MÜDÜR SUNUŞU Müdürlüğümüz, 5747 Sayılı Kanunla Kurulan Çekmeköy İlçesinin, 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı resmi gazetede yayımlanan Norm Kadro İlke ve Standartları yönetmelik hükümleri gereğince kurulmuş olup, Belediye Başkan Yardımcısı Şenol ÇETİN e bağlı olarak görev yapmaktadır. 5393 Sayılı Belediye ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunları ile 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Ülkemizdeki Belediyelerde olduğu gibi Belediyemizde de Soysal Belediyecilik yolunda hizmetlerin çağdaş, kaliteli ve hızlı verilmesi açısından performansımızı arttırmıştır. Müdürlüğümüz; İnsan öğesinin en değerli varlık olduğu bilinci ile Çekmeköy halkının mutluluğunu esas alarak hizmet kusursuzluğunu yakalamak için; saydam, katılımcı ve özveriyle hizmet vermektedir. 5393 Sayılı Belediye Kanunun 56. maddesi, 17.03.2006 Tarih ve 26111 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik uyarınca Müdürlüğümüze ait 2012 yılı faaliyet raporu aşağıdaki gibidir. 0
İÇİNDEKİLER MÜDÜR SUNUŞU... 0 İÇİNDEKİLER... 1 I- GENEL BİLGİLER... 3 A- Misyon ve Vizyon:... 3 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar:... 3 1- Müdürlüğün Görev Yetki ve Sorumlulukları... 3 2- Müdürün Görev Yetki ve Sorumlulukları... 3 3- Şefin Görev ve Sorumlulukları... 4 4-Evlendirme Şefliği Görev Yetki ve Sorumluluğu... 4 5- Mutemet... 5 6- Ayniyat (Demirbaş) Memuru... 5 7-Yazı İşleri Büro Personelin Yetki ve Sorumluluğu... 5 8-Meclis Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu... 5 9- Encümen Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu... 6 10- Kayıt Memurlarının Evrak Kayıt, Arşiv İşlemleri ve Sorumluluğu... 6 11- Arşiv Sorumlusu ve Görevleri... 7 12- Kuryenin Görev, Yetki ve Sorumluluğu... 8 13- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Doğrudan Başbakanlık... 8 14-4982 sayılı Kanun Uyarınca Bilgi Edinme Birimi... 8 15- Genel İdari Hizmetler... 8 C- İdareye İlişkin Bilgiler... 8 1- Fiziksel Yapı:... 8 2- Örgüt Yapısı:... 9 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar:... 10 4- İnsan Kaynakları:... 10 5- Sunulan Hizmetler:... 10 II- AMAÇ ve HEDEFLER... 12 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 13 A- Mali Bilgiler:... 13 1- Bütçe Uygulama Sonuçları:... 13 B- Performans Bilgileri... 14 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri:... 14 1
2- Performans Sonuçları Tablosu... 17 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi... 18 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi... 18 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ:... 19 A.Üstünlükler... 19 B.Zayıflıklar... 19 C.Değerlendirme... 20 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER:... 20 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI... 21 2
I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon: Misyonumuz; Çekmeköy de yaşayanların ortak nitelikli yerel ihtiyaçlarını karşılayarak, kentsel yaşam kalitesini artırmak. Vizyonumuz; Sorunları çözen, geleceği yapılandıran belediye B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar: 1- Müdürlüğün Görev Yetki ve Sorumlulukları (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanunu nun 48. maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir. (2) Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, Meclis ve Encümen kararlarının alınması, nikâh akitlerinin yapılması ve asker ailelerine yardım edilmesi iş ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir. a) 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, Meclis toplantılarını süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların kaset çözümlemesini yapar ve arşivler. Meclis kararlarının yazılımını sağlar ve birer nüshasını arşivler. Karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırır. Meclis kararları ve gündemini internette yayınlatır. b) 5393 Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye Başkanı tarafından Encümen üyesi olarak görevlendirilen Yazı İşleri Müdürü, mahiyetinde çalışan elemanlar aracılığı ile Encümenin çalışma koşullarını ve karar alınmasını sağlar. Kararları dikte eder. Encümen kayıt defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. İlgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler. c) Yazı İşleri Müdürlüğü, belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar. d) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı yasa ve Medeni Kanunla Belediye Başkanına görev olarak verilen resmi nikâh işlemlerini Başkanın onayı ile görevlendireceği evlendirme memuru aracılığı ile yapar. Evlendirme memurluğu görev ve sorumluluk açısından Müdürlüğün yönetmelik hükümlerine uymak zorundadır. e) Yazı İşleri Müdürlüğü Muhtaç Asker Ailelerine 4109 sayılı Kanuna istinaden Encümen Kararı alınarak asker aylığı bağlanmasını sağlar. 2- Müdürün Görev Yetki ve Sorumlulukları (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. (2) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini ve koordinasyonu sağlamak. (3) Müdürlükte çalışanlar arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılanların yerine, bir başkasını görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak, mesai takibini yapmak. 3
