AB halelerinde Baflar l Olman n Yollar

AB halelerinde Baflar l Olman n Yollar 1 May s 2006 stanbul Sanayi Odas, stanbul Avrupa Bilgi Merkezi (Avrupa Yakas ) n n Ev Sahibi Kurumudur.

2 Kapak ve Sayfa 12 de yer alan foto raflar: Hüsnü Atasoy, European Communities, 2005

Ç NDEK LER ÖNSÖZ... 5 Girifl... 6 hale duyurular na nas l ulafl labilir?... 7 halelere kimler kat labilir?... 9 halelere baflvuruda milliyet ve menfle kural... 9 hale baflvurusunun reddedilme gerekçeleri... 9 3 hale türleri nelerdir?... 10 halelerde izlenen prosedürler nelerdir?... 11 hale dosyas nda neler bulunur?... 14 Teklif sahibinin sunmas gereken belgeler nelerdir?... 15 Teklifler nereye ve nas l sunulmal d r?... 17 Teklifler nas l de erlendirilir?... 18 hale süreci ne kadar zamanda sonuçland r l r?... 21 Avrupa Bilgi Merkezi ve Sundu u Hizmetler... 22 Yararl nternet Adresleri... 24

4

ÖNSÖZ Avrupa Birli i ne kat l m sürecine giren ülkemizde AB fonlar ve destekleriyle ilgili büyük bir beklenti olufltu. stanbul Sanayi Odas bünyesinde faaliyet gösteren Avrupa Bilgi Merkezimize yöneltilen sorular n büyük bir ço unlu u firmalar m z n AB fonlar ndan nas l yararlanabilece i ile ilgili. Avrupa Birli i nin Türkiye ye yönelik destekleri Kat l m Öncesi Mali Yard m bafll alt nda toplan yor ve y ll k programlama kapsam nda ilgili kamu kurulufllar na projeler çerçevesinde veriliyor. Üyelerimiz bu projeler çerçevesinde aç lan mal, hizmet ve inflaat iflleri ihalelerine baflvurarak faydalanabiliyorlar. Ancak bu konudaki bilgi eksikli i nedeniyle bugüne kadar yerli giriflimciler bu olanaktan yeterince yararlanamad lar. 5 Avrupa Bilgi Merkezimiz bu konuda yo unlaflan sorular cevaplarken bir yandan da bilgilendirme amaçl ve genifl kat l ml seminerler düzenliyor ve yay nlar haz rl yor. Bu yay nlar m zdan birisi olan AB halelerinde Baflar l Olman n Yollar isimli broflürümüz, Türk giriflimcilerin AB ihalelerinin sundu u f rsatlar daha iyi de erlendirebilmelerine katk sa lamak amac yla haz rlanm flt r. Bu yay n m zla AB ihaleleri hakk ndaki sorular n za cevap bulaca n z ve ihale f rsatlar n daha yak ndan takip etme olana bulaca n z ümit ediyoruz. Mete Meleksoy Genel Sekreter stanbul Sanayi Odas

Girifl 6 Avrupa Birli i nin sa lad mali yard mlar Türkiye de gittikçe artan bir ilgi ve cazibe merkezi olmaya bafllad. Özellikle bu yard mlar n finansman s k nt lar na çare olaca n düflünen küçük ve orta ölçekli iflletme sahiplerinin say s hiç de az msanmayacak miktarda. Oysa, gerçekte, Avrupa Birli i nin firmalara do rudan verdi i parasal destekler son derece s n rl. Desteklerin büyük bir ço unlu u devlet kurum ve kurulufllar taraf ndan kullan l yor. flletmeler, devlet kurumlar n n kulland AB fonlar n hibe olarak alam yorlar. Ancak hibe program kapsam nda aç lan mal al m, hizmet ve inflaat iflleri ihaleleri onlara büyük f rsatlar sunmakta. Her ne kadar Avrupa Birli i nin devlet kurumlar na sa lad mali yard mlar karfl l ks z hibe niteli i tafl sa da kullan laca alanlar tümüyle faydalan c n n inisiyatifine b rak lm yor. AB taraf ndan Türkiye ye sa lanacak toplam hibe tutar belli olduktan sonra, hibeden faydalanacak devlet kurumlar alanlar ile ilgili projeler haz rl - yor. Haz rlanan projelerde faydalan c lar projenin hangi aflamas nda yard m n ne kadar n hangi mal, hizmeti ya da inflaat ifllerini almakta kullanacaklar n belirtmek zorundalar. Üstelik faydalan c kurumlar n hibe deste i ile alacaklar mal, hizmet ve inflaat iflleri için fleffaf, tarafs z ve kurallar n AB nin koydu u bir ihale prosedürü izlemeleri de yine bir zorunluluk. Ayn ihale kurallar Türkiye gibi AB üyeli ine aday ülkelerin yan s ra dünyan n pekçok ülkesinde AB deste i ile yürütülen projeler için de geçerli. Türkiye nin AB üyeli ine aday ülke olmas yla birlikte, Türk giriflimciler ve iflletmeler de AB menfleli birtak m ihalelere kat labiliyorlar. Türk firmalar zaman nda ve yeterince bilgilendirilmedikleri için, özellikle AB nin Türkiye de yürüttü ü projeler çerçevesinde aç lan mal ve hizmet al m ihalelerinin sundu u f rsatlar de erlendiremiyorlar. Bu ihalelerin büyük bir k sm ihaleleri yak ndan takip eden Avrupa Birli i firmalar taraf ndan kazan l yor. Türk giriflimciler, ayr ca, AB nin di er ülkelere yönelik PHARE, ISPA, SAPARD, MEDA, CARDS ve TACIS fonlar ndan finanse edilen projelerin ihalelerine de kat labiliyorlar. flletmeler, AB fonlar n hibe olarak alam yorlar. Ancak hibe program kapsam nda aç lan mal al m, hizmet ve inflaat iflleri ihaleleri onlara büyük f rsatlar sunuyor. Türk giriflimciler, AB nin Türkiye de ve baz di er ülkelerde finanse etti i projeler çerçevesinde aç lan ihalelere kat lma hakk na sahipler.

