İÇ DENETİM FAALİYETİ / BİRİMİ İÇİN GEREKEN KAYNAKLARIN TEMİNİNDE

Transkript

1 1 IIA ULUSLARARASI İÇ DENETÇİLER ENSTİTÜSÜ IIA POZİSYON RAPORU: İÇ DENETİM FAALİYETİ / BİRİMİ İÇİN GEREKEN KAYNAKLARIN TEMİNİNDE İÇ DENETİMİN ROLÜ Düzenleme tarihi: Ocak 2009 Revizyon tarihi: Kaynak PP Sayfa 2009 Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü

2 2 Giriş: İç denetim faaliyetleri için ihtiyaç duyulan kaynakların temini konusunda, sıklıkla şu soruyla karşılaşırız: İç denetim hizmetini vermek için kim ya da hangi kaynaklar kullanılabilir? Pratikte, kurum ve kuruluşlar, kurumun kendi içinde, kaynakları tamamen temin ve tahsis edilmiş bir iç denetim biriminden kurum dışından temin edilen dış kaynaklara veya bunların bir kombinasyonuna kadar çok çeşitli ve farklı alternatifler kullanmaktadırlar. Pratikteki bu çeşitlilik, bazı kuruluşlarda, kullanılan iç ve dış kaynaklar arasında optimum dengenin kurulması sorununu gündeme getirir. Bu makalenin amacı, yönetim kurulunun, kurum yönetiminin ve iç denetim yöneticisinin iç denetim etkinliği / biriminin ihtiyaç duyduğu kaynakların temini konusunda oynayabileceği rolleri ve konuyla ilgili çeşitli sorun ve konuları aydınlığa kavuşturmak ve bu konuya ışık tutmaktır. Sistematik olmayan kanıtlar, bir miktar dış kaynak kullanmanın veya hizmetlerin dış kaynaklardan kısmi temininin uygun olduğunun uygulamacıların çoğu tarafından kabul edildiğini göstermektedir. Bununla birlikte, uygun dış kaynak miktarı ve ölçüsünün ne olabileceği konusunda ve tabii ki, bunun nasıl ölçülebileceği konusunda da pek bir mutabakat ve fikir birliği görülmemektedir. Bunun sebebi, iç denetim biriminin hizmet ettiği kurumun büyüklüğü, niteliği, karmaşıklığı ve karakterini öğrenmeden ve kavramadan böyle bir soruyu yanıtlamanın olanaksız olmasıdır. İç denetim kaynaklarının yüzde 100 ünün kurum dışından temin ve tedarik edilmesi ya da tamamen dış kaynaktan temin uygulaması ise, bu tip bir düzenlemenin nasıl yönetilebileceği konusuna odaklanan bazı ek soruları gündeme getirmektedir. İç denetim kaynakları için optimum yapıyı ve kaynağı tespit ederken dikkate alınması ve değerlendirilmesi gereken pek çok mülahaza konusu vardır. Bu tip tespitleri yapmaktan sorumlu olan kişiler, bir alternatif olarak dış kaynaktan temin seçeneğini düşünürken ve incelerken, bu makalede açıklanan ek kılavuz ilkeleri ve mülahazaları da değerlendirmeli ve dikkate almalıdırlar. Optimum çözüm yolu her kurum için farklı olabilir ve değerlendirmeyi etkileyen değişkenler periyodik olarak değiştiğinden dolayı zamanla da değişebilir. Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü nün (IIA) Bakış Açısı: İç denetim şöyle tanımlanmaktadır: İç denetim, bir kurumun faaliyetlerini geliştirmek ve onlara değer katmak amacını güden, bağımsız ve objektif bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim, kurumun risk yönetimi, kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşım getirerek kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olur. IIA nin temel amacı, bir kurumun stratejik hedeflerine ulaşmasında yardımcı olma konusunda maksimum toplam etkinliği ve verimliliği sağlayan nitelikte iç denetim faaliyetlerini ve birimlerini teşvik etmektir. IIA, ancak ve sadece iç denetim çalışmaları IIA nın yayımladığı İç Denetimde Uluslararası Mesleki Uygulamalar Çerçevesi ne (Standartlar) uygun olarak ve yetkin profesyoneller tarafından yapıldığında, iç denetimin ilgili kurum yönetiminin stratejik hedeflerine ulaşmasına yardım işlevini en iyi şekilde yerine getirebileceğine inanmaktadır.

