En İyi Uygulamaları ve Yüksek Standartları Uygulamaya Koyma DENETİM KOMİTESİ: İÇ DENETİMİN GÖZETİMİ

Transkript

1 En İyi Uygulamaları ve Yüksek Standartları Uygulamaya Koyma DENETİM KOMİTESİ: İÇ DENETİMİN GÖZETİMİ

2 ROLLER VE SORUMLULUKLAR Yıllar içinde, yönetim kurullarının varsa, bilhassa denetim komitesinin rolleri ve sorumlulukları giderek daha zorlayıcı ve incelemeye tâbi hale gelmiştir. Günümüzde denetim komitesinde görev yapabilmek için belirli bir seviyede finansal okur-yazarlık, bağımsızlık, risk yönetimi ve iç kontrol bilgisine sahip olmak yeterli olmasına karşın, aslında denetim komitesinin her bir üyesinin çeşitli ve farklı sorumluluklarını etkili bir şekilde yerine getirmek için işine derinden bağlı, son derece deneyimli ve tam vasıflı olması gerekmektedir. Denetim komitesinin bir kurumda üstlenmesi gereken çok sayıda önemli rolden biri iç denetimin kontrolü ve gözetimidir. Bu doküman denetim komitesinin icra ettiği görevlerden sadece birine odaklanmaktadır ve bu da, kalite-odaklı iç denetim birimlerine uyguladığı gözetimdir. Bu rol ilk bakışta aşırı karmaşık veya zaman alan bir rol gibi görünmemesine karşın, konuyla ilgili daha ileri mülahazalar gerçeğin aslında bunun tam tersi olduğunu ve bu rolün asla basit olmadığını gözler önüne serecektir. İç denetimin etkili bir kurumsal yönetim için sunduğu katkı geliştikçe ve bu katkı giderek daha fazla takdir ve saygı gördükçe, denetim komitesi iç denetimin değerini, süreç ve prosedürlerini, güçlü ve zayıf yanlarını ve potansiyelini giderek daha fazla anlamaya başlamıştır. Bundan dolayı, en iyi uygulamalara göre, denetim komitesi iç denetçilerle olan ilişkisinin kapsamını denetim komitesi tüzüğünde tanımlamalı ve gözetim kabiliyetini geliştirmeye ve ardından da iç denetim birimini güçlendirmeye çalışmalıdır. Kalite-odaklı denetim komiteleri kalite-odaklı iç denetim birimlerini doğurur. Fakat bu yatırımın getirisinden her iki taraf da yararlanmaktadır. İç denetçiler, ayrıca, denetim komitesinin iyileştirilmesinde önemli bir kaynak da teşkil edebilirler. İç denetçiler bu rolü denetim komitesi tüzüğünü gözden geçirip değerlendirerek, yeni kanunlar ve yönetmelikler hakkında zamanında bilgi vererek ve denetim komitesi üyelerine eğitmenlik yaparak oynarlar.

3 DENETİM KOMİTESİ KAYNAKLARI Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA) IIA nın yayımladığı Yönetimin Etik Tavrı bülteni Amerikan Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü (AICPA) Denetim Komitesi Etkinliği Merkezi Treadway Komisyonu Sponsorluk Kuruluşları Komitesi (COSO ) KPMG Denetim Komitesi Enstitüsü Moody s Corporation Ulusal Kurumsal Direktörler Derneği (NACD) Konferans Kurulu