hale duyurular na nas l ulafl labilir? Türkiye de yürütülen Avrupa Birli i ihalelerinin duyurusu Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu (www.deltur.cec.eu.int) ve Merkezi Finans ve hale Birimi nin (www.mfib.gov.tr) internet sayfalar nda yay nlan r. 7 halelere kat lmak isteyen Türk giriflimciler bu sayfalar düzenli olarak takip ederek aç k ihaleler hakk nda ihtiyaç duyduklar tüm belgelere ulaflabilirler. AB nin PHARE, ISPA, SAPARD, MEDA, CARDS ve TACIS fonlar ndan finanse edilen projeleri ise üçüncü ülkelerde yürütülüyor. PHARE, ISPA, SAPARD fonlar ndan yararlanan ülkeler, Arnavutluk, Bosna Hersek, Bulgaristan, H rvatistan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, S rbistan ve Karada, Makedonya, www.mfib.gov.tr Macaristan, Letonya, Litvanya, Polonya, Romanya, Slovakya ve Slovenya. Türkiye nin de dahil oldu u MEDA ülkeleri aras nda ise Cezayir, Fas, Tunus, M s r, Güney K br s, Malta, srail, Ürdün, Lübnan, Suriye ve Filistin yer al yor. TACIS fonundan yararlanan ülkeler, Ermenistan, Azerbaycan, Beyaz Rusya, Gürcistan, Kazakistan, K rg zistan, Moldova, Mo olistan, Rusya Federasyonu, Tacikistan, Türkmenistan, Ukrayna ve Özbekistan. kinci bir kaynak olarak CARDS program ndan eski Yugoslavya Federasyonu üyesi

devletler yararlanabiliyorlar. Tüm bu ülkelerde AB finansman yla yürütülen projeler için aç lan mal al m, hizmet ve inflaat iflleri ihalelerinin takibi için giriflimcilerin, günlük olarak Avrupa Birli i nin www.europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12/pl adresini takip etmeleri ve aç k olan ihaleleri tespit etmeleri gerekiyor. 8 www.europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12/pl Türk firmalar zaman nda ve yeterince bilgilendirilmedikleri için, özellikle AB nin Türkiye de yürüttü ü projeler çerçevesinde aç lan mal ve hizmet al m ihalelerinin sundu u f rsatlar de erlendiremiyorlar. Bu ihalelerin büyük bir k sm ihaleleri yak ndan takip eden Avrupa Birli i firmalar taraf ndan kazan l yor. halelerden zaman nda haberdar olabilmek için arama motorlar içeren Merkezi Finans ve hale Birimi ile Europeaid in internet sayfalar n düzenli olarak takip etmek gerekiyor.

halelere kimler kat labilir? halelere baflvuruda milliyet ve menfle kural halelere baflvurularda uygunluk kriterleri aran r. Uygunluk kriterlerinden en önemlisi milliyet kriteridir. Türkiye de yürütülen projeler için aç lan ihalelere, Türkiye de, bir AB ülkesinde, AB üyeli ine aday olan ülkede ya da MEDA ülkelerinden birinde (Cezayir, Fas, Tunus, M s r, Güney K br s, Malta, srail, Ürdün, Lübnan, Suriye ve Filistin) faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kifliler kat labilir. Bir AB projesinde istihdam edilmek üzere önerilen uzmanlar, bir AB ya da aday ülke vatandafl, veya MEDA ülkelerinin vatandafl olmal d r. Ayr ca, OECD geliflmekte olan ülkeler listesinde yer alan ülkeler de ihalelere kat labilmektedirler. Milliyet kriterlerini karfl lamayan bireyler bir projede ancak gereken uzmanl n Avrupa Birli i nde veya bir aday ülkede bulunmad ve/veya projenin geneline olan katk lar n n s n rl oldu u durumlarda yer alabilirler. Uygunluk kriterlerinden biri de mal al m ihaleleri için geçerli olan menfle kural d r. Mallar, AB, aday olan ülke veya bir MEDA ülkesi kökenli olmal d r. Menfleinin ispat amac yla mal al m ihalelerine haz rlanan dosyalara menfle flahadetnamesi mutlaka eklenmelidir. hale baflvurusunun reddedilme gerekçeleri hale baflvurusu yapan firmalar n baflvurusu flu nedenlerle mutlaka reddedilir: hale baflvurusunda bulunan firman n iflas veya tasfiye halinde olmas ; ifllerinin mahkemelerce idare ediliyor olmas ; alacakl larla herhangi bir düzenlemeye girmifl olmas ; ifl veya faaliyetlerini ask ya alm fl olmas ; bu mesele-lerle ilgili dava veya takip konusu olmas ; veya ulusal mevzuat ve düzenlemelerde yeri olan bir prosedür dolay s ile bunlara benzer bir durumda olmas halinde; Profesyonel faaliyeti ilgilendiren bir suçtan kesin hüküm niteli inde bir karar ile mahkumiyet alm fl olmas ; Makul herhangi bir yolla kan tlanm fl olmak kayd ile, ciddi bir görevi kötüye kullanma fiilinden suçlu bulunmufl olmas ; Kuruldu u ülke ya da sözleflmenin yap ld ya da uyguland ülke kanunlar na göre sosyal güvenlik katk pay veya vergi borcu bulunuyor olmas ; Doland r c l k veya yolsuzlukla ifltigal etmesi veya bir suç örgütüne ya da Toplulu un mali ç karlar na zarar verici herhangi bir faaliyete dahil olmas ; Topluluk bütçesi taraf ndan karfl lanan bir baflka ihale ya da hibe sözleflmesinin sözleflmeden do an yükümlülüklerini ciddi flekilde ihlal etmifl olmas. 9

