OTOMOBİL SPORLARI ORGANİZATÖR EL KİTABI

Transkript

1 TÜRKİYE OTOMOBİL SPORLARI FEDERASYONU [Tarih] OTOMOBİL SPORLARI ORGANİZATÖR EL KİTABI OTOMOBİL SPORLARI FAALİYETLERİNİN DÜZENLENMESİNE DAİR EK DÜZENLEMELER

2 İÇERİK BİRİNCİ BÖLÜM TOSFED Organizasyon Şeması 1 TOSFED Logosunun Kullanım Koşulları 2 Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 3 Kurallar Kitabı 3 Kurallar Kitabı 1 Tosfed Yarışma Genel Kuralları 3 Ek Kurallar 3 Ulusal Kurallar 3 Resmi Web Sitesi 3 Sf Digital Dergi 3 Duyurular 3 Bültenler 3 İKİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER Otomobil Sporları Organizasyonlarının Amacı; 4 Otomobil Sporları Organizasyonlarının Planlanması 4 Otomobil Sporları Organizasyonlarının Düzenlenmesi 4 Organizasyon 4 Kulüplerin Organizasyon ve Yarış Aidatları 5 Organizasyon Komitesi 5 Organizasyon Komitesi Ön Hazırlıkları 5 Onay ve İzinler 5 Yapılacak İşler ve Asgari Müddetler 6 Yarışmacı, Sporcu, medya ve Gözetmen lisansları ve Tipleri 6 İzin Yazıları Bedelleri 8 Yarışma öncesi organizasyonun işleyişi 8 Yarışma esnasında organizasyonun işleyişi 9 Yarışma sonrasında organizasyonun işleyişi 10 Parkur seçimindeki kriterler 10 Standart dokümanlar 11 Ek Kurallar 11 Ek Kurallarda Bulunması Gerekli Maddeler 12 Yol notu hazırlanması 14 Güvenlik Planının Hazırlanması 15 Yarışmacı Güvenliği 16 Seyirci Güvenliği 18 Medya Güvenliği 19 Zaman Karneleri 20 YARIŞ MERKEZİ VE YÖNETİM ALANI Ralli ve Offroad Yarış Merkezi 22 Genel Sekreter ve Sekreterlik 22 1

3 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Neticeler 23 Start-Finiş 23 Servis Alanı 24 Refueling Alanları 25 Lastik İşaretleme Alanı 25 Kapalı Parklar 26 Ralli Öncesi Teknik Kontrol 26 Ralli Sonrası Teknik Kontrol 27 Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusu 27 Üst Düzey Görevlilerin Atanması Görevi Kabul Etmesi Ve Davet Edilmesi 29 Komiserler Toplantı Gündemi Ve Ekleri 29 Rallide Komiserler Kurulunun standart prosedürleri& Yarışma Dir.için önemli bilgiler 30 Güvenlik 39 Etaplar 41 Güvenlik Araçları 42 Öncü Otomobiller 43 Etap Kontrol Listeleri 45 Ödül Töreni FIA RALLİ GÜVENLİK REHBERİNİN TERCÜMESİDİR. Seyirci Alanları Ve Girilmez Alanlar İçin Kriterler 52 Etap Koşulurken Özel Önlemler 53 Görevliler Ve Yarışmacı Ekipler İçin Kaza Prosedürleri 53 Kaza Durumundaki Prosedür 53 Güvenlik Denetleme Kriterleri 54 Denetim Sonuçları 54 Organizatörün Güvenlik Araçları (A, B, C, Info, 000, 00, 0, Süpürücü) 54 Güvenlik Araçları 54 Gps Takip Sistemi İçin Kriterler 55 Ek 1 Seyirci Güvenliği 56 Seyirci Alanları 57 Seyircilerin Parkura Olan Mesafesi 60 Medya 60 Medya Departmanı Yükümlülükleri 62 Bütçe Çalışmaları 66 Sponsorluk Çalışmaları 67 Sürücü ve Yarışmacı Lisanslı 71 Mahalli Organizasyonlar ile ilgili düzenlemeler 77 Mahalli veya Bölgesel Kupalar Dışındaki Diğer Mahalli Organizasyonlar 78 Yarışma Ek Kuralları: Kayıt Ücretleri, Sigorta ve Güvenlik Ekipmanları Tablosu 80 Yeni Kulüpler İçin Başlangıç Organizasyonu Olarak Önerilen Yarışmalar 82 2

4 BİRİNCİ BÖLÜM TOSFED ORGANİZASYON ŞEMASI Bu şemaya bağlı olarak Federasyon içindeki işbölümü oluşturulmuş olup, tüm çalışanların görev tanımları belirlenmiş bir kurumsal yapı bulunmaktadır. Federasyonla ilişkilerinizde daha rahat ve etkin bir iletişim sağlamak amacıyla resmi web sitesinde ve bu kitapta ilan edilen mail adreslerine yazılı olarak yapacağınız başvurular ve doğru kişiye doğru konuda ulaşıyor olmanız ile Federasyonun sizlere hizmet vermesi daha kolay ve zamanında olacaktır. 3

5 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 TOSFED LOGOSUNUN KULLANIM ŞARTLARI 2014 Yılı itibari ile TOSFED Resmi web sitesinde TOSFED Logosunun kullanım şartları ve uygulamaları yayınlanacaktır. Yayına girdiği tarih itibari ile organizatör kulüplerimizin bu kurallara uyması gerekmektedir. Ayrıca Spor Bakanlığı ve SGM logolarının kullanım şartlarına uygun olarak uygulanması gerekmektedir yılında tüm takvimde yer alan organizasyonlarda TOSFED tarafından maddi destek alınan (gözetmen harcırahlarının ödendiği tüm faaliyetlerde) SPOR TOTO ile yapılan anlaşma çerçevesinde SPOR TOTO logolarının start, finiş ve etap üstünde kullanılması için Federasyonun özel anlaşmalı TV çekim ekibi (RALLİVİDEO) görevlileri tarafından getirilen SPOR TOTO bannerlarının kullanılmasına izin verilmesi gerekmektedir. Ayrıca bu TV çekim ekibine kolaylık sağlanması, uygun ve güzel çekim alanlarının bilgisinin verilmesi sizin yarışınızın görüntülerinin kaliteli olarak çıkmasını sağlayacaktır. Bunun yanı sıra Gözetmen yeleklerinin 2014 olanlarının Ulusal ve Kupa yarışlarında kullanılması zorunludur. Benzer şekilde medya akredite yeleklerinin kullanılması da zorunludur. Organizatör Kulüplerimizin bu hususlarda Federasyonumuz görevlileri ile işbirliği içinde olmalarını bekliyor, bu ayrıntının sizlere daha iyi hizmet verebilmemiz ve otomobil sporlarının marka haline gelmesini sağlamak için önemli olduğunu ifade etmek isteriz. 4

6 Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç; Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Otomobil Sporları Federasyonunun ve Federasyona bağlı tescilli kulüplerince gerçekleştirilecek Ulusal Otomobil Sporları organizasyonlarının sevk ve idaresinde birlik ve beraberliğin sağlanarak Uluslararası Spor Kurallarına uygun olarak sonuçlandırılmasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam; Bu Düzenleme, TOSFED ve Federasyona bağlı organizatör lisansına sahip tescilli kulüpleri ve özel kupa organizatörleri tarafından düzenlenen 2014 TOSFED Kurallar Kitabında sportif kuralları tanımlanmış olan spor faaliyetlerini kapsar. Dayanak; Bu Düzenleme, TOSFED ana statüsüne ve TOSFED talimatlarına bağlı olarak hazırlanmıştır. Tanımlar; Bu Düzenlemede geçen; Bakanlık Bakanı Genel Müdürlük Genel Müdür FIA TOSFED Organizatör Kulüp Kulüp Başkanı Organizasyon : TC Spor Bakanlığı nı : Spor Bakanı nı : Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü nü, : Gençlik ve Spor Genel Müdürü nü, : Dünya Otomobil Sporları Federasyonu : Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu : TOSFED geçerli organizatör lisansına haiz kulüpleri : Organizatör Kulüplerin Yönetim Kurulu Başkanı nı : Mahalli, kupa, ulusal ve uluslararası nitelikteki spor faaliyetleri ile spora yönelik her Branşta yapılan yarışmaları, eğitim ve seminerleri, KURALLAR KİTABI: Her senenin başında FIA ya bağlı ve paralel olarak Federasyon tarafından yeniden yayınlanmakta olup aynı zamanda Resmi web sitesinde ( elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Federasyondan baskılı hali temin edilebilir. Kurallar Kitabı, TOSFED tarafından yayınlanmış tüm sportif kurallar ve düzenlemeler ile FIA nın yayınlarının bazılarının tercümelerini içerir. TOSFED YARIŞMA GENEL KURALLARI: Türkiye de Otomobil Sporlarının kurallara uygun yürütülmesi, geliştirilmesi, yurt düzeyine yayılması, dünya standartlarında yapılabilmesi için Ulusal Sportif Otoritesi olan TOSFED tarafından hazırlanmış TOSFED in Spor Kurallarıdır. EK KURALLAR: TOSFED tarafından her yılın başında branşlara göre spor kuralları yayınlanır. Yarışmayı organize eden organzatör kulüpler tarafından yarışma öncesinde hazırlanarak asgari süresinde Federasyon onayına sunulur ve onay alındıktan sonra resmiyet kaznır. Yarışma Ek Kuralları ilgili yarışmada kayıt olan Yarışmacı ile Organizatör Kulüp adına görev yapan spor direktörü arasındaki sportif anlaşma metni gibidir. Genel Kurallar ve TOSFED Spor Kurallarına bağlı ve uyumlu olarak hazırlanır. ULUSAL KURALLAR: Her sene başında yayınlanmaktadır. Ayrıca Resmi web sitesinde ( elektronik ortamda da yayınlanmaktadır. Federasyondan standart baskılı hali temin edilebilir. Yarışma Organizasyon Komitesi tarafından o yarışın ilgili tüm özelliklerini içerecek şekilde her yarış için hazırlanması gereken çok önemli bir resmi dokümandır. RESMİ WEB SİTESİ: SF DİGİTAL DERGİ: Federasyon tarafından aylık ve dijital olarak çıkararılan bu derginin amacı Federasyon icraatlarını ve otomobil sporları faaliyetlerine yer vermektir. Derginin standart başlıkları bulunmaktadır. Günlük olarak yenilenen web sitesindeki haber ve resimlerden derlenen bu dergi ve site için siz organizatörlerimizden gelecek olan resimler ve içerikler önem taşımaktadır. Bu nedenle gerek sosyal faaliyetlerini gerekse toplantıları dâhil paylaşmak istediğiniz tüm bilgileri medya@tosfed.org.tr veya filiz@tosfed.org.tr adreslerine yollamanız yeterlidir. DUYURULAR: TOSFED tarafından bilgilendirmek veya kuralların daha açık anlaşılması için yapılan açıklamalardır. Organizatör kulüplere faks veya yolu ile yollanmakta olup Resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. BÜLTENLER: TOSFED Spor Direktörü tarafından sezon içinde gerekli görülen Sportif Kurallar ve Yarışma takvimindeki değişiklikleri içermektedir. Resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Yayınlandığı tarihten itibaren geçerlilik kazanırlar. İlgili branşta organizasyon yapan kulüplerin, bu bültenleri yarışmacılara hatırlatmak için resmi ilan panolarında ilan etmeleri ve dokümantasyonda dağıtmaları önemlidir. 5

7 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Ayrıca Yarışmalarda Yarışma Direktörü veya Yarışma Komiserleri tarafından yayınlanan yarışma ek kurallarında, yol notunda yapılan değişkler için çıkarılan yarışma bültenleri yanlızca ilgili yarışmanın kuralları ve porgramı ile ilgilidir. İmza karşılığı tüm yarışmacılara dağıtılır, resmi ilan panosunda asılır ve varsa resmi yarış web sitesinde ilan edilir. Tercihen sarı renkli kâğıt kullanılmalıdır. Yarışmacıların bu bülteni almıyorum veya imzalamıyorum deme şansları yoktur. İKİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Otomobil Sporları Organizasyonlarının Amacı; Ulusal, Kupa, Mahalli veya özel otomobil sporları organizasyonlarına katılacaklara en iyi hizmeti sunmak, sporumuza daha çok yurttaşımızın katılımını sağlamak, halkımızı ve özellikle gençliği otomobil sporları etkinliklerine yönlendirmek, bilinçli iyi sürücüler yetiştirmek ve sağlıklı bir toplumun temelini oluşturmaktır. Uluslararası otomobil spor organizasyonlarında ise, organizasyonun en iyi şekilde sonuçlandırılmasını sağlamak, ülkemizin tanıtımını yapmak, ülkeler arasında dostluk ve barışa sportif anlamda katkıda bulunmaktır. Otomobil Sporları Organizasyonlarının Planlanması TOSFED ve bağlı olan organizatör kulüpler tarafından düzenlenecek olan otomobil sporları organizasyonlarının, bu Düzenlemenin 5. maddesinde açıklanan temel ilkelere ulaşabilmesi TOSFED Kurallar Kitabı ve Uluslararası FIA Spor Kurallarına uygun bir organizasyon planlamasının yapılması esastır. Otomobil Sporları Organizasyonlarının Düzenlenmesi Her organizasyon için aşağıdaki işlemler yapılır: Federasyona bağlı organizatör kulüpler, ulusal, kupa ve mahalli takvimde yer alan faaliyetler için idari ve sportif kurallara uygun olarak hazırladıkları yarışın Ek Kurallarını hazırlar, yarışma aidatını öder ve TOSFED Sportif Deparmanından Kurallar Kitabında ilan edilen asgari süresi içerisinde onay alırlar. (2014 yılından itibaren yarışma Ek Kurallarını o yarışa atanan Spor Komiserleri Başkanı inceleyecektir). TOSFED bu yarışma Ek Kurallarını onaylamama veya değişiklik hakkına sahiptir. Organizatör kulüp tarafından belirlenen görevlileri yeterli bulmadığı takdirde veya başka sebeplerden değişmesini talep edebilir. Organizatör Kulüp veya şirket Federasyondan gelen ve onaylanan Ek Kuralları değişmiş hali ile yayınlamak zorundadır. Eğer organizatör kulüp taslak yarışma Ek kuralları olarak kulüp web sayfasında bu kuralları yayınlamış ise onay geldikten sonra tarihinde onaylanmış yarışma Ek Kurallarıdır şeklinde ilan etmeli ve daha önceki taslak Ek Kuralları kaldırmalıdır. Uluslararası organizasyonlarda ise bunu gerçekleştirecek olan organizatör, öncelikle Federasyonun onay ve yarış izin bedelini öder, sonra ilgili etkinliğin Yarışma Ek Kurallarını hazırlar, TOSFED onayını alır, FIA yarışma aidatını öder ve FIA dan atanacak gözlemciye onay için uluslararası asgari sürelere bağlı kalarak izin alır. Tüm bu işlemler için her yıl TOSFED tarafından asgari süreler, yarış bedelleri ve Yarışma Ek Krallarında yayınlanır. Süresi dışında yapılan başvurulara izin verilmez. Organizasyon Otomobil Sporlarıyla ilgili bir organizasyonu yapabilmek için organizatör lisansına sahip olunması gereklidir. Bu lisans, Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu tarafından her yıl yenilenir. Organizatör lisansına sahip olunmadan, Ulusal-Kupa-Mahalli hiçbir yarışmanın ve/veya organizasyonun yapılmasına izin verilmez. Kulüpler tüm tescil işlemlerini tamamladıktan sonra, her sezonun başında TOSFED tarafından açıklanan sürelerde Organizasyon Lisans bedelini yatırarak Organizatör Kulüp Lisansını almakla yükümlüdürler. 6

8 Organizasyon Lisansları 3 e ayrılmaktadır. Türkiye Şampiyonası Yarış takvimde yer alan Ulusal Yarışları organize etmek isteyene kulüpler 1.500,00 TL lisans bedeli, TOSFED Kupası organize etmek isteyen kulüpler 1.000,00 TL lisans bedeli, Mahalli organizasyonlar gerçekleştirmek isteyen kulüplerimiz ise 500,00 TL lisans bedeli ödemekle yükümlüdür. Organizasyon Komitesi Organizasyon Komiteleri, organizasyonu yapacak Organizatör Kulübün Yönetim Kurulu tarafından seçilir. Kulüp Yönetim Kurulu ilgili yarışmayı en iyi yapacaklarına inandıkları üst düzey yönetici seminerlerine katılmış Direktör lerini seçerler, sonra Organizasyon Komitesinin kurulmasına karar verirler. Otomobil sporlarında herhangi bir organizasyonu yaparken, öncelikle, çalışabilecek, bu işe vaktini verebilecek kişilerden oluşacak bir komite kurulması gereklidir. Bu komitenin içinde, en az 4 kişi sorumlu bir Başkan, yapılacak Yarışmanın Direktörü, organizasyonun genel güvenliğinden sorumlu bir kişi, yarışmanın Genel Sekreteri ve mali işleri yürütecek bir görevli olmalıdır. Komite; yarışmanın bütçesinin yapılması, bütçeye göre parkurun tespiti, organizasyonda görev alacak kişilerin seçimi ve rızalarının alınması, Ek Kuralların hazırlanması, parkurun ve önerilen görevli listesinin onayı için TOSFED e yollanması, sponsorlarla ilişkilerin kurulması, Direktör ve Yarışma Genel Sekreteri ile birlikte organizasyona katkıda bulunarak işlemlerin yürütülmesi için çalışır. Organizasyon Komitesi Ön Hazırlıkları Organizatör Kulüp Yönetim Kurulu, Organizasyon Komitesi Başkanı, Direktör, Genel Sekreter ve üyelerini seçtikten sonra, son üye olan Yarışmanın Güvenlik Sorumlusu, Direktör tarafından seçilir. Amaç, Direktör ün beraber çalışacağı, en önemli yardımcısı olacak ve yarışmanın güvenliğini beraberce sağlayacağı kişinin kendisi ile anlaşabilecek bir kişi olmasıdır. Organizasyon Komitesi göreve başladığında, ilk iş olarak yapacağı yarışmaya göre uygulanabilir taslak bir bütçe ve organizasyon şeması hazırlar. Bu bütçeye göre Direktör ve/veya atanacak bir kişi tarafından TOSFED Kurallar Kitabı ve Yarışma Düzenlemelerine uygun bir parkur, zaman çizelgesi ve Ek Kurallar hazırlanır. Onay ve İzinler Organizasyon Komitesi, TOSFED in asgari şartlarına uygun bir sürede, yarışma Ek Kurallarını, parkuru, zaman çizelgesini ve organizasyonda görev almasını istediği görevlilerin listesini, organizasyon aidat bedelinin ödendi dekontuyla birlikte TOSFED e onaya yollar. Kulubün Federasyon cari hesabında alacağı olması halinde muhasebe ile görüşülerek cari hesaptan virman yapılabilir. 7

9 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 YAPILACAK İŞLER Organizasyon Komitesi için önerilen isimler, nitelikleri, Komitenin adresi ile Yarışma Ek Kuralları taslağı, Parkur taslağı ve Yarışma Aidatı Dekontunun TOSFED e yollanması ASGARİ MÜDDETLER Ulusal Yarışma : Starttan 45 gün önce TOSFED Kupaları : Starttan 30 gün önce Mahalli Ralli : Starttan 30 gün önce Diğer Mahalli Yarışma : Starttan 21 gün önce Onaylanması için Yarışma Ek Kurallarının TOSFED Gözlemci ve Komiserler Kurulu Başkanına yollanması. Ulusal Yarışma TOSFED Kupaları Mahalli Ralli Diğer Mahalli Yarışma : Starttan 30 gün önce : Starttan 21 gün önce : Starttan 21 gün önce : Starttan 15 gün önce Onaylanmış Yarışma Ek Kurallarının yayınlanması ve yasal izin başvuruları Atanmış görevlilere davet ve bilgi gönderilmesi (Kulüp tarafından) Kayıtların kapanması ve TOSFED e onay için yollanması (Ulusal Yarışma) Start sırasına göre yarışmacı listesi ilanı (Ulusal Ralli için) Kayıtların kapanması ve TOSFED e onay için yollanması (TOSFED Kupası için) Start sırasına göre yarışmacı listesi ilanı (TOSFED Kupası için) Ulusal Yarışma : Starttan 21 gün önce TOSFED Kupaları : Starttan 15 gün önce Mahalli Ralli : Starttan 15 gün önce Diğer Mahalli Yarışma : Starttan 7 gün önce Starttan 7 gün önce Starttan önceki Pazartesi, saat 18:00 Starttan önceki Salı, saat 18:00 Starttan önceki Çarşamba, saat 13:00 Starttan önceki Çarşamba, saat 18:00 Yol Notları ve Antrenman Dokümanları Dağıtımı Starttan önceki Çarşamba, saat 18:30 Kayıtların kapanması ve TOSFED e onay için yollanması (Diğer Ulusal Yarışmalar ve Mahalli Yarışmalar için) Start sırasına göre yarışmacı listesi ilanı (Diğer Ulusal Yarışmalar ve Mahalli Yarışmalar için) Starttan önceki Perşembe, saat 18:00 Starttan önceki Cuma, saat 13:00 Sigorta poliçesi ve izin yazılarının TOSFED e yollanması Starttan önceki Cuma, saat 16:00 Neticelerin TOSFED e ulaştırılması (Faks / E-posta) Komiserler Tutanaklarının TOSFED e yollanması Yarışma dosyasının TOSFED e yollanması (gözetmen harcırahları imza formu ile) ASN Gözlemci Raporunun TOSFED e yollanması Neticelerin kesinleşmesinden sonraki aynı gün Neticelerin kesinleşmesinden sonraki gün saat 12:00 a kadar Ödül töreninden sonra 3 gün içinde Ödül töreninden sonra 7 gün içinde 2014 Yarışmacı, Sporcu, Medya ve Gözetmen lisansları ve tipleri aşağıda belirtilmiştir. 8

10 9

11 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 TOSFED tarafından onay ve atama yazıları geldikten sonra, Organizatör Kulüp yarışmanın güvenliğinin sağlanması, gerekli güvenlik araçlarının temini ve bulunduğu ilin izin ve desteğini almak üzere, Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü ne;, parkur, zaman çizelgesi ve isteklerini içeren başvuruyu yapar. Bu başvuru sırasında TOSFED İl Temsilcisi yardımcı olur ve izinlerin takip işlerini organizasyonla beraber yürütür. Sırasıyla; Organizasyon Komitesi seçimi, Direktör Seçimi, Direktörün Güvenlik Sorumlusu seçimi, Genel plan ve bütçe yapılması, Parkurun seçimi, Ek Kurallar ve görevlilerin listesinin tespiti, Organizasyon aidat bedelinin yatırılması, (BKNZ sayfa 2) TOSFED e onay, atama ve izin için başvuru, TOSFED onayı ile birlikte İl Temsilcisi vasıtası ile Gençlik Spor İl Müdürlüğü ve Valilik yasal izinler için başvuru, Yarışma öncesi organizasyonun işleyişi Sponsorlar için dosya hazırlanması ve gerçekçi olması, İhtiyaç listesinin tespit edilmesi, Direktör ve Güvenlik Sorumlusu tarafından Güvenlik Planının ve Yol Notunun hazırlanması için uygun bir otomobille parkurun çıkartılması, Yarışma parkuruna göre gerekli güvenlik araçları (FIV, Ambulans, Çekici, İtfaiye-Yangın aracı ve Kurtarma aracı) tespitinin yapılması ve temini için çalışılması, Parkurdaki olası tamirat, düzeltme, temizlik gibi işlerin listesinin hazırlanması, çözümlerinin araştırmasına girilmesi, (Belediyeler, Özel İdare, Özel sektör vb.) Güvenlik planına göre telsiz, diafon vb. iletişim cihazlarının listesinin yapılması ve sağlanması için gerekli başvuruların yapılması, TOSFED tarafından atanmış görevlilerle temasa geçilerek Organizatör tarafından davet çıkartılması, konaklama, geliş/gidişlerinin organizasyonu ile yarışma içi ulaşımlarının sağlanması ve davetli üst düzey görevlilerin konaklama ve ulaşım planlarının yapılması, (2014 yılından itibaren Federasyontarafından atanan yarışma gözlemcisinin ulaşım masrafları Federasyon tarafından karşılanır.) 10

