T.C. Resmî Gazete Kuruluş Tarihi : ( 7 Teşrinievvel 1336 ) 7 Ekim 1920 Yönetim ve yazı işleri için,.., nn n Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve 26 Haziran 1990 Yayın Genel Müdürlüğüne ÇAT T Sayı : 20560 başvurulur. Of*^ı YÜRÜTME VE İDARE BÖLÜMÜ Bakana Vekillik Etme İşlemi T. C. BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler 25 Haziran 1990 Genci Müdürlüğü 08-3-308-16220 CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA Ozon Tabakası'nı İncelten Maddeler hakkında yapılacak toplantıya katılmak üzere, 26-30 Haziran 1990 tarihleri arasında İngiltere'ye gidecek olan Devlet Bakanı M.Vehbi DİNÇERLER'in dönüşüne kadar; Devlet Bakanlığına, Devlet Bakanı Cemil ÇİÇEK'in vekillik etmesini yüksek tasviplerine saygıyla arzederim. Yıldırım AKBULUT Başbakan TÜRKİYE CUMHURBAŞKANLIĞI 25 Haziran 1990 39-06-86-90-324 BAŞBAKANLIĞA İLGİ : 25 Haziran 1990 gün ve 08-3-308-16220 sayılı yazınız. Ozan Tabakası'nı İncelten Maddeler hakkında yapılacak toplantıya katılmak üzere, 26-30 Haziran 1990 tarihleri arasında İngiltere'ye gidecek olan Devlet Bakanı M. Vehbi DİNÇERLER'in dönüşüne kadar; Devlet Bakanlığına, Devlet Bakam Cemil ÇİÇEK'in vekillik etmesi uygundur. Bilgilerini rica ederim. Turgut ÖZAL CUMHURBAŞKANI Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 1 Resmî Gazete Kodu : 260690 Resmî Gazete Fihristi 64. Sayfadadır.
Sayfa : 2 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 Cumhuriyet Üniversitesinden : Yönetmelik Amaç Cumhuriyet Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği BİRİNCİ KISIM AMAÇ, KAPSAM VE TARİFLER Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı, Cumhuriyet Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma ve yönetim birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşivlik malzeme durumuna gelebilecek malzemenin belirlenmesini, herhangi bir nedenle kayba uğramasını, korunmalarının sağlanmasını ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, korunmasında yarar görülmeyen malzemenin ayıklanma ve yokedilmesine ilişkin usûl ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik Cumhuriyet Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma ve yönetim birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar. Görev, Sorumluluk Madde 3 Cumhuriyet Üniversitesi arşiv hizmet ve faaliyetleri İdari ve Mali İşler Dairesince yürütülür. Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel Madde 4 Kurum arşiv hizmet faaliyetlerinin yürütülebilmesi için arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşiv Uzmanı, Teknisyenler ve Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır. Tarifler Madde 5 Bu Yönetmelikle geçen; a) Arşiv Malzemesi : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, ikinci maddede belirtilen Cumhuriyet Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve üniversitece korunması gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihsel, siyasal, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile Milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından bilimsel nitelik taşıyan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu dönemin ahlâk, töre ve gelenekleri ile sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan her türlü dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik Malzeme : Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş personel sicil dosyalarını, c) Birim Arşivi : Cumhuriyet Üniversitesi birim ve kuruluşlarının görev ve etkinlikleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu birim ve kuruluşların yapısında güncelliğini yitirmeden aktif biçimde ve malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini, Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 2
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 3 d) Üniversite Arşivi : Üniversitenin Rektörlük örgütü içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine göre daha uzun süreli saklandığı ve korunduğu merkezi arşivi, e) Üniversite (Kurum) : Cumhuriyet Üniversitesini, 0 Rektörlük : Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğünü, g) Birimler : Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen, Cumhuriyet Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve yönetim birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları, h) Genel Müdürlük : Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü, ifade eder. İKİNCİ KISIM ÜNİVERSİTE KURUM VE BİRİM ARŞİVLERİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ, ARŞİV MALZEMESİ VE ARŞİVLİK MALZEMENİN SAKLANMASI, ARŞİVLERDEN YARARLANMA USUL VE ESASLARI Koruma Yükümlülüğü Madde 6 Üniversite, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ite 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 4 üncü maddesi hükmünce saklanması ve korunmasını sağlamak, b) 1 inci maddede belirtilen amaçlar doğrultusunda korunmasına gerek görülmeyen arşiv malzemesini ayıklamak ve yok etmek, c) Birim arşivlerini denetlemek ve bu yolla üniversite bünyesinde kullanılan kırtasiye malzemeleri ve formlar konusunda standartlaşmayı sağlamak, ile yükümlüdür. Birim Arşivinin Yükümlülükleri Madde 7 Birim arşivleri; a) Yukarıdaki maddenin (a) bendinde belirtildiği şekilde saklanması gerekli arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin saklanması ve korunmasını sağlamak, b) Üniversite arşivlerine devredilecek malzemenin düzenlenmesini sağlamak, ile yükümlüdür. Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri Madde 8 Üniversitenin elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği olarak aktivitesini koruyanlar üniversite arşivinde tutulur. Arşivlerden Yararlanma Madde 9 Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir neden ve amaçla arşivlerden ve bulundukları yerlerden dışarıya verilmez. Halen üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır. Arşiv malzemeleri üçüncü kısımdaki hükümler çerçevesinde mahkemelerce belirlenecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililer tarafından yerinde incelenebilir. Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin götürülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne uygun örnekler verilebilir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 3
