EFQM MÜKEMMELLİK AŞAMALARI Mükemmellikte Yetkinlik (R4) BAŞVURU FORMU
Mükemmellikte Yetkinlik EFQM Mükemmellikte Yetkinlik Programı, EFQM in Avrupa Mükemmelliğe Yolculuğu Programının bir parçası olarak her sektördeki ve her büyüklükteki tüm kuruluşlara açıktır. Mükemmellik yolunda ilerleyen başarılı kuruluşları tanımak ve onlara bağımsız ve kapsamlı bir geri bildirim sağlamak üzere tasarlanmıştır. Mükemmellikte Yetkinlik, kuruluşunuzun performansının derinlemesine analiz edilmesine ve başarılarınızın tanınmasına imkân veren önemli bir değerlendirme çalışmasıdır. Kuruluşunuzun rekabet gücünü, verimliliğini ve etkililiğini artırma konusunda size önemli bir model sunar. Mükemmellikte Yetkinlik başvurunuz doğrultusunda, yetkin EFQM Mükemmellik Modeli Değerlendiricileri tarafından kuruluşunuzun sunacağı bilgiler ve tüm birim yöneticilerini ve çalışanlarınızı kapsayan saha ziyareti ile yapılan değerlendirme sonucu sizlere tüm yönetim yaklaşımlarınızın, iş yapma modellerinizin ve elde ettiğiniz sonuçları kapsayan detaylı bir geri Geri Bildirim Raporu sunulmaktadır. Geri Bildirim Raporu, ulaşmak istediniz sonuçlar, başarılar ve yönetsel yaklaşımlarınıza yönelik bir öğrenme ve iyileştirme fırsatı sunar. Mükemmellikte Yetkinlik değerlendirmesinde kuruluşun tanınmasındaki yöntem aynen Türkiye Mükemmellik Ödülündeki puanlama yaklaşımında olduğu gibidir. EFQM Mükemmellik Modeli çerçevesinde yapılan değerlendirme elde edilen bulgular, tespit edilen kuvvetli yönler ve iyileştirmeye açık alanlar doğrultusunda Modelin 32 alt kriteri için 100 üzerinden bir derecelendirme ve puanlama yapılır. 32 kriter için verilen puanlardan ana kriter puanı belirlenir. Ana kriter puanının belirlenmesinde alt kriterlerin toplam puanının ortalaması dikkate alınmaktadır. Ana kriter puanları bulunduktan sonra, Model kriter ağırlıkları ile çarpılarak toplandığından 1.000 tam puan üzerinden kuruluşun Mükemmellik seviyesi ortaya konmuş olur. Mükemmellik seviyesi puanı; 300 400 arasında ise 3 Yıldız Mükemmellikte Yetkinlik Belgesi, 401 500 arasında ise 4 Yıldız Yetkinlik Belgesi, 501 ve üstü ise 5 Yıldız Yetkinlik Belgesi ile tanınır. Mükemmellikte Yetkinlik Belgesini hak kazanan kuruluşlar, bu yetkinliği temsil eden logoları ürün ambalajları / hizmet belgeleri dışında her türlü basılı / dijital malzeme üzerinde kuruluş logoları ile birlikte kullanırlar. Bu logo, kuruluşun başarısı ve performansının bir göstergesinin dışında Mükemmellik Yolculuğundaki çabasını, paydaş beklentilerini karşılama ve sürekli gelişmeye verdiği önemin ve başarısının bir göstergesidir. Mükemmellik yaklaşımının özünde sürekli gelişim yer aldığı için, yetkinlik logolarının kuruluşlar tarafından 2 yıl boyunca kullanılabilir, daha sonra bir üst aşamaya veya Mükemmellik Ödülü seviyesine erişmesi beklenir. 3, 4 ve 5 Yıldız seviyesinde belgelendirme için herhangi bir sıra beklenmez. İlk kez başvuran bir kuruluş en üst seviyeden tanınabileceği gibi, ilk başvurusunda 3 Yıldız seviyesinde tanınan bir kuruluş bir sonraki aşamada Mükemmellik Ödülü için aday olabilir. Mükemmellikte Yetkinlik başvurusu için devam eden sayfalardaki Formu doldurup, formda belirtilen şekilde KalDer e iletmeniz ve formun sonunda yer alan Banka Hesap numarasına Başvuru Bedelini yatırmanız beklenmektedir. Mükemmellikte Yetkinlik süreci ile ilgili tüm sorularınız için bu formun sonunda belirtilen kişiler ile direkt temas kurabilirsiniz. Mükemmellik Yolculuğunuzda başarılar dileriz. Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 1/9
