Sertifikasyon Yönetmeliği

Transkript

1 Sertifikasyon Yönetmeliği P-02, Revizyon 18, KALİTEST BELGELENDİRME ve EĞİTİM HİZMETLERİ LTD. ŞTİ. BU PROSEDÜRÜN TELİF HAKKI KALİTEST BELGELENDİRME VE EĞİTİM HİZMETLERİ LTD. ŞTİ. NE AİTTİR. İZİNSİZ KOPYA EDİLEMEZ. ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR

2 Sayfa 2 / 14 AMAÇ VE KAPSAM Belgelendirme prosesinin tüm aşamalarda ilgili tarafların belgelendirme kuruluşu-kalitest, belgelendirilecek müşteri firma) sorumluklarının belirlenmesi. Kalitest tarafından yapılacak tüm sistem belgelendirmelerini kapsar. İÇİNDEKİLER A. REVİZYON BİLGİLERİ Tanımlar Belgelendirme/Denetim Prosesi Belgelendirme Kararı Belge Kapsamının Daraltılması, Askıya Alınması ve İptali Denetim uygunsuzlukların kapatılması için süreler ve sorumluluklar Sertifikalı Bir Organizasyonun Sorumlulukları Organizasyon Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler KALİTEST in Sorumlulukları...13

3 Sayfa 3 / 14 A. REVİZYON BİLGİLERİ S/N Revizyon İçeriği Rev. No Tarih 1 İlk yayın Çevre Yönetim Sistemi, İş Güvenliği Yönetim Sistemi, Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi belgelendirmeleri ile ilgili bölümler eklendi. Genel gözden geçirme yapıldı, cümle düşüklüğü v.s düzeltildi ISO/IEC ve ISO/TS standartlarına göre revizyon yapılmıştır. Ortaklar Kurulu ile Genel müdür değişikliği, Belgelendirme kararının alınmasına, uygunsuzlukların kapatılmasına ve danışma kuruluna dair yeni düzenleme yapıldı. Belgenin askıya alınması ve iptali hk. açıklama eklendi Askı/iptal kararları hakkında düzenleme ISO IEC 27006:2007 ye göre düzenlemeler yapıldı /16/AT Modül H Ek XIII ve Modül G Ek X a ilişkin açıklamalar ile TS EN IEC standardına ilişkin gerekler eklendi. Tıbbi cihazlar direktifi ve ISO ile ilgili düzenlemeler ve eklemeler yapıldı Belgelendirmeye karar verme maddesinde Belgelendirme Müdürünün denetime gitmesi durumunda karar verme Denetim uygunsuzluklarının takibi hakkında düzeltme ISO 17021:2011 e göre gözden geçirme yapıldı İptal Askı prosesi güncellendi Belgelendirmenin tarafsızlığı KEK ile uyumlu hale getirildi 15 Genel gözden geçirme yapıldı, 95/16/AT atıfları kaldırıldı, uygunsuzluk kapatma süreleri güncellendi / Tarihli ISO denetimi 1 no lu uygunsuzluğa istinaden revizyon yapıldı 17 ISO ve revize edilen diğer akreditasyon standartlarına göre revizyon yapıldı 18 İmla ve cümle yapısındaki hatalar düzeltildi Müşterinin Sorumluluklarına r maddesi eklendi. KALİTEST in Sorumluluklarına g-h maddeleri eklendi

