DIŞ İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Daire Başkanlığı'nın ve bağlı birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Daire Başkanlığı'nın ve bağlı birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak Madde 3- Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetini ve Kontrol Kanunu iie 4857 sayılı İş Kanunu'na dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen; a) Belediye: Gaziantep Büyükşehir Belediyesini, b) Başkan: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanını, c) Daire Başkanlığı: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığını, d) Daire Başkanı: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Daire Başkanını, e) Şube Müdürü: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığına bağlı şube müdürlerini, f) Kurum Personeli: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı bünyesinde çalışan personeli ifade eder. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 1
İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Yönetim Teşkilat Madde 5- Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı aşağıda belirtilen müdürlüklerden oluşur; a) AB ve Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü b) Kardeş Şehirler Şube Müdürlüğü c) Çocuk Dostu Kentler Şube Müdürlüğü d) Medya ve İletişim Şube Müdürlüğü Yönetim Madde 6- Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı'nca sunulan hizmetler; bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Daire Başkanlığı'na bağlı Şube Müdürlükleri tarafından düzenlenir ve yürütülür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Daire Başkanlığının görevleri Madde 7- Daire Başkanlığı'nın görevleri şunlardır; a) Ulusal ve Uluslararası hibe programlardan ve fonlardan yararlanmak için projeler hazırlamak ve yürütmek. b) Ulusal ve Uluslararası ziyaretlerle ilgili olan organizasyonlar yapmak veya yaptırmak. c) Ulusal ve Uluslararası kurum ve kuruluşlara üye olmak için gereken çalışmaları yapmak veya yaptırmak. d) Avrupa Birliği uyum süreci çerçevesinde gereken çalışmaları yapmak veya yaptırmak. e) Şehrimizin ulusal ve uluslararası tanıtımını sağlamak için kardeş şehir münasebetleri kurmak ve konu ile ilgili faaliyet ve çalışmaları yapmak veya yaptırmak. f) Belediyemizin faaliyetlerinin duyurulması amacı ile ulusal ve uluslararası düzeyde yazılı, görsel ve işitsel tüm materyallerin hazırlanmasını, basılmasını ve dağıtılmasını sağlamak. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 2
g) Ulusal ve uluslararası medya kuruluşları ile yapılacak işbirliği ve organizasyonların düzenlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak. h) Belediye üst yönetimi ve ilgili mevzuatça belirlenmiş amaç, hedef, strateji, ilke ve değerler doğrultusunda daire başkanlığına ait plân, program ve bütçe önerisini hazırlamak ve Belediye yönetiminin onayına sunmak ı) Personel görevlendirilmelerini ve izin işlemlerini onaylamak veya onaylatmak. i) Daire Başkanlığı demirbaşına kayıtlı araç, gereç ve iş makinelerinden hurdaya ayrılacakların iş ve işlemlerini yapmak ve ilgili birimlere sevk etmek. j) Daire Başkanlığına ait mal ve hizmet alım taleplerini mevzuata uygun şekliyle sonuçlandırıp, teslim edilen malzemelerin muayene ve kabul işlemlerini yapmak. Daire Başkanı yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili ve üst yönetime karşı sorumludur. AB ve Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü'nün görevleri Madde 8- AB ve Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü'nün görevleri şunlardır; a) Ulusal ve Uluslararası hibe programları ve fonları takip ederek projeler hazırlamak, sunmak ve yürütmek. b) Şehrimize gelen yabancı heyetlerin ziyaretleri için gerekli organizasyonu yapmak