ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ FEN İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon Amaç ve Kapsam Madde 1-(1)Bu Yönergenin amacı; Fen İşleri Dairesi Başkanlığı ile alt birimlerinin görev tanımlarını ve fonksiyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, iç kontrol sisteminin işleyişini sağlamak, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermektir. Dayanak Madde 2-(1)Bu Yönerge; 09.02.2015 tarih ve 53 sayılı Meclis kararı ile yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliğe ve Başkanlık Makamı oluru ile 01.11.2014 tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3-(1)Bu Yönergede yer alan; a)alt birim: Birime bağlı müdürlük, şeflik ve benzeri alt birimleri, b)alt birim amiri: Birim amirine bağlı alt birimlerin amirlerini, c)aykome: Alt Yapı Koordinasyon Merkezi ni, ç)belediye: Eskişehir Büyükşehir Belediyesini, d)birim: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi teşkilat şemasında yer alan harcama birimlerini, e)birim amiri: Harcama biriminin en üst amirini, f) Daire Başkanlığı: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Fen İşleri Dairesi Başkanlığını, g)harcama birimi: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi bütçesinde ödenek tahsis edilen birimleri, ğ)ilgili düzenleme: Belediye birimleri tarafından yürütülen iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasların belirlendiği ve Üst Yönetici oluru ile yürürlüğe konulan yönerge, genelge, kılavuz ve benzeri düzenlemeleri, h)meclis: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, ı)şube müdürlüğü: Fen İşleri Dairesi Başkanlığına bağlı şube müdürlüklerini, i)üst yönetici: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanını, j)yönerge: Bu Yönergeyi, ifade eder. Sayfa 1 / 9
Daire Başkanlığının Misyonu Madde 4- (1) Büyükşehir Belediyemizin belirlediği misyon ışığında, hizmet etmekle yükümlü olduğumuz halkımıza Daire Başkanlığımız sorumluluk alanındaki hizmetleri fen ve sanat kuralları çerçevesinde en iyi, en güzel şekilde sunmak, gelişen ve değişen dünyada çağın gerekliliklerini yerine getirerek hizmetleri gerçekleştirmek, insanlarımızın ihtiyaçlarına cevap verecek, yaşam kalitesini ve mutluluklarını artırmak için gerekli olan çalışma ve uygulamaları alışılmış beklentilerin ötesine taşıyarak sürekliliğini sağlamak, verimli ve etkili bir yönetim anlayışı ile sunmaktır. İKİNCİ BÖLÜM Daire Başkanlığının Teşkilat Yapısı ve Görevleri Teşkilat yapısı MADDE 5-(1) Daire Başkanlığı aşağıda sıralanan: a- Etüt Proje Şube Müdürlüğü, b- İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğü, c- Yapı İşleri Şube Müdürlüğü, ç- AYKOME Şube Müdürlüğü, ile bunlara bağlı diğer alt birimlerden oluşur. Teşkilat şeması MADDE 6- (1)Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı esasına göre ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Daire Başkanlığı ile alt birimlerini gösteren teşkilat şeması yönerge ekinde yer almaktadır. (Ek-1) (2) Teşkilat şemalarında, Üst Yönetici onayı veya Meclis kararı gerektirmeyen değişiklikler birim amirinin onayına tabidir. Teşkilat şemalarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından şemaya işlenmesi sağlanarak, personele yazıyla duyurulur. Fonksiyonel görev dağılım tablosu MADDE 7-(1)Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler fonksiyonel görev dağılım tablosunda yer almaktadır. (Ek-2) (2)Fonksiyonel görev dağılımı tablolarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Görev dağılımı tablolarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından tablolara işlenmesi ve personele duyurulması sağlanır. Sayfa 2 / 9
