1 / 9 Bağlarbaşı Mh. 1. Barış Sk. No:36 Osmangazi, Bursa / Türkiye /

Transkript

1 AMAÇ: Bu talimatın amacı, DHB ürün/hizmet Belgelendirme Merkezi nin, Türkiye de ve uluslar arası alanda yapmakta olduğu helal gıda ve ürün belgelendirmesi faaliyetlerinin yürütülmesi, bu faaliyetler kapsamında düzenlenen belge ve bununla ilişkilendirilmiş markanın kullanılma usul ve esaslarının düzenlenmesidir. SORUMLULUK ve YETKİLER: Bu talimatın oluşturulmasından DHB Genel Merkezi Kalite Departmanı, uygulanmasından DHB Genel Merkezi ve bağlı bulunan tüm şube ve temsilcilikler sorumludur. Bu Talimatname, Dünya Helal Birliği Helal Sertifikasyon Yönetmeliği ve OIC SMIIC/DHB TSOIC/SMICC, OIC SMIIC Standartlarına dayanılarak hazırlanmıştır. TERMİNOLOJİ ve KISALTMALAR: Bu Talimatnamede geçen bazı kısaltmalar ve tarifler aşağıda verilmiştir; DHB : Dünya Helal Birliği ÜBM: DHB ürün/hizmet Belgelendirme Müdürü Talimatname: DHB ürün/hizmet Belgelendirme Merkezi Helal Gıda Belgelendirme Talimatnamesi Belge: Bu Talimatname ve ÜBM kalite yönetim sistemi esasları kapsamında yürütülen helal gıda belgelendirmesi işlemleri neticesinde düzenlenen doküman DHB Helal Gıda Markası: DHB tarafından tescil ettirilmiş ve düzenlenen sözleşme ile belge konusu gıda maddesi üzerinde kullanma hakkı verilen Marka. Standard:OIC SMIIC/DHB OIC SMIIC Standardları. Üretici: Helal gıda üreten, imal eden, ıslah eden veya ürün/hizmete adını, ticarî markasını veya ayırt edici işaretini koymak suretiyle kendini üretici olarak tanıtan gerçek veya tüzel kişi; üreticinin Türkiye dışında olması halinde, üretici tarafından yetkilendirilen Türkiye de yerleşik yasal temsilci ve/veya ithalatçı. Gerçek Üretici: Helal gıda maddesinin tasarımını yapan veya yaptıran veya tasarımı yapılmış helal gıda maddesini kendine ait bir üretim yerinde üreten üretici. Fason Üretim Yaptıran Üretici: Kendi adına tasarımını yaptığı veya yaptırdığı bir helal gıda maddesini anlaşmalı olduğu bir gerçek üreticinin tesisinde ürettiren üretici. Başvuru Sahibi: DHB ürün/hizmet belgelendirme sisteminin öngördüğü yükümlülükleri üstlenerek, bir helal gıda maddesinin belgelendirilmesi amacıyla DHB ye başvuran gerçek veya tüzel kişi. Belge Sahibi: DHB helal gıda belgelendirmesi sisteminin öngördüğü yükümlülükleri yerine getirerek, ilgili standarda uygun olarak üretilip piyasaya arz edildikleri belirtilen helal gıda maddeleri için belge almaya hak kazanan gerçek veya tüzel kişi. Sözleşme: Bu Talimatname kapsamındaki helal gıda belgesi ve/veya helal gıda markası kullanma hakkı verilmek üzere yeterli görülen bir helal gıda maddesi için belge ve/veya helal gıda markası kullanma hakkının şartlarını düzenleyen başvuru sahibi ile ÜBM arasında imzalanan anlaşma. Bölgesel ve Uluslararası Anlaşmalara Göre Verilen Helal Gıda Belgeleri: DHB nin yapmış olduğu uluslararası helal gıda belgelendirmesi anlaşmaları çerçevesinde, bu anlaşmaların kuralları uygulanarak ÜBM tarafından düzenlenen ve varsa ilişkilendirilmiş marka kullanma hakkı verilen belgeler. EKLER: Yok DEĞİŞİKLİKLER: Yok KAPSAM: Bu Talimatname, DHB ürün/hizmet Belgelendirme Merkezi nin, helal gıda belgelendirmesi faaliyetlerinin yürütülmesiyle ilgili usul ve esasları kapsar. ORGANLAR 1.1 Belgelendirme Komitesi TL2 1 / 9

2 ÜBM bünyesinde faaliyet göstermek üzere, tarafsızlık, bağımsızlık ve şeffaflık ilkesini sağlayabilecek şekilde, DHB bünyesinde görev yapmakta olan ve belgelendirme hizmetleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişiler arasından ÜBM Başkanlığı tarafından teklif edilen ve DHB Başkanı tarafından atanan komitedir. 1.2 Helal Gıda Ürün/Hizmet Belgelendirme Müdürü ÜBM Başkanlığı bünyesinde ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü nün hizmet verdiği helal gıda belgelendirmesi alanında faaliyet göstermek üzere, tarafsızlık, bağımsızlık ve şeffaflık ilkesini sağlayabilecek şekilde, helal gıda belgelendirme hizmetleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişiler arasından bir asil ve bir yedek üyesi Diyanet İşleri Başkanlığı teşkilatınca görevlendirilen dini uzmandan oluşan ÜBM tarafından teklif edilen ve DHB Başkanı tarafından üç asil, iki yedek toplam beş üyeden oluşan komisyondur. Helal Gıda Belgelendirme Komisyonu, bu Talimatname ve Belgelendirme Komitesince belirlenen uygulama esasları çerçevesinde, belgelendirme başvurularıyla ilgili olarak, ÜBM Başkanlığı tarafından yetkilendirildiği faaliyet alanındaki belgelendirme birimlerinden intikal eden değerlendirme raporlarını değerlendirerek karara bağlayan organdır. 