pratik satiş İŞLEMLERİ Doküman Kodu : RSH-01 Açıklama : Pratik Satış İşlemleri Kapsam : Pratik Satış Ekranı ve Kullanımı Revizyon No : 2 Yayın Tarihi : Ocak 2013 BAŞLARKEN Bu dokümanda mağazalarda kullanılmak üzere geliştirilmiş pratik satış ekranı anlatılmaktadır. SKOR Yazılım tarafından geliştirilen Vio serisi ticari programlardan biri olan VioShop, mağazacılık ve perakende satış sektörünün ihtiyaçlarına göre tasarlanmış arlanmış güçlü, pratik bir çözümdür. Başlı başına bir set olarak kullanılabilen VioShop, mağazacılık işlemleri için özel adımlar içerir. Vio ticari programları modüler yapıda hazırlanmaktadır. Eğer VioShop dışında bir set kullanılıyor ise Pratik satış işlemleri ek modülü bu sete ilave edilebilir. Bu durumda asıl set değiştirilmeden pratik satış ekranı ve ilgili menü adımları devreye alınmış olur. Bu durum mevcut kullanıcıların çalışma şeklini etkilemez. Pratik satış işlemleri ekranı sadece ilgili kullanıcılara açılarak var olan düzenin değişmeden devam etmesi sağlanır. Örneğin üretim yapan bir işletme kendi mağazalarını açmak ve ürettiği ürünleri perakende olarak da satmak istediğinde program değişikliğine gerek duyulmadan mevcut yazılıma bu modülü ilave ettirebilir. Yüksek sistem kaynağı gerektirmeyen bu uygulama ister tek kullanıcılı sistemlerde ister birden çok kullanıcının paralel çalıştığı ağ ortamında başarıyla hizmet verir. Ortalama güçte bir bilgisayarla dahi oldukça iyi bir performans elde edilir. ir. Bir netbook'la dahi kolayca çalıştırılabilecek şekilde dizayn edilmiştir. Ayrıca ödeme kaydedici cihaz ve terazi bağlantılarını destekleyen uygulama ile kolayca ürün tartımı yapılıp perakende satış fişinin ödeme kaydedici cihazdan çıkarılması sağlanabilir. 1 2013 SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ www.skor.com.tr
PRATİK SATIŞ EKRANINA NEDEN İHTİYAÇ DUYULUR? Pratik satış modülü herhangi bir perakende satışın süratle tamamlanmasına ve pek çok türden tahsilatın karma olarak ve hatasız yapılabilmesine olanak sağlar. Ergonomik tasarımı sayesinde dokunmatik ekranlarla uyumludur. Kolay anlaşılır arayüz, başlangıç düzeyindeki kullanıcıların rahat adapte olmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, profesyonel kullanıcıların severek ve ilgiyle kullanabileceği pek çok ileri seviye kullanım tekniği içermektedir. Barkod kullanımı, ürün resimleri, dokunmatik ekran desteği, hızlı komut tanımlama özellikleri ve daha pek çok nitelik pratik satış ekranıyla birlikte kullanıcılara sunulmaktadır. Küçük bakkal ve marketler, giyim, eşya, züccaciye vb. mağazaları, akıllı yazarkasa kullanan ve tartılı ürün satışı da yapabilen midi market ve alışveriş merkezlerinde hemen her türlü bilgisayar donanımıyla çalışır. Mağazacılık işlemleri sadece pratik satış ekranıyla sınırlı değildir. Büyük ölçekli ve çok sayıda şubesi bulunan yerel ve ulusal zincir mağazalar için yazarkasa ve terazi bilgi transferleri, toplu fiyat değişiklikleri, hızlı ürün tanımlama, satın alma yönetimi gibi pek çok nitelik Vio Ticari programlarıyla