4 Sayfa 4 / Tanımlar Belgelendirme kuruluşu Yayınlanan yönetim sistem standartlarına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre Müşterilerin yönetim sistemini denetleyen, belgelendiren üçüncü taraf kuruluş. Kalitest Belgelendirme ve Eğitim Hizmetleri Ltd. Şti. Belgelendirme kuruluşu unvanıdır. Kalitest olarak anılacaktır. Müşteri Ürün, proses ve hizmetin sunulmasından sorumlu olan ve Yönetim Sistemi uygulamaları sağlayabilecek taraf. Kalite yönetim sistemi Bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi. Çevre Yönetim Sistemi Bir kuruluşun çevreye etkileri ve boyutları açısından ve kaynakların verimliliği ile ilgili olarak idare ve kontrolü için gerekli yönetim sistemi Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi Gıda zinciri içerisinde yer alan bir kuruluşun bu zincirdeki yerine uygun tehlikelerin ve gıda güvenliği risklerinin idaresi ve kontrolü ile ilgili yönetim sistemi İş Güvenliği Yönetim sistemi Bir kuruluşun işçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili riskleri idaresi ve kontrolü ile ilgili yönetim sistemi Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Bir kuruluşun iş riski yaklaşımına dayalı olarak, bilgi güvenliğinin oluşturulması, uygulanması, işletilmesi, izlenmesi, gözden geçirilmesi, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi ile ilgili yönetim sistemi Enerji Yönetim Sistemi Enerji politikası ve hedeflerini oluşturmak için birbiriyle bağlantılı veya etkileşen öğeler grubu ve bu hedeflere ulaşmak için oluşturulan proses ve prosedürleri içeren yönetim sistemi Sertifika Belirlenmiş Yönetim Sistemi standardına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre tedarikçi Yönetim sisteminin uygunluğunu gösteren doküman. Belgelendirme programı Belgelendirmenin yapılması ve sürekliliğinin takibi için denetlenmesine yönelik KALİTEST in oluşturduğu proses ve yönetim kuralları olan sistem.

5 Sayfa 5 / 14 ISO 9001 Kalite yönetim sistemi standardı ISO Çevre yönetim standardı OHSAS İş güvenliği standardı ISO Gıda güvenliği standartları ISO Tıbbi cihaz kalite sistemleri standardı ISO/IEC Bilgi güvenliği yönetim sistemi standardı ISO Enerji yönetim sistemi standardı Belgelendirilmiş Organizasyon Kuruluşun Yönetim sistemin tamamının ya da bir parçasının belge almaya hak kazanmış olması. Başvuran Sistemin bütününü ya da bir parçası için sistem belgesi almak için başvuran ve henüz sertifikaya sahip olmayan anlamındadır. Teknik Gözden Geçirme Komitesi Belgelendirme yapılması, belge askıya alınması, belge iptali, belgenin devamı, belge yenileme, kapsam değişiklikleri konusunda Belgelendirme Müdürü ne yaptığı teknik inceleme sonucu görüş bildiren komitedir. Teknik Gözden Geçirme komitesi ilgili prosedür çerçevesinde oluşturulur. Şikâyet ve İtiraz Komitesi Tüm şikâyet ve itirazların değerlendirildiği komitedir. Denetim ve belge kararı veren kişilerden tamamen bağımsızdır. İlgili prosedür çerçevesinde oluşturulur. Genel Müdür KALİTEST in genel yönetimini gerçekleştirir. Operasyon Müdürü Genel Müdür e bağlıdır. Başvurunun alınması, denetçinin atanması, temsilci atama, pazarlama, tanıtım faaliyetlerini gerçekleştirir.

6 Sayfa 6 / 14 Belgelendirme Müdürü Genel Müdür e kuruluna bağlıdır. Akreditasyon şartlarına uygun sistem kurar, uygulatır, sürekliliğini sağlar ve etkinliğini sürekli iyileştirir. Denetim prosesinin akreditasyon şartlarına uygunluğunu denetler, denetim raporlarının gözden geçirir ve belge verilip verilmemesi hakkındaki onayı verir, kapsam genişletme vb. faaliyetlerini gerçekleştirir. Tarafsızlığı Sağlama Komitesi Tarafsızlığın sağlanması konusunda çalışmalar yapar. Komite ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485, ISO/IEC 27001, OHSAS gibi sistem belgelendirme, ürün belgelendirme faaliyetlerindeki CE markalama gibi faaliyetlerini karşılayacak şekilde danışma kurulunun oluşturulması ve çalışması ile ilgili olarak P-16 prosedürüne başvurulur. KALİTEST Logo KALİTEST tarafından onaylan ve Kalitest tarafından belgelendirilmiş firmaların, bunu beyan etmek için kullanabilecekleri logodur.