1.3 İtiraz ve Şikayet Komitesi Tarafsızlık, bağımsızlık ve şeffaflık ilkesini sağlayabilecek şekilde, DHB bünyesinde görev yapmakta olan ve belgelendirme hizmetleri konularında bilgi ve tecrübe sahibi kişiler arasından ÜBM tarafından teklif edilen ve DHB Başkanı tarafından atanan, ÜBM tarafından yürütülen hizmetlerle ilgili bütün itiraz, şikâyet ve uyuşmazlıkları karara bağlayan organdır.helal şartları konusunda uzlaşılamayan konularda nihai çözüm otoritesi T.C. Diyanet İşleri Teşkilatıdır. 1.4 Uzman Komitesi Ürün/hizmet Belgelendirme Merkezi Başkanlığı nda belgelendirme ve inceleme faaliyetlerinde görevlendirilecek personelin yeterliliğini değerlendirerek onaylamakla yetkili karar organıdır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM BAŞVURU ŞARTLARI VE KABULÜ 2.1 Bu Talimatnamenin kapsamındaki helal gıda belgelendirme faaliyetleri için yapılacak ilk başvurular, ÜBM tarafından hazırlanmış matbu başvuru formu doldurulup, bu formda belirtilen idari dokümanlar ile helal gıda maddesi ve üretim yeriyle ilgili teknik dokümanlar başvuru formuna eklenerek yapılır. 2.2 Başvurular her helal gıda ürün/hizmet grubu ve üretim yeri için ayrı başvuru formu eksiksiz doldurularak yapılır. Başvuru formu ekinde yer alması gereken teknik dokümanlarda eksiklik olması halinde, başvuru formunun ve idari dokümanların ibraz edilmesi kaydıyla söz konusu başvuru işleme konulabilir. Bu durumda başvuru sahibi eksik teknik dokümanları belgelendirme süreci içinde tamamlamakla yükümlüdür. Başvuru dokümanlarının yeterli bulunmadığı durumda, başvuru sahibi kuruluş eksiklikler hakkında yazılı olarak bilgilendirilir. Başvuru sahibi kuruluş tarafından 6 ay içerisinde eksikliklerin giderilmemesi ve/veya inceleme yapılmasını kabul etmemesi halinde başvuru işlemden kaldırılır. Başvurunun iptali, başvuru sahibi kuruluşun yazılı talebi ile de yapılabilir. 2.3 Belgelendirilmesi talep edilen helal gıda maddesi için kullanılacak ticari markanın ürün/hizmetile ilgili Türkiye de ve/veya ürün/hizmetin piyasaya arz edileceği ülkelerde tescilli olması esastır. Ancak, marka tescili ile ilgili işlemleri başvurulan ürün/hizmet için başlatılmış olduğuna dair yazılı delil sunulması halinde belgelendirme işlemleri için başvuru kabul edilir ve başvuru sahibine tescil işlemlerini tamamlaması için belgelendirme tarihinden itibaren bir (1) yıl süre verilir. Ancak, bu süre sonunda marka tescili işleminin sonuçlanmamış olması halinde belge yenileme işlemi yapılmaz. Marka tescili işlemi olumsuz sonuçlanan firmaların, yeni bir marka için tescil başvurusu yaptıklarını yazılı olarak ÜBM ye beyan etmeleri halinde, bir sefere mahsus olmak kaydıyla bir (1) yıl süre verilerek veya tescil edilmiş farklı bir markaya göre belge düzenlenmesini talep etmesi halinde belge yeni markaya göre düzenlenir. 2.4 Belge sahibi kuruluşlar tarafından yapılacak ilave belgelendirme başvurularında, daha önce ibraz edilen bilgi ve evrakta herhangi bir değişiklik olmadığına dair yapılacak yazılı beyana bağlı olarak, bu evraklar başvuru sahibinden tekrar istenmeyebilir. TL2 2 / 9

3 2.5 Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü, helal gıda belgelendirmesi yapma imkânı olmadığına karar verdiği konularda, Belgelendirme Komitesi nin kararıyla belgelendirme yapmayı reddedebilir. 2.6 Gerçek üreticinin Türkiye ve Yurt dışında olması halinde, başvuru sahibinin gerçek üretici tarafından yetkilendirilen Türkiye de yerleşik yasal temsilci ve/veya ithalatçısı olması zorunludur. 2.7 Üretim yeri incelemesi esnasında, başvuru sahibinin yapacağı yeni başvurular, kapsam değişikliği veya fesih talepleri görevlendirilmiş uzmanlarca yazılı olarak alınarak, inceleme sırasında Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü ne intikal ettirilir. Bu durumda yapılmakta olan inceleme, Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü nün ilgili kararına göre sonuçlandırılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM HELAL GIDA BELGELENDİRME İŞLEMLERİ 3.1 ÜBM, başvuru sahibi tarafından belgelendirmesi talep edilen helal gıda maddesi ve üretim yeri hakkında yeterli seviyede bilgi temin edemediği takdirde belgelendirme işlemlerini durdurabilir veya başvuruyu işlemden kaldırabilir. 