Sayfa : 4 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 Arşiv Malzemesinin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı Madde 10 Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bunların yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir. Yararlanma Usûl ve Esasları Madde 11 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 10 uncu maddesi gereğince üniversitenin elinde bulunan araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması ve yükümlülükleri ite arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usûl ve esasları, 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararına göre yürütülür. ÜÇÜNCÜ KISIM BİRİM ARŞİVİ İŞLEMLERİ Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 12 Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme ilgili birimlerce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar ile işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini takiben arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerden işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı, c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Bu ilişki içerisindeki tarih (Kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı yöntem uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak istisnaî olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (kurum sicil numarasına ek olarak emekli sicil numarası da belirtilmelidir) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleşme yapılır. Ayrıca Üniversitenin verdiği hizmet itibariyle, özellik taşıyan arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme, hizmetin biçimine ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, numerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri yöntemlerle hazırlanır ve arşiv yerleştirilmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde sınıflandırma ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ilgili birimce gizliliği kaldırılmadıkça bu özelliğini korur. Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Uygunluk Kontrolü Madde 13 Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek sıra numaralarında atlama, tekrar ve eksiklik olup, olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde aynı nitelikte birden çok malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip, birleştirilmediğine, Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 4
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 5 c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp, dosyalanmadığına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş olan numaraların birim adının ait olduğu işlem yılının yazılıp, yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip, ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp, zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp, yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu amaçla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip, etiketlenmediğine, 1) Sayfalar ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup, olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk Kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından ortaklaşa yapılır. Malzemenin Dirim Arşivine Devri Madde 14 İlgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, izleyen takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süredeki devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Malzemenin bu şekilde tespit, ayırımı ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, öncelikle birim yöneticilerine aittir. Teslim işlemleri ise birim arşiv personelince yerine getirilir. Arşivlik malzemenin, birim arşivine devri, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme, Madde 15 Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde korunur. Bu malzemeden hizmetin yürütülmesi ile ilgili olarak ilgili birimlerce yayınlanan yönerge, genelge v.s.'nin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla ilgili birimde arşiv ve arşivlik malzeme ile birlikte saklanabilir. Malzemenin Birim Arşivinde Sınıflandırılması ve Yerleştirilmesi Madde 16 Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini doldurduktan sonra kurum arşivine aynı düzenle teslim edilir. Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzemenin sınıflandırılması ve yerleştirilmesi 25 inci madde hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Arşivlerinde Saklanma Süresi Madde 17 Birimler elinde bulunan arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma sûreleri 1-5 yıldır. Birim Arşivinden Yararlanma Madde 18 Birimlerce, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere dışarıya çıkarılmamak kaydıyla birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha Madde 19 Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, üniversitenin taşra kuruluşlarındaki ayıklama ve imha işlemleri, 23 üncü madde hükümlerine göre yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 20 Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme Madde 21 Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 5
