2011 Yılı Faaliyet Raporu Şubat 2012 1
"Vatanını En Çok Seven, Görevini En İyi Yapandır!" Mustafa Kemal Atatürk 2
BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU... 1 I. GENEL BİLGİLER... 2 A. MİSYON VE VİZYON... 2 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 2 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER... 4 1. Fiziksel Yapı... 4 2. Örgüt Yapısı... 4 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 4 4. İnsan Kaynakları... 5 5. Sunulan Hizmetler... 6 II. AMAÇ VE HEDEFLER... 13 A. İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ... 13 B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER... 13 III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 14 A. ÜSTÜNLÜKLER... 14 B. ZAYIFLIKLAR... 14 C. DEĞERLENDİRME... 14 IV. ÖNERİ VE ÖNLEMLER... 15 EKLER:... 16 Ek 1- İç Kontrol Güvence Beyanı... 16 Ek 2- Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması... 17 3
BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU Başkanlığımızın 3 şubesinde çalışan toplam 14 personelimiz (7 si aday memur) ve 1 Daire Başkanı ile Başkanlığımız sorumluluğundaki işler yürütülmeye çalışılmaktadır. 2011 yılında 5 adet Akademik 2 adet ÖYP, 2 adet Sözleşmeli personel ilanına çıkılmış, ilan sonuçlarına göre akademik personelin atamaları yapılmış, sözleşmeli personelin sözleşmeleri imzalanmıştır. KPSS sonuçları ile yapılan yerleştirmeler sonucunda ise 65 adet idari personelin atamaları yapılmıştır. 2010 yılında Üniversitemizde göreve başlayan aday personelimize Eylül-Kasım ayları arasında Hizmet İçi Eğitimler verilmiştir. Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yazılımı gerçekleştirilen Akademik Personel Otomasyonu Ağustos 2009 dan itibaren kullanılmaya başlanmış, düzenlemeleri halen sürmektedir. İdari Personel otomasyonunun yazılımına da devam edilmektedir. Başkanlığımız, görev ve sorumluluk alanına giren işleri; kanun ve yönetmelikler çerçevesinde kendini sürekli geliştiren, fikir üreten, teknolojiyi hizmet gereci yapan personelin üstün gayretleri ile daha hızlı, daha verimli ve daha etkin bir biçimde yürütmeyi sürdürecektir. Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı 1
I. GENEL BİLGİLER A. MİSYON VE VİZYON Üniversite personelinin; atama, sağlık, izin, sicil, kadro, emeklilik gibi özlük işleri ile ilgili işlemleri yapmak. Üniversitenin tüm birimlerinde çalışan personeli bilgilendirerek, süratli, doğru, verimli, düzenli, uyumlu ve koordineli hizmet sunmak. Günün şartlarına ve değişimine ayak uydurmada yetersiz kalmamak için personelin yapısal değişimine de hizmet verebilecek yeni personel politikaları oluşturarak Üniversitemizin işleyişi ve gelişimine katkıda bulunmak. Personel rejimi ile personel dağılımı konularında orta ve uzun vadeli projeler üreterek insan ve mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. Üniversitemizde; araştıran, öğrenen, öğrendiğini uygulayan, sorunlara çözüm üreten, paylaşan, kendini geliştiren, gelişim ve değişimlere ayak uydurabilen, mutlu personel profili yaratabilmek. B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Üniversitemizin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesi ile ilgili önerilerde bulunmak. 