3.2 Üretim Yeri İncelemesi Üretim yeri incelemesi yapılması gereken belgelendirme işlemlerinde üretim yeri, ÜBM nin görevlendirdiği Uzmanlar tarafından helal gıda üretim şartları, personel, üretim donanımı ve kalite kontrol imkânlarının yeterliliği açısından yerinde değerlendirilir. Üretim yeri değişikliği durumunda kuruluşun yeni üretim yeri mutlaka incelenir. 3.3 Numune Alma İnceleme heyetince gerek duyulması halinde, muayene ve deney için ihtiyaç duyulan miktarda numune alınır. Numune alma yöntemi ve planı Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belirlenir. Numune ve varsa şahit numuneler üzerindeki işaretleme ve etiketler hiçbir şekilde bozulmadan ve numune zarar görmeden muhafazası ve ÜBM tarafından belirlenen laboratuvarlara teslim edilme yükümlülüğü Başvuru Sahibine aittir. 3.4 Muayene ve Deney Helal gıda belgelendirmesi hizmetleri kapsamında yapılacak muayene ve deneyler, Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belirlenir, tanımlanır ve sınıflandırılır. İnceleme heyeti tarafından alınan numuneler üzerinde yapılması gereken muayene ve deneyler, ÜBM tarafından yeterliliği kabul edilen laboratuvarlarda, ÜBM tarafından belirlenmiş olan şartlarda yapılır veya yaptırılır. 3.5 Başvuru sahibi kuruluşların ibraz edecekleri, TÜRKAK ve TÜRKAK ın tanımış olduğu akredite kuruluşlar tarafından düzenlenmiş veya ÜBM tarafından yeterliliği kabul edilmiş laboratuvarlar tarafından hazırlanmış muayene ve deney raporları ÜBM tarafından kabul edilebilir. 3.6 Belgelendirilecek nihai ürün/hizmet de kullanılan hammadde ve yarı mamuller için; ÜBM tarafından yeterliliği kabul edilen laboratuvarlar tarafından hazırlanmış muayene ve deney raporları, ÜBM tarafından kabul edilebilir. 3.8 Ürün / Hizmet ve Ambalajın İşaretlenmesi Belge sahibi, helal gıda belgesi ve kullanma hakkını aldığı ilgili Helal Gıda Markasını, belge üzerinde yazılı üretim yerinde ürettiği ürün/hizmetleri için kullanacaktır Belge sahibi, helal gıda markasını ürün/hizmet ambalajı üzerinde belgelendirmeye esas olan standardda tanımlanan işaretlemelerle birlikte, ticari markasını, kullanmaya hak kazandığı helal markasını silinmeyecek ve görülebilir şekilde iliştirebilir Ürün/hizmet belgelendirme başvurularında numuneler üzerinde yapılan muayene ve deneyler sonucunda, sadece işaretleme yönüyle olumsuzluk tespit edilmesi halinde, bu olumsuzluğun giderilmesi için başvuru sahibi kuruluşa bir (1) ay süre verilir. 3.9 Değerlendirme Belgelendirme başvurusu yapılan helal gıda maddesine ait üretim yeri incelemesine ve muayene ve deneylere ait sonuçlar ve raporlar Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürlüğü tarafından değerlendirilerek bu değerlendirme sonucu ile birlikte karara bağlanmak üzere Helal Gıda Belgelendirme Komisyonuna sunulur.komisyonda kararlar oybirliği ile alınır Sözleşmenin Akdi ve Belgenin Düzenlenmesi TL2 3 / 9

4 Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürlüğü nün ün olumlu karar vermesi halinde, bu karar başvuru sahibine bildirilerek sözleşme yapmak üzere davet yapılır. Başvuru sahibi veya yetkili temsilcisi ile düzenlenen helal gıda uygunluk belgesi ve kullanma hakkı verilen helal gıda markası ile ilgili olarak sözleşme imzalanır. Başvuru sahibi; belge ve belge ile ilişkilendirilmiş helal gıda markasını kullanma hakkını kazanır. Belge sahibi kuruluşun yazılı talebi halinde, helal gıda belgesi talep edilen yabancı dilde tanzim edilebilir Başvuru sahibi kuruluş veya yetkili temsilcisinin belgeyi almaya hak kazanması sonrasında kuruluşa yapılacak yazılı bildirime rağmen, bildirim tarihinden sonra 3 ay içerisinde sözleşme imzalamaması durumunda, Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararı ile belge verilmesi kararı iptal edilir. Söz konusu başvuru işlemi sonuçları ile birlikte işlemden kaldırılır. BEŞİNCİ BÖLÜM ÜRÜN/HİZMET BELGELENDİRME SONRASI İŞLEMLER 4.1 Ara Kontrol ÜBM, belgelendirilmiş helal gıda ürün/hizmetlerinin, belgelendirme için gerekli şartlara uygunluğunun sürekliliğini kontrol etmek amacıyla; ürün/hizmetözelliklerine, belgelendirmeye esas teşkil eden şartlara, ürün/hizmette veya üretim yerinde tespit edilen uygunsuzluklara veya belgelendirilmiş ürün/hizmetlerle ilgili şikayetlere bağlı olarak, belgelendirmeye esas standardın öngördüğü şartlar dikkate alınmak kaydıyla ilgili belgelendirme föylerinde belirtilen sıklıkta ara kontrol yapar. Ara kontrol amacıyla, üretim yeri incelemesi yapılması ve uygunsuzluk tespit edilmesi halinde inceleme olumsuz sonuçlandırılır. Gerçekleştirilen ara kontrollerle ilgili olarak düzenlenen üretim yeri inceleme raporları ve muayene ve deney raporları Helal Gıda Belgelendirme Komisyonu na sunulur ve Komisyonun kararına göre işlem yapılır. 