Mükemmellikte Yetkinlik Seviyeleri 3 Yıldız 3 Yıldız 4 Yıldız 5 Yıldız Kuruluş değişimi yönetme ve değişimle başa çıkma konusunda yetkin olduğunu ortaya koymaktadır Mükemmel kuruluşlardan beklenen yönetim yaklaşımları ve iş yapma yöntemleri konusunda iyi uygulama örnekleri vardır ve örneklerin artırılması konusunda kararlıdır. 4 Yıldız Birçok alanda değişimi yönetme ve değişim ile başa çıkma konusunda oldukça iyi bir performans göstermektedir. Kuruluş başarıya ulaşma, mükemmel sonuçlar elde etme konusunda önemli ölçüde bir çaba içindedir ve bu konuda elde ettiği başarılı sonuçlara ilişkin örnekler görülmeye başlamıştır. Kuruluşun belirlediği hedefin doğru olduğu ve bu yöne doğru gittiğinin işaretleri vardır. 5 Yıldız Değişimi yönetme ve değişimle başa çıkma kuruluşun iş yapma normları arasındadır. Bu konuda oldukça iyi bir performans gösterdiği ilişkin delillerin sayısı yüksektir. Kuruluş hedeflerini gerçekleştirmek için yaklaşımlarını sürekli geliştirmekte, rafine etmekte ve yalınlaştırmaktadır. Belirlediği strateji doğrultusunda hedefine giden yolda olduğunu ortaya koyan sonuçlar elde etmektedir. Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 2/9
Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu Bölüm A: KURULUŞ BİLGİLERİ Kuruluşun Adı ve Ünvanı Kuruluşun En Yetkili Kişisinin Adı ve Soyadı Kuruluşun Adresi Ünvanı Şehir Posta Kodu Yetkinlik Süreci için Temas Kurulacak Kişinin Adı ve Soyadı Adresi Ünvanı Şehir e-posta Telefon No Posta Kodu GSM No Faks No Kuruluşun Vergi No Fatura Adresi Şehir Posta Kodu Bölüm B: GENEL BİLGİLER Kuruluşun Kategorisi; Sizce kuruluşunuzu en iyi tanımlayan kutucuğu işaretleyiniz İşletmeler Eğitim Kamu ve Toplum Hizmetleri Sağlık Kamu Yönetimi ve Hizmetleri Sivil Toplum Kuruluşu Büyük Ölçekli Küçük Ölçekli (KOBİ)* * KOBİ: Kuruluştaki çalışan sayısı 250 kişiden az olan kuruluşlar. Kuruluş Bilgileri Kayıtlı Ticaret ve Sanayi Odası Sicil No Toplam Çalışan Sayısı Yerleşim Birimi Sayısı Alan (metre 2 ) Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 3/9
Sektör; Kuruluşunuzun faaliyet gösterdiği sektörü ve varsa alt sektörü belirtiniz. Sektörün Tanımı Kuruluşun Bağlı Olduğu Kurumun Bilgileri; Varsa, kuruluşun bağlı olduğu Bakanlık, Genel Müdürlük, Holding veya Şirketler Grubu vb Kurumun Adı Kurumunun Adresi En Yetkili Yöneticisinin Adı Soyadı Kuruluşa Ait Genel Bilgiler; Lütfen yaklaşık 250 kelime ile ana faaliyet alanınızı, ürün / hizmet konunuzu, müşterilerinizi, ana tedarikçilerinizi ve bölge, şube, bayi ağınıza ilişkin bilgilerinizi açıklayınız. Ayrıca bir sonraki tablo da (Tesis / Yerleşim Listesi Tablosu) ürün ve hizmetlerinizin üretildiği veya sunulduğu tesisleriniz ile ilgili detay bilgi veriniz. Ana Faaliyet Alanı Ürün ve Hizmetlerin Konusu Ana Müşteriler Ana Tedarikçiler Bölge / Şube / Bayi Yapısı Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 4/9
Tesisin / Yerleşimin Adresi Tesis / Yerleşim Tablosu * Çalışan Sayısı - Ürün ve / veya Hizmetler - - - - * Tesis / yerleşim listesi kurumun / kuruluşun tüzel kişiliği altındaki tüm üniteleri kapsamalıdır Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 5/9
