Organik Tarım Uygulama Prosedürü P-60, Revizyon 00, 04.06.2014 KALİTEST BELGELENDİRME ve EĞİTİM HİZMETLERİ LTD. ŞTİ. Zorlu Center, Teras Evler, Daire:11, BBN:309 Levazım-Beşiktaş/İSTANBUL www.kalitest.com.tr BU PROSEDÜRÜN TELİF HAKKI KALİTEST BELGELENDİRME VE EĞİTİM HİZMETLERİ LTD. ŞTİ. NE AİTTİR. İZİNSİZ KOPYA EDİLEMEZ. ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR
PROSEDÜRÜ Sayfa 2 / 12 AMAÇ VE KAPSAM İlgili prosedür 3 Aralık 2004 tarihli ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan 5262 Sayılı Organik Tarım Kanunu ve 18.08.2010 tarihli ve 27676 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik, Yönetmelik ekleri ve ilgili Yönetmelik değişiklikleri ve TS EN ISO /IEC 17065 Akreditasyon Yönetmeliğine göre KALİTEST in ve müteşebbislerin kontrol ve sertifikalama sürecinin işleyişi hakkındaki bilgileri kapsar. Yönetmelik ve akreditasyon kapsamında kontrol edilip sertifikalandırılabilecek faaliyetler: -Organik bitkisel, hayvansal ürün üretimi ve organik gıda işlenmesi -Doğadan toplama -Hasat, kesim, işleme, depolama, etiketleme, paketleme, nakliye, satış -İthalat ve ihracat Yönetmelik ve akreditasyon kapsamımız: -Bitkisel ürünler -Hayvansal ürünler ( büyükbaş, küçükbaş, kanatlı, arıcılık) -Mantar/maya üretimi -Doğadan toplama -Girdi( gübre/ilaç) -Gıda işleme Aracılık hizmeti veren, ürünleri direkt olarak nihai tüketici ya da kullanıcıya transfer eden gerçek ya da tüzel kişiler ithalat yapmamaları, üretim, doğal alan ve kaynaklardan ürün toplama, hasat, kesim, işleme, tasnif, ambalajlama, etiketleme, muhafaza, depolama ve taşıma işlemlerini yapmamaları koşulu ile KALİTEST ile sözleşme yapmak zorunda değildir.
PROSEDÜRÜ Sayfa 3 / 12 İÇİNDEKİLER A Revizyon Bilgileri 1. Tanımlar 2. Uygulama Alanları 3. Kontrol ve Sertifikasyon Süreci Şeması 4. Sertifikasyon 5. Müteşebbis Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler 6. Kontrol Raporunun Hazırlanması ve Sertifikasyon Kararı 7. Şikayet ve İtirazlar
PROSEDÜRÜ Sayfa 4 / 12 A. REVİZYON BİLGİLERİ S/N Revizyon İçeriği Rev. No Tarih 1 İlk yayın 00 04.06.2014
PROSEDÜRÜ Sayfa 5 / 12 1. Tanımlar Bakanlık: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Kanun: Organik Tarım Kanununu, Organik tarım metodu: Organik tarımın uygulanması esnasındaki faaliyetlerin tümünü belirten metodu, Konvansiyonel tarım metodu: Organik tarım metodu dışındaki tüm metotları, Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu: Organik ürünün veya girdinin, üretiminden tüketiciye ulaşıncaya kadar olan tüm aşamalarını kontrol etmek ve sertifikalandırmak üzere Bakanlık tarafından yetki verilmiş gerçek veya tüzel kişileri, Kontrol: Organik tarım faaliyetlerinin bu Yönetmeliğe uygun olarak yapılıp yapılmadığının belirlenmesi, düzenli kayıtların tutulması, sonuçların rapor edilmesi, gerek görülmesi halinde ürünün organik niteliğinin laboratuar analizleri ile test edilmesini, Kontrolör: Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu adına veya kontrol kuruluşu adına, organik tarım faaliyetlerinin her aşamasının ilgili mevzuata göre uygulanmasını kontrol etmek üzere, Bakanlık tarafından yetki verilmiş gerçek kişiyi, Sertifiker: Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu veya sertifikasyon kuruluşu adına, kontrolü tamamlanmış ürünün veya girdinin organik olduğunu onaylamak üzere, Bakanlık tarafından yetki verilmiş gerçek kişiyi, Denetim: Organik tarım faaliyetlerinin, bu Yönetmeliğe uygun olarak yapılıp yapılmadığını tespit etmek amacıyla, yetkilendirilmiş kuruluşlar, işletmeler ve müteşebbisler ile kontrolör ve sertifikerlerin, Bakanlık veya Bakanlık tarafından denetim yetkisi verilen kuruluşlarca yapılan her türlü denetimini, İşletme: Yetkilendirilmiş kuruluşun kontrolü altında, söz konusu kuruluşlarla sözleşme yapılmak suretiyle organik ürün üretilen, işlenen, depolanan ve pazarlanan yerleri, Müteşebbis: Organik tarım faaliyeti yapan gerçek veya tüzel kişiyi, Sertifikasyon: Bütün kontrol yöntemlerinin uygulanması sonucu işletmenin, organik ürünün ve girdinin mevzuata uygun olarak belgelendirilmesini,
PROSEDÜRÜ Sayfa 6 / 12 Sertifika: Bütün kontrol yöntemlerinin uygulanması sonucu işletmenin, organik ürünün ve organik girdinin mevzuata uygun olduğunu gösteren belgeyi, Organik ürün: Organik tarım faaliyetleri esaslarına uygun olarak üretilmiş ham, yarı mamul veya mamul haldeki sertifikalı ürünü, Geçiş süreci: Bu Yönetmelik hükümlerine göre faaliyete başlanmasından, ürünün organik olarak sertifikalandırılmasına kadar geçen dönemi, Organik ürün etiketi: Organik ürün veya ambalajı üzerinde yer alan, ürünü tanıtan veya içindekini belirten herhangi bir kelime, detay, ticari marka, tescilli marka, paket üzerinde yer alan resim, sembol, doküman, ilan, tabela veya tasma gibi her türlü yazılı ve basılı bilgi ve materyali, Organik ürün logosu: Yönetmeliklerin Ek bölümünde yer alan basılı işaretleri, İfade etmektedir. 2. Uygulama Alanı Bu prosedür, müteşebbisin sertifika talebinden sertifikanın düzenlenmesi, müteşebbise gönderilmesi, satılan organik ürünlere ait ürün sertifikalarının düzenlenmesi ve stok takiplerinin yapılmasına kadar ki tüm aşamalar için hazırlanmıştır.
PROSEDÜRÜ Sayfa 7 / 12 3. Kontrol ve Sertifikasyon Süreci Şeması MÜTEŞEBİS BAŞVURUSU BAŞVURUNUN İNCELENMESİ EKSİK EVRAKLARIN İSTENMESİ ONAY TEKLİFİN HAZIRLANMASI VE MÜTEŞEBBİSE GÖNDERİMİ ONAY SÖZLEŞMENİN 2 NÜSHA OLARAK MÜTEŞEBBİSE GÖNDERİMİ KONTROLÖR ATAMA KONTROLÖR ATANMASINA MÜŞTERİ ONAYI VE KONTROL PLANININ GÖNDERİLMESİ KONTROL AŞAMASI Bitkisel Üretim Kontrolü İthalat/İhracat Kontrolü Gıda İşleme Kontrolü Hayvansal Üretim Kontrolü KONTROL RAPORUNUN HAZIRLANMASI VE SERTİFİKERE GÖNDERİLMESİ RAPORUN SERTİFİKER TARAFINDAN İNCELENMESİ VE SERTİFİKASYON KARARI SERTİFİKANIN HAZIRLANIP MÜTEŞEBBİSE GÖNDERİMİ
PROSEDÜRÜ Sayfa 8 / 12 4. Sertifikasyon 4.1 Başvuru Organik tarım faaliyetinde bulunmak isteyen müteşebbis, Form 163, Organik Sertifikası Başvuru Formu nu doldurarak başvurusunu yapar. Formda yer alan bilgilerin ve istenilen evrakların yeterliliği sertifiker tarafından kontrol edilir. Eksik bilgilerin bulunması halinde sertifiker müteşebbis ile görüşerek eksikliklerin tamamlanması sağlanır. 4.2 Fiyat Teklifinin Hazırlanması Başvuru formuna müteakip yıllık kontrol ve sertifikasyon maliyetini içeren fiyat teklifi T-29 Organik Kontrol ve Sertifikasyon Ücret Talimatına göre hazırlanarak elektronik ortamda müteşebbise gönderilir. 