BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 T.C. GEBZE BELEDİYE BAŞKANLIĞI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar AMAÇ: MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ve ISO kapsamında Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev, Çalışma Usul ve Esaslarını düzenlemektir. KAPSAM: MADDE 2- Bu yönetmelik, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Basın Yayın Servisi : 1. Belediye Başkanı ve belediye ile ilgili yazılı ve görsel basında çıkan haber ve yazıların günlük takibini yapmak, başkanlığı ve ilgili birimleri bilgilendirmek ve arşivlemek, 2. Başkanlık ve belediye faaliyetlerini takip etmek, fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak ve arşivlemek, 3. Belediyemiz tarafından gerçekleştirilen faaliyetleri basın bülteni hazırlayarak fotoğraf ve görüntü desteğiyle basın kuruluşlarına ulaştırmak, kamuoyuna duyurulmasını sağlamak, 4. Aylık, yıllık veya başkanlığın uygun gördüğü zamanlarda basın toplantıları organize etmek, basın mensuplarının katılımını sağlamak, 5. Basın mensuplarının Belediye Başkanı ile söyleşi veya bilgi edinme amaçlı görüşme taleplerine yardımcı olmak, 6. Belediye Başkanının radyo-tv programlarına katılımı ile ilgili bilgi ve doküman hazırlıkları yapmak, 7. Belediye ile ilgili basında yer alan gerçeklere aykırı haber ve yazılara cevap ve düzeltme metni hazırlamak, gerektiğinde ilgili basın kuruluşuna Hukuk İşleri Müdürlüğü ile birlikte tekzip göndermek, 8. Başkanlık tarafından yapılacak bazı özel gün ve haftalarda, tören ve açılış konuşmalarıyla ilgili açıklama ve mesajlara esas olmak üzere metin yazısı hazırlamak, 9. Resmi ve dini bayramlarla özel gün ve haftalarda ilan metinleri hazırlamak, basın kuruluşlarına göndermek. 10. Başkanlık tarafından verilecek brifinglerde, seminer ve toplantılarda katılımcılara ve kamuoyuna sağlıklı bilgiler sunulması için görsel ve metinsel dokümanları hazırlamak, 11. Belediye faaliyetlerini ve hizmetlerini tanıtıcı Belediye Bülteni hazırlamak, 12. Gebze de kent kültürünü ve kentlilik bilincini geliştirmek, ilçenin tarihi, kültürel ve doğal değerlerini tanıtmak, belediyenin kente yönelik vizyonel proje ve yatırımlarını yerel ve ulusal kamuoyuna duyurmak amacıyla şehir dergisi hazırlamak, bastırmak ve dağıtmak, 13. Gebze nin iç ve dış turizm potansiyelinden yararlanmasını sağlamak ve ilçeyi tanıtmak amacıyla, sanatsal fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak, yaptırmak, tanıtım filmleri ve CD leri hazırlamak, 1