sağlanmaktadır. Fakat söz konusu işlemler bu dokümanda ele alınmayacaktır. KOMUT REHBERİ Hangi işlemin nereden gerçekleştirilebileceği ile ilgili sorular için aşağıdaki komut rehberi ve soru cevap listesini inceleyiniz. İSTENEN UYGULANACAK KOMUT PROGRAMDA GERÇEKLEŞEN Pratik satış işlemlerini kullanıma açma GN-ET Ticari Genel Parametreler adımında Genel2 sekmesinde "Pratik Satış" kutucuğu işaretlenir. Pratik Satış menü adımı devreye girer. Kullanımı için modül lisanslanması gerekir. 2
Stok resimlerini kullanıma açma ST-EG Stok Genel Parametreleri adımı "Diğer" sekmesinde "Stok Tanımlarında Resim" kutucuğu işaretlenir. Stoklara ait resimler bir klasörde toplanır ve stok tanımında resim olarak eşleştirme yapılır. Barkod kullanımını devreye alma ST-EG Stok Genel Parametreleri adımı "Diğer" sekmesinde "Barkod" kutucuğu işaretlenir. Barkod ana menüsü ve stok tanımlarında "Barkod" sekmesi devreye girer. Kasiyer tanımlama MG-GS Kasiyer Kod Listesi adımında yeni kayıt oluşturulur. Pratik satış fişleri düzenlemeye başlamak için bir kasiyer kodu oluşturulmasına ihtiyaç vardır. Satış Kategorileri oluşturma PS-K adımında yeni kategoriler oluşturulur ve bu kategorilerde gösterilmesi planlanan stoklar ilgili kategorilerin içine alt alta yazılarak ilişkilendirilir. Pratik satış kategorileri hızlı ürün seçimi için geliştirilmiş bir araçtır. 5 yatay 5 de dikey olmak üzere toplam 10 kategori tanımlanabilir. Tahsilat Şekli Tanımlama MG-GT Tahsilat Şekli Kod Listesi adımında yeni kayıt oluşturulur. Tamamlanan satışın sonrasında tahsilatın ne şekilde yapıldığını belirtmek için tahsilat kod şekline ihtiyaç vardır. Kasiyerin fiyatları değiştirmesine izin verme/engelleme MG-EG Mağaza Genel Parametreleri ekranında "Fiyat elle değiştirilebilir" kutucuğunun işaret durumu değiştirilir. Fiyat değişiklik işlemi yalnızca ana kullanıcı ya da birim sorumluları tarafından yapılması istenen bir işlem türüdür. Normal kullanıcı durumundaki kasiyer'in fiyatları değiştirmesine izin verilmeyebilir. Perakende satış sırasında ve kredi kartı ile satışlarda farklı fiyatlar uygulanıyor ise bu düzenek nasıl kurulmalıdır. Öncelikle stok tanımında perakende satış işlemleri için kullanılacak fiyat sahası belirlenir. Örneğin 2 nolu fiyat perakende satış fiyatı ve 3 nolu fiyat kredi kartlı satış fiyatı olsun. Bu bilgiler, MG-EG Mağaza Genel Parametreleri "Diğer" bölümünde tanımlanır. Mağaza fişlerine girildiğinde tahsilat şekli belirtilmiş ise program ilgili stokun tahsilat şekline bakarak kaç nolu fiyatı ekrana taşıyacağını bilir. Perakende satış ekranında aynı anda birden çok müşteriye ait satışlar takip edilebilir mi Fiş 1, Fiş 2 ve Fiş 3 olmak üzere 3 ayrı fiş eş zamanlı olarak doldurulabilir. İşi biten fiş ya tamamlanarak kaydedilir ya da iptal edilir. Aynı ekranda olunsa dahi farklı fişlere ait satırlar program tarafından ayrı birer hareket olarak saklanır. Ürün fiyatı sorulmuş ise sadece fiyatı öğrenme Pratik Satış ekranında FİYAT GÖR butonu kullanılır ve barkod okutulur. Fiyat Gör işlemiyle okutulan stoklar bu fişe etki etmeyecektir. 3
