1
SAN-TEZ PROJE DEĞERLENDİRME FORMU HAZIRLAMA KILAVUZU ÖN BİLGİLER : 1. Programın amacı: Bu destekleme programı, üniversite-sanayi işbirliğinin kurumsallaştırılması ve üniversitelerimizde yapılan bilimsel çalışmaların ticarileştirilerek ülkemize katma değer yaratacak, uluslararası pazarlardaki rekabet gücünün artırılmasına katkı sağlayacak yeni ürün ve/veya üretim yöntemi geliştirilmesi, mevcut üründe ve/veya üretim yönteminde yenilik yapılması amacıyla sanayinin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenecek yüksek lisans ve/veya doktora tez çalışmalarının seçilmesi, desteklenmesi, izlenmesi, sonuçlandırılması ve sonuçların değerlendirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla düzenlenmiştir. 2. Programın kapsamı: Ülkemizdeki sanayi ve üniversite işbirliğinin güçlendirilmesinin yanı sıra sanayimizde teknoloji ve AR-GE kültürünün yaygınlaştırılması amacıyla, özellikle küçük ve orta ölçekli sanayicinin ileri teknoloji uygulamasına yönelik taleplerinin, üniversite-sanayi işbirliği ile yürütüleceği, araştırma, geliştirme ve yenilikçilik çalışmaları ile bunların sonuçlarını ticari maksatla ürün, hizmet veya teknolojiye dönüştürme aşamasını içeren ve ortaklarından en az biri sonuçları ticari uygulamaya dönüştürecek gerçek veya tüzel kişi olan projeleri kapsar. 3. Proje Başvurusu Kabul edilmeyecekler: Proje ortağı olan firma için; Başvuru sırasında veya sözleşme yapılmadan önce iflas etmesi veya tasfiye halinde olması, İş veya faaliyetlerini askıya almış olanlar, bu meselelerle ilgili bir dava veya takip konusu olanlar, veya ulusal mevzuat ve düzenlemelerde yeri olan bir prosedür dolayısı ile bunlara benzer bir durumda olanlar, Bir önceki yıl bilançosunda zarar olan firmalar, Başvuru sırasında veya sözleşme yapılmadan önce, profesyonel (mesleki) faaliyetini ilgilendiren bir suçtan kesin hüküm gücünde bir karar ile mahkûmiyet almış olanlar, Başvuru sırasında veya sözleşme yapılmadan önce, kamu haklarından mahrum olanlar, ağır hapis veyahut 6 aydan fazla hapis veyahut affa uğramış olsalar bile devletin şahsiyetine karşı işlenen suçlarla, zimmet, ihtilas, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı suçtan veya kaçakçılık, resmi ihale ve alım satımlara fesat karıştırma, devlet sırlarını açığa vurma suçlarından dolayı hükümlü bulunanlar, dolandırıcılık, yolsuzluk, suç örgütüne dahil olma veya ülkenin mali çıkarların zarar verici herhangi bir suçtan dolayı kesinleşmiş mahkumiyeti olanlar, Proje Yürütücüsü ve Firma için; Başvuru sırasında veya sözleşme yapılmadan önce İhale Yasası na aykırı davranışlardan dolayı kesinleşmiş mahkûmiyeti olanlar,) Teklif edilen proje ile haksız rekabet (çıkar çatışması) konumunda olanlar, Başvuru sırasında veya sözleşme yapılmadan önce yalan beyanda bulundukları tespit edilenler, 4. Desteklenecek Gider Kalemleri SAN-TEZ projesinde projenin gerektirdiği aşağıdaki harcamalar gider kabul edilir : Tez Öğrencisine yapılan ödemeler, (bu ödemeler Genel Müdürlük tarafından belirlenen esaslara uygun olarak yapılır) 2