2 14. Yerel ve ulusal basın mensuplarına belediye ve kent ile ilgili fotoğraf ve görüntü desteğinde bulunmak, 15. Belediye faaliyetlerinin halka duyurulması için el ilanı, bez afiş, bilboart, pankart, broşür, katalog vb. dokümanların tasarım hazırlıklarını yapmak ve yaptırmak. Basın mensuplarına belediye ve kenti ilgilendiren haberlerle ilgili gerekli doküman yardımında bulunmak, bağlı bulunduğu medya kuruluşuyla iletişimini sağlama konusunda yardımcı olmak, 16. Belediye meclis toplantıları ile gerekli görüldüğünde Büyükşehir Belediye Toplantılarını izlemek, fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak, 17. Belediye internet sitesindeki haberleri güncellemek, 18. Vatandaşların sivil toplum kuruluşları ile kamu kuruluşlarının uygun görülen fotoğraf, görüntü ve doküman taleplerini karşılamak. Beyaz Masa Servisi : 1. Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşlara bilgi vermek amacı ile kurulan Beyaz Masa nın çalışmalarının etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 2. Belediyeye gelen dilekçelerin kaydedilerek gerekli yerlere havalesini yapmak. 3. Gebze Belediyesi nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ilgili birimlere iletmek. 4. Vatandaşların sorunlarını dinleyip gerektiğinde dilekçe yazmak, vatandaşa rehberlik yapmak. 5. Halkla ilişkiler alanı ile ilgili yerel ve ulusal düzeydeki uygulamaları takip etmek. 6. Birime verilen cevapların vatandaşa dönüşünü hızlı ve güler yüzlü yapılmasını sağlamak. 7. Halk meclisleri ve halk toplantıları düzenlemek. 8. Halkla ilişkiler faaliyetlerine bulunduğu konum itibariyle elinden gelen desteği vermek. 9. Beyaz Masa ya gelen her türlü taleple ilgili istatistikî kayıtların düzenlenmesini sağlamak. 10. Telefon veya internet yoluyla gelen istek talep ve şikayetlerin incelenerek ilgili müdürlüklere havalesini yapmak, Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde yasal süre içerisinde olumlu yada olumsuz cevap verilmesi kaydı ile tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütmek, 12. İlçenin sorunları ile ilgilenip halkla belediye arasında iletişim sağlar. 2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda uygulanmaya başlayan BİMER yolu ile gelen talep ve şikayetleri ilgili müdürlüklere yönlendirerek yasal süresi içerisinde cevaplarının talep/şikayette bulunan vatandaşa dönmesini sağlar. 13. Vatandaşların talep ve şikâyetleri konusunda gerektiğinde K.B.B. ile koordinasyon kurmak, 14. Protokol davetiyelerinin etiketlenerek dağıtımını sağlamak. 15. Kalite Yönetim sistemi çalışmalarını yürütmek, 16. Müdürlüğün Stratejik plan çalışmalarını yapmak aylık verilerin Ensemble sistemine girişini yapmak. 17. Belediye Başkanı adına tüm tebrik, davetiye, telgraf ve kutlama mesajlarını Belediye Başkanının isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere göndermek, 18. Belediyemiz organizasyon ve duyurularının SMS (kısa mesaj) yolu ile halka duyurulmasını sağlamak, 2

3 19. Müdürlüğün aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak, gelişimi ve hedefleri kontrol ederek üstlerine bu konular hakkında bilgi vermek. YASAL DAYANAKLAR MADDE: Sayılı Belediye Kanunu Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı Kamu İhale Kanunu 5. ISO 9001 Kalite Yönetimi Kalite El Kitabı TANIMLAR MADDE: 4 1. Belediye : Gebze Belediyesi ni 2. Başkanlık : Gebze Belediye Başkanlığı nı 3. Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü nü 4. SYT-KYS : Strateji Yönetim Temsilciliği ve Kalite Yönetim Sistemi Temsilciliğini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Unvan ve Nitelikler MADDE5 : GÖREV UNVANI: Müdür 1. İlçemizdeki vatandaşların belediyemize bildirdiği şikâyet istek ve önerilerin birimlere düzenli olarak aktarımının yapılmasını takip etmek, birimlerin süreleri zarfında geri dönüş yapmalarını takip etmek. 2. Birime verilen cevapların vatandaşa dönüşünü, en etkin en hızlı ve güler yüzlü yapılmasını sağlamak. 3. Belediyemiz adına ilçemizdeki tüm cenaze sahiplerine Mezarlıklar Müdürlüğüyle ortaklaşa başsağlığı mesajı ve taziye mesajı göndermek. 4. Belediyemiz adına Büyükşehir ve diğer kurumlarla aylık düzenlenen toplantılara iştirak etmek. 5. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personelince yapılan tüm işlemlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasını sağlamak ve kontrol etmek. 6. İlçe içerisinde zaman zaman STK ile işbirliği ve iletişim halinde olmak. 7. Ajanslarla ve gazetelerle iletişimi sağlamak. 8. Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak. 3

4 9. Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak. 10. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 1. Direkt olarak Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmak. yürütmekten Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olmak. 3. Basın Yayın Büro Amiri, SGS-KYS Temsilcisi, Beyaz Masa Görevlisi ve Büro Memuru ile alt kadroları kendisine bağlı bulunan kadrolardır. 1. Üniversite mezunu olmak. 2. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak. 3. Yöneticilik bilgi ve tecrübesine sahip olmak. 4. Belediye mevzuatına hâkim olmak. 5. Toplam kalite anlayışına sahip olmak. MADDE 6: GÖREV ÜNVANI: Basın Yayın Büro Amiri 1. Basın Yayın Bürosunun sevk ve idaresinden sorumlu olmak. 2. Servisinde çalışan personelin organizasyonundan sorumlu olmak. 3. Basın ile ilişkilerin kurulmasında görev almakla sorumlu olmak. 4. Yayını yapılacak işlerin kontrol ve denetimini yapmakla sorumlu olmak. 5. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmekle sorumlu olmak. 1. Direkt olarak Müdür e bağlı olarak çalışmak. yürütmekten Müdür e karşı sorumlu olmak. 3. Basın Yayın Görevlisi ve Kameraman/Fotoğrafçı ve Grafiker kendisine bağlı bulunan kadrolardır. 1. Üniversite mezunu (İletişim Fakültesi) olmak. 2. Belediye mevzuatına hâkim olmak. 3. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak. 4. Toplam kalite anlayışına sahip olmak. 4

