WorkCube Kullanıcı Eğitim Kitapçığı. Fatura. WorkCube Kullanıcı Kitapları / Fatura

Transkript

1 WorkCube Kullanıcı Eğitim Kitapçığı Fatura 1

2 İçindekiler Sayfa No BÖLÜM I Fatura Modülüne Giriş 4 Modül Tanımları 4 Fatura baskı formları tanımlama 4 Satış muhasebe hesapları tanımlama 5 Alış muhasebe hesapları tanımlama 6 BÖLÜM II Fatura Hareketleri ve Emirler 7 Emirler 7 Emirler arasında arama yapma 7 Fatura emrini faturaya dönüştürme 8 Alış Faturası Kaydetme (Tüm alım faturaları) 8 (Alınan Vade Farkı Faturası / Perakende Satış İade Faturası / Toptan Satış İade Faturası / Mal Alım Faturası / Alınan Hizmet Faturası / Alınan Proforma Faturası / Alınan Fiyat Farkı Faturası / Demirbaş Alım Faturası / İthalat Faturası) Faturaya Ürün Ekleme 13 Fatura Tutar ve Toplamları 16 Yuvarlama 16 Diğer Alışlar 17 (Hizmet Gider Pusulası / Mal Gider Pusulası / Müstahsil Makbuzu / Serbest Meslek Makbuzu) Alış faturası güncelleme 18 Satış Faturası Kaydetme (Tüm satış faturaları) 18 (Verilen Vade Farkı Faturası / Perakende Satış Faturası / Toptan Satış Faturası / Verilen Hizmet Faturası / Verilen Proforma Faturası / Verilen Fiyat Farkı Faturası / Alım İade Faturası / İhracat Faturası / Demirbaş Satış Faturası) Satış faturası güncelleme 19 Satış faturasını kağıda dökme 19 Fatura İptali 20 Hal Faturaları 20 İrsaliye arama 20 İrsaliyeden hal faturası oluşturma 21 Fatura üzerinden seri no takibi 21 Spec tanımlama (Spec bazında alış ve satış kaydı) 25 2

3 İçindekiler Sayfa No Hareketler 27 Fatura hareketlerini görüntüleme (Fatura Arama) 27 Fatura ile ilişkili siparişleri görme 28 Fatura maliyet ve masraf kayıtları 29 Faturayı masraf merkezlerine dağıtma 29 Şirketler arası konsolide fatura oluşturma 31 Fatura anlaşmalara uygunluk kontrolü 32 Faturayı onaylama 33 Fark faturası emri oluşturma 33 Fatura ödeme planını görüntüleme Senet Basma 36 Toplu Fatura Basma BÖLÜM III Fatura Kontrol 39 Fark faturası kesme 39 Toplu fark faturası kesme 39 3

4 BÖLÜM I FATURA MODÜLÜNE GİRİŞ Fatura modülü gelen ve giden tüm faturaların kaydedildiği ve takip edildiği modüldür. Modül satış, satınalma, stok yönetimi, finans ve muhasebe modülleri ile birebir entegre çalışır. Modül içerisinde detaylı fatura kontrol ve onay sistemi mevcuttur. Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce faturalarla ilgili alış ve satış hesap tanımlarının yapılması gerekir. Modüle özel fatura şablonları tanımlanarak basılı faturalara uygun çıkış alınması sağlanır. Not: Fatura şablon ayarlarını kurulum esnasında WorkCube Teknik ekibi gerçekleştirecektir. Modül Tanımları Fatura Baskı Formları Tanımlama Sayfa: Ayarlar > Sistem Yönetimi > Output Şablonları > Sistem İçi Yazıcı Belgeleri Fatura, irsaliye v.b. baskı formları Ayarlar modülündeki sistem yönetimi > output şablonları > sistem içi yazıcı belgesi olarak tanımlanır. Fatura baskı formu tanımlanırken İşlem Tipi alanından Genel Fatura Baskı ifadesi seçilmelidir. 4

5 Aktif olmayan formlar fatura modülünde görüntülenmez ve kullanılamaz. Birden fazla fatura baskı formu tanımlanabilir. Fatura modülünden fatura basarken bu formlardan istenen seçilebilir. Baskı dosyaları WorkCube teknik ekibi veya bu konuda uzman bir kişi tarafından hazırlanarak sisteme upload edilir. Baskı formları tanımlama konusunda WorkCube Teknik Ekibi'ne mutlaka danışılmalıdır. Satış Muhasebe Hesapları Tanımlama Sayfa: Fatura > Tanımlar > Satış Tanımları Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce satış faturalarının muhasebeleştirilmesi için kullanılacak muhasebe hesaplarının öncelikle tanımlanması gerekir. Satış tanımları fatura modülündeki Tanımlar bölümünde yapılır. Tanımlar sayfasının sol tarafında bulunan Satış tanımları linkine tıklayın. Karşınıza gelen ekranda her bir fatura türü ile ilişkili çalışacak muhasebe 5

6 hesabını yanındaki işaretine tıklayarak listeden seçin. işaretine tıkladığınızda karşınıza muhasebe hesapları sayfası gelecektir. Bu ekranda Hesap adı ve koduna göre arama yapabilir veya 0-9 arası numaralara tıklayarak bu numaralarla başlayan muhasebe hesaplarını görüntüleyebilirsiniz. İlgili hesap adının hizasındaki ikonuna tıklayarak hesap hareketlerini görebilirsiniz. İkonuna tıklayarak hesap bilgilerinde güncelleme yapabilirsiniz. İşaretine tıklayarak alt hesap açabilirsiniz. Not: Muhasebe modülünde yetkisi olmayanlar bu ikonları göremez ve hesaplarda değişiklik yapamaz. Alış Muhasebe Hesapları Tanımlama Sayfa: Fatura > Tanımlar > Alış Tanımları Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce alış faturalarının muhasebeleştirilmesi için kullanılacak muhasebe hesaplarının öncelikle tanımlanması gerekir. Alış tanımları fatura modülündeki Tanımlar bölümünden aynen satış tanımlarının yapıldığı gibi tanımlanır. Bilgi için bir önceki Satış Tanımları başlıklı bölüme bakın. Bu tanımlamalar alış, satış ve diğer alış ile ilgili fatura işlemlerinde gerekli muhasebe kayıtlarını oluştururken ilgili hesapları çalıştırır. 6

7 BÖLÜM II Fatura Kaydı, Hareketler ve Emirler Emirler Sayfa: Araçlar > Fatura > Emirler Stok modülü ve şubelerden kaydı girilen tüm irsaliyeler (şubelerarası sevk irsaliyesi hariç) fatura modülü Emirler sayfasında listelenir. İrsaliyenin faturaya dönüşüp dönüşmediği bilgisi aşama sütununda fatura nosu veya Kesilmemiş ifadesi ile belirtilir. Emirler Arasında Arama Yapma Emirler listesini farklı kriterlere göre görüntülemek için Filtre yazısının yanında bulunan alanlar kullanılır: Filtre yazısının yanındaki ilk boş alan irsaliye numarasına göre arama yapmaya olanak tanır. Yandaki alanlardan irsaliye tiplerine veya şubelere göre emirler görüntülenebilir. Filtre alanlarında seçimlerinizi tamamladıktan sonra butonuna tıklayın. Ekranda seçmiş olduğunuz kriterlere uygun kayıtlar görüntülenecektir. Uygun kayıt bulunamazsa ekrana boş liste gelecektir. 7