Bölüm C: BAŞVURU ve ÜCRET Yetkinlik başvurusu, bu başvuru formunun A- D Bölümlerinin doldurulup KalDer e iletilmesi ve başvuru ücretinin ödenmesi ile başlar. 2014 Mükemmellik Aşamaları Başvuru Ücretleri (KDV Hariç ) Kuruluş* Üyelik ve UKH Durumu İşletmeler Kamu/STK Büyük Ölçekli (çalışan sayısı 250 ve üstü) 6.500 5.525 KOBİ (çalışan 101-250) UKH' a Katılan Kuruluşlar 5.500 4.675 KOBİ (çalışan sayısı 100 ve altı) 4.500 3.825 Büyük Ölçekli (çalışan sayısı 250 ve üstü) 7.500 6.375 KOBİ (çalışan 101-250) KalDer Üyeleri 6.500 5.525 KOBİ (çalışan sayısı 100 ve altı) 5.250 4.463 * Tabloda yer alan tüm ücretler KalDer Üye kuruluşları için verilen ücretlerdir. KalDer üyesi olmayan kuruluşlara, tablodaki ücretlere % 25 eklenir. Mükemmellik Aşamalarında Özel İndirim ve Notlar Mükemmellik Aşamaları başvurularında Kamu ve STK'lar için İşletmelere göre % 15 indirim uygulanır (yukarıdaki tablodaki ücretlere bu indirim yansıtılmıştır). UKH Programına katılan kuruluşlar ilk yıl içinde bu belgelendirme için müracaat ederlerse tabloda belirtilen ücretlere % 10 oranında ek indirim uygulanır. Ücretlere aşağıda belirtilen masraflar dâhil değildir. Bunlar Kuruluş tarafından karşılanır: - Farklı şehirden gelen değerlendiricilerin ulaşım, konaklama ve konaklama dâhilinde yemek ücretleri - Saha ziyareti ve uzlaşım sırasında değerlendiricilerin kuruluş ve kuruluşun tesislerine ulaşımı - Saha ziyaretini takiben yapılacak uzlaşım toplantısı toplantı yeri ve bu toplantı için gereken ulaşım ve/veya konaklama giderleri Ödül başvurusunda bulunan veya dış değerlendirme alan bir kuruluşun, saha ziyareti sonrasında EFQM kararlılık veya yetkinlik belgelendirmesi almak istemesi durumunda, ilgili hizmet bedeline ek olarak 1.000 öder. Böyle bir durumda talep edilen belge ücreti için KOBİ, Kamu, STK veya UKH indirimi uygulanmaz Dikkat: Başvuru ücretleri, başvuru formunun tesliminden sonra en geç 10 gün içinde aşağıda belirtilen banka hesabına yatırılmalı ve banka dekontu KalDer e iletilmelidir. Ödeme bilgileri bu sürede iletilmeyen başvurular dikkate alınmayacaktır. Özel durumlar için lütfen belirtilen iletişim bilgilerine başvurunuz. Banka Hesap No: Iban No: TR30 0006 2000 3500 0001 2996 86 Garanti Bankası Suadiye Şubesi 1299686 KalDer hesabı Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 6/9
Bölüm D ALT AŞAMA SEÇENEĞİ VE DEKLARASYON Alt Aşama Seçeneği: Mükemmellikte Yetkinlik için kuruluşunuzun ulaşması gereken puan seviyesi ilk bölümde belirtildiği gibi 300 dür. Ancak, bu seviyenin altında kalındığında, elde edebileceğiniz bir tanıma aşaması daha vardır. İsterseniz, kuruluşunuza değerlendirici ekibinin yapacağı saha ziyareti sonrasında, koşulların uygunluğu teyit edilirse, Mükemmellikte Kararlılık 2 Yıldız Onayı verilebilir. Her iki durumda da kuvvetli ve iyileştirmeye açık alanlarınızı ve kriter puanınızla birlikte, toplam puanınızı içeren bir geri bildirim raporu almış olacaksınız. Kuruluşunuzun Mükemmellikte Kararlılık 2 Yıldız ile ilgili görüşüne göre aşağıdaki kutucuklardan birisini işaretleyiniz: Evet, Mükemmellikte Yetkinlik Onayı Almak İstiyoruz Hayır, Mükemmellikte Yetkinlik Onayı ile İlgilenmiyoruz Deklarasyon: Kuruluşumun EFQM Mükemmellikte Yetkinlik Programı için başvurmaya uygun olduğunu ve bu formda yer alan bilgilerin doğru olduğunu beyan ediyorum. Kuruluşum adına Mükemmellikte Yetkinlik Programı nın kurallarına bağlı kalmayı, sürecin sonunda KalDer in belirleyeceği sonucu ve KalDer in programın gereklerini karşılamayan başvuruları reddetme hakkının bulunduğunu kabul ediyorum. İmzalayanın İsim ve Ünvanı Tarih İmza (En üst düzey yönetici tarafından imzalanacaktır.) Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 7/9