Sayfa : 6 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 Uygunluk Kontrolü ÜNİVERSİTE ARŞİVİ İŞLEMLERİ Madde 22 Üniversite arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksikleri varsa 13 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Üniversite Arşivinde Ayıklama ve İmha Madde 23 Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 4 üncü ve 5 inci kısmında yer alan hükümlere göre yapılır. 24 üncü maddede açıklandığı üzere, üniversite arşivinde yapılacak kesin sınıflandırma, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, üniversite arşivlerindeki korunmasına gerek görülmeyen ve ayıklama işlemine tâbi tutulacak evrak ve malzemenin ayıklanmasından sonra yapılır. Damgalama Madde 24 Ayıklama ve imha işlemini takiben, üniversite arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Cumhuriyet Üniversitesi Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arşivinde Sınıflandırılması ve Yerleştirilmesi Madde 25 Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte oluşan biçimlere uymak suretiyle düzenleme esasına dayalı organik metotla (Provenance Sistemi) sınıflandırılır. Bu sistemin esası, arşivlere devredilen fonları bütünlüklerini bozmadan esas düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde belirlenir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Sınıflandırma işlemleri şu sırayı izler : a) Önce her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki oluşum ve ilişki biçimlerine uygun olarak bir araya getirilir. Ayırma işlemi, kurumun genel yönetim yapı şeması belirlendikten sonra yapılır. Kesin sınıflandırma, korunmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. b) Örgüt şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birim kadar, taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili örgütün kadrolarının ayrı ayrı belirlenmesi işlemine geçilir. Taşra örgütlerini merkezdeki alt birimden ayırt etmek için, söz konusu örgüt kodunun önüne il kodu yazılır. Kodlama Esasları : Kurum Kodu : Üniversite Birim Kodu : Fakülteler, Yüksekokullar, Enstitüler Alt Birim Kodu : Rektörlüğe Bağlı Bölümler ve Merkezler ile Daire Başkanlıkları Hizmet Türü Kodu : Dosya sınıflandırma numarası almamış belgelerden farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri uygulanarak hizmetler sınıflandırılmış ise yeniden kod verme yoluna gidilmeyip bu numaralar Ek-3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır. Kodların belirlenmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur : aa) Mümkün olduğu kadar fazla rakam ve harf kullanılmasından kaçınılır. bb) Yeni kurulan birim ve alt birimler için kod verilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir. cc) Evrak ve belgelerin eklerine de aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir. Yürütme ve idare Bölümü Sayfa : 6
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 7 c) Ayırımı yapılan evrak ve belgelerden konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar ekleri ile birlikle bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri asıl evrak ve belgelerden ayrılmaz. Bu tür evraklar asıl evrak ve belgelerle birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına engel olmak, yerlerinin kaybolmasını Önlemek ve aidiyetlerini sağlayarak kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evrak l'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine sayı olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra birimleri belirlenmiş olan evrak ve belgeler, kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre kronolojik biçimde sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır : aa) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve belgelerin kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. bb) Üzerinde yanlızca "Ay"ı olup günü belli olmayan evrak sıralamada örneğin evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse bunlar bulunduktan ayın en sonuna toplu olarak konulur. cc) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler Miladî tarihe çevrilerek alınır. Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. e) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahminî tarihlemesi yapılan evrak da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakın arasına konulur. Tahminî tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. ee) Ayırma neticesinde, evrak ve belgelerin ait olduğu kurumun bütün birimlerine kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek-1) evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. "Kutu Numarası" bölümüne, evrak ve belgelerin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek olan birbirini izleyen numaralar yazılır. "Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek olan birbirini izleyen numaralar yazılır. "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek olan sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak l'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır. Kodlama; "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez ve mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek-2) konur. g) İstenen belgelere seri biçimde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutu veya klasörlerin sırtlarındaki etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3) "Dosya Numarası"hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "işlem Yılı" yazılır. Aynı biçimde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa: 7