7 Sayfa 7 / Belgelendirme/Denetim Prosesi İlk belgelendirme/belge yenileme kararı 3 yıllık belgelendirme döngüsü Belge bitişi Belgenin devamlılığı için faaliyetler Müşterinin ilk belgelendirme için başvuruda bulunması Kalitest ve Müşteri arasında bilgi alışverişi (Başvuru ve bilgi formlarının doldurulması Başvurunun gözden geçirilmesi Faaliyet alanının ve gerekli ise ilave bilgi ihtiyaçlarının tanımlanması İlk belgelendirme denetimi planlaması ve denetimin gerçekleştirilmesi 1. aşama için yetkin denetim ekibinin seçimi ve atanması 1. aşamanın planlanması 1. aşamanın gerçekleştirilmesi Varsa 1. aşamadaki eksiklerin çözümü İlk belgelendirme kararı İlk belgelendirme kararının verilmesi ve sertifikanın yayınlanması Gözetim Denetimleri Gözetim denetimleri bir takvim yılı içerisinde en az bir kere yapılmalıdır. İlk gözetim denetimi ise belge karar tarihinden itibaren 12 ay içerisinde yapılmalıdır. Belge Yenileme Denetimi Belge yenileme faaliyetleri belge süresi dolmadan gerçekleştirilmelidir Müşteri ve belgelendirme kuruluşu arasında bilgi paylaşımı (Ör: kapsam değişikliği); denetim programında değişiklik gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi Gözetim denetiminin planlanması Belge yenileme denetiminin planlanması Denetim programının onayı ve müşteriye bildirilmesi Denetim programının oluşturulması 2. aşama için denetim ekibinin atanması / onaylanması Yetkin denetim ekibinin onaylanması / atanması Belgelendirme teklifi ve denetim programının onayı 2. aşama denetimin planının oluşturulması ve müşteriye sunulması Gözetim denetim planının oluşturulması ve müşteriye sunulması Belge Yenileme denetim planının oluşturulması ve müşteriye sunulması Sözleşme onayı ve denetim planlamasının kararlaştırılması 2. aşama denetiminin gerçekleştirilmesi Varsa 2. aşama uygunsuzluklarına yönelik düzeltici faaliyetlerin sunumu Gözetim denetimlerinin gerçekleştirilmesi Belge Yenileme denetimlerinin gerçekleştirilmesi Varsa denetim uygunsuzluklarına yönelik düzeltici faaliyetlerin sunumu İlk belgelendirme denetiminin sonuçlandırılması Gözetim denetiminin sonuçlandırılması Belge Yenileme denetiminin sonuçlandırılması Belgelendirme Müdürü gözden geçirme/kararı Belge yenileme kararının verilmesi ve sertifikanın yayınlanması Denetim programının ve uygun takip denetiminin ve gözetim faaliyetlerinin, frekansları ve süreleri de dahil olmak üzere revize edilmesi/onaylanması. Varsa özel denetimlerin de dikkate alınması)