Proje yürütücüsüne yapılan ödemeler, (proje yürütücüsü ve yardımcı araştırmacılara yapılacak bu ödemeler Genel Müdürlük tarafından belirlenen esas ve usuller çerçevesinde yapılır) Projede belirtilen miktarı aşmamak kaydı ile veri toplama, yerinde inceleme, arazi çalışması vb. gibi projeyle doğrudan ilgili seyahat giderleri ile proje personeline verilecek harcırah ve buna ilişkin diğer giderler, Proje için alınması veya yaptırılması zorunlu olan her türlü kalıcı cihaz/donanım/kalıp/yazılım/malzeme satın alma veya kiralama giderleri, Sarf malzemesi alım giderleri (proje süresince kullanıldıktan sonra elden çıkacağı varsayılan deney gereçleri ve malzemeleri, küçük yedek parça, el aletleri ve deney hayvanları v.b.), Projeyle ilgili danışmanlık, yayın, standart, nakliye, donanım bakım ve onarım, her türlü bilgisayar yazılımı lisans bedeli v.b. gibi belli bir ücret karşılığında yaptırılacak olan ve ayrıntılı olarak tanımlanmış, fatura ile belgelendirilebilecek işler, 5. Desteklenmeyen Giderler Her türlü kâr, fırsat maliyeti, sermaye kullanım maliyeti, kur farkları, amortismanlar, yeniden değerlendirme maliyetleri, depozitolar, dağıtım, pazarlama ve reklâm giderleri, muhasebe, sekreterlik vb idari giderler, yönetim giderleri, brüt ücretin yanında teşvik, motivasyon vb. prim giderleri, personele nakdi ya da ayni olarak verilen yemek ve ulaşım giderleri, sosyal yardımlaşma vakıf ödentileri, seyahatlerde ulaşım (gidilen yerde iş taksi, metro vb. ulaşım giderleri desteklenmez) ve konaklama dışındaki giderler, yakıt giderleri, büro makineleri ve malzemeleri, ısıtma, aydınlatma için yapılan masraflar, kira (ofis, depo. stand, vb. kiralar), inşaat ve tesisat giderleri desteklenmez. 6. Değerlendirmede uyulacak kurallar : Projenin desteklenmesi için minimum değerlendirme notu 70 tir. Bu notun altında olan projeler desteklenmemektedir. Bu nedenle, projeler değerlendirilirken verilecek notlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Proje önerilerileri, bireysel inceleme ve değerlendirmelerini yapmaları için Değerlendirme Grubu Üyelerine Toplantı tarihinden en az 10 gün önce elektronik ortamda gönderilir, Proje değerlendirme grubunda görevlendirilen öğretim üyeleri sorumlu oldukları projeleri değerlendirme toplantısı öncesinde incelemeli ve yaptıkları değerlendirme sonucunda ulaştıkları karara ilişkin görüşü içeren değerlendirme formunu proje toplantısı öncesi Bakanlığa teslim etmelidirler. Değerlendirme Grubu Üyeleri Genel Müdürlük tarafından verilen adreste, belirlenen gün ve saatte toplanırlar. Görevlendirme yazısı yazıldıktan sonra mazereti nedeniyle Değerlendirme toplantısına katılamayacak olan öğretim üyesinin bu durumu en az 4 gün önceden Genel Müdürlüğe bildirmesi gerekmektedir. Bu bildirimin yapılmaması halinde projenin bir başka öğretim üyesi tarafından değerlendirilmesi mümkün olamayacağı için toplantıya katılım zorunludur. Proje ortakları istemeleri halinde, projeleri hakkında bilgi vermek amacıyla toplantıya katılarak değerlendirme grubu üyelerini bilgilendirirler, Bilgilendirme oturumunun ardından, proje değerlendirme grubu üyeleri arasında yapılacak olan kapalı oturumda, bireysel değerlendirme sonuçları karara bağlanarak üyelerce imzalanır. Proje Değerlendirme Grubu Üyelerinin projeyle ilgili kararlarında proje toplantısı sonucunda bir değişiklik olması durumunda Değerlendirme formu yeniden, doldurularak imzalanır ve kararın değiştirilmesi ile ilgili gerekçe açıklanır. Proje değerlendirmeleri sonucu Proje Ortaklarına yazılı olarak bildirilir. 3