12 Yarışma için gerekli merkezin, ofis malzemesinin temini ve çalıştırılmaya başlaması, Yarışmanın sportifi için çok önemli olan Start-Finiş yerleri, Teknik Kontrol, Bekleme Alanı, Kapalı Park (parc farme) alanları ile servis alanları ve seyirci bölgelerinin tanziminin yapılması ve güvenliklerinin sağlanması, Federasyon tarafından görevlendirilen gözetmenlerin geliş/gidişlerinin ve varsa konaklamalarının temini, Yarış esnasında gerekli olacak otomobil, minibüs ve otobüslerin temini ve kullanma şemalarının yapılması, Yarışma branşına göre, var ise, zaman karnesi, yarışma numaraları, yarışma plakaları, afişler, el ilanları, banner ve pankartların hazırlanması, sponsor yapışkan malzemesi, anlaşmaya göre sponsor bannerlarının hazırlanması, görevli otomobillerin çıkartmaları, tüm görevlilerin yaka kartlarının hazırlanması, Yarışma sportif malzemesinin temini, Teknik Kontrol için gerekli malzemelerin temini, lastik kontrol, ağırlık, mühürleme ve benzeri işlmeler için gerekli malzemeleri ve ortamı hazırlamak organizatörün sorumluluğundadır. Gözetmen masa, sandalye, çadır, kumanya vb. ihtiyaçların programının yapılarak uygulamaya konulması, Yarış merkezinin yerleşiminin yapılması, komiserler odası, basın odası, sekreterlik, yarış kontrol merkezi, lojistik gibi ünitelerin ayrı ayrı tefrişlerinin yapılması, gerekli telefon, internet vb. bağlantıların sağlanması, Öncü araçların ve/veya güvenlik aracının tespiti, kullanacakların belirlenmesi ve brifing verilmesi, Basınla ilişkilerin kurulması, basına sürekli haber akışının sağlanması için Basın Sorumlusunun göreve başlaması ve gelişmelerle ilgili Basın Bültenlerinin yayınlanması, Yarışma sekreterliğinin açılması ve 09:00 18:00 saatleri sarasında mutlaka ilan edilmiş sekreterlikte, sorulara cevap verecek ve işlemleri yapabilecek birinin bulunması, Yarışmanın start/finiş ve ödül törenlerine VIP konukların davet edilmesi, Kayıtların alınması, Kupa siparişlerinin verilmesi, Görevli toplantılarının 1 ay önceden başlayarak son haftaya kadar en az hafta da 1 gün son hafta ise minimum 3 kez yapılması ve bu programın önceden ilan edilerek herkesin katılımının sağlanması İletişim ve telsiz komünikasyon planının yapılması ve gerekli izinlerin alınması Yarışmada görev alacak gözetmenlerin harcırahları konusunda Federasyonla temasa geçilmesi gerekmektedir. Türkiye de yapılan ve takvimde yer alan organizatör kulüplerin yaptığı yarışların gözetmen ücretleri ve teknik kontrol görevlilerinin ücretleri TOSFED tarafından ödenirken, diğer görevlerde görevlendirilen gözetmenlerin, etapçıların ve SOS noktalarında görev yapan görevlilerin harcırahları organizatör kulüp tarafından ödenir. Özel organizasyon (V2 challenge vb.) gözetmen ücretleri organizatör kulüp veya şirket tarafından ödenir. Gözetmen Ücretleri; D: 35 TL C: 40 TL B: 45 TL A: 55 TL Yarışma esnasında organizasyonun işleyişi Doküman dağıtımının doğru ve zamanında yapılması, (sporcuya, görevliye ve medyaya) İdari ve Teknik Kontrolün yapılması, İletişim ve komünikasyon bağlantısının çalışması ve telsiz dağıtımının yapılması Tüm görevlilere gerekli doküman dağıtımın yapılması, üst düzey görevlilere kapsamlı bir yarışma dosyası ve dokümanlarının hazırlanması ve teslimi, Güvenlik tedbirlerinin planlandığı gibi yürütüldüğünün kontrolü, Öncü otoların ve/veya güvenlik araçlarının ve sürücülerin takibinin yapılması, Yarışmacılarla İlişkiler Görevlisinin görevine başlaması, Sponsorlarla ilişkilerin en üst düzeyde tutularak, anlaşmalara göre hareket edilmesi, Davetlilerin karşılanması, TOSFED tarafından atanmış görevlilere yarışma ile ilgili geniş bilgi verilmesi, 11

13 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Görevli olarak gelen delegeler ve komiserler ile var ise gözetmenlerin yol harcamalarının ve konaklama masraflarının karşılanması, Tüm ünitelerin çalışmasının sağlanması ve kontrollerinin yapılması, Komiserler Kurulunun çalışabilmesi için gerekli ortamın sağlanması, Yarışma süresince merkezin, sekreterliğin ve yarış kontrolün çalışabilir olmasının sağlanması, Tahmini bütçenin işleyişinin kontrolü ve revize edilmesi Basın akreditasyonun ve toplantısının yapılması, Görevli ve gerekli hallerde sporcu brifinglerin yapılması, Yarışma süresi içinde neticelerin sağlıklı olarak anında ilanı ve dağıtımının sağlanması, Yarış içinde direktör ve görevlilerle daima irtibat halinde bulunulması, Yarış finişinin, kupa ve ödül törenlerinin hazırlığının yapılması, Neticelerin yayınlanması ve Basına ve Yarışmacılara ulaştırılması, Ödül töreninin düzenlenmesi, doğru kupanın doğru kişiye doğru davetle verilmesi ve ödül törenine katılmayan sporcunun ödünün başka birisine verilmemesi Tüm görevlilerin geldikleri gibi dönüşlerinin sağlanması, Yarışma sonrasında organizasyonun işleyişi Neticelerin tümünün, kesinleşmesinin ardından aynı gün içinde, ve faksla TOSFED e bildirilmesi, Akredite Basın Listesi ve basın bültenleri ile yarışın resimlerinin ile organizatör kulüp tarafından hazırlandıktan sonra TOSFED ulaştırılması gerekmektedir. Federasyon tarafından özel TV çekimi yapılmış ise görüntüler, bülten ve resimler ile tüm Türkiye yerel basınına dağıtılmaktadır. Yarışma esnasında görevli gözetmenlerin imzaladıklaları görev yerlerini belirtir listeleri etap sorumlusu veya direktör yardımcısı tarafından onaylanmış haliyle federasyona gönderildikten sonra kontrolleri yapılır ve TOSFED muhasebe tarafından gözetmenin banka hesabına harcırahı yatırılır. Bu föyler ilgili gözetmen kuruluna da iletilir. Yarışta kullanılan malzemenin, temiz ve toplanmış bir şekilde alındığı yere tesliminin derhal sağlanması, Yarışma dosyasının 3 gün içinde Yarışma Direktörü tarafından Federasyona yollanması, Görevlilere ve katkısı bulunanlara teşekkür belgeleri hazırlanarak yollanması, Organizasyonun medya takibinin TOSFED tarafından alınarak, medya değerlendirmeleri ile birlikte sponsora sunulması, Sponsora dosyaların ve medya raporlarının hazırlanarak teşekkür ziyaretine gidilmesi. Bununla ilgili olarak Federasyondan medya takip verileri talep edilebilir. Yarışma ile ilgili gelir/gider hesabının yapılarak Organizasyon Komitesi tarafından Yönetim Kurulunun onayına sunulması, Parkur seçimindeki kriterler Ekonomik olması, Kural ve Düzenlemelere uygunluğu Sürücü ve seyirci emniyeti, Kolay erişilebilir olması, Zamanlama ve uzunluk açısından kurallara uygunluğu, Alternatif bağlantı yollarının olması, İleriye dönük hedeflere uygunluğu, Sponsorun taleplerine cevap verebilecek olması, Özel etapların servis alanlarına uzaklığının uygunluğu, 12

14 Servis alanına yakınlığı; zeminin asfalt, büyüklüğü yeterli, farklı giriş çıkışı olan, seyircilerin kolay gelebileceği ve merkezi yerlerde servis alanlarının seçilmesi Merkezin yakınlığı ve uygunluğu, Haberleşme olanakları, Meskûn mahallere yakınlığı, Özel etapların uzunluğu, Medya ekiplerinin, bilhassa rallilerde bir etaptan diğerine ulaşım zamanlarının da göz önüne alınması gerekir Standart dokümanlar Ek Kurallar Kitabı Yol notu (Ralli için) Harita (Ralli için ) Kroki (Pist, Otokros, Tırmanma, Slalom) Güvenlik planı Medya kiti Zaman karnesi Kayıt formu, Kayıt ve start listesi, Geçici ve kesin neticeler, Bültenler, Komiserler toplantısı tutanakları, kararları, duyuruları ve bültenleri Yarış sonrası hazırlanan yarışma dosyası Ek Kurallar Yarışın ek kurallar kitabının onayı sırasında TOSFED tarafından ve yarışmanın Komiserler Başkanı tarafından belirtilen tüm hususlar, yapılması gerekli olan değişiklikler yapılmalı, Ek kuralların onaylanmasından sonra değişiklik yapılması gerektiği durumlarda tüm değişikliklerin hazırlanarak Bülten 1 olarak TOSFED e yollanması, onayı alınarak İdari kontrolde imza karşılığı dağıtılması ile geçerlilik kazanır ve İlk komiserler Toplantısında onaylanan bültenler hakkında bilgi verilir. Ek Kurallar programı uygulanabilir nitelikte olmalı, Ek Kurallar A5 formunda olmalıdır. Ek Kurallar içinde Rallide parkur, itinerary (güzergâh çizelgesi) diğer branşlarda Kurallar Kitabında belirtilen ekleri konmalı, Ek kurallarda verilecek yer tarifleri, telefonlar, adresler açık ve anlaşılır olmalı(merkez, sekreterlik, toplantı salonları vb.), Ek kurallar zamanında basılmalı ve ilan edilmeli, Basılmış haliyle Ek Kurallar üst düzey görevlilere daha önceden internet ortamında yollanmalıdır. (Gözlemci (ASN) Komiserler Başkanı ve diğer Komiserler, Teknik Kontrol Sorumluları), 13

15 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Ek Kurallarda Bulunması Gerekli Maddeler Ralli örnek olarak alınmıştır. 1. Program 2. Organizasyon 3. Genel Hükümler 4. Kayıt Olma Koşulları ve Kayıt Sayısı 5. Zorunlu Reklamlar 6. Derecelendirme, Ödüller ve Ödül Töreni 7. Yarışma ile İlgili Diğer Bilgiler 1. Program a) Kayıtların açılması, b) Kayıtların kapanması, c) Yol notlarının ve antrenman numaralarının dağıtımı, d) Doküman dağıtımı, e) Antrenmanlar zaman çizelgesi f) İdari kontrol, g) İlk Teknik Kontrol ve Takımlar toplantısı h) 1. Komiserler Kurulu Toplantı yeri ve zamanı, i) Start listesi ilanı, j) Basın toplantısı, k) Start kapalı parkı, l) Rallinin startı, m) 1. ayak finişi, n) 1. ayak geçici neticelerin ilanı, o) 2. ayak start listesi ilanı, p) 2. ayak startı, q) Rallinin finişi, r) Basın toplantısı, s) Son teknik kontrol, t) Geçici neticelerin ilanı, u) Ödül töreni, Adresler, Resmi İlan Yerleri, Ralli Merkezi 2. Organizasyon a) Tarif, b) Organizasyon Komitesi, c) Yarışma Görevlileri, 14

16 3. Genel Hükümler a) Geçerlilik, b) Tanım, c) Katılabilir otomobiller, d) Katılabilir yarışmacı ve sürücüler, e) Kayıt formu ve kayıtlar, f) Kayıt ücreti ve sigorta, g) Reklamlar *(reklamlar ile ilgili bülten çıkarılması halinde bülten kayıtlar kapanmadan ilan edilmelidir.) h) İdari ve Teknik Kontrol i) Antrenmanlar, j) Servis Alanı, k) Yönetmeliğin yorumu ve uygulanması, l) Cezalar 4. Derecelendirme, Ödüller ve Ödül Töreni a) Derecelendirmeye esas alınan sınıf ve grup adetleri, b) Ödüller listesi, c) Ödül töreni yeri ve zamanı, 5. Yarışma ile ilgili diğer bilgiler, a) Parkur haritası, b) Güzergâh ve Zaman Çizelgesi (Itenerary), 15

17 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Yol notu hazırlanması Yol notu A5 formatında olmalıdır, Yol notu kitap halinde dikey şekilde, soldan tel spiralli, 360 derece dönebilir olmalıdır, Baskı sayfanın iki yüzüne de yapılacağı için kâğıt kalınlığı en az 80 gr. olmalıdır, Tüm sayfalar beyaz olmalı, özel etapları ayırmak için diyagramda gösterildiği şekli ile hazırlanmalıdır. Tüm ralli için tek bir yol notu yapılabilir. Her yeni özel etaba geçildiğinde yeni bir sayfa ile başlanmalıdır, Tarif ve bilgi arasındaki dikey çizgi, iki çizgi olarak çizilecek ve eğer zemin asfalt ise boş bırakılacak, ama eğer zemin toprak ise siyah ile arası doldurularak çizilecektir, Tüm SOS noktaları ve 15 km. yi geçen etaplardaki ambulans noktaları (Midpoint) yol notunda açıkça ve uygun sembollerle belirtilmelidir, Yol Notunda kullanılan tüm sembollerin anlamı kitabın önünde tek bir sayfada gösterilmelidir. Yarışın zaman çizelgesi her yol notunda, nokta tarifleri ile beraber belirtilmelidir, Özel etabı takip eden bir normal etap varsa, yol şekillerinin çizildiği karelerde özel etabın kareleri (sol tarafta) numaralandırılmalı ve etabın startından itibaren kalan mesafeleri kilometre biriminden (sağ tarafta) yazılmalıdır, Eğer mümkünse start, finiş noktaları ile ara noktaların ve ambulansların, servis-toplama noktalarının GPS leri yol notunda belirtilmelidir, Yol notunda özel etap sayfasından hemen önce özel etabın haritası bulunmalıdır. Bu haritanın ölçekli olmasına, pusulasının olmasına, start-finiş ve SOS noktalarının gösterilmiş olmasına dikkat edilmelidir, Her bir sayfada en fazla 6 resim/çizim kullanılabilir Yol notu tüm kullanılacak hastanelerin listesini, ralli merkezi ve acil durum telefonlarının listesini ve kaza anında kullanılması mecburi olan OK ve Kızılay işaretini içermelidir. A3 boyutunda sporcu tarafından taşınması gerekmektedir. İlaveten organizatörler yol notu içinde verebilir. Yol notunun sonunda alternatif yol notu ilave edilmelidir. Etap iptali halinde yarışmacının takip edeceği güzergâh planını, önceden planlamak ve bunu yol notuna koymak çok önemlidir 16

18 Eğer yapılacak ralli iki günlük veya daha fazla ise Süper Ralli konsepti nedeniyle kaza sonucu yarış dışı kalan yarışmacının otomatik olarak yarışa süper ralli yaparak katılacağı anlaşılmaktadır. Eğer bunu yapmak istemiyor ve yarışı bırakıyor ise yol notuna konulacak bu formu doldurup en yakın kontrol noktası veya yarışmacılarla ilişkiler sorumlusuna teslim etmesi gerekmektedir. Etapların ZK ve Start noktalarının yeri ve doğadaki yerleşimi resim ve şematik çizim olarak etabın başına konulmalıdır Etapların FF ve Stop noktalarının yeri ve doğadaki yerleşimi resim ve şematik çizim olarak etabın başına konulmalıdır Çizimler/resimler mevcut hali en iyi ifade edebilecek netlikte olmalıdır. Etrafta yer alan bina, dükkân, tabela gibi destekleyici unsurlar işaret edilerek çabuk algılanabilir bir hal yaratılmalıdır. Yol notundaki mesafelerin gerçek yakınlığı olmalıdır. Çizilen şemaların açık ve anlaşılır olması gereklidir. Sayfanın sonunda bir sonraki sayfanın ara mesafesi 2. Kolonun altına yazılmalıdır Özel etabın numarası sadece özel etabın olduğu sayfalarda yanda kutucuk içinde ayrıca yazılmalıdır. Güvenlik Planının Hazırlanması Organizasyondaki kilit görevlilerin isim ve telefon listeleri, Önemli telefon ve isimler listesi, Yarışmanın programı, Yarışmanın genel haritası, Etapların haritaları, - Ambulans yolları, seyirci yolları ve tahliye yolları ayrı ayrı belirtilmelidir Özellikle ambulans yolu haritadan sonra yazılı tarif ile ana yola çıkana kadar kolaylıkla gidebileceği şekilde tanımlanmalıdır. Itınerary, (Zamanlı Güzergâh Çizelgesi) Öncü araçlar zamanlama şeması, Varsa GPS koordinatları, FIV, Ambulans, İtfaiye, Çekici ve Kurtarma araçları ile Doktor listesi, Varsa helikopter iniş noktaları, Güvenlikte yer alan görevlilerin listesi, Güvenlikte yer alan araçların listesi, Etap etap güvenlik dağılımı, noktaların belirlenmesi, Gözetmenlerin noktalarına göre isimlendirilmesi, Kolluk kuvvetlerinin etaplara dağılım şeması, Etapların start ve finiş noktalarının resimleri, Yarışma hastanelerinin listesi, Kaza raporlarını örnekleri, Kaza çizimlerinin örnekleri, Yarışma haberleşme şeması, Yarışma organizasyon şeması, Yarışma güvenlik şeması. 17

19 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Güvenlik Planının zorunlu uyulması gereken bir formatı olmayıp, önemli olan yarış öncesinde planlama yapıldığı şekli ile yarış esnasında uygulanabiliyor olmasıdır. Gözlemci tarafından incelenen yanı içeriğidir. Özellikle görevlilere dağıtılmış olması ve kullanılıyor olması önemlidir. Yukarıdaki tüm bilgileri ihtiva etmeli ve bununla birlikte seyirci ve medya güvenlik bilgilerini de içermelidir. Türkiye de az sayıda seyirci olduğu düşünülerek ihmal edilen bu konu gün geçtikçe sorun yaratmakta ve çözümü için hazırlıksız olduğumuz gözlenmektedir. Bu nedenle güvenlik planının 3 ana başlığı bulunmalıdır. 1. Yarışmacı güvenliği; Ralli ve offroad yarışlarında; Organizatöre güvenerek start alan ve trafiğe kapalı parkurda hız yapan sporcularımız için en önemli konu hiç şüphesizki güvenliktir. Emniyet, Jandarma ve gönüllü gözetmenler ile etap sorumlusu tarafından organize edilmeye çalışılan özel etaplarda, etap sorumlusu direktör adına çok büyük bir sorumluluk almaktadır. Buna bağlı olarak kilometrelerce uzakta etap sorumlusundan aldığı bilgilerle yarışı yönetmeye çalışan yarışma direktörü için öncelik tüm görevlilerin güvenliğidir. Bu nedenle özellikle görevlilere doğru brifing doğru malzeme sağlanarak ve kendileri ile iletişim kurulabildiğinden emin olarak görev dağıtımı yapılmalıdır. Bir noktada görev yapan ama telsizi veya telefonu olmayan görevlinin size bir faydası olmayacağı gibi onun başına gelebilecek tehlikelerinde riskini almış olursunuz. Etapta hangi noktada bırakıldığını hangi etap sorumlusu ile irtibata geçeceğini ve hangi araçların hangi sıra ile start aldığını bilmeyen bir görevlinin size faydasından çok zararı olabilir. Bu nedenle güvenlik planında önceden öngörülen noktaların iyi çalışılmış olması ve bu çalışmaların güvenlik planında yer almış olması gerekmektedir. Çoğunlukla resim ile bölgenin nasıl bantlanacağı ve görevlilerin nasıl ve nerde duracağının da belirlendiği güvenlik planları yapılması gereklidir. Tüm direktörlerin aldığı sorumluluk düşünüldüğünde bu tür bir çalışmanın aslında ne kadar önemli olduğu ve sadece göstermelik bir çalışma olmaması gerektiği daha iyi anlaşılabilir. Bu nedenle yol notundakine benzer bir titiz çalışma yapılması gerekmektedir. Yarışmacının başına bir şey gelmesi halinde size yol notundaki km ve resim numaralarını kullanarak ulaşabilecekleri için sizin de görevlilerinizin hangi noktada olduğunu benzer bir methodla biliyor olmanız gerekmektedir. Pist yarışlarında ise benzer şekilde pistin koşullarından temizliğinden, hayvan veya benzeri tehlikelerden arındırılmış olmasını sağlamakla yükümlü olan Yarışma Direktörünün en önemli yardımcıları olan bayrak ve kaza gözetmenleri ile iletişiminin net kısa ve kesin olması yine bu sebeple çok önemlidir.bu alandaki görevlinin paniğe kapılmadan serinkanlılık ile görevini yerine getirmesi ve müdahalenin gereklerinin sıralı bir şekilde yapılması, yarışmacının güvenliği için gereklidir. 18

20 19

21 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI Seyirci güvenliği; Etaplı organizasyonlarda Ralli ve Offroad gibi; Seyirciler için uygun alanlarda özellikle ulaşım, catering, tuvalet, ses düzeni veya müzik yayını ile toplu ama güvenli alanlar yaratılmalı ve yapılacak yönlendirmeler ile bu güvenli alanlarda uzun seyir imkânı sağlanarak hazırlanmalıdır. Bu alanda ayrı bir görevli grubu etap sorumlusu ile bağlantılı olarak çalışmalıdır. Bu alanda görev yapanlar yarışın seyrine değil seyircilerin hareketlerine konsantre olmalıdırlar. Bu görevlilerin tercihen gözetmenlerden seçilmeleri daha bilinçli ve eğitim almış olmaları nedeniyle tercih edilmelidir. D lisanslı tüm gözetmenlere bu konuda gerekli bilgiler verilmiştir. Ancak görevlilerin işlerini doğru yapabilmeleri için organizatör tarafından gerekli donanım ve gerekli bilgiler önceden verilmiş olmalıdır. Ayrıca etaplarda girilmeyecek yerlerde kullanılan bantlar ile bu seyirci alanlarının etrafını belirtmek için kullanılan bantlar aynı olmamalıdır. Örnek seyirci alanları için yeşil bant kullanılıyorsa durulmaması gereken yerler için kırmızı bant kullanılmalıdır. Uygulanan bant renkleri hakkında verilen karar doğrultusunda her yerde aynı sistem uygulanmalı ve bu sistemden görevliler ve özellikle seyirciler bilgilendirilmelidir. Seyirci alanlarının düzgün şekilde organize edilmesi ile çok sayıda seyirci için seyri zor gelen otomobil sporları bir eğlence ve tercih sebebi haline gelebilecektir. Pist tipi yarışmalarda seyircilerin, güvenliği alınmış yerlerde seyretmeleri daha kolay olup, bu yarışlarda ise sorun pit alanı ve padoklara seyircilerin girmek istemesidir. Yarış seansları dışında seyircilerin araçları ve yarışçıları görmesi için özel düzenlemeler yapılabilir ama bu program hakkında görevlilerin yarışmacıların ilan edilen düzenleme çerçevesinde bilgisi olmasıdır. Slalomdan başlayarak tüm organizasyonlarda bu konu en çok dikkat edilmesi gereken bir husus olup, seyirci güvenliliğinin tam olarak sağlanamadığı yerlerde yarışma direktörünün yarışmaya start vermesi kendisine ve sporumuza yapılabilecek en büyük hata olacaktır. Yarışma direktörünün bu konudaki hatasına izin vermemek Yarışma Komiserleri ve Yarışma Gözlemcisininde sorumluluğu olup, güvenliğin sağlanamamış olduğu ortamlarda Yarışma Direktörünün kararına müdahale etme yetkileri vardır. Bu konu sadece güvenlik ile ilgili konularda geçerlidir. 20

22 3. Medya güvenliği; Medya için özel hazırlanmış alanlarda rahat çekim yapabilecekleri ve seyircilerden etkilenmeyecekleri şekilde organize edilmesi ve bunun medya kitapçığında tarif edildiği şekli ile etapçıların organize edebilmesi için güvenlik planında da yer alması ve bu alana gözetmen bırakılarak ona brifing verilmesi gereklidir. Bir noktadan bir noktaya ulaşım gerektiren durumlar için medyanın ulaşım süresinin hesaplanarak planlama yapılması veya ulaşım kolaylığı saplanması, yarışmanın planlamaları esnasında düşünülmesi gereken önemli bir kriterdir. Ayrıca daha önce motor sporları çekimi yapmamış olan yerel medya mensuplarına mutlaka bilgi verilmeli ve medyadan sorumlu, organizasyonu, parkuru, programı iyi bilen bir görevlinin olması çok önemlidir. 21

23 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Rallilerde Zaman Karnesi Zaman Karnesinde 2009 yılından itibaren ekteki format uygulanmaktadır. Bu karne tek kopya olarak tamamıyla Co-pilotun sorumluluğundadır. Gözetmenler föye ve bu karneye derece yazmaktadırlar ve esas olan zaman karnesiyle birlikte gözetmenlerin kendi tuttukları föylerdir. Dolayısıyla etap içindeki zaman kontrol noktalarında gözetmen zaman föylerinin eksiksiz olarak bulunması gerekmektedir. 22

24 Off-Road Zaman Karnesi 2014 yılında Türkiye Offroad Şampiyonası Kurallarında uygulanmaya başlayan SÜPER OFFROAD uygulaması ile; servis alanına giriş ve çıkışlarda zaman karnesi kullanılması ve minimum servis süresinin 20 dakika olması ve her iki özel etap ara sında servis alanına giriş uygulaması zorunlu hale getirilmiştir. Bu nedenle zaman karnelerinin hazırlanışı önemlidir. Kapalı Park giriş ve çıkışları da benzer şekilde iyi planlanmalıdır. 23