8 Sayfa 8 / 14 Tablo 1 3. Belgelendirme Kararı S/N KARARLAR AÇIKLAMASI 1 Belgenin verilmesi 2 Belgenin verilmemesi 3 Belgenin devamı 4 Belgenin yenilenmesi 5 6 Belgenin askıya alınmasına Belgenin yeniden düzenlenmesi (restore) 7 Belgenin iptali 8 9 Belge kapsamının genişletilmesi Belge kapsamının daraltılması İlk belgelendirme denetimi sonucu baş denetçinin tavsiye kararı ve belgelendirme müdürünün kararının olumlu olması ve varsa majör uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilerek doğrulanmış olması. İlk belgelendirme denetiminde tespit edilmiş olan majör uygunsuzlukların 3 ay içinde doküman bazında veya takip denetimi ile kapatılmaması, minör uygunsuzluklar için kabul edilebilir düzeltici faaliyet planı sunulmaması Gözetim denetimlerinde majör uygunsuzluk tespit edilmemesi veya varsa majör uygunsuzlukların kapatılmış olması Belge yenileme denetiminde majör uygunsuzluk tespit edilmemesi veya varsa majör uygunsuzlukların kapatılmış olması Belgeli müşterinin Madde 4 te belirtilen durumlarda belgenin geçici olarak kullanılmasının durdurulması Belgenin askıdan indirilmesinden sonra sertifikanın yeniden düzenlenmesi Belgeli müşterinin Madde 4 te belirtilen durumlarda belgesinin geri çekilmesi Belgeli müşterinin mevcut yönetim sistemi kapsamına ürün/proses/hizmet eklenmesi Belgeli müşterinin Madde 4 te belirtilen durumlarda belge kapsamının daraltılması

9 Sayfa 9 / 14 Tablo 2 4. Belge Kapsamının Daraltılması, Askıya Alınması ve İptali S/N DURUM SONUÇ 1 Denetimde tespit edilmiş olan majör uygunsuzlukların P-02 Sertifikasyon Yönetmeliği Tablo-3 te belirtilen süre içinde kapatılmaması (takip denetimi gerekerek veya gerekmeksizin) Süre sonunda belge askıya alınır. Askı süresi 3 aydır. 3 aylık askı süresi içinde uygunsuzluklar kapatılırsa, takip denetimi yapılır. Sonuç uygunsa belge devam ettirilir. Uygun değilse veya 3 aylık askı süresi içinde takip denetimi yapılamazsa belge iptal edilir. Yukarıda belirtilen sürelere Belgelendirme Müdürü kararı ile ek süre verilebilir (en fazla 1 ay daha uzatılabilir.) 2 Sözleşme şartlarına uyulmaması (logo kullanımı, ödemeler v.b. gibi şartlara uymamak) a) Şikâyet ve itirazların değerlendirilmesi prosedürü çerçevesinde firmadan düzeltici faaliyet istenilir. b) Direkt belgenin askıya alınması ve firmadan düzeltici faaliyet istenmesi. a) Düzeltici faaliyetin süresi en fazla 1 aydır. Bu süre aşılırsa veya düzeltici faaliyet gerçekleşmezse belge askıya alınır. Askı süresi 3 aydır. Sonuç yine olumsuz ise belgenin iptaline karar verilir (tüm kararlar Belgelendirme Müdürü tarafından verilir.) b) Düzeltici faaliyetin süresi en fazla 1 aydır. Bu süre aşılırsa veya düzeltici faaliyet gerçekleşmezse belgenin iptaline karar verilir (tüm kararlar Belgelendirme Müdürü tarafından verilir.) 3 Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi, örnek: Planlanan denetimin 2 aydan fazla ertelenmesi 4 Herhangi bir sebepten (grev, doğal afetler, üretim / hizmetin durması v.b.) dolayı firmanın kendisinin iptal veya askı talep etmesi Belge askıya alınır. Askı süresi en fazla 3 aydır. 3 ay sonunda da denetim olmazsa belge iptal edilir. Belgelendirme Müdürü kararı ile en fazla 3 ay askı süresi, sonrasında denetim yapılmazsa iptaline, denetim yapılırsa normal belgelendirme prosedürü işletilir. 5 Kuruluşun gönüllü olarak yukarıda belirtilenler dışında askı veya iptal talebinde bulunması. 6 Firmanın yasal uygunluğunu kaybetmesi veya bunu gösteremez duruma düşmesi Askı talebi belgelendirme müdürü kararı ile en fazla 3 ay askı süresi, sonrasında denetim yapılmazsa iptaline, denetim yapılırsa normal belgelendirme prosedürü işletilir. İptal için iptal gerekçesini içeren kuruluş yönetimi onaylı formal yazı istenir ve belge iptali gerçekleştirilir. Belgenin acilen askıya alınmasına ve 3 aylık askı süresi sonunda iptaline karar verilir.