2. Üniversitemizin akademik ve idari personelinin atama, ayrılma, emeklilik ve tüm özlük işleri ilgili işlemleri yapmak. 3. Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanımla donatılmalarını sağlamak. İdari personelin hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak. 4. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. 5. Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlayarak Genel Sekreter e sunmak. 6. Astların belirlenen politikaları anlamalarını ve belirlenmiş faaliyetlerin uygulanmasını sağlamak üzere gerekli yönlendirmeyi yapmak, işleri koordine etmek ve gerektiğinde yardımcı olmak. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak, gerekli durumlarda 2
çizelgelemek ve rutin işlerin formlara bağlanarak işlerin basitleştirilmesine çalışmak ve sonucu Genel Sekreter e iletmek. 7. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için birime tahsis edilen personel ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek. 8. Birimdeki personel arasında ve bunlarla görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında aksamayan, uyumlu bir iletişim ve işbirliği düzeni kurmak. 9. Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek. 10. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek, sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak. 11. Daire faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırılmalarında Genel Sekreter e öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirerek onaylanmak üzere bir üst makama sunmak. 12. Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Sorumlulukları: Üniversite mevzuatı ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, yönetmelik ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Genel Sekreter e karşı sorumludur. 3
C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1. Fiziksel Yapı Hizmet Alanları Ofis Sayısı Alan(m 2 ) Personel Sayısı Akademik Personel İdari Personel 15 393 15 TOPLAM 15 393 15 Ambar ve Arşiv Alanları Sayı (Adet) Ambar Arşiv 2 153 TOPLAM 2 153 2. Örgüt Yapısı Düzce Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Teşkilatlanması: Teşkilat Şeması (Ek 2) Alanı (m 2 ) 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1) Yazılımlar Başkanlığımızda Microsoft Ofis Programları kullanılmakta olup, Akademik Personel otomasyon deneme sürümü Bilgi İşlem Daire Başkanlığı çalışmaları ile temin edilmiş, sürümü güncellemeler halen devam etmektedir. İdari Personel için 2010 yılında çalışmaları başlatılan otomasyon yazılımında ise deneme sürümü kısmen kullanılmaya başlanmış olup, çalışmalar devam etmektedir. 3.2) Bilgisayarlar 2010 2011 Artış Oranı (%) Masaüstü Bilgisayar Sayısı 9 14 55,56 Dizüstü Bilgisayar Sayısı 1 1 0,00 TOPLAM 10 15 50,00 3.3) Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar CİNSİ 2010 2011 Baskı Makinesi 1 2 Fotokopi Makinesi 2 2 Faks 1 1 Televizyon - 1 4