Sayfa : 8 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyetleri itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve belgeler için kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısiyle kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve belgelerin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "işlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutulara verilecek sıra numaralan, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır. ı) Bu sınıflandırma sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir. j) Sınıflandırılması tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) veya klasörlere konulmuş olarak gerekli şartları taşıyan arşiv depolarında ve madenî raflarda; sınıflandırma plânına uygun olarak yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede; raflarda çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru birbirini izleyen bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. Bu sınıflandırma sistemi, yanlızca klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı gibi değişik tür ve çeşitteki malzemenin sınıflandırılması değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi Madde 26 Üniversite elinde bulunan arşiv malzemesinin kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması ve Kataloglarının Hazırlanması Madde 27 Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Kurum Arşivinden Yararlanma Madde 28 Kurum arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 9 uncu, 11 inci ve 17 nci madde hükümleri saklıdır. Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Madde 29 Kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan arşivlik malzeme "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak olan devir listeleri (veya "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu", Ek-5 varsa kayıt defterleri ile birlikte) devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği adı geçen Genel Müdürlükçe denetlenir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversite elinde kalacağı, Üniversitenin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Üniversitenin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesi hükümlerine tabidir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 8
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 9 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 30 Aynı tür arşiv malzemesi aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması durumunda ise, her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki teslim edilen arşiv malzemesinin; a) "Birimi" bölümüne; arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) "Türü" bölümüne; dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b. olduğu, e) "İşlem Yılı" bölümüne; arşiv malzemesinin oluştuğu yıl, d) "Teşkilât Kodu" bölümüne; her dikdörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası, e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne; ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) "İşlem Tarihi" bölümüne; evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) "Sayı" bölümüne; evraka verilen sayı, h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne; evrakın gizli olup olmadığı (Gizli Evrak "G" kısaltması ile gösterilir), ı) "Konusu" bölümüne; o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) "Adedi" bölümüne; dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam sayı, j) "Açıklama" bölümüne; yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekti açıklamalar, k) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne; evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. Yardımcı Araçların Hazırlanması Madde 31 Yardımcı araçlardan "Cumhuriyet Üniversitesi Arşiv Rehberi" üç ana bölüm ile giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan sınıflandırma sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde örgüt şemasına uygun olarak, her bir birimin kısa örgüt tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakın hangi fonlarda olduğu belirtilir. İkinci bölümde, sınıflandırma ve kodlama plânına uygun olarak her bir sınıfın kısa içeriği açıklanır. Üçüncü bölümde ise, birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksi oluşturulur. Yardımcı araçlardan "Analitik Envanter"in hazırlanmasında ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin sınıflandırma sırasında doldurulan "Dosya Muhteviyatı Döküm Formları"ndan faydalanılır. Hazırlanan Rehber ve Analitik Envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde korunur ve üzerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak diğerleri ile değiştirilir. Gizlilik derecesine haiz evrakla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak koşulu ile yerli veya yabancı araştırmacıların kullanacağı Analitik Envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik Envanterlerde bu tür malzemenin sadece numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evrakla ilgili bilgiler Analitik Envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendileri için kutlanılacak Analitik Envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirlenir. Yürütme ve idare Bölümü Sayfa : 9