Bölüm E KURULUŞUN BÜYÜKLÜĞÜ ve TİPİ İLE İLGİLİ EK BİLGİ 2013 yılında Türkiye Mükemmellik Ödülü Süreci ve EFQM Mükemmellik Süreçlerindeki paralel değişiklik doğrultusunda Ödül ve Tanıma başvurularındaki İş Birimi ve Operasyonel Birim Kategorileri ayrımı kaldırılmıştır. Her iki kategori, başvuran kuruluşun işletme / kamu ya da büyük ölçekli / orta ve küçük ölçekli kendi yapısı dâhilinde ele alınmaktadır. Operasyonel birim veya iş birimi ile ilgili özellikler dikkate alınarak değerlendirme yapılmakta, bu özelliğin sonucu olan bazı hususlar kapsam dışını olarak değerlendirilmektedir. Aşağıdaki, büyük ölçekli, orta ve küçük ölçekli, kamu, iş birimi ve operasyonel birim tanımlarına ve kabullerine yer verilmiştir: Büyük Ölçekli İşletmeler ve İş Birimleri Büyük Ölçekli İşletmeler, çalışan sayısı 250 den fazla olan işletmelerdir. İş birimi aşağıdaki özellikleri taşır: Kuruluşun yıllık faaliyet raporunda ayrı bir iş birimi olarak yer alır, Tüm finansal kayıtları ile bağımsız bir kar merkezidir, Yıllık satışının %50 den fazlasını kuruluş dışına yapar, Temel organizasyonel fonksiyonların tümüne sahiptir, Çalışan sayısı 250 den fazladır. Öte yandan, iş birimi bağlı olduğu kuruluşla özdeş bir isim ve marka kullanabilir. Operasyonel Birimler Aşağıdaki özellikleri taşırlar: Kuruluşun yıllık raporlarında ayrıca yer almazlar; Maliyet merkezli çalışırlar; Yıllık satışının %50 den azı dış müşterilerdir, Organizasyonel fonksiyonları sınırlıdır, Çalışan sayısı 250 den fazladır. Fabrika, montaj fabrikası, satış ve pazarlama kuruluşu, araştırma birimi operasyonel birim örnekleri olarak verilebilir. Kamu Sektörü Kamu sektörü, kar amacı olmayan kurum ve kuruluşlardır. Kurum, organizasyonun bütünü veya kısımları olabilir. Çoğu kamu kuruluşu, yukarıda belirtilen operasyonel birimlerin özelliklerini taşır. KOBİ (Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler) Çalışan sayısı 250 den az özel sektör kuruluşlarıdır. KOBİ kuruluşları, bağımsız veya daha büyük bir kuruluşa bağlı kuruluşlar olarak değerlendirilirler. Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 8/9
Bölüm F ÖNEMLİ TARİHLER Kuruluşlar için önemli tarihler: Son Başvuru * : 30 Haziran 2014 Başvuru Dokümanını Teslim Tarihi * : 20 Ağustos 2014 Saha Ziyareti : Eylül 2014* * Kuruluşlar, Mükemmellikte Yetkinlik için yılın herhangi bir tarihinde başvuru yapabilirler. Fakat her yıl geleneksel olarak Ulusal Kalite Kongresi kapsamında gerçekleştirilen Ödül Töreninde Yetkinlik Belgesi Sertifikası ile tanınarak bu sertifikanın sahnede kendirlerine takdim edilmektedir. Bu seremonide yer almayı arzu eden kuruluşların değerlendirilmeleri, belirli bir takvim içinde gerçekleştirilmesi zorunluluğu vardır. Bu nedenle 2014 yılında bu seremonide belgelerini almak isteyen kuruluşların son başvuru ve doküman teslim tarihleri burada belirtildiği gibidir. Lütfen, başvuru formunu posta ile KalDer, Centrum İş Merkezi Aydınevler Sanayi Cad. No:3 Küçükyalı 34854 İstanbul adresi, EFQM Mükemmellik Aşamaları Yöneticisi Orhan Argon adına gönderiniz. (Ödemelerinizi lütfen banka transferi yoluyla gerçekleştiriniz.) Yetkinlik Belgelendirmesi ve Mükemmellik Aşamaları (Yetkinlik ve Kararlılık) konusunda bilgi için: KalDer Berçin Gün Türkiye Mükemmellik Ödülü Sekreteri Centrum İş Merkezi, Aydınevler Sanayi Cad.No:3 Küçükyalı 34854 İstanbul Telefon: 0216 518 42 84; Faks: 0216 518 42 86 Bercin.gun@kalder.org Mükemmellikte Yetkinlik Başvuru Formu 9/9