25 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 YARIŞ MERKEZİ VE YÖNETİM ALANI Ralli ve Offroad Yarış Merkezi Ralli merkezi kolay ulaşılabilir, geniş, mevcut bölümleri içine alabilecek şekilde olmalıdır. 24 saat çalışılabilecek şekilde ısıtılmalı veya soğutulmalıdır, Ralli merkezinde Ulusal Bayrak, TOSFED, kulüp bayrakları ve sponsor reklamları olmalıdır. Ralli merkezi içinde bölümler için yönlendirme yapılmalıdır, Sekreterlik, Ralli Kontrol odası (haberleşmeyi de içine alacak), Neticeler odası, Medya odası ve Komiserler Toplantı odası bulunmalıdır, Bölümlerin birbirine yakın olması tavsiye edilir, Her bölüme giriş-çıkışlar yaka kartları ile sınırlandırılmalıdır, Merkezde ihtiyaca yetecek kadar kırtasiye, her bölüm için bilgisayar, telefon, faks bulundurulmalıdır, Ralli merkezinde otopark hazırlanmalı ve üst düzey yöneticilere ayrı bir otopark sağlanmalıdır, Yarışma komiserleri ve gözlemci için parkura uygun otomobil temin edilmeli, yakıtı hazır bulundurulmalı ve telsizle donatılmalıdır, Komiserler odası diğer tüm birimlerden ayrı giriş-çıkış yasak ve sadece komiserler ile komiserlerce davet edilmiş kimselere açık olmalıdır. Bu oda için tüm gereksinimler sağlanmalı, Komiserler Kurulu Başkanı ile çalışacak sürekli bir sekreter bulundurulmalıdır. Neticeler bölümünde, derecelendirme gurubunun dışında kimse olmamalı, haberleşme imkânı en üst seviyede sağlanmalı ve yedek sistem olmalıdır. Elektrik kesintisi gibi teknik sorunlar için önceden planlamaların yapılması gereklidir. Ralli merkezi önünde veya içinde resmi ilan panosu, neticeler panosu ayrı ayrı kullanılmalıdır, Seyircilere, bilgi ve harita dağıtacak bir görevli ve bir info standı temin edilmelidir. Ralli merkezinin servis alanı start ve finiş alanına yakın konumlandırılmaya çalışılmalıdır. Diğer branşlarda da temelde gereken bu unsurların bulunduğu uygun bir merkez bina, kule veya çadırda toplanması gerekmektedir. Genel Sekreter ve Sekreterlik Katılımcı, medya, TOSFED görevlileri ve diğer insanlara ralliden önce gösterilen ilgi ve sağlanan yardım, yarışmanızın başarısı için çok önemli bir adımdır. İdari kontroller ve dokümantasyon esnasında kurallara ve prosedürlere uyulması gereklidir. 10 senedir bir sporcuyu tanıyor olmanız onun işlemlerini atlayarak yapmanıza neden olmamalıdır. Takım lisansına haiz sporcu veya katılımcılara verilen imtiyaz ve haklar diğer bireysel sporculara uygulanmamalıdır. Yarışma esnasında takımlara, yarışmacı ekiplere ve TOSFED görevlilerine gösterilen ilgi ve sağlanan yardım gözlemci raporlarında organizasyonun yönetiminin genel tutumunu ve istendiğinde kısa bir süre içinde ekstra yardım ya da bilgi sağlayabilme kapasitesi ile değerlendirilmektedir. Bülten ve diğer yazılı materyallerin dağıtımı; Bülten ve diğer yazılı materyallerin takımlara, ekiplere ve diğer yetkililere dağıtılması sistemli ve gerekli hallerde bu dokümanların teslim alındığına dair yazılı teyit olmalıdır. Resmi ilan panosunun konumu, büyüklüğü ve materyallerin zamanında asılması; Resmi ilan panosunun ilgili herkesin ulaşabileceği merkezi bir yerde bulunması gerekmektedir. Tüm dokümanların aynı anda asılabileceği kadar büyük olması gereken bu panoda, sadece bültenler, start listesi ya da Komiserler Kurulu Kararları gibi resmi dokümanların yer alması gerektiğini unutmayın. Ayrı bir panoda geçici ve kesinleşmiş neticelerin asılması; Neticeler için ayrı bir panonun olması gerekmektedir ve bu pano, her özel etabın sonucunun asılabileceği kadar büyük olmalıdır. Bölge, konaklama ve resmi formaliteler kısmında ise; Otel odaları ve konaklama tesislerinin uygunluğu ve sayısı yarışma merkezinden makul uzaklıkta, ilgili tüm personeli ağırlayabilecek kadar fazla sayıda (çeşitli kalitelerde) otelin bulunması gerekmektedir. Restaurant, yiyecek ve içecek satan diğer yerler gibi tesislerin de mevcudiyeti önemlidir. 24

26 Neticeler Yarışma Direktörünün Sorumluluğundadır. Özel etap neticelerinin, neticeler merkezine ulaşma hızı Kullanılan sistem ve otomatik bir program kullanılmıyor olması halibde neticelerin hesaplanma hızı iyi düşünülmelidir. Etap zamanlarının işlenme hızı ve bu sırada yapılan hatalar çift kontrol edilmelidir. Diğer zamanlar ve cezaların neticeler merkezine ulaşma hızı Zaman kontrol noktaları, diğer bölgelerdeki cezaların neticeler merkezine ulaşma hızını ve kullanılan sistemi önceden denetleyin. Ayrıca, direktör tüm zaman föyleri ve zaman karnelerinin merkezde kontrol edilip edilmediğine de bakmalıdır. Özel etap neticelerinin basılması ve dağıtılması hızı Özel etap neticelerinin hazırlanması sırasında kısmi neticelerin verilmelidir, medya merkezi, ralli merkezi, servis alanı ve komiserlere neticelerin dağıtıldığından emin olunmalıdır. Resmi olmayan neticelerin, güzergâh üstünde ve yardımcı medya merkezlerinde dağıtımı Güzergâh üstünde ve servis alanında neticelerin dağıtılıp dağıtılmadığı önemlidir. Ayrıca etap zamanları ve cezaların, yardımcı medya merkezlerinde de dağıtılması gerekmektedir. Her kısım/ayak sonunda kısmi klasmanların basılması ve dağıtılması Her ayak ya da kısım sonundaki kısmi klasmanların ilan edilme zamanlarını ve bu zamanların düzenlemeler ile ne kadar uyuştuğunu kontrol edin. Neticeler ve diğer bilgilerin internette yayınlanması ve internet içeriği Ralliyle ilgili tüm alanlardan gerekli bilgi ve haberlerin ve neticelerin internette yayınlanması, sürekli güncelleme yapılması ve içeriğin taze kalabilmesi için ayrı bir ekibin kurulması gerekmektedir. Bölgesel şampiyona rallilerinde daha az karmaşık bir internet sitesi ya da sıklıkla güncelleme yapılması gibi faktörler sağlanamayabilir. Ancak bu konu da organizatörlerin gösterdiği çaba, rallinin kalitesini direkt olarak etkiler. Düzenleme hazırlanırken geçici neticelerin ilan edileceği saat iyice planlanıp yazılmalıdır. Bazı nedenlerden ilan edilen saate yetişmeyeceği anlaşıldığında direktör tarafından yeni ilan edileceği zaman yazılı olarak neticeler panosunda ilan edilmelidir. Bu çok önemli ve unutulmaması gereken bir kuraldır. Start-Finiş Start-Finiş alanlarının sponsorlar açısından uygunluğuna bakılmalı, Seyirci açısından uygun olmalı, Start-Finiş kapalı parkları için yeterli yer ayrılmalı, Start-Finiş yerleri geniş ve rahat olmalı, trafik problemi yaratmamalı, Alanlara geliş-gidişlerde yönlendirme yapılmalı, Seyirciler için park yerleri olmalı, Seyirci sayısının değişik alternatiflerle arttırılmasına çalışılmalı, Ulusal Bayrak, TOSFED, kulüp bayrakları ve sponsor reklamları ile yarışma ismi start-finiş de belirtilmeli Ralli Startında ulusal bayrak kullanılmalı, VIP ve yerel otoritelerin hazır bulunmaları sağlanmalı, ayrı ve korumalı bir yerden seyretmelerine olanak sağlanmalı, Medyaya özel yer ayrılmalı, Medya için fotoğraf ve çekimler açısından güneşin konumu kontrol edilmeli İlk üçe giren yarışmacılara sembolik bile olsa ödülleri verilmeli, mümkünse çiçek ve şampanya verilmeli, Start-Finiş noktalarında mutlaka anons yapılmalı, Start-Finiş noktalarının genel görünümüne dikkat edilmeli. 25

27 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Servis Alanı Servis Alanı Sorumlusu, Direktör Yardımcısı gibi yetkili, bilgili ve sürekli iletişimde olacak bir üst düzey olmalıdır. Servis alanının seçiminde aşağıdaki kriterler göz önüne alınmalıdır. Bu konuya özellikle Türkiye offroad şampiyonası yeni kuralları kapsamında yerinins eçimi çok önem taşımaktadır. Servis zamanları, servisler arasındaki maksimum özel etap mesafesi gibi kavramlar düzenlemelere uygunluk açısından kontrol edilmelidir. Giriş ve Çıkışların uygunluğu Servis alanlarına geliş gidiş yolları; uygunluk, trafik yoğunluğu ve güzergâhın basitliği gibi açılardan denetlenmelidir. Servis alanının büyüklüğünü yarışa katılan araç sayısı ve bu araçlara ait servis araçlarını dikkate alarak değerlendirin. Değişik kategorilerde (takımlar vs.) ralliye giren her otomobil için yeterli alanın varlığından servis alanı yerleşiminin mevcut alana göre optimum düzeyde yapılmış olduğundan emin olunmalıdır. Takımlara verilen hakların uygulanması ve herkese eşit olarak davranılması çok önemlidir. Servis alanı sportif bir alan olup, yarışmadaki disiplin, eşitlik ve güvenlik prensiplerinin bu alanda da geçerli olması önemlidir. Reklam promosyon tanıtım amaçlı ve seyirciyi cezbedecek etkinliklere yer verilmesi önerilir. Ancak bu faaliyetlerin ayrı bir yerde ve alanda sportif uygulamaların olmadığı saatlerde gerçekleştirilmesi planlanmalıdır. Alanın zemini ve çalışma şartlarının uygunluğu Özellikle kötü hava şartlarının beklendiği ya da kötü bir havanın yaşanabileceği rallilerde, servis alanı zemininin mutlaka katı olması ve bu formun korunması gerekmektedir. Hava şartlarının iyi olacağı garantiyse bu o kadar da önemli değildir. Ancak her durumda otomobillerin servis alması ve araçların servis alanı içindeki hareketleri için makul çalışma şartlarının yaratılabilmesi amacıyla zemin elden geçirilmelidir. Özellikle servis giriş ve çıkış noktalarında, zeminin bozuk olması kabul edilemez bir durumdur. Zaman kontrol noktalarının uygunluğu Servis alanına geliş ve gidişte aynı zaman kontrol noktaları kullanılıyorsa, trafik için gerekli düzenlemeler yapılmalı ve karışıklığa mahal vermemek için giriş ve çıkış kontrol noktaları birbirlerinden mümkün olduğunca uzağa kurulmalıdır. Bu noktaları unutmadan, servis giriş ve çıkışlarının verilen plana uygunluğunu kontrol edin. Servis alanı içinde, ralli araçlarının hareketlerinin rahat olması ve servis alanına giriş çıkışlarda herhangi bir sorun yaşanmaması büyük önem taşımaktadır. Hem giriş-çıkış noktaları hem de servis alanı içindeki yolların yeteri kadar geniş olmasına ve seyircilerin bu noktalarda birikerek problem yaratıp yaratmadığına dikkat edin. Servis araçlarının giriş ve çıkışları için ayrı yerler var mı? Bu giriş ve çıkışlar kontrol ediliyor mu? Normalde servis araçları için ayrı bir giriş çıkışın organize edilmesi ve hiçbir şartta servis araçlarının zaman kontrol noktalarından geçmemesi gerekmektedir. Bu durumu ve içeriye giriş izni olmayan araçların servis alanında bulunup bulunmadığını mutlaka kontrol edilmesi lazımdır. Güvenlik, acil durum ve haberleşme olanakları Organizatör tarafından servis alanlarında, yeterli seviyede güvenlik önlemi alınmalıdır. Bu önlemler arasından eğitimli personeli ile birlikte kullanıma hazır olan itfaiye araçları, herhangi bir yarışmacı, mekaniker, görevli ya da seyircinin yaralanması durumunda gerekli tıbbi müdahaleyi yapabilecek ekip ve ekipmana sahip ambulanslar, catering alanlarının güvenli yerlere kurulması gibi maddeler sayılabilir. Servis alanları meskûn mahal içerisinde yer alıyorsa, geçerli çevre kanun ve düzenlemelerine uygun olarak tuvalet tesislerinin hazırlanması gerekir. Yarışın yapıldığı bölgenin şartları ve servis alanının bulunduğu yer dikkate alınmalıdır. Seyirci girişi ve hareketlerinin kontrolü Servis alanına giren seyircilerin kontrolü için harcanan efor ve yetkili olmayan araçların servis alanı içinde bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. Servis alanında seyirciler, medya mensupları, konuklar, görevliler vs. için yeterli otopark alanlarının bulunması gerekmektedir. Seyircileri belirlenen alanlarda tutmak için alınan önlemlere de dikkat etmek gerekir. Düzenlemelerine uygun işaret ve tabelalarının kullanımı Servis alanının girişi ve çıkışındaki tabelaların doğru olduğundan emin olun. Eğer lastik işaretlemesi ve kontrolü yapılıyorsa; bu kısım için kullanılan yeni işaret ve tabelaların kullanılıp kullanılmadığı ve refueling alanının tabelaları mutlaka kontrol edilmelidir. 26

28 Refueling Alanları (tehlike açısından çok ciddi önlemlerin alınması gereken bir alandır) Servis alanı çıkışındaki yeri ve bu alanların genişliği Refueling alanlarının servis alanı çıkışındaki zaman kontrol noktasından sonraya ve bu noktaya mümkün olduğu kadar yakın bir yere kurulduğundan emin olunmalıdır. Özellikle bir refueling alanı ayak içerisinde birden çok kez kullanılıyorsa, bu alanın boyutu benzinin saklanacağı alan (Çadır, tente gibi) ve içeriye sığabilecek otomobil sayısını göz önüne alarak değerlendirilmelidir. Giriş ve çıkış noktalarının uygunluğu Normalde refueling alanına giriş noktası, refueling ve çıkış noktası aynı doğrultuda olmalıdır. Ancak bu mümkün olamıyorsa, çalışma şartlarına uygun bir alan seçilmelidir. Bu alanın, yetkili olmayan kişilerden ve seyircilerden korunması Özellikle sıcak hava koşullarında daha da önemli hale gelen, alan içindeki benzinin korunması için sağlanan şartlara dikkat edin. Bu alanın korumasının, yetkili olmayan kişilerin ve seyircilerin içeriye girmesini engelleyecek şekilde yapılmasına dikkat edin. Alan içinde, giriş ve çıkış noktalarında seyircilerin kontrolünün iyi yapılması büyük önem taşımaktadır. Yüzey şartları ve hava şartlarından korunma Eğer sert bir zemin sağlanamıyorsa, zemininin çok sayıda aracın geçişine rağmen bozulmayacak şekilde olması, fazla taşlık, fazla tozlu vb. olumsuz faktörlerden arındırılmış olması gerekmektedir. Eğer sıkıştırılmış bir zemin kullanılıyorsa, bu zemine dökülebilecek benzini temizlemek için gereken materyalin varlığını kontrol edin. Ralli olumsuz hava şartları altında yapıldığında (aşırı sıcak, yoğun yağış, kar vs.) alanın üstünün kapalı olması gerekmektedir. İtfaiyenin varlığı ve yangın söndürme ekipmanının uygunluğu Refueling alanında, ciddi bir yangına müdahale edebilecek ekipmana sahip bir itfaiye hizmetinin verilmesi gerekmektedir. Eğitimli personeliyle birlikte tam teşekküllü bir itfaiye aracının bu alanda, görevlilerin her an hazır olması gerekmektedir. Ayrıca, ufak çapta yangınlara müdahale etmek için yangın söndürücülerinin de refueling alanında olması gerekmektedir. Tüm bu itfaiye hizmetlerinin, benzin yangınına etkili müdahale yapabilecek kapasitede olması gerekmektedir. TOSFED düzenlemelerine uygun işaret ve tabelaların kullanımı TOSFED refueling işaret ve tabelalarının, düzenlemelere uygun olarak doğru bir şekilde yerlerine yerleştirilmeleri gerekmektedir. Tehlike ve uyarı tabelalarının kullanımı Seyircileri ve halkı, refueling alanındaki tehlikelere karşı uyaran birçok işaret, tabela ya da stickerin refueling alanında bulunması gerekmektedir. Seyircilerin, yangın tehlikesi, sigara içilmemesi, cep telefonlarının kullanılmaması gibi hususlarda uyarılması büyük önem taşımaktadır. Lastik İşaretleme Alanı Bu alanın refueling alanından sonra hazırlanması gereklidir. Mümkün olduğu kadar az vakit kaybetmek için lastik işaretleme takımı, refueling alanından hemen sonra konumlandırılmalıdır. Bu alan, daha uzak bir yerde olmamalıdır. Gecikmeleri önlemek için yeterli sayıda personel var mı? Lastik işaretleme prosedürünün işleyişi gecikmelere imkân vermeden işlemlerin bir kaç saniye içinde bitirilmesi gerekmektedir. Lastik işareti kontrol alanı, servis alanı girişinde ve zaman kontrol noktasına yakın bir yerde mi? Lastik işaretlerinin kontrolünün yapılması için en ideal yer, yarışmacıların servis giriş zamanlarını bekledikleri, servise girişi zaman kontrol noktasından önce yer alan sarı tabeladan önceki alandır. Ancak kontrol işleminin, yarışmacının gecikmesi durumunda servis girişi zaman kontrol noktasında da yapılabilmesi gerekmektedir. Gecikmeleri önlemek için yeterli sayıda personel var mı? 27

29 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Normalde kontrol prosedürü için en az dört kişinin varlığı gerekirken, yedek lastikleri kontrol edecek bir beşinci kişinin varlığı da tavsiye edilir. Eğer daha az sayıda kontrol görevlisi varsa, bu çalışmanın etkinliğini ve gecikme olup olmadığını kontrol etmelisiniz. TOSFED düzenlemelerine uygun işaret ve tabelaların kullanımı Kapalı Parklar TOSFED lastik işaretleme ve lastik işaretleme kontrolü tabelalarının doğru bir şekilde ve uygun yerlerde konumlandırıldığından emin olun. Bu alanlar, yol notunda mutlaka belirtilmelidir. Kapalı park yerinin uygunluğu start ve finiş noktalarına yakınlığı; Güvenlik açısından bakıldığında ideal olarak start ve finiş alanına çok yakın olması gereken alan bu faktör açısından kontrol edilmelidir. Kapalı parklar uzakta bir noktadaysa (örneğin bir otoparkın yanı gibi) ralli araçlarının kontrolünün nasıl yapılacağı iyi düşünülmelidir. Regrouping (Toplama) alanının uygunluğu; Otomobillerin regroupingi kapalı park şartları altında yapıldığında, alanın konumunu güzergâha ve ralli trafiğinin genel akışına göre planlayınız. Gerekli koruma şartlarının varlığından emin olun. Bu alanların etrafı kapalı mı ve iyi korunuyor mu? Kapalı park içinde ve çevresindeki güvenliğin mevcudiyetini, seyircilerin kontrolünü unutmayın. Ekiplerin bu alana girişlerinin kontrolü Yarışmacıların girişlerinin zaman açısından kontrolünün yapılması büyük önem taşımaktadır. Ralli Öncesi Teknik Kontrol Sporcuların güvenliği tamamıyle bu teknik kontrolün yapılması ile ilintilidir. Minicik bir ihmal veya unutkanlık sonuçları insan canı ile orantılı olduğu için çok önemle gerçekleştirilmesi ve işin ehli eğitimli kişiler tarafından yapılması gerekir. Sanılanın tersine Teknik Kontrol Federasyon veya Federasyon Delegesi tarafından değil organizatör kulüplerin sorumluluğunda icra edilen bir aşamadır. Alanın uygunluğu Tüm kontrollerin yapılabileceği kadar büyük olan alanın üstünün kapalı, aynı zamanda birden çok aracın kontrolüne uygun ve ralli araçlarının girişi ve servis araçlarının dışarıya park etmesi için yeterli boşluğa sahip olması gerekmektedir. Normalde ralli araçlarının girişinden ayrı bir yerden girmesi gereken servis araçlarının kontrolü ve turbo ile vites kutularının işaretlenmesi için gerekli prosedür oluşturulmalıdır. Seyircileri çalışma alanlarından uzakta tutmak için gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Çalışma şartları ve lift gibi gerekli ekipmanın mevcudiyeti Aynı anda farklı kontrollerin yapılabilmesi için yeterli alanın mevcut olması gerekmektedir. Kontroller için gerekli lift ve diğer aletlerin mevcudiyetini ve teknik kontrol görevlilerinin kullanması gereken masa sandalye gibi ekipmanların varlığını temin etmelisiniz. Zaman çizelgesine göre otomobillerin kontrole alınması Otomobillerin teknik kontrole belli saatler dahilinde gelmesi gibi bir prosedür izlendiğinde, bu kontrolün nasıl yapıldığının denetlenmesi gerekmektedir. Araçların belirlenen zamandan geç gelmesi halinde, ceza alıp almadıkları da önemli bir konudur. Teknik kontrol görevlilerinin kapasiteleri ve sayısı Konunun ciddiyeti anlaşılmalı ve insan gücü eksikliği nedeniyle gecikme yaşanmamalıdır. Tüm kontrollerin yapılması için yeterli zaman planlanmalıdır Yarışmaya katılan araç sayısını göz önüne alarak, prosedürlerin zaman çizelgesine uygun yapılması gerekmektedir. Teknik kontrol alanın etrafı kapalı ve iyi korunuyor olmalıdır Teknik kontrolün giriş ve çıkış noktalarında ve insanların girebileceği diğer noktalardaki güvenlik önlemlerine dikkat edilmelidir. Burada yetki belgeleri ve yaka kartlarının kontrolü olması gerekir. Medya için ayrı ve uygun bir alan yaratılmalıdır 28

30 Teknik kontrol alanında medya mensuplarının otomobilleri görüp fotoğraf ya da görüntü alabilmelerine ve pilotlarla konuşabilmelerine olanak sağlayacak ayrı bir alan oluşturulmalıdır. Ralli Sonrası Teknik Kontrol Alanın uygunluğu Teknik kontrol alanının finiş alanına yakınlığı, kontrol edilecek otomobil sayısına göre büyüklüğü ve güvenliği sağlanmalıdır. Araçların kapalı parktan teknik kontrol alanına getirilirken gözlenmesi Otomobillerin kapalı parktan, son teknik kontrol alanına götürülürken gözlenmesi ve bu otomobillere eşlik edilmesi gerekmektedir. Gerekli kontrollerin yapılabilmesi için yeterli vakit ayrılmalıdır Tüm kontrollerin yapılabilmesi için yeterli zamanın varlığını ve teknik kontrol sorumlusunun vereceği raporun, geçici genel klasmanın açıklanmasından önce komiserler kuruluna iletilmesi gerektiği planlamada unutulmamalıdır. Çalışma şartları ve lift gibi gerekli ekipmanın mevcudiyeti Lift ve diğer ekipmanlarla birlikte tüm otomobilleri içeri alabilecek temiz ve uygun bir alan sağlanmalıdır. Her ekibe ayrı bölme tavsiye edilir. Bu alanın etrafı kapalı mı ve giriş çıkışların kontrolü yapılıyor mu? Son teknik kontrol son derece önemli ve özel bir operasyon olduğu için görevli personel ve takım personelleri dışındaki kişilerin bu alana girişi özellikle engellenmelidir. Bu kontrolün ralli organizatörleri tarafından yapılması gerekmektedir ve çok önem verilmektedir. YARIŞMACILARLA İLİŞKİLER SORUMLUSU Yarışma Ek Kurallarında Yarışmacılarla İlişkilerin İSİMLERİ ve RESİMLERİ yok ise ilan panosunda resimleri ile birlikte isimleri ilan edilmelidir. Seçilecek kişiler Üst Düzey Eğitimlerine katılmış, kuralları ve sporun yönetimini bilen kişilerden seçilmelidir. Ek Kurallarda resimleri ile birlikte adları belirtilen ve programları önceden yazılarak (ek olarak) organizatör tarafından atanan görevlilerdir. Ek Kurallar onayından sonra kişilerin belirlenmesi halinde isimleri bülten ile bildirilirken programlarıda birlikte verilir. Bağlı bulundukları üst yöneticileri Yarışma Direktörüdür. Beraber Çalışacağı Gruplar: Yarışma Komiserleri, Yarışma Genel Sekreteri, Komiserler Sekreteri, Servis Alanı Sorumlusu, Teknik Kontrol Sorumlusu, Nokta Gözetmenleri, Kapalı Park Sorumlusu, Regrouping (Toplama) sorumlusu Kıyafetleri: Farklı ve çarpıcı renkte yelek veya tshirt Araç: Araç tahsisi ihtiyaç halinde yapılabilir. Ama asıl görev yerleri servis alanı giriş ve çıkış ile yarış merkezidir. Etap üstünde bulunmalarını gerektiren bir durum bulunmamaktadır. Telefon: Telefonlarına özel kart numarası ve kontör verilmelidir. Bu numaralar her yerde ilan edileceği için şahsi numaraların kullanılmaması önerilmektedir. Telsiz: Planlamada bulunmamaktadır. Bulunduğunuz noktalarda gözetmen telsizleri ile Yarışma Direktörüne ulaşılması mümkündür. Ancak Ralli Kontrol ile iletişimin cep telefonu ile yapılması daha doğru olacaktır Çalışma Odaları: Merkezde özel bir yerleri bulunmamaktadır. Bu nedenle sekretaryada sürekli kendilerinin başka zamanlarda diğerlerinin kullanabileceği bir bilgisayar ve yazıcı ayarlamaları ve bunun Teknik Kontrol grubunun da kullandığı makine olmamasının teyidi alınmalıdır. Çünkü aynı zamanlarda onlar da rapor yazacaktır. Servis alanında ise idari ofiste kendilerine bir yer tahsis edilmesi istenmelidir. Tüm lojistik ihtiyaçları Servis alanı sorumlusunun altında planlanması daha doğrudur. Merkezdeki gereksinimler için genel sekreter veya görevliler için atanmış sekreterden yardım alınacaktır. Görevlerinin ana tanımı ise yarışmacıların sportif veya organizasyon ile ilgili sıkıntı ve problemlerinde organizatör adına ilk dinleyen, sorunu ve gereklerini dinledikten sonra yarışmacıyı teskin ederek çözüm bulmaya çalışan ve bu sorunun yarışma direktörüne götürülmesi safhasında tüm duygusal etkenlerden kurtularak bir gerçek halinde sunulmasını ve şayet bu bir itiraz ise gerekli prosedürlerinin tamamlanarak ulaştırılmasını sağlamaktır. 29