4.3 Sözleşmenin Gönderilmesi Fiyat teklifinin müteşebbis tarafından onaylanması durumunda ıslak imzalı sözleşme 2 nüsha olarak çıkarılıp müteşebbise gönderilir ve müteşebbis tarafından 2 nüshanın da imzalanıp bir tanesinin KALİTEST e gönderilmesi diğer nüshanın ise müteşebbisin organik tarım dosyasında saklanması istenir. Müteşebbis organik tarım faaliyetini üretici grubu ile yapıyorsa, her üretici ile sözleşme imzalamak ve sözleşme örneklerinin kopyalarını KALİTEST e göndermelidir. Ayrıca müteşebbis, işleme, depolama, nakliye, fason üretim vb. hizmetleri aldığı tedarikçileri ile de sözleşme yapmalıdır. Fason üretim yapan işletmelerin de organik tarım sistemine dahil edilmesi gereklidir. Gerekli bilgilerin alınması üzerine KALİTEST tarafından OTBİS e ( Organik Tarım Bilgi İşlem Sistemi) müteşebbisin girişleri yapılır ve eş zamanlı olarak Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Bitkisel Üretim Genel Müdürlüğü ne müteşebbis hakkında bilgilendirme yazısı resmi olarak yazılır. 4.4 Kontrolörün Atanması Müteşebbisin faaliyet alanına göre konusunda deneyimli kontrolörün ataması yapılır. Kontrolörün atanması Form 162 Kontrolör Atama-Sözleşme Formu ile operasyon bölümünde çalışan planlama sorumlusu tarafından yapılır. 4.5 Kontrol Planının Hazırlanması Organik tarım kontrolörüne gidecek kontrolör müteşebbisin faaliyet alanına göre kritik kontrol noktalarını dikkate alarak bir risk analizi yapar. Risk analizi sonucu haberli veya habersiz yıllık kontrollerin
PROSEDÜRÜ Sayfa 9 / 12 yoğunluğunu belirler. Form 226 Organik Tarım Kontrol Planı hazırlanarak müteşebbise onay için gönderilir. Kontrol planında; müteşebbisin adı / adresi, kontrolör bilgisi, kontrol tarihi ve kullanılacak taşeron laboratuarın bilgileri yer alır. Müteşebbis, 3 iş günü içinde geri bildirim yapmadığı takdirde kontrol şartlarını kabul etmiş sayılır. 4.6 Kontrol Kontrol yapmanın amacı; müteşebbisin yaptığı uygulamaların Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik şartlarını karşılayıp karşılayamadığının değerlendirilmesidir. Tüm müteşebbislere yılda en az 1 defa kontrol ziyaretinde bulunur. Yapılan bu kontrol ziyaretlerinin en az % 10 u habersiz kontrol olarak P-XXX, Ürün Belgelendirme Habersiz Kontrol Prosedürü ne göre yapılır. Risk analizine göre KALİTEST, sözleşmeli olduğu tüm müteşebbislerin en az % 10 una, en az 48 saat önce haber vererek önceki kontrollerin sonuçlarını, ilgili ürünlerin miktarları ve ürünlerin değiştirilmesi riskini de hesaba katarak ek rastgele kontrol ziyaretinde bulunur. Yetiştiricilik kontolleri: İster bireysel ister grup sertifikasyonu olsun, sisteme dahil olmak için başvuru yapan tüm üreticilerin arazileri, depoları, tohumları, nakliye sistemleri, stokları, hayvancılık için barınak koşulları, yemleri, gezinti alanları ve güncel dokümanlarının kontrolü yapılır. Müteşebbis tarafından hazırlanan dokümanlar ( gübre/ilaç uygulamaları, arazi defterleri, yasal kayıtları, arazi geçmişi hakkındaki bilgileri vb.) kontrol edilir. İşleme kontrolleri: Gıda işlemenin yapıldığı işletme kontrol edilir. İzlenebilirlik, depolama, ham madde kabul, giriş çıkışlar, nakliye, etiketleme, ambalajlama, pazarlama, satış ve proseslerin kontrolleri yapılır. İşletmede hem organik hem de konvansiyonel üretim yapılıyorsa ayrım tedbirlerinin nasıl kurulduğuna, bulaşma riskinin nasıl önlendiğine bakılır. İthalat ve ihracat kontrolleri: İşleme kontrollerine ek olarak ithalat ve ihracat için yasal gereklilikler ile ithalat ve ihracatın nasıl yapılacağı, hangi yollar ile (hava, kara, deniz) giriş çıkışların yapılacağı, güncel dokümanlar ve iş akışları kontrol edilir. 