c) Belediye bünyesinde birimimize gönderilen dokümanların tercümelerini yapmak. d) Kentimizde bulunan yabancı uyruklu üniversite öğrencileri ile etkinlikler düzenleyerek kentteki sosyal hayata katılımlarını sağlamak. e) Uluslararası fuar, toplantı ve kongrelerde belediyemizi temsil etmek. f) Avrupa Birliği müktesebatı doğrultusunda çalışmalar yapmak. g) Avrupa Birliği üyesi ülkeler ve birlik kurumlarıyla kurumumuz yararına işbirliği çalışmalarında bulunmak ve bunlardan oluşan çalışma gruplarına mevzuat dâhilinde katılmak. h) Avrupa Birliği içindeki kaynak ve oluşumlara ulaşmada ana hedefleri belirlemek ve benzeri konularda rehberlik etmek, öneri ve tekliflerde bulunmak, yapılan çalışmaların koordinasyonunu sağlamak ve denetlemek. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 3
ı) Ulusal veya Uluslararası Kredi ve fon kuruluşları ile ortaklıklar oluşturmaya yönelik; fizibilite, pazar araştırması ve benzeri çalışmalar yapmak ve yaptırmak. i) Mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak. Kardeş Şehirler Şube Müdürlüğü'nün görevleri Madde 9- Kardeş Şehirler Şube Müdürlüğü'nün görevleri şunlardır; a) Şehrimizin ulusal ve uluslararası tanıtımını sağlamak için kardeş şehir münasebetleri kurmak ve konu ile ilgili faaliyet ve çalışmalar yapmak. b) Yasal prosedürleri yerine getirmek için ilgili kurum ve kuruluşlar ile yazışmalar yapmak, takip etmek ve sonuçlandırmak. c) Kardeş Şehir Protokollerini hazırlamak. d) Kardeş Şehir Protokolü imza törenlerini organize etmek. e) Yurt dışında gerçekleştirilen organizasyonlara katılım sağlamak. f) Kardeş şehirlerarasında tanıtım amacı ile çeşitli organizasyon düzenlemek ve katılımı sağlamak. Çocuk Dostu Kentler Birliği Şube Müdürlüğü'nün görevleri Madde 10- Çocuk Dostu Kentler Birliği Şube Müdürlüğü'nün görevleri şunlardır; a) Çocuk Dostu Kentler Ağının yıllık çalışmalarını takip ederek, çalışma grubu toplantılarına katılım sağlamak ve ev sahipliği yapmak. b) Çocuk Dostu Kentler Ağının yıllık yarışmalarına ve projelerine katılım sağlamak. c) Çocuk Dostu Kentler Ağı üyeliği kapsamında ilgili birimlerle koordinasyon halinde çalışarak şehrimizde çocuk dostu kent çalışmaları yapmak. d) Yapılan tüm işlemlerin Çocuk Dostu Kentler Ağı Mevzuatına uygun yürütülmesini sağlamak. Medya İletişim Şube Müdürlüğü'nün görevleri Madde 11- Medya İletişim Şube Müdürlüğü'nün görevleri şunlardır; a) Belediye Meclis toplantıları ile ilgili gündem maddelerinin ve karar özetlerinin belediye web sayfasında yayınlanması sağlamak. Meclis toplantılarının kamera ve fotoğraf çekimlerini gerçekleştirmek. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 4
b) Şube Müdürlüğü bünyesinde yapılan işlerin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlamak. c) Belediyeye, kamu kurum ve kuruluşlarıyla vatandaştan gelen dilekçe ve talepleri inceleyerek birimle ilgili olanların cevaplanmasını sağlamak. Vatandaşların isteklerinin dinlendiği ve konuşulduğu düzeni kurmak ve çalıştırmak. d) Vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalara katkı koymak, tespit edilmiş strateji, hedef ve politikalar doğrultusunda hazırlanan planları uygulamak, uygulatmak, aksayan yönlere yönelik çözümler üretmek e) İş güvenliği sağlamak ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olmak. f) Birimi ile ilgili yazışmaların yapılmasını sağlamak. g) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili kanun, K.H.K, yönetmelik, genelge, tebliğ vb. gibi takibini yapmak, güncellemesini sağlamak ve personelini bilgilendirmek. h) Büyükşehir Belediyesinin çeşitli plan, program, projelerinin basına ve kamuoyuna duyurulması amacıyla basın toplantıları düzenlemek. ı) Belediyemizin faaliyetlerini ve hizmetlerini ulusal