzeyinde kurumlaşmanın tam olarak sağlanamadığı, standardizasyonun eksik olduğu durumlarda, düzeyler arası entegrasyon da çoklukla mümkün olamayacaktır. 2.2 Akademik Yönetimde Enformasyon Sistemleri Enformasyon sistemleri ve teknolojilerinin çeşitli sektörlerdeki yaygın kullanımı, akademik amaçlı kuruluşlar için de sözkonusudur. Kamu ve özel sektör tarafından kurulmuş akademik kuruluşların amaçları açısından farklılıklar olabilir. Bu nedenle de enformasyon sisteminin işlevleri ve beklenenler kısmen farklılıklar gösterebilir. Ancak esas olarak, rekabete dayalı bir ortamda varlıkarını devam ettirmek için enformasyon sistemleri ve teknolojilerinin kullanım amaçları ana aksları itibariyle aynıdır. Son derece karmaşık ve kapsamlı projelerin gündeme geldiği günümüzde, diğer pek çok üretim faaliyetinde olduğu gibi, akademik kurumlardaki araştırma ve eğitime ilişkin süreçlerin yönetiminde de kompüter desteği göz önüne alınarak biçimlenen bir Enformasyon Sistemi nin oluşturulması, kaçınılmaz zorunluluklardan biri olarak belirginleşmektedir. Günümüzde akademik kuruluşlar da, diğer sektörlerdeki kuruluşlar gibi daha hızlı karar vermek, kaynaklarını daha rasyonel kullanmak ve daha iyi yönetilmek zorundadırlar. Ülkemizde de yaşanan gelişmeler, bu açıdan yakın bir gelecekte kamu ve özel sektör tarafından kurulan akademik 11
kuruluşlar arasındaki rekabetin artacağının işaretlerini vermektedir. Buna ek olarak, giderek globalleşen dünyamızda araştırma ve eğitim sektöründeki rekabet artmaktadır. Tüm bu gelişmeler, araştırma ve eğitim fonksiyonlarını üstlenmiş bulunan akademik kuruluşların da güncel enformasyon teknolojisini gerek planlama ve gerekse denetim amacıyla kullanmasını kaçınılmaz hale getirmektedir. Bu doğrultuda sözkonusu kurumların temel ihtiyacı, kararların alınmasında yardımcı olacak enformasyon sistemlerini ve bu sistemlerin üzerinde yer alacağı enformasyon teknolojilerini gereken her alanda yaşama geçirmektir. Gerçekte, biri kavramsal (conceptual) düzeyde yer alan Enformasyon Sistemi (IS) ile diğeri bunu somutlaştıran ve nesnel (practical) düzeyde buna karşılık gelen Kompüter Sistemi (IT) olmak üzere iki ayrı sistemin varlığından söz etmek mümkündür ve bu ikisi arasında birbirlerinin biçimlenişinde belirleyici olan karşılıklı etkileşimler söz konusudur. Bu etkileşimler doğru biçimde saptandığında ve gerekleri yerine getirildiğinde, iki sistemin üst üste çakışması, bütünleşmesi ve tek bir sistem; yani, bir Kompüter Tabanlı Enformasyon Sistemi olarak davranması mümkün olabilecektir. Bu kuruluşlardaki enformasyon sistemi ihtiyacı izleyen bölümde ayrıntılı olarak ele alınacaktır. 12
3. BÖLÜM: AKADEMİK KURUMLARDAKİ İŞLEVLERİN ENFORMASYON SİSTEMİ AÇISINDAN ANALİZİ Bu bölümde öncelikle, Akademik Yönetimde Enformasyon Sistemi kavramı, rol alanlar açısından enformasyon ihtiyacı ve bunun enformasyon sistemine yansımaları üzerinde durulacak ve özellikle ünversitelerde, böyle bir sistemin gerçekleştirmesi gereken fonksiyonlar belirlenecektir. Akademik ortamda gerçekleştirilen çalışmalar: Akademik Faaliyetler Bilimsel Çalışmalar Kitaplar, Araştırmalar, Yürütülen Tezler, Makaleler, Bildiriler, Abstractlar, Dersler Profesyonel Çalışmalar İdari Faliyetler başlıkları altında düşünülebilir. Bu çalışmaları gerçekleştirenler, akademik personelin yanısıra, tez niteliğindeki araştırma faaliyetlerine katılan yüksek lisans ve doktora