10 Sayfa 10 / 14 7 Firma ile ilgili kritik değişiklikleri bildirilmemesi. Ürün/hizmet güvenliğini etkileyecek değişiklikler. (Örneğin: Hammadde, kritik tedarikçi, firma ortaklarında değişiklik, adres değişikliği) 8 Evrakta sahtecilik (Belge üzerinde yapılan değişiklikler vb.) 9 Kapsam dahilindeki ürün/ürün grubu/proses/hizmetin sunulamaması (Rutin denetimler sırasında veya firmanın kendi isteğiyle..) Durumun tespiti sonrası belge askıya alınır. Askı süresi 3 aydır. Bu süre içerisinde takip denetimi yapılmazsa belge iptal edilir. Belge üzerinde onaylanmayan değişikliklerin tespit edilmesi (onaylamayan adres, kapsam vb.) durumunda belge derhal iptal edilir. İlgili ürün/ürün grubu/proses/hizmet belge kapsamından çıkarılır. Belge kapsamı Belgelendirme Müdürü onayıyla daraltılır. Tablo 3 5. Denetim uygunsuzlukların kapatılması için süreler ve sorumluluklar UYGUNSUZLUK MİNÖR Sistemi çökertmeyecek nitelikteki eksik/yanlış uygulamalar. MAJÖR Standart şartlarının tamamen karşılanmaması veya sistemin sebep olabilecek eksik uygulamalar. Belirli sayıda minör hatanın toplam etkisinin sistemi çökertecek nitelikte olması. MÜŞTERİ 20 iş günü içerisinde düzeltici faaliyet planının baş denetçiye iletilmesi 20 iş günü içerisinde düzeltici faaliyet planının baş denetçiye iletilmesi Düzeltici faaliyet planının gerçekleştirilmesi ve objektif delilerin oluşturulması ve 40 iş günü içerisinde baş denetçiye iletilmesi KALİTEST BAŞ DENETÇİ 5 iş günü içerisinde düzeltici faaliyet planının incelenmesi ve doğrulanması. Uygun bulunursa uygunsuzluk formlarını imzalayarak denetim raporunu merkez ofise göndermesi. 5 iş günü içerisinde düzeltici faaliyet planının incelenmesi ve doğrulanması. Kanıtların yerinde mi yoksa masa başı mı (dokümanla) doğrulanacağına karar verilmesi 5 iş günü içerisinde düzeltici faaliyet kanıtların incelenmesi ve uygunsuzlukların kapatılması. Uygunsuzluk formlarını imzalayarak denetim raporunu merkez ofise göndermesi. BM Kök nedeni ortadan kaldıracak düzeltici faaliyet planlanmış mı? Kapatma sürelerine uyulmuş mu? Gerekli ise geri besleme Kök nedeni ortadan kaldıracak düzeltici faaliyet planlanmış mı? Kapatma sürelerine uyulmuş mu? Objektif deliler yeterli mi? Gerekli ise geri besleme