(4) Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarının düzenleyerek, personel arasında uyumlu işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek (5) Yazı İşleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını vermek. (6) Yazı İşleri Müdürlüğünde 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütmek. (7) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık makamına karşı temsil etmek. (8) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenlemek. (9) Yazı İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlülük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir. (10) Yazı İşleri Müdürlüğü diğer Müdürlük ve Kuruluşlarla koordinasyon sağlayarak işlemlerin yerine getirilmesinin temin etmek. (11) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak. (12) Müdürlüğe ait stratejik Planlar hazırlamak ve faaliyetleri stratejik planlara uygun olarak yapmak (13) Encümen üyesi seçildiği takdirde Encümen toplantısına katılmak. (14) Müdürlük içi yönergeler yayınlar belgelerin ilgililere dağıtımını gerçekleştirir. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklara toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek. (15) Görev alanı ile ilgili uygulamada ortaya çıkan aksaklıklar ile ilgili tedbirleri almak. Başkanlık Makamına teklifte bulunmak. (16) Yazı İşleri Müdürlüğü yukarıda sayılan görevleri ve 5393 Sayılı Kanuna dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. (17) Başkanlık Makamından verilen diğer görevleri yapmak. 3- Şefin Görev ve Sorumlulukları (1) Müdüre bağlı olarak çalışır. Müdürlükte çalışan ve kendine bağlı olan tüm memur, işçi, stajyer ve yardımcı hizmetler personelinin tüm iş ve işlemleri ile disiplinlerinden bağlı Müdüre karşı sorumludur. (2) Birimdeki personelinin çalışmalarından, büro işlerinden, evrak düzeninden birinci derecede sorumludur. İzinli veya raporlu olan diğer şeflerin yerine görevlendirilmesi halinde veya görevlendirme yapılmasa bile diğer birim şeflerinin yerine işlerini yürütmekle Müdüre karşı sorumludurlar. (3) Ayrıca Müdürün verdiği diğer tüm görevleri de yerine getirmekle yükümlüdür. 4-Evlendirme Şefliği Görev Yetki ve Sorumluluğu (1) Evlendirme Memurluğuna usulüne uygun başvuruları kanunlar dâhilinde kabul eder ve bu başvuruları Deftere kayıt etmek. (2) Nikâh akdi için müracaat edenlerin evraklarının yönetmelik hükümlerine göre tam ve noksansız olduğunu kontrol etmek ve kontrolden sonra nikâh için gün vermek. (3) Makbuz karşılığı akit ücretlerini tahakkuka bağlamak. (4) Evlenme kütüğüne Mernis tutanaklarına kayıtları geçmek. (5) Cüzdanları hazırlamak ve kayıtları Nüfus Müdürlüğüne bildirmek. (6) Yazı İşleri Müdürü nün başkaca verdiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur. 4
Evlendirme Şefi; a) İşleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar, aksaklıları Müdüre bildirmek b) Müdürü tarafından verilen görevleri Müdür adına yürütür, c) Yapılan tüm yazışmalarda Müdürün onayını ve parafını almak, d) Evlendirme Memurluğuna ait iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur, 5- Mutemet (1) Memurlar arasından Müdür tarafından görevlendirilir. Müdürün ayrıca vereceği işler yanında başlıca şu görevler yürütülür: (2) Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi düzenlemek, (3) Maaş mutemetliği yanında, sağlık, tedavi ve ödenek işlemleri, ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin araç, gerecin alımından, onarımından ve muhafaza edilmesinden sorumludur. (4) Gerektiğinde acil ödemeler için avans çeker ve işlem sonucu ile fatura ve benzeri belgeleri Mali Hizmetler Müdürlüğü ne göndererek avans kapama işlemlerini yürütmek. (5) Müdürün verdiği diğer görevleri yerine getirmek, 6- Ayniyat (Demirbaş) Memuru (1) Memurlar arasından Müdür tarafından görevlendirilir. Müdürün ayrıca vereceği işler yanında başlıca şu görevler yürütülür: (2) Demirbaş eşya ve ayniyat işleri ile ilgili defter ve kayıt cetvellerini düzenli bir şekilde tutup muhafaza etmekten sorumludur. (3)Hurdaya ayrılan, terkini veya sarfı gereken malzeme var ise takibini ve terkin işlemlerini yapmak. (4) Müdürün verdiği diğer görevleri de yerine getirmek. Tüm işlerini birim amirlerinin (Şef ve Müdür) bilgi ve gözetiminde doğru ve zamanında yapmak zorundadır. 7-Yazı İşleri Büro Personelin Yetki ve Sorumluluğu (1) Müdürlük Yönetmeliğinde Müdürlüğün görevleri başlıklı 7. Maddenin (c) fıkrasında belirtilen görevlerin dışında kalan (a, b, d, e, ) fıkralarında belirtilen görevlerin tam ve zamanında yapılmasını takip eder ve Müdürü bilgilendirmek. (2) İşleri organize eder, personelin belirlenen ölçülerde çalışmasını ve yapılan görev bölümünün işleyişini sağlar, meydana gelen aksaklıklar Müdüre bildirmek. (3) Müdür tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini takip eder ve Müdüre bilgi vermek. (4) Bürodaki tüm iş ve işlemlerin (Meclis ve Encümen Kalemi, Kurye ve Kayıt Memurlarının görevlerinin)sağlıklı yürütülmesinden Müdüre karşı sorumludur. (5) Yapılan tüm yazışmalarda Müdürün paraf onayını almak. (6) Büronun temizlik düzen ve çalışma huzurunu sağlar, olumsuzlukları Müdüre bildirmek. 8-Meclis Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu (1) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde Meclisin toplantı yapmasını koordine etmek. (2)Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifleri bilgisayar ortamında kayda almak. 5