Sayfa : 10 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi Madde 32 Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kâğıt dışındaki (Manyetik v.b.) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama ve imhası ile tasnifi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün görüşü alınarak hazırlanacak Yönergelerde belirtilen usûl ve esaslar çerçevesinde yapılır. Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi Madde 33 Harita, plân, proje, kroki v.b. kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "Vekil" kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "Vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur. Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca sınıflandırılır ve bunların küçük boyutlu olanları bu iş için özel olarak yapılan yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir biçimde katlanamaz ve katlı durumda korunamaz. Fotoğrafik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi Madde 34 Fotoğrafik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandıklarını gösteren "Vekil" kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "Vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur. Negatif olmayan fotoğrafik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyahbeyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak konur. Fotoğrafik malzemenin korunması için Uluslararası Arşivcilik Standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır. Üniversite Arşivinden Yararlanma Madde 35 Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması durumunda, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme izleme formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi sağlanır. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve ekleyemezler. ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine haiz evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden dahi gelseler yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez. 15 günlük ödünç verme süresine istisnaî bir durum olarak; Üniversiteden emeklilik, atama, el çektirme, istifa v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi durumunda ilgili birime iade edilir. Üniversite arşiv personeli, işlemleri hızlandırmak amacıyla arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine gerek olmayan durumlarda ilgili birimin gerek duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak koşulu ile bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin işlerlik kazanmasına çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına "İşi Bitince İmha Ediniz" damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilik ile ilgili hükümler saklıdır, Arşiv Hizmetleri İstatistiği Madde 36 Üniversite arşivi, verdiği hizmetler ile ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha plânlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur. Yürütme ve idare Bölümü Sayfa : 10
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa: 11 KORUNMASINA DÖRDÜNCÜ KISIM GEREK BULUNMAYAN VE İMHA EDİLECEK MALZEME AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü Madde 37 Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde mevzuatla belirlenenler (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) 38 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsalar dahi, mevzuatın belirlediği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme Madde 38 İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir. 1 Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları, 2 Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3 Resmî veya her çeşit zarflar, (tarihî değeri olanlar hariç) 4 Adlî ve İdarî Yargı Organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen koli, telgraf, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5 Bilgi toplamak amacı ile yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalan; anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler ve bunlara ait yazışmalar ile benzeri hazırlık dokümanları, 6 Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7 Esasa ilişkin olmayıp, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8 Bir örneği takip veya saklanmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9 Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10 Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi amacıyla gönderilen genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili görüşlerin diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11 Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği nedeniyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12 Demirbaş, mefruşat ve benzeri istekler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlem, tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13 İşlemi tamamlanmış bütçe öneri yazılarının fazla kopyaları, 14 Çalışma raporlarının fazla kopyalan, 15 Yanlış havale ve sevk nedeni ile, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16 Yasa, tüzük ve yönetmelik gereği, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17 İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyet yazıları, 18 Bilgi için gönderilmiş yazılar ile kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 11
Sayfa : 12 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 19 Personel devam defteri ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazılan ile hasta sevk formları, 20 Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, yazılı kâğıtları ile sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21 Görev istekleri ve cevap yazıları ile işleme konulmayarak korunmuş başvuru yazıları, 22 Daireler arası müteferrik yazışmalar ile vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23 Vatandaşlardan gelen istek, öneri ve teşekkür yazıları ile cevapları, 24 Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25 Yararlanılması, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26 Her türlü cari işlemlerde güncelliğini yitirmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, 27 Yukarıda genel tanımlar içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden oluşan evrak ve belgelerle benzerlerinden kanıt olma niteliği taşımayan, hukuksal ve bilimsel değeri bulunmayan, korunmasına da gerek görülmeyenlerin, imhasına Üniversite bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonlan"nca karar verilir. 