31 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Görevlerinin gereği olarak kolay teşhis edilmelerini sağlayacak ve herkesten farklı bir renkte giyinmeleri veya işaret taşımaları gerekir. Bu göreve atanan kişilerin branşın sportif özelliklerini, yarışmacı ruhunu, organizasyonun tüm alt detaylarını (regrouping, refuelling, yarış araçlarının yıkama noktasının lokasyonu gibi örnekler ile özellikle bülten ve duyurular) bilmesi ve yılların tecrübesine sahip olması ve uluslararası organizasyonlarda çok iyi derecede en az bir, tercihen birden çok dil bilmesi gerekmektedir. Aynı zamanlarda birden çok yerde bulunulması gerekeceğinden iki veya üç kişi görevlendirilebilir. Standart bir programları bulunmaktadır. Bu rallinin yeni formatı sonucunda yarışma öncesinde, teknik kontrol, shake down, sabah kapalı park çıkışı ile başlar, servis alanı giriş ve çıkış noktaları ile özel seyirci etabı öncesi kapalı park ve yeni uygulama gereği remote flexi service area varsa onlarda da devam etmektedir. Amaç yarışmacının beklemesinin olduğu bu alanlarda iletişimi kurabilmesidir. Eskisi gibi yarışma direktörü tarafından özel olarak görevlendirilme yapılmamaktadır. (servis gözlemcilerinde olduğunun tersine) Bu alanlarda yarışmacılara dağıtılacak olan duyuru (bazen finiş seremonisinde yapılacak değişikliklere bağlı olarak bazı duyurular), bültenler (mutlaka imza karşılığı önceden hazırlanan föyler ile gözetmen yardımı alınabilir ama sorumluluk yarışmacılarla ilişkilerdedir), davetiyeler (örnek olarak son teknik kontrole girecek araçlar son serviste, bazen son basın toplantısına davet edilecek yarışmacılar) Genel Sekreter tarafından yarışmacılara dağıtılması için yarışmacılarla ilişkiler sorumlusuna yollanmalıdır. İlgili günün start listeleri Yarışmacılarla İlişkiler tarafından kapalı park çıkışında gözetmen noktasına getirilir ve dağıtılır (Çoğunlukla zaman karnelerinin de kendileri tarafından götürülmesi istenebilir). Bu nedenle gece yapılan Komiserler toplantısı sonrasında neticelerin kesinleşen halinin çoğaltılması ve ertesi günün start listesinin neticeler sorumlusu tarafından çoğaltılmasını bekleyerek geceden bu belgelerin alınması gerekir. Görevliler için dağıtılacak aynı dokümanlar ise yarışma genel sekreterinin kontrolünde T1 araç sorumlusu tarafından görevli noktalarına en az 2 saat önce ulaştırılmış olacaktır (yoksa mutlaka başka araçlar ile yapılmalıdır) tüm güvenlik araçlarına bu belgelerin dağıtılması gerekir. Bu nedenle organizatör ister onlarla ait raflara ister servis giriş noktasında geçerlerken bu kişilere ulaştırmış olmalıdır. Ayrıca servis giriş noktalarında geçici neticeler servis alanı basın merkezinden çoğaltılarak (neticeler grubundan bir kişi veya medya ekibinden atanan bir kişi tarafından) yarışmacılarla ilişkiler sorumlularına ulaştırılır ve dağıtımı onlar tarafından yapılır. Bu nedenle yarışmacılarla ilişkiler görevlisinin medya merkezine giriş serbestliği sağlanacaktır. Özellikle bu seneki görevleri arasında akşam flexi-servis ve akşam kapalı parkı gibi henüz net tanımları yapılmayan yarışmacının ve organizatörün anlamaya uğraştığı alanlarda görev yapacak olunması ve birçok karmaşanın beklendiği bu zamanlar için bu detayların son ana kadar anlaşılmaya çalışılması gerekmektedir. Mutlak olarak yarışmanın öncesinden başlayarak komiserler toplantılarından en az 30 dakika önce gelerek yarışma direktörüne ortak raporları bir temsilci tarafından (hep aynı kişi olması zorunluluğu yoktur) yazılı olarak iletilmelidir. Direktörün raporunda gerekli görmesi halinde konuyla ilgili bilgi verilir. (bazı hallerde toplantıya çağırılarak komiserler tarafından dinlenmeye çağırılabilirler.) Komiserler toplantıları sırasında yarışmacılarla ilişkiler sorumlularından birisi toplantının dışında ama hemen dışında bekler. Çünkü komiserlerden yarışmacılara veya direktörden yarışmacılara yapılması istenen (komiserler başkanı tarafından) tüm yazışmaları anında yarışma sekreteri tarafından standart formda yazılır ve yarışmacılarla ilişkiler görevlisi tarafından ilgili yarışmacıya(lara) iletilir. Bunun için önerilen bir çözüm ikinci bir yarışmacılarla ilişkiler sorumlusunun toplantı dışında bu tür bir işlem için bekliyor olmasıdır. Çünkü profesyonel takımlarda ve markalar sürücüleri gibi ulaşılması ve bulunması kolay iken diğer sürücülerde(amatör) zorluk çekilebilmekte ve özellikle dinlenmek için çağrılması halinde zaman kaybı toplantının gereksiz yere uzaması organizatörün başarısızlığı olarak kabul edilmektedir. Toplantı sırasında bulunan tüm görevliler kadar yapılan ve tanıklık edilen tartışmaların tamamıyla gizli olduğu ve dışarıda yarışma sonrası bile olsa tartışılmaması gerektiği ise hatırlatılmayacak kadar önemli ve şarttır. Hep hatırlatılan ve üstü çizilen konu ise yarışmacıların gerektiği şekilde dinlenmesi(onların kızgın, hayal kırıklığı içinde yanlış davranış biçiminde olabileceklerine ihtimal verilmesi, hoşgörülü davranışta bulunulması)içlerini boşaltmalarına yardımcı olunması ama yorum yapılmaması, iyi niyetle yapılacak yardım ve yönlendirmelerin her zaman yanlış sonuçlar doğuracağı unutulmamalıdır. Çünkü yarışmacılarla ilişkilerin her sözü ve yönlendirmesi yarışma direktörünün talimatı kadar tehlikeli ve kesindir. Kuralların ve kaidelerin ilgili maddesinin aynısının ifade edilmesi gerektiğidir. 30

32 ÜST DÜZEY GÖREVLİLERİN ATANMASI GÖREVİ KABUL ETMESİ VE DAVET EDİLMESİ Üst düzey yönetici olmak için otomobil sporlarında geçmişi ve deneyimi olmasının yanı sıra her yıl düzenlenen Eğitim seminerlerine katılmış olması ön şartı bulunmaktadır. Lisans sahibi olan kişilerin bilgi birikimleri değişik yöntemlerle yeterlilikleri Federasyon tarafından tespit edilir ve ilgili sezonda görev verilmesi için bu seminerlere katılmış olma mecburiyeti bulunmaktadır. (yeni üst düzey yönetici talimatı ilan edilecektir. ) KOMİSERLER TOPLANTI GÜNDEMİ VE EKLERİ Komiserler Kurulu için Önemli Dokümanlar Geçici neticeler de dâhil olmak üzere, başka dokümanların dağıtımı yapılsa da, aşağıda bahsedilen dokümanları rallinin gidişatı için büyük önem taşımaktadır: Ralli Öncesi 1. Organizatör tarafından kabul edilen kayıtların listesi Kayıtların kapanışının ardından, söz konusu kayıtlar numara sırasına gore dizilir ve liste yayınlanır. 2. Kayıtların sıralanmış listesi Yarışma Direktörü tarafından imzalanır. 3. Start listesi Yarışma Direktörü tarafından imzalanır. Dokümantasyon ve teknik kontrolün tamamlanmasından sonra hazırlanır. Start öncesinde yapılan Komiserler Kurulu toplantısında onaylanır. Yarışmacılar, start sırasına göre dizilir. Her yarışmacının start zamanını gösteren bir sütunu içerir. Perşembe günleri yapılan Sembolik start için, ayrı bir start listesi çıkarılabilir. 1. Gün sonunda 1 1. Günün klasmanı 2 2. Günün start listesi Yarışma Direktörü tarafından start sırası ve zamanları önerilir. Varsa Komiserler Kurulu tarafından yapılan sıralama değişiklikleri işlenir. Yarışma Direktörü tarafından imzalanır ve ilan edilir Günün klasmanı Yarışma Direktörü tarafından imzalanır ve ilan edilir. Ralli Merkezi nde, sadece bilgilendirme için aşağıdaki dokümanlar hazırlanır ve Komiserler Kurulu na sunulur. Yarışma Direktörü raporu (kısa özet), Özel etap zamanları dışındaki tüm zaman cezaları, Yarış dışı kalanlar, İhraçlar, Özel etap zamanlarının tablosu, Teknik Delege nin raporu, 2. Gün sonunda 1 Geçici Genel Klasman Yarışma Direktörü tarafından imzalanır. Ek Kurallar da belirtilen zamanda veya son otomobilde kapalı parka girdiğinde ilan edilir. Geçici genel klasmanda, hem genel klasman hem de her günün klasmanı ilan edilmelidir. 31

33 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI Son Genel Klasman İtiraz süresinin bitiminin ardından Komiserler tarafından imzalanır. Ralli Merkezi nde, sadece bilgilendirme için aşağıdaki dokümanlar hazırlanır ve Komiserler Kurulu na sunulur. Yarışma Direktörünün ralliyle ilgili raporu, Cezalar, Yarış dışı kalanlar, İhraçlar, Özel etap zamanlarının tablosu, En yüksek ortalama süratler, Kayıt / start / finiş istatistikleri, Etap / Gün istatistikleri, Son teknik kontrolün raporu, Rallide Komiserler Kurulunun Standart Prosedürleri & Yarışma Direktörleri İçin Önemli Bilgiler Genel 1. DÖKÜMANLARIN KAYDI TOSFED diğer FIA Ralli Şampiyonalarında da kullanılan ve aşağıda bahsedilen Görevliler ve Delegeler tarafından hazırlanan tüm dökümanların ön görülen kayıt metodu ve sıralama sistemini kullanarak Döküman Kayıt ta listelenmesini zorunlu kılar Komiserler Sekreteri sorumluluğunda her yarışta yanlızca bir Doküman Kayıt tutulacaktır. Bu kayıt, Komiserler, Yarışma Direktörü, Teknik Delege ve Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusu tarafından hazırlanan tüm dökümanları kapsayacaktır. Bahsedilen bu dört görevli aşağıda belirtilen numaralandırma kuralına uyarak, kendi dokümanlarını hazırlamak ve kendi seri sıralamalarını yöneteceklerdir. Zaman başlığı altında, hazırlanan dökümanda, numaralandırma anındaki gerçek zaman verilmelidir Komiserler tarafından yayınlanan dokümanlar; Komiserler Sekreteri, Kurul tarafından yayınlanan dokümanların numaralandırılması ve Doküman Kayıt ta listelenmesini sağlamakla yükümlüdür Yarışma Direktörü tarafından yayınlanan dokümanlar; Yarışma Sekreteryası, Direktörün dokümanların yayınlanması ve bu dokümanlarla ilişkili numaralandırılmasını yapmak zorundadır. Komiserler Sekreteri de bu doküman numarasını Doküman Kayıt ta listelemekle yükümlüdür Teknik Delege tarafından özel numaralandırma sistemi kullanarak yayınlanan dokümanlar, Doküman Kayıt ta listelenir Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusu nun dökümanları, Yarışma Direktörü nün özel numaralandırma sistemini kullanarak yayınlanır, sonra da Döküman Kayıt ta listelenir Doküman Kayıt aşağıdaki bölümlerden oluşur: 1. Bültenler 2. Komiserler Kurulu Dokümanları 3. Yarışma Direktörü ve Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusunun Dokümanları 4. Teknik Delegenin Dokümanları 5. Start Listeleri ve Neticeler 6. Diğer Bölüm numaraları dokümanların seri numaralarından önce gelmelidir. 2. DOKÜMAN NUMARALANDIRMA SİSTEMİ 2.1. Dört görevli tarafından yayınlanan tüm dokümanlar, doküman çeşidine/tipine bakılmaksızın sıralı olarak numaralandırılacaktır. (Örneğin; Komiserlerin kararı 2.1 ve bunu takip eden haberleşme 2.2. veya toplantı notu 2.3. vs. olabilir.) 32

34 2.2. Genel Kurallar da belirtilen tüm bültenler, sıralı olarak numaralandırılacak ve Doküman Kayıt ta Bültenler bölümü 1 numara ile başladığı, her Bültene 1 ile başlayan kayıt numarası verilecektir Tüm dokümanların liste dağıtımı, şablon esas alınarak yapılır. ÖNEMLİ HATIRLATMA: TÜM BÜLTENLER KOLAY BELİRLENMESİ AMACI İLE SARI KÂĞIT KULLANILARAK YAYINLANIR. Organizatör kendi antetli kağıdını, sarı kağıt üzerine fotokopi çekerek kullanabilir. 3. KOMİSERLERİN STANDART PROSEDÜRLERİ 3.1. İlk Komiserler Toplantısı, Yarış Öncesi Teknik Kontrol bitiminden hemen sonra Direktör tarafından düzenlenerek ilan edilir Start Listesinde (ilk on için) sezon başında Spor Kurulu tarafından daha sonra yarışma direktörü tarafından yayınlanmalıdır İlk toplantı sırasında, direktör tarafından hazırlanarak onaya sunulan takvim, Komiserler Kurulu tarafından onayladığında, Komiserler tarafından imzalanır ve ilan panosuna asılır. Komiserler Kurulu Programı dışında gündem ve toplantıda alınan kararlar ilan panosuna asılmamalıdır Komiserler Kurulu Toplantılarının Gündemi USB bellekte verilmektedir. Bu standart format korunmalıdır. Ve de toplantı sonrasında gündemin altına kısaca açıklamalar yazılarak kararlar alınmalıdır. Doküman numaraları verilip komiserler tarafından imzalanmalıdır 3.5. Tüm dökümanların bilgisayarda yazılması önemlidir. Notlar mümkün olduğunca anlaşılabilir ve Gündem başlıklarıyla uyum içinde olmalıdır. Toplantı sırasında alınmış ayrıca ilan edilmesi gereken Kararlar, sporcularla ilgili komünikasyonlar veya verilmiş cezalar var ise bunlar ilan panosuna asılır. Ayrıca doküman numarası verilir ve dosyalanır Bültenler - Bunlar numaralıdır ve Ek Kuralların bir parçasıdır. Bültenler imza alınarak dağıtılmalıdır. Organizasyon sırasında, yarışmacıdan veya takım içinde bir kişiden bültenin teslim alındığına dair yazılı onay alınmalıdır. Starttan sonra, Pilot veya Co-pilot (varsa) tarafından veya takım yetkilisi tarafından imzalanmalıdır Organizasyon başlamadan önce Bültenler, Organizatör tarafından hazırlanmalı ve TOSFED tarafından onaylanmalıdır. Bülten, TOSFED tarafından onaylandığı zaman yayınlanan Bültenin ilk satırında TOSFED tarafından onaylandı ibaresi bulunmalıdır. Bu ibare TOSFED den onay alındıktan sonra eklenebilir. TOSFED e gönderilirken tarih ve saat kısmı boş bırakılmalı ve Bülten TOSFED tarafından onaylandıktan ve Yarışma Direktörü imzaladıktan sonra o günkü tarih ve saat eklenerek dağıtılmalıdır Komiserlerin Yayınladıkları Belgeler Bültenler Komiserler tarafından ilk toplantıları sonrası yayınlanır. Komiserlerin ilk toplantısı öncesi yayınlanan tüm Bültenler, en geç Teknik Kontrol zamanına kadar doğru bir şekilde dağıtılmalıdır Kararlar - Karar Yarışmacı/Sürücü veya bütün Yarışmacılar ı kapsayabilir. İlk başvuru kişiden alınmalıdır ve Temyiz etme zamanı tebligat zamanından itibaren başlar. Sonra ki başvurular, organizasyon başlamasından önce, yarışmacıdan veya takımdan birinden alınmalıdır. Start tan sonra ekipten birinin imzası kabul edilir. Tebligatı kabul etmemek sportmenliğe aykırı davranış olarak değerlendirilerek cezalandırılır Karar İlan Panosunada asılmalıdır ve asılma zamanı, (dağıtım bittikten sonra olmalı) Temyiz e gitmek isteyenler için Temyiz sürecinin başlangıç zamanıdır. Alternatif olarak, eğer Karar herkese dağıtılmamışsa, İlan Panosuna asılmalı, asılma zamanı Gayri-resmi Kısmi Klasman veya Start/Tekrar Start Liste zamanı duyurulmalıdır. Temyiz e gitmek isteyenin süreci o anda başlar. Karar eğer herkesi ilgilendiriyorsa, bir sonraki günün başlangıcında tüm ekiplere, imza karşılığında dağıtılmalıdır Haberleşme ve Dinlemeye Davet Bunlar bireysel olarak Yarışmacılara/Sürücülere veya tüm Yarışmacılara verilir. Bu durum için imza bireyden alınmalıdır. Tüm yarışmacıları ilgilendiren bir durum varsa, Haberleşme yukarıda belirtilen Kararlar çerçevesinde ilan edilmelidir. Düzenlemede ilan edilen zamanda neticelerin açıklanamaması gibi bir durum olması halinde yeni zaman mutlaka ilan edilmelidir. Tüm Bültenler, Kararlar ve Haberleşmeler, Resmi İlan Panosunda yayınlanmak zorundadır. 33

35 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI YARIŞMA DİREKTÖRÜ İÇİN BİLGİLER 4.1 Yarışma Direktörü, aşağıdaki belgeleri yayınlayabilir: 4.2 Bültenler Antrenman programı ve/veya yarışmanın güzergâhıyla ilgili değişiklikleri içeren bültenler. Bu bülten, sadece bilgi vermek amacıyla TOSFED e yollanmalı ve ilk Komiserler Kuruluna, ilk toplantıda sunulmalıdır. - Yarışma Direktörü ayrıca yarışma devam ederken güzergâh değişikliğiyle ilgili olarak bülten yayınlayabilir. Bu bülten, bir sonraki toplantıda Komiserler e sunulmalıdır. 4.3 Kararlar Dağıtımı, Komiserler kısmında belirtilen notlara göre yapılır. Yarışma Direktörü nün Ek Kurallara bağlı olarak yaptığı uygulamalara itiraz gelebilir. Ayrıca Yarışma Direktörü sadece mevcut düzenlemelerin uygulanmasını sağlayacak kararlar alabilir. Bazı durumların yorumlanmasıyla ilgili subjektif kararları, sadece Komiserler Kurulu alabilir. Komiserler kurulu kararlarının Direktör tarafından uygulanması zorunludur. Haberleşmeler Komiserler kısmında belirtilen notlara göre yapılır. 4.4 Tüm Geçici Sonuçlar, Gün sonu geçici klasman, Yarış sonu Geçici klasman Komiserler Kurulu tarafından incelendikten sonra Komiserler Kurulu tarafından imzalanıp asılmalıdır. 4. GENEL Yarışma Direktörü, ilan edilmeden önce Yeni start Listesi ni de imzalamalıdır. Geçici Sonuçlar ve Yeni Start Listesi nin, en geç Ek Kurallar da belirtilen saatlerde asılmış olması gerekir. Ancak bu dokümanlar, daha önce de asılabilir. Geçici sonuçlar ve Genel Klasman, Yeni Start Listesi ve Yarışma Direktörü tarafından yarışmacılarla ilgili olarak çıkarılan dokümanlar, mutlaka numaralandırılmalıdır. 1. GÜN 1. İlk Komiserler Toplantısı nda, sonraki toplantıların zamanları görüşülebilir. Bu toplantı zamanları hakkında, neticelerin çıkacağı saatlere bağlı kalınarak kesin kararlar verilmelidir. Komiserler Toplantılarının programı, şablona göre hazırlandıktan sonra İlan Panosu na asılmalıdır. 2. Toplantı notlarının tutulması hususunda, toplantının gündeminde yer alan maddeler, not başlıkları haline gelir. Eğer Ajanda ya başka maddeler eklenirse, yine aynı prensipler uygulanır. Notlar mümkün olduğu kadar kısa ve açık olacak şekilde alınmalıdır. Eğer toplantıda Karar alınırsa, Haberleşme yayınlanırsa veya yazılı raporlar alınırsa, bu belgeler notlara eklenmeli ve notlar içinde belgelerin içeriği yerine sadece referans adları kullanılmalıdır. 3. Yarışma Direktörü nün sunumunda, detaylı bilgiler önceden hazırlanmamışsa, Direktörün özellikle güvenlik önlemleri ve Güvenlik Planı nın yarışma sırasında nasıl uygulanacağına dair açıklamalar yapması beklenir. Ayrıca varsa yarışmayla ilgili yenilikler de, belirtilmelidir. 4. Eğer teknik kontrolde, bir otomobilin kurallara uygun olmadığı, ancak kolay bir şekilde bu sorunun giderilebileceği tespit edilirse, Teknik Delege ilgili otomobile, start listesinin açıklanmasından önce, yeni bir teknik kontrol zamanı verebilir. Eğer bu süre yeterli olmazsa, Teknik Delege, Komiserlere başvurarak ilgili otomobil(ler)in, özel olarak belirlenen bir zamanda yeniden kontrolünün yapılmasını talep edebilir. Bu gibi durumlarda, start listesinde ilgili otomobilin yanına * işareti konarak listenin sonunda teknik kontrolden geçmesi şartıyla ibaresi konmalıdır. Start listesinde, bazı otomobiller için buna benzer şartların koşulmasına izin verilir. Bu gibi bir durumda, otomobil teknik kontolden geçemezse Teknik Delege nin durumu Komiserler Kurulu Başkanı na rapor edeceği ve sadece Kurul un otomobilin start almamasına karar verebileceği anlaşılır. Yarışma Direktörü, start esnasında bu durumdaki otomobilden dolayı oluşan zaman boşluğunu kapamamalıdır. 5. Eğer Start Listesi nin ilanı gecikecekse, İlan Panosu nda yeni ilan zamanı beliritilmelidir. Bu prosedür, ilan edilme zamanı geçirilen her türlü doküman için uygulanmalıdır. 6. Ralli koşulurken Komiserler Başkanı veya TOSFED Komiserlerinden birisinin Ralli Kontrolde bulunması şarttır. Komiserler in yarış içindeki hareketlerini, bu kurala uyacak şekilde planlamaları gerekir. 34

36 2. GÜN 1. İlk toplantının notlarının onaylanması sırasında yeni bir öneri veya itiraz ortaya çıkarsa, notlar bu duruma uygun olarak düzeltilmelidir. 2. Yarışma Direktörü nün yazılı raporu, ilgili şablona uygun olarak hazırlanmalıdır. Ancak sözlü raporda, daha fazla ayrıntıya yer verilebilir. 3. Sürücülerin sıralamadaki yerleri, sadece performansa bağlı olarak güvenlik gerekçesiyle değiştirilebilir. Örneğin servis almanın kolaylaştırılması gibi bir sebeple, start sıralaması asla değiştirilmemelidir. Karar verilirken, özel etap zamanlarının incelenmesi gerekir. 4. Son teknik kontrolle ilgili yapılacaklar, TOSFED düzenlemelerinde belirtilmiştir. Ancak Teknik Delege nin öneri veya tavsiyeleri dikkate alınmalıdır. 3. GÜN Komiserler Toplantısında, Teknik Delege, son teknik kontrolle ilgili raporunu sunar. Bu raporun incelenmesinin ardından, Geçici Genel Klasman Yarışma Direktörü nün imzasıyla, resmi doküman numarası verildikten sonra, Ek Kurallar da belirtilen saatte İlan Panosu na asılır. 2. Resmi bir itiraz yoksa kurala göre, yarım saat sonra, Resmi Genel Klasman a doküman numarası ve zamanı verilir, belge Komiserler Kurulu tarafından imzalanır ve İlan panosu na asılır. 3. Ayrıca her Gün ün genel klasmanının bulunduğu ve Komiserler in Resmi Gün Sonu Klasmanlarını da imzalamalarının gerektiği unutulmamalıdır. 4. Komiserler Kurulu Başkanı, yarış esnasında meydana gelen olaylarla diğer komiserlere ve TOSFED e bildirilmesinin faydalı olduğunu düşündüğü hususlar hakkında kendi notlarını hatırlayarak, Federasyona gönderir. 5. Komiserler toplantısına hazırlanılarak girilmesi ve ilan edilen saatinde yapılması şarttır ve kısa sürmesi makbuldür. İLK KOMİSERLER TOPLANTISI GÜNDEMİ 1. Toplantının açılması, tanışma, 2. Toplantı gündeminin, programının ve zamanlarının onaylanması, 3. Yarışma Direktörünün sunumu, 4. Yarışma Ek Kuralları ve yayınlanmış bültenler için yorumlar, önerilen bültenleri onaylanması, 5. Yarışma Direktöründen yayınlanmış dokümanlar hakkında bilgi alma, 6. Yarışma Direktörünün, ralli öncesi gelişmeler, antrenmanlar ve kazalar ile ilgili raporu, 7. TOSFED Teknik Kontrol Delegesinin raporunun okunması, 8. Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusunun raporunun okunması, 9. Start listesinin kontrolü, onayı, ilanı 10. Komiserler, Direktör, Güvenlik Sorumlusu ve TOSFED Teknik Kontrol Delegesi arasındaki iletişimin sağlanma şeklinin teyidi, 11. Var ise itirazların değerlendirilip, karara bağlanması, 12. Ralli ile ilgili diğer bilgilerin görüşülmesi, İKİNCİ KOMİSERLER TOPLANTISI GÜNDEMİ 1. 1.Toplantı kararlarının imzalanması, 2. Komiserler Kurulu Başkanı tarafından, var ise, kaza, olay vb. nin açıklanması, 3. Yarışma Direktörünün 1. Ayak hakkındaki raporu, 4. TOSFED Teknik Kontrol Delegesinin raporu, 5. Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusunun raporunun okunması, Ayak neticelerinin incelenmesi, 35