7. Bireysel değerlendirmede uyulması gereken ilke ve etik kurallar: Proje önerisini değerlendirecek Komisyon üyeleri, bireysel değerlendirme çalışmalarında uyulması gereken ilke ve etik kuralları göz önünde bulundurmalıdırlar. Bu kurallar aşağıda sıralanmıştır: Hakemin projeleri objektif olarak değerlendirmesi gerekmektedir, fırsat eşitliği, kişisel/kurumsal vb ilişkiler ve yorumlar dikkate alınmamalıdır. Hakemin başkaları tarafından çıkar çatışması/çakışması olarak algılanabilecek kişisel ilişkileri varsa, aşağıdaki hususlar dikkate alınarak değerlendirme yapılmamalıdır. Böyle hallerde Kuruma bilgi verilmeli söz konusu projelerin değerlendirme aşamasında yer alınmamalıdır. Başkaları tarafından çıkar çatışması/çakışması olarak yorumlanabilecek ilişki ve durumlar: Proje önerisini sunan firmada çalışıyor/danışmanlık yapıyor olmak, Proje önerisini sunan firmanın rakibi bir firmada çalışıyor/ danışmanlık yapıyor olmak, Proje hakkında görüş bildirmiş olmak ve/veya projenin hazırlanmasına herhangi bir katkıda bulunmuş olmak, Daha önce yargıya intikal eden ihtilafların tarafları (hasım) olmak, Akraba, veya boşanmış olsalar bile hısım olmak (3.derece dahil, kan bağı ile ve/veya ortadan kalkmış olsa bile evlilik bağı nedeniyle 2.derece dahil, sıhri hısım olmak), Tarafsız davranmayı önleyecek derecede olumlu/olumsuz düşünce/önyargı sahibi olmak ile tarafsızlığı kuşkuya düşürebilecek diğer önemli sebeplerdir. Daha once Bakanlığa bilgi verilmemiş olmakla birlikte, değerlendirme toplantısında yukarda belirtilen etik kurallardan herhangi birisinin mevcut olduğunun tespit edilmesi halinde, ilgili üyenin değerlendirmesi dikkate alınmayacaktır. Üyelerden bir veya daha fazlasının etik kurallara uymadığının tespiti ve karar sayısının bu nedenle düşmesi halinde projenin değerlendirilmesi için tekrar değerlendirme toplantısı düzenlenecek olup etik kurallara uymayan Komisyon üyelerine toplantı ücreti ödenmeyecektir. Proje değerlendirmelerinde gizliliğe riayet edilmelidir. Proje içerikleri ve proje önerisi ile ilgili görüşmeler hiçbir şekilde dışarı taşınmamalı; içerik ve görüşmelerin başkaları tarafından kullanılma olasılığı engellenmelidir. Proje değerlendirmelerinde olumlu ve olumsuz görüşlerin gerekçeleri maddeler halinde yazılarak başvuru sahibine yazılı olarak bildirilebilecek şekilde Bakanlığa sunulmalıdır. 4
8. PROJELERİN DEĞERLENDİRİLMESİ: Projelerin değerlendirilmesinde göz önünede tutulacak en önemli kriter, projenin teknoloji tabanlı, yüksek katma değer yaratacak, proje ortağı işletmenin rekabet gücüne katkı sağlayacak bir ürün veya üretim yöntemi ile sonuçlanıp sonuçlanmayacağıdır. Bunun yanında, projede izlenecek yöntemlerin ulusal ve/veya uluslar arası teknolojik gelişmeye katkı sağlayıp sağlamayacağı, özgün bir teknolojiye sahip olup olmadığı, Ar-Ge niteliği, bu ürünün aynı veya benzer sektördeki fimaların teknolojik gelişimine katkı sağlama niteliğinin de dikket alınması gerekmektedir. San-Tez kapsamında değerlendirilen projelerin üretim yatırımı veya merkez laboratuvar kurmaya yönelik olmaması gerekmektedir. Bu nedenle proje bütçesinde talep edilen makine-donanımın proje faaliyetleri ile ilişkisi ve gerekliliğinin değerlendirilmesi de önem arz etmektedir. 