5 MADDE 7: GÖREV ÜNVANI: Beyaz Masa Görevlisi 1. Gebze Belediyesi nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ilgili birimlere iletmek. 2. Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşlara bilgi vermek amacı ile kurulan Beyaz Masa nın çalışmalarının etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 3. Halkla ilişkiler alanı ile ilgili yerel ve ulusal düzeydeki uygulamaları takip etmek. 4. Birime verilen cevapların vatandaşa dönüşünü hızlı ve güler yüzlü yapılmasını sağlamak. 5. Halk meclisleri ve halk toplantıları düzenlemek. 6. Belediyeye gelen dilekçelerin kaydedilerek gerekli yerlere havalesini yapmak. 7. Halkla ilişkiler faaliyetlerine bulunduğu konum itibariyle elinden gelen desteği vermek. 8. Bölümünün aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak, gelişimi ve hedefleri kontrol ederek üstlerine bu konular hakkında bilgi vermek. 9. Beyaz Masa ya gelen her türlü taleple ilgili istatistikî kayıtların düzenlenmesini sağlamak. 10. Vatandaşların sorunlarını dinleyip gerektiğinde dilekçe yazmak, vatandaşa rehberlik yapmak. 11. Telefon veya internet yoluyla gelen istek talep ve şikayetlerin incelenerek ilgili müdürlüklere havalesini yapmak. 12. Vatandaşların talep ve şikâyetleri konusunda gerektiğinde K.B.B. ile koordinasyon kurmak. 13. Protokol davetiyelerinin etiketlenerek dağıtımını sağlamak. 14. Kalite Yönetim sistemi çalışmalarını yürütmek. 15. Müdürlüğün Stratejik plan çalışmalarını yapmak aylık verilerin Ensemble sistemine girişini yapmak Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde yasal süre içerisinde olumlu yada olumsuz cevap verilmesi kaydı ile tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütmek, 17. İlçenin sorunları ile ilgilenip halkla belediye arasında iletişim sağlar. 2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda uygulanmaya başlayan BİMER yolu ile gelen talep ve şikayetleri ilgili müdürlüklere yönlendirerek yasal süresi içerisinde cevaplarının talep/şikayette bulunan vatandaşa dönmesini sağlar. 18. Belediye Başkanı adına tüm tebrik, davetiye, telgraf ve kutlama mesajlarını Belediye Başkanının isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere göndermek, 19. Belediyemiz organizasyon ve duyurularının SMS (kısa mesaj) yolu ile halka duyurulmasını sağlamak, 20. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 1. Direkt olarak Müdür e bağlı çalışmak. yürütmekten Müdür e karşı sorumlu olmak. 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu olmak. 2. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak. 3. Belediye mevzuatına hâkim olmak. 4. Toplam kalite anlayışına sahip olmak. 5