öğrencileri olarak belirlendiğinde, akademik çalışmalarda taraf olan kişiler ve bunların faaliyetlerini içeren bir enformasyon sistemi sözkonusu olacaktır. Bu açıdan bakıldığında tasarlanacak enformasyon sisteminin işlevleri: Öğrencilere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi, Öğretim Elemanlarına İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi, Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi, Bilimsel Çalışmalara İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi. biçiminde sıralanabilir Geliştirilen kavramsal model ve buna bağlı olarak ortaya konan nesnel model (yazılım) bu açıdan ele alınacak ve açıklanacaktır. 3.1 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Öğrencilere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi 3.1.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi Akademik enformasyon sisteminin, öngörülen idari ve akademik nitelikte iki temel boyutundan akademik olanının, ilk bakışta, sadece öğretim üyelerinin bilimsel çalışmalarını içermesi gerektiği 13
söylenebilir. Ancak iki temel nedenden dolayı, lisansüstü ve doktora düzeyinde yapılan tez çalışmalarının da bu kapsamda yer alması gerekliliği vardır. Lisans düzeyindeki öğrencilerden farklı olarak bu düzeylerdeki öğrenciler tarafından gerçekleştirilen tezler bilimsel nitelik taşımaktadır. Bu nedenle, çalışmanın birinci derecedeki sahibi olarak bu öğrencilere ilişkin bir veritabanının modelde yer alması gerekecektir. Ayrıca, öğretim elemanları açısından bakıldığında, yaptırılan tez çalışmalarının kaydedilmesinde, öğretim üyesinin kimlik bilgileri tez yürütücüsü olarak veritabanında yer alırken, tezi gerçekleştiren öğrencinin de tanımlanması gereklidir. Bu açıdan öğrenci kimlik bilgilerinin model tarafından kaydedilmesi zorunludur. Bir diğer nokta, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin üniversite-uygulama ilişkisinin sağlanmasında önemli boyutlardan birini oluşturması ve bu açıdan sektördeki firmaların personel teminine yönelik talepleri karşısında ihtiyaç duyulacak; halen eğitimine devam eden ya da mezun olmuş bulunan öğrencilere ilişkin, kimlik bilgilerinin ötesinde çeşitli enformasyona istendiği anda erişilebilmesidir. Bu enformasyon: Öğrenci kimlik bilgileri, Öğrencinin nitelikleri, Master ve doktora programlarında aldığı dersler, Eğitim geçmişi, Tez çalışmasında gerçekleştirdiği araştırmanın konu ve kapsamı, Profesyonel deneyimi, konularını kapsayacaktır. Bunun ötesinde, tasarlanan enformasyon sisteminin öğrencilere ilişkin operasyonel nitelikteki işlevleri yerine getirmek gibi, şu anda fakülte ve enstitü öğrenci işleri birimlerince yürütülen işleri üstlenmek amacı yoktur. 3.1.2 Öğrenci Enformasyonu Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması Yukarıda tanımlanan kapsamı ve amaçları doğrultusunda, Öğrenci Enformasyonu Yönetimi kapsamında enformasyon sisteminin toplaması, kaydetmesi, işlemesi ve raporlaması gereken enformasyon şu şekilde ifade edilebilir: Öğrenci Kimlik Bilgileri, Öğrenciyi tanımlayan karakteristik bilgilerdir. Evvelce de belirtildiği gibi, karşılaştırma, istatistik analiz vb. amaçlarla çeşitli niteliklere sahip öğrenciler seçilmek istendiğinde, bu bilgilerin bir bölümü filtreleme için kullanılacaktır. İlişkisel veritabanı içerisinde bu bilgilerin yer aldığı ana veri kayıt objesi (table) olan Öğrenci Kimlik Objesi ve bu obje içinde yer alan kimi alanlara atanan bilgilerin okunduğu diğer veri kayıt objeleri ile bu objelerin içeriklerindeki veri kayıt alanları (field) Şekil - 3.1 de görülmektedir. 14