8.1. Projenin Ar-Ge Niteliği ve Teknolojik Yönü Projenin sınai Ar-Ge niteliği, Teknoloji Düzeyi, Yenilikçi Yönü ile ilgili olarak gerekçe açıklanırken; Teknolojinin zaman içindeki gelişimine yönelik beklentileri, sanayi Ar-Ge içeriğini; teknolojik düzeyini; yenilikçi yönünü; özgün katkıyı; projede kullanılan yöntem ve yaklaşım sistematiğini de değerlendiriniz. Sanayi Tezleri programı kapsamında yapılacak proje başvurularında Temel Araştırma aşamasının tamamlanmış olması gerekmektedir. Projelerin Deneysel Geliştirme aşamasında olması tercih edilmekle birlikte Uygulamalı araştırma da projenin bir Ar-Ge aşaması olarak kabul edilebilmektedir. Bu aşamaların yaklaşık tanımları aşağıda verilmiş olup projelerin değerlendirilmesinde bu aşamaların göz önüne alınması gereklidir. 1.Temel Araştırma Temel araştırma, görünürde herhangi bir özel uygulaması veya kullanımı bulunmayan ve öncelikle olgu ve gözlemlenebilir gerçeklerin temellerine ait yeni bilgiler edinmek için yürütülen deneysel veya teorik çalışmadır. 2. Uygulamalı Araştırma Uygulamalı araştırma, yeni bilgi edinme amacıyla yürütülen özgün araştırmadır. Bununla birlikte uygulamalı araştırma, öncelikle belirli bir pratik amaç veya hedefe yönlenmiştir. 3. Deneysel Geliştirme Deneysel geliştirme, arastırma ve/veya pratik deneyimden elde edilen mevcut bilgiden yaralanarak yeni malzemeler, yeni ürünler ya da cihazlar üretmeye; yeni süreçler, sistemler ve hizmetler tesis etmeye ya da halen üretilmiş veya kurulmus olanları önemli ölçüde geliştirmeye yönelmiş sistemli çalışmadır. Ayrıca, üretime yönelik yatırım projeleri ile merkezi laboratuar kurulmasına yönelik projeler San- Tez kapsamında değerlendirmeye alınmamaktadır. Projenin bu iki kriterleri taşıması durumunda diğer değerlendirme kriterlerini dikkate almayınız. Projenin bir kısmında yürütülecek uygulamalı araştırma aşamasını müteakip deneysel geliştirme aşamasına geçiliyorsa veya projede uygulamalı araştırma aşamasındaki sonuçların kullanılacağı deneysel geliştirme ve ürüne yönelik deneysel geliştirme aşamaları bu proje kapsamında tamamlanacaksa diğer değerlendirme kriterlerini kullanınız. 8.2. Projenin Ekonomik Katkısı ve Yaygın Etkisi Bu bölümde, projenin ülke ve ilgili işletmenin ekonomik gelişimine katkısı değerlendirilecek ayrıca bu proje sonucunda ortaya çıkacak ürünün ülke teknolojisinin ilerlemesinde yaratacağı katkı değerlendirilecektir. 5
Söz konusu proje yalnızca proje ortağı işletmenin kendi üretimi ve fabrika içindeki bir geliştirmeye ait olması durumunda, yalnızca ilgili işletmenin teknolojik gelişimine katkı sağlayacağı için yaygın etkisi bulunmayacaktır. Proje, patent veya faydalı model gibi sınai mülkiyet hakkı ile sonuçlanabilir. Proje sonucunda ticarileşebilir nitelikte ürün ve/veya üretim yöntemi ile sonuçlanacaktır. Proje çıktısının, katma değer, verimlilik ve rekabet gücü açısından beklenen katkıları yapabilecek potansiyeli bulunmaktadır. Ülkede ihtiyaç duyulan bir teknoloji sağlamakta ve/veya ithal ikamesi sağlayarak teknolojik dışa bağımlılığı azaltacak niteliktedir. Proje aynı sektörde bulunan işletmelerin teknolojik gelişimine katkı sağlayacak düzeydedir. 