4.2 Kapsam Değişikliği Belge sahibinin belge kapsamının genişletilmesini aynı standarda göre belgelendirilecek bir ürün/hizmet için talep etmesi durumunda, kapsama ilave edilecek yeni ürün/hizmetler için gerekli belgelendirme işlemleri sonucuna bağlı olarak Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararına göre uygulama yapılır. Belge sahibinin belge kapsamının daraltılmasını talep etmesi durumunda veya Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürlüğü nün ara kontrol sonucuna bağlı olarak kapsam daraltma tekliflerinde, Helal Gıda Ürün/hizmet Belgelendirme Müdürü kararına göre işlem yapılır. 4.3 Belge Yenileme Helal gıda belgesinin geçerlilik süresi bir (1) yıldır. Belgenin son geçerlilik tarihinden en erken bir (1) ay önce, en geç bir (1) ay sonra yapılan başvurularda, belge sahibi kuruluşa ve belgeli ürün/hizmete ait son değerlendirme raporlarının sonucuna ve belgelendirmeye esas standardın yürürlük durumuna bağlı olarak belge yenilenir. Belgenin son geçerlilik tarihinden bir (1) ay geçmesi halinde sözleşme fesh edilir. Belge sahibinin mevcut ürün/hizmetbelgesine esas teşkil eden temel belgelendirme şartlarında bir değişiklik söz konusu olduğunda, belge sahibinin talebi halinde, eski şartların yürürlükten kalkış süresi içinde olmak kaydıyla belge yenilenir. Bu durumda belgenin geçerlilik süresi, eski şartların yürürlükten kalkış süresi ile sınırlıdır. Türkiye nin veya DHB nin taraf olduğu Anlaşma hükümleri veya Anlaşma gereği karar organlarınca alınan kararlar, bağlayıcılık arz eder. Uluslararası anlaşmalar çerçevesinde düzenlenen belgelerin geçerlilik süreleri bu anlaşmalarda belirtilen süreler kadardır. Taraf olunan anlaşma metninde belge geçerlilik süresi ile ilgili bir hüküm olmaması halinde DHB tarafından belirlenen süreler uygulanır. 4.4 Belge Sahibinin Marka, Adres, Unvan ve/veya Statü Değişikliği Belge sahibi her ne sebeple olursa olsun başvuru formu ve eklerindeki bilgilerde değişiklik olması durumunda, bunu en geç onbeş (15) işgünü içinde ÜBM ye bildirmek ve bununla ilgili belgeleri göndermekle mükelleftir. Belge sahibi kuruluşun belgelendirilmiş bir ürün/hizmetinin mevcut markasının değişikliğini talep etmesi ve başvuru sırasında istenilen gerekli belgeleri yeni markası için sunması halinde, üretim yeri incelemesi ve ürün/hizmetin işaretleme ve ambalajlama kontrolu yapılarak Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararına göre işlem yapılır.önceki belgenin geçerlilik süresi değişmemek kaydıyla yeni belge düzenlenir. TL2 4 / 9

5 Üretim yeri ve ticari markası değişmemek kaydıyla, adres, unvan ve/veya hukuki statüsü değişen belge sahibinin, başvuruda istenen belgeleri yeni unvanı ve/veya statüsü için düzenlenmiş olarak sunması halinde; üretim yerinde yeniden inceleme, Ürün/hizmetüzerinde muayene ve deney yapılmadan, Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararı ile belge sahibinin yeni adresi, unvanı ve/veya statüsü adına yeni belge düzenlenir ve yeni sözleşme imzalanır. Aynı şirketler grubu içinde yer alan veya ortaklığı bulunan iki şirket arasında, her iki şirketin ortaklar kurulu kararı ile başvuru yapılması ve üretim yeri ve ticari markası değişmemek kaydıyla, Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararına göre yeni sözleşme imzalanır ve yeni belge düzenlenir. Belge sahibi bir kuruluşun, belge kapsamındaki üretim yerinin başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından tamamen satın alınması halinde, bu durum belge sahibi kuruluş tarafından DHB ye bildirilir. Bu durumda, üretim yeri ve ticari markası değişmemek kaydıyla, yeni kuruluş sahibi başvuruda istenen belgeleri yeni unvanı ve/veya hukuki statüsü için düzenlenmiş olarak sunması ve DHB ye karşı mali yükümlülükleri üstlendiğini taahhüt etmesi halinde; üretim yerinde yeniden inceleme, ürün/hizmetüzerinde muayene ve deney yapılmadan, Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararı ile belge sahibinin yeni kuruluş sahibi ile hukuki olarak geçerli unvanı ve/veya statüsü adına yeni belge düzenlenir ve yeni sözleşme imzalanır. Belge sahibinin marka, adres, unvan ve/veya statü değişikliği talepleri sonucunda yeni düzenlenen belgenin son geçerlilik tarihi ilk verilen belgenin son geçerlilik tarihi ile sınırlandırılır. 