Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon No Revizyon Tarihi Sayfa No S.PR.002 01.01.2003 04 30.04.2010 1/10 BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon No Revizyon Tarihi Madde No Revizyon İçeriği 01 26.11.2003 F 008 yazı olarak düzeltildi, tören ifadesi çıkartıldı 02 18.12.2003 Dosya kapanışına kayıt ve onay kısımları eklendi 03 18.10.2006 K 080 formuna referans verildi 04 30.04.2010 Tümü Doküman formatı ve doküman kodu değişti. 4.1 4.2 4.3 4.4 P-060 Prosedürünün içeriği bu maddeye yerleştirildi. P-090 Kapsam Değişikliği Prosedürünün içeriği bu prosedüre eklendi. P-100 Yönetim Sisteminde Yapılan Değişiklikler Prosedürünün içeriği bu prosedüre eklendi. P-160 Sistemi Kurallarında Yapılan Değişiklikler Prosedürünün içeriği bu prosedüre eklendi. 4.5 P-180 Yayınlar Prosedürünün içeriği bu prosedüre eklendi. 4.6 P-215 Acil Durum Prosedürünün içeriği bu prosedüre eklendi. 6 17021standart içeriğine uygun referanslar eklendi. Kalite Yönetim Genel Müdür
1.0 AMAÇ 1.1 Kiwa - Meyer in denetimler sonucunda başarılı bulunan müşterilerinin belgelendirme işleminin sonuçlandırılması sırasında yürüttüğü faaliyetlerin genel yapısını ortaya koymaktır. 1.2 kalite yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi ardından sertifika kapsamında yapılacak değişiklikler durumunda izlenecek olan yöntemi tanımlamaktır. 1.3 yönetim sistemlerinde yapılacak değişiklikler durumunda izlenecek olan yöntemi tanımlamaktır. 1.4 Kiwa - Meyer e ait dokümantasyonu ISO ve TÜRKAK tarafından ortaya konan koşullara uygun olarak güncel tutmak için kullanılan sistemi tanımlamaktır. 1.5 Denetim esnasında, karşılaşılabilecek acil durumları ortaya koymak ve bu durumda yapılacak faaliyetleri belirlemek. 2.0 KAPSAM 2.1 Kiwa - Meyer belgelendirme komitesi tarafından belgelendirme ve denetim süreci onaylanan tüm müşterilere uygulanır. 2.2 Kiwa - Meyer in belgelendirdiği tüm müşteriler için uygulanır. 2.3 Belgelendirilmiş müşterilerin durumunda önemli değişikliklere neden olan yönetim sistemi değişikliklerine uygulanır. Bu değişiklikler; üretim, işgücü, tesis yer, kapsam, proses, yasal statü, izinler vb. değişiklikleri şeklinde ortaya çıkabilir. 2.4 Bu prosedür, Kiwa - Meyer e ait olan ve değiştirilmeleri halinde müşterinin kalite sisteminde de bir değişikliğe sebep olmaları muhtemel tüm dokümantasyona, el kitabı ve prosedürlere uygulanır. 2.5 Kiwa - Meyer in gerçekleştirdiği tüm denetimlerde karşılaşılabilecek acil durumları kapsar. 3.0 SORUMLULUKLAR 3.1 ile ilgili sorumluluklar Komitesi ve ne aittir. 3.2 Acil durumlar ile ilgili sorumluluklar: a) Denetçiler acil durum prosedüründe belirtilen hallerde prosedürü uygulamaya veya uygulamamaya karar vermekle yetkilidir. b) Bu prosedürün 4.6 maddesinde belirtilen haller dışında acil durum prosedürünün uygulanması ancak nün onayı ile gerçekleştirilebilir. c), denetçilerin gerekli kaynak ve lojistik ihtiyaçlarını karşılamakla sorumludur. S.PR.002/30.04.2010/R4 2/10
4.0 UYGULAMA 4.1 Denetim ve süreci onaylanır Kayıtlar S.FR.011 Tavsiye Raporu Sorumluluk Komitesi ye bilgi verilir Üç yıllık gözetim süreci programlanır Sertifika imzalanır ve Pakedi müşteriye gönderilir Bedelini gönderir Ara Denetim Programı SD.008 Pakedi Makbuz - Dekont GM Logo Kullanım sözleşmesini imzalar ve Kiwa - Meyer e gönderir Dosya kapanışı onaylanır ve dosya arşive gönderilir SON FR.003 Sertifika ve Logo Kullanım Sözleşmesi S.Q.CL.002 KYS Denetim Paketi Kontrol Formu S.E.CL.001 ÇYS Denetim Paketi Kontrol Formu Grup Başkanı / S.PR.002/30.04.2010/R4 3/10