1 ilâ 25 inci bendlerde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imhaya tâbi edilebilir. Üniversitece Yapılacak Ayıklama ve İmha Madde 39 Üniversite elinde bulunan, kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ilişkin malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonları, çeşitli nedenlerle zamanında kurum arşivine devredilmemiş olup, korunmasına gerek kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması Madde 40 Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama've imha işlemleri için arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Üniversite arşiv sorumlusunun başkanlığında Üniversite arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu yönetimi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve deneyim sahibi iki temsilciden oluşacak 5 kişilik bir "Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Birimler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. Birim (taşra) arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin âmirî tarafından görevlendirilecek kamu yönetimi ve evrak idaresi konusunda bilgi ve deneyim sahibi iki temsilciden oluşturulacak beş veya dört kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin bulunmaması durumunda, bu komisyon en az üç kişiden oluşturulur. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları Madde 41 Kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 45 inci madde hükümleri saklıdır. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 12
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 13 başlar. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Madde 42 Ayıklama ve İmha Komisyonları her yılın Mart ayı başında çalışmaya Komisyonlar, kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda Komisyon Başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır. Ayıklama ve Sınıflandırma BEŞİNCİ KISIM İmha İşlemleri Madde 43 Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme; özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yer ve dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve sınıflandırılır. İmha Listesinin Düzenlenmesi Madde 44 İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, oluştuğu birim, yılı, mahiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ilerde ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması Madde 45 Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum âmiri ve taşra örgütünde en üst âmirin onayını takiben kesinlik kazanır. İmha Şekilleri Madde 46 İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır. a) Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA'nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim sureti ile yerine getirilir. Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması sakıncalı olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde gönderilmeden önce özel makinelerde okunamayacak biçimde kıyılması şarttır. Üniversite, bu hususun yerine getirilmesi için kurum arşivi emrine gerekli teknik donanımı sağlar. b) SEKA'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı İhale Yasası gereğince sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel kişilere ihale edilebilir. imha Edilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 47 imha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madenî kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma olanağı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. imha Tutanağı Madde 48 İmha işlemi, düzenlenecek olan iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Yürütme ve idare Bölümü Sayfa : 13
Sayfa : 14 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 49 İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları ile bunlarla ilgili yazışma ve onaylar aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde korunur. Listeler denetime hazır durumda 10 yıl saklanır. Üniversite ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği Madde 50 Üniversite, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüde düşülen konularda Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşüne başvurur. Yeniden Gözden Geçirme Madde 51 Ayıklama işlemleri esnasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesinlikle karar verilmemesi nedeniyle korunmasına gerek olup olmadığı şüpheli görülen malzeme, ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tâbi tutulmak üzere ayrılabilir. İmha Plânlarının Hazırlanması Madde 52 Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık olmak üzere bütün evrak ve malzeme tür ve niteliklerine göre gruplandırılarak imha plânları düzenlenir. Bu plânlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı, ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredileceği belirtilir. İmha plânları her yıl gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır. Kayıt, Defter ve Föylerin Damgalanması Madde 53 İmha olunacak malzemenin kayıt, defter ve föylerindeki karşılık gelen sayfaları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak "İmha Edildi" damgası ile damgalanır. ALTINCI KISIM Geçici Hükümler Geçici Madde 1 Üniversitenin kuruluşu esnasında veya daha sonra Üniversite bünyesine dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devredilen malzemenin ayıklama ve imha işlemleri Üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür. YEDİNCİ KISIM Son Hükümler Madde 54 Bu Yönetmelik, 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" ile 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir. Yürürlük Madde 55 Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 56 Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhuriyet Üniversitesi Rektörü yürütür. Yürütme ve İdareBölümüSayfa : 14