ve uluslararası mecralarda tanıtımını ve duyurulmasını sağlamak. i) Büyükşehir Belediyesi birimlerinin basına ve kamuoyuna yapacakları her türlü açıklamayı yazılı olarak yapmak. j) Sesli, yazılı, görüntülü haberleri toplamak ve yayınlamak. k) Büyükşehir Belediyesi nin plan, program ve yürüttüğü projeler ile üstlendiği misyonun kamuoyunca anlaşılması ve benimsenmesi için çeşitli çalışma ve etkinlikleri bülten, broşür, kitapçık, dergi, kitap vb. süreli, süresiz yayınlarla basına ve kamuoyuna duyurmak. l) Yerel, ulusal, gazete ve dergiler ile yerel televizyonlarda yayınlanan belediye ile ilgili haberleri takip etmek ve arşivlemek. m) Basın, yayın, tanıtım işlerinde kullanılan grafik ve tasarım işlerini yapmak. n) Belediye faaliyetlerinin, etkinliklerinin, açılış ve törenlerin çeşitli imkânlarla kamuoyuna duyurulmasını sağlamak. o) Belediyeye ait alanlarda ilan, reklam, tanıtım faaliyetlerini organize etmek ve yapmak. ö) Yeni yayına çıkmış yayınları takip etmek ve abone olunmasını sağlamak. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 5
p) Basın İlan Kurumu aracılığı ile yapılması öngörülen ilanların en hızlı ve doğru olarak yayınlanmasını sağlamak. r) )Belediye ile ilgili, yazılı ve görsel basında yer alan haber ve yayınları takip ederek, gerçeği yansıtmayanları ilgili birimler nezdinde araştırarak makamın bilgisi ve izni dâhilinde tekzip edilmesini sağlamak. Şube Müdürlerinin sorumlulukları Madde 12- Şube Müdürleri, Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken, Belediyenin Stratejik Planındaki vizyon, misyon ve ilkeleri ile mevzuata göre çalışılmasından sorumludur. Şube Müdürleri, müdürlük görevlerinin tam ve zamanında yerine getirilmesinde Daire Başkanına karşı sorumludurlar. Şeflerin görev ve sorumlulukları Madde 13- Daire Başkanlığına bağlı Şube Müdürlüklerinde görevli şefler, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından/yaptırılmasından ilgili Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur. Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de yerine getirilmesini sağlar. Memur ve İşçilerin görev ve sorumlulukları Madde 14- Daire Başkanlığınca yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Şube Müdürü ve Şeflerin verdiği tüm görevleri tam ve zamanında yaparlar. Çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çalışma Düzeni ve İşleyiş Çalışma Düzeni Madde 15- Dairede görevli tüm personel; a) Biriminde yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler. b) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muamele yaparlar. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 6
c) Görevleri ile ilgili, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, hiç kimsenin hizmet, ikram ve hediyelerini kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç da veremezler. d) Meclis, Encümen, Başkanlık yazıları ile ekli dosyalardaki bilgileri açığa vuramaz ve yetkililer dışında kimseye bilgi veremezler. e) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakı dolap ve çekmecelere koyar ve kilitlerler. f) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devir ederler. Bilgi Verme Yasağı Madde 16- Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Daire Başkanı, Şube Müdürü veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönerge Madde 17- Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya üst yönetim yetkilidir. Yürürlük Madde 18- Bu Yönetmelik, Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisi kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer. Yürütme Madde 19- Bu Yönetmelik hükümlerini Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisi'nin 28 /11/2011 tarih ve 516 sayılı kararı ile kabul edilmiştir. Dış İlişkiler Daire Başkanlığı- 7