hale türleri nelerdir? Mal al m ihaleleri, kat l m öncesi mali yard m program kapsam ndaki projelerin uygulanmas için ekipman ve malzeme al m nda, mallar n tasar m, imalat, teslimat, montaj ve yapt r lmas ile bak m, onar m, kurulum, e itim ve sat fl sonras hizmet gibi di er hizmetler için aç l r. 10 Hizmet ihaleleri kat l m öncesi mali yard m program kapsam nda dan flmanl k, araflt rma, knowhow ve e itim hizmetlerinin sat n al nmas için aç l r. nflaat iflleri ihaleleri, yap m iflleri, tesisat kurma ve di er mühendislik iflleri gibi her türlü inflaat ifllerini içerir.

halelerde izlenen prosedürler nelerdir? Uluslararas aç k ihale usulü: Bütçesi 150,000 Euro dan büyük olan mal al m ihalelerinde ve bütçesi 5,000,000 Euro dan büyük olan inflaat iflleri ihalelerinde uluslararas aç k ihale usulü uygulan r. Buna göre, ihale duyurusu, yay nlanmadan en az 30 gün önce beklenen ihale olarak yerel bas nda/ulusal gazetede ve AB nin d fl yard mlar ile ilgili kuruluflu Europeaid in web sayfas nda duyurulur ve AB Resmi Gazetesi nde yay mlan r. Daha sonra ihale duyurusu yine ayn kanallardan yap l r. Yerel aç k ihale usulü: Rekabete dayal müzakere usulü: Rekabete dayal müzakere usulüne göre, ihaleyi açan taraf, ilan vermeden, sadece kendi seçti i en az 3 aday firmay ihaleye davet eder. E er üç uygun teklif al namazsa ihale iptal edilir ve prosedüre yeniden bafllan r. Bütçesi 200,000 Euro nun alt nda olan hizmet ihaleleri için çerçeve sözleflme usulünün uygulanamad veya baflar s z oldu u durumlarda bu usul kullan larak ihaleyi açan taraf ndan, tamamlanm fl ihale dosyas na sahip en az 3 Hizmet Sa lay c s yla görüflülür ve en az 3 uygun teklif de erlendirilir. Bütçesi 30,000-150,000 Euro aras nda olan mal al m ihalelerinde ve bütçesi 300,000-5,000,000 Euro aras nda olan inflaat iflleri ihalelerinde yerel aç k ihale usulü uygulan r. Bu usule göre ihale duyurusu, AB Resmi Gazetesi nde duyurulmaz, sadece ihale dosyas n n temini için Europeaid web sayfas ndan ihalenin aç ld ülkedeki Program Yetkilendirme Görevlisi ne yönlendirme yap l r. Program Yetkilendirme Görevlisi Türkiye de AB ihalelerini yönetmekle görevlendirilen Merkezi Finans ve hale Birimi nin baflkan d r. Duyurunun ihalenin aç ld ülkedeki Resmi Gazete ve yerel bas n arac l yla yap lmas gerekir. Yerel aç k ihale usulünde aç lan ihaleler de tüm AB ve AB aday ülkelerle uygunluk kriterini yerine getiren di er ülkelerin flirketlerine aç kt r, ancak duyurusu sadece yerel yap l r. S n rl ihale usulü: Bütçesi 200,000 Euro dan büyük olan hizmet ihalelerinde ve bütçesi 5,000,000 Euro dan büyük olan inflaat iflleri ihalelerinde s n rl say da flirket ihaleye davet edilir ve k sa-liste haz rlan r. Son baflvuru tarihinden önce resmi ilgi beyan formunu beyan eden tüm flirketler k sa-listeye al nabilirler. haleye davet edilecek olan flirketlerin k sa-listesi bu flirketlerden al nan tüm ilgi beyanlar n n incelenmesi üzerine haz rlan r. Bütün ilgi beyanlar bir flirketin k sa-listeye al n p al nmamas na bak lmaks z n dosyada muhafaza edilir. K sa-liste makul düzeyde bir seçim süreci ve rekabeti sa lamak için gerekli olan say da flirketi içerir. Genel kural olarak, 4 ila 8 flirket k sa-listeye al n r. 11