(3) Görüşülen ve komisyona havale edilen teklifleri kararını yazarak komisyona vermek. (4) Komisyon tarafından hazırlanan Raporları toplantıda belediye Meclisine sunulması işlemlerini yapmak. (5) Karara bağlanan tekliflerin, kararları yazılıp imzalanmasını müteakiben İmarla ilgili olanları Büyükşehir belediyesine tümünü de süresi içinde mahallin en büyük Mülki İdare Amirine göndermek. (6) Kesinleşen Meclis kararlarının özetleri yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurmak. (7) Kararların aslını Meclis karar klasörüne suretleri de Meclis karar suretleri dosyasına kaldırmak. (8) Meclis kararlarının bir sureti ilgili Müdürlüğe zimmetle teslim etmek. 9- Encümen Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu (1) Encümenin tespit olunan günlerde toplantısını koordine etmek. (2)Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyalar bilgisayar ortamında kayda almak. (3) Gündemi oluşturmak üyelere dağıtımını sağlamak. (4) Karara bağlanan teklifler karar defterine kayıt edilip, kararları yazmak ve imzaya sunmak. (5) Kararları Teklif Müdürlüğüne gereği yapılmak üzere göndermek. (6) Tüm Encümen kararlarının numara sırası vererek klasörleyerek arşivlemek. 10- Kayıt Memurlarının Evrak Kayıt, Arşiv İşlemleri ve Sorumluluğu (1) Genel Evrakla ilgili görevleri şunlardır. (a) Başkanlığımıza diğer kurum, kuruluş ve şahıslardan gelen bütün evraklar ile Başkanlığımızdan gönderilen evraklar, Genel Evrak bölümünde ilgili memurlar tarafından zimmetle imza karşılığı ya da, ilgilisinden elden teslim almak. (b) Başkanlığımıza bağlı tüm birimler dışarıdan kendi birimine evrak kabul edemezler ve dışarıya kendi birimlerine evrak gönderemezler. (c) Genel evrak bölümüne tüm evraklar bilgisayar ortamında, otomasyon programında gelengiden evrak kaydına almak. (2) Gelen Evrak, Belediye Başkanlığımıza posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evrakları, görevli memur tarafından zimmetle teslim alındıktan sonra bilgisayar ortamında kayıt altına alınıp, havale işlemlerinden sonra evraklar ilgili Müdürlüklere teslim edilir. (3) Giden Evrak, (a)belediye Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden gelip, dışarıya gönderilecek evraklar bilgisayar ortamında kayıt edildikten sonra Müdürlüğümüz kuryesi ile postaneye, kurum ve kuruluşlara zimmet ile teslim edilir. (b) İşlemi biten evraklar ilgili dosyasına konularak Müdürlük arşivinde saklanır. (c) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur. (4) 1608 Sayılı Yasa Gereği Ceza Evrakları, (a) Zabıta Müdürlüğünce tutulan ceza zabıtları Müdürlüğümüzce bilgisayar kayıt altına alındıktan sonra liste yapılarak, Başkanlık Onayı ile Belediye Encümenine sunmak. 6
(b) Encümenden çıkan karar sonucu tebliğ etmek üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek. (c) Tebliğden sonra gelen alındılar evraklarla birleştirilip, para cezası tahsil işlemleri için, Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. (5) 4109 Sayılı Yasa Gereği Asker Aile Yardımı, (a) Bölgemizde ikamet eden asker ailelerinin yazılı müracaatı üzerine, talep dilekçeleri ve ekli evraklar kayıt altın almak. (b) Yardımdan yararlanmak isteyen kişilerden; a)ikametgâh, b) Nüfus Cüzdanı Sureti ni almak (c) Müteakiben gerekli tahkikatın ve bilgilerin alınabilmesi için; 1) Mahalle Muhtarlığına, 2) Nüfus Müdürlüğüne, 3) Askerlik Şube Başkanlığına, 4) Zabıta Müdürlüğüne, 5) Tapu Sicil Müdürlüğüne, (d) Belirtilen kurumlara muhtaçlığın tespiti ve diğer bilgilerin toplanması için yazışmalar yapmak. (e) Alınan cevaplar doğrultusunda, dosya tamamlandıktan sonra, Başkanlığın onayı ile Belediye Encümeni sevk etmek. (f) Belediye Encümenince alınan karar doğrultusunda dosya Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. 11- Arşiv Sorumlusu ve Görevleri (1) Çekmeköy Belediye Başkanlığı nın Kurum arşivi hizmet ve faaliyetleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yürütülür. Birim Arşivleri ise Başkanlığımızın ilgili birim müdürlüklerince yürütülür. Bu konuda yetki ve sorumluluk; Kurum arşivinde Yazı İşleri Müdürlüğüne, Birim Arşivlerinde ise; ilgili müdürlüklere aittir. (2) Kurum Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için üniversitelerin ilgili bölümlerinde eğitim görmüş arşiv konusunda deneyimli Yöneticiler, Arşiv Uzmanı Teknisyenler ve Arşiv Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır. (2) Kurum arşivine giren, çıkan ve arşivde bulunan tüm dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesi ve muhafazasından sorumludur. (3) Kurum Arşive giren ve çıkan tüm dosyaları numaralandırmak. (4) Kurum Arşivi ile ilgili dosyaların Müdürlüklerin istemesi halinde Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği Ek 7 de belirtilen Arşivden Malzeme İsteme Fişi ile ilgisine verilmesini ve alınmasını sağlamak. (5) Tüm iş ve işlemlerinden birim amirleri ile Müdüre bilgi verir. Bu çalışmalarının yanında Müdürün vereceği diğer görevleri de yapmak. 7