4.5 Belge Devri Belge sahibi, belge ve/veya ilgili helal gıda markasını kullanma hakkını başka bir gerçek veya tüzel kişiye devredemez, kiralayamaz. 4.6 Belgenin Zayi Olması Helal gıda uygunluk belgesi sahibinin yazılı olarak helal gıda uygunluk belgesinin zayi olduğunu beyan etmesi ve tekrar belge düzenlenmesini talep etmesi halinde, belge sahibi kuruluşa mevcut helal gıda uygunluk belgesinin geçerlilik tarihi ile yeniden belge düzenlenir. 4.7 Belgelendirmeye Esas Standardda Meydana Gelen Değişiklikler Belgelendirmeye esas standardda değişiklik olması halinde, yapılacak yeni uygulamalar, değişen standardın yürürlüğe giriş tarihi ve değişikliklerin önem derecesine göre adaptasyon süresi ÜBM tarafından belirlenir. ALTINCI BÖLÜM BELGE SAHİPLERİNİN HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLERİ 5.1 Belge sahibi, sözleşme imzalanması suretiyle kullanma hakkı verilen helal gıda markası dışında, hiçbir gerekçeyle DHB ye ait başka bir markayı sözleşme yapmadan kullanamaz. 5.2 Başvuru sahibi ve belge sahibi, DHB tarafından bir ürün/hizmetile ilgili belgelendirme ve sonrası hizmet ve işlemlerle ilgili olarak talep edilen tüm bilgi ve belgeleri doğru ve eksiksiz olarak vermekle, bunlarla ilgili kayıt ve dokümanlardan istenenleri ibraz etmekle yükümlüdür. 5.3 Başvuru sahibi ve belge sahibi, belgelendirme çalışmalarında ve ÜBM ile yapılan yazışmalarda kendisini temsil eden kişilerin beyan ve taahhütlerini kendi beyan ve taahhüdü olarak kabul etmekle yükümlüdür. 5.4 Başvuru sahibi ve belge sahibi, belgelendirme ve sonrası hizmet ve işlemlerle üretimden ve stoktan gerekli numuneleri ücretsiz olarak vermekle, numuneleri istenilen laboratuvarlarda verilen süre içerisinde hazır bulundurmakla yükümlüdür. 5.5 Belge sahibi kuruluş gerektiğinde ara kontrol amacıyla muayene ve deneyler için ÜBM tarafından piyasadan satın alınacak numunelerin bedelini ödemekle yükümlüdür. 5.6 Başvuru sahibi ve belge sahibi, ÜBM tarafından görevlendirilen İnceleme Uzmanlarına; ürün/hizmetin kalitesini, özellikle helal gıda güvenliği şartlarını etkileyen tasarım, üretim, kalite kontrol, kalite yönetimi, stok ve dağıtımla ilgili hususlarda fonksiyonu olan her birimin ziyaret edilmesinde her türlü kolaylığı sağlamakla kayıtları göstermekle, Belgelendirme/İnceleme Uzmanlarının isteyeceği belge ve bilgileri doğru, eksiksiz ve zamanında vermekle yükümlüdür. 5.7 Belge sahibi, Helal gıda uygunluk belgesini ve kullanma hakkını aldığı helal gıda markasını, sadece belge üzerinde yazılı üretim yerinde ürettiği helal gıda ürün/hizmeti için kullanabilir. 5.8 Belge sahibi kuruluş, herhangi bir gerekçe gösterme zorunluluğu olmadan belgesinin iptali ve sözleşmesinin feshedilmesini talep edebilir. Bu durumda Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararı ile belgesi iptal ve sözleşmesi feshedilir. TL2 5 / 9

6 5.9 Belge sahibi, belgelendirilmiş ürün/hizmetambalajı üzerinde belgelendirmeye esas olan standardda tanımlanan işaretlemelerle birlikte, ticari markasını ve kullanmaya hak kazandığı helal gıda markasını silinmeyecek ve görülebilir şekilde iliştirebilir Belge sahibi, üretimini geçici olarak durdurması veya üretimden vazgeçmesi durumunda ÜBM yi yazılı olarak haberdar etmekle yükümlüdür Helal gıda uygunluk belgesi sahibi, helal gıda markasını kullanma hakkını kazandığı ürün/hizmet üzerinde, yapacağı helal gıda şartlarındaki değişiklikler ile üretim prosesi ile kalite ve/veya gıda güvenliği yönetim sisteminde ürün/hizmetin kalitesini etkileyebilecek değişiklikleri derhal ÜBM ye bildirmekle yükümlüdür Helal gıda uygunluk belgesi sahibi helal gıda uygunluk belgesini ve/veya helal gıda markasını DHB nin itibarını zedeleyecek şekilde kullanamaz Helal gıda uygunluk belgesi sahibi, almış olduğu helal gıda uygunluk belgesini kısmen ve/veya okunmayı zorlaştıracak bir şekilde çoğaltamaz, belgenin aslını veya kopyalarını tahrif edemez, belge ve/veya deney raporlarını ÜBM nin kontrolü ve izni olmaksızın yabancı dillere çeviremez Belge sahibi, helal gıda uygunluk