K sa-listeye al nan flirketler AB yönetmelikleri kapsam ndaki uygunluk kriterlerini tafl mal d r. Ayr ca ilgili sektörde tecrübeli olmal, ifli teknik aç dan öngörülen flekilde yapabilecek kapasiteye sahip olmal d rlar. Bütün ihalelerin k sa-listeleri ihale aflamas nda kamuya duyurulur. Çerçeve sözleflme usulü: Bütçesi 200,000 Euro nun alt nda ancak 5,000 Euro dan fazla olan hizmet ihaleleri için Çerçeve Sözleflme (Framework Contract: FWC) sistemi kullan lmaktad r. Avrupa Birli i nin Resmi Gazetesi nde yay mlanan ön yeterlilik ça r s ndan sonra, yükleniciler (contractors) s n rl ihale yöntemi ile seçilir. kalk nma, sosyal kalk nma ve ulaflt rma. Bu kapsamdaki her bir yüklenici kendi sektöründe uzman olup, o sektör için dan flman, uzman ve di er hizmetleri önerebilir. Bu tür ihalelerin kamuoyuna duyurulmas gerekmez ve hizmet talepleri do rudan yüklenicilere gönderilir. Yüklenici önerdi i uzmanlar n özgeçmifllerini ve ücretlerini ayr nt lar yla belirten bir teklif haz rlar. Teklifler aras ndan bir de erlendirme ve seçim yap l r. E er yüklenici belli bir hizmeti kendi kaynaklar ndan sa layamazsa, bu ifli alt-yüklenicilere (sub-contractors) yapt rabilir. Dolay s yla di er birey ve flirketlerin Çerçeve Sözleflmeler arac l yla ifl almas mümkün olabilir. 12 Komisyon baz sektör ve alanlarda faaliyet gösteren bir dizi konsorsiyum ile ayr Çerçeve Sözleflmeleri imzalam flt r: tar m, idari reform, bankac l k ve finans, enerji, çevre, ihracat n gelifltirilmesi ve yat r mlar n artt r lmas, sa l k, bilgi teknolojisi, posta hizmetleri ve telekom, özellefltirme ve yeniden yap land rma, KOB ler ve bölgesel Tek teklif usulü: De eri 5,000 Euro nun alt nda olan birimlerin al m nda tek teklif usulü kullan l r. Bu durumda, tek bir kurulufl/firma ile müzakere edilir. Acil ve öngörülmeyen durumlar: Acil ve önceden öngörülemeyen durumlarda da hizmetlerin herhangi bir fiyata al nmas için müzakere usulü kullan labilir. E er faaliyetlerin geniflletilmesi gerekirse, bir ihale iptal edilmiflse veya bir kurum/kurulufl tekel oluflturmuflsa, müzakere usulü kullan labilir.

hale türü Tutar (Euro) zlenen Prosedür Mal al m 150,000 den fazla Uluslararas aç k ihale usulü 30,000-150,000 aras Yerel aç k ihale usulü 5,000-30,000 aras Rekabete dayal müzakere usulü 5000 den az Tek teklif usulü Hizmet 200,000 den fazla S n rl ihale usulü 5,000-200,000 aras 5,000 den az Çerçeve sözleflme usulü Rekabete dayal müzakere usulü Tek teklif usulü nflaat iflleri Uluslararas aç k ihale usulü 5,000,000 dan fazla S n rl ihale usulü 300,000-5,000,000 aras Yerel aç k ihale usulü 13 5,000-300,000 aras Rekabete dayal müzakere usulü 5000 den az Tek teklif usulü

hale dosyas nda neler bulunur? hale dosyas bütün ilgili kurulufl ve flirketlere normalde ücretsiz olarak sa lan r. hale dosyas nda ihale türlerine göre afla dakiler bulunur: Mal al m ihaleleri: Hizmet ihaleleri: haleye davet ve teklif sahiplerine talimatlar, hale özel flartlar, stenen mallar n teknik özelikleri, Fiyat çizelgesi, halelere liflkin Genel Kurallar ve Mal Al m halelerinin Verilmesi adl doküman n bir kopyas, Mal Al m Sözleflmelerine liflkin Genel Koflullar adl doküman n bir kopyas dahil olmak üzere sözleflme örne i. 14 haleye davet standart kapak yaz s, haleye ça r lan tüm flirketlerin isimleri, aç k adresleri ve irtibat bilgileri, Teklif sahiplerine talimatlar Teklifin nas l, ne zaman ve nereye sunulaca hakk nda bilgi ile birlikte teknik ve mali tekliflerin içeri i ve kullan lacak de erlendirme kriterlerinin tüm ayr nt lar, halelere liflkin Genel Kurallar ve Hizmet haleleri nin Verilmesi adl doküman n bir kopyas, fiartname (Terms of Reference: TOR) Teklif sahiplerine sunmalar gereken teklifin türü ile ilgili talimatlar ve k lavuz, AB Fonlar ile Finanse Edilen Hizmet Sözleflmelerine liflkin Genel Koflullar adl doküman n bir kopyas dahil olmak üzere standart sözleflme örne i. nflaat iflleri ihaleleri: Teklif sahiplerine talimatlar, Sözleflme flartlar, Teknik özellikler, Tasar m belgeleri (çizimler), Metrajlar ve keflif özeti, Teklif sahibi hakk nda genel bilgi, mali durum beyannamesi ve personel, ekipman, ifl plan ve tecrübe konular nda teknik yeterliliklere iliflkin anket formu.