37 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Var ise, Direktörün öncelikli sürücüler ile ilgili teklifi, Süper Ralli formatı, 2. Ayak Start Listesinin öncelikli sürücülerde değerlendirilerek ilanı, 7. Son Teknik Kontrolde davet edilecek otomobillerin tespiti, davet ediliş şekli ve kontrol detayları, 8. Ralli ile ilgili diğer bilgilerin görüşülmesi, ÜÇÜNCÜ KOMİSERLER TOPLANTISI GÜNDEMİ Toplantının kararlarının imzalanması, 2. Komiserler Kurulu Başkanı tarafından, var ise, kaza, olay vb. nin açıklanması, 3. Yarışma Direktörünün, 2. Ayak ve Yarışın geneli hakkındaki raporu, 4. Yarışmacılarla İlişkiler Sorumlusunun raporunun okunması, 5. TOSFED Teknik Kontrol Delegesinin; a) 2. Ayak raporu, b) Son Teknik Kontrol raporu, 6. Yarışma Direktörü tarafından Yarışma Geçici Neticelerinin ilan edilmesi, 7. Ralli ile ilgili diğer bilgilerin görüşülmesi, 8. Var ise itirazların değerlendirilmesi, karar bağlanması, 9. Yarışma Kesin Sonuçlarının imzalanması, dağıtımına onay verilmesi, 10. Son toplantı kararının imzalanması, 11. Toplantının kapatılması. 36

38 Tarih: Zaman : Konu: KOMİSERLER KARARI No. Doküman No : Kimden Kime : Komiserler Kurulu :...numaralı yarışmacıya Komiserler Kurulu, a. Sarı bayrak ihlalinden dolayı 3 kere gösterilen stop and go cezasına uymayarak pite gelmemesi ve sonrasında gösterilen siyah beyaz diagonal bayrağa uymaması nedeniyle, KARAR TOSFED Kurallar Kitabı Ulusal Pist Kuralları Madde 3.4 e göre, İhracına karar vermiştir.... Spor Kom. Bşk. Spor Komiseri Spor Komiseri Teslim Alan : İsim : Kayıtlı Yarışmacı : Araç No : Tarih : Saat : İmza : 37

39 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 ÖRNEK BİR YARIŞA KOMİSERLER KURULU Başkanı olarak atanmış iseniz; Atandığınız ilgili yarışma Ek Kuralların çok dikkatli bir şekilde tetkik etmeniz gerekmektedir. TOSFED tarafından onaylı olması bu ek kuralların incelendiği anlamına gelmemektedir. Özellikle branşın ana kuralları ile uyumsuz bir maddesi veya ana kurallar kitabında belirtildiği halde yarışma ek kurallarında olmayan hususları önceden tespit ederek gerekli düzeltmeler için yarışma direktörü ile temasa geçebilirsiniz. Normal şartlarda yarışma direktörü tarafından bu düzeltmeler veya eksiklikler tamamlanarak idari kontrolde, yarışma direktörü tarafından TOSFED onaylı bülten olarak çıkarılmalıdır. Ama süre ve uygulamalar açısından bu durumu kaçırmış iseniz üzülmeyiniz; ilk komiserler toplantısının gündem maddesinde olarak yer alan ilgili çıkarılmış bülten ve ek kurallar ile ilgili hususlar bunun için olup, bu bahsi geçen değişiklikler bülten olarak çıkarılır ve start öncesinde imza karşılığı dağıtılabilir. Ama sizin bu toplantıda 30 dakikalık kısa bir süreniz olması nedeniyle start listesinin incelenmesi ve ilan edilmesine ve bültenin ilan edilmesi gibi çok önemli maddeleriniz için uzun zamanınız bulunmamaktadır. Onun için bu hazırlıkların önceden yapılması ve özellikle direktör ile komiserler kurulu başkanının bu konuları paylaşması gerekmektedir. Her toplantı süresinden 30 dakika önce gelerek yazıcı, bilgisayar, kâğıt, bağlantı, fotokopi gibi konuların hazır ve çalışıyor olduğunu kontrol etmeniz sizin işinizi kolaylaştıracaktır. Organizasyonun ve direktörün yoğun olduğu, protokolle ilgilenmesi gereken bu anlarda, size özel bir sekreteriniz yoksa bunu göz önünde bulundurarak daha önceki yarışlardan bilgisayarınızda olan formatları kullanmak suretiyle yazışmaları hazırlamanız bile gerekebilir. Çünkü yarışmanın akışı içinde asıl olan komiserler kurulunun zamanında ilan etmesi gereken liste ve karar veya bültenleri çıkarmasıdır. Bu noktada kimse sizi beklemez veya yazıcının kartuşunu sağlamadığı için organizatöre kızmaz. Ulusal yarışlarda veya kupa yarışlarında önemsiz olarak görülen bazı hususlara örnekler; ek kurallarda yer almıyorsa; 1- Organizatörün ihtiyarı ve kesin reklamları kayıtlar kapanmadan önce bülten ile ilan edilmelidir 2- Servis gözlemcisi (minimum 2 kişi) isimleri ve resimleri ile ilan edilmelidir. 3- Yarışmacılarla ilişkilerin isimleri, resimleri, görev yerleri ve programı (minimum 2 kişi) ilan edilmelidir. 4- Ek Kuralların ön kısmında yer alan program ile ek kuralların arka maddelerinde açıklamalardaki saat ve tarihlerin uymaması gibi dikkatsizlik veya baskı hataları kontrol edilmelidir. 5- Ek kurallarda ilan edilmesi gereken cezalar (ki bu cezalar komiserlere gelmeden direktör tarafından uygulanabilsin) 6- Neticelerin ilanı, komiserler toplantısının zamanı ve kapalı parkın açılması açısından uygun verilmiş olması ve direktörün neticelerin çıkacağına garanti verebilmesi gerekir. Bu nedenle toplantıların zamanında başlaması çok önemli bir husus ve aslında bir saygı göstergesidir. Hiçbir sebeple geç kalınmamalıdır. Toplantı nedeniyle çok sayıda önemli görevlinin işini bırakmasının gereksiz olmasından yola çıkılarak bu toplantıya katılması gereken kişi sayısı minimuma indirilmiştir. İlk toplantıda bazı görevlilerin mevcudiyetinden emin olunması açısından tanışma yapılması, ama sonrasında bu görevlilerin işine dönmesi en verimli yoldur. Özellikle kulüp tarafından görevlendirilen yarışmacılarla ilişkiler ve teknik kontrol komiserinin toplantı saatinde başka yerde görevleri olabileceği için, bu kişilerin toplantı saatinden en geç 10 dakika önce yarışma direktörüne veya genel sekreterine raporlarını vermeleri yeterli olacaktır. Yarışma direktörünün eski dönemlerde sunum şeklinde hazırladığı yarışmanın anlatılması ise çok kısa bir formatta ve sürede tamamlanmalı, daha sonra ralli kontrolde yapılan ziyaretlerde komiserlere ve gözlemciye yapılan hazırlıklar hakkında bilgi verilmelidir. Artık bu sunum komiserler toplantı maddesinin bir gündemi değildir. Bunun yerine marka ve takımlarla yapılan toplantıda sunum yapılmalıdır. Yarışma direktörüne sorulacak sorular arasında; (eğer zaten anlatmamış ise) Yol keşfi sırasında kaza veya ihlali gerektiren bir durum Deneme sürüşünde varsa kaza veya ihlal gibi bir durum ÖNEMLİ NOT: Takımlarla yapılan toplantıda yol keşfinin sonrasında gelen eleştiriler, etap sorumlusu ve gözetmenlerden gelen zaman noktalarının kavşak içi gibi güvensiz bir noktada olması veya telsiz veya telefon bağlantısının olmaması gibi önemli hususlar nedeniyle, bülten çıkararak değişiklik yapmak, yarışma direktörünün zayıflığını değil tersine sporcusunun ve görevlisinin görüşlerine önem vererek yarışın güvenliğine önem verdiği anlamına gelmektedir. Tecrübeli bir direktör bu değişikliklerin yapılması için gerekli bülten hazırlanması, ilan edilmesi ve dağıtılmasını kolaylıkla sağlayabilecektir. 38

40 Ayrıca takım sporcusu olmayan her kayıt olmuş sporcunun, yarışma direktörünün size soracağı tüm soruları yanıtlamak durumundasınız. Bu yanıtınızdan memnun kalmayan sporcunun komiserler kuruluna gitmek en doğal hakkıdır. Bu nedenle yarışma direktörü ve komiserlerin start öncesi yapılacak olan toplantısının saati bu tür olaylara çözüm sağlayacak şekilde planlama yapılmasını gerektirir. Kayıt sayısı ve idari kontrole gelmeyen sürücülerin sayısı ve mazeretleri (yarış uluslararası ise yazılı olarak) Yarışma güvenlik sorumlusu ve yarışma doktoru ve alarm halindeki hastaneler (uluslararası yarışlarda yapılmayan ama ulusal yarışlar için gerekli bir husus) ve bunların güvenlik planında işlenmiş olması Araç ve iletişim şekli Protokol veya sponsor için katılım gerektiren organizasyonlar Bu arada komiserler başkanı tarafından söz verilmedikçe TOSFED temsilcisi, TOSFED Gözlemcisi, Yarışma Direktörü gibi önemli görevlerdeki kişilerin konuşmaması ve toplantıya müdahale etmemesi gerekir. Bu nedenle komiserler kurulu başkanı her gündem maddesinden sonra önce diğer TOSFED Komiserine, sonra kulüp komiserine, devamında TOSFED teknik kontrol delegesine, TOSFED gözlemcine ve varsa TOSFED delegesine sorarak, onlara söz hakkı vermelidir. Komiserler kurulu başkanı, ilk toplantının ilk maddesinde önce kendisini tanıtıp TOSFED tarafından atanan komiserler, teknik kontrol delegesi ve gözlemcisini tanıtır ve sonrasında yarışma direktöründen kendi ekibini tanıtmasını ister. Tanışma sonrasında diğer görevliler toplantıyı terk ederek görevlerine dönebilirler ve bu görevlilerin daha sonraki toplantılara gelmeleri gerekemez. Ancak istenmesi halinde son toplantıda itiraz süresinin sonunda kapanış için katılabilirler. İlk toplantıda start listesinin ilan saatine bakarak bu listenin 10 dakika önce imzalanmış ve yayınlanmış ve fotokopi çekileceğini unutmadan, diğer maddelerin yerini değiştirebilirsiniz. Yarışmanın akışı içinde ise yeni kurallar çerçevesinde minimum 1 komiserin sürekli merkezde kalması ve yarışın akışını ralli kontrol merkezinden izlemesi gerekmektedir. İmkânlar sağlanması halinde diğer komiser veya komiserler etabı izlemeye gidebilir. Ancak, bu bir zorunluluk değildir. Komiserlerin etapların karakteristiği hakkında bilgi sahibi olmak istemesi, sürücüleri etaplarda izleyebilmek veya onlarla görüşebilmek için etaplara gitmeyi tercih edebilirler. Gözlemcinin görevi ile komiserlerin görevi bu noktada çok kesin olarak ayrılmaktadır. Ancak güvenlik söz konusu olduğunda, atanmış komiserlerin etap güvenliği ve yarış yönetimi hakkında bilgileri olmaları nedeniyle etapları geçmek ve gerekli düzeltmeleri yapmak istemeleri ülkemizde görülen bir yaklaşımdır. Bu alışkanlık zamanla öyle bir yer edinmiştir ki komiserler, gözlemcinin görevini yapmaya, yarışma direktörün sorumluluğunu üstlerinde taşımaya, hatta ambulansların içini kontrol etmeye başlamışlardır. Güvenlik planının kontrolü gözlemciye aittir. Ama bu arada etapları geçen komiserlerimizin unuttuğu başka bir husus vardır. Yarışmanın akışında sarı bayrak gösterilen sürücüye netice verilmesi, veya önündeki sürücüyü etapta yakalayan sürücüye + 1 dakika start aralığı verilmesi, etabın geçilemeyecek durumda olması halinde alternatif yolların uygulanması veya konvoydan kopan sürücülerin toplanması gibi konularda direktörün komiserlerden yardım alması söz konusu olabilir. Mesela, 5 sürücü etabı tamamlamış, 4 sürücü etabın içinde kalmış ve 20 sürücü etabın startında bekliyor olabilir. Bu gibi durumlarda, yarışma direktörü bir sonraki etaba gelişlerinde ve yapılacak toplama işlemlerinde komiserlerin yardımına ihtiyaç duyabilir. Ralli kontroldeki haberleşme komiserler için büyük önem taşımaktadır. İşte bu yüzden ralli merkezinde kalmak, tüm sürücülere servis alanına gelirken servis öncesi toplamada ilk 10 sürücü ile yarış hakkında konuşmak gibi konular komiserlerin görevidir. Ancak bu konuşmalar genel intibayı almak için olup, sözlü itirazları toplamak veya yanıtlamak için değildir. Servis alanına rakibine kızmış olarak gelen bir sürücünün size konuyu anlatmak istemesi, eğer itiraz prosedürleri işletilirse toplantıda yapacağınız dinlemeye engel olmamalıdır. Böyle bir durumda sizin yarışmacılarla ilişkileri adres göstermeniz veya servis yasağı ihlali var ise servis gözlemcisini işaret etmeniz gerekir. Sonrasında ise yarışma direktörüne konu hakkında ne yaptığını toplantı öncesinde sormak ve itiraz prosedürleri işleyecekse, bununla ilgili ön hazırlıklarınızı yapmak, ilgili kural maddelerini ve cezalarını tespit etmek gereklidir. Bu hazırlıklar size zaman kazandıracaktır. Yarışma direktörü ile komiserler arasındaki en önemli ayrımı unutmadan size gelip danışan yarışma direktörünün biraz sonra yarışmacıya vereceği cevaba yarışmacı itiraz ettiğinde komiserler böyle istedi diyebileceğini unutmayınız ve de bu itiraz yazılı ve parası karşılığında size geleceği için kendi söylediğinizi, öne sürülen deliller çerçevesinde değiştirmek zorunda kalabilirsiniz. Dolayısı ile yarışma direktörünün sorumluluğunda olan yanıtlarda bırakınız kendisi karar versin. Hatalı bir işlem yaparsa bu sefer de sporcunun bunun hata olduğunu bilmesi kendi sorumluluğudur. Herkes sorumluluğunu yapıp prosedürleri uyguladı- 39

41 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 ğında konu size intikal eder. Elinizdeki delillere bakarak önyargısız karar vermek de kurul olarak sizin sorumluluğunuzdur. Sizin, varsa hatalı kararınızı düzeltmek için ise TOSFED temyiz prosedürleri açıktır. Yeni uygulama çerçevesinde ara toplantılar şart olmadığı için yarışma direktörünün imzası ile geçici sonuçlar zamanında açıklanmalıdır. İtiraz halinde sizi toplantıya çağırabilecekleri için sosyal programlara katılmadan önce, bu itiraz sürecinin bitmiş olduğundan emin olmalısınız. Bu geçici neticelerin kesinleşmesi ve ikinci gün start listesinin ilanı da Yarışma Direktörünün imzası ile ilan edilecektir. (Komiserler Kurulunun onayından geçtikten sonra) Yarışma sonunda kapanış ile birlikte tüm evrakların orijinal kopyalarından ve makbuz ve benzeri deliller gibi ekleri ile birlikte komiserler kurulu başkanı tarafından Pazartesi TOSFED in elinde olacak şekilde yollanması da yeni başlatılan bir uygulamadır. Böylece TOSFED tarafından temyiz veya itiraz durumları ve ilgili bedelleri hakkında kısa zamanda doğru bilgi edinilmiş olacaktır. Kopyalarını da 1 hafta süre ile muhafaza etmek önemlidir. 30 gün içinde temyiz ile ilgili dinlenme durumunda bu belgelere ihtiyacınız olabilecektir. Dökümanların numaralandırılma sistemi ise olarak kimden çıktığı ile ilgili numaralandırma olup 1. Bültenler 2. Komiserlerin dokümanları 3. YarıĢma direktörünün dokümanları 4. TOSFED Teknik Delegenin dokümanları 5. Start listesi ve neticeler. 6. Diğer TOSFED delegelerinin dokümanları 1-1, 1-2, 1-3, 1-4 gibi ilk yayınlanan bültenden başlayarak tarih ve saat sırasına göre devam ettirilmelidir. ÖNEMLİ NOT: Gerek yarışmacı gerek ise Komiserler için çok önemli bir hatırlatma yapmak isteriz. Tüm size gelen sorular için yarışma ek kurallar kitabına ve TOSFED Kurallar Kitabına bakarak karar vermenizde ve bu kararı hemen değil araştırıp vermeniz sizin acemi olduğunuzu değil tersini gösterir. Karting ve pist yarışlarında direktörün acil karar vermesini gerektiren durumlar dışında mutlaka 1-2 dakika kurala bakıp emin olmanızda fayda var. İçinizden bir ses daha önce şöyle duymuştum, bence böyle olmalı gibi bir ses var ise bu sesi durdurunuz ve kontrol ediniz. Bir offroad yarışında direktör olarak kurallara bakıp emin olmadan yarışmacının ilgili etaptan ve dolayısı ile yarıştan ihraç edildiğini bildirmeniz ve bu yarışmacının kuralları bilmiyor olması yarışı terk etmesi ile sezon puanları için değerli puanları kaybetmesine sebep olabilir. Oysa yarışma ek kuralları kitabının ilgili maddesine bir göz gezdirseniz doğru cevabı bulmanız sadece 1-2 dakikanızı alacaktır. Tabii ki bu kuralar kitabını ve ek kuralları kaç kere okuduğunuza bağlı olarak süre uzayabilecektir. Yanlış karar verdiyseniz ve bunu fark ettiyseniz yarışmacı bu kuralı bilmiyorsa bile bunun düzelmesi ve sistemin çalışmasına izin vermelisiniz. Yarışma direktörleri komiserler Kurulu ile birlikte çalışmalıdır. Komiserler ise tek başlarına karar mekanizması olmadıklarını unutmamalıdır. Ancak 3 komiserde incelemeden birbirlerine güvenerek kitaplara bakmadan karar verdiklerinde bu yarışmacı açısından çok büyük kayıplara sebep olabilir. Unutmayınız ki sporumuzun devamı yarışmacılarımızın katıldıkları bu sporun kurallarını bilmiyor olsalar da bu sporu yapmaları ile mümkün olacaktır. Bu anlamda üst düzey görevli olmak sporculara üstten bakmak ve verilen yetkileri manasızca kullanmak olmamalıdır. Özellikle hitap ve konuşma tarzlarında son derce nazik ve ikna edici olunması gerekmektedir. Karşınızda problemi olan bir sporcu kızgın veaşırı reaksiyon gösterecek bir ruh durumunda olabilir. Ancak siz üstünlüğünüzü bilgi birikiminiz ve deneyimleriniz ile sağlamalısınız. 40

42 41

43 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

44 Etaplar Her kontrol noktası bir kapalı park alanı olduğundan, tüm kontrol noktaları korumalı olarak hazırlanmalı, Kapalı park alanları mutlaka korumalı olmalı, Etaplarda SOS noktalarında Lisanslı Gözetmen veya Lisanslı Üst Düzey Yönetici bulunması zorunludur. En az her bir kilometrede bir telsizli sektör görevlisi olmalı, Özel etap finiş noktaları hızın en fazla olduğu yerler olduğundan mutlaka tamamı korumalı olmalı, Etaplar içinde tehlikeli noktalar, yol kavşakları, seyirci alanları koruma altına alınmalı, Etap startları, ana ve ara noktalarında (mid point) Ambulans (tam teşekküllü, 112 esaslarında), itfaiye veya yangın aracı (yoksa en az her kontrol noktasında 4 Kg. lık yangın söndürme cihazı), çekici bulundurmak zorunludur, FIV aracı ve kurtarma aracının bulundurulması da tavsiye edilir, Etaplara gelirken yönlendirme yapılmalı, seyirci ve yarışçı yolları ayrılmalıdır, Etap içlerinde önemli ve tehlikeli yerler ayrıca tabelalarla belirtilmelidir, Etapların, gözetmenler haricinde ve etap sorumlusuna bağlı bir grup tarafından güvenliği sağlanmalı, Etapların açılış-kapanış zamanlarına dikkat edilmeli ve öncü araçlar gelmeden etap hazır olmalıdır, Etaplar starttan finişe doğru ve yarış istikametinde kapatılmalıdır, Her etap Ralli Merkezi ile konuştuğu gibi mutlaka start-finiş arası görüşme yapabiliyor olmalı ve ara noktaları ile haberleşme sağlayabilmelidir, Etabın yerine göre polis veya jandarmadan destek alınmalı, ana kapatma işlemi kolluk kuvvetleriyle sağlanmalıdır. 43

45 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 GÜVENLİK ARAÇLARI 1. Çekiciler Çekicilerin, yarışma cinsine göre vinçli, kaldırmalı, iki veya dört tekerlekten çekiş sistemlere sahip olması gereklidir. Çekiciler arıza yapmış veya kaza geçirmiş otomobilleri olay mahallinden almak içindir. Olduğundan daha fazla hasar açmak için olmadığı gibi tamirat, tadilat ve kurtarma görevi yapmazlar. 2. İtfaiye Araçları (arazöz) - Yangın aracı İtfaiye araçları arazöz niteliğinde olup söndürme amaçlıdır. İtfaiye araçlarının tam teşekküllü, çok amaçlı kullanımı olanları tercih nedenidir. Bu tür araçlar kurtarma işleminde de kullanılır. İtfaiye aracı, yangın aracı olarak sadece arazözde yeterlidir. Ayrıca en az 20 kg lik iki adet ile toplam 70 kg yangın söndürücüsü taşıyan ve yangın söndürme eğitimli bir kişi bulunan kamyonet kabul edilir. 3. Ambulans Tüm branşlarda, Sağlık Bakanlığı na ait 112 Acil Yardım Ambulansları eşdeğeri tam teşekküllü ambulanslar kullanılmalıdır. Bu ambulanslarda mutlaka acil yardım ve müdahale uzmanı bir doktor bulunmalıdır. Hasta nakil ambulansları tam teşekküllü ambulanslar yerine kullanılamaz. 4. FIV araçları İlk Müdahale araçlarında, ilk müdahale uzmanı doktor ve en az 1 paramedik uzman bulunmalıdır. Kullanacakları otomobillerinin 4x4 olması tercih edilir. FIV araçları içinde taşınması gereken tıbbi malzeme ve donanım, Federasyon Sağlık Kurulu Başkanı Sayın Dr. Cem Boneval den (cembo@akdeniz.edu.tr) sağlanabilir. Ayrıca Off-Road Kuralları içinde bu liste bulunmaktadır. 5. Kurtarma Araçları (Rescue Car) Kurtarma araçlarının içinde, FIA H eki 10.3 maddesi gereğince, bulunması gereken kurtarma ekipmanları aşağıdaki gibidir. Bu ekipmanları kullanabilecek eğitimli en az 2 personelle birlikte bir kurtarma ekibi oluşmaktadır. Kurtarma Ekipmanı Hasar görmüş araçların içindeki kişileri kurtarmak için görev yapan müdahale (intervention) araçlarında, en az aşağıda listelenmiş ekipmanlar bulunmalıdır. 44

46 A. Kesme Makineleri a) 1 adet güçlü kesici b) 1 adet pnömatik kesici c) 1 adet yeterli bir hava beslemesine sahip, en az 20 dakika süreyle işlem yapabilen ve max. 100 psi basınca sahip bir havalı testere. d) Uygun testere bıçakları (cam, karbon fiber ve kevlar takviyeli kompozit malzemeleri kesebilmeye uygun) e) 1 adet büyük hidrolik kesici. B. Hidrolik Ekipman C. Takımlar a) 1 adet 8-10 ton gücünde Hurst, Tangy vb. tarafından sağlanan standart kurtarma kiti, b) 1 adet büyük boy açıcı/gergi (spreader) c) 1 adet küçük boy açıcı/gergi (spreader) d) 1 adet 1 tonluk tekerlekli kriko - Ekipteki herkes için, bıçak. - 1 adet sağlam dişli demir testeresi. - 1 adet küçük balta. - 2 adet teneke makası (bir düz, 1 eğri/kavisli) - 1 adet karbon, kevlar, aramid ya da fiber glass kesmeye uygun makas. - 1 kerpeten/pense. - 1 adet manivela. - 1 adet 1 ¼ civata kesici, (bolt cropper) - 1 adet boru bükme aleti (pipe bender) - 1 adet 18 feet naylon ip, 3 tonluk çekme halatı. - 1 adet saplı mengene (vice grip) - 2 takım soket seti (AF ve metrik) - 1 set yarım ay ve kapalı ağızlı somun anahtarı. - 1 set alyan (ALLEN) anahtar - 2 adet çekiç - 1 adet 4 kg. Çekiç - Çeşitli boylarda düz ve yıldız tornavidalar - 1 adet el feneri ÖNCÜ OTOMOBİLLER Öncü otomobiller branşlara göre farklılık gösterirler. Ralli Rallide öncü otomobiller olarak çıkması planlanan otomobiller; R T S Radyo Otomobili: Telsiz kontrol otomobili, telsiz noktalarının ve telsizlerin çalışma düzeninin son kontrolü, Time Keeping: Zaman senkronizasyon otomobili, kontrol noktası malzemeleri, yerleri, kronometre vb. ekipman kontrol ve senkronizasyonu, Güvenlik Otomobili: Etapların güvenliği, seyircinin güvenliği, alınmış olan güvenlik tedbirlerinin kontrolü, 45