4.2 Kapsam Değişiklikleri kapsam değişikliği talebinde bulunur Kayıtlar FR.009 de Değişiklik Talebi Sorumluluk Kapsam değişikliği kabul edilebilir mi? FR.009 de Değişiklik Talebi Durum ye Bildirilir Özel denetim gerekir mi? ye gerekli bilgiler verilir Denetim planı yapılır ve programa alınır S.FR.014 Denetim Planı / Yeni kapsamın uygunluğunu doğrulamak üzere denetim yapılır S.Q.FR.002 2. Aşama KYS Denetim Raporu S.E.FR.002 ÇYS Çevre Denetim Raporu S.F.FR.003 Denetim Raporu ye bilgi verilir, yeni sertifika hazırlanarak müşteriye gönderilir. S.Q.FR.001 Kalite Sistem Denetim Sertifikası S.E.FR.001 Çevre Sistem Denetim Sertifikası S.F.FR.001 Gıda Sistem Denetim Sertifikası S.M.FR.001 Medikal Sistem Denetim Sert. Ara denetim programına sadık kalınarak belgelendirme sürecine devam edilir. Ara Denetim Programı / SON S.PR.002/30.04.2010/R4 4/10
4.3 Yönetim Sisteminde Yapılan Değişiklikler Kayıtlar Sorumluluk yapılan sistem değişikliğini bildirir FR.009 de Değişiklik Talebi Değişiklik Kiwa - Meyer tarafından incelenir ve değerlendirilir FR.009 de Değişiklik Talebi Özel denetim gerekir mi? FR.009 de Değişiklik Talebi Formu doldurulur, müşteri dosyasına eklenir ye gerekli bilgiler verilir Denetim planı yapılır ve programa alınır Sistem değişikliğinin uygunluğunu doğrulamak üzere denetim yapılır Sonuç olumlu mudur? S.FR.014 Denetim Planı S.Q.FR.002 2. Aşama KYS Denetim Raporu S.E.FR.002 ÇYS Çevre Denetim Raporu S.F.FR.003 Denetim Raporu S.FR.011 Tavsiye Raporu / Komitesi Değişiklikler yapılır Ara denetim programına sadık kalınarak belgelendirme sürecine devam edilir. Ara Denetim Programı / SON S.PR.002/30.04.2010/R4 5/10
4.4 Sistemi Kurallarında Yapılan Değişiklikler Kayıtlar Sorumluluk Değişikliklerle ilgili bilgiler Kiwa - Meyer e ulaşır TÜRKAK Değişiklik gözden geçirilir İlk taslak prosedür hazırlanır İlk taslak Etkilenen müşteri var mı? İlk taslak Danışma Kuruluna incelenmek üzere gönderilir Toplantı tutanağı Taslak hazırlanır, etkilenen müşterilere gönderilir Taslak görüşlerini gönderir Nihai taslak hazırlanır Son taslak incelenmek üzere Danışma Kuruluna gönderilir Dokümana son hali verilir Toplantı tutanağı İlgili prosedür Yürürlük tarihi ve öngörülen denetim ihtiyaçları dahil gerekli bilgiler müşterilere gönderilir onayladı mı? değişiklikleri uygulamaya koyar, denetim programlanır / Kiwa - Meyer PR.015 Şikayetler ve İtirazlar Prosedürü uyarınca itiraz sürecini başlatır SON / Kiwa - Meyer S.PR.002/30.04.2010/R4 6/10
S.PR.002/30.04.2010/R4 7/10
4.5 Yayınlar 4.5.1 Kiwa - Meyer, belgelendirdiği müşterilerin bir listesini hazırlar ve güncel olarak kullanıma sunar. Bu listede belge verilen müşteriler, belgelendirme kapsamı, adresleri ve belgelendirmeye esas standart yer alır. (a) Bu yayın Kiwa - Meyer kanalı ile talep edilmesi durumunda ilgililere verilir. (b) Bu yayın veri tabanı vasıtasıyla sürekli güncel tutulur. (c) Kiwa - Meyer listeyi akreditasyon kurumu bilgisi dahilinde tutar. 4.5.2 Kiwa - Meyer aşağıdaki dokümanları hazırlar, güncelleştirir ve kullanıma açık tutar (a) Kiwa - Meyer belgelendirme sistemi ile ilgili prosedür ve dokümanlar. (b) hak ve sorumlulukları. (c) Şikayet, itiraz ve uyuşmazlıklarla ilgili bilgiler. Yukarıda verilen bilgiler, S.F.007 Sözleşme imzalanmasını müteakip gönderilen paketi ve belgelendirme paketinde yer alır. Ayrıca talep edilmesi durumunda da gönderilir. 4.5.3 6, 9, 12 aylık ara denetim programları hazırlık aşamasında görüşülür ve firma bilgi formunda yansıtılır. 4.5.4 Kiwa - Meyer talep edilmesi halinde akreditasyon kapsamı ve fiyat listesini sağlar. S.PR.002/30.04.2010/R4 8/10