Teklif sahibinin sunaca belgeler nelerdir? Mal al m ihaleleri: AB ihalelerine baflvuran teklif sahiplerinin bir teknik, bir de mali teklif sunmalar gerekir. hale konusu mallar n teknik özellikleri, bunlar n yap s ve çal flma özellikleri teklif sahibi taraf ndan tam olarak belirtilmelidir. Gerekti i takdirde, teslimat koflullar ve kurulum, e itim ve sat fl sonras hizmet deste ine iliflkin bilgi de verilmelidir. Resmi evraklara ek olarak teknik teklif, gerekti i takdirde talimatnameler ve ilgili belgeler de dahil olmak üzere, teknik özelliklere uygun bir biçimde ihale edilen mallar n ayr nt l bir tan m n, imalatç larca önerilen yedek parçalar n listesini, bir sat fl sonras hizmet önerisi ve bir de e itim program önerisini içermelidir. Fiyat teklifinde mallar n, yedek parçalar n, sat fl sonras hizmetin ve e itimin fiyatlar Euro cinsinden belirtilmelidir. Mallar için verilen fiyatlar, kamuya aç k olarak yap lan, tekliflerin aç lmas oturumunda duyurulur. Gereken durumlarda mali teklif kapsam nda sat fl sonras hizmetler, yedek parça ve sarf malzemeleri ve e itim için mali teklif de talep edilebilir. Mali teklif ayn zamanda elektronik olarak excel format nda da sunulmal d r. Hem mali hem teknik teklif ayn zarfta sunulur, çift zarf sistemi kullan lmaz. Mallar n menfleinin uygun oldu unu gösteren menfle flahadetnamesi de mutlaka teklif dosyas nda yer almal d r. Daha önce üretilen ürünlerden numuneler, ürünlerin foto raflar ve/veya tan mlar, kalite sertifikalar da teklif dosyas na eklenebilir. Hizmet ihaleleri: Teklif sahiplerinin bir teknik bir de mali teklif sunmalar gerekir. Teknik teklif, resmi evraklara ek olarak kurum, yöntemler ve teklif sahibinin istenilen hizmetleri sa lamak için görevlendirmeyi planlad personele iliflkin ayr nt l bilgi içermelidir. Teklif sahibi projeyi nas l alg lad n ortaya koymal ve hedeflere nas l ulafl laca na dair görüfl bildirmelidir. Teklif sahibi ayr ca önerilen yaklafl m n ana hatlar n, gereken faaliyetlerin bir listesini, öngörülen girdileri (uzmanl k, malzeme, do rudan masraflar vs.) ve ç kt lar ve önerilen faaliyetlerin zamanlamas n ve süresini ortaya koyan bir ifl plan sunmal d r. Projede görevlendirilecek kilit personelin listesi ile birlikte ilgili deneyimleri ve yerine getirecekleri görevleri de aç klayan özgeçmiflleri sunulmal d r. Mali teklifte, teklif sahibi teknik teklifte belirtilen faaliyetleri gerçeklefltirmek için gerekli gördü ü bütçenin bir da l m n sunmal d r. Bütün bütçe kalemleri Euro cinsinden yaz lmal d r. Hizmet ihale baflvurular nda, mali teklif ve teknik teklif, çift zarf sistemine uygun olarak ayr ayr zarflarda sunulur. 15

nflaat iflleri ihaleleri: Teklif sahipleri ilgili iflin nas l yürütülece ine dair bir çal flma program sunmal, önemli faaliyetleri detaylar yla anlatmal ve bir ifl çizelgesi sunmal d r. Gerekti inde çizimler de kullanarak ifllerin metodolojisi aç k bir biçimde detayland r lmal ve her önemli faaliyet için kullan lmas planlanan makine ve insan gücünün say s, özellikleri ve kapasitesi mutlaka belirtilmelidir. Teklif sahipleri, ilgili ifli yapabileceklerine kan t olarak teknik ekipmanlar n ve makinalar n tan tmal d rlar. 16 lgili ifller yap l rken kullan lacak makinalar n listesi ve menfle belgeleri ekte ayr ca sunulmal d r. Teklif sahiplerinin, toplam çal flan say s n gösteren organizasyon flemalar ile idarenin ve kilit personelin özgeçmifllerini sunmalar gerekir. Daha önce yap lan benzeri ifller referans olarak verilmelidir. Kullan - lacak olan kalite güvence program mutlaka belirtilmelidir. nflaat iflleri esnas nda kullan lacak ofis ve flantiye binalar n n detaylar n n verilmesi de istenebilir. Tüm teklif sahiplerinin sunmas gereken di er belgeler: Bankadaki hesap durumunu gösterir belge veya sigorta, Son iki y la ait bilanço, Toplam ciro ve ihaleye konu mal, hizmet ya da inflaat ifllerinde son üç mali y lda elde edilen cironun beyan, Ödemenin yap laca banka hesap numaras n n ayr nt lar, Tüzel kiflilik formu ve destekleyen belgeler, mza sirküleri.

Teklifler nereye ve nas l sunulmal d r? Merkezi Finans ve hale Birimi (MF B), Türkiye'de Avrupa Birli i taraf ndan finanse edilen programlar çerçevesinde gerçekleflen hizmet, mal, ifl ve hibelere iliflkin ihalelerin genel bütçeleme, ihaleye ç kma, sözleflme imzalama, ödeme, muhasebe ve mali raporlamas bak m ndan tek sorumlu kurumdur. 14 fiubat 2002 tarihinde Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Birli i Komisyonu aras nda imzalanan Mutabakat Zapt ile kurulan MF B ihaleler konsunda dan fl lacak bafll ca kurumdur (www.mfib.gov.tr). MF B ne teklifler, al nd belgesi olmas flart yla taahhütlü postayla veya ihale dosyas nda belirtilen adrese makbuz üzerine elden teslim edilebilir. Gönderi için baflka bir yöntemin kullan lmas durumunda ihaleyi açan kurum belgelerin al nmas na iliflkin sorumluluk üstlenmez. Teklifler, talimatlarda belirtilen adrese, öngörülen son baflvuru tarihinden önce ulaflt r lmal d r. Teklif sahipleri mücbir sebep dahil bütün risklerden sorumludur. Belirtilenden daha geç bir tarihte veya farkl bir adreste al nan teklifler reddedilecek ve teklif sahibine iade edilecektir. Bu nedenle zamanlamaya önem verilmesi çok büyük önem tafl maktad r. haleyi açan kurum istisnai durumlarda ve kendi inisiyatifiyle tekliflerin sunulmas için tan nan süreyi uzatabilir. Bu türden bir süre uzat lmas, teklif sahiplerine, teklif davetlerinin yap ld flekilde bildirilir. Tekliflerin al nmas aflamas nda, zarflar geldikleri s rayla kaydedilir. Kay t numaras, gelifl tarihi ve saati zarf n üzerine kaydedilir. Zarflar tekliflerin aç lmas na kadar kapal olarak güvenli bir yerde muhafaza edilir. Teklif sahipleri mücbir sebep dahil bütün risklerden sorumludur. Belirtilenden daha geç bir tarihte veya farkl bir adreste al nan teklifler reddedilecek ve teklif sahibine iade edilecektir. Bu nedenle zamanlamaya önem verilmesi çok büyük önem tafl maktad r. 17