Yazıcı 1 1 Tarayıcı 1 1 Telefon 9 14 TOPLAM 14 22 4. İnsan Kaynakları 4.1) İdari Personel DOLU BOŞ TOPLAM 2009 2010 2011 2009 2010 2011 2009 2010 2011 Genel İdari Hizmetler 6 10 13 13 9 6 19 19 19 TOPLAM 6 10 13 13 9 6 19 19 19 4.2) İdari Personelin Eğitim Durumu LİSE ÖN LİSANS LİSANS 2010 2011 2010 2011 2010 2011 Kişi Sayısı 1 1 3 5 5 8 Yüzde % 11,11 7,14 33,33 35,71 55,55 57,14 4.3) İdari Personelin Hizmet Süreleri 0 1 Yıl 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 Kişi Sayısı 2 7 3 6 2 2 1 1 - - 1 1 - - Yüzde % 22,22 50 33,33 42,85 22,22 14,28 11,11 7,14 - - 11,11 7,14 - - 4.4) İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 18-20 Yaş 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 Kişi Sayısı - - 1 3 5 7 2 3 1 1 - - - - Yüzde % - - 11,11 21,42 55,55 50 22,22 21,42 11,11 7,14 - - - - Personel Daire Başkanlığı Personelini; Daire Başkanı, Sekreter, Sicil Büro 1 (Bir) Bilgisayar İşletmeni 1 (Bir) Memur, İdari Büro 4 (Dört) Bilgisayar İşletmeni, 1 (Bir) Memur, Akademik Büro 2 (İki) Bilgisayar İşletmeni, 3 (Üç) Memur ile 1(Bir) Büro Personeli oluşturmaktadır. 5
5. Sunulan Hizmetler 5.1) İdari Hizmetler Daire Başkanlığımızda, 693 idari, 717 akademik ve 21 sözleşmeli personelle ilgili yazışmalar, kademe ve derece terfileri, tahsil durumunun değerlendirilmesi, hizmet birleştirmesi, görevlendirme, nakil, emeklilik, pasaport, hizmet belgesi, kadro işlemleri, idari personel için sicil notundan kademe ilerlemesi, akademik personel için ders görevlendirme gibi özlük işlemlerin yanı sıra alt başlıklarda incelenen işlemlerle de hizmet verilmektedir. Akademik Personelle İlgili Faaliyetler Akademik Personelin Kadro Dağılımı 2010 Yılı 2011 Yılı Artış/Azalış Dolu Boş Dolu Boş Oranı(%) Profesör 31 65 35 61 12,90 Doçent 50 90 55 85 10,00 Yardımcı Doçent 130 128 135 123 3,85 Öğretim Görevlisi 121 80 152 49 25,62 Okutman 38 20 51 7 34,21 Çevirici 0 1 0 1 0,00 Eğitim-Öğretim Planlamacısı 0 1 0 1 0,00 Araştırma Görevlisi 264 131 272 124 3,03 Uzman 7 20 17 9 142,86 TOPLAM 641 536 717 460 11,86 300 269 250 200 150 135 155 100 50 35 55 51 17 0 Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Araştırma Görevlisi Uzman 2011 Yılı Sonu İtirbari ile Akademik Personelin Ünvanlara Göre Dağılımı 6
Akademik personelin Birimlerine Göre Kadro Dağılımı BİRİMLER Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Araştırma Görevlisi Uzman Toplam Rektörlük 51 6 57 Tıp Fakültesi 28 28 45 1 146 248 Teknik Eğitim Fakültesi 1 2 4 7 17 2 33 Orman Fakültesi 3 10 18 3 24 2 60 Fen Edebiyat Fakültesi 1 3 19 1 15 3 42 Mühendislik Fakültesi 2 5 1 14 22 Teknoloji Fakültesi 3 9 1 8 21 İşletme Fakültesi 2 3 5 3 13 Sanat ve Tasarım Fakültesi 1 4 1 6 Eğitim Fakültesi 1 3 1 5 Akçakoca Trz.İşlt.ve Otel. Yüksekokulu 2 3 1 12 18 Sağlık Yüksekokulu 1 5 11 14 31 Yabancı Diller Yüksekokulu 0 Beden Eğt.ve Spor Yüksekokulu 0 Düzce Meslek Yüksekokulu 7 42 49 Akçakoca Meslek Yüksekokulu 3 15 1 19 Gölyaka Meslek Yüksekokulu 14 14 Gümüşova Meslek Yüksekokulu 1 14 15 Cumayeri Meslek Yüksekokulu 1 7 8 Çilimli Meslek Yüksekokulu 3 5 2 10 Kaynaşlı Meslek Yüksekokulu 1 13 14 Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu 3 10 13 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 5 5 Sağlık Bilimleri Enstitüsü 3 3 Sosyal Bilimler Enstitüsü 2 2 Fen Bilimleri Enstitüsü 9 9 TOPLAM 35 55 135 155 51 269 17 717 Akademik Personelin Yaşa Göre Dağılımı Kişi Sayısı Yüzde(%) Kadın Erkek Toplam 21-25 Yaş 27 17 44 6,27 26-30 Yaş 93 131 224 31,91 31-35 Yaş 58 128 186 26,50 36-40 Yaş 31 83 114 16,24 41-50 Yaş 19 92 111 15,81 51-Üzeri 7 16 23 3,28 TOPLAM 235 467 702 100 7