12- Kuryenin Görev, Yetki ve Sorumluluğu (1) Birimlerden gelen resmi kurumlara veya şahıslara giden evrakları zimmetle veya posta ile göndermek. (2) Belediyeye ait evrakları yine zimmetle teslim almak. (3)Yazı İşleri Müdürü nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur. 13- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Doğrudan Başbakanlık (1) Başbakanlık İletişim Merkezi; BİMER, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. BİMER ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden yapılabilmesinin yanı sıra, müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkân sağlanmıştır. 14-4982 sayılı Kanun Uyarınca Bilgi Edinme Birimi Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenleme amacı ile oluşturulan Bilgi Edinme Birimi sayesinde müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkân sağlanmıştır. 15- Genel İdari Hizmetler (1) Belediyemize gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek. (2) Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin gerçekleşebilmesi için gereken İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teklifte bulunma. C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı: Yazı İşleri Müdürlüğü 2011 yılı Ekim ayında Yeni Hizmet Binasına geçerek hizmet vermeye başlamıştır. Buna göre; 2011 yılının ilk 9 uncu ayına kadar Çekmeköy Belediyesi Alemdağ Ek Hizmet Binasın Başkanlık katında, Ekim ayından sonra ise Yeni Belediye Ana Hizmet Binasında hizmetlerini gerçekleştirmeye devam etmektedir. a. Hizmet Araçları: Müdürlüğümüz, hizmetlerini Destek Hizmetleri Müdürlüğümüz tarafından tahsis edilen 1 (bir) araçla sürdürmektedir. Tablo1: Hizmet Araçları HİZMET ARAÇLARI TABLOSU Aracın Cinsi Mülkiyet Durumu Resmi Kiralık 2009 2010 2011 2012 2009 2010 2011 2012. - - - - 3 adet 3 adet 3 adet 1 adet Toplam - - - - 3 adet 3 adet 3 adet 1 adet Kaynak : Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 8
b. Hizmet Birimleri: Müdürlüğümüzde hizmetlerin ifa edildiği mekânlar ve hizmet birimleri aşağıda sunulmuştur. Tablo2: Hizmet Birimleri Hizmet Birimleri Kullanım Amacı Alanı ( m² ) 2009 Yılı Sayı Alanı ( m² ) 2010 Yılı Sayı Alanı ( m²) 2011 Yılı (İlk 9 Ay) Sayı Alanı ( m²) 2011 Yılı (Son 3 Ay) Müdür Odası 10 1 Adet 10 1 Adet 10 1 Adet 31,93 1 Adet 31,93 1 Adet Yazı İşleri Kalem Odası 20 1 Adet 20 1 Adet 20 1 Adet 108,85 1 Adet 108,85 1 Adet Meclis Salonu 45 1 Adet 45 1 Adet 45 1 Adet 187,34 1 Adet 187,34 1 Adet Meclis Dinleyici Salonu - - - - - - 48,69 - - - Encümen Salonu 15 1 Adet 15 1 Adet 15 1 Adet 52,82 1 Adet 52,82 1 Adet Evlendirme Memurluğu Encümen Odası 10 1 Adet 10 1 Adet 10 1 Adet Odası Kullanılmıştır. 48,69 1 Adet Toplam Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 429,63 (m²) Sayı 5 Adet Alanı ( m²) 429,63 (m²) 2012 Yılı Sayı 5 Adet 2- Örgüt Yapısı: Organizasyon Şeması Organizasyon şeması Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde son şeklini almıştır. Organizasyon şemasında da görüldüğü gibi Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdüre bağlı olarak 1 Şeflik, 5 ana servis ve bunlara bağlı 2 de alt servisten oluşmaktadır. 9
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar: Yazı İşleri Müdürlüğü, Encümen-Meclis, Genel Evrak Servisi ve Nikâh İşlemlerini kayıt ve form tanzim süresini 2009 yılında UNIVERSAL YAZILIM tarafından hazırlanan U.Kbs Kent Bilgi Sistemi üzerinden gerçekleştirmeye başlamış, 2010 yılından itibaren buyana SAYSİS üzerinden devam etmiştir. Tablo 3: Teknolojik Altyapı TEKNOLOJİK ALTYAPI Türü Bilgisayar (Masaüstü) 10 Adet - 2009 2010 2011 2012 Sayısı Özellikleri Sayısı Özellikleri Sayısı Özellikleri Sayısı Özellikleri 12 Adet - 13 Adet - 13 Adet - Bilgisayar (Dizüstü) - - - - - - 2 Adet - Yazıcı 2 Adet - 4 Adet - 5 Adet - 5 Adet - Notebook 2 Adet - 1 Adet - 2 Adet - 2 Adet - Cep telefonu 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - Telsiz telefon 2 Adet - 2 Adet - 2 Adet - 2 Adet - Sabit Telefon 4 Adet - 8 Adet - 11 Adet - 12 Adet - Faks 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - Fotokopi makinesi 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - 3 Adet - Tarayıcı 1 Adet - 1 Adet - 3 Adet - 3 Adet - Posta Ücret Ödeme Makinesi - - 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - Aile Cüzdan Yazıcısı 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - 1 Adet - Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 4- İnsan Kaynakları: Yazı İşleri Müdürlüğünde 5 adet Memur, 3 adet Sözleşmeli Memur, 4 adet işçi Personel olmak üzere toplam 12 personel ile Çekmeköy halkına hizmet vermektedir. Statü Sayısı Tablo 4: Mevcut Kadro Durumu 2009 Yılı 2010 Yılı 2011 Yılı 2012 Yılı Yüzde (%) Sayısı Yüzde (%) Sayısı Yüzde (%) Sayısı Memur 4 %44,5 2 %25 5 % 50 5 42 Kadrolu İşçi 5 %55,5 5 %62,5 4 % 40 3 25 Geçici İşçi - - - - - - - - Mevsimlik - - - - - - - - Sözleşmeli - - 1 %12,5 1 % 10 4 33 Yüzde (%) Toplam 9 % 100 8 % 100 10 % 100 12 100 5- Sunulan Hizmetler: Kaynak: İnsan Kaynakları Müdürlüğü, 2012 Belediye Meclisi; Belediyenin en büyük karar organı olan Belediye Meclisi, Her ayın ilk haftasının Pazartesi günü düzenli olarak toplanması ile ilgili Meclis Üyelerine gündemi gönderir. Müdürlüklerden gelen konuların Mecliste görüşülüp karara bağlanması işlemlerinin ve bu kararların 10