8 Fatura Emrini Faturaya Dönüştürme Emirler listesinde ilgili belge adına tıklayın. Belgenin türüne göre alış veya satış faturası kaydetme ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekranlardan irsaliye üzerindeki bilgiler ilgili alanlara sistem tarafından otomatik yerleştirilir. İrsaliyeyi faturaya dönüştürme hakkında ayrıntılı bilgiler alış ve satış faturası kaydetme başlıkları altında sonraki sayfalarda anlatılmıştır. Lütfen bilgi için bu bölümlere bakınız. Alış Faturası Kaydetme (Gelen Faturalar) Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için Alış Kaydı yapılır. Alınan Vade Farkı Faturası Perakende Satış İade Faturası Toptan Satış İade Faturası Mal Alım Faturası Alınan Hizmet Faturası Alınan Proforma Faturası Alınan Fiyat Farkı Faturası İthalat Faturası Gelen fatura kayıtları direkt emirler lisatesindeki irsaliyeler üzerinden yapılabileceği gibi, Alış Ekle butonuna tıklanarak da gerçekleştirilebilir. Alış Faturası Kaydetmek İçin Fatura modülündeki Alış Ekle butonuna tıklayın. Alış Faturası Ekle ekranı karşınıza gelecektir. 8

9 Bu ekrandaki, İşlem Tipi alanı hazırladığınız alış faturasının türünü seçmek için kullanılır. Yukarıda adını saydığımız fatura türlerinin bir listesi bu alanda görüntülenmektedir. Alan üzerine tıklayıp listeden düzenlediğiniz belge türünü seçin. Cari Hesap alanı alım işleminin yapıldığı tedarikçiyi seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayıp kurumsal cari üyeler listesinden ilgili tedarikçi ve yetkili adını seçin. Bu listede kurumsal üyeye kayıtlı tüm kişilerin adları ayrı ayrı sıralanır. Tıklarken doğru yetkiliyi seçtiğinizden emin olun. Cari kurumsal üye listesinde kişi adlarının hizasındaki işaretine tıklayarak kurumsal üyeye (tedarikçi şirket) yeni çalışan kaydedebilirsiniz. İkonuna tıklayarak kurumsal üyeye (şirkete) ait bilgileri görebilirsiniz. 9

10 ÖNEMLİ: Bir kurumsal üye şirketin Cari kurumsal üye olabilmesi ve bu listeden seçilebilmesi için Üye detay sayfasından ikonuna tıklayarak üyeyle ikişkili muhasebe hesabı ve çalışma döneminin seçilmesi gerekir. Kurumsal üyeye en az bir çalışan kaydı girilmiş olmalıdır. Üye kaydında Aktif, Alıcı ve/veya Satıcı kutucuklarının işaretli, Potansiyel kutucuğunun işaretli olmaması gerekir. Akitf olmayan üyeler listelerde gözükmez. Potansiyel üyeler de cari üyeler listesinde görtüntülenemez dolayısıyla adlarına fatura kaydı yapılamaz. Bu konuda ayrıntılı bilgi için bkz. Üye Yönetimi Kullanıcı Kitapçığı Cari Hesap / Yetkili alanı tedarikçi yetkilisini ifade eder, üst alanda seçilen tedarikçi yetkilisinin adı burada görüntülenir. İrsaliye alanı fatura ile ilişkili irsaliyeyi seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak karşınıza gelen irsaliye listesinden ilgili irsaliyeyi seçin. Fiziki mallarla ilgili faturalarda stok bilgilerinin muhasebeleştirilmesi için ilişkili irsaliye mutlaka seçilmelidir. Not: Alış faturası kaydederken Alış irsaliyeleri, satış faturası kaydederken satış irsaliyeleri görülür. 10

11 Aramak istediğimiz irsaliyeye hızlı ulaşmak için biliniyorsa; Filtre kısmına irsaliye No girilebilir, irsaliye çeşidi ve depo bazında irsaliyeler görüntülenebilir. Seçeceğimiz irsaliye veya irsaliyelerin yanındaki kutucuğu işaretleyin. Birden fazla irsaliyeyi fatura ile ilişkilendirebilirsiniz. İrseliye Ekle butonuna yıklayın. Satın Alan alanı ürünle ilgili alımı yapan çalışanı seçmek içindir. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak karşınıza gelecek çalışanlar listesinden ilgili çalışanın adına tıklayarak seçiminizi yapın. Çalışan ile ilgili bilgileri görmek için ikonuna tıklayın. Filtre alanlarını kullanarak çalışan isimleri arasından arama yapabilir. Departmana göre çalışanları görüntüleyebilirsin. Fatura No alanına kaydını yptığınız faturanın Seri'sini ve No'sunu yazın. (Örn: B123201) Fatura tarihi alanının yanındaki ikonunu kullanarak veya gg/aa/yyyy şeklinde yazarak fatura tarihini kaydedin. Açıklama alanına fatura açıklamasını yazın. Ödeme Yöntemi alanı faturanın ödeme şeklini seçmek içindir. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak faturanın ödeme yöntemini seçin. 11

12 Not: Ödeme yöntemleri Ayarlar modülündeki Parametreler bölümünde tanımlanır. Sevk Yöntemi alanı faturaya konu ürünlerin sevk yöntemini seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak alış kaydı ile ilgili sevk yöntemini seçin. Not: Sevk yöntemleri Ayarlar modülünde tanımlanır. Depo alanı ürünlerin teslim alındığı depoyu veya lokasyonu seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak mal teslimatının yapıldığı depo/lokasyon adını seçin. ÖNEMLİ: Ayrı irsaliyeye sahip fatura kayıtlarında, irsaliye alanından mutlaka irsaliye ilişkileri tanımlanmalıdır. İrsaliye bilgisi seçilen faturalarda sistem otomatik olarak irsaliye sayfasındaki depo bilgisini kullanacaktır. Bu alan daha çok irsaliyeli faturalarda kullanılmalıdır. Teslim Alan alanı irsaliye üzerinde teslim aldım imzası olan kişiyi (çalışanı) seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak mal teslimatının yapıldığı çalışan adını seçin. 12