4 İÇ DENETİM BİRİMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ VE İÇ DENETİMDEN BEKLENTİLER Bazı kurumlarda iç denetimin oynadığı paha biçilmez rol yaygın olarak bilinmez ve takdir edilmez. İç denetçilerin verimlilik ve etkinliği iyileştirme konusundaki fırsatları tespit ederek tüm denetim müşterilerinin operasyonlarına katabilecekleri değerin kurum çapındaki denetim müşterilerince anlaşılması hayati önem taşır. Denetim komitesi, idari yönetimin de işbirliğiyle, iç denetim birimini güçlendirme ve birimin imajını iyileştirme konusunda kritik bir rol oynayabilir ve bu sayede onun doğru anlaşılmasını sağlayabilir. Tepe yönetimdekiler iç denetim biriminin değerini kurum çapında rutin şekilde anlatarak onun önemini vurgulayabilirler ve vurgulamalıdırlar. Bu yolla, iç denetim birimi, yönetim için kritik önemdeki bir kontrol hizmetinin sağlayıcısı, bilgili bir güvence sağlayıcısı, saygı duyulan bir danışman ve kurumun kurumsal yönetim, risk yönetimi ve iç kontrol süreçlerine değer katan bir birim olarak tam yetkiye sahip bir konuma getirilebilir. GÖZETİMLE İLGİLİ 10 MADDELİK KONTROL LİSTESİ 1) Denetim komitesinin iç denetim yöneticisiyle (CAE) kurduğu ilişki açık ve şeffaf bir ilişkidir. 2) Denetim komitesi iç denetim tüzüğünü yılda bir kez gözden geçirip değerlendirmekte ve onaylamaktadır. 3) Denetim komitesi, CAE ile yapılan görüşmelerin sonucunda, kurumun iç kontrol ve risk yönetimi sistemlerinin güçlü ve zayıf yanlarını açıkça anlamıştır. 4) İç denetim biriminde, denetim komitesi tarafından gözden geçirilen ve onaylanan iç denetim planını uygulamak için yeterli sayıda yetkin ve objektif iç denetim profesyoneli bulunmaktadır. 5) İç denetim biriminin idari yönetim ve denetim komitesiyle kurduğu uygun raporlama ilişkileri ona bağımsızlık kazandırmaktadır. 6) Denetim komitesi iç denetimin bağımsızlığı ve objektifliğiyle ilgili tüm konuları CAE ile ele almaktadır. 7) İç denetim birimi kalite-odaklı bir yaklaşım benimsemektedir ve uyguladığı bir Kalite Güvencesi ve İyileştirme Programı bulunmaktadır. 8) Denetim komitesi, CAE ve iç denetim biriminin performansı ve gelişimiyle ilgili iç denetim yöneticisiyle düzenli olarak iletişim kurmaktadır. 9) İç denetim raporları uygulanabilir niteliktedir ve yönetim, iç denetimin önerilerini ve/veya teklif ettiği diğer iyileştirmeleri tatmin edici bir şekilde uygulamaktadır. 10) Denetim komitesi, yönetim kademesi hazır bulunmadan da CAE ile düzenli toplantılar yapmaktadır.