4.6 Acil durum prosedürünün uygulanacağı durumlar ve olası tedbirler ACİL DURUM OLASI TEDBİR ve DOKÜMANTASYON Firmanın denetçiyi başka firmanın tesisine götürmesi Çalışan sayısının belirtilenden az ya da fazla çıkması. Firmanın üretim hizmet altyapısının ortadan kalkmış olması Silahla veya silahsız tehdit girişimi. Denetim süresinin kısaltılması için yapılan kötü niyetli faaliyetler. (Örneğin; zamanında buluşma noktasına firmanın gelmemesi, öğlen yemeğine dışarıya götürülmesi ve çok uzak bir yere gidilmesi, istenen dokümanların çok geç getirilmesi). Denetçinin denetime geç kalması Denetim esnasında yangın çıkması veya iş kazasının oluşması. Denetimde Kalite Yönetim Temsilcisinin bulunmaması. Denetim esnasında KYT'nin ölüm veya acil bir durumdan dolayı denetimden ayrılması. Denetim de başka firma elemanının kendi elemanı gibi tanıtılması veya başka firmanın elemanının yetkinlik belgelerinin sunulması Denetim ekibini, denetlenen firmanın kovması, kabul etmemesi. Firmanın resmi evrakları talep edilir, temin edilmesi istenir, makul bir zaman verilir, evraklar temin edilene dek denetime başlanmaz Durum sigorta bildirgesi ile teyit edilir, dosyaya eklenir, denetim süresi uygun olacak şekilde teklif yeniden düzenlenir, denetim planı revize edilir. Mevcut uygulamalar denetlenir, eksik olan hususlar değerlendirmeye alınmaz F 025 formu uygun şekilde doldurulur, firma altyapısını yeniden kazanana dek belgenin askıya alınması tavsiye edilir. Denetim normal olarak devam ettirilir, gerekirse, bu durum raporda ve F 38 denetçi geri besleme formunda belirtilir. Denetim merkez ofis tarafından geçersiz kılınacaktır. İyi niyet çerçevesinde firma yetkilileri uyarılır, denetim süresinin tamamlanması için çalışmalar yapılır, her durumda tamamlama söz konusu olmazsa durum raporda ve F 38 denetçi geri besleme formunda belirtilir. Merkez ofis denetim süresinin tamamlanması için girişimde bulunur Denetçi güvenliği esastır, denetim ertelenir. Denetçi kendi güvenliği için her türlü tedbiri alır. Denetim kesilir, durum normalleşene kadar erteleme gerçekleşir. Geçmişe yönelik 3 aylık sigorta bildirgesi talep edilir. Temin edilememesi durumunda denetim sürdürülmez. Firma yetkilisinin gelmesi beklenir. Eksik denetim süresi tamamlanır Denetim ekibi, denetim mahallini terkeder Denetimden sonra firmanın denetçiye ulaşım imkanı sağlamaması ve firmanın ulaşımı zor bir yerde olması. Kiwa - Meyer merkez ofisten tercihen denetimden uygun bir zaman önce destek talebinde bulunulur. Danışman denetimde bulunabilir, fiili iştirakte bulunamaz. Bulunması halinde gerekli uyarılar Danışmanın denetime katılması yapılır. Bu durumun sürmesi halinde denetim sürdürülmez Her durumda yukarıda gerçekleşen acil durumlar, denetim raporları üzerinde gerçekleşen durum, acil durum ve alınan tedbirler şeklinde dokümante edilmelidir. Denetçi acil durumların oluştuğu her olayı F 38 Denetçi Geri Besleme Formunu kullanarak Kiwa - Meyer e bildirmelidir. Acil durumun göğüslenmesi sırasında denetim kurallarından dışarı çıkma söz konusu olursa bu husus tavsiye raporuna etki etmelidir. Denetim kuralları çerçevesinde eksiklik oluşan hususlar giderilmeden belgelendirme yapılmaz. S.PR.002/30.04.2010/R4 9/10
5.0 KAYITLAR 5.1 S.FR.011 Tavsiye Raporu 5.2 SD.008 Pakedi 5.3 FR.003 Sertifika ve Logo Kullanım Sözleşmesi 5.4 S.Q.CL.002 KYS Denetim Paketi Kontrol Formu 5.5 S.E.CL.001 ÇYS Denetim Paketi Kontrol Formu 5.6 FR.009 de Değişiklik Talebi 5.7 S.FR.014 Denetim Planı 5.8 S.Q.FR.002 2. Aşama KYS Denetim Raporu 5.9 S.E.FR.002 ÇYS Çevre Denetim Raporu 5.10 S.F.FR.003 Denetim Raporu 5.11 S.Q.FR.001 Kalite Yönetim Sistemi Sertifikası 5.12 S.E.FR.001 Çevre Sistem Denetim Sertifikası 5.13 S.F.FR.001 Gıda Sistem Denetim Sertifikası 5.14 S.M.FR.001 Medikal Sistem Denetim Sertifikası 5.15 S.F.007 Sözleşme 5.16 Belgelendirilmiş müşteriler listesi / rehberi BFR 6.0 REFERANSLAR Standart No Standart Adı Madde No / Adı TS EN ISO/IEC 17021 Uygunluk Değerlendirmesi - Yönetim Sistemlerinin Tetkikini ve sini Sağlayan Kuruluşlar için Şartlar 8.2 Sertifikasyon dokümanları 8.6 Kuruluşu ve müşterileri arasındaki bilgi değişimi 9.2 İlk denetim ve belgelendirme S.PR.002/30.04.2010/R4 10/10