47 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI Öncü Otomobil: Rallinin başladığını haber veren, siren takılı ve ses anonslu, start alacak ilk araçtan en fazla 30 dakika önce çıkan ve parkurun yarışmaya açık olduğunu kontrol eden otomobildir. 00 Öncü Otomobil: Parkurun son kontrolünü yapan otomobildir. Siren ve ses anons sistemi ile devamlı anons yapar. Özel etap içinde siren çalıştırması ve seyirci noktalarında sesli anons yapması zorunludur. 0 öncü otomobilde problem olduğu takdirde, 0 olarak görev yapmak üzere hazır olmalıdır. Kontrol noktalarında zaman karnesi işletir. 0 Öncü Otomobil: Rallide start alacak 1. otomobilden önce geçen son otomobildir. Sürücüleri önceden lisanslı ve tüm kıyafet şartnamesine uygun kask kullanmalıdır. Sesli anons sistemi ve sireni vardır. Kontrol noktalarında karne işletirler. İLK OTO 08:00 O 5-15 dakika etap uzunluğuna bağlı OO 20 OOO 30 S dakika etap uzunluğuna bağlı T R 90 * var ise Tüm öncü otomobiller telsizlidir ve Ralli Merkezi ile temas halindedir. Parkura girmiş her otomobil mutlaka bulunduğu yeri merkeze bildirmek zorundadır. Öncü otomobiller parkurda gördükleri problemleri, merkeze haber vermek kaydıyla, anında kendi imkânları ile çözümlemelidirler. Öncü otomobiller yarışan otomobiller değil, yarışan otomobillere parkuru açan, temiz ve yarışılabilir hale getiren otomobillerdir. Rollbar aranmaz standart otomobiller kabul edilmektedir. Sürücüleri de popüler kişiler değil sorumluluk ve tecrübe sahibi olan kişiler olmalıdır Öncü otomobiller kesinlikle zamanlarına uymak zorundadırlar. Merkezle devamlı temas halinde olup, merkezin talimatlarına aynen uymalıdırlar. Her 3 otomobilde talimatlara uygun pozisyon değiştirebilecek durumda olmalıdırlar. Öncü otomobilleri kullananlar, mutlaka parkuru iyi bilmelidirler. Daha önce parkurdan en az 1 kere geçmeliler ve yarış sırasında geçecekleri parkurda tereddütleri olmamalıdır. Mutlaka Check-list kullanmalı eksikleri bildirmelidir ve amacın bu olduğunu unutmamalıdır, bu vazifeyi yapacak ve yarışmaya kendini kaptırmaması gerektiğini bilen arkadaşlardır. 46

48 47

49 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

50 49

51 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

52 51

53 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

54 Pist Pist yarışlarında kullanılacak güvenlik otomobili (Safety Car), deneyimli bir pist sürücüsü tarafından kullanılacaktır. Direktör ile sürekli telsiz temasında olacak ve yarış otomobillerini tanıyan bir görevli daha bulunacaktır. Güvenlik otomobilinin üstünde turuncu ışıklar olacak ve içeriden istenildiği gibi kumanda edilebilir şekilde olacaktır. Turuncu ışıklar yanıp söner veya devamlı yanar şekilde ayarlanabilir olacaktır. Turuncu ışıkların ortasında belirli bir uzunlukta yeşil ışık yanacaktır. Bu ışıkta çakar ve sabit yanar şekilde olacak ve içeriden kumanda edilir olacaktır. Pist güvenlik aracının roll cage li olması tercih edilir. Sürücülerin tulum giymesi ve kask takmaları zorunludur. Otokros Öncü otomobil kullanılması seyirci güvenliği için gereklidir. İlk kontrol sonrası ani müdahale veya alışılmadık bir durum için bu otomobilin, güvenlik amacıyla parkura en kolay girilecek noktada telsizli bir pozisyonda hazır bulundurulması ve Direktör talimatı beklemesi tavsiye edilir. Tırmanma İki adet, 00 0, öncü otomobil, her çıkışta, 5 ve 10 dakika aralarla 1. otomobilden önce parkura gireceklerdir. Her otomobilde iki lisanslı veya tecrübeli sürücü olacak, ışık uyarı sistemi ve sesli anons olacaktır. Telsizli olacak öncüler Direktörle devamlı temas halinde olacaklar ve özellikle seyirci noktalarında anons yapacaklardır. Öncü otomobillerde standart olabilir. Off Road Bir adet ışıklı, telsizli, ses anonslu, önceden lisanslı iki sürücüsü olan tercihen roll-cage li otomobille 0 öncü görevi yapılır. Bu öncünün her kontrol notasına uğraması kayıt yaptırması, Direktör ile sürekli telsiz temasında olması gereklidir. Ulusal Offroad kurallarında yer alan gerekli güvenlik araçları ve ekipmanları maddesine bakınız. Ödül töreni Ayrı bir ödül töreni düzenlenmesi şart değildir. Ödüllerin finiş takında verilmesi tercih edilir. Her halde dikkat edilmesi gereken kurallar; Ödül töreninde VIP ve yerel otorite önceden davet edilmeli, Ulusal Bayrak, TOSFED, Kulüp Bayrakları ve sponsor reklamları ile yarışma isminin mevcudiyeti sağlanmalı, Kazananlara ödülleri zamanında ve tam olarak verilmeli, isimlerin ve kazanılan sıfatların doğru söylenmesine dikkat edilmelidir. Marka ve takım adlarına dikkat edilmelidir. Tüm ekiplerin katılımı sağlanmalı, katılmayan sporcunun ödülü bir başkasına verilemez. TOSFED yollanır. Medya törene davet edilmeli ve rahat çalışma imkânı sağlanmalı. 53

55 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI FIA RALLİ GÜVENLİK REHBERİNİN TERCÜMESİDİR. (Orjinali için bakınız / Kurallar Kitabı tercümeler) SEYİRCİ ALANLARI VE GİRİLMEZ ALANLAR İÇİN KRİTERLER Ralli araçları neden yol dışına çıkarlar? Sürücü hatası Viraja hızlı girmek Yanlış yol notu Co-pilot hatası Yarış aracında teknik bir aksaklık olması Sürücünün sağlık problemi Bir özel etap gözden geçirilirken yukarıda bahsedilen nedenlerin tehlike riski normal veya üzerinde olup olmadığı tanımlanması gerekmektedir. Nerelerde bu olaylar olabilir: Doğrudan bir yamaç veya zıplama noktasında Keskin virajlarda Yol kesişmelerinde S şeklinde virajlarda, çift taraflı yön değiştirmelerde Hızlı düzlüklerden sonraki virajlarda Şüphesiz tecrübeli kişilerin etabı gözden geçirirken doğrudan belirleyeceği diğer noktalarda olacaktır. FIA, bölgeyi bilen çok tecrübeli bir pilot ve co-pilot un etabı geçerek, tehlikeli noktaların tanımlamasını tavsiye etmektedir. Bu noktaların tanımlanmasıyla güvenlik planında özel tedbirlerin alınması gerekecektir. Bunlar: Kaçış alanlarının tanımlanması Seyircilerin güvenle durabileceği yoldan uzak ve yüksek yerlerin tanımlanması Seyircilerin durmasının tehlikeli olacağı yerlerin tanımlanması Akredite medya mensuplarına önem verilmesi Etap içerisindeki dikkat edilmesi gereken noktaların ve seyircilerin güvenliği için tanımlamaların yapılmasından sonra risk durumu 1-3 arasında derecelendirilmelidir. Kategori-1 Düşük seviye riskli bölümler bilgilendirilmiş ve eğitilmiş sektör gözetmenleri aracılığıyla, bantla kapatılması ve seyircilerin giremeyeceği alanların işaretlenmesiyle kontrol altına alınabilir. Kategori-2 Orta seviye riskli bölümlerde sektör gözetmenlerinin yanında seyirci güvenliğiyle ayrı ilgilenecek bir gözetmen daha kullanılmalıdır. Tehlikeli noktalar ve girilmez alanlar için tabelalar ve bariyerler koyulmalıdır. Bu noktalarda kolluk kuvvetlerin de desteği alınarak seyircilerle karşı otorite sağlanmalıdır. Yarış araçlarının kaçışları için alanlar yapılmalıdır. Kategori-3 Yüksek tehlikeli noktalardır. Bu noktalar şöyle tanımlanır: Yön değiştirilmesi (U virajlar) S virajlar Zıplama noktalarından sonra araçlar kontrollerini kaybedip yoldan çıkabilirler Hızlı düzlüklerden sonraki virajlar 54

56 Kategori-3 içerisinde yer alan tüm noktalarda seyirci ve görevliler yoldan uzakta ve yüksekte konumlandırılmalıdır. Sürat Düşük Sürat Orta Sürat Yüksek Sürat Yoldan Yükseklik 1 metre 2-3 metre 3 metreden fazla Seyirci sayısı bu mesafeler için etkili olacaktır. Genellikle bu kadar yüksek yerler bulmak zordur veya seyircinin gelmeyeceği yerlere bu önlemleri almak gerekmeyebilir. Planın başarılı olması için seyircilerin kontrol edilmesi ve yönetilebilmesi gerekmektedir. Bunu başarmanın yolu seyirciden önce orada olup bu tedbirleri almaktır. Önce giderek onları siz konumlandırın. Deneyimlerinizle kalabalığı seyir zevki yüksek noktalara doğru yönlendirin. ETAP KOŞULURKEN ÖZEL ÖNLEMLER 1. Seyricilerin yalnızca Seyirci Nokta larına geçişlerine izin verilmelidir. 2. Acil durum yollarının, etapla birleştiği yerden başlayarak, güvenliği kolluk kuvvetlerin desteğiyle sağlanmalıdır, 3. Tüm yol kesişimleri özel olarak işaretlenmeli ve ekstra bilgiler yazılmalıdır. 4. Resmi programda yolların geçişlerin zamanı ve özel bilgilendirmelere yer verilmeli, web sayfasında yayınlanmalı. Seyirciler için, araç park yerlerini ve izleme noktalarını da tarif eden anlaşılır bir yol notu hazırlanmalıdır. 5. Fotoğrafçılar için özel medya cepleri hazırlanmalı ve sektör gözetmenleri seyircilerin bu alana girmesini engellemelidir. 6. Seyirci noktaları çitlerle, tabelalarla ve bantlarla çevrilmelidir. Mümkünse seyircilerin güvenliği için bu noktalar yoldan oldukça uzakta olmalıdır. Planın uygulanmasında 2 bölüme dikkat edilmelidir; Tehlikeli alanlar ve seyirci alanlarının risk derecelendirmesi yapılmalı Seyirci güvenliği yapacak sektör gözetmenlerin eğitilmesi. GÖREVLİLER VE YARIŞMACI EKİPLER İÇİN KAZA PROSEDÜRLERİ Seyircilerin karıştığı bir kaza durumunu kimse yaşamak istemez, ama bu duruma karşı ihtiyatlı bir plan yapılmalıdır. Bu plan şunları içermelidir: Seyirci izleme noktalarının gözden geçirilmesi Bu noktaya dışarıdan ulaşımın belirlenmesi En yakın tıbbi hizmetlerin ve hastanelerin belirlenmesi Her bir izleme noktası için acil eylem planı belirlenmelidir. Farklı durumlar olabilir, bu eylem planı içerisinde tıbbi müdahalenin hızlı ve etkili olabilmesi için etabın durdurulması da yer alabilir. Görevlilerin çok hızlı müdahale edebilmesi için seyirci noktalarına numara verilmeli veya bu noktalar için ayrı planlar basılmalıdır. Tıbbı yardımın etaba hızlı ulaşımı için gerekirse alternatif yolları da sektör gözetmenleri ile açık tutulmalıdır. Bunun için ayrı bir plan gerekebilir. KAZA DURUMUNDAKİ PROSEDÜR Tüm güvenlikten sorumlu görevliler ve tıbbi müdahale ekipleri Etap Sorumlusuna raporlamalıdır. Etap Sorumlusu aldığı bilgiyi anında yarışma Merkezi ile paylaşmalıdır. Ciddi bir kaza rapor edilmelidir. Etap Sorumlusu, Etap Güvenlik Sorumlusunu Direktör ten gelecek etabı durdurma ve sarı bayrak uygulaması için bilgilendirir. Uygulama şöyledir: 1. Etap Güvenlik Sorumlusu telsiz aracılığıyla etabı durdurduğunu bildirecektir. 2. SOS noktasındaki sektör gözetmeni veya güvenlik görevlisi gelen talimatla daha doğru bir rapor vermek için kaza noktasına hızla ulaşır, duruma göre ilk yardım müdahalesi yapması gerekebilir. 3. Bu sırada Ralli Kontrol, gerekli kişilerin olaya gitmesi için kurtarma helikopteri ile irtibata geçer. 55

57 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI Kurtarma araçlarını konumlandıkları yerden, yarış araçlarını beklemeden olay mahalline gitmesi için etaba sokar. Kurtarma araçları her zaman rallinin akış yönünde hareket etmelidir. Eğer Etap Güvenlik Sorumlusundan tıbbi müdahale haricinde başka destek istenilirse kaza mahalline gitmesi için FIV ve diğer kurtarma araçlarını gönderebilir. 5. Kazanın olduğu noktaya kadar tüm SOS noktalarından sarı bayrak sallanmasını bildirir. Sarı bayrak gösterildiğinde yarışmacıların önünde acil müdahale araçları olduğunu, hızlarını azaltmaları ve birbirlerini geçmemeleri gerektiğinin bilgisi verilmektedir. 6. SOS noktasındaki gözetmenden hangi araçlara sarı bayrak gösterildiği bilgisi Ralli Kontrol tarafından sorulabilir. 7. Kurtarma araçları gelene kadar yarışmacılar kaza mahallinde olursa: Kaza yerinin öncesine üçgen uyarı levhasını yerleştirin, Bir başka kazaya mahal vermemek için aracınızı kenara alın, Ralli kontroldeki Yarışma Güvenlik Sorumlusuna durumu bildirin. Yaralanma durumuna göre Yarışma doktoru hastaneye ihtiyaç olup olmadığına karar verecektir. Yaralanma durumuna göre olay mahallinden ambulans ya da helikopter ile taşınmasına karar verecektir. Eğer yaralının taşınmasının ambulans ile yapılmasına karar verilirse, etabın finişinden veya güvenlik planında belirtilmiş acil çıkış noktasından çıkılacaktır. Rallinin akış yönünde hareket edilmelidir. GÜVENLİK DENETLEME KRİTERLERİ Denetleyici: Etabın zaman çizelgesinden çıkarılmasını talep edebilirsiniz. Denetim sırasında kazaya müdahale etmek için alınmış önlemleri organizatör ile mutabık kalmak için kayıt edin. Kaza ihtimalini azaltacak ve önleyecek tedbirleri organizatörden talep edin. Etabı geçtikten sonra Ralli Güvenlik Çalışma Grubu na veya ASN ye yazılı bir rapor sunacaktır. DENETİM SONUÇLARI Denetleme raporu veya etabın kabul edilmesi, kaza olmayacağını ya da etabın güvenli olduğunu garanti etmez. Denetleme raporu resmi olarak gönderildikten sonra en fazla 3 hafta içerisinde yorumlara cevap verilebilir. Bu süreçte hiçbir yorum eklenmezse rapor nihai olarak kabul edilir. Eğer bu 3 haftalık süreçte denetleyici ve organizatör arasındaki anlaşmazlıklar çözülemezse Ralli Güvenlik Komisyonu meseleyi çözecektir. ORGANİZATÖRÜN GÜVENLİK ARAÇLARI (A, B, C, INFO, 000, 00, 0, SÜPÜRÜCÜ) En büyük problemlerden birisi seyirciler gelmeden önce etabın hazırlanmasıdır. Seyircileri olması gerektikleri noktaya taşımak zor olacağından seyirciler geldikten sonra etabın hazırlanmasının anlamı yoktur. Etabın akış zamanı planlanırken Etap Baş Gözetmeninin hazırlıklarını riske atmadan kontrol edebileceği bir süreyi tanımlayın. Gerekirse Yarışma Baş Gözetmeninden ihtiyaçları talep edebilsin. Çok uzun etaplarda mümkünse Etap Sorumlu Yardımcısı etabın hazırlıklarını kontrol etmek için etabın yarısını kontrole başlar. Böylece seyirciler gelmeden önce 2 katı daha fazla kontrol zamanı sağlayacaktır. Etap hazırlanırken tüm noktaların güvenlik planına uygun kurulduğundan emin olun. Bu güvenlik planının iyici değerlendirilip hazırlandığını unutmayın, kolayca vazgeçilmemelidir. Etabın izleneceği zaman geldiğinde muhtemelen birçok seyirci olacaktır. Bu size planı kontrol etmeniz ve planın tatmin edici olduğunu görmeniz için fırsat verecektir. Unutmayın, kontrolden çıkan bir yarış aracı çok uzaklara savrulabilir. Seyircilerin tehlikeli noktalardan uzakta olmasını sağlayın. Mutlaka yoldan yukarıda olmalardırlar. GÜVENLİK ARAÇLARI Yarış araçlarından önce etabı geçerek, etabın güvenlik hazırlıklarını ve seyircilerin doğru konumda olup olmadıklarını kontrol ederler. 1. Güvenlik Denetleme Aracı C, B, A (info, 1, 2, 3) Güvenlik Denetleme araçları ilk yarış aracın planlanan zamanından dakika önce etabı geçmelidirler. Etabın yol notuna uygunluğunu kontrol ederler. Tüm bağlantı yollarının kapatılmış doğru kapatılmış olması ve kapatılmış alanlarındaki tabelaların doğrulunu kontrol ederler. Telsiz ve telefonla donatılmış olmalıdırlar. 56

58 2. Yol Kapatma Aracı 000 (Son güvenlik aracı) 000 aracı ilk yarış aracın planlanan zamanından dakika önce etabı geçmelidir. Tüm uyarı işaretlerini, SOS noktalarını ve sektör gözetmenlerinin yerinde olup olmadıklarını kontrol eder. Ralli Kontrolü etabın hazırlıkları hakkında bilgilendirir. Hoparlörlü, ışıklı tavan sireniyle ve telsiz, telefonla donatılmış olmalıdır. 3. Yol Kapatma Aracı aracı deneyimli bir ralli pilotu tarafından kullanılmalı ve etabın uzunluğuna göre ilk yarış aracın planlanan zamanından dakika önce etabı geçmelidir. Seyirci güvenliğini son kontrol eden araçtır ve seyircileri güvenli konumlarına yönlendirmek için hoparlör kullanır. Hoparlörlü, ışıklı tavan sireniyle ve telsiz, telefonla donatılmış olmalıdır. 4. Yol Kapatma Aracı 0 0 aracı deneyimli bir ralli pilotu tarafından kullanılmalı ve etabın uzunluğuna göre ilk yarış aracın planlanan zamanından dakika önce etabı geçmelidir. Etabın son kontrolünü yapar ve etabın startın başladığını uyaran son araçtır. Işıklı tavan sireniyle ve telsiz, telefonla donatılmış olmalıdır. 0 aracı yarışan bir araç değildir ancak son kontrol kontrolü yapan bir araçtır. Aracın ve pilotun sınırları zorlamaması gerekmektedir. 5. Süpürücü Süpürücü aracı son yarışmacıdan sonra etapta kalan araçları kontrol etmek için etabı geçer. Her durumu Yarışma Güvenlik Sorumlusu ve Ralli Kontrol e bildirir. Gerekli durumlar Ralli Kontrol tarafından ele alınmalıdır. Tüm zaman kontrol noktaları ve SOS noktalarındaki föyleri toplar. Süpürücü aracı etabı tamamlayana kadar hiçbir pozisyon bozulmamalıdır. Etabın bitirilmesi Direktör talimatıyla yapılmaktadır , 00 ve 0 araçları her etabın start ve finiş zamanlarında telsizle bilgi vereceklerdir ve 0 araçlarının sürücüleri tüm zaman kontrol noktalarında yarışma karnesi kullanmalıdır. 8. Herhangi bir nedenden öteleme veya durdurma olması durumunda, her özel etap startında etabı kapatmak için yedek 0 aracı hazır olmalıdır. GPS TAKİP SİSTEMİ İÇİN KRİTERLER SOS Noktaları için Kriterler (Organizatörün Takip Sistemi) Her etapta yaklaşık 5km lik aralıklarla SOS noktaları bulunmalıdır. Antrenmanlar sırasında SOS noktalarına koyulacak tabelalar ile nokta açıkça gösterilmelidir. Bu tabela diğerlerinden biraz küçük olabilir fakat antrenman yapan yarışmacıların dikkatini çekecek şekilde konumlandırılmalıdır ki ekipler noktayı yol notlarına ekleyebilsin. Her etap için özel bir telsiz frekansı ayarlanmalıdır (telsiz noktaları 5km lik aralıklarla kurulmalıdır) ve bu kanal üzerinden araçların takibi ve yarışın akışının kontrolü yapılmalıdır. Her bir SOS noktası yol notunda belirtilmelidir. Noktalarda en az 70cm çapında mavi zemin üzerinde siyah kıvılcım simgesinden oluşan SOS tabelası olmalıdır. Etap içindeki ambulanslar SOS noktalarına konumlandırılır. Ambulansın olduğu SOS noktasına mavi zeminli kırmızı ya da yeşil artı işareti (ilkyardım sembolü) olan tabela koyulur. Bu tabela SOS tabelasının altında olmalıdır. Bunlara ek olarak SOS ve medikal noktaların m öncesinde yaklaşım tabelaları bulunmalıdır. Bu tabelaların tasarımları yukarıda anlatılanlarla aynıdır fakat zeminleri sarı renklidir. Araçların takibi ralli merkezi ya da etabın güvenlik sorumlusu tarafından yapılmalıdır. Takip için merkezde ya da etapta bir çizelge (bingo) kullanılmalıdır. Her organizatör takip için bir çizelge hazırlamalı ve bunu güvenlik planında göstermelidir. Takip prosedürü ve kaza yapan ya da kaybolan bir araç olduğunda takip edilecek prosedür de güvenlik planında yer almalıdır. Seyirci güvenliğiyle ilgili bir olay olduğunda gözetmenler genel plana uygun şekilde kamu görevlileriyle işbirliğine gitmelidir. Bunu yaparken ralli merkez olay ya da kaza hakkında bilgilendirilmeli ve bölgede bulunan iletişim kanalları güvenlik birimlerinin hizmetine sunulmalıdır. 57

59 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Bir noktadan sorumlu olan iki gözetmenden biri üzerinde SOS noktasının simgesi olan sarı bir yelek giymeli ve FIA bayrak koduna uygun olarak sarı bayrağı kontrol etmelidir. Gözetmenler güvenli bir noktada ve ralli araçlarını olabildiğince iyi görebilecekleri şekilde durmalıdır. Bu noktaların etaba gelen yan yollara yakın olması ya da tehlikeli bölgelerin etrafında olması tavsiye edilir. SOS Noktası Görevlileri: - Sektörlerinden sorumludur. - Seyircilerden önce noktalarına ulaşmalı ve seyircilerin tehlikeli alanlara gitmesini önleyecek şekilde hazırlanmalıdır. Etabın güvenlik sorumlusuyla ve yarış merkeziyle olan iletişimi kontrol etmelidir. - Seyircileri nazik bir şekilde etabın ancak herkesin güvenli noktalarda durması halinde geçileceği konusunda bilgilendirmelidir. - Etap sorumlusuna seyirci sayısını bildirmeli ve gerekliyse daha fazla destek istemelidir. - Herkes hazır olduğunda ve tüm güvenlik tedbirleri sağlandığında ralli merkezini bilgilendirir. - Etap geçilirken telsizin başında durup start alan araçların anonslarını takip eder. Önlerinden geçenleri not eder. Eğer geçmeyen bir araç varsa etap güvenlik sorumlusuna bilgi vererek gelecek talimatları uygular. - Kendi noktalarından önce ve sonra bulunan gözetmenlerle birlikte yaklaşmakta olan araçlar için düdük çalarak seyircileri uyarır. - Sarı bayrağı sadece direktör talimatıyla gösterir. - Etabın kenarına park edilmiş araç olup olmadığını kontrol eder ve eğer varsa bunları etap başlamadan önce çektirir. Sarı Bayrak Uygulaması Sarı bayrak uygulaması için aşağıdaki adımlar izlenir: a. Her bir SOS noktasında sarı bayrak bulunur (yaklaşık 5km aralıklarla konumlandırılan). b. Sarı bayrak sadece direktör talimatıyla ve SOS noktasından gösterilir. c. H ekinin maddesinde belirtilen ve üzerinde SOS noktası sembolü olan özel yelekli görevli tarafından gösterilir. Bayrağın çıkarıldığı an not edilmelidir ve direktör tarafından komiserlere iletilmeli dir. d. Antrenmanlar sırasında H ekinin maddesinde belirtilen tabela her bir SOS noktasında bulunmalıdır. Bu tabela diğerlerinden biraz küçük olabilir fakat antrenman yapan yarışmacıların dikkatini çekecek şekilde konumlandırılmalıdır ki ekipler noktayı yol notlarına ekleyebilsin. e. Sarı bayrağı gören sürücü hemen yavaşlamalıdır ve etabın sonuna kadar bu hızda gitmelidir. Etap sonunda etap güvenlik görevlilerinin ya da öncü araç sürücülerinin talimatlarını almalıdır. Sarı bayrak olay yerinden önceki tüm SOS noktalarından gösterilir. Bu kurala uymayanlara komiserler kurulu kararıyla cezai yaptırım uygulanır. f. Sarı bayrak dışında başka bir bayrak gösterilemez. g. Farklı bir işaret sistemi (flaş ışıklar gibi) kullanılacaksa bunun tüm detayları Ek Kurallar Kitabında yer almalıdır. EK 1 SEYİRCİ GÜVENLİĞİ GİRİLMEZ BÖLGELER (NO-GO AREAS) Tüm girilmez bölgeler kırmızı tabela veya bantla işaretlenmelidir. Tabela kullanımı tavsiye edilir. 58

60 KIRMIZI TABELALAR: Bu tabelalar her 8-10m ye bir yerleştirilmelidir. Çizimlerde sadece ilk tabelanın olduğu alan ve toplam alanın uzunluğu belirtilmelidir. Kullanılacak tabela sayısına ilk tabeladan sonraki alanın uzunluğuna göre karar verilmelidir. (Figür 1) Eğer alanın uzunluğu belirtilemiyorsa iki nokta arasına iki ok yerleştirilmelidir. Kırmızı tabelalar bu noktalar arasına koyulmalıdır. (Figür 2) Tabelaların fiziksel konumları için özel bir simgenin kullanılmasına gerek yoktur ancak aşağıdaki sıraya göre koyulması tavsiye edilir: 1- Başka tabelalara, ağaçlara ve direklere 2- Korkuluklara 3- Kazıklara SEYİRCİ ALANLARI İZİN VERİLEN ALALAR: (Figür 3) Sarı veya mümkünse yeşil (kesinlikle kırmızı değil) renkli bant veya jütle seyircilerin bulunabileceği alanlar belirtilir. Yarışın tamamında aynı renk kullanılmalıdır. Eğer yükseltilmiş bir alan yoksa bölgenin sınırını belirler. Yüksekte güvenli bir alan var ise burası için bant ya da bariyere gerek yoktur. Fiziksel sınırlama için ağaçlar, direkler ve kazıklar kullanılabilir. 59