5 Aynı Vizyonu Paylaşmak Denetim komitesi ve CAE iç denetim tüzüğü üzerinde mutabık kalmalıdırlar. Bu, iç denetçilerin çalışma kapsamı (güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetlerine ne derece odaklanmaları gerektiği de dâhil), operasyonel denetim, finansal denetim ve uyumun denetlenmesi, risk yönetimi, iç kontrol ve etik kurallar konularında aynı vizyonu paylaşmalarını gerektirir. Bu, ayrıca, iç denetçilerin IIA nın resmi iç denetim tanımındaki rolüne ilişkin bir mutabakat varılmasının yanında iç denetçilerin kurumun tüm çalışanlarına erişme ve şirketin tüm kayıtlarını ve fiziksel varlıklarını inceleme yetkisine sahip olmasını da temin etmelidir. Denetim komitesi, etkili bir iç denetim gözetimi hizmeti sağlamak için kurumun iştigal ettiği işi, ilgili riskleri ve iç kontrol ortamını derinlemesine anlamalıdır. Denetim Komitesi, iç denetimin bağımsızlığının yanı sıra CAE nin üst yönetime ve denetim komitesine karşı hesapverebilirliğini pekiştirme konusunda da özenle ve sebat ederek çalışmalıdır. Vizyon uyumlu hale getirilir getirilmez ve iç denetim tüzüğü uygulamaya konur konmaz, denetim komitesi iç denetim biriminin hedeflerini etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirmesini sağlayacak gerekli kaynaklara ve beceri setlerine sahip olmasını temin etmek için kurumun yapısını periyodik aralıklarla değerlendirmelidir. Geleceği Planlama Denetim komitesinin iç denetim planının geliştirilmesi sırasında sunduğu içgörüler iç denetçiler için paha biçilemez olmakla beraber, iyi geliştirilmiş ve uygulamaya konmuş bir iç denetim planı denetim komitesine de gözetim rolünü yerine getirmesi konusunda büyük değer katabilir. Denetim komitesi üyeleri planın kapsamını gözden geçirebilir; bu planının, daha önceden tespit edilen risk alanlarını ele alıp almadığını belirleyebilir; iç denetim biriminin faaliyetlerine ilişkin değişiklikler önerebilir ve planın yönetimin ve kurulun amaçlarını destekleyip desteklemediğini belirleyebilir. Bunun belirlenmesinin hemen akabinde denetim planına uygun bir bütçe hazırlanmalıdır. IIA, denetim komitesinin bu bütçeyi gözden geçirmesini ve onaylamasını tavsiye etmektedir. Kritik Bilgileri İletme Pek az sayıda yönetim unsuru, denetim komitesinin etkili ve başarılı bir iç denetim gözetimi yapabilmesi için iç denetim birimiyle kurulan iki yönlü iletişimle aynı kritiklik düzeyine sahiptir. İç denetçiler bir kurum içerisindeki konumları ve rolleri nedeniyle, söz konusu kurumun kültürünü, iç kontrol sistemini, operasyonlarını ve faaliyet gösterdiği sektörü yakından tanır ve anlarlar. Bu yüzden, denetim komitesi, önemli kontrol süreci sorunları, potansiyel iyileştirmeler ve çözümler da dâhil kurumun kontrol ortamı ve kontrol süreçlerinin yanı sıra iç kontrollerin genel yeterliliğine ilişkin önemli bilgileri almak için de onlardan istifade etmelidir. İÇ DENETİM TÜZÜĞÜ IIA nın Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları (Standartlar) iç denetim biriminin amacının, yetkilerinin ve sorumluluklarının kurul tarafından onaylanmış bir tüzükte tanımlanmasını ve açıklanmasını tavsiye etmektedir. İç denetim tüzüğü, kurul ve yönetim için iç denetim biriminin performansını değerlendirirken istifade edecekleri faydalı bir araçtır. İÇ DENETİMİN TANIMI İç denetim, bir kuruma değer katmak ve onun operasyonlarını iyileştirmek maksadıyla tasarlanmış bağımsız ve objektif bir güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Ayrıca, risk yönetimi, kontrol ve kurumsal yönetim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmeye ve iyileştirmeye yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşımla kurumun amaçlarına ulaşmasına yardım eder. İdari yönetime rapor vermesi ve denetim komitesine doğrudan erişim imkânına sahip olması, iç denetim birimini kurum içerisinde iyi bir konuma oturtur. Denetim komitesi ve CAE arasında acil konuların ele alındığı ve yönetimin katılımı olmaksızın periyodik olarak yapılan gizli toplantılar iç denetimin bağımsızlığını arttırmaktadır.

6 Daha somut olarak, denetim komitesi yönetimin dikkatine sunulan önemli sorunları ve ortaya çıkan sonuçları ele almak amacıyla iç denetçilerle iletişim kanallarının açık olmasını temin etmelidir. Yönetimin tüzükte izin verilen iç denetim süreçlerinin kapsamına sınırlamalar getirmesi halinde, CAE denetim komitesini bu durumdan haberdar etmelidir. Bu tür görüşmeler, denetim komitesine, yönetimin gözetilmesi ve izlenmesi rolünü ifa etmesine yardımcı olacak kıymetli bilgiler sağlayacaktır. İç denetçiler, stratejik ve operasyonel amaçlara ulaşılmasını engelleyebilecek riskleri ve yönetimin veya iç kontrollerde önemli bir role sahip başka kişilerin karıştığı veya karışmış olabileceği suiistimal risklerini komiteye raporlamalıdır. Ele alınabilecek diğer önemli alanlar arasında operasyonel bilgilerin güvenilirliği, varlıkların korunması, uygun açıklamalar ve sözleşmelere, düzenlemelere ve kanunlara uyum bulunmaktadır. İç denetçiler, çok geniş bir alanda bilgi sahibi olmaları nedeniyle ve yanı sıra muhasebe kararları, politikalar ve karmaşık veya olağandışı tüm olaylar, işlemler ve operasyonlar konusundaki gözlemlerine dayanarak denetim komitesinin çeşitli politikaları ve uygulamaları değerlendirmesine de yardım edebilirler. Farklı Bir Perspektif Tam zamanlı iç denetçiler gelir ve gider döngülerini sürekli izleyerek mali yılın tamamına tanık olma ve hâkim olma avantajına sahiptirler. İdari yönetime ve denetim komitesine, kurumun operasyonlarının mali tablolara yansıyan sonuçları hakkında oldukça detaylı ve kişisel bir perspektif sunabilirler. Böylece, denetim komitesinin mali tamlık, doğruluk ve açıklamalara ilişkin gözetim görevini yerine getirmesinde iç denetçiler paha biçilemez bir kaynak olabilirler.