Şekil - 3.1 Öğrenci Kimlik Bilgileri Veri Kayıt Objesi ve İlişkili Objeler Öğrenci Nitelik Bilgileri, öğrencinin sahip olduğu becerileri (yabancı dil, kompüter vb.) öğrencinin niteliklerine ilişkin açıklama bilgilerini içerir. Öğrenci Ders Bilgileri, öğrencinin yüksek lisans ve doktora programları boyunca almış olduğu derslere ilişkin enformasyonun kaydedilmesini sağlar. Bu nedenle, gerek üniversite içindeki çeşitli enstitülerde yer alan programlar kapsamında, gerekse diğer üniversitelerin çeşitli programlarındaki derslerin yer aldığı bir veritabanının oluşturulması model kapsamında öngörülmüştür. Bu veritabanındaki derslerin öğrenciye atanmasıyla istenen enformasyon tanımlanmış olacaktır. Öğrenci Tez Bilgileri, öğrencinin yüksek lisans ve doktora programında gerçekleştirdiği tez çalışmasının konu ve kapsamını kaydetme amacına yöneliktir. Ayrıca, bu kapsamda, hazırlanan teze ilişkin özet ya da tam metne ulaşma olanağı da sağlanmaktadır. Öğrenci Profesyonel Bilgileri, öğrencinin mesleki açıdan sahip olduğu deneyimin gerek öğrenciyken ve gerekse mezuniyetinden sonra izlenmesini; sektöre yönelik ileride yapılacak araştırma çalışmalarında da erişilebilir olmasını sağlamayı amaçlamaktadır. 15
3.2 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Öğretim Elemanları Enformasyonuna İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi 3.2.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi Modelin akademik boyutunda, kaydedilmesi gereken enformasyon, akademik personel tarafından gereçekleştirilen bilimsel çalışmalar ve verilen dersleri içerecektir. Bunlara ek olarak, akademik personelin bilimsel çalışma alanları, üniversitenin üstlenmek durumunda olduğu uygulamaya ilişkin problemlerin çözümünde ya da projelerde oluşturulacak ekip üyelerinin seçiminde ihtiyaç duyulan enformasyon kapsamındadır. Çeşitli çalışma komisyonlarının oluşturulmasında ya da döner sermaye projelerinde üniversite ve fakültelerin yapacakları görevlendirmelerde bu enformasyona ihtiyaç duyulmaktadır. Tüm bu gereklilikler, modelin kapsamında öğretim elemanlarına ilişkin olarak aşağıda sıralanan türden enformasyona ihtiyaç duyulduğunu ortaya koymaktadır: Kimlik Bilgileri, Dersler, Bilimsel Çalışmalar, Profesyonel Uygulamalar, İdari Görevler. Bu listede yer alan bilimsel çalışmalar ise kendi içinde şu altbaşlıklar altında ele alınmaktadır: Araştırmalar, Kitaplar, Tezler, Makaleler, Bildiriler. 3.2.2 Öğretim Elemanı Enformasyonu Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması Yukarıda tanımlanan kapsamı ve amaçları doğrultusunda, Öğretim Elemanları Enformasyonu Yönetimi kapsamında enformasyon sisteminin toplaması, kaydetmesi, işlemesi ve raporlaması gereken enformasyon şu şekilde ifade edilebilir: Öğretim Elemanları Kimlik Bilgileri, Öğretim elemanlarını tanımlayan karakteristik bilgilerdir. Evvelce de belirtildiği gibi, karşılaştırma, istatistik analiz vb. amaçlarla çeşitli niteliklere sahip öğretim elemanları seçilmek istendiğinde, bu bilgilerin bir bölümü filtreleme için kullanılacaktır. İlişkisel veritabanı içerisinde bu bilgilerin yer aldığı ana veri kayıt objesi (table) olan Öğretim Elemanı Kimlik Objesi ve bu obje içinde yer alan kimi alanlara atanan bilgilerin okunduğu diğer veri 16