belgesinin iptal edilmesi halinde, belgelendirmeye atıf yapan reklâm malzemelerini kullanamaz. Bu durumda ilgili bütün dokümanları imha etmekle yükümlüdür Belge sahibi, ÜBM tarafından yukarıdaki hususlara aykırı hareket edildiği tespit edilmesi halinde, ÜBM tarafından talep edilen düzeltici ve önleyici faaliyetleri ÜBM tarafından belirlenmiş olan süre içinde yerine getirmekle yükümlüdür Belge sahibi, üçüncü taraflar ile tüketici ve kullanıcılardan kendisine bildirilen ürün/hizmetin belgelendirmeye esas standarda uygunluğu ile ilgili olan şikâyetlerle ilgili aldığı önlemlerin kaydını tutmakla, talep edildiğinde ÜBM nin incelemesine hazır bulundurmakla yükümlüdür Başvuru sahibi ve belge sahibi, bu Talimatname kapsamında verilen hizmetlere ilişkin olarak adına tahakkuk ettirilen ücretleri belirtilen süre içerisinde ödemekle yükümlüdür Belge sahibi, ÜBM tarafından DHB nin Internet sayfalarında yayınlanan ilanları takip etmekle yükümlüdür. Bu ilanlar belge sahibinin adresine yapılan tebligat hükmündedir Başvuru sahibi ve belge sahibi, başvuru dokümanlarında yer alan bilgilerde meydana gelebilecek her türlü değişikliği güncel olarak ÜBM ye bildirmekle yükümlüdür. Başvuru sahibi ve belge sahibinin ÜBM de kayıtlı olan adresine yapılan tebligatlar, belge sahibinin adres değişikliği ile ilgili bildirimde bulunmadığı takdirde adresi değişmiş olsa dahi hukuken yapılmış olduğunu kabul etmekle yükümlüdür Helal Gıda Uygunluk Belgesi Sahibinin Tüketiciye veya Müşterilerine Karşı Yükümlülüğü Belge sahibi, belge ve varsa helal gıda markası kullanma hakkı verilen ürün/hizmetlerin, yasal düzenlemelere, belgelendirmeye esas teşkil eden standarda uygun olmamasından veya imalat hatalarından kaynaklanacak her türlü maddi ve manevi zarar ve ziyandan sorumludur ve bunları tazmin etmekle yükümlüdür. Belge sahibi, gerek bizzat tüketicinin/müşterisinin başvurusu ve gerekse DHB nin ikazı üzerine belgeli ürün/hizmetten doğan şikâyeti, tüketici/müşterisi nezdinde incelemek ve şikayetin haklı olması durumunda satın alma bedelini defaten ödemekle yükümlüdür. Ancak, şikâyet konusu ürün/hizmetin, belge sahibi tarafından hazırlanarak tüketiciye/müşteriye verilmiş kullanma talimatında belirttiği hususlara aykırı olarak kullanılmasından veya belge sahibinin sorumluluğu dışındaki taşıma, depolama ve benzeri faaliyetler sonucu oluşacak kusurlar bu yükümlülüğün dışındadır. Belge sahibi, DHB tarafından tüketiciye ödenen kusurlu ürün/hizmetbedelini itiraz etmeden DHB ye ödemekle yükümlüdür. Helal gıda uygunluk belgesi sahibi, helal gıda markası kullanım hakkı verilen ürün/hizmetinin uygunsuzluğunun tespiti halinde Belgelendirme Komitesi kararı ile söz konusu uygunsuzluklara sahip ürün/hizmetlerini piyasadan toplamak, tüketiciye ulaşmış olan ürün/hizmetler için ise tüketiciye yazılı veya görsel medya aracılığı ile uyarıda bulunmakla yükümlüdür. İhtilaf hallerinde DHB nin vereceği karar kesindir. Belge sahibi kuruluş, belge kapsamındaki ürün/hizmetlerle ilgili müşteri şikâyetlerinin ele alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili uygulanacak metotları tanımlamak ve müşteri şikâyetleri ile ilgili olarak tanımlanan metotlar paralelinde yapılan işlemlerle ilgili kayıtları muhafaza etmek ve talep hâlinde bunları DHB ye vermekle yükümlüdür. TL2 6 / 9

7 YEDİNCİ BÖLÜM DHB NİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ 6.1 DHB nin helal gıdayla ilgili yükümlülükleri ÜBM tarafından belgelendirmede yapılan işlemler ve bunların sonuçlarıyla sınırlıdır. 6.2 DHB helal gıda belgelendirme faaliyetlerinde hizmet alan başvuru sahibine ve belge sahibine karşı tarafsızlık, bağımsızlık, eşit muamele, dürüstlük, şeffaflık, gizlilik ilkelerine ve bunlar çerçevesinde şekillenen etik esaslara bağlı kalarak bu Talimatname ve kalite yönetim sistemi çerçevesinde profesyonel anlamda yürütür. 6.3 ÜBM, helal gıda belgelendirmesi hizmetleri esnasında, hizmet verdiği başvuru sahibinden ve belge sahibinden temin ettiği bilgi ve dokümanlar hakkında gizlilik ilkesine riayet eder. 6.4 ÜBM sözleşmenin gereği olarak vermesi gerekli olanlar ve helal gıdayı ilgilendiren konularda yürürlükteki hukuk hükümleri çerçevesinde yetkili otoritelerin veya adli makamların bilgi ve doküman talepleri ile yasal olarak gerekli diğer haller hariç olmak üzere üçüncü taraflara bilgi vermez. 