7 İÇ DENETİM PERFORMANSININ KALİTESİ Kalite Gözetimi Denetim komitesinin iç denetim birimini izleme ve değerlendirme sorumluluğu komite tüzüğünün tabii bir parçasıdır. İç denetçilerin sunduğu girdiler kurumların başarısı ve muhtemelen, hayatta kalmaları için son derece kritiktir ve bu yüzden de, iç denetim komitesinin elinde iç denetim biriminin performansına dair net bir tablo bulunması ve komitenin iç denetim biriminin iyi işlediğinden emin olması son derece önemlidir. Açıkçası, CAE denetim planının uygulanıp uygulanmadığı konusunda denetim komitesine rapor vermelidir. Fakat bu, iç denetim biriminin tamamının kaliteli olmasını temin etmek için yeterli değildir. Büyüklüğüne bakılmaksızın her iç denetim biriminde uygulanan bir Kalite Güvencesi ve İyileştirme Programı bulunmalıdır. Böyle bir program birimin, optimum kaliteye giden yoldan sapmamasını temin etmekle kalmaz, aynı zamanda, onun, iyileştirilmesi gereken alanlarla yüzleşme konusundaki taahütlerini yerine getirdiğini ve gerekli değişiklikleri yapmak için atması gereken adımları attığını da göstererek tüm denetim müşterileri ve paydaşlar için bir mükemmelliyet örneği teşkil eder. İÇ DENETÇİLERİN DENETİMİ İç denetim birimi bir kurumun risk evreninin bir parçasıdır ve dolayısıyla da, değerlendirmeye tâbi tutulmalıdır. Denetim komitesi iç denetimin gözetiminden açıkça sorumlu olmakla beraber, bu birimi denetlemek onun görevi değildir. Denetim komitesinin gözetimi daha yüksek bir düzeyde gerçekleşmektedir. Öyleyse, iç denetçileri kim denetlemektedir? Bu görev, bir dış kalite değerlendirme (QA) ekibine - deneyimli ve profesyonel bir proje müdürünün önderliğinde, iç denetim uygulamaları konusunda bilgi ve tecrübe sahibi profesyonel denetçilerden oluşan bağımsız bir ekip düşmektedir. SORULACAK ÖNEMLİ SORULAR İÇ DENETİMİN KALİTESİ KONUSUNDA MAKUL GÜVENCE BULUNUP BULUNMADIĞINI UYGUN ŞEKİLDE DEĞERLENDİRMEK VE BU DEĞERLENDİRMEYİ ÇEŞİTLİ PAYDAŞLARLA PAYLAŞMAK İÇİN YANITLANMASI GEREKEN SORULAR: İç denetim birimi Kalite Güvencesi ve İyileştirme Programı nı uyguluyor mu? İç denetim birimi işini tüzüğüne uygun olarak mı yapmıştır? İç denetçiler IIA nın Etik Kuralları na riayet ediyorlar mı? Bu iç denetimler Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları na uygun olarak yapılmış mıdır? Birim, etkili ve verimli bir şekilde çalışıyor mu? Personel sayısı yeterli midir? Mevcut beceri setleri uygun mudur? Birim, kurumsal operasyonların iyileştirilmesine ve geliştirilmesine katkıda bulunuyor mu ve paydaşlar tarafından kuruma değer katan bir birim olarak algılanıyor mu? Birim, ihtiyaç duyduğu araçlara ve diğer kaynaklara sahip midir? Birim, devamlı iç değerlendirmeler ve gözetim, dokümantasyon, politika ve prosedürler hakkında analizler yapıyor mu? Birim, müşteri anketlerini, risk değerlendirmelerini, çalışma kağıdı değerlendirmelerini, performans ölçütlerinin değerlendirilmesini ve analiz edilmesini ve en-iyi-uygulama temelli karşılaştırma ölçütlerini (benchmarking) içeren periyodik değerlendirmeler yapıyor mu? Ekip üyeleri kişisel gelişim eğitimlerine katılıyorlar mı? Ekip üyeleri yetkinlik seviyelerini gösteren mesleki unvanlar almışlar mıdır? İç denetim birimi son beş yılda bağımsız bir dış kalite değerlendirmesi yaptırmış mıdır? STANDART BELİRLEME Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA), iç denetim mesleğinin kılavuzlar hazırlayan, dünya çapındaki güvenilir bir organı olarak, Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları nı (Standartlar) yayımlamaktadır. Profesyonel iç denetim birimleri - İç Denetimin Tanımı ve Etik Kurallarla birlikte Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi nin (UMUÇ) zorunlu bileşenlerinden biri olan bu Standartlara uygun olarak faaliyet gösterirler. Bu Standartlar arasında iç denetim birimlerinin beşer yıl arayla bir dış kalite değerlendirmesine tâbi tutulmaları gerektiği yönünde bir talimat bulunmaktadır.