6 MADDE 8 : GÖREV ÜNVANI: Büro Memuru I- GÖREV VE SORUMLULUKLARI: A ) Basın Yayın Servisi ve Halkla İlişkiler Büro Memurunun görevleri 1. Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını yapmak, 2. Personel özlük haklarının takibini yapmak, 3. Kurumlardan gelen ve kanun gereği zorunlu olan ilanların ilan panosunda yayınlanmasını sağlamak, 4. Servis evraklarının arşivlenmesini yapmak, 5. Üstlerinden aldıkları emir ve görevleri yerine getirmekle sorumlu olmak, 6. Telefon, Telgraf APS Posta işlemleri, Protokole telefon ve faks çekmek. 7. Tahkikat ve bilgi girişi, encümen evraklarının bilgisayara girişi ve takibini yapmak. 8. Ulusal ve Yerel gazete aboneleri ilan ve reklamların takibini yapmak. 9. Ödeme evraklarının hazırlanmasını sağlamak. II- ORGANİZASYONDAKİ YERİ: 1. Direkt olarak Müdür e bağlı olarak çalışmak yürütmekten Müdür e karşı sorumlu olmak. 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu olmak, 2. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak, 3. Belediye mevzuatına hâkim olmak, 4. Toplam kalite anlayışına sahip olmak, MADDE 9: GÖREV ÜNVANI: Grafik Tasarımcısı 1. Belediye bünyesinde yapılan aktivasyonlara afiş, broşür, pankart vs. tasarımları hazırlamak, 2. Belediyenin bastırdığı kitap, broşür vb. çalışmalarla ilgili tasarımlar hazırlamak, 3. Belediyenin faaliyetlerini yakından takip edip gerekli doküman ve konularla tasarımlar hazırlamak, 4. Yapılan çalışmaları arşivlemek, 5. Belediyenin tanıtılması için yeni projeler hazırlamak ve müdürün bilgisine sunmak, 6. Yapılan tüm çalışmalarda müdüre bilgi vermek, 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek, 1. Direkt olarak Müdür e bağlı olarak çalışmak. yürütmekten Müdür ve Basın Yayın Büro Amirine karşı sorumlu olmak. 1. Yüksekokul mezunu tercihen üniversite mezunu olmak. 2. Tasarım konusunda tecrübeli olmak. 3. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak. 4. Toplam kalite anlayışına sahip olmak. 6

7 MADDE 10: GÖREV ÜNVANI: Kameraman/Fotoğraf Görevlisi 1. Günlük ulusal ve yerel gazetelerdeki belediye ile ilgili haberlerin takibini yapmak ve birimlere yönlendirilmesini sağlamak 2. Belediye çalışmalarının kamera ve fotoğraf çekimlerini sağlamak 3. Belediye Başkanı nın temas ve incelemelerini takip etmek 4. Yapılan çekimlerin basıma ve yayına hazır hale getirilmesini sağlamak 5. Kamera ve fotoğraf çekimlerini arşivlemek 6. Belediye tarafından gerçekleştirilen halk gezi, yarışma, tiyatro, sinema gibi haber niteliği taşıyan çalışmaları görüntülemek 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 1. Direkt olarak Müdür e bağlı olarak çalışmak. yürütmekten Müdür ve Basın Yayın Büro Amirine karşı sorumlu olmak. 1. En az lise mezunu tercihen üniversite mezunu olmak, 2. Fotoğrafçılık konusunda tecrübeli olmak, 3. Bilgisayar bilgisi yeterli olmak, 4. Toplam kalite anlayışına sahip olmak. MADDE 11: GÖREV ÜNVANI: Strateji Geliştirme ve Kalite Yönetim Temsilcisi I-GENEL GÖREV TANIMLARI 1. Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi uygulamalarında birim temsilcisi olarak görev yapar ve hazırlama çalışmalarında bulunmak. 2. Birimi ile ilgili dönemsel olarak performans ve kalite hedeflerini belirler, izler ve bu hedeflerine uygun faaliyetlerde bulunmak. 3. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili birim aylık raporlarını düzenleyerek üst yönetime sunmak. 4. Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarına ve Kalite politikasının benimsenmesine yönelik olarak çalışmalarda bulunur ve gereklerini yerine getirilmesini sağlamak. 5. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite El Kitabında birimi ile ilgili bölümü hazırlar ve yılda bir kez gözden geçirmek, gerekirse revize etmek. 7

8 6. İç denetim faaliyeti kapsamında denetçilere birimi ile ilgili konularda bilgi verir ve Biriminde Kalite Yönetim Sistemi nin etkinliği konusunda rapor hazırlar ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunmak üzere Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne iletmek. 7. Sistemde birimi ile ilgili doğabilecek uygunsuzlukların belirlenmesi ve giderilmesi için düzeltici, önleyici faaliyetlerin planlanması ve takibi işlemlerini yapmak. 8. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite ile ilgili kurum içi ve kurum dışı toplantılara ve eğitimlere katılmak. 9. Yönetim tarafından oluşturulmuş olan diğer kurallar çerçevesinde ve Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi içinde hazırlanmış dokümanlarda belirtilen diğer görevlerini yerine getirmek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme YÜRÜRLÜK MADDE 12: Gebze Belediyesi Meclisinin kabulüne müteakip, ilan ve yayımını müteakiben yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE13: İş bu yönetmelik 13 (onüç) maddeden oluşmaktadır. Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Adnan KÖŞKER Kerim BÜYÜKGÖZ Nilay AYRAN Belediye Başkanı Kâtip Kâtip 8