Teklifler nas l de erlendirilir? 18 Mal al m ihaleleri: halelerin adil ve fleffaf biçimde yap lmas için bir De erlendirme Komitesi oluflturulur. De erlendirme Komitesi önceden belirlenmifl bir dizi kritere göre her teklifi ayr ayr de erlendirir ve hangi tekliflerin kabul edilebilir oldu una iliflkin karar al r. De erlendirme Komitesi ni, MF B, faydalan c kurum ve AB Delegasyonu ile istiflare ederek belirlemektedir. De erlendirme sürecinin sekreteryas MF B taraf ndan yürütülmektedir. Örne in, mal al m ihalelerine bakan bir De erlendirme Komitesi, oy hakk olmayan bir baflkandan (genelde Merkezi Finans ve hale Birimi Baflkan ), ihaleyi açan kurumun bir temsilcisinden, hedef grup ya da programdan yararlanacak kurumun temsilcilerinden, gereken teknik deneyime sahip d flar dan bir uzmandan ve Avrupa Komisyonu Temsilcili i nden oy hakk Teklifler önce teknik sonra mali de erlendirmeden geçirilir. Bir teklifin kabul edilebilmesi için teknik özelliklere ve teklif sahiplerine yap lan ça r da belirtilen tüm talimatlara tamamen uygun olmas ve verilen fiyat aral nda bulunmas gerekir. Sadece teknik ve ticari gereklilikleri karfl layan teklifler, mali aç dan de erlendirilir. olmayan bir gözlemciden oluflur. De erlendirme Komitesi ne MF B Baflkan Yard mc s (Senior Contract Manager) veya ihale yöneticileri de baflkanl k edebilirler. Oy hakk bulunan tüm komite üyeleri eflit oya sahiptir. Her bir De erlendirme Komitesi üyesi bir tarafs zl k ve gizlilik beyan imzalar. Teklif sahiplerinden herhangi birisiyle geçmiflte veya halihaz rda bir ba lant s olan komite üyeleri bunu beyan edip, seçim sürecinden çekilmelidir. Ayr ca, komite üyeleri tekliflerin sunuldu u dile makul düzeyde vak f olmal d r. De erlendirme Komitesi nde kimlerin bulundu u tamamen gizli tutulur. Bir teklifin kabul edilebilmesi için teknik özelliklere ve teklif sahiplerine yap lan ça r da belirtilen tüm talimatlara tamamen uygun olmas ve verilen fiyat aral nda bulunmas gerekir. Tekliflerin de erlendirilmesine bafllamadan önce, Komite teknik ve mali de erlendirmenin kriterlerini ve kullan lacak olan de erlendirme cetveli ni tart flmak ve kararlaflt rmak için bir ön haz rl k toplant s yapar. Tekliflerin de erlendirilmesi tekliflerin aç lmas oturumu ile bafllar. Bu oturumda tekliflerin istenilen resmi flartlara uygunlu u kamuya aç k resmi bir prosedür ile tespit edilir. Belirtilen son tarihten sonra gelen hiçbir teklif kabul edilmez. Bununla birlikte baflkan di er komite üyele-

rine dan flarak eksik resmi belgeleri faks veya teleks yoluyla kabul edebilir. Arzu ettikleri takdirde teklif sunan flirketlerin temsilcileri tekliflerin aç lmas oturumuna kat labilirler. Ancak, aranan resmi flartlara uygunluk raporu haz rland ktan sonra komitenin yapt tüm toplant lar, kesinlikle kapal oturum fleklinde yap lmaktad r. Bu aflamada Komite ihalelerin uygunlu unu kontrole devam eder, komite özellikle tekliflerin do ru dili ve para birimini kullan p kullanmad n ve tüm ihale belgelerinin do ru ve tamam olup olmad n kontrol eder. Tüm ihaleler için geçerli olan uygunluk ve milliyet kriterlerine ek olarak, mal al m ihalelerinin menflei ülke kural na da uymalar gerekir. Bu kurala göre yard m program için sat n al nan tüm mallar, AB ülkesi/aday ya da kat lmakta olan ülke/meda ülkesi kökenli olmal d r. Sözleflme nin imzalanmas ndan önce baflar l teklif sahibi, bir sertifika ya da resmi evrak yoluyla, bu kurala uydu unu kan tlamak zorundad r. Menflei ülke kural na uymayan veya Euro d fl ndaki para birimleri kullan larak sunulan teklifler kabul edilmez. Formaliteler tamamland ktan sonra teknik tekliflerin de erlendirilmesine geçilir. De erlendirme oturumu en k sa zamanda tamamlanmal ve de erlendirme süresi, hiçbir flekilde, tekliflerin aç ld tarihten itibaren 15 ifl gününü geçmemelidir. Teklifler önce teknik de erlendirmeden, sonra da mali de erlendirmeden geçirilir. Teknik teklifte daha önce gelifltirilmifl olan de erlendirme cetveli kullan l r. Genifl mal yelpazesi ve teknik yap lar gözönüne al narak de erlendirme cetveli her bir teklif için ayr olarak ve evet/hay r format kullan larak gelifltirilmifltir. Böylece bir teklifin ihale dosyas nda belirtilen teknik özellikleri karfl lay p karfl lamad aç kça de erlendirilebilir. Teknik de erlendirme kapsam nda ticari unsurlar (teslimat süresi, garanti, yedek parça sa lama, sat fl sonras hizmet) ve gerekti i takdirde e itim önerisi, ihale dosyas nda gerekliliklerin karfl lan p karfl lanmad n belirlemek için analiz edilir. Sadece teknik ve ticari gereklilikleri karfl layan teklifler, mali aç dan de erlendirilir. Bu aflamada en ucuz teklif seçilir ve ihale ona verilir. Baflar s z teklif sahiplerine de erlendirme sonuçlar yaz l olarak bildirilir. De erlendirme Komitesi nin yapt ifllemler de, sonuçlar ve nihai kararla birlikte kaydedilir ve dosyada tutulur. Hizmet haleleri: Hizmet ihalelerine verilen tekliflerin de erlendirilmesi için de bir De erlendirme Komitesi oluflturulur. Örne in hizmet ihalelerine bakan bir De erlendirme Komitesi oy hakk olmayan bir baflkandan (genelde Merkezi Finans ve hale Birimi Baflkan ), ihaleyi açan kurumun iki temsilcisinden, ba ms z bir uzmandan, hem faydalanan kurulufltan, hem de ilgili sorumlu Bakanl k tan bir temsilciden ve Avrupa Komisyonu Temsilcili i nden oy hakk olmayan bir gözlemciden oluflur. Oy hakk bulunan tüm komite üyeleri eflit oya sahiptir. 19