8 Bir QA ekibinin amaçlarından bazıları, kurumdaki iç denetim biriminin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirmek, en iyi uygulamalar temelinde iyileştirmeye yönelik tavsiyelerde bulunmak ve birimin standartlara uyup uymadığını belirlemektir. Bu husus özellikle önemlidir, zira herkese iç denetim biriminin kurumun diğer tüm birimlerinin iç denetimler vasıtasıyla geçtiği denetimlerle aynı düzeyde bir denetime sistemli olarak tâbi tutulduğu mesajını verir. Bu tutum, iç denetim biriminin mükemmeliyet taahhüdüne bağlılığını ve kaliteye adanmışlığını gösterir. Ek olarak, dış QA CAE, idari yönetim ve denetim komitesi için iç denetim biriminin performans seviyesini doğrular. Ayrıca, gereken güvenceyi sunmak suretiyle, iç denetim biriminin olması gerektiği gibi işlediğini kurula son derece güvenle bildirme imkânını denetim komitesine sağlar. İçiniz Rahat Olsun İç denetim biriminin Kalite Güvencesi ve İyileştirme Programı nın durumu hakkındaki CAE raporları denetim komitesine iç denetim biriminin kalitesine ilişkin güvence sunmalıdır. Bu güvence çeşitli kaynaklardan elde edilmektedir: İç değerlendirmeler etkinliği, verimliliği, tasarrufu ve standartlara uyumu temin etmek için nelerin işe yaradığı ve hangi boşlukların doldurulması gerektiği konusunda periyodik aralıklarla ve sürekli olarak sağlanan geribildirimler. Eylem planları birbiriyle yarışan önceliklerin bulunduğu değişen bir ortamda sorunları çözmek ve hedef ve amaçları birbiriyle uyumlu hâle getirmek için alınması gereken tedbirlerin ve atılması gereken adımların dokümante edilmesi. Dış QA ler CAE nin iç denetim birimiyle ilgili verdiği bilgilerin doğru olup olmadığını ortaya koyan bağımsız bir doğrulama. Dış denetçiler kurumun iç denetim biriminin çalışmalarına rahatlıkla güvenme ve bu çalışmaları gönülrahatlığıyla kullanma seviyesi. CAE ile açık ve güvene dayalı bir ilişki kurarak, iç denetçilerden beklediklerinizi açıkça ve ayrıntılı bir şekilde belirterek, sunulan tüm raporlara dikkat ederek ve doğru soruları sorarak siz ve denetim komitesinin tamamı iç denetim birimiyle ilgili en güncel bilgilere sahip olabilirsiniz. Bu adımları izlemek, CAE nin optimum performans için gereken araçlara, kaynaklara ve desteğe sahip olmasını temin etmeye yardımcı olacaktır. Ve bunun yanında, iç denetim biriminizin kalitesi hakkında sürekli bilgi sahibi olmanızı sağlayacaktır. Etkili kurumsal yönetim ve gözetime gelince, bu bilgi düzeyi endişelenerek uykusuz geceler geçirmenizi engelleyecektir!