3 3 IIA nın bakış açısına göre, hizmeti kimin verdiğinden bağımsız olarak, iç denetim faaliyeti Standartlara uygun yürütülmeli ve yapılmalıdır. IIA, en iyi iç denetim hizmetlerinin, ister kurum içi ister dış kaynak olsun, kurumun kilit önemi haiz bir parçası olan, kaynakları tam ve eksiksiz temin edilmiş, profesyonel ve yetkin bir kadro tarafından verilebileceğine inanmaktadır. IIA, dış hizmet sağlayıcılarla yapılan çoğu ortaklık sözleşmesi ve düzenlemesinin, kurumların kurum yönetiminin stratejik hedeflerine katkıda bulunan iç denetim hizmetleri temin etmelerine ve almalarına yardımcı olma konusunda etkin ve faydalı olduğunu bilmekte ve kabul etmektedir. İç denetim hizmetlerinin temini için tamamen dış kaynaktan temin seçeneğinin seçildiği ve kullanıldığı durumlarda, IIA, iç denetim faaliyetin gözetimi ve sorumluluğunun dış kaynaklara devredilemeyeceğine inanmaktadır. İç denetim faaliyeti ve biriminin yönetilmesi sorumluluğu, bir kurum-içi irtibat yetkilisine, tercihen bir üst düzey yöneticiye veya kıdemli yönetim seviyesinde bir çalışana verilmelidir. Bu kişinin aynı zamanda (iç denetim harici) görevleri ve sorumlulukları da varsa, tayin edilen bu kurum-içi irtibat yetkilisinin bağımsızlığı konusu da dikkate alınmalıdır. Yönetim kurulunun veya dengi yönetim organlarının oynadıkları rol de gözetim prosesinde önemlidir; aktif gözetimin seviyesi düşünülmeli ve değerlendirilmelidir. İç denetim hizmetlerinin temini ve tedarikinin bir aracı olarak dış kaynaktan temin veya iç kaynaktan teminde önemli bir değişikliğin değerlendirildiği durumlarda, yönetim kurulu, ilgili tavsiye hakkında yazılı bir değerlendirme yapmalıdır. Yönetim kurulunun değerlendirmesi ve onayı da ilgili tutanaklara kaydedilmelidir. İç denetimin kurumun yönetişimi prosesinde taşıdığı önem dikkate alındığında, iç denetim faaliyetinin tamamının (ya da önemli bir kısmının) dış kaynaktan temin edilmesi tavsiyesi için yönetim kurulundan onay alınmalıdır. Dış Kaynaktan Temin Alternatiflerinin Değerlendirilmesinde Mülahaza Konuları: Mevcut Kaynaklar: Uygun iç denetim kaynakları belirli bazı durumlarda çeşitli farklı sebeplerle kıt olabilir ya da hiç mevcut olmayabilir. İster geçici bir alternatif ister kalıcı bir çözüm olarak seçilmiş olsun, yetkin iç denetçiler bulmak ve zamanında ve profesyonel iç denetim hizmeti almak için dış kaynaklara başvurmak gerekebilir. Kurumun Büyüklüğü: Hem büyük hem de küçük kurumların, dış kaynaktan temin alternatiflerinden istifade etmeleri gerekebilir. Bu gereksinimin ortak ve yaygın sebepleri arasında, geçici personel azlığı, uzmanlık becerilerine duyulan gereksinim, merkezden uzak işyerlerini de denetim kapsamına alma gereği, özel proje çalışmaları ve sıkı zaman programlarına uymak için ek takviye personel gereksinimi sayılabilir. Ayrıca, küçük kurumlar, daimi veya tam-zamanlı iç denetçiler istihdam edemediklerinden dolayı da dış kaynaktan temin alternatiflerine başvurmaya ihtiyaç duyabilirler.