11 Sayfa 11 / Müşterinin Sorumlulukları a) Her zaman sertifika kurallarına uyulduğundan emin olunmalıdır. b) Sistemin sürekliliği ve sürekli iyileşmeyi sağlayacak şekilde uygulanması organizasyonun sorumluluğudur. Sertifikanın geçerliliği bu uygulamanın yapılmasına bağlıdır, bu durum Kalitest tarafından yapılacak gözetim denetimleri ile teyit edilecektir. c) Logo kullanımı T-01 Logo Kullanım Talimatı nda belirtilen koşul ve şartlara uygun yapılmalıdır. (Örnek; başarılı denetim sonrasında tescilin yapılması ile sertifikalı organizasyon ilgili KALİTEST logosunu kullanmaya hak kazanır. Logo yalnızca sertifikalı organizasyonlar tarafından ve her zaman sertifikada belirtilmiş ad ve adres(ler) ile birlikte kullanılmalıdır. Logo yazışmalar, ilan ve promosyon alanlarında kullanılmak istendiğinde mutlak sertifika numarası ve uygun olan yönetim standardını kapsayacak şekilde kullanılmalıdır. Logo yalnızca tescilin yapıldığı alanla ilgili ve sertifika tescilini yapan organizasyonu belirterek kullanılabilir, logonun kullanıldığı durum ve hal tescilde belirlenmiş alanların dışında olduğunuza dair şüphe yaratmamalıdır. Herhangi bir sebeple sertifikanın devamlılığı durdurulduğunda logo kullanımı kesinlikle derhal durdurulmalıdır.) d) Madde 2 de belirtilen belgelendirme/denetim prosesi boyunca belgelendirildiği yönetim sistemi kapsamına uygun olarak sisteme dahil edilen dokümanlar/bilgiler ve sürdürülen çalışmaların tamamının ya da herhangi bir bölümünün kopyalarını referans olarak kullanabilmesi için Kalitest tarafından elde edilebilir olmasına imkan sağlanmalıdır. e) Belgelendirilen kuruluş yapmayı düşündüğü belgelendirme şartlarına uyma yeterliliğini etkileyebilecek her türlü değişikliği (Yasal, ticari, yapısal statü veya sahiplik, organizasyon ve yönetim, ürün veya üretim yöntemi, iletişim adresi, üretim yerleri, kalite yönetim sistemindeki önemli değişiklikler vb.) konusunda Kalitest i bilgilendirmelidir. f) Organizasyon KALİTEST tarafından yapılan denetimlerde; denetim standardının uygunluğunu gösterecek yeterli objektif delillere ulaşılması için gerekli iş birliğini yapmalıdır. Bu durumun olmaması belgelendirmenin askıya alınması veya iptali için sebep sayılmaktadır. g) Sertifika konusunda yönetimi temsil edecek kişi ve birden fazla vekil atanmalıdır, vekiller temsilcinin yokluğunda (ya da değiştirilmesi gerektiğinde) sertifikanın gerektirdiği tüm münasebetlerden sorumlu olacak prosedürlerde ve sertifikanın bağlı olduğu şartlarla ilgili diğer bilgilerde herhangi bir değişiklik olması durumunda ki buna KALİTEST e bildirilen müşteri şikayetleri de dahil KALİTEST temsilcisinin talep etmesi durumunda her ziyarette imzalı beyanda bulunacaklardır. Belgeli kuruluş müşteri şikâyetlerini ve her bir şikâyetin çözümü için alınan düzeltici faaliyetlerini sisteminde kaydetmelidir.