Akademik Personelin Hizmet Sürelerine Göre Dağlımı Kişi Sayısı Kadın Erkek Toplam Yüzde(%) 0-3 Yıl 139 239 378 52,71 4-6 Yıl 56 118 174 24,26 7-10 Yıl 11 44 55 7,67 11-15 Yıl 21 52 73 10,18 16-20 Yıl 5 28 33 4,60 21- Üzeri 4 4 0,55 TOPLAM 232 485 717 99,97 Yabancı Uyruklu Akademik Personel Geldiği Ülke Geldiği Bölüm Unvan Kişi Sayısı Kadın Erkek Toplam A.B.D. YABANCI DİLLER BÖL.BAŞ. DR. 1 1 A.B.D.(Fulbright) YABANCI DİLLER BÖL.BAŞ Öğretim Asis. 1 1 A.B.D.(Fulbright) YABANCI DİLLER BÖL.BAŞ Öğretim Asis. 1 1 TOPLAM 2 1 3 Akademik Personel Atamaları/Ayrılmaları Atama ve Ayrılmalar Ataması Yapılan Akademik Personel Ayrılan Akademik Personel Emekli Diğer Toplam 2 71 73 2011 Yılında Atanan Akademik Personel Yardımcı Öğretim Araştırma Profesör Doçent Okutman Uzman Toplam Doçent Görevlisi Görevlisi 1 1 20 38 15 64 10 149 2011 Yılında Ayrılan Akademik Personel Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Araştırma Görevlisi Uzman İsteğe Bağlı Emeklilik 2 Yaş Haddinden Emeklilik Malulen Emeklilik Naklen Ayrılma 1 1 6 3 3 İstifa 4 1 8 1 Vefat 1 1 Diğer Sebepler 34 34 TOPLAM 3 1 10 4 1 45 1 65 Toplam Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel Diğer Üniversitelerden görevlendirilen Akademik Personel Profesör Doçent Yardımcı Öğretim Araştırma Okutman Doçent Görevlisi Görevlisi Uzman Toplam 2547/33 2547/38 2547/39 2547/40-a 1 1 2547/40-b 1 1 2547/40-c 2547/40-d 4 1 5 TOPLAM 5 2 7 Üniversitemizde Görevlendirilen Akademik Personel Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Araştırma Görevlisi Uzman 2547/31 2547/35 2547/40-a-d 3 2 2 7 TOPLAM 3 2 2 7 Toplam 8
İdari Personelle İlgili Faaliyetler 2011 Yılı İdari Personel Kadro Dağılımı İdari Personelin Birimlere Göre Dağılımı Dolu Kadro Sayısı Kadın Erkek Toplam Boş Kadro Sayısı Genel İdari Hizmetleri Sınıfı 99 179 278 205 Teknik Hizmetleri Sınıfı 7 59 66 32 Sağlık Hizmetleri Sınıfı 229 63 292 148 Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 1 1 2 1 Din Hizmetleri Sınıfı 0 0 0 2 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 7 48 55 89 TOPLAM 343 350 693 477 BİRİMLER Genel İdari Hizmetleri Teknik Hizmetleri Sağlık Hizmetleri Avukatlık Hizmetleri Din Hizmetleri Yardımcı Hizmetleri Toplam D B D B D B D B D B D B D B REKTÖRLÜK 106 90 38 12 3 8 2 1 8 5 157 116 Fen Edebiyat Fakültesi 6 4 1 7 4 Orman Fakültesi 13 6 2 3 1 1 16 10 Teknik Eğitim Fakültesi 10 2 4 2 1 1 15 5 Tıp Fakültesi 10 9 1 1 4 15 10 Mühendislik Fakültesi 3 1 3 1 İşletme Fakültesi 1 3 1 3 Sanat Tasarımı Fakültesi 2 2 Teknoloji Fakültesi 3 3 Eğitim Fakültesi 3 3 Araştırma ve Uygulama Hastanesi 47 32 9 3 251 140 2 26 69 333 246 Akçakoca Turizm İşletmeciliği ve 8 8 3 1 1 11 10 Otelcilik Yüksekokulu Sağlık Yüksekokulu 5 5 1 3 5 9 Yabancı Diller Yüksekokulu 1 1 Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Düzce Meslek Yüksekokulu 17 7 9 8 4 5 30 20 Akçakoca Meslek Yüksekokulu 7 6 1 1 7 8 Cumayeri Meslek Yüksekokulu 2 1 2 1 Çilimli Meslek Yüksekokulu 2 1 2 1 Gölyaka Meslek Yüksekokulu 1 1 1 2 1 Gümüşova Meslek Yüksekokulu 3 1 3 1 Kaynaşlı Meslek Yüksekokulu 3 1 4 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 2 1 2 1 Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Fen Bilimleri Enstitüsü 3 2 3 2 Sağlık Bilimleri Enstitüsü 2 3 2 3 Sosyal Bilimler Enstitüsü 2 3 2 3 Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü 25 13 38 8 71 13 TOPLAM 278 205 66 32 292 148 2 1 2 55 89 693 477 İdari Personelin Eğitim Durumu Kişi Sayısı Yüzde(%) Kadın Erkek Toplam İlköğretim 1 28 29 4,18 Ortaöğretim 66 104 170 24,53 Ön Lisans 65 101 166 23,95 Lisans 205 109 314 45,31 Yüksek Lisans ve Doktora 6 8 14 2,02 TOPLAM 343 350 693 100 9
İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı İdari Personelin Yaşa Göre Dağılımı Engelli İdari Personel Kişi Sayısı Kadın Erkek Toplam Yüzde(%) 0-3 Yıl 173 130 303 43,72 4-6 Yıl 43 57 100 14,43 7-10 Yıl 47 29 76 10,97 11-15 Yıl 57 53 110 15,87 16-20 Yıl 17 43 60 8,66 21- Üzeri 6 38 44 6,35 TOPLAM 343 350 693 100 Kişi Sayısı Kadın Erkek Toplam Yüzde(%) 19-25 Yaş 80 56 136 19,62 26-30 Yaş 122 95 217 31,31 31-35 Yaş 79 61 140 20,20 36-40 Yaş 35 46 81 11,69 41-50 Yaş 26 79 105 15,15 51-Üzeri 1 13 14 2,02 TOPLAM 343 350 693 100 Kişi Sayısı Toplam İdari Kadın Erkek Toplam Personele Oranı Genel İdari Hizmetleri Sınıfı 2 10 12 0,04 Teknik Hizmetleri Sınıfı Sağlık Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı 1 1 0,01 TOPLAM 2 12 13 0,05 İdari Personel Atamaları/Ayrılmaları Atanan İdari Personel Sayısının Hizmet Sınıfına Göre Dağılımı Açıktan Nakil Diğer Toplam Genel İdari Hizmetleri Sınıfı 49 25 74 Teknik Hizmetleri Sınıfı 7 1 8 Sağlık Hizmetleri Sınıfı 9 2 128 139 Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 1 1 Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı 9 2 8 19 TOPLAM 75 5 161 241 Ayrılan İdari Personel Sayısının Hizmet Sınıfına ve Ayrılma Nedenlerine Göre Dağılımı GİH SH TH YH AH EÖH DH Toplam Emekli Ölüm 1 1 İstifa 4 10 1 15 Nakil 5 1 1 1 8 Diğer TOPLAM 9 12 1 2 24 10
Sözleşmeli Personel Kişi Sayısı Toplam Kadın Erkek Personel Sayısı (657/4-b) 14 7 21 Sözleşmeli Personel Hizmet Süreleri Kişi Sayısı Kadın Erkek Toplam Yüzde(%) 0-3 Yıl 14 7 21 100 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21- Üzeri TOPLAM 14 7 21 100 Sözleşmeli 160 personelimizin istekleri üzerine, 632.sayılı KHK gereği 675 s. Devlet Memurları Kanunun 4/a. Kapasında atamaları yapılmıştır. Hizmet İçi Eğitim Üniversitemize açıktan atama yoluyla atamaları yapılan ve görevlerine başlayan aday personellerin yetiştirilmesi amacıyla Başkanlığımız bünyesinde Hizmet İçi Eğitim Programları Eylül-Kasım aylarında düzenlenmiştir. Eğitimlere katılan adaylar uygulanan programlar sonunda yapılan sınavları başarı ile geçmiş ve adaylıkları kaldırılarak asli memurluğa atanmaya hak kazanmışlardır. 5.2) Yönetim ve İç Kontrol Hizmeti Başkanlığımız; Akademik Personel, İdari Personel ve Sicil Büro olmak üzere 3 temel bürodan oluşmakta olup, her büro için bir şube müdürü kadromuz bulunmaktadır. Ancak, idari yapılanmasını tam olarak tamamlayamayan Üniversitemizde yaşanan, alanında bilgili, deneyimli, yetişmiş eleman ihtiyacı sıkıntısı Başkanlığımızda da görülmektedir. Başkanlığımız, yaptığı tüm işlerden Genel Sekreterliğe karşı sorumludur. 11