20 Bir teklifin kabul edilebilmesi için fiartname ye (TOR) ve teklif sahiplerine yap lan ça r da belirtilen tüm talimatlara tamamen uygun olmas ve -e er belirtilmiflse- verilen fiyat aral nda bulunmas gerekir. Tekliflerin de erlendirilmesine bafllamadan önce Komite, mal al m ihalelerinde oldu u gibi, teknik ve mali de erlendirmenin kriterlerini ve kullan lacak olan de erlendirme cetveli ni tart flmak ve kararlaflt rmak için bir ön haz rl k toplant s yapar. Tekliflerin de erlendirilmesi iki k s mdan oluflan tekliflerin aç lmas ile bafllar. I. Bölüm al nan teklif say s ve bu tekliflerin istenilen resmi flartlara uygunlu unun tespit edilmesinden oluflur. Aran lan resmi flartlara uygunluk yaz ya geçirildikten sonra, tekliflerin aç lmas n n II. Bölümü bafllar. II. Bölüm de teknik tekliflerin aran lan resmi flartlara uygunlu u kontrol edilir ve kaydedilir. Komite teklifte sunulan her bir belgenin talimatlara uygunlu unu inceler. Eksik veya resmi flartlar büyük ölçüde karfl lamayan teklifler reddedilir. Formaliteler tamamland ktan sonra teknik tekliflerin de erlendirilmesine bafllan r. Hizmetler için en iyi performans/fiyat oran na sahip teklif seçilir. Teklifler önce teknik yeterliliklerine göre de erlendirilir. De erlendirme cetveli ni kullanarak her bir Komite üyesi teknik teklifi puanland r r. Bundan sonra, bireysel de erlendirmeler hesaplan r ve ortalamalar al n r. % 80 lik tabana eriflemeyen flirketlerin mali tekliflerini içeren zarflar aç lmaz ve art k de erlendirilmez. halede kullan lan puanlama cetveli asla de ifltirilmez. Toplam puanlar n % 80 i teknik teklife ayr lm flt r. Dikkate al nan performans kriterleri, faaliyetleri gerçeklefltirmek üzere önerilen kilit personelin özgeçmiflleri ile önerilen organizasyon ve yöntemlerdir. Teknik de erlendirme ayr ca önerilen uzmanlarla mülakat yap lmas n da içerebilir; bu tür mülakatlar yaz l tekliflerin de erlendirilmesinden sonra yap l r. Kalan % 20 lik puan mali teklife ayr l r. En düflük mali teklife otomatik olarak mümkün olan maksimum puan (20 tam puan) verilir. Teknik ve mali de erlendirmenin sonuçlar toplanarak bileflik puana ulafl l r. En yüksek bileflik puan alan flirketin ekonomik aç dan en uygun teklifi sundu u kabul edilir ve ihale bu flirkete verilir. Baflar s z teklif sahiplerine de erlendirme sonuçlar yaz l olarak bildirilir. Ald klar ilk yan t n hatal veya eksik oldu unu düflünen teklif sahipleri Merkezi Finans ve hale Birimi nden gerekçeli yan t talep etme hakk na sahiptir. De erlendirme Komitesi nin yapt ifllemler de, sonuçlar ve nihai karar ile birlikte kaydedilir ve dosyada tutulur.