4.7 Numune Alma ve Analiz Kontrolör, Yönetmelik hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığından şüphe duyduğu durumlarda analiz amaçlı ürün örnekleri alabilir. Analiz amaçlı alınan yıllık örnek sayısı, kontrol kuruluşunun kontrolü altındaki müteşebbislerin sayısının en az % 5 ini karşılamalıdır. Kontrolör için şüphe
PROSEDÜRÜ Sayfa 10 / 12 kriterleri T-25, Tarım Numunesi Alma Talimatı nda açıklanmıştır. Numune için alınan örnekler T-48 Numune Kodlama Talimatı na göre kodlanarak kontrol planında müteşebbise sunulan tedarikçi laboratuara gönderilir. Analiz sonuçları öncelikle KALİTEST ofisine gönderilir. Gerekli incelemeler yapıldıktan sonra müteşebbise iletilir. Numunelerin gönderildiği laboratuar, TS EN ISI/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuarlarının Yeterliliği için Genel Şartlar standardına göre akredite olmalı ve yaptırılan deney de akreditasyon kapsamına dahil edilmiş olmalıdır. 5. Müteşebbis Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler Her bir Müteşebbis sertifikası için yıllık sabit ücret: Kontrol sonunda belge almayı hak eden firmaların ödemesi gereken bir ücrettir. Bu ücret hiç bir durumda geri ödenmez. Kontrole gidilmeden önce sözleşmedeki ücretin % 50 sinin, sertifika gönderiminden önce de geri kalan % 50 nin ödenmesi gerekir. Ek ücretler: Yol, konaklama, yemek gibi kontrolün masrafları ile analiz ücretleri sözleşme içinde belirtilmez ve ayrıca ödeme yapılır. Habersiz/ek kontrol ücreti: Adres değişikliği, kapsam genişletme/daraltma ya da habersiz kontroller ile haberli ek kontroller ayrı olarak adam/gün ücreti ile değerlendirilir. Bunlara ek olarak, Müteşebbis bu kurallara aykırı bulunan ve düzeltilmesi masrafa dahil edilen diğer tüm harcamalar. Tüm ücretler, o işin bir sonraki adımına aittir, örnek olarak başvuru ücreti, dokümanların tekrar gözden geçirilmesinden önce, kontrol ücreti, kontrolden önce ve yıllık gözetim ücreti, gözetimden önce ödenmelidir. Birinci yıllık ücret, başarılı kontrolü takiben, sertifikanın gönderilmesinden önce yapılmalıdır. 6. Kontrol Raporunun Hazırlanması ve Sertifikasyon Kararı Kontrolör, kontrol sonucunda müteşebbisin yaptığı uygulamaları, varsa uygunsuzlukları ve gözlemleri içeren kontrol raporunu, görüş kararı ve mevcutsa analiz raporları ile birlikte sertifikere sunar. Sertifiker gerekli incelemeleri yaptıktan sonra belgenin verilmesi, belgenin yenilenmesi, belge verilmemesi, kontrolün tekrarı, belgenin iptali gibi kararları içeren Form 194, Kontrol Raporu Gözden Geçirme ve Karar Formununu doldurarak görüş kararını bildirir. 6.1 Müteşebbis Sertifikası Sertifiker tarafından belgenin çıkarılması onayı alındıktan sonra sözleşmedeki kontrol ve sertifikasyon ücretinin tamamının ödenmesinin ardından müteşebbis sertifikası basılarak kargolanır.