12 Sayfa 12 / 14 h) Sertifika son bulduğunda (sebebi ne olursa olsun), logo ve logonun üzerinde bulunduğu reklam malzemeleri ile referanslarda dahil olmak üzere derhal kullanımı durdurulmalıdır. i) KALİTEST belge konusu ile ilgili herhangi bir olumsuz durumda, özellikle suç ve dava gibi potansiyeli yüksek olan olaylar için mutlaka en kısa surede bilgilendirilmelidir. j) KALİTEST hizmetin verilmesi sürecinde masraflarını talep etme hakkına sahiptir. k) Belgeli kuruluş sertifikanın yenilenmesini istememesi halinde bu istek yazılı olarak sertifikanın bitiş tarihinden en az 2 ay önce KALİTEST e bildirilmelidir. l) Belgeli kuruluş, belgenin verilmesi, sürdürülmesi, yenilenmesi ve/veya kapsamının genişletilmesi dahil denetim ve karar prosesinin tarafsızlığını etkileyebilecek herhangi bir durumun oluşmamasından sorumludur. Hiçbir şekilde KALİTEST çalışanlarına (Denetim ekibi, Belgelendirme Müdürü, Planlama Sorumlusu, Genel müdür, vb.) doğrudan veya dolaylı olarak uygunsuz bir ödeme yapamaz, böyle bir ödemenin yapılmasını vaat edemez veya onaylayamaz ya da ona değerli hiçbir şey veremez. Denetimde tespit edilen uygunsuzlukların düzeltilmesi vb. için ofis çalışanları dahil denetim heyetinden danışmanlık hizmeti almak için teklifte bulunamaz. m) Kalitest, müşterinin sunmuş olduğu ürün/hizmet/prosesin garantörü ve/veya sigortası değildir. Hiçbir şekilde bu sıfatı kabul etmez. Sunulan ürün/hizmet/proses çıktılarından oluşabilecek hasar/zarar/tazminatlardan belgeli müşteri sorumludur. n) Belgeli müşteri, belgelendirme faaliyeti kapsamında herhangi bir kar kaybı, iş kaybı, fırsat kaybı, itibar ve ürün geri çağırma maliyeti kaybı dahil olmak üzere herhangi dolaylı kaybı için Kalitest i sorumlu tutamaz. Ayrıca belgeli kuruluşun müşterisinin maruz kalabileceği herhangi bir kayıp, hasar veya herhangi bir üçüncü tarafın iddialarından kaynaklanan harcamalar için Kalitest i sorumlu tutmaz o) Belgeli müşteri, Kalitest in hizmeti gerçekleştirmesi sürecinde kendi kontrolü dışında -müşterinin sorumluluklarını yerine getirmemesi dahilherhangi dolaylı veya doğrudan bir olayın oluşması sonucu hizmeti gerçekleştirememesi, aksatması veya tamamlayamamasından Kalitest i sorumlu tutamaz. p) Belgeli kuruluş denetim ekibinin (gözlemciler, denetçi adayları, tercüman vb. dahil) ofis ve saha denetimlerinde iş güvenliğini sağlamaktan sorumludur. q) Belgeli müşteri, belgelendirme prosesi boyunca Kalitest ile etkili bir iletişim sağlanabilmesi için gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. Denetim programının uygulanması ve denetim planının yapılması için kendisiyle iletişime geçen planlama sorumlusunun denetim planı teyidi, ek bilgi/doküman vb. taleplerine 3 iş günü içerisinde dönüş yapmakla sorumludur.