61 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Mesafeler siyah ok şeklinde sembolize edilir. ÖRNEKLER: (Figür 3/4) 60

62 61

63 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 SEYİRCİLERİN PARKURA OLAN MESAFESİ Hız Yüksek Orta Düşük Yükselti 0m +1m 0m +1m 0m +1m EVET HAYIR EVET HAYIR EVET HAYIR EVET HAYIR EVET HAYIR EVET HAYIR Koruma* ++ Ø O O O + O O * Koruma: Bariyer veya çift tel örgü Ø Girilmez Bölge +++ En Uzak ++ Orta Mesafe + Yakın O OK AÇIKLAMA: 1. Dikkate alınacak ilk etken araçların noktaya yaklaşırken sahip olacağı hızdır 2. Seyirci alanının yükseltilmiş olması 3. Alanın korumaya sahip olması MEDYA Gazetecilere ve fotoğrafçılara yelek ve yaka kartı verilir. Yelek ve yaka kartları medya mensuplarının özel etaplarda kendileri için ayrılmış alanlara girebilmeleri ve bu alanlar dışında durabilmeleri için gereklidir. Tüm bunlar aksiyon görüntülerinin kaydedilebilmesine olanak sağlamak içindir ancak fotoğrafçılar yarış boyunca kendi güvenliklerini ya da yarışmacıları tehlikeye atacak noktalarda bulunmamalıdır. Gazetecilerin yarışı izlerken güvenlik amacıyla belli bir pozisyonda durmalarına gerek yoktur. Güvenlikten sorumlu görevliler fotoğrafçının tehlikeli bir yerde bulunduğunu düşünürse fotoğrafçıyı güvenli bir alana alır. Böylesi bir durumda sakin ve kendinizden emin olun tartışmalardan uzak durun. Fotoğrafçıların hangi şartlar altında ve izinlere bağlı olarak seyircilerin giremediği alanlarda bulunabileceklerinin seyirciler tarafından anlaşılmasını sağlayın. Tüm görevlilerin ve özellikle de nokta sorumlularının gerekli şekilde bilgilendirilmesini sağlayın ve orada ne için bulunduklarını bildiklerinden emin olun. Gerekli durumlarda görevlilerin medyaya destek olabilmesi için gazeteci ve fotoğrafçıların bilgilerinin bulunduğu dokümanların hazırlanması faydalı olur. Gerektiğinde kullanılmak üzere medya için yapılmış hazırlıkları gösteren planların basılması yararlı olur. Medya güvenliği ve teşhisi 1. Medyanın rallilerde önemli bir rolü olduğu kabul edilmeli ve yarışta bulunan tüm medya mensuplarının görevini en iyi şekilde yapabilmesi için gerekli şartlar sağlanmalıdır. 2. Ancak, medya genel güvenlik kurallarını ihlal edemez. Görevlerini yapmaları güvenliği tehlikeye atamaz. Görevlerini yapmaları ve güvenlik arasında bir seçim yapılması gerekiyorsa, kabul edilemez riskler almaktansa güvenliğe önem vermek doğru karar olur. 3. Güvenlikle ilgili konularda medya iki gruba ayrılır. TV, sinema ve fotoğraf (ve destek, örnek: ekipman vs). Gazete, radyo ve diğer. 62

64 Her grup aşağıdaki şekilde ayrılmalıdır. FIA tarafından verilmiş numaralı yelek. Numaralı ve kurumun adının bulunduğu medya kartı. Organizatörün medya kartı. Eğer gazetecinin, fotoğrafçının ya da başka bir medya mensubunun FIA tarafından verilmiş kartı var ise başka bir kart verilmesine gerek yoktur. 4. Özel etaplarda seyircilerin alınmadığı yerlere sadece yeleği olan medya mensupları alınabilir. Diğer medya mensupları seyircilerin bulunduğu alanların yanı sıra röportaj alanlarına ve medya merkezine girebilir. Yelek giyen herkes üzerlerindeki yeleklerin kolayca fark edilebilir olmasını sağlamalıdır. Yeleğin üzerine başka bir kıyafet giyilmemelidir. 5. Güvenlikten sorumlu görevlilerin ya da FIA Güvenlik Delegesinin yelekli birinin tehlikeli bir noktada durduğunu düşünmesi halinde bu bölgede bulunan kişinin güvenli bir bölgeye geçmesi istenir. Eğer bu talimat reddedilirse üst düzey görevliler söz konusu kişiyi güvenli bölgeye alabilir. Eğer bu talimat da reddedilirse bu işle sorumlu görevli Yarışma Direktörünü ve Komiserlerini ivediyle bilgilendirmelidir. Bu bilgilendirme yazılı rapor haline getirilerek Medya Delegesine de gönderilmelidir. ÖNEMLİ AÇIKLAMA; Ralli için yayınlanan bu güvenlik rehberi tüm branşlar için dikkat edilmesi gereken hususları kapsamakta olduğundan dikkatlice incelenmesi tavsiye edilir. TOSFED olarak Organizatörlerin mutlaka Medya Sorumlusu olmalı ve Medya Departmanı Yükümlülükleri Organizatör kulüpler olarak medyanın davet edilmesi, bilgilendirilmesi, çalışma ortamı yaratılması, teknik destek yardımı verilmesi hususunda işbirliği içinde olmamız çok önem taşımaktadır. Bu hizmeti vermek kadar, medya mensuplarının kural dışı talepleri, güvenlik tedbirlerine itirazları ve bunun sonucu organizasyonumuzu yayınlamayacakları korkusu ile standartlar dışı davranışlarımızın iyi niyetimizin göstergesi olarak yapılması, hiçte istenmeyen üzücü ve telafisi olmayan kazaları meydana getirmesi halinde organizatör olarak tüm sorumluluğu taşımak durumunda kalacağınızı üzülerek hatırlatmak istiyoruz. 63

65 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Medya Akreditasyon İşlemleri TOSFED bünyesinde gerçekleştirilecek 2014 Otomobil Sporları organizasyonlarında "Ulusal Medya Akreditasyonu" prosedürü geçerli olacaktır. Bunun yanında geçtiğimiz yıllarda olduğu gibi "Günlük Akreditasyon" prosedürü de geçerliliğini sürdürecektir. 64

66 65

67 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

68 2014 sezonunda geçerli olacak Ulusal Akredite Medya Listesi, TOSFED resmi internet sitesinde ilan edilmiştir. Günlük akreditasyon kayıt işlemi esnasında imzalatılacak belgeler ve doldurulacak formlara karşılık medya mensubuna dokümanlar, yelek, yaka kartı verilecek, gün ya da organizasyon sonunda verilen yelek organizatör kulübe iade edilecektir. Organizasyon öncesinde medya merkezinde yer alan akreditasyon masasına uğramayan, akreditasyon formunu doldurmayan, taahhütnamesini imzalamayan, akreditasyon işlemlerini tamamlamayan medya mensuplarının organizasyonu resmi olarak takip etmesine izin verilmeyecek ve yarışmayla ilişkili medya mensubu olarak değerlendirilmeyecektir. Akreditasyon esnasında medya mensubunun basın kartı/kurum kartı veya çalıştığı kuruma ait başlıklı kâğıtla sorumlu müdüründen ıslak imzalı bir yazı getirmesi istenecektir. Bu kart ya da yazı sunulmadığı durumlarda da medya mensubunun ıslak imzalı taahhütnamesini ve akreditasyon formunu doldurmuş olması, yaşanması muhtemel tatsız bir olay, yaralanma ve ölümlü bir kaza sonucunda medya mensubunun bütün sorumluluklarını bildiğini gösterir belge niteliği taşıyacaktır. Bu nedenle kulüplerimizden sadece organizasyonun medya ayağı için medya mensubu akreditasyonu yapacak, basın bülteni yazacak, medya mensuplarının ihtiyaçlarıyla ilgilenecek en az 2 kişiden oluşacak, dinamik bir ekibi görevlendirmeleri beklenecektir. Medya Departmanı Yükümlülükleri 2014 Otomobil Sporları sezonunda geçerli olmak üzere medya mensubu akreditasyonu, sezonluk ve günlük medya mensubu akreditasyonlarıyla ilgili geride kalan üç yıllık süreçte işleyen prosedürde değişiklikler olmuştur Otomobil Sporları sezonunda Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu çatısı altında bulunan ulusal/mahalli şampiyonalar, organizasyonlar ve yarışmalar için sezonluk medya akreditasyonları artık yapılmayacak olup, bir yarışa iştirak etmek isteyen medya mensubu her organizasyonda organizatör kulüp tarafından açılacak medya akreditasyon masası aracılığıyla o organizasyona kayıt yaptıracaktır. Bu kayıt işlemi esnasında medya mensubuna verilecek dokumanlar, yelek, yaka kartı ile imzalatılacak belgeler ve kaydı tutulması gereken bilgi süreçleri söz konusu olacaktır. Bu nedenle kulüplerimizden sadece organizasyonun medya ayağı için medya mensubu akreditasyonu yapacak, basın bülteni yazacak, medya mensuplarının ihtiyaçlarıyla ilgilenecek en az bir kaç kişiden oluşacak, dinamik bir ekibi görevlendirmeleri beklenecektir. Kulüplerimizin Yükümlülükleri Söz konusu yarışmanın başlamasından 1 hafta önce Günlük Medya Akreditasyonu için kayıtların açılması, Organizasyonun son günündeki ödül törenine kadar yarışmaya iştirak edecek medya mensupları için akreditasyon masasının açık tutulması, Medya Akreditasyon Formunu doldurmayan, taahhütnamesini imzalamayan akredite medya mensuplarının organizatör tarafından organizasyonu izlemesine izin verilmemesi, Organizasyondan tercihen 1 hafta önce; basın bülteninin Federasyonun veri tabanında kayıtlı medya mensuplarına ve kurumlara göndermesi ve sitesinde haber olarak yer alması için TOSFED medya departmanı e- posta adresine (medya@tosfed.org.tr) organizasyonla ilgili birkaç görsel ile gönderilmesi, Ek Yönetmeliği, programı, basın toplantılarının yeri ve tarihi, ödül töreni vs. bilgileri içeren basın kitinin iletilmesi. Tüm bu bilgilerin organizatörün internet sitesinde de yer alması, Yarışmada merkez olarak kullanılacak mekânda medya merkezinin hazırlığının yapılması (telefon, faks, fotokopi, yazıcı, internet) ihtiyaçlarının karşılanması, netice ve bülten panolarının oluşturulması, sandalye, masa, çay-kahve makinası gibi ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması. Aynı şekilde yardımcı basın odalarının (rallilerde servis alanları için ayrı) düzenlenmesi, Medya merkezinde ve bölümünde görev yapanların resmi kıyafet ve yaka kartlarını taşıması, Yarışmadan önce yapılacak basın toplantısına katılacakların listesinin belirlenerek program ile medya mensuplarına dağıtılması, Yarışma esnasında meydana gelen önemli olayları (Kaza, ihraç, vb.) flash haber olarak medya merkezi ve yardımcı medya odalarında mümkün olduğunca hızlı aktarmak, Basın mensuplarını taşıyacak servislerin zamanında ve planlandığı şekilde hareket etmesini sağlamak, Ralli, Tırmanma, Off-Road yarışlarında akreditasyondan faydalanacak basın mensupları için organizatörün basın servisi kaldırma zorunluluğu bulunmaktadır. Özellikle rallilerde akreditasyon kaydı alan tüm temsilcilerin servis ile çekim yapacakları alanlara transfer edilerek güvenlik konusundaki hassasiyetin arttırılması, 67

69 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Yarışma sona erdikten ve kesin neticelerin açıklanmasından sonra; yarışmanın sonuç basın bülteninin federasyonun veri tabanında kayıtlı medya mensuplarına ve kurumlara göndermesi ve sitesinde haber olarak yer alması için TOSFED medya departmanı e-posta adresine organizasyonla ilgili birkaç görsel ile gönderilmesi (podyum, kupa ve kazanan fotoğrafları da olmak üzere) Yarışma esnasında çekilen ve yüksek çözünürlüklü orijinal boyutlardaki en az bir CD/DVD yi dolduracak kadar fotoğrafın TOSFED arşivine konulması ve her sezon sonunda çıkarılan Otomobil Sporları Yıllığı nda kullanılması için Federasyon Medya Departmanı dikkatine olarak TOSFED e yollanması Organizatör kulüpler tarafından açılacak akreditasyon uygulamasındaki kayıt listesinin, akreditasyon formlarının ıslak imzalı halleri federasyonda olacak şekilde, yarışmanın tamamlanmasıyla yarışma dosyası eşliğinde (Ödül töreninden sonra 3 gün içinde) Federasyona bir kopyasının gönderilmesi, Organizasyonlarda akreditasyon alan medya mensupları için (foto muhabiri ve kameraman) TOSFED tarafından tahsis edilecek yeleklerin her yarışta kaydını yaptıran medyaya dağıtılması ve geri alınması, Söz konusu yelekler organizatör kulübe her yarış öncesi imza karşılığı teslim edilecek ve yarış sonrasında (en geç 3 gün içinde) TOSFED e iade edilecektir. Organizatör kulüpler olarak medyanın davet edilmesi, bilgilendirilmesi, çalışma ortamı yaratılması, teknik destek yardımı verilmesi hususunda işbirliği içinde olmamız çok önem taşımaktadır. Bu hizmeti vermek kadar, medya mensuplarının kural dışı talepleri, güvenlik tedbirlerine itirazları ve bunun sonucu organizasyonumuzu yayınlamayacakları korkusu ile standartlar dışı davranışlarımızın iyi niyetimizin göstergesi olarak yapılması, hiçte istenmeyen üzücü ve telafisi olmayan kazaları meydana getirmesi halinde organizatör olarak tüm sorumluluğu taşımak durumunda kalacağınızı üzülerek hatırlatmak istiyoruz BÜTÇE ÇALIŞMALARI Bütçe çalışmalarında geniş düşünülüp en ideal koşulların sağlanması halinde yapılması istenen kalemler çıkarılmalı ve olmazsa olmaz maddelerin toplamı çıkarılmalıdır. Böylece taban ile tavan arasında toplanan gelirlere göre tasarruf edilerek en mükemmel seçeneği yaratılmalıdır. Tüm gelir kalemleri için çaba harcanmaları ve küçük kalemler önemsiz görülmemelidir. Tüm tahmini giderlerin çıkarılması Barter giderler Diğer Organizasyon Giderleri İşletme giderleri Tanıtım ve sponsorluk giderleri Tüm tahmini gelirlerin çıkarılması Kayıt bedelleri Servis alanı gelirleri Seyirci veya otopark gelirleri Dergi reklam gelirleri Sponsorluk gelirleri Barter gelirler Organizasyon öncesi yapılan planlamalar, yarış sırasında ayrı bir kişi tarafından sürekli kontrol edilmeli ve her zaman beklenmedik durumlar için bir B planı yapılmalıdır. Bu plana göre mevcut bütçe revize edilmeli ve lüks görünen kalemler planlanmış olsa bile iptal edilmelidir. Gerçekleşen bütçe ile planlanan bütçe arasında %10 dan fazla fark olmamalıdır. Bu bütçe yarışma direktörünün sorumluluğundan çok, organizasyon komitesinde ilan edilecek tek bir kişinin yönetim ve kontrolü altında kalmalıdır. 68

70 SPONSORLUK ÇALIŞMALARI Sponsorluk dosyasında olması gerekenler: Kulübünüzün tanıtımı: Kuruluşu, üyeleri ve yaptığınız faaliyetler Sponsorluk istediğiniz organizasyonun tanımlanması: - Branşın özellikleri, - Hangi şampiyonaya ait olduğu, - Tarihi ve yeri, - Katılımcıları - İzleyici kitlesi - Medya anlaşmaları, özellikle TV yayınları. Organizasyonunuzun programı: - Starttan ödül törenine kadar tüm başlıkların yeri ve saati Sponsorluk alternatiflerinin belirtilmesi: - Şampiyona Sponsoru (TOSFED tarafından belirlenir) - Ana sponsor veya isim sponsoru - Co sponsor - Mini sponsor - Barter sponsorluklar Organizasyonunuzun içinde kullanılacak reklam alanları ve tanınan hakların özetlenmesi: madde madde ve resimlerle destekli olması ve bu resimlerde örnek diğer sponsorların gösterilmesi - Start ve finiş takı - Etaplarda - Yarışan araçlarda - Basın panolarında - Servis alanında - Yazılı ve baskılı materyalde - Giysi ve kartlarda - Promosyon malzemelerinde Organizasyonun medya bilgilerinin verilmesi: - Katılacak medya mensupları hakkında bilgi verilmesi, - Anlaşmalı Radyo veya TV kuruluşları hakkında bilgi verilmesi, - Önceki senenin coverage bilgileri varsa özetlenmesi Sonuç: Bu teklifin kabul edilmesi ile elde edilecek yararlar - Kurumun reklamının yapılması - Medya iletişim için sebep yaratılması - Seyirci ile birebir promosyon imkanı yaratılması - Otomotiv dünyası ile buluşma - Spora ve sporcuya destek olunması sosyal sorumluluk 69

71 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 SPONSOR NEDİR? Yarışmaya finansal destek veren ve firmasının reklamlarını yapma hakkını alan bir firmadır. Sponsor firmanın yarışmanın sportif yapısını bilmesi, koşullarından ve yapılma şartlarından, katılımcıları ile ilgili olarak bilgilendirmeleri önemlidir. Ancak sponsor firmaların yarışmanın sportif yapısına, programına, parkuruna karışması doğru ve etik değildir. SPONSORA NE ZAMAN GİDİLİR? Yarışmaya 1 ay kala bütçe oluşturulup, son dakikada çok önemli bir kararı son dakikada vermesinin beklenmesi tamamen yanlıştır. TOSFED takviminde organizasyonun olacağı bilindiği andan itibaren bu çalışmaların başlaması gerekmektedir. Hatta sezonun ilk yarışları için bu tarih bile son derece geç olacağından görüşmelere daha erken başlanması gerekmektedir. HANGİ FİRMALARA SPONSORLUK TEKLİFİ GÖTÜRÜLMELİDİR? Ortak ve sık rastlanan bir hata; yeni bir firmanın sponsor olması halinde diğer organizatör, sporcu veya medya organları tarafından, diğer alternatifleri yalanlayan veya kötüleyen tekliflerle gidilmesi sonucunda firmanın motorsporları camiasına güvenini kaybetmesi ve kendi korkunç bir kaos içinde his etmesi olarak ortaya çıkmaktadır. Sonuç ise bu firmanın kaybı ile neticelenmektedir. Her sene bu şekilde kaybedilen 2 veya 3 firma senelere yayıldığında içinde bulunduğumuz mevcut durum daha iyi anlaşılabilecektir. Bu nedenle özelikle yörenizde yer alan ve yerel yatırımcının ön plana çıkabileceği şekilde organizasyonlarınızı planlayabilirsiniz. TV dizilerindeki 5 saniyelik görüntülerden çok daha fazlasını sizin organizasyonunuz ile yerel TV ve medya desteği ile alabileceğini ve Türkiye genelinde ifade edilebileceğini anlatmak sizin başarınız olacaktır. Bunun için Mardin deki organizasyonunuza, İzmir in sponsoru bir firmaya teklif götürmek yerine Mardin in tanıtımına, futboluna, kültürüne, yerel otoritesine destek olan firmalara yönelmeniz daha doğru olacaktır. Doğru sponsor size ve organizasyonunuza güvenerek yatırım yapıp, o bölgede yapacağı reklamı firmasının referanslarına koymaktan gurur duyacak firmadır SPONSORLUK NASIL KORUNMALIDIR? Firmanın finansal gücü dışında profesyonel yapısı, medya iletişimi, reklam departmanı, insan kaynakları, pazarlama gücü organizasyona yansıtılarak, organizasyon ile sponsor arasında iletişim kurulması çok önemlidir. Özellikle ilk sene daha önce böyle bir tecrübeyi yaşamamış bir sponsor firmanın tüm aşamalarda yanınızda olarak bu işi anlamaları ve bir sonraki seferde çok daha bilinçli olarak size yardımcı olmalarına fırsat tanınmalıdır. Özellikle tekstil ürünleri, promosyon ürünleri, medya ilişkileri gibi konular bu firmaların kendi iç yapılarında çok daha profesyonel olanaklara sahip olması nedeniyle, firmanın bu yönleri kullanılarak organizasyonun kurumsal görünüşü artırılabilir. Aynı zamanda sizin tüm iyi niyetinize rağmen yetişemediğiniz anlarda veya konularda, sizi destekleyen bir grubun varlığı sizi daha iyi anlamalarına ve destek olmalarına yardımcı olacaktır. Bunun yerine Biz her şeyi yaparız siz sadece parayı verin demek son derece yanlış bir yaklaşım olacaktır. Böyle bir yaklaşım aynı zamanda tüm eksikliklerden sorumlu olmanızı ve eleştirileri yanıtlamanızı gerektirecektir. ORGANİZASYON İÇİNDEKİ SPONSORLARIN KARMAŞASI Bu konu, sponsorların finansal destekleri ile doğru orantılı bir matematik denklemidir. Bütçenizi oluşturan ve birden fazla firmanın varlığı halinde; Barter veya nakit tüm firmaların katkı payları çerçevesinde dizilir. Buna bağlı olarak görsellerde ve organizasyona ait reklam yerlerinde desteklerinin katsayıları ile orantılı dağılım yapılır. Bu noktada 4-5 firmadan daha fazla firmanın varlığı halinde görüntü değerlerinin eşit olarak tüm firmalar için çok küçülebilecek olması nedeniyle farklı bir planlama ile görseller organize edilmelidir firmanın reklam vermesi halinde hepsine eşit katkı payı ile eşit görselleri sağlamak formatına gidilmelidir. Genellikle 4-5 sponsor firmanın olduğu organizasyonlarımızda ise; Start takı veya start alanı Finiş takı veya finiş alanı Basın panosu Ödül panosu Parkur etrafında yer alan reklam bannerları Basılı dökümanlar Araç üstü reklam alanları 70

72 Bu alanların oranlanması uygun olarak yapılmalıdır. Örnek verilmesi gerekirse; 1- Bütçenin % lık kısmını sağlayan isim sponsoru 2- Bütçenin % lik sağlayan co-sponsorlar 3- Bütçede % 5 lik kısmını sağlayan mini sponsor veya barter sponsorlar Reklam alanları isim sponsoru 1 co-sponsor 2 mini sponsor 2 Start takı % 55 %30 %15 Üst kısım veya orta yanlarda yanlarda Finiş takı % 55 %30 %15 Üst kısım veya orta yanlarda yanlarda Basın panosu % 55 %30 %15 Ortada yanlarda yanlarda Ödül panosu % 55 %30 %15 Üst kısım veya orta yanlarda yanlarda Parkur banner 6 Adet 2 ser Adet 1 er Adet (12 Adet üstünden) Servis alanları Stand kurma Stand kurma Stand kurma Ralli merkezi Bayrak ve POP Bayrak ve POP Yok Basılı dökümanlar Ön kapak Arka kapak Arka kapak Araç üstü Zorunlu reklam İhtiyari reklam Yok Yarışmacı numaraları Çamurluk Üstü Ralli plakası Türkiye Şampiyonası yarışları için araç üstü reklam alanlarının ölçüleri ve formatı TOSFED tarafından sene başında ilan edilir ve tüm sporcular ve organizatör kulüpler bu standartlara uygun olarak hareket ederler. Teknik kontrol görevlileri bu formatların uygulanmasının doğruluğunun kontrolünü yaparlar. Yarışmacıların ödül panosunda şapka hakkı organizatör kulübe ait değildir. Araçların ön cam bandı organizatör kulübe ait değildir. Yarışın yayın hakları organizatör kulübe ait değildir. Gözetmenlerin yelekleri üstü, medya yeleklerinin üstü organizatör kulübe ait değildir. Sporcuların kıyafetlerinin üstü, sporcuya aittir. (TOSFED Kupası Yarışmaları hariç) Ancak; Lastik, akaryakıt gibi bir direkt fayda sağlanması halinde, geçmiş yıllarda Bridgestone F3 Şampiyonası ve Goodyear Wrangler Cup örneklerinde olduğu gibi sponsor bu hakkı talep edebilir. 71