26 Haziran 1990 Sayı: 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 15 EK : 1 ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın arka yüzüne) 1 2 3 4 5 6 7 1,5 cm. 1,5 cm. 1,5 cm. 2 1,5 cm. 1,5 cm. 1 1 Kurum Kodunun yazılacağı bölüm 2 Birim Kodunun yazılacağı bölüm 3 Alt Birim Kodunun yazılacağı bölüm 4 Hizmet Türü Kodunun yazılacağı bölüm 5 Kutu sıra numarasının kaydedileceği bölüm 6 Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm 7 Evrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU EK : 2 Sıra No. Tarih Sayı K o n u s u Adedi Açıklamalar Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 15
Sayfa : 16 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 ETİKET (Kutu ve klasörün sırt kısmına) EK : 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Kurum Kodu 2 Dirim Kodu 3 Alt Birim Kodu 4 Hizmet Türü Kodu 5 Kutu veya Klasörün Sıra Numarası 6 Dosya Sıra Numarası 7 İşlem Yılı 8 Evrakların Müteselsil Sıra Numarası ( şeklinde) 9 Yıl Grupları Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 16
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa: 17 EK : 4 ARŞÎV KUTUSU 6 cm. 10 em. 4 cm. 2,3 cm. 7,4 cm. -1 cm. cm. 1 cm. _ 10 cm. >İ2cm.f 38 cm. pak (AMUT) [\ 1 cm. 4,3 cm. 17,5 cm, 20 cm. 12 cm. Kutunun Etiket ve Kulp Kısmından Görünüş Not: Kalın mukavva ve suntadan yapılmış olan arşiv kutusunun üzeri siyah ve lacivert cilt bezi ve içi de kaplık kartonla kaplanacak. YOrOtme ve İdare Bölttma Sayfa : 17
Sayfa : 18 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 EK : 5 CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ARŞİV MALZEMESİ DEVİR - TESLİM VE ENVANTER FORMU Dönemi : Türü İşlem Yılı Envanter Sıra No. İşlem Tarihi Sayısı G\ A, Y. Gizlilik Derecesi Teşkilat Kod u Kutu Dosya Konusu Adedi Açıklamalar Evrak Sıra No Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 18
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 19 Tebliğler Maliye ve Gümrük Bakanlığı ile Devlet Personel Başkanlığından : Kamu Personeli Yabancı Dil Bilgisi Seviyesinin Tespitine Dair Esaslar 418 sayılı Kanun Hükmünde Kararname'nin 8 ve 38 inci maddeleri ile 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararname'nin 30 uncu maddesi uyarınca özel hizmet tazminatı artırımından yararlanmak isteyen teknik personel ile yabancı dil tazminatından yararlanmak isteyen kamu personelinin yabancı dil bilgisi seviyesi tespitinin aşağıda belirtilen esaslar dahilinde yapılması Maliye ve Gümrük Bakanlığı ile Devlet Personel Başkanlığı tarafından müştereken kararlaştırılmıştır. MADDE 1- Kamu personelinin yabancı dil bilgisi seviyesi; T.C.Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM)'ce yılda iki defa MAYIS ve KASIM ayları içinde Ankara'da, başvuran sayısının fazla olması halinde ise bu sayı dikkate alınarak ÖSYM'ce belirlenecek şehirlerde "Yabancı Dil Bilgisi Seviye Tespit Sınavı" yapılmak suretiyle belirlenir. MADDE 2- Sınavlar, Devlet Personel Başkanlığı Başkan Yardımcılarından birisinin Başkanlığında; Devlet Personel Başkanlığı Eğitim Dairesi Başkanı, Maliye ve Gümrük Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden bir Daire Başkanı ve Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi temsilcisinden teşekkül eden bir "Sınav Yürütme Kurulu" tarafından yürütülür. MADDE 3- Yabancı dil bilgisi seviye tespiti; a) Özel hizmet tazminatının artırılması imkanından yararlanmak isteyen teknik personelin, İngilizce, Fransızca ve Almanca dillerinden, b) Yabancı dil tazminatından yararlanmak isteyenlerin ingilizce, Fransızca, Almanca, İtalyanca, İspanyolca, Yunanca, Danimarkaca (Danish),Farsça, Hollandaca (Dutch), Arapça, İrlandaca, Portekizce, Rusça, Bulgarca, Çince, Macarca, Rumence, Lehçe ve Sırpça dillerinden, _ yapılır. MADDE 4- Yabancı dil bilgisi seviye tespit sınavına başvuru doğrudan ÖSYM'ye yapılır. ÖSYM başvurma tarihlerini ve işlemlerini basın ve yayın yoluyla ilan eder. MADDE 5- Yabancı dil bilgisi seviye tespit sınavına bir sınav döneminde ancak bir yabancı dilden katılınabilinir. MADDE 6- Kamu personelinin yabancı dil bilgisi seviyesi aşağıdaki şekilde sınav yapılmak suretiyle tespit edilir. İngilizce, Fransızca ve Almanca dilleriyle ilgili seviye tespit sınavında çoktan seçmeli testler kullanılır. Diğer dillerde sınava katılacakların sayısı dikkate alınmak suretiyle test veya 150-200 kelimelik metinler üzerinden Türkçe'ye ve yabancı dile çeviri şeklinde yapılır. Özel hizmet tazminatının artırımı imkanından yararlanmak isteyenlerden bu sınavda (B) veya (C) seviyesinde puan alanlar ayrıca "Dinlediğini Anlama" ve "Konuşma" sınavına tabi tutulurlar. Sınavlarda sözlük ve benzeri yardımcı araçlar kullanılmaz. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 19