13 Nakit Alış kutucuğu ödemesi nakit yapılan faturalar için, kasa işlemini de aynı anda yapmak için kullanılır. Bu kutucuk işaretlendiğinde alt kısımda görünen Kasa Seçimi alanından nakit çıkışının yapıldığı kasanın da seçilmesi gerekir. ÖNEMLİ: Burada gerçekleşen nakit alış işlemi Fatura Kaydedildikten sonra Faturasını girdiğimiz firmanın C/H hareketlerinde Firmanızın Muhasebe Kayıtlarında gerekli işlemleri oluşturur. Faturaya ürün Ekleme Faturanın alt kısmında yer alan ürün basketi alış işlem kaydının yapıldığı ürünleri seçmeye yarar. Üst taraftan Mal Alım irsaliye seçimleri yapılan fatura kayıtlarında ürün basketi irsaliye bilgileri doğrultusunda sistem tarafından otomatik doldurulur. İrsaliyeli faturalarda veya hizmet alımlarında bu alandan ilgili ürün veya hizmetlerin seçilmesi gerekir. Baskete ürün eklemek için alt taraftaki koyu renkli satırın başında bulunan ikonuna tıklayın. Buradan teslim alınan ürünleri tek tek seçin. Fatura sayfasına ürünler, ürünler ekranındaki ürün birim kısmına tıklayarak eklenir. Ürün Basketinin kullanımı hakkında yardım için kitapçığın sonundaki Sayfaya Ürün Ekleme (Ürün Basketinin Kullanımı) bölümüne bakınız. 13

14 ÖNEMLİ: Bir ürün veya hizmet için fatura işlemi yapabilmek için o ürün veya hizmet ile ilişkili muhasebe dönem ve hesaplarının tanımlanmış olması gerekir. WorkCube grup şirketlerini destekleyen bir yapıya sahip olduğu için, ürünler detay sayfalarından bağlı oldukları şirketler ve muhasebe dönemleriyle ilişkilendirilirler. Fatura kayıtlarında seçilebilmesi ve muhasebeleştirilmesi için, ürün detay sayfasında cari muhasebe döneminin ve ilgili alış/satış muhasebe hesaplarının seçilmiş olması gerekir. Muhasebe hesabı ve muhasebe dönemi tanımları ürün detay sayfasındaki ikonuna tıklanarak gerçekleştirilir. Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. WorkCube Ürün ve Stok Yönetimi Kullanıcı Kitapçığı Ürün basketinde Ürün miktarı sütununa teslim alınan ürün miktarını yazın. Ürün isimlerinin başında bulunan ikonlarına tıklayarak ürün garanti ve seri no bilgilerini kaydedebilirsiniz. Garanti ve seri no takibi hakkında ayrıntılı bilgi Fatura Üzerinden Seri No ve Garanti Takibi başlıklı bölümde anlatılmıştır. İkonlarına tıklayarak farklı bir ürün seçebilirsiniz. Fiyat sütunundaki ikonlarına tıklayarak, fiyat detay 14

15 ekranlarından teslim alınan ürünlerle ilgili alış fiyatlarını seçebilirsiniz. Ürün sütunundaki ikonlarına tıklayarak ürünlerle ilgili bilgi ekranını görebilirsiniz. Spec sütunundaki ikonlarına tıklayarak ürünlerin spec dağılımlarını oluşturabilirsiniz. İkonlarına tıklayarak eklediğiniz ürün sayfadan silebilirsiniz. ÖNEMLİ: Spec tanımlama bu bölümün sonunda ayrı başlık olarak ele alınmıştır. Birden fazla specde ürün teslimatı söz konusu olduğunda her bir spec için aynı ürün ayrı ayrı seçilerek baskete eklenmeli ve bu speclerdeki ürün miktarları ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Faturaya ürün eklerken ürünler listesinde ürünle ilgili bilgileri görme ve hızlı arama; Filtre kısmına ürünün tam adı yazılarak aranılabilir. Sayfanın üst kısmındaki harflere girilerek o harfle başlayan ürünler listelenir. Bununla birlikte Ürün Sorumlusu / Tedarikçisi Ve Kategorisi bilgileri ikonlarına tıklanarak girilebilir. İkonuna tıklanır. Bu sayede aranılan ürün daha hızlı bulunacaktır. Ürünler sayfasında ürünle ilgili Alış-Satış fiyatların görmek için ikonuna tıklayın. Buradan direkt alış fiyatına tıklayarak da baskete ürün ekleyebilirsiniz. Ürünle ilgili Stok Detay bilgilerini görmek için ikonuna tıklayın. 15

16 Fatura Tutar ve Toplamları Fatura tutar ve toplamları ürünlerin fiyatları, KDV oranlar, net satır toplamları üzerinden sistem tarafından otomatik hesaplanır. Fatura sayfasının altındaki tutar ve hesaplama bölümünde, Döviz kur'u girilerek Fatura toplamı, TL ile birlikte döviz tutarı da görülebilir. Faturada indirim var ise Fatura Altı İndirim kısmına bu tutar girilir. YUVARLAMA: Faturalarda yuvarlama faturanın KDV'li toplam tutarına göre yapılır. Eğer nihai fatura tutarını aşağıya doğru yuvarlamak istiyorsanız, yuvarlamak istediğiniz rakamı başına eksi - işareti ekleyerek yazın. Eğer fatura tutarını üste doğru yuvarlamak istiyorsanız, yuvarlanacak tutarı yuvarlama alanına başına art + işareti ekleyerek yazın. Yuvarlama tutarının başına hiç işaret konmadığında sistem bunu + olarak algılayacaktır. Sistem fatura tutarını otomatik olarak yuvarlayacaktır. Sistem yuvarlama tutarlarını kanuni olmayan gelir ve/veya giderler hesabına otomatik olarak aktarır ve muhasebeleştirir. Örn: Yukarıdaki örnekte TL olan fatura tutarı geriye doğru yuvarlanarak 'a düürülmüştür. Son olarak Kaydet butonuna tıklayın. Eklediğiniz alış faturası ilgili belge no, belge adı, tarih v.b. bilgileri ile birlikte Hareketler listesine eklenecektir. 16

17 ÖNEMLİ: Kaydedilen Alış-Satış Faturaları Firma C/H kayıtlarını (Borç/Alacak) Muhasebe kayıtlarını (Mahsup,Yevmiye) Stok Hareketlerini Oluşturur. Girişi Yapılan Satış,Alış ve Diğer Alışla ilgili faturaların iptali için fatura güncelleme sayfasında bulunan fatura iptali kutucuğuna tıklanır. Yapılan bu işlemle fatura firma cari hesabında, Muhasebe kayıtlarında ve ürün hareketlerinde oluşan kayıtları geri alır. Fatura güncelleme hakkındaki bilgiler Hareketler bölümünde detaylarıyla anlatılmıştır. Diğer Alışlar Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için Alış Kaydı yapılır. Hizmet Gider Pusulası Mal Gider Pusulası Müstahsil Makbuzu Serbest Meslek Makbuzu Diğer alış kayıtları Fatura modülündeki Diğer Alış Ekle linkine tıklanarak yapılır. Diğer alış kayıtları da bir önceki alış faturası kaydetme bölümde anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. Normal alışlardan farklı olarak Diğer Alışlar daki gider pusulası ve makbuzlar için Stopaj Oranı kaydedilir. Girilen stopaj oranına göre sistem stopaj tutarını otomatik hesaplayarak fatura tutarından düşürür. Stopaj tutarları ilgili muhasebe hesaplarına sistem tarafından otomatik aktarılarak muhasebeleştirilir. 17

