ONLİNE DOĞRUDAN TEMİN PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU Saydam Yazılım info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 1
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 22. Maddesine göre yapılacak olan Doğrudan Temin işlemlerinizi çok kısa bir zamanda, hatasız ve çabuk yapmanızı sağlayan bir programdır. PROGRAMIN ÇALIŞTIRILMASI : Programa www.saydamyazilim.com adresimizden indirilecek tarayıcı ile rahatlıkla bağlanılabilinir. Tarayıcıyı tıklandığında kullanıcı adı ve şifre girilen sayfa açılır. Bunları girdikten sonra programımıza giriş yapılır. KULLANIMI: Öncelikle TANIMLAR kısmındaki ana bilgiler girilir. info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 2
AYARLAR : Kısmında kurumun anteti(başlık)bilgilerinin girişi yapılır. İstenirse kullanıcı şifresi de bu alandan değiştirilir. PERSONEL BİLGİLERİ : İmzada görev alacak herkesin isimleri ve ünvanları bu alanda tanımlanır. İDARİ KOMİSYON ÜYELERİ : Evraklarda imzada kimin adının nerde görünmesi gerekiyorsa, bu alandan isimlerin görev atamaları yapılarak yerlerine yollanır. Tüm isimler buradan yerlerine otomatik olarak gider. Evraklar hazırlanırken isimlerle uğraşılmaz. BÜTÇE : Bu alanda kalemlerinize ayırdığınız ödenekler girilir.dosya işlemi yapılırken hangi koddan işlem görüleceği seçilir.bu sayede kalemde ödenek kalmadığı zaman program sizi otomatik olarak uyarır. İSTEKLİ BİLGİLERİ : Yaklaşık Maliyet veya Piyasa Araştırması için teklif alınan firmalar bu alandan tanımlanır. Firmalar kayıt altında tutulur. Bir süre sonra bu alanda müşteri listeniz oluşur. EK RAPOR YAZILARI : Bu alanda formların üzerindeki açıklamalar bulunmakta.bu açıklamalarda değişiklik yapmak istenirse bu alandan rahatlıkla bu yapılabilir. DOSYALAR : Yeni oluşturulacak olan doğrudan temin dosyasının ana bilgileri bu alandan girilir. Kaydedip üzerinde çalışılır. Kaydedilmiş dosyaları seçip üzerinde işlem yapmakta yine bu alandan uygulanır. Kaydet ve başla butonu tıklandığında işlemler butonu oluşur. Bu butonu tıklayarak evrakların düzenleneceği alan açılır. info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 3
İŞLEMLER : Dosyalar kaydedildikten sonra İşlemler butonu açılır. İşlemler butonu tıklandığında Doğrudan Temin için doldurulacak formların alanı açılır. Buradan hangi form üzerinde çalışılacaksa o tıklanarak işlem yapılır. İHTİYAÇ KALEMLERİ : İhtiyaç (talep) Müzekkeresinin düzenlediği alandır. İhtiyaç duyulan kalemler bu alandan tanımlanır. Burada tanımlanan kalemler ayrıca piyasa araştırma, yaklaşık maliyet, teklif mektubu,muayene sonucu işlemlerine de otomatik olarak gider. info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 4
Kalem bilgileri girildikten sonra, gerekli olan diğer bilgiler de doldurup çıktı alınır. YAKLAŞIK MALİYET : Hazırladığımız Doğrudan Temin işleminde yaklaşık maliyet hesabı yapacaksak, alınan teklifler bu alanda birim fiyat olarak girilir. Program, girilen birim fiyatı miktarla çarpar. Gerekli diğer hesaplamaları da yaparak yaklaşık maliyeti otomatik olarak hesaplar. info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 5