onaylanması için Kaymakamlık ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı göndermek. Onaylanan kararları uygulamaya geçilmesi için diğer Müdürlüklere tebliğ yapmak. Belediye Encümeni; Belediyemizin ikinci en büyük karar organıdır, Diğer Müdürlüklerden çeşitli konularda evraklar gelir, Encümen kalemi gelen dosyaları gündemine alır ve toplantıya sunar. Toplantıda konular tek tek görüşülerek karara bağlanır. Alınan Encümen Kararlar kalem tarafından yazılır ve ilgili Müdürlüklerine tebliğ edilir. Genel Evrak; Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakları zimmetle alınıp, Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve Müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak. Aynı zamanda Müdürlüklere gelen evrakların çıkış kaydı yapılarak kurye veya posta ile gönderilmesini sağlar. Evlendirme Memurluğu; 4721 Sayılı Türk Medeni Kanununun ile Evlendirme Yönetmeliğine göre; Müracaatların kabulü, Nikâh akitlerinin hazırlanması, Mernis belgelerin zamanında ilçe nüfus Müdürlüğüne bildirmesini sağlar. Asker Aile Yardımı; 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun göre; Müracaatların kabulü, Gerekli Tahkikatların yapılması için yazışmaların yapılması, Encümende görüşülmek üzere sunulması ve çıkan kararların üst yazısı yazılarak tebliğ yapmak. Başbakanlık İletişim Merkezi BİMER; BİMER ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden yapılabilmesinin yanı sıra, müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkân sağlanmıştır. 4982 sayılı Kanun Uyarınca Bilgi Edinme Birimi: Bilgi edinme hakkının etkin olarak kullanılabilmesi ve bilgi veya belgelere erişimin zamanında sağlanabilmesi amacıyla bilgi edinme birimimiz oluşturulmuş ve doğrudan kurum yöneticisine bağlı olarak bilgi edinme yetkilisi görevlendirilmiştir. Bu amaçla 30.03.2011 tarih ve M.34.6.ÇEK.0.77/241727/104 sayılı Başkanlık Onayı ile Bilgi Edinme Sorumlusu görevlendirilmiştir. Bu birimlerin, bilgi edinme başvurusu yapılabilmesini kolaylaştıracak fiziki mekâna ve teknik donanıma sahip olması esas olup bu konuda Çekmeköy Belediyesi SAYSİS Otomasyonunda gerekli teknik altyapı sağlanmış ve çalışmalarına devam etmektedir. Bilgi Edinme Birimi görevli personeli, bilgi edinme hakkını kullanacak kişilerin istekleri halinde, başvurunun nasıl yapılacağı, talep edilen bilgi veya belgenin kurum ve kuruluşun hangi biriminde bulunabileceği ve başvuru sonrasındaki işlemler konusunda bilgi verir, açıklama yapar, gerekli yardımı sağlar ve bilgi edinme başvurularıyla ilgili işlemleri yapar. Bilgi edinme başvurusunda bulunan kişilerin, kurum ve kuruluşların ellerinde hangi konularda ve ne türden bilgi veya belgeler bulunduğu konusunda bilgilenmelerini sağlamak amacıyla, 27.04.2004 tarih ve 25445 sayılı R.G. ve 20004/7189 Karar sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 6 ncı maddesi uyarınca kurum ve kuruluşlarca hazırlanacak kurum dosya planları, bilgi edinme birimlerinde bulundurulur ve bunlardan yeterli sayıda nüsha başvuru sahiplerinin istifadesine sunulur. Kurum Arşivi: Çekmeköy Belediye Başkanlığının Kurum Arşivi hizmet ve faaliyetlerini yürütmek. Bu amaçla Arşiv yönetmeliğinin oluşturulmasını, Standart dosya ve saklama planının hazırlanmasını, eğitimleri verilmesi ve uygulanmasını, Kurumun arşiv hizmetlerinin düzenlenmesini, Mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, Herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, Gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve Milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasını yapılmasını sağlar. 11
II- AMAÇ ve HEDEFLER Çekmeköy Belediyesi 2010-2014 Stratejik Planında Yazı İşleri Müdürlüğü ne ait yer alan Stratejik Amaçlar, Stratejik Hedefler ve Performans Hedefleri şunlardır. Tablo 5: Stratejik Amaç, Stratejik Hedef ve Performans Hedefi F.NO STRATEJİK AMAÇ STRATEJİK HEDEF FAALİYET ALT FAALİYET PERFORMANS HEDEFİ 2012 1.3 Kurumsal Gelişimin Sağlanması Kurum İçi İletişimin Geliştirilmesi Belediyemizde yatayda ve dikeyde iletişimin etkinliği sağlanacaktır. Müdürlerin kendi personeli ile toplantıları 12 Adet 1.9 Kurumsal Gelişimin Sağlanması Arşiv Sisteminin Geliştirilmesi Kurum Arşivi ve Dijital Arşiv Kurulması Projesi tamamlanacaktır. Kurum Arşivinin Kurulma Oranı % 100 1.9 Kurumsal Gelişimin Sağlanması Arşiv Sisteminin Geliştirilmesi Kurum Arşivi ve Dijital Arşiv Kurulması Projesi tamamlanacaktır. Dijital Arşive Geçme Oranı % 0 1.9 Kurumsal Gelişimin Sağlanması Arşiv Sisteminin Geliştirilmesi Kurum Arşivi ve Dijital Arşiv Kurulması Projesi tamamlanacaktır. Dijital Ortama Aktarılan Belge Sayısı % 0 1.9 Kurumsal Gelişimin Sağlanması Arşiv Sisteminin Geliştirilmesi Kurum Arşivi ve Dijital Arşiv Kurulması Projesi tamamlanacaktır. Dijital Ortama Aktarılması Gereken Belge Sayısı % 0 3.1 Toplumsal Gelişimin Sürdürülmesi Toplumsal Dayanışmanın Artırılması Toplumsal dayanışmanın geliştirilmesi amacıyla sosyal güçsüzlere ihtiyaç duydukları hususlarda nakit, eşya, gıda vb. destek sağlanacaktır. Kaynak: Mali Hizmetler Müdürlüğü, Performans Programı 2012 Asker Aile Yardımı Yapılan Aile Sayısı 295 Aile 12