4 4 Dış Kaynaktan Temin Alternatiflerinin Tipleri: Kurumların dış kaynaktan temin işlerinin veya uygulamalarının tiplerini tanımlamaları gerekebilir. Dış kaynaktan temin alternatifleri şunları içermektedir: * İç denetim hizmetlerinin yüzde 100 ünün dış kaynaklardan genellikle devamlı ve sürekli alındığı, tamamen dış kaynaktan temin alternatifi. * İç denetim hizmetlerinin yüzde 100 ünden daha azının dış kaynaklardan genellikle devamlı ve sürekli alındığı, kısmen dış kaynaktan temin alternatifi. * Dış kaynakların kurumun kendi iç denetim personeliyle birlikte ortak görevlere katıldıkları eş-kaynak kullanımı alternatifi. Bu çalışma, devamlı ve sürekli olabileceği gibi sadece belirli bir süre için de geçerli olabilir. * Belirli bir görevin tamamının veya bir kısmının sınırlı bir süre için bir dış taraftan temin edildiği taşeronluk alternatifi. Bu çalışmanın yönetimi ve gözetimi normalde kurumun kendi iç denetim personeli tarafından gerçekleştirilir. Kanunlar, Yönetmelikler veya Mevzuat: Bazı kurumların iç denetim hizmetlerini dış denetçilerden almaları kanunlarla veya mevzuatla yasaklanmış olabilir. IIA, kanunlar veya mevzuat buna cevaz verse bile, iç denetim hizmetinin kurumun mali tablolarını da denetleyen aynı dış denetim firmasından alınmaması gerektiğine, çünkü bunun denetçinin bağımsızlığı ilkesine aykırı olacağına inanmaktadır. Belirli sektör ve iş kolları, dış kaynaktan temin düzenlemelerine ilişkin belirli düzenleyici ilke ve kılavuzlara tâbi olabilirler. Dış kaynaktan temin için kanuni ve hukuki mülahazaları değerlendirmek için uygun araştırmalar mutlaka yapılmalıdır. Dış Kaynaktan Teminin Avantajları ve Dezavantajları: Yukarıda tartışılan ve ele alınan mülahazalara ek olarak, dış kaynaktan teminin avantajları ve dezavantajları hakkında bir analiz de yapılmalı ve hazırlanmalıdır. Gerek bu analizin kapsamı ve şekli gerekse takip eden raporlamanın kapsamı ve şekli, öngörülen dış kaynaktan temin düzeyi veya kapsamına uyumlu ve uygun olmalıdır. İç denetim faaliyetlerinin önemli bir kısmının dış kaynaktan temin edildiği durumlarda daha fazla dokümantasyon ve daha formel ve resmi raporlama ve onay alınmalıdır. Aşağıdaki liste, tam ve eksiksiz bir liste olmasa da, bu analizde değerlendirilmesi gereken kriterleri saymaktadır: * Dış hizmet sağlayıcıların bağımsızlığı; * Dış hizmet sağlayıcıya kıyasla kurumun iç kaynaklarının bağlılığı; * Dış hizmet sağlayıcının uyguladığı mesleki standartlar; * Hizmet sağlayıcının kalifikasyonları; * Kadro eğitim, devir oranı, personelin rotasyonu, yönetim; * Görev (Angajman) gereksinimlerini veya özel talepleri karşılamak için personel kaynaklarının esnekliği; * Kaynakların mevcudiyeti ve hizmete hazırlık durumu; * Gelecek görevler için kurumsal bilginin saklanması ve tutulması;

5 5 * En iyi uygulamalara erişim ya da alternatif yaklaşımları anlamak ve kavramak; * Kurumun kültürü dış hizmet sağlayıcıların kurum tarafından benimsenebilmesi; * Dış hizmet sağlayıcısının kurumun iç yapısını anlaması ve kavraması; * Merkezden uzak işyerlerinin denetim kapsamına alınabilmesi; * Kurum-içi iç denetim birimiyle koordinasyon; * Dış denetçiyle koordinasyon; * İç denetimin kurum içi terfiler için bir eğitim temeli olarak kullanılması; * Çalışma kağıtlarının saklanması, çalışma kağıtlarına erişim ve çalışma kağıtlarının sahiplenilmesi; * Uzmanlık becerilerinin edinilmesi ve mevcudiyeti/kullanıma hazır olması; * Maliyet mülahazaları ve * Uygun bir mesleki örgütlenmede iyi durumda devam eden üyelik. Dış Kaynaktan Temin İçin Sözleşmeler ve Mektupları: Dış kaynaktan temin için hazırlanan sözleşmelerin ve mektuplarının içeriği değerlendirilmeli ve dikkate alınmalıdır. Çalışma kağıtları, raporlar, tavsiyeler, varılan sonuçlar, mütalaalar, derecelendirmeler, kıyaslama (benchmarking) bilgileri ve analizleri (katma değer gibi) gibi teslim edilecek materyaller değerlendirilmelidir. Son tarihler, ilerleme raporları, sonuçların tartışılması için personele erişim imkanı ve sonuçların takibi konuları ele alınmalıdır. Çalışma kağıtlarının sahiplenilmesi ve sonuçların kullanılması konuları da ele alınmalıdır. Hem kısıtlama ve sınırlamalar hem de kuvvetli yönler ve ek faydalar dikkate alınmalı ve değerlendirilmelidir. Ücret konuları da açıkça tanımlanmalı ve belirtilmelidir. Dış Kaynaktan Temine İlişkin Politika: Bazı kurumlar, dış kaynaktan temin sözleşmelerine ilişkin bir politika yapmayı ya da resmi kılavuzlar çıkartmayı faydalı bulabilirler. Dış kaynaktan temin hizmetlerine ilişkin düzenlemeleri kolaylaştırmak amacıyla, dokümantasyon ve onay gerekleri ve koşulları ele alınabilir. Ek olarak, bazı kurumlar, iç denetim hizmetlerinin temini amacına yönelik etkin seçme ve tedarik proseslerini kolaylaştırmak amacıyla tercih edilen tedarikçi ve sağlayıcılarla ilişkiler kurmak da isteyebilirler. IIA Kılavuzu: Kurumlar, iç denetim faaliyeti veya birimine destek olmak ya da onu tamamlamak amacıyla dışarıdan hizmet temin ettiklerinde, Uygulama Önerisi 1210.E1-1 gibi, konuyla ilgili IIA kılavuzlarına uymalıdırlar. Dış kaynaktan temin alternatiflerinin değerlendirildiği analiz çalışmasında, bahsi geçen Uygulama Önerisinde açıklanan kılavuz ilkeler de incelenmeli ve dikkate alınmalıdır. ****