18 Alış Faturası Güncelleme Kaydedilen alış faturasını güncellemek için Hareketler listesinde ilgili fatura lnikine tıklayın. Fatura güncelleme ekranı karşınıza gelecektir. İlgili alanlarda gerekli düzeltmeleri yapıp Güncelle butonuna tıklayın. Fatura güncelleme ekranında ayrıca Fatura İptal kutcuğu görüntülenir. Bu kutucuğa tıklanıp güncelleme yapıldığında fatura iptal olur ve faturanın kaydedildiğinde arka planda gerçekleşen tüm işlem ve hesaplamalar sistem tarafından aynen geri alınır. Satış Faturası Kaydetme (Giden Faturalar) Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için Satış Kaydı yapılır. Verilen Vade Farkı Faturası Perakende Satış Faturası Toptan Satış Faturası Verilen Hizmet Faturası Verilen Proforma Faturası Verilen Fiyat Farkı Faturası Alım İade Faturası İhracat Faturası Giden fatura kayıtları direkt emirler listesindeki irsaliyeler üzerinden yapılabileceği gibi, Satış Ekle butonuna tıklanarak da gerçekleştirilebilir. 18

19 Satış faturası kaydetme ekranındaki alanlar Alış Faturası Kaydetme ekranındaki alanlarla benzerlik gösterir. İşlem Tipi alanında bukez alış faturaları değil satış fatruaları listelenir. alanında İrsaliye alanından sadece satış irsaliyeleri seçilebilir. Satış Yapan alanından satışı yapan çalışan adı seçilir. Teslim alan alanından ürünü teslim alan müşteri yetkilisinin adı seçilir. Diğer alan ve bölümlerin kullanımı aynen alış faturası kaydetmede Kaydı yapılan satış faturaları aynen alış faturalarında olduğu gibi hareketler listesine eklenir. Satış Faturası kaydetme hakkında ayrıntılı bilgi için bir önceki Alış Faturası Kaydetme başlıklı bölüme bakınız. Satış Faturasını Güncelleme Satış faturalarını güncellemek için hareketler listesinden ilgili belge no suna veya belge adına tıklayın. Satış Faturasını Kağıda Dökme Satış irsaliyelerini kağıda dökmek için Hareketler listesinde ilgili belge adının hizasındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen ekrandaki Modül İçi Yazıcı belgeleri alanına tıklayarak baskı yapacağınız fatura şablonunu seçin. Not: Fatura ve diğer sistem içi yazıcı şablonları Ayarlar modülünden tanımlanır. Fatura basmadan önce en az bir fatura şablonunun sistem üzerinde tanımlanmış olması gerekir. İlgili şablonu seçtikten sonra ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın. 19

20 Fatura İptali Sisteme kayıtlı faturayı iptal etmek için Hareketler listesinden ilgili fatura linkine tıklayın. Açılan fatura güncelleme ekranındaki Fatura İptal kutucuğunu seçili duruma getirip Güncelle butonuna tıklayın. Sistem faturayı iptal edilecek ve fatura kaydıyla geri planda yapılan tüm işlemler geri alınacaktır. Hal Faturaları Özellikle perakendecilerde manav reyonu için yapılan satınalmaların doğru muhasebeleştirilebilmesi için Hal faturaları ayrıca kesilir. Hal faturalarının diğer alış faturalarından farkı, ürün basketine eklenen sütun üzerinden Daralı Darasız hesaplamaları yapılabilmesidir. Girilen dara miktarına göre sistem otomatik olarak darasız hesaplamalarını oluşturur. Bunun dışındaki tüm alanlar aynen alış fatura kaydında olduğu gibi doldurulur. Hal faturaları sayfasında hal irsaliyeleri listelenir. İrsaliye Arama Hal irsaliyeleri sayfasının üst kısmında bulunan filtre alanları kullanılarak irsaliyeler arasında arama yapılabilir. Filtre yazısının yanındaki alandan irsaliye numarasına göre arama yapabilirsiniz. Alttaki alanlardan depo bazında, belli tarih aralığında ve tedarikçi bazında irsaliyeleri görüntüleyebilirsiniz. Yaptığınız seçimlerden sonra mutlaka ikonuna tıklayın. 20

21 İrsaliyeden Hal Faturası Oluşturma Hal irsaliyeleri listesinde faturası kesilecek irsaliyelerin başındaki kutucukları işaretleyin. Ekranın altındaki Fatura Oluştur butonuna tıklayın. Tüm irsaliye bilgileri ilgili alanlara kaydedilmiş ve ilgili ürünler ürün basketine eklenmiş halde Hal Faturası Ekleme ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekrandaki alanların kullanımı aynen Alış Faturası Kaydetme başlıklı bölümde anlatıldığı gibidir. Ürün basketindeki bilgi sütunlarına Dara ve Daralı miktar sütunları eklenmiş haldedir. Buradan alınan mallarla ilgili dara bilgileri kaydedildiğinde sistem gerekli hesaplamaları yapacaktır ve muhasebeleştirecektir. Fatura Üzerinden Seri No ve Garanti Takibi Hazırlanan alış ve satış faturalarından seri no ve ürün garanti takibi yapılabilir. Ürün detayında Seri No Takibi Yapılıyor kutucuğu seçili olan ürünler, alış ve satış faturalarında ürün basketine eklendiklerinde o ürüne ait satır başında ikonu görüntülenir. Bu ikon kullanılarak faturaya konu ürünler için tek tek seri no kaydı yapılır. Ürünlerin Alış kaydı yapılmamış seri no larının satış kaydı da yapılamaz. Bu durumda sistem sizi uyarır. NOT: Fatura veya irsaliye üzerinden Seri No / Garanti Takibi yapabilmek için Ayarlar Modülünde yer alan Sistem Yönetimi bölümündeki Basket Şablonları sayfasında Şube Fatura ve İrsaliye işlemleri için Garanti Seri No seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu işlem yetkisi sadece yetkili kullanıcılara aittir. Ayarlar linkini ya da butonunu göremiyorsanız bu yazıyı dikkate almayın. 21

22 Seri No Kaydı Yapmak İçin Alış veya satış belgelerinde, ilgili ürüne ait satırın başında bulunan ikonuna tıklayın. Seri No Alış Garanti veya Seri No Satış Garanti ekranı karşınıza gelecektir. Yöntem alanı seri no kaydının ne şekilde yapılacağını belirlemeyi sağlar. Bu ekrandan iki şekilde ürün seri no kaydı yapılabilir. 1. Ardışık Seri No Kaydı Bu buton ardışık seri no ya sahip ürünlerin alış ve satış kayıtlarında kullanılır. Bu butona tıklandığında ekranın alt kısmında Ürün Seri Baş. No Alanları görüntülenir. Burada ilk alan ardışık olarak tanımlanacak seri no nun başlangıç numarasını yazmak için kullanılır. Bu alana nümerik ve harf karakterler birarada girilebilir. Not: Bu alana en az 1 nümerik karakter girilmelidir. İkinci alan seri no ların arkasına eklenecek sabit karakterler içindir. Buraya da rakam veya harf yazılabilir. Bu rakam ve/veya harfler oluşturulan tüm seri no ların arkasına eklenir. Sistem yazılan harfleri ve arkasından harf gelen rakamları sabit tutar, en 22