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler: 1- Bütçe Uygulama Sonuçları: Tablo 6: Bütçe Uygulama Sonucu GİDER BÜTÇESİ Bütçe Faaliyet 2009 2010 2011 2012 I Açıklaması Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı (%) Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı(%) Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı(%) Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı(%) 01 Personel Giderleri 716.670,00 514.462,02 71,79 311.001,00 329.127,90 %106 1.028.000,00 526.566,89 51,22 978.000,00 718.965,40 73,51 02 03 SGK Devlet Primi Giderleri Mal ve Hizmet Alım Giderleri 120.500,00 10.413,96 8,64 50.500,00 55.287,50 %109 72.000,00 61.567,16 85,51 81.300,00 76.332,49 93,89 970.600,00 357.743,97 36,85 154.507,00 60.249,00 %39 53.022,00 47.836,00 90,22 460.700,00 84.359,40 18,31 05 Cari Transferler - - - 365.000,00 427.304,55 %117 500.000,00 594.640,55 118,93 830.000,00 802.370,00 96,67 06 Sermaye Giderleri 2.600,00 - - 8.500,00 - - - - - - - - TOPLAM 1.810.370,00 882.619,95 % 48,75 889.508,00 871.968,95 % 98 1.653.022,00 1.230.610,60 % 74,45 2.350.000,00 1.682.027,29 % 71,58 Kaynak: Mali Hizmetler Müdürlüğü, SAYSİS Otomasyon Programı 2012 Tablo 6.1: Bütçe Uygulama Sonucu BÜTÇE VE GİDER DURUMU Bütçe Faaliyet 2009 2010 2011 2012 Müdürlük Bütçesi 1.810.370,00 889.508,00 1.653.022,00 2.350.000,00 Bütçe Gerçekleşme Durumu 882.619,95 871.968,95 1.230.610,60 1.682.027,29 Bütçe Gerçekleştirme Oranımız(%) % 48,75 % 98 % 74,4 % 71,58 13
B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri: a Belediye Meclisi 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 18. maddesine göre Belediyemizin en büyük karar organı olan Çekmeköy Belediye Meclisinin 2009-2010-2011-2012 dönemi içerisinde yapmış olduğu oturum sayıları ve almış olduğu kararlar şu şekildedir: 2009 yılında ( Olağan, 27 birleşimde) toplantıda (106) adet karar 2010 yılında ( Olağan, 33 birleşimde) toplantıda (75) adet karar 2011 yılında ( Olağan, 33 birleşimde) toplantıda (417) adet karar 2012 yılında ( Olağan, 37 birleşimde) toplantıda (564) adet karar 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında 37 oturum yapılmış olup, 1 tanesi Olağanüstü Meclis Kararı olmak üzere 564 Adet Meclis Kararı alınmıştır. Bu kararların onaylanması için Kaymakamlık ile İstanbul Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamına sunulmuş ve Belediyemizin ilgili birimlerine gerekli tebligatlar yapılarak uygulamaya geçirilmiştir. Birimimizde kalan suretler 2 (iki) ayrı klasörde tasnif edilerek arşivlenmiştir. Tablo 7: Çekmeköy Belediyesi Meclis İşlemleri BELEDİYE MECLİSİ 2009 2010 2011 2012 Birleşim 27 33 33 37 Karar 106 75 417 564 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 b Belediye Encümeni 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 34. maddesine göre Belediye Encümeninin görev ve yetkilerine göre faaliyetlerini sürdürmektedir. Belediye Encümeninin 2011 dönemi içerisinde yapmış olduğu toplantı sayıları ve almış olduğu kararlar şu şekildedir: 2009 yılında (67 ) toplantıda (712) karar, 2010 yılında (101) toplantıda (1071) karar 2011 yılında (101) toplantıda (836) karar 2012 yılında (100) toplantıda (779) karar 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında 100 oturum yapılmış olup, 779 Adet Encümen Kararı alınmıştır. Alınan kararlar Encümen Kalemi tarafından arşivlenerek uygulamaya geçilmesi için en kısa sürede ilgili birimlere tevdi edilmiştir. Tablo 8: Çekmeköy Belediyesi Encümen İşlemleri BELEDİYE ENCÜMENİ 2009 2010 2011 2012 Oturum 67 101 101 100 Karar 712 1071 836 779 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 14
c Asker Aile Yardımı Çekmeköy Belediyesi Sosyal Belediyecilik anlayışı ile Asker Aile Yardımları yapılmaktadır. Asker ailelerinden muhtaç olanlara yardım hakkındaki 4109 sayılı kanun gereğince gerekli şartları taşıyan ve istenilen belgeleri hazırlayan asker ailelerine Belediye olarak üzerimize düşen yardımları yapmaktayız. 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında 317 adet müracaat alınmış olup, 295 adet kabul edilmiş ve 34 Adet Asker Aile Yardımı ise çeşitli nedenlerden dolayı reddedilmiştir. Asker Aile Yardımı Tablo 9: Çekmeköy Belediyesi Asker Aile Yardımları 2009 Yılı 2010 Yılı 2011 Yılı 2012 Yılı Müracaat 417 440 384 317 Kabul Edilen 264 239 303 295 Red Edilen 153 201 81 34 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 d Genel Evrak Belediye Başkanlığına çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarından gelen tüm resmi evraklar ile vatandaş öneri, istek ve şikâyetlerini içeren dilekçeler Müdürlüğümüz tarafından kabul edilir. Müdür veya Şef tarafından havale edilerek Genel Evrak servisinden kayıt numarası aldıktan sonra evraklar Kurum İçi Zimmet Defteri ile ilgili birime imza karşılığında teslim edilir. Belediyemize 5747 Sayılı Kanun ile bağlanan Ömerli Belde Belediyesinden devrolan Posta Ücret Ödeme Makinesi PTT nezdinde kullanım izni Belediyemiz adına tescil edilerek, Posta gönderi hizmetlerinde kullanılmaktadır. Tablo 10: Çekmeköy Belediyesi Genel Evrak Bilgisi 2009 2010 Genel Evrak Sirkülâsyonu Yılı Yılı Gelen Evrak 61.063 81.269 104.939 104.607 Giden Evrak 47.001 51.836 54.235 69.436 TOPLAM 108.064 133.105 159.174 174.043 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 2011 Yılı 2012 Yılı 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında Belediye Başkanlığımıza ve Müdürlüğümüze Gelen Evrak sayısı 104.607; Giden Evrak sayısı 69.436 olmak üzere Toplam Gelen-Giden Evrak Sayısı 174.043. 15