73 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 ŞAMPİYONA İSİM SPONSORU HAKLARI Türkiye Şampiyonalarının isim hakkı anlaşması Türkiye Otomobil Federasyonu tarafından satılabilir ve TOSFED ile ilgili anlaşmayı imzalayan firma şampiyona isim sponsoru olur. Şampiyona isim sponsorunun olması şampiyonayı organize eden organizatörlerin ana sponsor alamayacağı anlamına gelmez. TOSFED Şampiyona isim sponsorunu TV yayınları ve medya kampanyaları ile şampiyonayı desteklemeleri, organizatör kulüplere destek olmaları ve katkıda bulunmaları prensipleri ile pazarlanmaktadır. Organizatör kulüpler pazarlama faaliyetleri ile TOSFED e isim sponsoru bulunmasında yardımcı olabilirler. Tüm organizatörlerin TV kanalında canlı yayın yapabilmek için TOSFED ten yazılı izin alması gereklidir. TOSFED KUPASI SPONSORLUK HAKLARI 2014 yılı itibari ile birçok branşta organize edilen TOSFED Kupaları ulusal statüde yarışlardan oluşmakta olup, yeni başlayan ve daha az bütçeyle yarışan sporculardan oluşan kupalar olarak tanımlanmıştır. TOSFED, bu kupaların kayıt bedelleri ve lisans ücretlerinde ulusal şampiyonalara göre daha ekonomik rakkamlar ilan ederek kupadaki sporculara destek olmaktadır. Bunun yanı sıra bu kupalarda yarışmacıların ön cam bandı ve ön kaput köşeleri TOSFED e ait olup, bulunan sponsorluklara bağlı olarak TOSFED bu reklam alanlarını bu firmalara vermeye yetkilidir. Örnek tek marka lastik kupası şeklinde organize ederek, bu alanları bir lastik firmasına verebilir ve karşılığında bu kupada yarışan katılımcılara uygun koşullarda lastik desteği verebilir. TOSFED Kupasını organize eden kulüpler kendi yarışlarına ana sponsor alırken, bu hususlara dikkat etmelidir. Ancak organizatör kulüp potansiyel bir müşterisine kendi yarışının isim sponsorluğu yerine TOSFED kupasının isim sponsorluğunu satması halinde diğer kulüplerden farklı olarak extra bir destek alacaktır. (Örneğin 6 yarışlı bir kupanın sponsorluğunda sponsorluk bedelinin % si kadar). Federasyon, TOSFED Kupası na katılacak olan yarışmacılardan sezon başında taahhütname alır. 72

74 SÜRÜCÜ VE YARIŞMACI LİSANSI Sporcularımızın her sene ilgili sezon için almış oldukları Sürücü ve Yarışmacı Lisansları ile ilgili olarak 2014 yılı itibari ile oluşturulan ve devreye alınan yeni TOSFED Online Lisans Sistemi ile web sitesi üzerinden interaktif şekilde lisans alınması sağlanmaktadır. Sporcularımızın lisanslarından elde edilen gelirin % 30 u organizatör kulüplerimize katkı payı olarak dağıtılmaktadır. Bu bedellerin dağıtımında federasyon yönetim kurulunun daha önce aldığı kararlara bağlı olarak katsayı sistemi yerine sporcularımızın bu katkıyı kendi tercih ettikleri kulübe yapmasına olanak sağlanmıştır. Bunun için lisasn başvurusu esnasında seçimlerini yaparak karar vermeleri yeterli olup, bu kulübe üye olmaları ön şartı bulunmamaktadır. Federasyon Muhasebesinden düzenli olarak kulüplere bu katkı paylarının bilgisi verilecek ve belirlene plan çerçevesinde ödemeleri yapılacaktır. Organizatör lisansını almayan kulüpler için bu listede yer alamk mümkün olmayacaktır. Lisans başvurularında dikkat edilmesi gereken hususlar ise; Tüm branşlarda sürücü lisansına ilaveten (Slalom hariç) yarışmacı lisansı alınması mecburidir. Türkiye Şampiyonasına dâhil tüm yarışmalarda ulusal lisanslar geçerlidir. TOSFED kupasına dâhil yarışmalarda Kupa lisansı geçerlidir. Yarışmacı ve sürücünün aynı olmadığı hallerde yarışmacı, yarışmacının temsilcisi olarak görev yapacak olan kişiye, her sezonun başında yazılı yetki belgesi verilmesi mecburidir. Aksi takdirde yapılan itiraz ve yorumlar dikkate alınmayacaktır. Aşağıda TOSFED Online Lisans Sistemi kullanım kılavuzu yer almaktadır. 73

75 75

76 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

77 77

78 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI

79 İdari kontroller sürücülerin lisanslarını yanlarında bulundurma mecburiyeti olup, geçerli olduğu sene 2014 yılı için arkasındaki damgadan veya hologramdan anlaşılacaktır. Yarışmacı lisansı ise idari kontroller dışında yarışma sekreterlerinin yazılı itirazları teslim alırken kontrol etmesi gereken önemli bir unsurdur. GÜNLÜK MAHALLİ LİSANS UYGULAMASI 2014 yılı itibari ile yapılan bir diğer değişiklik ise GÜNLÜK LİSANS uygulamasının kaldırılmasıdır. MAHALLİ ORGANİZASYONLAR İLE İLGİLİ DÜZENLEMELER Türkiye Otomobil Sporları Mahalli Yarışmaları ve Şampiyonaları için geçerli diğer kurallarla ilgili olarak 2014 Kurallar Kitabı TOSFED Yarışma Genel Kuralları ve 2014 Yarışma Ek Düzenlemeleri ne bakınız. Detaylar için ilgili branşların Ulusal Talimatları geçerlidir. Organizatör lisansına sahip kulüpler yıl içinde düzenleyecekleri mahalli yarışmaların düzenleme taslaklarını asgari müddetler uymak kaydıyla TOSFED e onaylatmak mecburiyetindedirler. 1. Tüm mahalli yarışmalar TOSFED tarafından denetleneceklerdir. Mahalli Kupa yarışmaları düzenleyen kulüpler, Türkiye Şampiyonası na çıkmak için aday olmak isteyen yarışmaların organizatörleri şampiyona için aday gösterdikleri yarışmalarını TOSFED e yazılı olarak en geç yarışma startından 30 gün önce bildirmek zorundadırlar. 2. Organizatörler mahalli takvimde geçmeyen yarışmalar düzenlemek istedikleri takdirde asgari müddetlere uyarak TOSFED ten onay almak zorundadırlar. 3. Birden fazla organizatör kulüp birleşerek mahalli kupa veya bölgesel kupa yapabilirler. 4. İlan edilmiş olan Mahalli kupa takvimlerinde yarışma adetlerinde ilave veya eksiltme yapılamaz. 5. Bir sponsor tarafından isim hakları alınan mahalli kupa veya yarış özel organizasyon statüsüne girer ve kulüp özel kupa lisans bedelini ödemek durumundadır. 6. TOSFED, lisanssız veya geçersiz lisans ile sürücü yarıştırıldığını tespit ettiği durumlarda ilgili kulübün organizatör lisansını iptal etme hakkına sahiptir. 7. Mahalli yarışmalarda tüm emniyet tedbirleri organizatör tarafından alınacaktır. Emniyetin sağlanamadığının tespiti durumunda TOSFED ilgili kulübün daha sonraki organizasyonlarına izin vermeyecektir. 8. Organizatör lisansına sahip herhangi bir kulüp kendi bölgesinin dışında da yarışmalar düzenleyebilir. Aynı şekilde yarışmacılar/sürücülerde kendi bölgelerinin dışında ki yarışmalara katılabilirler. 9. Mahalli yarışmalara katılabilecek araçların teknik özellikleri ilgili branşlara katılacak araçlar için öngörülen teknik özelliklerle aynı olacaktır. Mahalli rallilere Grup H otomobiller katılabilir. 10. Tüm mahalli yarışmalar ulusal talimatlar çerçevesinde düzenleneceklerdir. Ancak organizatörler yönetmeliğin ana hatlarında değişiklik yapmamak kaydıyla yarışmanın basitleştirilmesi veya kısaltılması konusunda TOSFED e onaylatmak suretiyle değişiklikler yapabilirler. 11. Ödüller organizatörler tarafından tespit edilirler. Düzenlemete yayınlanan ödüller verilmek zorundadır SEZONUNDA OTODRAG YARIŞMALARI TOSFED KUPASI OLARAK DÜZENLENECEK OLUP İLGİLİ KURALLAR TOSFED İN- TERNET SİTESİNDE VE BASILAN KURALLAR KİTABINDA YER ALMAKTADIR YILINDA MAHALLİ OLARAK DRAG YARIŞI YAPACAK OLAN ORGANİZATÖR KULÜPLER 2013 DRAG KURALLARINA BAĞLI OLARAK YAPILACAKTIR. 79

80 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 MAHALLİ veya BÖLGESEL KUPALAR DIŞINDAKİ DİĞER MAHALLİ ORGANİZASYONLAR 1. GENEL HÜKÜMLER a) Bu başlık altında bahsedilen ve TOSFED in Mahalli Kupa tanımı altına girmeyen aktiviteler de, Federasyon tarafından onaylanan bir Ek Kurallar ve program dâhilinde, organizatör lisansına sahip kulüpler tarafından organize edilebilir. b) Organizatör lisansına sahip olmayan hiçbir kişi/kuruluş organizasyon yapamaz. Bu şekilde yetkisiz kişi/kuruluşların düzenlemeye çalıştığı organizasyonlara, TOSFED tarafından izin verilmez. c) Organizasyon başvurusu, TOSFED e en geç aktivite tarihinden on beş gün önce yapılmalıdır. d) Bu organizasyonlarda Komiserler Kurulu Başkanı ve bir üyesi TOSFED tarafından atanacaktır. Diğer komiser, organizatör kulüp tarafından belirlenecektir. Gözetmenler TOSFED tarafından atanacak ve ücretleri organizatör tarafından ödenecektir. e) Yarışma Direktörü ve Güvenlik Sorumlusu, organizatör tarafından teklif edilecektir. Gerekli görülmesi halinde, bu konuda TOSFED den yardım alınabilir. f) Bu organizasyonlarda, başta seyirci güvenliği olmak üzere, genel anlamda güvenliğe azami derecede dikkat edilmesi gerekir. Organizasyonun yapıldığı parkur üstünde, viraj çıkışlarına, parkurla aynı yükseklikte bulunan alanlara, yüksek sürate çıkılan bölümlerin sonuna asla seyirci alınmamalıdır. g) Organizasyon alanında, en az bir adet hazır durumda bulunan tam teşekküllü ambulans ve 1 adet itfaiye veya yangın aracı (içinde toplam 50 kg toz yangın söndürücü ve uzman personel bulunan) sürekli olarak hazır bulunmalıdır. h) Slalom, Süper Slalom ve Off Road Oyunları için mahalli lisans alınması zorunludur. Organizatör, yarıştan sonraki hafta içerisinde geçici lisans form ve bedellerini TOSFED e iletmekle yükümlüdür. Gösteri organizasyonlarında yarışma ve ödül olmadığı sürece geçici lisans uygulaması aranmaz. ı) Katılabilir araçlar: Trafik kurallarına uygun tüm otomobiller ve 4x4 jeepler katılabilir. Sürücülerin kask ve emniyet kemeri kullanmaları mecburidir. 2- SLALOM a) Slalom yarışı, sürücülerin düz bir asfalt parkur üstüne yerleştirilen kukaların arasından geçerek, kukaları devirmeden en kısa süre içerisinde parkuru tamamlamaya çalışmaları esasına dayanmaktadır. b) Kullanılacak kuka sayısı yarışma Ek Kurallarda belirtilmelidir. Parkurun uzunluğu 100 metreyi geçmemelidir. c) Sürücülerin yapacağı çıkış sayısı, Ek Kurallarda belirtilmelidir. d) Hatalı start alan sürücülere ilk sefer için 5 saniye, ikinci sefer ve sonrasındaki ihlallerde ise 10 saniye zaman cezası verilir. e) Parkur boyunca yerleşmiş olan gözetmenlerin kararına göre, kuka deviren ya da yerinden oynatan sürücülere, kuka başına 3 saniye zaman cezası verilir. f) Alınan zaman cezaları, sürücünün o çıkışta yaptığı zamana eklenir. g) Ek Kurallarda belirtilmesi şartıyla, otomobiller motor hacimlerine göre sınıflara ayrılabilir. 3- SÜPER SLALOM a) Süper Slalom yarışı, sürücülerin düz bir parkur üstüne yerleştirilen kukaların (saman balyaları) arasından geçerek yapılan slalom yarışına ilave olarak yapılan engellerden kurtulmak ya da virajları almak veya belli bir alana otomobil park etmek gibi değişik aşamalardan oluşan parkuru en kısa süre içerisinde tamamlama esasına dayanmaktadır. b) Parkurun şeması Ek Kurallarda belirtilmelidir. Parkurun uzunluğu 300 metreyi geçmemelidir. (Mevcut Pistler hariç) c) Sürücülerin yapacağı çıkış sayısı, Ek Kurallarda belirtilmelidir. d) Hatalı start alan sürücülere ilk sefer için 5 saniye, ikinci sefer ve sonrasındaki ihlallerde ise 10 saniye zaman cezası verilir. e) Parkur boyunca yerleşmiş olan gözetmenlerin kararına göre, kuka deviren ya da yerinden oynatan veya saman balyasına çarpan sürücülere, ihlal başına 3 saniye zaman cezası verilir. f) Alınan zaman cezaları, sürücünün o çıkışta yaptığı zamana eklenir. g) Ek Kurallarda belirtilmesi şartıyla, otomobiller motor hacimlerine göre sınıflara ayrılabilir. 80

81 4- OFF-ROAD OYUNLARI ve OFF-ROAD ŞENLİĞİ - GÖSTERİSİ Federasyonun sportif kuralları dışında bırakılmış olup gösteri ve şenlik kapsamındadır. Federasyondan izin alınması gerekmez. Valilik resmi izinlerine tabiidir. Bu tür gösterilerde; a) Araçların birbirlerini geçmeleri kesinlikle yasaktır; b) Zaman tutulması yasaktır; c) Araçlar kesinlikle yarışma numarası taşıyamazlar; d) Gösteriye katılacak otomobiller resmi bir programla açıklanmalıdır. 81

82 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI ŞAMPİYONALARDAKİ SPORTİF KURAL DEĞİŞİKLİKLERİ İÇİN BKNZ 2014 KURALLAR KİTABI ÖNEMLİ AÇIKLAMA; Kurallar Kitabının içinde yer alan yarışma genel Kuralları ve yarışma ek düzenlemeleri Organizatör Kulüplerimiz için çok önemli maddeleri kapsamaktadır. YARIŞMA EK KURALLARI 1. Kayıt Ücretleri a) TOSFED 2014 sezonu, yarışmalar kayıt ücretleri üst limitleri Türk Lirası (TL) cinsinden aşağıda belirtilmiştir. Organizatörler, bu limitleri aşmamak kaydıyla istedikleri ücretleri uygulayabileceklerdir. RALLİ TIRMANMA OTOKROS PİST PİST DAYANIKLILIK OFF TRIAL BAJA DRIFT KARTİNG OTODRAG SLALOM MAHALLİ FERDİ REKLAMLI MAHALLİ FERDİ REKLAMSIZ MAHALLİ TÜZEL REKLAMLI MAHALLİ TÜZEL REKLAMSIZ TOSFED KUPA REKLAMLI TOSFED KUPA REKLAMSIZ ULUSAL FERDİ REKLAMLI ULUSAL FERDİ REKLAMSIZ ULUSAL TÜZEL REKLAMLI ULUSAL TÜZEL REKLAMSIZ ÖZEL TEST BEDELİ A TİPİ PİSTLERDE ( İstanbul Park Pisti KAYIT ÜCRETLERİ 1,5 İLE ÇARPILIR 2. Sigorta a) Organizatörler, düzenleyecekleri yarışmalara katılacak tüm yarışmacılar için, bireysel sigortalarına ilaveten üçüncü şahıslara karşı mali mesuliyet sigortası yaptırmakla yükümlüdürler. Sigortanın asgari limiti, Zorunlu Mali Mesuliyet Trafik Sigortası nda belirtilen limitten daha az olamaz. b) Yarışmacı başına ödenecek sigorta primleri, toplam sigorta prim ödemesinin, yarışmacı sayısına bölünmesi ile bulunur ve kayıt ücretlerine ilave olarak, organizatör tarafından tahsil edilir. Organizatörler, sigorta primi ödemesi olarak, reel değerin üstünde bir rakam talep edemez. c) Sigorta yaptırmayan organizatörlerin lisansları, o sezon için geri alınır ve ilgili yarışma iptal edilir. 82

83 Güvenlik ekipmanları tablosu güncellendi, daha yeni ve güvenli ekipmanların kullanılması sağlanacak (Madde5) (3) FIA homologe yanmaz içlik ve çorap kullanımı tüm branşlarda tavsiye edilir. (4) Ulusal Tırmanma yarışlarında HANS kullanımı, 2012 sezonundan itibaren zorunlu olacaktır. (6) Mahalli rallilerde HANS kullanımı zorunluluğu 2012 sezona ertelenmiştir. 83

84 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 YENİ KULÜPLER İÇİN BAŞLANGIÇ ORGANİZASYONU OLARAK ÖNERİLEN YARIŞMALAR ÖRNEKLER 1 SLALOM İŞPLANI SLALOM İŞPLANI 1 Organizasyon komitesinin kurulması 2 Görev dağılımlarının yapılması Direktörün şeçilmesi Güvenlik sorumlusunun seçilmesi Sekreterin seçilmesi Komiserin belirlenmesi İl Gözetmen Kurulu ile çalışılması 3 Düzenleme için hazırlıkların tamamlanması Parkurun tespiti Üniversite içi AVM otoparkı Şehir meydanı Spor sahası otoparkı 4 Resmi başvuruların yapılması TOSFED'e taslak düzenleme ile başvuru İl Spor Müdürlüğüne Valiliğe Belediyeye Sağlık Müdürlüğüne Emniyet Müdürlüğüne 5 Malzeme ve ihtiyaç Listesinin temini olmassa olmazlar Kuka adet Demir bariyerler 200 metre max 100 adet veya 50 adet Demir bariyerlerin taşınması 4 x 4 çadır veya büyük şemsiyeler 4 adet masa Elektrik hattı Sarı bayrak 5 adet türk bayrağı 1 adet Gözetmen yeleği 10 adet Düdük 10 adet Bilgisayar Printer Kâğıt kalem dosya zımba Kupa 6 adet Yaka kartı Yarışmacı numarası stickerları Ambulans İtfaiye aracı veya yangın söndürücüler miminum 5 adet Çekici Kronometre 3 adet 84

85 Telsiz Megafon Masa saati Afişlerin basılması (tasarımları TOSFED tarafından yollanacaktır) Ek Yönetmeliğin çoğaltılması Görevlilerin kumanyası ve transferleri Kaskların temini olması tercih edilenler podyumu Seyirci tribünü Fotokopi makinası Konaklama sponsoru Akaryakıt sponsoru Promosyon hediyeler Ses düzeni Balon şeklinde veya konstruksiyon bir start takı 6 Sponsor ve reklam faaliyetleri Parkur üstündeki bariyerlere banner hakkı Yiyecek içicek satış hakkı Organizasyon sponsoru Sponsorları bulunması halinde gazetede reklam verilmesi 7 Malzeme temin edilebilecek yerler Kuka ve bariyerler ile çekici Emniyet Müdürlüğünden temin edilebilir Nakliyesi belediyeden yardım istenebilir Ambulans ve İtfaiye Valilikten temin edilebilir Çadır ve tribün ile ses sistemi Belediyeden temin edilibilir. Konaklama Özel İdare, Öğretmenevi veya otel olarak katkı İl Müdürlüğünden kupa ve podyumu ile gözetmen harcırahları talep edilebilir. Kronometre, megafon, telsiz ve kasklar demirbaş olarak İl Müdürlüğü bütçesinden talep edilebilir. 8 Davetlerin yapılması TOSFED atanan görevlilerin davet edilmesi Medya davetlerinin yapılması Protokol davetlerinin yapılması 9 Duyuruların yapılması Yerel radyolar ile işbirliği Yerel gazetelerle işbirliği Yerel futbol takımı ile işbirliği Yerel TV ler ile işbirliği Afişlerin üniversite, AVM ve popülasyonun çok olduğu yerler ile kamu kuruluşlarında gönüllüler ile asılması 10 Yarış esnasında davetliler ile ilgilenilmesi Parkurun hazırlanması ve Pazar sabahı saat 08:30 da tüm hazırlıkların bitmesi Sponsor bannerlarının asılması Ofisin kurulmuş ve çalışabilir durumda olması TOSFED tarafından yollanan neticeler programının çalıştırılması Kayıtların ve evrakların düzenli tutulması Seyirci güvenliğine önem verilmesi 85

86 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Ses düzeni ile müzik yayını dışında seyircilere sonuçlar ve katılımcıların isimleri ve araçları hakkında bilgi verilmesi ve neticesinin ilan edilmesi YARIŞMA SİGORTASI ÖRNEĞİ TOSFED TARAFINDAN YAPILACAKTIR TÜRKİYE SLALOM ŞAMPİYONASI İLİNİZİN ADINI GİRİNİZ KULÜBÜNÜZÜN ADINI GİRİNİZ 86

87 .. SLALOM YARIŞI Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu tarafından tüm Türkiye de aynı hafta sonu organize edilmesi planlanan Türkiye Slalom Şampiyonasının.. İlinde kulübümüz (veya kulüplerimizin işbirliğinde ortaklaşa)gerçeklestirilecektir. AMAÇ Ülkemizdeki en önemli sorunlardan birisi Trafik Kazalarında kaybettiğimiz sevdiklerimizin anısına şu mesajı vermek istiyoruz. HIZ TRAFİKTE DEĞİL, YARIŞ PİSTLERİNDE YAPILMALIDIR. Trafikte kullandığınız kendi aracınızla gelin ve yarışın ama güvenli olarak Kazandığınız tecrübelerden direksiyon hakimiyetin ne kadar önemli olduguna tanıklık edelim. Veee İlimizin birincilerini seçelim. 87

88 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Çok sayıda seyircinin izleyeceği güvenli bir yarış ile Türkiye finaline gidecek en hızlı kim? Aynı alanda yiyecek ve içecek alanları oluşturulabilir 88

89 Otomotiv bayileri ile araç sergileme çalışmaları yapılabilir Parkurdaki demir bariyerlerin üstüne reklam alınması seçeneği sunulabilir. 2m genişlik x 1 m yükseklikteki bannerlar 10 adet 1000 TL 2m genişlik x 1 m yükseklikte bannerlar 5 adet 500 TL 89

90 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Çadır veya şemsiyeler ile VIP için oturma alanları ve ofis yaratılması Medya akredite masası Yarışmacılar için akredite masası Komiserler toplantı masası Neticeler siteminin masası 90

91 SPONSORLUK TEKLİFLERİ İSİM SPONSORLUGU.. ARAÇ SERGİLEME. YİYECEK İÇECEK STANDI. 10 ADET BANNER. 5 ADET BANNER TL TL 500 TL TL 500 TL İSİM SPONSORLUĞU HAKLARI Afişlerde logonuzun kullanımı Neticelerde ve antetli kagıtlarda logonuzun kullanımı Araçların üstünde logonuzun kullanımı Kupalarda logonuzun kullanımı Anons ve medya duyurularında logonuzun kullanımı Start takının temini halinde takın üstünde logonuzun kullanımı 91

92 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 Reklam alanları Reklam alanları Reklam alanları Yarışmanın isim sponsoru olmanız halinde araç üstündeki alanlarda logonuz yer alabilir Start takının üstünde logonuzun kullanımı ve yerel otoriteler ve firma üst düzeyinin Türk bayrağı ile start vermesi 92

93 .radyo kanalında. gazetesinde kanalında yayınlanacak bu organizasyonda isminiz ile anılacaktır. TEŞEKKÜR EDERİZ KULÜBÜN BİLGİLERİ İLGİLİ KİŞİ İRTİBAT 93

94 TOSFED ORGANİZATÖR EL KİTABI 2014 ÖRNEK SÖZLEŞME Bir tarafta adresinde mukim. (Bundan böyle SPONSOR olarak anılacaktır) diğer tarafta.. adresinde mukim (Bundan böyle Kulüp olarak anılacaktır) işbu sözleşmenin taraflarıdır ve aşağıdaki maddeler çerçevesinde anlaşmışlardır. Madde 1: Sözleşmenin konusu 25 / Nisan / 2014 tarihinde İli Slalom yarışmasının organize edilmesi ve SPONSOR luk anlaşmasıdır. Madde 2: KULÜP tarafından sözleşmenin şartları Aşağıdaki maddelerden KULÜP sorumludur. a- Yarışın Parkurunun tesbiti ve resmi izinlerinin alınması b- Organizasyonun güvenlik tedbirlerinin sağlanması 1 adet ambulans ve 1 adet çekici bulundurulması, seyirci bariyerlerinin yerleştirilmesi ve yarış yönetiminin yapılması c- Katılımcıların kayıtlarının kabul edilmesi d- Medyanın davet edilmesi e- Afişlerin asılması ve medya duyurularının yapılması f- Diğer reklam veren sponsorlar ile anlaşma çerçevsine bağlı kalınarak tüm reklam yerlerinin planlanması ve organize edilmesi g- Anonslarda ve kupa töreninde sponsorların sayılması h- Basın bültenlerinde logolarının kullanılması Madde 3: SPONSOR un Yükümlülükleri Aşağıdaki maddelerden SPONSOR sorumludur. a- KULÜP tarafından hazırlanan yarışın sponsorluk karşılığı bedellerin ödenmesi, b- KULÜP tarafından talep edilen baskılı bannerların (2 m genişlik x 1 metre yukseklikte kuşgözü delikli) istenilen ebatlarda hazırlanması ve öngörülen tarihte teslim edilmesi, c- Yarışmacı ve medyaya dağıtılmak üzere hediye ve promosyon malzemelerinin KULÜBE dağıtılmak üzere verilmesi d- Start takının balon şeklinde temin edilmesi ve logoların üretilmesi e- 4 x 4 çadır veya logolu büyük şemsiyelerin yarış ofisi olarak temin edilmesi f- Araçların üstüne yapışacak reklam stickerlarının yaptırılması Madde 4: Ödeme Planı SPONSOR TL. sponsorluk bedelini 2 eşit taksitte KULÜB ün banka hesabına ödeyecektir. Banka dekontu Sözleşmenin imzalı kopyası, vergi borcu yoktur yazısı ile birlikte aşağıdaki adrese yollanacaktır TÜRKİYE OTOMOBİL SPORLARI FEDERASYONU Anadoluhisarı Göksu Evleri Kartopu Cad. B-168/A Beykoz-İstanbul Kızılbey VD SPONSOR firma Sponsorluk Yasası çerçevesinde bu ödemeyi resmi hesaplanan geçirebilecek ve vergi mevzuatından yararlanabilecektir. (bkz SPONSOR Vergi Dairesi: Vergi No: 94