5.3) Diğer Hizmetler Daire Başkanlığımızın 2011 yılında gelen-giden evrak sayısı aşağıda gösterilmiştir. Gelen Evrak Sayısı : 6548 Giden Evrak Sayısı : 6149 Gelen Evrak Grafiği 16000 14579 14560 14000 12000 11937 10000 8000 6000 8033 8478 5889 7702 6548 Personel Daire Başkanlığı Üniversite Rektörlüğü 4000 3509 3682 2000 0 2007 2008 2009 2010 2011 Giden Evrak Grafiği 8000 6000 4000 5657 4984 3519 3508 6024 5104 5313 6696 6149 7405 Personel Daire Başkanlığı 2000 Üniversite Rektörlüğü 0 2007 2008 2009 2010 2011 12
II. AMAÇ VE HEDEFLER A. İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Stratejik Amaç: Üniversite bünyesinde nitelikli kadroların oluşması için gereken çalışmaları yürütmek. Stratejik Hedef: En kısa zamanda ihtiyaç duyulan boş kadroların tahsisi için gerekli çalışmaları yapmak. B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Üniversitemizdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, personelin hizmet içi eğitim programlarını hazırlamak ve uygulamaların hızlı, etkin bir biçimde işlemesini sağlamak. 13
III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER Başkanlığımız; bağlantılı olduğu diğer birimlerin ve yönetimin de desteği ile bilgi, malzeme ve donanım gibi konulardaki eksikliklerini kısa sürede tamamlamış ve 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 yıllarında göreve başlayan yeni personelleri ile genç ve dinamik bir yapıya kavuşmuştur. B. ZAYIFLIKLAR Alanında bilgili, deneyimli, yetişmiş eleman ihtiyacı ve otomasyon programı eksikliği. C. DEĞERLENDİRME Başkanlığımız tüm eksikliklerine rağmen, yönetimin de desteği ile alınan yerinde ve etkili kararlar ile sorumluluğundaki işlerin yürütülmesindeki kabiliyet ve kapasitesini kısa zamanda arttırmıştır. Ancak artan kabiliyet ve kapasitemiz yeterli olmayıp, eksikliklerimizin giderilmesi ile verimliliğimizin daha da arttırılabileceği düşünülmektedir. 14
IV. ÖNERİ VE ÖNLEMLER Sunumda ve Değerlendirme başlığı altında da belirtildiği gibi; Başkanlığımızın sorumluluğundaki işlerin yürütülebilmesi için insan kaynaklarındaki eksiklikler büyük ölçüde giderilerek, kısa sürede yapılan yoğun çalışmalar sonucunda işlerin düzene sokulması sağlanmıştır. Alanında bilgi ve tecrübeye sahip eleman alımı ile personelin alanında yetiştirilmesi daha hızlı olabilecek, iş akış hızı arttırılabilecektir. Ayrıca edinilecek otomasyon programı ile personelin terfi, intibak, atama, ayrılma, emeklilik gibi özlük işlemleri daha hızlı ve sorunsuz yürütülebilecektir. 15
EKLER: Ek 1- İç Kontrol Güvence Beyanı Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Düzce Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı 17.02.2012) Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı 1
Ek 2- Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması Şube Müdürü(Sicil) Şef Nuri KENAN Bilgisayar İşletmeni Akif ARI Memur (Görevli) Mustafa Selim AĞAN Bilgisayar İşletmeni Özlem BALDAN Bilgisayar İşletmeni Hülya ALKAN Şube Müdürü Genel Sekreterik Emrinde Görevli Şef Ersin KUYUMCU Bilgisayar İşletmeni Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı Mahmut DAŞTAN Memur (Görevli) Sibel VELİ Bilgisayar İşletmeni Ramazan Murat AYDIN Memur Şef Abdullah YAKUPOĞLU Memur Şube Müdürü (Akademik Personel) Eles YILMAZ Büro Personeli Pınar TULUK Bilgisayar İşletmeni Burcu ERKAYA Sekreter Şef Ahmet KAYA Memur Fatih MUSTAKLIOĞLU Bilgisayar İşletmeni 1