kayıt objeleri ile bu objelerin içeriklerindeki veri kayıt alanları (field) Şekil - 3.2 de görülmektedir. Şekil - 3.2 Öğretim Elemanı Kimlik Bilgileri Veri Kayıt Objesi ve İlişkili Objeler Öğretim Elemanı Ders Bilgileri, öğretim elemanının yüksek lisans ve doktora programlarında vermekte olduğu derslere ilişkin enformasyonun kaydedilmesini sağlar. Bu nedenle, gerek üniversite içindeki çeşitli enstitülerde yer alan programlar kapsamında, gerekse diğer üniversitelerin çeşitli programlarındaki derslerin yer aldığı bir veritabanının oluşturulması model kapsamında öngörülmüştür. Veritabanındaki derslerin öğretim elemanına atanmasıyla istenen enformasyon tanımlanmış olacaktır. Öğretim Elemanı Tez Bilgileri, öğretim elemanının yüksek lisans ve doktora programında yürüttüğü tezlerin konu ve kapsamını kaydetme amacına yöneliktir. Ayrıca, bu kapsamda, hazırlanan teze ilişkin özet ya da tam metne ulaşma olanağı da sağlanmaktadır. Tek bir veritabanına kaydedilen bu enformasyona öğrenciler bazında da ulaşılabilir. Öğretim Elemanı Profesyonel Bilgileri, öğretim elemanının mesleki açıdan sahip olduğu deneyimin izlenmesini; sektöre yönelik ileride sözkonusu olacak taleplerde de ekip oluşturma çalışmalarında erişilebilir olmasını sağlamayı amaçlamaktadır. Öğretim Elemanı İdari Bilgileri, öğretim elemanının akademik ortamda üstlendiği idari görevler ve pozisyonların kaydedilmesini amaçlamaktadır. Benzer konularda yapılacak çalışmalarda geçmiş deneyimlerden yararlanılabilmesi açısından bu enformasyona ulaşılması gerekli görülmektedir. 17
Öğretim Elemanı Bilimsel Çalışma Bilgileri, öğretim elemanınca gerçekleştirilmiş bilimsel çalışmalara ilişkin enformasyonu kaydetme amacına yöneliktir. Evvelce de belirtildiği gibi bu enformasyon: Araştırmalar, Kitaplar, Tezler, Makaleler, Bildiriler, başlıkları altında düzenlenmektedir. 3.3 Enformasyon Sisteminin Bileşenlerinden Biri Olarak Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi nin İrdelenmesi 3.3.1 İşlevin Kavramsal Boyutta İrdelenmesi Akademik faaliyetler kapsamında ağırlıklı yeri bulunan, çeşitli enstitülerin kapsamındaki programlarda açılmış bulunan derslere ilişkin enformasyon bu bölümde organize edilmektedir. Veritabanında kaydedilen derslere ilişkin enformasyon, derslerin öğretim elemanları ile ilişkisinin kurulması sonucunda Öğretim Elemanları Modülü nde, öğretim elemanlarının verdiği derslerin dökümünde yer almaktadır. Ayrıca, Öğrenciler Modülü nde her bir öğrencinin aldığı derslere ilişkin enformasyon tanımlanırken, sözkonusu veritabanından yararlanılarak, dersler öğrencilere atanmaktadır. 3.3.2 Derslere İlişkin Enformasyon Yönetim İşlevi Kapsamında Gereken Enformasyonun İlişkisel Veritabanı Yapısındaki Strüktürünün Tanımlanması Yukarıda tanımlanan kapsamı ve amaçları doğrultusunda, Derslere İlişkin Enformasyon Yönetimi kapsamında enformasyon sisteminin toplaması, kaydetmesi, işlemesi ve raporlaması gereken enformasyon: İlgili programda açılan dersin özgün kodu ve adı, Dersin açıldığı üniversite, bağlı olduğu enstitü ve programına ilişkin enformasyon, Dersin açıldığı yarıyıl(lar), Dersin zorunlu ya da seçime bağlı olma niteliği, Dersin verildiği dil, Dersin içeriğini en iyi tanımlayacak anahtar kelime(ler), Dersin kredisi, Derse ilişkin kayıtlar ve açıklamalar, Derse ilişkin içerik ve programı içeren bir doküman dosyası, biçiminde tanımlanabilir. 18