PROSEDÜRÜ Sayfa 11 / 12 6.2 Ürün Sertifikası Yönetmelik kurallarına uygun olarak üretilen ve ürün sertifikasına sahip olan organik hammadde ve/veya işlenmiş organik ürünler organik ürün olarak pazarlanır. Ürün sertifikaları 2 şekilde düzenlenir: 1.) İşlenmemiş ürünlerde ürünlere toptan ürün sertifikası verilir. Her bir satışta satış miktarı ürün sertifika suretine müteşebbis tarafından derkenar düşümü yapılır ve imza altına alınır. Ayrıca bu satış miktarı 7 gün içinde KALİTEST e bildirilir ve müteşebbis tarafından doldurulup gönderilen Form 268, Ürün Stok Takip Formu ile stok takibi yapılır. 2.) İşlenmiş ürünlerde ürün el değiştirdiğinde yeni bir işleme tabi tutulmuyorsa ve etiket bilgileri değişmiyorsa tekrar sertifika düzenlenmez. Depolama, toptan pazarlama ve dağıtım yapan müteşebbislerin toptancıya ve perakendeciye satışlarında ürüne, mevcut ürün sertifikasının müteşebbis tarafından onaylı fotokopisi ile birlikte fatura ve sevk irsaliyesi eşlik eder. Ürün sertifikasının onaylı fotokopisi üzerine müteşebbis tarafından yapılan satış belgelerinin numarası yazılır ve onaylanır. Bu satış miktarı 15 gün içinde KALİTEST e bildirilir. KALİTEST tarafından stok takibi yapılır. Ürün sertifikalarının düzenlenebilmesi için müteşebbis aşağıdaki bilgileri KALİTEST e iletmelidir. 1) Form 371, Ürün Sertifikası Talep Formu 2) Master ve ürün sertifikaları 3) Firmalar arası yazışmalar, ürün sevk bilgileri, irsaliye/fatura 7. Şikayet ve İtirazlar Şikâyet Başvurunun alınmasından sertifikasyona kadar tüm aşamalarda; özel veya tüzel müteşebbislerden, Kalitest politikası, prosedürleri, Yönetmelikleri, faaliyetleri, performansı, personeli, sertifikalama yaptığı müteşebbisler gibi konular hakkında yazılı veya sözlü gelen olumsuz başvurular. İtiraz Kalitest in gerçekleştirdiği sertifikalama faaliyetlerinde almış olduğu kararlara karşı ilgili taraflarca yapılan olumsuz başvurular. Şikayet ve İtirazlar P08 prosedürüne göre uygulanır. Kalitest, şikayet ve itirazın, kendi sorumluluğu altında olan sertifikasyon faaliyetlerine ilişkin olup olmadığını teğit eder ve eğer ilgili ise şikayet ve itirazı işleme alır. Resmi olarak alınan bir şikayet ve itiraz ilgili taraflara bildirilir. Çıkar
PROSEDÜRÜ Sayfa 12 / 12 çatışmasının olmamasını güvence altına almak için Kalitest, bir müteşebbise danışmanlık sağlamış veya bir müteşebbis tarafından istihdam edilmiş olan personeli danışmanlık veya istihdamın sona ermesinden itibaren iki yıl süre ile o müteşebbisin bir şikayet ve itirazının çözümünün gözden geçirilmesi veya onayında kullanmaz.