PRATİK SATIŞ EKRANI PS-P Pratik Satış İşlemleri adımına girildiğinde aşağıdaki kullanıcıyı aşağıdaki gibi bir ekran karşılar. Bu ekranda kasiyer kodu ve şifre bilgisi doğru girilmeden asıl satış ekranına erişilemez. Dokunmatik ekran kullananlar için daha <TAMAM> butonu sağlanmıştır. Açılan ekran aşağıdaki gibidir. 4
KATEGORİLER Pratik satış ekranında en sık kullanılan hareketlerin başında barkod okutma eylemi gelir. Fakat bazı durumlarda ürünün üzerinde barkod olmayabilir ya da ambalajın üzerindeki barkod okunamaz durumdadır. Buna göre stoklar arasında en sık satılanlar kategorilere yerleştirilir. Kullanıcı ilgili ürünü seçmek isterse önce kategorisine sonra da ürüne ait kutucuğa tıklar. Ekrandaki örnekte 6 kategori grubu tanımlandığı görülmektedir. Bunlardan 5 nolu kategoriye yerleştirilmiş çeşitli stoklar görülmektedir. Bu örnekte ise gazeteler 1 nolu kategoriden seçilebilir durumdadır. 5
KATEGORİ TANIMLAMA PS-K Pratik Satış kategorileri adımında yeni kayıt oluşturulur. Stoklar ister tek tek ister Yükle butonuna basıp istenen kriterlere uygun olanları seçerek tabloya girilir. Stok tanımlarında resim kullanımı etkin ise ve stok tanımlarında her bir stok için resimlerle eşleşme yapılmış ise grid sahada bu kodlar da görülür. Ayrıca, stokun uzun adı yerine ekrandaki düğmelerin üzerinde gözükecek kısa adı verilmiş ise kısa isimler de burada gösterilecektir. STOK TANIMINDA BARKOD, RESİM VE KISA AD BELİRTME Stoklarda resim kullanımı etkin ise aşağıdaki gibi bir stok kartı oluşturulabilir. Ayrıca stok tanımında kısa ad bu bölümde girilebilir. Kısa ad verilmez ise stokun kendi adı kullanılacaktır. 6
Pratik satışa konu olan her bir ürün için şekildekine benzer şekilde tanımlanır. Barkod Referans sahasına ürünün barkodu (farklı modelleri için farklı barkod numaraları verilmiş olan fakat tümü aynı fiyatla satışa sunulan mallarda o malın tüm barkodları) girilir. Resim kodu sahasına ise o stokun resmini içeren JPG türündeki dosyanın adı girilir. Stok tanımında stokun kodu, adı, K.D.V. oranı, birimi, 1. Satış Fiyatı ve gerekli ise 2., 3., 4.... satış fiyatları Genel sayfasında tanımlanmıştır. NOT: Stoklarda resim kullanımı için öncelikle bir klasör belirlenir. Stok resim dosyalarının adları ile stok kodları arasında kolay eşleşme olması için benzer isimler verilip topluca bu klasöre kaydedilir. 7
HIZLI SATIŞ İŞLEMİ Satış işlemi sırasında şu yöntemler kullanılabilir. - Barkod okutma, - Barkodu klavyeden girme - Kategori butonu kullanma - Stok Kodu girme - Hızlı Ürün Bulucu Kullanma Yukarıda bahsedilen yöntemlerde aynı ürünün tekrar okutulması ya da girilmesi durumunda bir önceki girilmiş olan satırın adedi artırılır. Program fişe girilen satırları kontrol ederek tekrarlı olan ürün olup olmadığını denetlemektedir. ÜRÜN KATEGORİLERİNİN KULLANIMI Önce ürün kategori adına, daha sonra da o kategorideki ürünün kutucuğuna tıklanır. Eğer aynı üründen birden çok adet satış varsa satış adedi kadar tekrar tıklama yapılır. Ürüne tıklandığında program otomatik olarak o ürünün adını, girilen miktarı ve fiyatı grid sahaya yazar. Aynı anda birden çok müşteriye ait fiş girilebildiğinden FİŞ 1, FİŞ 2, FİŞ 3 başlıklarından hangisi seçili ise o fişe ekleme yapılacaktır. 8