23 son yazılan nümerik ifadeyi başlangıç alarak, ürün miktarına göre seri no ları oluşturur. Seri no giriş bölümündeki alanlara gerekli değerleri yazdıktan sonra Kaydet butonuna tıklayın. Kaydedilen seri nolar sayfanın sağ tarafındaki seri no güncelleme bölümünde görüntülenir. Bu alanda görüntülenen seri numaraları kontrol edip tekrar Kaydet butonuna tıklayın. 2. Tek Tek Seri No Kaydı Alış ve satış kaydı yapılan ürünler için tek tek seri no kaydı da yapılabilir. Bu durumda Tek Tek butonunun işaretlenmesi gerekir. Tek Tek butonu tıklandığında ekranın alt kısmında Ürün Seri No lar alanı görüntülenir. 23

24 Bu alana ürünlere ait seri no lar aralarında sadece virgül, olacak şekilde tek tek yazılmalıdır. Ürün alanında seri no kaydı yapılan ürün adı görüntülenir. Miktar alanında alış/satış faturasında, ürün basketinde ilgili ürün için yazılan miktar görüntülenir. Not: Tek tek seri no kaydı yapıldığında ürün basketinde yazılan miktardan fazla veya eksik garanti no su yazılmamalıdır. Bu durumda sistem sizi uyaracaktır. Garanti Başlama alanı o ürüne ait garanti başlangıç tarihini seçmek için kullanılır. Alanın yanında bulunan ikonunu kullanarak seçiminizi yapın. Garanti kategorisi alanı o ürünün tabi olduğu garanti kategorisini seçmek için kullanılır. Alan üzerine tıklayıp listeden ilgili garanti kategorisini seçin. Not: Garanti kategorileri ve süreleri Ayarlar modülünden tanımlanır. Ayarlar modülünün kullanma yetkisi sadece sistem yöneticilerine aittir. Kaydet butonuna tıklayın. Kaydedilen seri nolar sayfanın sağ tarafındaki seri no güncelleme bölümünde görüntülenir. 24

25 Bu ekrandan seri no ların yanındaki ikonlarına tıklayarak tek tek seri no silme işlemi yapılabilir. Değişiklik yapıldıktan sonra mutlaka alttaki kaydet butonuna tıklanmalıdır. Seri no tanımlaması yapılan ürünlerde ikonuna tıklandığında yukarıdaki güncelleme ekranı açılır. Spec Tanımlama WorkCube Fatura modülü spec bazında alış ve satış kaydetmeye ve buna göre stokları takip etmeye imkan tanır. Farklı speclerde ürün alış ve satışlarında ürün basketinden o ürüne ait spec tanımının da seçilmesi gerekir. Spec tanımları üretim departmanlarının bir konusudur ve WorkCube üzerinde de spec ve spec niteliklerinin tanımları Üretim Modülü nde yapılır. Burada tanımlanan specler listesine alış ve satış faturaları ürün basketinden erişilebilir. Spec bazında fatura kaydı yapmak için Alış veya satış fatura detayında, ürün basketindeki Spec sütununda ilgili ürünün hizasındaki ikonlarına tıklayın. 25

26 NOT: Spec alanının ürün basketinde bulunması için Ayarlar Modülünde yer alan Sistem Yönetimi bölümündeki Basket Şablonları sayfasında Fatura ve İrsaliye işlemleri için Spec seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu işlem yetkisi sadece sistem yöneticilerine aittir. Ayarlar linkini ya da butonunu ekranınızda göremiyorsanız bu yazıyı dikkate almayın. Karşınıza gelen specler listesinden ilgili spec başlığına tıklayın. Seçtiğiniz spec adı fatura detayında ilgili ürün satırında görüntülenecektir. Burada yaptığınız kayıt o ürünün o specine ait stok miktarını arttırır veya eksiltir. Aynı ürünün farklı speclerinden alış veya satış sözkonusuysa her bir spec için ürün adı ayrı ayrı seçilerek ürün baketine eklenmelidir. Spec niteliklerini görmek veya değiştirmek için Specler listesinde ilgili spec adının hizasındaki ikonuna tıklayın. Spec detay ekranı açılacaktır. Not: Spec oluşturma, spec nitelikleri tanımlamak hakkında daha detaylı bilgi için lütfen WorkCube Eğitim Sorumlusundan bilgi alınız. 26

27 Hareketler Sayfa: Araçlar > Fatura > Hareketler Fatura hareketlerini görüntüleme (Fatura Arama) Fatura modülü ilk açıldığında tüm fatura hareketleri azalan tarih sıralamasıyla listelenir. Fatura modülünde başka bir sayfadayken Hareketler linkine tıklanarak bu listeye ulaşılabilir. Hareketler listesindeki her bir fatura adına veya no'suna tıklayarak o faturaya ait güncelleme sayfasına ulaşılabilir. Hareketler listesinde demirbaş alım ve demirbaş satış faturaları da listelenir. Bu faturaların kayıtları Muhasebe modülünden yapılır. Bu konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ KULLANICI KİTAPÇIĞI 27

28 Faturalar Arasında Arama Yapma Hareketler listesindeki filtre alanları kullanılarak fatura veya makbuzlar arasında arama yapılabilir. Filtre yazısının yanındaki alandan fatura numaraları üzerinden arama yapılabilir ya da Fatura veya makbuzun tipine göre Artan/Azalan Tarih ve Artan /Azalan numara sırlamasında Depo bazında Belli tarih aralığında ve Belli bir müşteri veya tedarikçi bazında hareketler görüntülenebilir. Yapılan seçimlerden sonra ikonuna tıklayın. Sistem girilen kriterler uygun hareketleri görüntüleyecektir. Not: Birden fazla arama kriteri girildiğinde sistem tüm kriterleri bir arada sağlayan arama sonuçlarını ekrana getirir. Fatura İle İlişkili Siparişleri Görme Fatura güncelleme ekranından o faturaya ilişkin sipariş kayıtlarını görmek mümkündür. Fatura güncelleme sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. O fatura irsaliyelerine bağlı siparişlere ait bilgi ekranı açılacaktır. Bu bilgi ekranında irsaliye no, ilişkili sipariş, teslimat bilgisi ve irsaliye kaydını yapan kişi adı görüntülenir. 28

29 Fatura Maliyet ve Masraf Kayıtları Fatura güncelleme sayfasından faturaya ilişkin ek masraf ve maliyetler kaydedilerek takip edilebilir. Masraf kaydı girmek için fatura güncelleme ekranının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen ekranda işaretine tıklayarak her bir masraf kalemi için sayfaya bir bilgi satırı ekleyin. Açıklama alanına masraf ile ilgili açıklamayı yazın. Tutar kısmına ilgili masraf tutarını rakamlar arasında boşluk veya herhangi bir işaret olmayacak şekilde girin. İlgili para birimini seçin. Her bir masraf kalemi için aynı işlemleri tekrarlayın. Kaydet butonuna tıklayın. Faturayı Masraf Merkezlerine Dağıtma Satınalma faturaları faturaya konu mal ve hizmetler üzerinden farklı masraf merkezlerine dağıtılabilir. Masraf merkezlerine dağıtma, harcamaları detaylarıyla takip etmek ve farklı kriterlerde harcama raporları oluşturmak açısından önemlidir. Faturaya konu mal ve hizmetleri masraf merkezlerine dağıtmak için fatura güncelleme sayfasının sağ üst kımında bulunan ikonuna tıklayın. Her bir ürün/hizmet kalemi için bir bilgi satırı eklenmiş halde Faturayı Masraf Merkezlerine Dağıtma ekranı açılır. 29