nflaat iflleri ihaleleri: nflaat iflleri ihalesine verilen tekliflerin de erlendirilmesi için de bir De erlendirme Komitesi oluflturulur. fl ihalelerine bakan bir De erlendirme Komitesi oy hakk olmayan ve Uygulay c Kurumu (Merkezi Finans ve hale Birimi) temsil eden bir baflkan, projeden yararlanan kurumu temsil eden ve oy hakk olan bir dizi üye, bir sekreter, Avrupa Komisyonu ndan bir gözlemci ve gerekirse teknik ve mali de erlendirmeler için dan flmanlardan oluflur. Tekliflerin de erlendirilmesine bafllamadan önce, Komite resmi ve teknik özelliklere uygun bir de erlendirme cetvelini tart flmak ve kararlaflt rmak için ön haz rl k toplant s yapar. Tekliflerin de erlendirilmesi tekliflerin aç lmas oturumu ile bafllar. Bu aflamada tekliflerin istenilen resmi flartlara uygunlu u kontrol edilir. Bu kamuya aç k ve resmi bir prosedürdür; arzu ettikleri takdirde teklif sunan flirketlerin temsilcileri de bu oturuma kat labilirler. Ancak, sonraki de erlendirme oturumlar gizli yap l r. fl sözleflmeleri için ekonomik aç dan en avantajl teklif seçilir. Mal al m ihalelerinde oldu u gibi teklifler önce teknik de erlendirmeden, sonra mali de erlendirmeden geçirilir. Sadece teknik gereklilikleri karfl layan teklifler, mali aç dan de erlendirilir. yapabilme kapasitesinin bir de erlendirmesinden oluflur. fl ihaleleri çok farkl l k gösterebilir, ancak örnek vermek gerekirse de erlendirmede flu kriterler kullan labilir: idarenin ve kilit personelin deneyimi, flirketin benzer görevlerdeki deneyimi, do ru biçimde haz rlanm fl bir ifl çizelgesi, bir metodoloji ve ifl program, önerilen ekipman ve çal flanlar n listesi ve kullan lacak olan kalite güvence program. Sadece her kategoride geçer not alan ve toplamda en az %65 lik bir skor elde eden teklifler mali de erlendirmeye al n rlar. Normal flartlarda, teknik özelliklere uyan teklifler aras ndan en düflük fiyat veren flirket seçilir. hale süreci ne kadar zamanda sonuçland r l r? Teklif sahiplerine tekliflerini haz rlamak ve sunmak için en az 30 gün tan n r. hale makam ndan aç klama talep etmek için son tarih ihaleye son baflvuru tarihinden 21 gün öncedir. hale makam n n aç klamalar n n, ihaleye son baflvuru tarihinden en geç 11 gün önce yay nlamas gerekir. haleye son baflvuru tarihinden en fazla 90 gün sonra ihaleyi kazanan n aç klanmas gerekir. 21 Teknik de erlendirme teklif sahibinin teknik yeterliliklerinin ve istenilen iflleri Sözleflme, son baflvuru tarihinden en fazla 150 gün sonra imzalanm fl olmal d r.

Avrupa Bilgi Merkezi ve Sundu u Hizmetler 22 Avrupa Bilgi Merkezleri (ABM), Avrupa Komisyonu taraf ndan, KOB lerin AB uygulamalar hakk nda bilgilendirilmeleri ve Avrupa da ifl yapmalar n n kolaylaflt r lmas amac yla kurulmufltur. lki 1987 y l nda faaliyete geçmifl olan ABM lerin say s bugün 300 civar ndad r. Türkiye deki ilk Avrupa Bilgi Merkezi 1994 y l nda Ankara da KOSGEB in bünyesinde Ba lant Noktas olarak kurulmufltur. 2002 y l nda Türkiye nin aday ülke olmas ile birlikte, 2003 y l nda, Türkiye de 8 ilde 9 Avrupa Bilgi Merkezi faaliyete geçmifltir. Bu iller; Ankara, stanbul, Gaziantep, Denizli, Bursa, Adana, Samsun ve Konya d r. stanbul da biri Anadolu yakas nda, di eri Avrupa yakas nda olmak üzere iki Avrupa Bilgi Merkezi faaliyet göstermektedir. Anadolu yakas ndaki ABM, KOSGEB stanbul mes fl Gelifltirme Merkez Müdürlü- ü nün bünyesindeyken, Avrupa yakas ndaki ABM, stanbul Sanayi Odas n n bünyesinde yer almaktad r. stanbul Avrupa Bilgi Merkezi Avrupa Yakas ekibi, 5 uzmandan oluflmakta ve sorumlu oldu u bölgede yer alan KO- B lerin Avrupa Birli i mevzuat ve uygulamalar ile ilgili sorular na cevap vermekte, onlar Avrupa ülkelerinde varolan ticaret ve yat r m imkanlar ndan haberdar etmektedir. Ayr ca, stanbul Sanayi Odas n n farkl konularda uzman olan deneyimli personeli de gerekti inde Avrupa Bilgi Merkezi ekibine destek vermektedir. Bu hizmetleri KO- B lere sunmakta kullan lan en önemli araç, her gün güncellenen Avrupa Bilgi Merkezi internet sitesidir. K sa sürede birçok KOB için baflvuru noktas haline gelen bu sitede www.abm-istanbul.org, ticaret ve yat r m teklifleri, fuar, heyet ve seminer duyurular, mevzuat, AB ve pazarlar hakk nda bilgi bankalar bulunmaktad r.

23 Avrupa Bilgi Merkezi nin en önemli faaliyeti ekonomik, yasal, sosyal, teknik ve finansal konularda AB mevzuat, düzenlemeleri ve sektör politikalar hakk nda KOB lere bilgi sa lamakt r. Bu sorular n yo unlaflt konularda münferit bilgi deste i vermenin yan s ra e itim seminerleri de düzenlenmektedir. KOB leri AB hakk nda bilgilendirmenin yan s ra, Avrupa daki ifl f rsatlar ndan haberdar etmeyi de hedefleyen Avrupa Bilgi Merkezlerinin tümü bir flbirli i Veritaban na dahildir. Bu veritaban arac - l ile ticari, finansal ve teknolojik alanda ortak arayan firmalar n profilleri veritaban nda yay nlanmakta ve ortak bulma aray fllar h zland r lmaktad r. www.abm-istanbul.org ABM faaliyetleri ve sorumluluk alan na giren tüm konular hakk nda sorular n z için stanbul Avrupa Bilgi Merkezi Avrupa Yakas na baflvurabilirsiniz. rtibat: stanbul Avrupa Bilgi Merkezi Avrupa Yakas stanbul Sanayi Odas Telefon : (212) 292 21 57 Faks : (212) 293 55 65 E-mail : eic@iso.org.tr www.abm-istanbul.org

Yararl nternet Adresleri http://www.abm-istanbul.org http://www.mfib.gov.tr http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12/pl http://www.deltur.cec.eu.int http://www.abgs.gov.tr http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm 24 Yararlan lan Kaynaklar: Practical Guide to contract procedures for EC external actions (PRAG) (europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm) Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu internet sayfas (www.deltur.cec.eu.int) Merkezi Finans ve hale Birimi internet sayfas (www.mfib.gov.tr)