e Evlendirme Memurluğu Belediyelerin görevlerinden olan evlendirme hizmeti Müdürlüğümüz tarafından yürütülmektedir. Evlenmeye karar veren çiftleri müracaat kayıtları alınması ve işlemleri yapılarak nikâh günü verilir. Yapılan nikâh akitleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmesini sağlar. 5747 Sayılı Kanun ile İlçe Statüsüne gelen belediyemiz; 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunun 22. Maddesinin ikinci fıkrası ile Belde Belediyeleri yabancı uyruklu nikâhlar için yetkili değilken 29 Mart 2009 yerel seçimlerinden sonra ilçemizde artık yabancı uyruklu nikâhlar kıymak için yetkili olmuştur. 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında toplam 1.544 adet müracaat alınmış, 1.174 Adet Nikâh Akdi gerçekleştirilmiş, 363 Adet İzin Belgesi düzenlenmiş ve 14 Adet Nikâh İptal edilmiştir. Tablo 11: Çekmeköy Belediyesi Nikâh İşlemleri 2011 Yılı Nikâh İşlemleri 2009 2010 2011 2012 Toplam Nikâh Başvurusu 980 1.244 1.387 1544 Hafta İçi Nikâh Akdi 641 760 823 868 Hafta Sonu Nikâh Akdi 142 174 237 306 Toplam Nikâh Akit Sayısı 783 934 1.060 1.174 Nikâh İçin İzin Belgesi Düzenlenenler 185 296 305 363 Yabancı Uyruklu Nikâh Akdi 22 25 44 34 Belediye Başkanın Kıydı Nikâh Akdi 15 20 14 43 Belediye Başkan Yardımcıları Kıydı Nikâh Akdi 12 27 32 35 İptaller 9 6 7 14 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 f Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER): 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında 181 adet müracaat alınmıştır, konusu itibariyle gelen 181 adet başvuru ilgili Müdürlüklere havale edilmiş ve sonuçlandırılmıştır. Tablo 12: Çekmeköy Belediyesi 2009-2012 Yılı BİMER İşlemleri 2009 2010 2011 2012 Toplam BİMER Müracaat 80 146 117 181 524 g Bilgi Edinme ile İlgili İş ve İşlemler: Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında 287 adet müracaat alınmış, konusu itibariyle gelen 287 adet başvuru ilgili Müdürlüklere havale edilmiş ve sonuçlandırılarak ilgilisine bilgi verilmiştir. 1 adet başvuru ise red edilmiştir. Tablo 13: Çekmeköy Belediyesi 2009-2012 Yılı Bilgi Edinme Birimi İşlemleri 2009 2010 2011 2012 Toplam Kabul Edilen - 66 213 287 566 Reddedilen - 1 - - 1 Toplam - 67 213 287 567 Kaynak: Yazı İşleri Müdürlüğü, 2012 16
2- Performans Sonuçları Tablosu Tablo 14: Çekmeköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü Performans Programı 2012 Tablosu KOD Tip Açıklama Müdürlük Birim Planlanan 1 S.A Kurumsal Gelişimin Sağlanması 370.000,00 01.03 S.A Kurum İçi İletişim Geliştirilmesi 0 Toplam Gerçekleşen Oran% 01.03.1 P.H Belediyemizde yatayda ve dikeyde iletişimin etkinliği sağlanacaktır. 01.03.1.4 P.G Müdürlerin Kendi Personeli İle Toplantı Sayısı 46.34.41.40 Adet 12 12 100% 01.09 S.A Arşiv Sisteminin Geliştirilmesi 370.000,00 0% 01.09.2 P.H Kurum Arşivi ve Dijital Arşiv Kurulması Projesi tamamlanacaktır. 01.09.2.1 P.G Kurum Arşivinin Kurulma Oranı 46.34.41.40 Yüzde 100 100 100% 01.09.2.2 P.G Dijital Arşive Geçme Oranı 46.34.41.40 Yüzde 100 0 0% 01.09.2.3 P.G Dijital Ortama Aktarılan Belge Sayısı 46.34.41.40 Yüzde 0 0% 01.09.2.4 P.G Dijital Ortama Aktarılması Gereken Belge Sayısı 46.34.41.40 Yüzde 0 0% 01.09.2.1 F Arşiv Hizmetleri TL 370.000,00 0 0% 3 S.A Toplumsal Gelişimin Sürdürülmesi 46.34.41.40 550.000,00 802.370,00 %145,89 03.01 S.A Toplumsal Dayanışmanın Artırılması 46.34.41.40 550.000,00 802.370,00 %145,89 03.01.2 P.H Toplumsal dayanışmanın geliştirilmesi amacıyla sosyal güçsüzlere ihtiyaç duydukları hususlarda nakit, eşya, gıda vb. destek sağlanacaktır. 03.01.2.14 P.G Asker Aile Yardımı Yapılan Aile Sayısı 46.34.41.40 Adet 200 295 %147,5 03.01.2.2 F Asker Ailelerine Yardım Hizmetleri 46.34.41.40 TL 550.000,00 802.370,00 %145,89 Kaynak: Mali Hizmetler Müdürlüğü, 2010-2014 Stratejik Plan Tablosu 17
3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi a) 01.03.1.4 Müdürlerin Kendi Personeli İle Toplantı Sayısı Çekmeköy Belediyesi 2012 dönemi Performans Programında, 2012 yılı içerisinde yapılması gerekli Toplantı sayısı hedefi 12 olarak belirlenmiştir. 2012 yılı Performans hedefine uygun olarak belirlenen hedefe ulaşılmıştır. b) 01.09.2.1 Kurum Arşivinin Kurulma Oranı Çekmeköy Belediyesi 2011 dönemi Performans Programında 2011 yılı içerisinde yapılması gerekli Kurum Arşivinin Kurulması oranı hedefi %100 olarak belirlenmiştir. Yeni Belediye Hizmet Binasına 2011 Ekim Ayı içerisinde geçmiş olup Arşiv hizmetlerinin yerine getirilmesi için 650 m² kapalı alan tahsis edilmiştir. Tahsis edilen alan içerisinde 4750 m tül uzunluğunda fiziksel arşivin saklanması için kompakt raflar alınmıştır. Kurumsal arşiv çalışmaları sonucunda İnsan Kaynakları Müdürlüğü, Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü İle Yazı İşleri Müdürlüğüne ait arşivlik malzemeler kurum arşivine devredilmiştir. c) 01.09.2.2 Dijital Arşive Geçme Oranı 2012 yılı itibariyle dijital arşiv çalışmaları henüz başlamadığından performans hedefine ulaşılamamıştır. d) 01.09.2.3 Dijital Ortama Aktarılan Belge Sayısı 2012 yılı itibariyle dijital arşiv çalışmaları henüz başlamadığından performans hedefine ulaşılamamıştır. e) 01.09.2.4 Dijital Ortama Aktarılması Gereken Belge Sayısı 2012 yılı itibariyle dijital arşiv çalışmaları henüz başlamadığından performans hedefine ulaşılamamıştır. f) 03.01.2.14 Faaliyet No lu Asker Aile Yardımı Çekmeköy Belediyesi 2011 dönemi Performans Programında 2012 yılı içerisinde yapılması gerekli toplam yardım yapılan asker ailesi sayısı 200 Aile olarak belirlenmiştir. Fakat 2012 yılı içinde toplam yardım yapılan asker ailesi sayısı 295 aile olmuştur. Bunun sebebi 2009 yılında yapılan 2010 yılı Performans Programı çalışmasının 2009 yılı bitmeden çok önce tamamlanmış olmasıdır. 