8.3. Projenin Pazar Araştırması San-Tez proje sonuçlarının teknolojik bir ürün ve/veya üretim yöntemine yönelik olması ve proje konusunun proje ortağı işletme tarafından kendi teknolojik ihtiyaçları doğrultusunda belirlenmesi kuralı nedeniyle sunulan proje çıktısının Pazar araştırmasına yönelik değerlendirmeler önemlidir. Bu nedenle proje ortağı işletmenin proje fikrinin teklif etme aşamasında pazara yönelik araştırmayı yapması ve proje sonucunda ortaya çıkacak ürünün elde edeceği Pazar payına ve rekabet gücüne yapacağı katkıyla ilgili bir ön araştırma yapmış olması beklenmektedir. Projede hedeflenen çıktı ile ilgili olarak yurt içi ve yurt dışı pazar araştırması yapılmış ve ürünün pazar hedefi açık olarak belirtilmiştir. Proje sonucunda çıkan ürünün yurtiçi ve yurt dışı pazarlardaki durumu değerlendirilmiş, hedeflenen çıktının proje ortağı firmaya sağlayacağı rekabet üstünlüğü açık olarak tanımlanmıştır. Projede hedeflenen çıktının iç ve dış pazarlar açısından ülke ekonomisine yapacağı katkı açık olarak tanımlanmıştır. Projede hedeflenen çıktının proje ortağı işletmenin rekabet gücüne getireceği katkı değerlendirilmiş ve somut verilerle açıklanmıştır. 8.4. İzlenecek Yöntem Projenin Ar-Ge aşamasında izlenecek yöntemin teknolojik açıdan yenilikçi ve özgün olması, bugüne kadar yürülen çalışmaların bir tekrarı veya devamı niteliğinde olmaması önemlidir. İzlenecek yöntemin ulusla ve/veya uluslar arası teknolojik çalışmalara bir katkı sağlayıp sağlamadığı değerlendirilmelidir. Yöntemler belirgin ve doğru olarak açıklanmış ve/veya literatüre/standart metodlara atıflar yapılmıştır. Seçilen ana yaklaşımın diğer yöntemlere olan üstünlükleri ve zayıflıkları açıklanarak proje amacına uygunluğu ortaya konulmuştur. Seçilen yöntemle ilerleme kaydedilememesi durumunda alternatif B planı hazırlanmıştır. 8.5. Proje Ekibinin ve Destekleyen Kuruluşun Yeterliliği Projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi ve sonuçlandırılması için proje ekibinin niteliği önemlidir. Bu bölümde, proje ekibinde yer alan tez öğrencilerinin sayısı, niteliği, birden fazla ise tez konularının proje ile uyumu, proje sonucunun yayın niteliği, proje ortağı firmanın bu konudaki tecrübeleri, teknolojik altyapısı, proje ekibinde yer alan yardımcı araştırmacı ve personelin uzmanlığının proje faaliyetleri ile uyumu değerlendirilimelidir. Proje ekibinin proje yürütme/gerçekleştirme tecrübesi ve yeterliliği (nitelik, nicelik, süreklilik ve iş gücü yönlerinden) vardır. Projede çalışacak tez öğrencilerinin sayısı, nitelikleri ve tez konuları proje ile uyumludur. Proje, destekleyen kuruluşun faaliyet alanıyla uyumludur ve kuruluşun Ar-Ge gereksinimi üzerine 6