6.5 DHB nin bu Talimatnamede ve helal gıda belgelendirmesine esas hususlarda değişiklik yapma hakkı mahfuzdur. Bu Talimatnamede yapılan değişiklikler, DHB nin Internet sayfasında ilan edilir. SEKİZİNCİ BÖLÜM MALİ HUSUSLAR 7.1 Ücretlendirme Helal gıda belgelendirmesi hizmeti alan taraflar, tahakkuk ettirilen faturaları otuz (30) gün içerisinde ödemekle yükümlüdür. Bu süre içerisinde ödenmemiş alacaklarda başvuru sahibi ve belge sahibi temerrüde düşmüş sayılır. 7.2 Ücretlerin Ödenmemesi Hizmet alan başvuru sahibi ve belge sahibi zamanında ödemedikleri faturalarla ilgili borcu, tahakkuk ettirilecek gecikme zammıyla birlikte ödemekle yükümlüdür. Gecikme zammı borcun muaccel olduğu tarihten itibaren hesaplanır. 7.3 Helal gıda belgelendirmesi hizmetleriyle ilgili ücretler EK 1 de verilmiştir. DOKUZUNCU BÖLÜM CEZAİ HÜKÜMLER 8.1 Belge sahibinin Talimatnamenin hükümlerine aykırı hareket ettiğinin ve/veya ara kontrol sonucunda ÜRÜN/HİZMET ün belgelendirmeye esas teşkil eden standarda uygun olarak üretilmediğinin tespit edilmesi halinde, Helal Gıda ÜRÜN/HİZMET Belgelendirme Müdürü kararı ile sözleşmesi fesih, belgesi iptal edilir. 8.2 Helal Gıda Uygunluk Belgesinin İptali ve Sözleşmenin Feshedilmesi Helal gıda uygunluk sözleşmenin fesih edilmesi ve belgesinin iptali; kuruluşa verilen helal gıda uygunluk belgesi ve markasını kullanma hakkının sona erdirilmesidir. Aşağıdaki durumlardan birinin gerçekleşmesi halinde Ürün/hizmetBelgelendirme Komisyonu kararına göre sözleşme fesih ve belge iptal edilir: Üretim yerinin değişmesi, helal gıda uygunluk belgesi sahibinin bu konuda DHB yi belirtilen süre içinde haberdar etmemesi ve/veya yeni bir üretim yerinde üretim yapması. ÜBM nin onayı alınmadan helal gıda uygunluk belgesi kapsamındaki Ürün/hizmetde veya girdilerinde değişiklik yapılarak üretilmesi. Üretim yeri başvuru sahibine ait değilse, üretim yeri ile yaptığı sözleşmenin sona ermesi ve yenilenmemesi. Ticari marka başvuru sahibine ait değilse, ticari markanın sahibi ile belge sahibi arasındaki ticari markanın kullanma hakkıyla ilgili sözleşmenin sona ermesi ve yenilenmemesi. Ticari markanın tescilinin sona ermesi ve yenilenmemesi. Helal gıda uygunluk belgesi sahibinin; başvuru, üretim yeri incelemesi veya ÜBM nin üreticinin beyanını esas aldığı işlemlerle ilgili olarak, gerçeklerle bağdaşmayan beyanda bulunması. Helal gıda uygunluk belgesi ve/veya helal gıda markasının kapsamı haricinde kullanılması. Helal gıda uygunluk belgesi sahibinin hukuki olarak iflas etmesi. Helal gıda uygunluk belgesi sahibinin DHB ye karşı hukuki ve mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi. Ara kontrollerde uygunsuzluk tespit edilmesi. TL2 7 / 9

8 Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü tarafından alınan belge iptali ve/veya sözleşme feshedilme kararları, ÜBM tarafından, DHB nin Internet sitesinde ilan edilir. Belge sahibi, sözleşme ile kendisine verilmiş belgeyi en geç otuz (30) gün içerisinde ÜBM ye iade eder. Belgenin iptali ve sözleşmenin feshi belge sahibi kuruluşun mali yükümlülüklerini yerine getirme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Belge sahibi helal gıda belgesinin iptalinin ve sözleşmenin feshini takiben, ürün/hizmetin DHB tarafından belgelendirilmiş olduğunu beyan edemez, belge ve sözleşme ile verilen hiç bir hakkı kullanamaz, daha önce üretilen helal gıda markasını taşıyan gıda maddelerini piyasaya sunamaz. ONUNCU BÖLÜM BELGE VE MARKALARIN HAKSIZ KULLANIMI 9.1 Helal Gıda Uygunluk Belgesi Sahibi Kuruluşun Belgesi Kapsamında Olmayan Ürün/Hizmetlerde Helal Gıda Markasını Haksız Kullanması Bu konularla ilgili uygulamalar Yönetim Kurulu nca belirlenecek esaslara göre karara bağlanır. 9.2 Helal Gıda Markasının Sözleşme Akdedilmeksizin Kullanılması Helal gıda markasını sözleşme akdetmeksizin kullanan yada sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiği halde, helal gıda markasını ve/veya belgesini kullananlar aleyhine; sözleşme akdetmeyerek DHB yi maddi zarara sokmaları sebebiyle, ÜBM tarafından tüm ilgili dokümanlar Hukuk Müşavirliği ne bildirilir. Hukuk Müşavirliği nce, ürün/hizmetle ilgili bir (1) yıllık emsal belge kullanma tavan ücreti tutarının iki (2) katından az olmamak üzere maddi tazminat, kamuoyunu yanıltmak ve haksız rekabete sebep olmak yoluyla DHB yi kamu ve tüketici nezdinde güven kaybına uğratmaktan dolayı talep edilen maddi tazminatın beş (5) katından az olmamak üzere de, ek (manevi) tazminat talebi ile hukuki işlemler başlatılır. ÜBM tarafından ve/veya diğer Birimler tarafından Hukuk Müşavirliği ne bildirilen veya Hukuk Müşavirliği ne farklı yollardan intikal eden haksız helal gıda markası kullanımı ile ilgili hukuki işlem başlatılması durumunda ÜBM ye bilgi verilir. 