30 Bu ekran üzerinden her bir ürün/hizmet satırının hizasında ilgili gider kalemi, masraf merkezi ve masrafı yapan kişi adı seçilebilir. Not: Masraf merkezleri ve gider kalemleri Finans Modülünde tanımlanır. Bilgi için bkz. FİNANS MUHASEBE YÖNETİMİ KULLANICI KİTAPÇIĞI Tüm dağılımlar yapıldıktan sonra Kaydet butonuna tıklanmalıdır. Mal veya Hizmet için ayrıntılı maliyet dağıtımı ve masraf merkezi kaydetmek Bu ekrandaki her bir ürün veya hizmet için ayrıca detaylı maliyet dağılımı ve masraf merkezi kaydı da yapılabilir. Bunun için ilgili ürün/hizmet satırının sonunda bulunan ikonuna tıklayın. Ayrıntılı Maliyet Dağıtımı ekranı açılır. 30

31 Bu ekranda ilgili gider kalemlerinin karşısına mal/hizmet tutarındaki pay yüzdesi (oranı) yazılır. Girilen orana göre sistem mal/hizmet için bir önceki ekranda görüntülenen tutarın o yüzdeye karşılık gelen kısmını otomatik olarak hesaplar ve tutar alanında görüntüler. Masraf merkezi alanından da o tutarın ilişkili olduğu masraf merkezi seçilir. Gider kalemi oranlarının toplamı daima 100 olmalıdır. Aksi takdirde sistem sizi uyaracaktır. Harcamayı yapan alanından ilgili kişi adı seçilir ve Kaydet butonuna tıklanır. Detaylı maliyet dağıtımı yapılmış mal/hizmet satırları pasif ve gri hale gelir. Bu mal ve hizmetler için gerekli güncellemeler yine hizasındaki ikonuna tıklanarak detaylı maliyet dağıtımı sayfasından yapılabilir. Şirketler Arası Konsolide Fatura Oluşturma WorkCube üzerinden yönetilen grup şirketleri için şirketler arası konsolide fatura kaydı yapılabilir. Şirketler arası konsolide fatura kaydı yaptığınızda sistem bulunduğunuz şirket için yapılan satış fatura kaydını otomatik olarak diğer şirket için Alış Fatura Kaydı olarak o şirket faturalarına ekler. ÖNEMLİ: WorkCube üzerinden yönetilmeyen grup şirketleri için böyle bir işlem söz konus olamaz. Konsolide fatura kaydı yapmak için Satış Faturası Güncelleme ekranının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. 31

32 Karşınıza gelen ekranda İşlem Tipi alanında sistem tarafından Mal Alım Faturası görüntülenir. Eğer bu faturanın farklı bir biçimde diğer şirkete alış kaydedilmesini istiyorsanız buradan ilgili ifadeyi seçin. Periyot alanı faturanın konsolide edildiği grup şirketini ve muhasebe dönemini seçmek içindir. Alan üzerine tıklayarak diğer grup şirketini ve muhasebe dönemini seçin. Depo alanından malın karşı tarafta teslim alındığı depo adını seçin. Teslim alan ve Satışı yapan alanlarından ilgili kişileri seçin. Kaydet butonuna tıklayın. Konsolide ettiğiniz fatura tüm bilgi ve tutarları ile birlikte diğer şirketin fatura hareketlerine alış faturası olarak kaydedilecek ve o şirketin hesaplarında görüntülenecektir. Fatura anlaşmalara uygunluk kontrolü Satınalma faturalarının güncelleme ekranından, faturaların anlaşmalara uygunluğu kontrol edilebilir. Anlaşmalara uygunluk kontrolü WorkCube Anlaşma Modülü üzerinden yapılır. Anlaşma modülünde ilgili tedarikçiden satınalınan ürün ve/veya hizmetler için satınalma şartları tanımlanmış ise bu şartlara göre oluşan tutarlar ile fatura tutarları sistem tarafından otomatik karşılaştırılır. 32

33 Faturayı kontrol etmek için güncelleme sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. Not: Satış faturalarında bu ikon görüntülenmez. Eğer faturayı kesen şirket ile WorkCube Anlaşma modülünde tanımlanmış bir anlaşma ve satınalma şartları sözkonusuysa, tutar karşılaştırmalarının yapıldığı Anlaşma-Aksiyon Koşullarına Uygunluk ekranı açılacaktır. Bu ekranda anlaşma koşullarına göre oluşan tutarlar ve fatura tutarları ve aralarındaki farklar görüntülenir. Ekranda ayrıca irsaliye ve fatura tutar karşılaştırmaları da yapılır. Faturayı Onaylama Eğer koşul ve fatura karşılaştırmalarında bir tutarsızlık yoksa ikonuna tıklayarak fatura onaylanır. Fark Faturası Emri Oluşturma Eğer arada fark varsa bu tutar için fark faturası kesilebilir. Bunun için öncelikle anlaşma koşullarına uygunluk ekranından Fark Faturası Emri oluşturulmalıdır. Ekranın sağ üst köşesindeki Karşınıza fatura kontrol bilgi ekranı gelecektir. ikonuna tıklayın. 33

34 Bu ekran Fark Faturası Emri oluşturmak için kullanılır. İlişkili Fatura No, Fark Tutarı ve İşlem Tipi alanları sistem tarafından otomatik olarak doldurulur. Açıklama/Ürün kısmına ikonuna tıklayarak fiyat farkı faturasında kullanılacak açıklama veya ürün adı seçilir. ÖNEMLİ: Fiyat farkı faturaları kurumlar tarafından İade Hizmet Bedeli v.b. farklı açıklamalarla kesilebilmektedir. Fark faturalarında kullanılacak bu açıklamaların öncelikle Ürün Yönetimi modülünden bir ürün gibi tanımlanması ve ürün listesine eklenmesi gerekir. WorkCube'de tüm ürün ve hizmetler birarada Ürün Yönetimi modülü üzerinden yönetilir. Ürün yönetimine tanımlanmamış hiçbir mal veya hizmet için fatura kesilemez. Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. WorkCube Ürün ve Stok Yönetimi Kitapçığı Fark faturası kesim tarihi seçilir. Fark faturasını onaylayacak kişi adı Kaydet butonuna tıklandığında, Oluşturulan Fiyat Farkı Fatura emri ikonuna tıklayarak seçilir. Fatura>Kontrol Sayfasında kontrol edilmiş ve Kesilmemiş Fiyat Farkı Faturaları arasına girer. Fiyat farkı faturası bu sayfa üzerinden kesilir. Fark Faturası Kesmek hakkında ayrıntılı bilgi BÖLÜM III FATURA KONTROL bölümünde anlatılmaktadır. 34