2009 yılına ait toplam yardım yapılan asker ailesi sayısına ait net veri 31.12.2009 tarihinde belli olduğundan ( 31.12.2009 tarihinde toplam yardım yapılan asker ailesi sayısı 264, 31.12.2010 tarihi itibariyle 239 ve 31.12.2011 tarihi itibariyle 303 ailedir) 2012 yılı için tahmini planlanan toplam yardım yapılan asker ailesi sayısı 200 aile olarak tahminen belirlenmiştir. Bu nedenle Performans Sonuç Tablosu nda yer alan performans hedefinin gerçekleşme durumu yüksek (295 Aile-%147) çıkmıştır. 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi a) ) 01.03.1.4 Müdürlerin Kendi Personeli İle Toplantıları Toplantılar her ay düzenli olarak Birim Müdürü nün başkanlığında yapılmış ve yapılan toplantıların tutanakları düzenli bir şekilde kayıt altına alınarak dosyalanmıştır. b) 01.09.2.1 Kurum Arşivinin Kurulma Oranı Kurum Arşivinin Kurulması çalışmaları 04.08.2010 gün ve 2010/49 nolu Meclis Kararı ile karara bağlanmıştır. c) 01.09.2.2 Dijital Arşive Geçme Oranı Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri bulunmamaktadır. 18
d) 01.09.2.3 Dijital Ortama Aktarılan Belge Sayısı Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri bulunmamaktadır. e) 01.09.2.4 Dijital Ortama Aktarılması Gereken Belge Sayısı Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri bulunmamaktadır. f) 03.01.2.14 Asker Aile Yardımı Birimimiz arşivinde 2012 yılına ait düzenli olarak kaydı tutulan Asker Ailesi Yardımı Klasörü, verimize temel teşkil etmektedir. Performans Hedefi No Tablo 15: Performans Veri Kaynağı PERFORMANS VERİLERİNİN KAYNAKLARI Performans Göstergesi Veri Kaynağı 01.03.1.4 Müdürlerin Kendi Personeli İle Toplantıları Birim Toplantı Tutanakları 01.09.2.1 Kurum Arşivinin Kurulma Oranı 04.08.2010 gün ve 2010/49 nolu Meclis Kararı 01.09.2.2 Dijital Ortama Aktarılan Belge Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri Sayısı bulunmamaktadır. 01.09.2.3 Dijital Ortama Aktarılan Belge Sayısı Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri bulunmamaktadır. 01.09.2.4 Dijital Ortama Aktarılması Gereken Belge Sayısı 03.01.2.14 Asker Aile Yardımı Dijital Arşiv Çalışmaları henüz başlamadığından hiçbir veri bulunmamaktadır. Birimimiz Arşivinde Düzenli Olarak Kaydı Tutulan Asker Ailesi Yardımı Klasörü IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ: A. Üstünlükler Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin eğitimli ve işinde uzman olması, personelin son derece etkin bilgisayar kullanıcı olması, yaş ortalamasının genç olması ve ayrıca Birim Müdürünün 20 yıldan daha fazla iş tecrübesi ile her türlü mevzuata hâkim olması üstün olunan yönler olarak belirlenebilir. Bununla birlikte Yazı İşleri Müdürlüğü olarak beş adet şefliğin (kararlar şefliği, evlendirme memurluğu, genel evrak, asker aile yardımı ve arşiv) yürütmesi gereken iş ve işlemleri sadece (Müdür ve şef dâhil olmak üzere) 12 personel ile aksaklığa mahal vermeden yürütmesi, Müdürlüğümüzde yapılan tüm iş ve işlemlerin bilgisayar ortamında yürütülmesi üstünlüklerimiz arasındadır. Müdürlüğümüzün güncel mevzuatı takip etmesi, güncellenen mevzuatı zamanında ve doğru olarak uygulaması, genel evrak kayıt sisteminin SAYSİS Otomasyon sistemin tutulması ve Meclis-Encümen kararlarının Kamu Hizmet standartlarına riayet edilmesi, İlçemizdeki vatandaşlarımıza karşı güler yüz gösterilmesi, empati kurulması ve hizmetten memnun olmuş bir şekilde ayrılması olarak sıralanabilir. B. Zayıflıklar Yeni kurulan ilçemiz İstanbul un en önemli çekim ve cazibe merkezlerinden biri haline gelmiştir. İlçemizin yeni kurulmuş olması beraberinde ihtiyaçları da arttırmış bulunmaktadır. Özellikle ilçemizde eksikliği yoğun bir şekilde hissedilen ve ikamet eden vatandaşlarımız tarafından da en çok talep edilen ihtiyacımız Nikâh Sarayıdır. İlçemizin nüfusunun 180.000 19
civarında olduğu ve diğer ilçe belediyelerinin Nikâh Sarayları göz önüne alındığında, ilçemizin vizyonunu yansıtacak Prestijli Bir Nikâh Sarayına ihtiyaç duyulmaktadır. C. Değerlendirme Yazı İşleri Müdürlüğü olarak genel anlamda çağdaş Belediyecilik standartlarında hizmet vermekte olup, Çekmeköy Belediyesi vizyonunu en iyi şekilde yansıtmak için gerekli olan tüm çalışmaların üzerinde hassasiyetle durmaktadır. 2012 yılı içinde gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerde Çekmeköy Halkının refah ve huzuru göz önünde bulundurularak her personelimiz görevini özveri ile yerine getirmiş ve getirmeye devam etmektedir. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER: Belediyemiz faaliyetlerine amaç ve politikalara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; Kaynakların ekonomik, etkili ve verimli kullanılmasını iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerini asgariye indirilmesi için Müdürlük olarak gerekli önlemleri alarak halkın refah ve huzuru için çalışmalarına devam etmektedir. 20
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Yazı İşleri Müdürlüğü./02/2013) İmdat KURUŞ Yazı İşleri Müdürü 21