9.3 Helal Gıda Uygunluk Belgesinin Tahrif Edilmesi ve Sahte Belge Düzenlenmesi Helal gıda uygunluk belgesini tahrif veya taklit eden gerçek veya tüzel kişilerin tespiti halinde, hukuki işlemleri yapılmak üzere doğrudan Hukuk Müşavirliği ne iletilir, Hukuk Müşavirliği tarafından yapılan işlemler ÜBM ye bildirilir. ONBİRİNCİ BÖLÜM İTİRAZ, ŞİKÂYET, UYUŞMAZLIK VE TÜKETİCİ ŞİKÂYETLERİ 10.1 İtiraz, Şikâyet ve Uyuşmazlıklar Helal gıda belgelendirmesi hizmetleriyle ilgili itiraz, şikâyet ve uyuşmazlıklarla ilgili başvurular, ÜBM ye yazılı olarak yapılır. DHB, ÜBM veya Belgelendirme Komitesi ve Helal Gıda Ürün/hizmetBelgelendirme Müdürü kararlarına itiraz süresi kararın tebliğ edilmesini takiben onbeş (15) gündür. Bu süre içinde verilen karara yazılı olarak itiraz etmeyen taraf itiraz hakkını kaybeder. Yapılan itiraz ve şikâyet, İtiraz ve Şikâyet Komitesi tarafından karara bağlanır ve ilgili taraflara bildirilir Tüketici Şikayetleri Helal gıda uygunluk belgeli bir ürün/hizmetle ilgili olarak, tüketici tarafından yapılan şikayetler, DHB tarafından değerlendirilerek, gerekli araştırma ve incelemeler yapılır, şikayetin haklı bulunması durumunda, sözleşme hükümlerine uygun olarak, belge sahibinden mağduriyetin giderilmesi talep edilir. ONİKİNCİ BÖLÜM KARŞILIKLI TANIMA VE YABANCI BELGELERİN TANINMASI VE KULLANILMASI 11.1 DHB nin helal gıda belgelendirmesi konusunda taraf olacağı iki ve/veya çok taraflı anlaşmalarla ilgili ön çalışmalarını yapmaya ÜBM yetkilidir DHB nin taraf olduğu iki ve/veya çok taraflı anlaşmalarda bu Talimatnamede yer verilmeyen hususlarda, anlaşma metinleri ve anlaşmanın karar organları tarafından alınan kararlar geçerlidir. ONÜÇÜNCÜ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER TL2 8 / 9

9 12.1 ÜBM verilen helal gıda uygunluk belgelerinin denetimi ve gözetimi için gerekli tedbirleri alır. ÜBM nin helal gıda belgelendirme faaliyetlerinin güvenilirliğini ve saygınlığını garanti altına almak için ihtiyaç duyulan işlemleri yapma ve ek tedbirleri yürürlüğe koyma hakkı mahfuzdur Helal gıda uygunluk belgesi, helal gıda markası kullanma hakkı verilmiş olması belge sahibinin kanun, tüzük, kararname, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümlerine uyma yükümlüğünü ortadan kaldırmaz Helal gıda belgelendirmesi işlemlerinde kullanılan ve ÜBM tarafından hazırlanmış her türlü belgelendirme dokümanının telif hakları DHB ye ait olup DHB nin onayı olmadan kısmen veya tamamen kullanılamaz DHB, helal gıda belgelendirme hizmetinin verileceği yer veya bölgedeki sağlık, güvenlik ve diğer mücbir şartların riskli olması durumunda belgelendirme hizmetini vermeyi reddedebilir veya durdurabilir DHB ürün/hizmetin özelliğine göre helal gıda uygunluk belgesi ve varsa marka kullanma hakkını Belgelendirme Komitesinin kararıyla sadece gerçek üretici ile sınırlandırabilir Helal gıda belgelendirmesi hizmetleriyle ilgili teknik detaylar ve uygulama dokümanları ÜBM tarafından belirlenir Bir gıda maddesinin helal gıda olarak belgelendirilmiş olması, belge sahibinin müşterisi ile yaptığı sözleşmelerde yer alan sorumluluklarının, ticari yönden memnuniyetsizliklerinin veya zararlarının DHB tarafından üstlenilmesi veya DHB ye aktarılması anlamına gelmez. Usul ve teknik kriterlere uygun olarak sonuçlandırılan hizmetlerle ilgili alınan ücretlerin DHB tarafından geri ödenmesi talep edilemez Belge sahibi, bu Talimatname hükümlerine eksiksiz olarak uymayı kabul etmiş sayılır. İhtilaf halinde öncelikle karşılıklı görüşmelerle sorunun çözümü, mümkün olmaması durumunda ilgili akreditasyon kuruluşunun hakemliğinde yapılacak inceleme sonucuna göre, mutabakat sağlanamadığı durumda sözleşmede belirtilmiş olan mahkeme ve icra dairesinin yanı sıra T.C. BURSA Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. ONBEŞİNCİ BÖLÜM YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Bu Talimatname Dünya Helal Birliği Tarafından yürürlüğe sokulur ve yine bu talimatname Dünya Helal Birliği tarafından yürütülür. TL2 9 / 9