Stok seçimleri farklı kategorilerden olabilir. Miktarı yanlış girilen ürün olursa miktar hanesine gelinerek klavyeden doğru miktar girilerek düzeltilebilir ya da GERİ AL butonu kullanılır. GERİ AL butonuna her basıldığında aktif satırdaki ürün adedi bir azaltılır. Satışı sonlandırmak için Nakit Bitir (F9) tuşuna veya TAMAM butonuna tıklanabilir. Eğer satış iptal edilecekse SATIŞ İPTAL butonu kullanılır. BARKOD OKUTMA Ürün barkodunu okutmak için ekranın sol alt bölümündeki "Barkod" sahasına tıklanır. Barkod okuyucu ile okuma yaptırılır. Eğer barkod okuyucu ürünün barkodunu okuyamamış ise ya da barkod bulunamamış ise el ile sayı girilebilir. Dokunmatik ekran kullanılan yerlerde bu bölüme sayı girişi için ekran klavyesini açan tuşa basılır. Örneği aşağıda verilmiştir. 9
Ekran klavyesi dokunmatik yüzey kullanılan bilgisayarlarda klavyeden giriş yerine geçer. Standart klavye kullanımdaysa ekran klavyesi tuşları çalışmaz. Kapat tuşu ile tekrar geri dönülebilir. ÜRÜN FİYATI GÖRME Satışa dahil etmeksizin ürün fiyatını öğrenmek üzere FİYAT GÖR butonuna basılır. Açılan ek pencerede Barkod sahasına ürünün barkodu (okuyucu ile ya da klavyeden) girilir ve basılır. butonuna Aynı ekranda birden çok kez ürün fiyatı araştırılabilir. Eğer müşteri bu ürünü almaya karar verir ise butonuna basılır. Fiyat bilgisi öğrenildikten sonra ürün alınmayacaksa vazgeç butonu ile geri dönülür. 10
BARKODU BİLİNMEYEN ÜRÜNLERİN ARANMASI Bazı durumlarda ürünün barkodu okunamaz ya da barkod etiketi düşmüştür. Bu durumda ürün arama fonksiyonu kullanılarak kayıtlı stok listesinden bu ürün bulunabilir. Butonuna basıldığında açılan pencerede, Aranacak etiketli sahaya gelinir ve aranan ürünün adının içinde geçen karakterlerden bir kısmı girilir. Program otomatik olarak her tuşa basışta filtreleme yapar ve bulduğu eşleşme listesini ekranın üst bölümünde gösterir. Kullanıcı bu ürünlerden birini seçerek geri dönebileceği gibi bu pencereden vazgeçerek satış işlemine kaldığı yerden devam edebilir. Son girilen harfi geri alır. Arama kutucuğunu tümüyle boşaltır. Arama kutucuğuna girilmiş olan veriye göre tekrar liste oluşturur. Arama kutusu boş ise tüm stoklar ekrana gelir. Bulunan sonuçlardan bir öncekini/bir sonrakini seçer. 11
HAZIR ARAMA BUTONLARI Ekranın sol bölmesinde görülen butonlar, aramalar sırasında klavyeden en sık tuşlanan sözcükleri ya da karakterleri içeren bölümdür. Burada yer alan düğmelerin isimleri ve sayısı kullanıcının isteğine göre belirlenir. Hızlı arama fonksiyonu için hangi isimlerin kullanılacağı PS-EA Hızlı Arama Şablonları adımında belirlenir. Ürün hızlı arama sahaları listesine istenilen sayıda anahtar kelime girilerek kaydedilir. Buraya yazılan isimler ÜRÜN ARA butonuna basılınca açılan ekranda sol bölmede gösterilir. SATIŞLARDA CARİ HESAP İLİŞKİSİ Pratik satış ekranı çoğunlukla muhtelif müşteriler için kullanılıyor olsa da fiş tamamlanıp dip bilgiler bölümüne geçildiğinde kullanıcı bir cari hesap seçerek mevcut fişi müşterili bir satış fişi durumuna getirebilir. Satış bitirme ve tahsilat ekranında bu satışın bedelinin nasıl tahsil edileceği bilgisinin yanı sıra müşteri seçim ekranı ve döküm işlemleri için onay kutusu da sağlanmıştır. 12