35 Fatura ödeme planını görüntüleme Fatura kaydederken, Ödeme yöntemi alanından o faturaya ilişkin ödeme yönteminin de seçilmiş olması gerekir. Ödeme yöntemi seçilmiş faturaların güncelleme ekranlarında ikonu görüntülenir. Bu ikona tıklayarak fatura için seçilmiş ödeme yöntemine ait ödeme planı detaylarını görmek mümkündür. ÖNEMLİ: Ödeme yöntemleri Ayarlar modülü Paremetreler > Ödeme ve Vergi bölümünde tanımlanır. Bu tanımlamada o ödeme yöntemine ilişkin vade farkı, faiz hesaplama yöntemi, kullanılan ödeme aracı v.b. bilgiler de ayrıntılarıyla tanımlanmaktadır. Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce Ayarlar modülünden kurumca kullanılan ve kabul edilen tüm ödeme yöntemleri tanımlanmalıdır. Ayarlar modülünün kullanımı sadece yetkili kullanıcılara aittir. Ödeme yöntemleri Tanımlamak hakkında ayrıntılı bilgi FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ kullanıcı kitapçığında anlatılmıştır. Ödeme planı, seçilen işlem tipi için ayarlar modülünde yapılan tanımlamalara göre sistem tarafından otomatik oluşturulur ve görüntülenir. Örn. 10 Taksit Senetli Ödeme için Ayarlar modülündeki tanımlamada girilen bilgileri üzerinden sistem 10 taksit için girilen vade farkı oranlarını/faiz hesaplama yöntemlerini de hesaba katarak toplam tutarı 10 taksite böler ve her bir senedin tutarını ve tarihini otomatik olarak gösterir. 35

36 * Örn: Nakit Ödeme Planı Ekranı * Örn: Çekli Ödeme Planı Ekranı * Örn: Taksitli Senetli Ödeme Planı ekranı (vade Farkı oranı % 10 olarak tanımlanmış) Senet Basma Çek, Senet gibi ödeme araçlarının printleri bu ekranlar üzerinden alınabilir. Not: Çek veya Senet baskısı alabilmek için öncelikle Ayarlar modülünden gerekli şablon tanımlarının yapılması gereklidir. Senetli ödeme planı ekranlarının sağ üst köşesinde ikonu görüntülenir. Bu ikona tıklandığında tanımlanan şablona göre sistem senetleri oluşturur ve baskı önizlemesi olarak görüntüler. 36

37 Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak senetleri baskıya gönderebilirsiniz. Toplu Fatura Basma Satış faturalarını güncelleme sayfasından listesinde, hizasındaki ikonuna tıklayarak tek tek basmak mümkündür. Eğer toplu fatura basmak istiyorsanız Hareketler listesinin üst sağ köşesinde bulunan ikonuna veya Hareketler ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen ekranda ilk ve son fatura alanlarına kesmek istediğiniz ilk faturayla son faturanın numaralarını yazın. Yandaki alandan ilgili baskı şablonunu seçin. Not: Fatura ve diğer sistem içi yazıcı şablonları Ayarlar modülünden tanımlanır. Fatura basmadan önce en az bir fatura şablonunun tanımlanmış olması gerekir. 37

38 İkonuna tıklayın. Kesilecek faturaların baskı önizlemesi ekranın alt kısmında altalta görüntülenecektir. Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak faturaları toplu halde baskıya gönderebilirsiniz. 38

39 BÖLÜM III Fatura Kontrol Sayfa: Araçlar > Fatura > Kontrol Alım faturası güncelleme sayfasından anlaşmalara uygunluk kontrolü yapılmış ve fark faturası emri oluşturulmuş (bilgi için bkz. BÖLÜM II Hareketler > Fatura Anlaşmalara Uygunluk Kontrolü.) fatura emirleri kayıt yapıldığı anda Fatura Kontrol listesine eklenir. Fark faturası kesme Fatura kontrol listesinden ilgili faturanın hizasındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen Satış Faturası Ekleme ekranından ilgil ialanları doldurun. Bilgi için bkz. BÖLÜM II Satış Faturası Kaydetme Ürün basketindeki ikonuna tıklayarak ürün listesinden fark faturası için kullanacağınız açıklama/ürün/veya hizmeti seçin. Kaydet butonuna tıklayın. ÖNEMLİ: Fiyat ve vade farkı faturaları kurumlar tarafından İade Hizmet Bedeli v.b. farklı açıklamalarla kesilebilmektedir. Fark faturalarında kullanılacak bu açıklamaların öncelikle Ürün Yönetimi modülünden bir ürün gibi tanımlanması ve ürün listesine eklenmesi gerekir. WorkCube de tüm ürün ve hizmetler birarada Ürün Yönetimi modülü üzerinden yönetilir. Ürün yönetimine tanımlanmamış hiçbir mal veya hizmet için fatura kesilemez. Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. WorkCube Ürün ve Stok Yönetimi Kitapçığı Toplu Fark Faturası Kesme Aynı tedrikçiye ait birden fazla fatura için tek bir fark faturası kesilebilir. Bunun için faturaya dönüşecek fark fatura emirlerinin başında bulunan kutucukları seçili duruma getirin. 39

40 Listenin altında bulunan Fark Faturası Oluştur butonuna tıklayın. Her bir fatura emri için ayrı bir ürün bilgi satırı eklenmiş halde Satış Faturası Kaydetme ekranı açılacaktır. Gerekli alanları doldurduktan sonra Kaydet butonuna tıklayın. 40

41 EK Sayfaya Ürün Ekleme (Ürün Basketinin Kullanımı) Ürün Eklemek İçin: "Sayfanın alt kısmında yer alan renkli satırın (ürün basketi) en sonunda bulunan işaretine tıklayın. Karşınıza gelecek olan fiyat listesi ekranından ürüne karşılık gelen linki tıklayarak baskete eklemek istediğiniz ürünü seçin. Ürün basketine birden fazla ürün eklemek için aynı işlemi tekrarlayın. Bu alana direkt barkod cihazından barkod okutarak da ürün ekleyebilirsiniz. Bunun için imleci belirtilen alana getirip, ürün barkodlarını barkod cihazından okutun. Eklenen ürünler baskette yer alan başlık bilgileriyle birlikte ekranda görüntülenir. Detay sayfadaki bu bilgilerin ne olacağı daha önceden sistem yöneticisi tarafından belirlenmiş olmalıdır. Ürün basketinde yer alabilen bilgiler ve kullanımları aşağıdaki gibidir. Not: Aşağıdaki başlıkların tümü ekranınızda görüntülenmemiş olabilir. Lütfen sadece ekranınızda görüntülenenlerle ilgili kısımları dikkate alınız. Stok Kodu: Bu bilgi sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Gri renktedir ve değiştirilemez. Barkod: Bu bilgi sistem tarafından otomatik görüntülenir. Barkodlu ürün ve/veya hizmetlerde bu kısmın değiştirilmemesi gerekmektedir. Üretici Kodu: Bu bilgi sistem tarafından otomatik görüntülenir. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Ürün: Ürün adını görüntüler. Gerekmedikçe bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmez. Bu sütünda yer alan ikonuna tıklandığında ürün bilgi ekranı açılır. Miktar: Ürün ve hizmetin miktarını ifade eder. Manuel girilmelidir. Birim: Bu bilgi sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Gri renktedir ve değiştirilemez. Spec: Ürün spec tanımlaması için kullanılır. Sütündaki ikonlarına tıklayarak ürün specleri tanımlanabilir. Bu konu hakkında bilig Ürün Yönetimi bölümünde anlatılımıştır. 41