Daire Başkanlığının görevleri MADDE 8-(1) Daire Başkanlığının görevleri şunlardır: a)ilgili harcama birimlerince planlanmış ve bütçelenmiş olmak kaydıyla, arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve gerekli hallerde imar işlemleri tamamlanan, Belediye nin görev alanında bulunan tesislerin yapım veya bakım-onarım işleri için proje hazırlık, ihale dokümanı hazırlık ve yapı denetim hizmetlerini yürütmek, b)5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve İçişleri Bakanlığı Büyükşehir Belediyeleri Koordinasyon Merkezleri Yönetmeliği gereğince AYKOME fonksiyonlarının yürütülmesini sağlamak, c)üst yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Etüd Proje Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları Yapım işleri için proje hazırlanması MADDE 9-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama birimince planlanan ve bütçelenerek yatırım programına alınan tesislerin, projelerinin hazırlanması için harcama biriminin yazılı talebi üzerine, Daire Başkanlığı tarafından yazılı iş emri verilerek, Daire Başkanlığı veya Belediye personeli içerisinden proje konusuna göre, proje komisyonu görevlendirilir. Görevlendirilen proje komisyonu proje ölçeği, konusu ve birimdeki iş yoğunluğuna göre projeleri hazırlar ya da ilgili harcama biriminin bütçesinden olmak üzere, ilgili meslek odalarının yetkilendirdiği proje bürolarına zemin etüdü ve uygulama projeleri hazırlatılmak üzere Satın Alma Dairesi Başkanlığı na talebini yazılı olarak iletir. Hazırlanan ya da hazırlatılan uygulama projeleri komisyonca incelenip, onaylandıktan sonra harcama birimine veya İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğü ne üst yazı ile iletilir. a-proje konusu ve ölçeğine göre, proje komisyonunun belirlenmesi. b-proje konusuna göre ilgili daire başkanlıklarından yangın yönetmeliğine uygunluğu, imar durumu, alt yapı durumu v.b konular hakkında görüş istenmesi. c-projenin yapım yönteminin belirlenerek zemin etüdü, uygulama projeleri, detayları ve mahal listeleri ile birlikte hazırlanması yada hazırlatılması. ç-ara toplantılar yaparak uygulama projelerinin birbiriyle uyumunun sağlanması. d-hazırlanan yada hazırlatılan uygulama zemin etüdü, uygulama projelerinin ve mahal listelerinin harcama birimine veya İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğü ne üst yazı ile iletilmesi. Yapım işleri için bakım onarım projeleri hazırlanması MADDE 10-(1) İlgili harcama birimince kullanılmakta olan ve bakım onarım ihtiyacı oluşan tesisler için ilgili harcama biriminin bütçesinde olmak kaydı ile bakım onarım projelerinin hazırlanması için harcama biriminin yazılı talebi üzerine Daire Başkanlığı veya Belediye personeli içerisinden proje komisyonu görevlendirilir. Proje komisyonu proje ölçeği, konusu ve birimdeki iş yoğunluğuna göre projeleri hazırlar ya da ilgili harcama biriminin Sayfa 3 / 9
bütçesinden olmak üzere, ilgili meslek odalarının yetkilendirdiği proje bürolarına zemin etüdü ve uygulama projeleri hazırlatılmak üzere Satın Alma Dairesi Başkanlığı na talebini yazılı olarak iletir. Hazırlanan ya da hazırlatılan uygulama projeleri komisyonca incelenip, onaylandıktan sonra harcama birimine veya İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğü ne üst yazı ile iletilir. a-proje konusu ve ölçeğine göre, proje komisyonunun belirlenmesi. b-bakım onarım yapılacak tesiste inceleme yapılarak ihtiyaçların belirlenmesi. c- Proje konusuna göre ilgili daire başkanlıklarından yangın yönetmeliğine uygunluğu, imar durumu, alt yapı durumu v.b konular hakkında görüş istenmesi. ç- Projenin yapım yönteminin belirlenerek zemin etüdü, uygulama projeleri, detayları ve mahal listeleri ile birlikte hazırlanması yada hazırlatılması. d- Ara toplantılar yaparak uygulama projelerinin birbiriyle uyumunun sağlanması. e- Hazırlanan yada hazırlatılan uygulama zemin etüdü, uygulama projelerinin ve mahal listelerinin harcama birimine veya İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğü ne üst yazı ile iletilmesi. Doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilecek yapım işleri için proje hazırlanması MADDE 11-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama birimince doğrudan temin yöntemi ile yapımı planlanan işlerle ilgili olarak yazılı talep gelmesi üzerine, Daire Başkanlığı veya Belediye personeli içerisinden proje veya teknik çizim komisyonu kurulur. Komisyon yapılacak işin yerini inceler ve işin tanımının yapılabilmesi için gerekli proje veya teknik çizimi hazırlar. Hazırlanan proje veya teknik çizimi ilgili harcama birimine bildirir. a-proje veya teknik çizim komisyonunun belirlenmesi. b-proje veya teknik çizimin hazırlatılarak ilgili harcama birimine bildirilmesi. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM İhale İşlemleri Hazırlık Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları Yapım işi ihale işlem dosyasının hazırlanması MADDE 12-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama biriminin, stratejik plan doğrultusunda planlanan ve bütçelenerek yatırım programına alınan tesislerin yapım veya bakım onarım projelerinin hazırlanması sonrasında yazılı talep etmesi üzerine, ihale edilecek işe göre 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıkları Koruma Kanunu ve diğer ilgili mevzuat çerçevesinde Daire başkanlığı veya belediye personeli içerisinden yaklaşık maliyet ve ihale dokümanının hazırlanması için ihale işlem dosyası hazırlık komisyonu kurulur. Oluşturulan komisyon onaylı projelere göre yaklaşık maliyet evraklarını hazırlar. Komisyon yaklaşık maliyete esas olmak üzere birim fiyat analiz ve tarifler ile teknik şartnameleri hazırlar. Şube müdürü hazırlanan yaklaşık maliyet ve tüm ihale dokümanlarını Sayfa 4 / 9
inceledikten ve uygunluğuna kanaat getirdikten sonra ilgili harcama birimine yaklaşık maliyeti onaylatarak Satınalma Dairesi Başkanlığı na dosyayı gönderir. Yatırımı yapmak isteyen harcama birimine ise yazılı olarak dosyanın Satınalma Dairesi Başkanlığı na gönderildiğini belirterek ilgili bütçe ödeneğinin Satınalma Dairesi Başkanlığı na bildirilmesini ister. Ayrıca şube müdürlüğü, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu na göre mülkiyetinin gayri ayni hak tesisi işlerinin ihale evraklarını ise yukarıda belirtildiği şekilde komisyon eli düzenleyerek Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı na gönderir. a-daire Başkanlığından iş emrinin verilmesi. b-ihale işlem dosyası hazırlık komisyonunun oluşturulması. c-komisyon tarafından yaklaşık maliyetin ve teknik şartnamelerin hazırlanması. ç-yaklaşık maliyet ve teknik şartnamelerin kontrollerin yapılması. d-yaklaşık maliyete göre işe ait ödeneğin yeterliliğinin kontrol edilmesi. e-komisyon tarafından sözleşme tasarısı, idari şartname vb. tüm ihale evraklarının hazırlanması. f-hazırlanan tüm evrakların kontrolü ve kontrol sonrası komisyon üyeleri ile şube müdürü tarafından belgelerin onaylanması, g-yaklaşık maliyetin ilgili harcama birimine onaylattırılması. ğ-onaylı ihale işlem dosyası evraklarından yaklaşık maliyetin şube müdürü imzalı gizli mühürlü zarf içersinde, projeler dahil diğer dokümanlar ile birlikte basılı ve elektronik olarak Satınalma Dairesi Başkanlığı na gönderilmesi. h-ihale işlem dosyasının, Satınalma Dairesi Başkanlığı na gönderildiğinin ilgili harcama birimine bildirilmesi. Doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilecek yapım işleri için yaklaşık maliyetin belirlenmesi ve teknik şartname hazırlanması MADDE 13-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama birimince, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22. maddesi uyarınca, doğrudan temin yöntemi ile yapımı gerektiren işlerle ilgili olarak, yazılı talep gelmesi üzerine, Daire Başkanlığı veya belediye personeli içerisinden yaklaşık maliyet ve teknik şartname hazırlık komisyonu kurulur. Komisyon yapılacak işin tanımını yapan proje ve teknik çizimler üzerinden yaklaşık maliyet ve