hazırlanmıştır. Kuruluş daha önce bu alanda benzer bir çalışma yapmıştır veya yapmaktadır. Projenin yürütüleceği üniversite veya kuruluşun altyapısı/ortamı/olanakları yeterlidir. Proje ortağı işletme, teknolojik altyapı ve deneyim açısından bu projeye katkı sağlayacak niteliktedir. 8.6. Proje Süresi ve İş Planı İş Planı grafiği, iş paketlerinin hangi sürelerde tamamlanacağının ve projenin amaca uygun bir şekilde gerçekleştirildiğinin izlenebilmesi için gereklidir. Her dönem sonunda hazırlanacak raporların değerlendirilmesinde bu iş planı grafiğinde verilen her iş paketinin tamamlanması için belirtilen süreler ve bu paketlerin belirtilen zamanlarda tamamlanarak bir sonraki iş paketine zamanında geçilip geçilmediği kontrol edilecektir. Bu aynı zamanda proje ekibinin, projenin başarıyla yürütülebilmesi ve sonuçlandırılabilmesi için kaynakların etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasına yönelik plana, organizasyona ve yönetime sahip olduğunu da gösterecektir. Proje süresi, projede belirtilen faaliyetler ile uyumlu olup uygundur. Proje iş paketlerine bölünmüş olup her iş paketi için makul süreler öngörülmüştür. Proje iş paketlerinde yürütülecek faaliyetler ayrıntılı olarak açıklanmıştır. İş Paketlerinin başrı kriterleri tanımlanmıştır. Bir iş paketinin diğer iş paketleri ile ilişkisi tanımlanmıştır İş paketinden herhangi birisinin başarıyla sonuçlanmaması halinde projenin genelini nasıl etkileyeceği açıkça belirtilmiştir. Proje ekibinin projeye ayıracakları çalışma süresi (ay) ve iş gücü (% performans) gerçekçi olarak belirtilmiştir. Proje ekibinin sayısı ve niteliği, projede gerçekleştirilecek faaliyetlere uygun olarak belirlenmiş ve her birinin görevleri net olarak tanımlanmıştır. 8.7. Bütçe ve Gerekçeleri San-Tez kapsamında değerlendirilen projelerin üretim yatırımı veya merkez laboratuvar kurmaya yönelik olmaması gerekmektedir. Bu nedenle proje bütçesinde talep edilen makine-donanımın proje faaliyetleri ile ilişkisi ve gerekliliğinin değerlendirilmesi önem arz etmektedir. Proje bütçesinde talep edilen makine-donanım, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat kalemlerini ve bu kalemlerin gerekçelerini, proje faaliyetleri ile uyumu, cihazın gerekliliği, projede kullanım verimliliği açısından değerlendiriniz. Aşağıda verilen değerlendirme kriterlerini bu açıklamalar doğrultusunda değerlendirerek puan veriniz. Projede talep edilen makina-donanım üretim yatırımına yönelik olarak belirlenmemiştir. Proje kapsamında talep edilen makine tezchizat ve sarf malzemeleri, projenin gerçekleştirilmesi için gereklidir. Bütçede talep edilen her kalemin kullanım gerekçesi net bir şekilde açıklanmıştır. 9. DİĞER HUSUSLAR Proje değerlendirme kriterleri ile ilgili her bölümün altına o bölümle ilgili bir değerlendirme yapınız ve vermiş olduğunuz puanın gerekçesini açıklayınız. Değerlendirme kriterlerini eksik buluyorsanız, değerlendirme işleminin daha objektif olarak yapılmasını sağlamak üzere eklenmesini zorunlu gördüğünüz kriterler varsa bu kriterleri ekleyiniz. Özet formu doldurararak proje için verdiğiniz toplam puanı belirleyiniz. Projenin desteklenmesi için minumum puan 70 dir. Projenin desteklenmesini uygun bulmuyorsanız bu puanın üzerinde not 7
vermeyiniz. Projenin tümünü değerlendiriniz ve kararınızın gerekçesini maddeler halinde yazınız. Proje ile ilgili sonuç kararınızı yazınız ve imzalayınız. Değerlendirme formu sonunda bulunan Taahhütnameyi de doldurarak değerlendirme toplantısı sonunda Bakanlık personeline teslim ediniz. 8