Sayfa : 20 RESMÎ GAZETE 26 Haziran 1990 Sayı : 20560 MADDE 7- ÖSYM, başvurma formu ile sınav ve başvurma işlemlerini açıklayan birkılavuz hazırlar ve bu evrakı valiliklere gönderir. Sınava başvuracak personel başvuru evrakını il ve ilçe merkezlerinde valiliklerce kurulacak bürolardan temin ederler. MADDE 8- Sınava başvuracak olanlar, başvuru formunu kılavuzdakiesaslara göre doldurduktan sonra kurumlarına onaylatarak, ÖSYM'ye iadeli taahhütlü olarak posta ile gönderir veya elden teslim ederler. MADDE 9- Kılavuzda yer alan kurallara göre doldurulmayan, geç postalanan veya postada meydana gelecek gecikmelerden dolayı ÖSYM'ye zamanında ulaşmayan Başvurma Formları işleme konulmaz. MADDE 10- ÖSYM, Sınava başvuran her kişinin adresine, posta ile sınava girilecek bina ve salonu gösteren bir sınava giriş belgesi ile fotoğraflı bir kimlik kartı gönderir. Kimlik kartı olmadan kimse sınava alınmaz. Sınavdan önce bu belgeleri ellerine geçmeyenler, ÖSYM'den yenisini çıkartırlar. MADDE 11- Sınavın geçerli olabilmesi için sınava girenlerin ÖSYM'nin koyacağı tüm sınav kurallarına uymaları zorunludur. Sınav kuralları başvurma formu ile birlikte temin edilen kılavuzda belirtilir. MADDE 12- Sınav sonuçları adaylara, adreslerine posta iie gönderilecek sınav sonuç belgesi ile duyurulur. MADDE 13- Yabancı dilbilgisi seviyesi 6 ncı maddede belirtilen sınavda 100 tam puan üzerinden aşağıdaki şekilde değerlendirilir. 90-100 arasında puan alanlar (A) seviyesinde, 80-89 arasında puan alanlar (B) seviyesinde, 70-79 arasında puan alanlar (C) seviyesinde, 60-69 arasında puan alanlar (D) seviyesinde, yeterli, 0-59 arasındaki puanlar yetersiz sayılır. MADDE 14- a) Aylıklarını; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 926 sayılı Türk Silahlı Kuvvetleri Personel Kanunu, 3466 sayılı Uzman Jandarma Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve 2802 sayılı Hakimler ve Savcılar Kanununa göre alanlardan 13 üncü maddeye göre yapılan değerlendirmede en az (C) seviyesinde başarılı olanlar 418 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 38 inci maddesi ile öngörülen miktarlarda yabancı dil tazminatından yararlandırılırlar. b) 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 2 inci maddesinde 418 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 38 inci maddesi ile değişiklik yapılarak yabanci dil öğretmenleri ile mesleğe girmek için yabancı dil bilmek zorunda olanlara bir yabancı dil için ödeme yapılamıyacağına dair hüküm kaldırılmış olduğundan sözkonusu personelin 1.7.1990 tarihinden itibaren bu esaslarda belirtilen çerçevede yabancı dil tazminatından yararlandırılmaları gerekmektedir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 20
26 Haziran 1990 Sayı : 20560 RESMÎ GAZETE Sayfa : 21 MADDE 15-418 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 8 ve 38 inci maddeleri ile öngörülen yabancı dil tazminatından yararlanmada; yabancı dille eğitim yapan Ortadoğu Teknik Üniversitesi, Boğaziçi Üniversitesi ile Bilkent Üniversitesi mezunları ve yurtdışındaki üniversitelerde en az dört yıl öğrenim görerek lisans diploması ve yurt içinde lisans düzeyinde görmüş oldukları öğrenim üzerine yabancı ülkelerdeki üniversitelerde en az iki yıl öğrenim gördükten sonra master veya doktora diploması almış olanlar ve 30.6.1939 tarih ve 3656 sayılı Kanunun 3/H maddesine göre yapılmış olan sınavı başarmış olanların yabancı dil bilgisi seviyeleri sözkonusu sınava girmelerine gerek kalmaksızın (C) seviyesinde kabul edilir. Bunlardan (A) veya (B) seviyesinde tazminattan yararlanmak isteyenlerin "Yabancı Dil Bilgisi Seviye Tespit Sınavına katılmaları gerekmektedir. MADDE 16- a)4 yıl ve daha uzun sureli yükseköğrenimi bitirerek kurumların teknik hizmetler sınıfı veya il yada bölge teşkilatında 1 inci derece yönetici kadrolarına atanan ve yatırım hizmetlerinde görevlendirilenlerden 13 üncü maddeye göre yapılan değerlendirme neticesinde yabancı dil bilgileri (A) seviyesinde olanlar başka bir sınava girmeksizin özel hizmet tazminatı artırımı imkanından yararlandırılabilirler. b) 13 üncü maddeye göre yapılan değerlendirme neticesinde yabancı dil bilgisi seviyeleri (B) veya (C) olanlar ayrıca ÖSYM tarafından yapılacak "Dinlediğini Anlama" ve "Konuşma" sınavına katılarak en az (C) seviyesinde başarılı olmak zorundadırlar. Bu personelin özel hizmet tazminatı artırımına esas alınacak nihai yabancı dil bilgisi seviyesinin belirlenmesi için önce "Dinlediğini Anlama" ve "Konuşma" sınavları neticesinde alman puanların ortalaması bulunur. Bu ortalama ile sınavın yazılı bölümünden alınan puanın eşit ağırlıklı ortalaması teknik personelin özel hizmet tazminatı artırımında esas alınır. c) 15 inci maddede belirtilen esaslar çerçevesinde sınava girmeksizin yabancı dil bilgisi seviyesi (C) kabul edilenlerden özel hizmet tazminatının artırılması imkanından yararlanmak isteyenlerin "Dinlediğini Anlama" ve "Konuşma" sınavına katılarak en az (C) seviyesinde başarılı olmaları zorunludur. Bunların özel hizmet tazminatı artırımına esas alınacak nihai yabancı dil bilgisi seviyeleri "Dinlediğini Anlama" ve "Konuşma" sınavı neticesinde alınan puana göre belirlenir. MADDE 17- Kamu kurum ve kuruluşlarında işçi veya kadro karşılığı sözleşmeli olarak çalışanların yabancı dil tazminatı ve özel hizmet tazminatı artırımından yararlanmaları mümkün bulunmamaktadır. MADDE 18- Yabancı dil bilgisi seviyesinin yükseltilmesi amacıyla aynı dönemde olmamak üzere birden fazla sınava katılınabilir. Bu şekilde birden fazla sınava katılanlara en yüksek seviyeleri esas alınarak tazminatların ödenmesine devam olunur. MADDE 19-418 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 38 inci maddesi kapsamına giren personele bildiği her yabancı dil için ayrı ayrı ödeme yapılır. MADDE 20- Yabancı dil tazminatından yararlanmak için seviye tespit sınavına girip başarılı olanlar doğrudan kendi kurumlarına başvururlar. Kurumlar, başarılı olan personele,sınavın yapıldığı tarihi takip eden aybaşından itibaren ödeme yaparlar. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 21