teknik şartnameyi hazırlar. Şube müdürü hazırlanan yaklaşık maliyet ve teknik şartnameyi inceledikten ve uygunluğuna kanaat getirdikten sonra ilgili harcama birimine dosyayı gönderir. a-yatırımda bulunmak isteyen harcama biriminin talebine göre Daire Başkanlığından iş emrinin verilmesi. b-yaklaşık maliyet ve teknik şartname hazırlık komisyonunun oluşturulması. c-komisyon tarafından yaklaşık maliyetin ve teknik şartnamenin hazırlanması. ç-yaklaşık maliyet ve teknik şartnamenin kontrollerinin yapılması. d-kontrolü yapılan yaklaşık maliyet ve teknik şartnamenin ilgili harcama birimine gönderilmesi. Sayfa 5 / 9
BEŞİNCİ BÖLÜM Yapı İşleri Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları İhale süreci tamamlanan yapım işlerinin yürütülmesi MADDE 14-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama birimince planlanan ve bütçelenerek yatırım programına alınan tesislerin, yapım ihalesi tamamlanıp ihale yetkilisince sözleşmesi imzalandıktan sonra, yatırımcı harcama biriminin sözleşmenin yürütülmesini yazılı olarak talep etmesi üzerine, Daire Başkanlığı veya Belediye personeli içerisinden Yapım İşleri Genel Şartnamesi nde belirtilen hususlar göz önüne alınarak yeter sayıda ve nitelikte personel yapı denetim görevlisi olarak görevlendirilir. Yapı denetim görevlisi olarak atanan personelden oluşan komisyon kesin kabul ve kesin hakediş yapılana kadar işin sözleşme ve eki evrak, proje, Yapım İşleri Genel Şartnamesi, Muayene ve Kabul Yönetmeliği çerçevesinde yürütülmesini sağlar. a- Sözleşme hükümleri doğrultusunda gerekli iş ve işlemleri yürütmek. b-geçici kabul işlemlerini yürütmek. c-yapı kullanma izin belgesi için ilgili birime başvuruda bulunmak. ç-kesin hesabı hazırlamak. d-kesin kabul işlemlerini yürütmek. e-kesin hakedişi hazırlamak. Doğrudan temin süreci tamamlanan yapım işlerinin yürütülmesi MADDE 15-(1) Yatırım yapmak isteyen harcama birimince doğrudan temin yöntemi ile yapımı planlanan ve usulüne uygun olarak yüklenicisi belirlenen yapım veya bakımonarım işlerinin ihale yetkilisi tarafından onaylanmasından sonra yatırımcı harcama biriminin işin muayene ve kabulünün yapılmasını yazılı talep etmesi üzerine, Daire Başkanlığı veya belediye personeli içerisinden Yapım İşleri Genel Şartnamesinde belirtilen hususlar göz önüne alınarak yeter sayıda ve nitelikte personel muayene ve kabul komisyonu olarak görevlendirilir. Oluşturulan komisyon Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Muayene ve Kabul Yönetmelikleri hükümlerine göre işin tamamlanmasını sağlar. Yüklenicinin işi tamamladığını ilgili harcama birimine bir tutanakla bildirir. a-yer teslimi yapmak. b-muayene işlemlerini yürütmek. c-kabul işlemlerini yürütmek. Sayfa 6 / 9
ALTINCI BÖLÜM AYKOME Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları Alt yapı ruhsatı verilmesi MADDE 16-(1) Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 12 inci maddesinin 1 inci ve 2 inci fıkraları, 13 üncü maddesinin 2 inci fıkrası gereği, kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilerin alt yapı çalışmalarına ait kazı izni alt yapı ruhsatlarını verir. Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 22 inci, 23 üncü ve 24 üncü maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemleri yürütür. a- Alt yapı ruhsatı vermek. AYKOME toplantılarının yürütülmesi ve koordinasyonun sağlanması MADDE 17-(1) Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 12 inci maddesinin 3 üncü ve 4 üncü fıkraları, 13 üncü maddesinin 1 inci fıkrası gereği, AYKOME genel kurulunun sekretarya ve koordinasyon görevini yürütür. Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 8 inci, 9 uncu ve 10 uncu maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemleri yürütür. Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 16 ıncı maddesi, 17 inci maddesinin 2 inci fıkrası ve 18 inci maddesi gereği, teknik kurulun sekretarya ve koordinasyon görevini yürütür. Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 16 ıncı, 17 inci maddesinin 2 inci fıkrası ve 18 inci maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemleri yürütür. a- AYKOME genel kurul toplantılarını yürütmek ve koordinasyonu sağlamak. b-aykome teknik kurul toplantılarını yürütmek ve koordinasyonu sağlamak. Alt yapı ortak yatırım programı ve yatırım hesabının oluşturulması MADDE 18-(1) Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 12 inci maddesinin 6 ıncı, 8 inci ve 9 uncu fıkrası gereği, ortak yatırım programı hazırlanması, alt yapı yatırım hesabının oluşturulması ve harcama iş ve işlemlerini yürütür. Görevin gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 19 uncu maddesi, 20 inci maddesi ve 21 inci maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemler yürütür. a- Alt yapı ortak yatırım programı ve yatırım hesabı oluşturmak. Alt yapı çalışmaları ile ilgili kontrol ve kabul işlemlerinin yürütülmesi MADDE 19-(1) Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 28 inci maddesi, 29 uncu maddesi ve 30 uncu maddesi gereği, alt yapı çalışmaları ile ilgili olarak kontrol, kabul, teminat ve ilgili bedellerin iadesi hususlarında iş ve işlemleri yürütür. Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 28 inci, 29 uncu ve 30 uncu maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemleri yürütür. Sayfa 7 / 9
a- Alt yapı çalışmaları ile ilgili kontrol ve kabul işlemlerini yürütmek. Alt yapı çalışmaları ile ilgili cezai müeyyidelerin uygulanması MADDE 20-(1) Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 31 inci maddesi gereği, alt yapı çalışmaları ile ilgili olarak ilgili mevzuatlar çerçevesinde cezai müeyyidelerin uygulanması ve fonksiyonun gerçekleştirilmesi sürecini yürütür. Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için Belediye AYKOME Uygulama Yönetmeliği nin 31 inci maddesi hükümleri gereği, iş ve işlemleri yürütür. a- Alt yapı çalışmaları ile ilgili cezai müeyyideleri uygulamak. YEDİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Görevin devir ve teslimi Madde 21- (1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel; a)üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve evrakı birim amirinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve devir ile ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. b)kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri yetkililere teslim eder ve bununla ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. (2)Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında belirlenen hükümlere göre yapar. Hassas görevlerin belirlenmesi MADDE 22-(1)Yönergede, yer alan tüm iş ve işlemlerden, ilgili düzenlemeler doğrultusunda, riskli ya da zorluk değeri yüksek olduğu tespit edilenler hassas görevler olarak belirlenerek Hassas Görevler Listesine kaydedilir. (Ek-4) (2)Hassas görevler, sorumluları tarafından her yıl gözden geçirilir ve gerekli görülürse güncellenir. (3)Belirlenen hassas görevlere ilişkin olarak ilgili düzenlemeler doğrultusunda prosedürler hazırlanır ve tüm personele duyurulur. Görevler ayrılığı MADDE 23-(1)Görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda, Yönergede yer alan tüm iş ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilir. (2)Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması durumunda birim amirleri, bahsi geçen ilkenin tam olarak uygulanamamasından kaynaklanan riskleri ilgili düzenlemeler doğrultusunda tespit ederek gerekli önlemleri alırlar. Sayfa 8 / 9
Tereddütlerin giderilmesi MADDE 24-(1)Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst Yönetici yetkilidir. girer. Yürürlük MADDE 25-(1)Bu Yönerge Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe Yürütme MADDE 26-(1)Bu Yönerge hükümlerini Üst Yönetici yürütür. Sayfa 9 / 9