13 Sayfa 13 / 14 r) Firma, Yönetim Sistem Belgelendirmesi ile ilgili ücretleri, T-02 Ücret ve Ödeme Şartları Talimatı nda belirtildiği vade ve şartlarda ödemekle yükümlüdür. Belirlenen vadede ödeme yapılmamışsa kanuni mevzuatlar uygulanabilir. İlk belgelendirme ücreti veya yeniden belgelendirme ücreti ödeninceye kadar belgeler yayınlanmaz. Gözetim ücretleri ödenmediğinde belge askıya alınır veya geriye çağrılır. Müşteri Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler Kalitest in müşteri kuruluş ile imzaladığı sözleşmede bahsi geçen ücretler denetim ücretidir. Denetim ücretleri kuruluşun belge almaya hak kazanması / belge verilmemesi / belgenin askıya alınması veya belgenin iptali kararlarından bağımsızdır. Bu ücret hiçbir durumda geri ödenmez. Kalitest, belge almaya hak kazanan müşterisinden sertifikanın ve logonun kullanımı için ayrıca ücret talep etmez. Ancak belgesi askıya alınan veya geri çekilen müşterisinin sertifika ve logoları haksız olarak kullanımı sonucu sertifika/logo kullanım ücreti talep etme hakkı saklıdır. Ek ücretler: Yol, konaklama, yeniden sertifika hazırlanması (sertifikanın kaybı, yıpranması vb. durumlarda tekrar basılması durumu), ekstra bayrak vb. ücretleridir. 7. KALİTEST in Sorumlulukları a) KALİTEST sözleşmenin hazırlanması, denetim heyetinin oluşturulması, denetimlerde dış kaynak kullanımı, denetimlerin gerçekleştirilmesi, belgenin verilmesi, belgenin sürdürülmesi, kapsamın genişletilmesi, kapsamın daraltılması, belgenin yeniden düzenlenmesi, adres değişikliği, özel durumlarda yapılan denetimler, belgenin askıya alınması ve belgenin iptali konularında alınan tüm kararların sorumluluğunu üstlenir. b) Belgelendirilecek kuruluşa, uygulanabilir rehber bilgilerle ve standardlarda yapılan tüm değişikliklerle ilgili bilgi verilmesini ve sertifika yönetiminin görüşleri doğrultusunda ilgili işleyiş ve prosedürlerin istenilen şekilde değiştirilmesine imkan sağlayacak makul sürenin sağlanmasını temin eder. c) Müşteriler hakkında halka açık olanlar haricinde tüm bilgilerin gizli tutulmasını sağlar. d) KALİTEST hizmetleri tüm potansiyel müşterilere açıktır. Hizmetlerimiz hiçbir ayrıma tabi tutulmaksızın gereksiz mali yük ve şartlar öne sürülmeden kullanıma hazır bulunmaktadır. e) KALİTEST ile temas kurmak gerekirse bunu yazılı ve imzalı olarak kuruluş tarafından normal postalama, önceden ödenmiş taahhütlü ya da iadeli

14 Sayfa 14 / 14 taahhütlü olarak gönderim işlemleri (verilen adres(ler) de değişiklik olması ihtimali nedeniyle) daha önceden bildirilen adres(ler) e yapılması gereklidir. Posta kanalıyla tarafımızca alınan her bilgi (aksi ispat edilmediği surece) 48 saat önce postalanmış kabul edilir. Yazışmaların daha etkin olarak alınabilmesi için adres bilgilerinin eksiksiz ve doğru olarak bu kurallara uygun yapıldığından emin olunmalıdır. f) Kalitest in akreditasyon iptali, askıya alınması veya kendi faaliyetlerini durdurma gibi durumlarda müşterileri ile yaptığı sözleşmeleri tek taraflı olarak fesh etme hakkına sahiptir. Akredite olarak verilen belgelerin geçerliliği bir sonraki müşteri kuruluşa yapılan en son denetimden itibaren bir yıl geçerlidir. Kalitest faaliyetlerini durdurma kararı alması durumunda müşteri kuruluşları resmi web sitesi aracılığıyla bilgilendirir. g) Belgelendirmenin esas alındığı standart şartlarındaki değişiklikler belgeli firmalara yazılı olarak bildirilir. Kalitest, firmaların yeni şartları uygulayabilmesi için mevzuat hükümlerine aykırı olmamak ve haksız bir rekabet ortamı yaratmamak kaydıyla uygun bir geçiş süresi tanımaya yetkilidir ve geçiş süresi sonuna kadar belgenin geçerliliği devam eder. h) Kalitest, Sistem Belgelendirme Prosedürü ve Ücret ve Ödeme Şartları Talimatı değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak değişiklikten önceki kazanılmış haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında ilgili dokümandaki değişiklik tarihi esas alınır. Kalitest belgelendirme için referans alınan dokümanlardaki değişiklikleri belgelendirilmiş ve müracaat aşamasında olan tüm firmalara duyurur. İlgili Yönetim Sistemlerinde belgelendirmeye referans alınan dokümanlar ve ekleri aşağıda belirtilmiştir. Sertifikasyon Yönetmeliği Ücret ve Ödeme Şartları Talimatı Logo Kullanım Talimatı Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü Belgelendirme Başvuru Formları Bu dokümanların yazılı kopyaları Kalitest den temin edilebileceği gibi web adresinden de ulaşılabilir.