42 Fiyat: Bu sütunda ürün birim fiyatı görüntülenir. Sütündaki ikonlarına tıklanarak ürünlere ait fiyat detay ekranları açılır. Buradaki fiyatlar üzerine tıklanarak basket üzerinde ürürnün farklı birim alış veya satış fiyatları görüntülenebilir. Döviz Fiyatı: Alt bölümde seçilen döviz cinsinden ürün birim fiyatını görüntüler. Net Fiyat: İskonto sütunlarındaki indirim oranları uygulanmış Ürün birim net fiyatını görüntüler. Döviz Net Fiyat: Aşağıda seçilen döviz cinsinden ürün net fiyatını görüntüler. KDV%: Sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Ürünün tabi olduğu KDV oranını ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Üürn KDV oranları ürün detaylarında tanımlanır. Vade: Ödeme vadesini ifade eder. Vade gününe karşılık gelen rakam manuel olarak girilir. İsk.1,2,3,4,5: Ürün birim fiyatı üzerinden yapılacak indirim oranlarını ifade eder. Girilen rakam sistem tarafından % indirim miktarı olarak algılanır.bu yüzden girilen rakamın 100'den küçük olması gerekir. Ürün basketinde 5 farklı ürün iskonto sütunu tanımlanabilir. Satır Toplamı: Miktara ve fiyata göre otomatik hesaplanır. İndirimsiz toplamı ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Net Satır Toplamı: Girilen indirim oranlarına göre otomatik hesaplanır. İndirimli satır toplamını ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Vergi Toplamı: Ürün KDV oranına göre miktar ve birim fiyat üzerinden otomatik hesaplanır. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Son Toplam: Net Toplam ile KDV Toplamının toplamıdır. Otomatik hesaplanır. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir. Döviz: Ürün döviz fiyatlarını görüntülemek için kullanılır. Teslim Tarihi: Ürünün teslim tarihini ifade eder. Alanın yanındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza gelecek takvimden son teslim tarihini seçin. Teslim Depo: Ürünün teslim edileceği depoyu ifade eder. Alanın yanındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza gelecek ekrandan ilgili depoyu seçin. Dağılım: Tekstil ürünleri için asorti oluşturmak üzere kullanılır. Ürün detay sayfasında tanımlanan beden ve renk özelliklerine göre oluşan tablo bu sütundaki ikonuna tıklandığında görüntülenir. Bu tabloda 42

43 ürünün farklı renk ve beden özelliklerine göre dağılımları kaydedilir. Aşağıda örnek bir dağılım tablosdu görülmektedir. Girilen ürünlere ve ürün bilgilerine göre toplam tutarlar aşağıdaki alanda default para birimi üzerinden otomatik olarak görüntülenir. Eğer toplam tutarların aynı zamanda farklı bir para biriminde de görüntülenmesini isterseniz "Dövizler" bölümünden istediğiniz para birimini seçin. Toplam miktarlar, para biriminin kuruna göre otomatik hesaplanır ve görüntülenir. Buradaki kur bilgisi sistemde tanımlanmış günlük kurdur. Önemli: Eğer eklediğiniz ürüne ait güncel bir promosyon söz konusuysa, bu promosyon şartlarına göre ürün basketindeki miktarlar sistem tarafından kontrol edilip, sayfanın alt sol bölümünde promosyon bilgilerinin görüntülenmesi gerekir. Promosyon bilgisi İlgili ürün adı, ve hakedilen promosyon sonucu bilgisi olarak görüntülenecektir. Ürün Çıkarmak İçin: Ürün basketine eklediğiniz ürünleri çıkarmak için ürün satırının başında bulunan işaretine tıklayın. Karşınıza çıkan iletide "Tamam" butonuna basın. Bu iletide "iptal" butonuna basmanız halinde yaptığınız işlem geçersiz olacaktır. Girdiğiniz bütün ürünleri aynı anda silmek için genel toplamlar alanının sağ alt köşesinde bulunan "Ürünleri Sil" butonunu da kullanabilirsiniz. Ürün ekleme veya çıkarma işleminiz bittikten sonra ürün basketinin üst 43

44 kısmındaki "Kaydet" butonuna basın. "Kaydet" butonuna basmamanız veya "Vazgeç" butonuna basmanız veya başka bir sayfaya girmeniz halinde eklediğiniz/çıkardığınız ürün bilgileri veya yaptığınız değişiklikler sisteme kaydedilmeyecektir. "Sil" butonuna basmanız halinde bulunduğunuz detay sayfası tümüyle sistemden silinir.. Listeleri ve Ekranları Kağıda Dökme PDF Yapma - Belgeye çevirme ve Mail Olarak Gönderme Sayfayı başka formatta bir belgeye çevirmek (farklı kaydetmek) için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen ekrandan çevirmek istediğiniz formatı (Open Office sxw / Open Office cls / Excel xls / Word doc) seçin. Alttaki alana çevirdiğiniz doküman için bir isim yazın. Dönüştür butonuna tıklayın. Karşınıza gelen bilgi ekranından Save (Kaydet) butonuna tıklayın. Dökümanı kaydedeceğiniz yeri seçin Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın. Sayfayı print etmek için Sayfanın üst kısmında bulunan Sayfayı PDF e çevirmek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen PDF Engine ekranında PDF e çevirdiğiniz dökümanın adını yazın. Font, Sayfa, Layout ve Font Ölçüsü alanlarına tıklayıp istediğiniz seçimleri yapın. Sayfanın olduğu gibi PDF e çevirilmesini istiyorsanız Üst, sağ, sol ve alt marjin alanlarını boş bırakın. Not: Bu alanlara değer giridğinizde görüntü bu değerlere göre Sayfaya yerleştirilir. Başlık alanına PDF sayfalarının üstünde görünmesini istediğiniz bir başlık var ise yazın. 44

45 PDF e Dönüştür butonuna tıklayın. Karşınıza gelen bilgi ekranından Save (Kaydet) butonuna tıklayın. Dökümanı kaydedeceğiniz yeri seçin Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın. Listeyi mail olarak göndermek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. Karşınıza gelen ekranda TO yazan alana gönderi yapacağınız mail adresini yazın. Birden fazla kişiye mail çekecekseniz mail adresleri arasına virgül koyun. Eğer adres defterine kayıtlı bir kişiye mail göndermek istiyorsanız alanın yanındaki ikonuna tıklayarak listeden mail göndereceğiniz kişi adını seçin. Üzerine tıkladığınız isimler alt ekranda TO alanına eklenir. İstediğiniz isimleri seçtikten sonra mail listesi ekranını kapatın. Konu alanına gönderdiğiniz mailin konusunu yazın Gönder butonuna tıklayın. Mail Başarı ile Gönderildi iletisi ekrana gelmelidir. Aksi durumda yazdığınız mail adreslerini tekrar kontrol edin. 45