ONAY BELGESİ /HARCAMA TALİMATI : Onay belgesi için gerekli bilgilerin girişi yapılır. Burada gerekli olan bilgiler daha önce hazırlanan evraklarda girilmiş ise, onlar buraya otomatik olarak yansır. Aynı bilgilerle istenirse Harcama Talimatı da yine bu alandan yazdırılır. GÖREVLENDİRME BELGESİ : info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 6
Piyasa araştırması için görevlendirilecek kişilerin isimleri Komisyon Seçimi kısmında belirlenmişti. Bu alanda sadece evrakın sayı ve tarihi girilerek Görevlendirme Belgesi çıktısı alınır. ( Yaklaşık Maliyet Görevlendirme Belgesi de Piyasa Araştırma Görevlendirme Belgesi de bu alandan yazdırılır. Tercihe göre istenilen ya da ikisi de yazdırılabilir.) TEKLİF MEKTUBU : Doğrudan Temin için gerekli olan teklif mektuplarında, firmaların gönderdikleri kabul ediliyorsa bu alan tıklanmadan geçilir. Kendi Teklif mektubunuzu kendiniz yolluyorsanız, Burdaki gerekli alanlar doldurularak çıktı alınır ve firmalara gönderilir. PİYASA ARAŞTIRMA CETVELİ : info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 7
Firmalardan gelen teklifler bu alanda programa girilir. Birim fiyat işlem yapılıyorsa, tekliflerin birim fiyatları girilir. Program birim fiyatı miktarla çarpıp teklif rakamı kendi bulur. Götürü bedel işlem yapılıyorsa, sadece teklif mektubunda yazılı olan toplam rakam girilir. Aynı teklifler hem yaklaşık maliyette hem piyasa araştırmada kullanılıyorsa, önceki adım olan yaklaşık maliyet oluşturmada teklif rakamları girilmiştir. Piyasa Araştırmada Yaklaşık maliyetten Verileri Çek butonu tıklanarak oradaki bilgiler otomatik olarak çekilir. Teklifler girildikten sonra direkt yazdır butonu tıklanırsa, program en uygun teklif veren firmayı kazanan firma olarak belirler. En uygun teklif veren firma kazanan değilse, Kazananı Belirle butonu tıklanarak kazanan firma seçilir ve yazdırılır. KOMİSYON KARARI : Şimdiye kadar yapılan işlemlerle bu formun hemen hemen bütün bilgileri tamamlanmış durumdadır. Sadece evrakın sayısı ve tarihler belirlenip çıktı alınır. MUAYENE İŞLEMLERİ : Bu alanda iki işlem bulunmaktadır. İlk işlem, muayene komisyonunun yetkili onayına sunulduğu formun hazırlanması. İsimler Komisyon Seçimi kısmında seçilmiş, hazırdır. Sadece evrak sayı ve tarih belirlenip çıktı alınır. Diğer işlem Muayene Sonucu Formudur. Evrak sayı ve tarihi belirlenir. Formun bu şekilde çıktısı alınırsa, muayene sonucu manuel olarak girilir. Sonucun da bilgisayardan yazılmasını istiyorsanız, Muayenesi Yapıldı kısmı çentiklenerek kalem listesi açılır. Her kalemin önünde bir kutucuk vardır. Kutucuğu info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 8
çentiklenen kalem Sağlam (Standartlara Uygun), boş bırakılan Eksik(Standartlara Uygun Değil) sonucuyla çıkar. Eksik olan kalemin karşısında eksik olma gerekçesinin yazılması için alan vardır. ÖDEME BELGESİ : info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 9
Tüm işlemler bitip ödemenin yapılacağı zaman, yetkiliden onay almak için kullanılan formdur. Gerekli alanlar doldurulur. İşin bedeli KDV siz olarak orda görünmektedir. Bu rakama KDV eklenerek yeniden girişi yapılır. Bu Doğrudan Temin işleminde hangi evraklar kullanıldıysa onlar işaretlenerek yazdırılır. DOSYA KAPATMA : İşlemi bitmiş Doğrudan Temin dosyalarımızı arşive gönderdiğimiz kısımdır. Bu işlem yapılarak Dosyalar kısmında görülen evrakların kalabalığı engellenmiş olur. info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 10