Müşteri sahasının yanındaki butonuna basılırsa aşağıdaki gibi bir pencere açılır. Bu kısımda müşteri ünvanına göre hızlı arama özelliğinden yararlanılabilir. Daha önce stok hızlı arama bölümünde de bahsedildiği gibi cari hesap hızlı arama şablonları kullanıcı tarafından oluşturulmaktadır. Şablondaki düğmelere tıklandığında düğmenin üzerinde yazan ifade "Aranacak" kutucuğuna geçer ve bu karakterlerle örtüşen cari hesaplar listelenir. Ekranda görülen diğer tüm araçlar stok hızlı arama ekranıyla aynı şekilde çalışır. Cari hesap listesinden doğru cari hesap seçildiğinde bir önceki ekrana dönülür. Artık düzenlenen fiş müşterili bir satış fişidir. Müşterinin ödeme şekli ne ise (nakit, k.kartı, y.çeki, açık hesap vb.) belirtilerek kayıt tamamlanabilir. SATIŞ SONRASI YAZDIRMA İŞLEMİ Pratik satış işlemi sonrası iki şekilde yazdırma yapılabilir. Bunlardan birincisi bilgisayara seri port üzerinden bağlı bir yazarkasanın kullanımı şeklindedir. Diğer yöntem ise bilgisayara bağlı yazıcının kullanılmasıdır. Yazıcıdan alınacak çıktı bilgi mahiyetinde olup mali değeri yoktur; yasal bir evrak olarak kullanılamaz. Bilgisayara bağlı bir ödeme kaydedici cihaz (yazarkasa) olmasa dahi müşteriye elle düzenlenmiş bir perakende satış fişi veya fatura verilmesi kanuni bir zorunluluktur. Bilgisayara bağlı yazıcıdan alınacak çıktı perakende satış fişi yerine geçemez, bu amaçla kullanılmamalıdır. 13
Çıktı örneği yukarıdaki gibidir ve sisteme bağlı herhangi bir yazıcıdan döküm için uygundur. Ekrana gelen bu çıktının tanımında değişiklik yapmak için PS-TM Fiş Döküm Matbuu Tanımı adımına gidilir. Bu ekranda çıktı için kullanılacak sahalar, pozisyonları, stil özellikler v.b. ayarlanır. Ek olarak şirket logosu veya çeşitli imajlar eklenebilir. İşlem tamamlandığında kaydedilerek çıkılır. Yapılan tasarım veritabanına otomatik olarak kaydedilir. Ayrıca bir tasarım dosyası oluşturulmasına gerek yoktur. 14
SATIŞ ANALİZİ RAPORU ALMA Bu işlem için PS-RS Satış Analizi adımı kullanılır. İlk girişte aşağıdaki gibi bir pencere açılır. Seçimler butonuna basılarak tarih aralığı ve diğer kısıtlamalar seçilebilir. Raporu ekrana getirmek için butonu tıklanır. başlat Ekranda görülen butonlar kullanılarak satış ayrıntıları gösterilir ya da gizlenir. 15
NOT: İlgili dökümlerde alım fatura bilgileri girilmediğinden maliyet sıfır olarak gözükmektedir. Asıl uygulama sırasında alım belgeleri işlendiğinde çıkış maliyet düzenlemesi sonrası stokların maliyetleri de görülebilir ve hangi stok satışından ne kadar kar elde edildiği izlenebilir. SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (OCAK 2013) 16