UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER

Transkript

1 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN

2 İçindekiler UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI... 2 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI... 2 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI... 2 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ

3 UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI Özel entegratör kullanıcıların iş akışı görseldeki gibidir. Fatura mükelleften gönderildikten sonra Uyumsoft arka planında mühürleme, zarflama ve GİB e gönderilme işlemleri yapılmaktadır. GİB servis sağlayıcısına ulaştıktan sonra, karşı firmanın posta kutusuna (allias) gönderilmektedir. Her fatura gönderim işlemi ve sistem yanıtları GİB tarafından ZARF(envelope) ile takibi sağlanmaktadır. Her işlem zarfla yürütüldüğünden e-faturanın takibi zarfla yapılmaktadır. Not: UyumSoft entegratörlüğünü kullanırken Mali mühürü kullanmanız gerekmez. Sistem alt yapısında mali mühürünüzün bilgisi mevcut olup, mühürleme işlemi sistem tarafından yapılıyor olacaktır. Şekil 1: Fatura akış tablosu UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI Uyumsoft kullanmak üzere sözleşmesini yapmış ve işlemlerini tamamlamış olan firmalarımıza tarafımızca bir aktivasyon maili gönderilir. Bu mailde Uyumsoft portal giriş sayfasının linki, web servis kullanıcı adı ve şifresi ile portal kullanıcı adı ve şifresi yer alır. Firmalarımız linke tıklayarak aşağıda çıkan giriş sayfasına portal kullanıcı adı ve şifrelerini girerek portal üzerindeki işlemlerine başlayabilirler. UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI Linki ile portale yapılan girişlerde karşılaşılan ekran aşağıdaki gibidir. Kullanıcı adı ve şifresi yazılarak giriş butonuna tıklanır ve portale giriş yapılır. 2

4 Şekil 2: Uyumsoft portalı anagiriş ekranı UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ Portale giriş yapıldığında aşağıdaki ana ekran ile karşılaşılır. Şekil-3 teki ekran Uyumsoft un ana ekranıdır ve i-dönüşüm süreci ile ilgili işlemleri ana ekran üzerinden takip eder. Şekil 3: uyumsoft portalı ana ekranı 3

5 Ekranın sol tarafında fatura, defter, genel işlemler yönetimi yapılır; orta kısımda fatura akışı istatistiksel tabloları yer alır; sağ üst köşede ise tarih aralığı, hesap ve firma işlemleri takip edilir. İstatistiksel tablolarda toplam disk kullanımları, gelen-giden fatura akışlarındaki onay bekleme durumları, gelen fatura adedi ve giden fatura adedi görülür. Ekranın alt kısmında duyurular ve faturalara ilişkin güncel fatura ve yanıtları göründüğü gibi güncel duyurulara da burada ulaşılabilir. Şekil 4:Tarihi aralığında istatiksel rapor alma ekranı Şekil 4 te görülen tarih sekmesinde istenilen tarih aralığı seçilir. Bu seçim sonucunda firmalar fatura işleyişlerini ilgili tarih aralığı istatistiğine göre görebilir. Dün seçeneği seçilirse, istatistiklerde dün yaptıkları fatura işlemleri adet cinsinden görülürken özel aralık seçimini seçtiklerinde hangi aralıktaki fatura akış tablosunun görüntüsü isteniyorsa ilgili tablo ekrana gelir. Şekil 5: ana ekran istatistik ekranı Şekil-5 teki istatistik ekranında üst tarafta son 12 günlük gelen-giden fatura sayısı raporu yer almaktadır. Tarih aralığı seçildiği takdirde alt taraftaki grafik ekranında gelen-giden fatura toplamları gözükmektedir. Anasayfada sağ üst tarafta bulunan şekil-6 daki gibi iki buton mevcuttur. Onayınızı bekleyen ve onay bekleyen faturalarınıza iki buton ile kısayol olarak ulaşabilirsiniz. Şekil 6: onay bekleyen fatura kısayol butonları 4

6 Uyumsoft portale giriş yapıldığında ana sayfanın sağ üst köşesinde bulunan kullanıcı adı kısmında hesap bilgileri ve firma bilgileri şeklinde iki bölüm görülür. Hesap bilgileri kısmından şifre değişikliği yapabilirsiniz. Şekil 7: profil bilgileri ekranı Firma bilgileri kısmında ise firmanıza ait bilgiler girilmelidir. Bu alanda görülen bilgilerin doğruluğu önemlidir, zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır aksi halde fatura gönderim işlemlerinde firma bilgileri eksik gidebilir. Şekil 8:firma bilgileri ekranı Şekil 9:adres bilgileri ekranı İletişim bilgileri kısmında firmanın belirlediği türden ve kanaldan iletişim kurulabilecek adresler yazılır. Bu alanı firmalar doldurmakta özgürdür. Eklenebilecek 4 adet farklı seçenek vardır; telefon, fax, e- posta, diğer. 5

7 Şekil 10: iletişim bilgileri ekranı e-defter firma bilgileri sekmesinde ise e-defterde kullanılacak bilgiler girilir. Bu alanlardan bazıları zorunludur. Şube varsa şube adı, şube numarası ve mali yıl başlangıcı zorunlu alanlardandır. Ve yine bu alanlar Uyumsoft tarafından düzeltile bilirliği olan alanlardır. Bunun haricinde diğer alanlar da firmalar tarafından doldurulması gereken önemli alanlardır. Şekil 11:e-defter firma bilgileri ekranı Muhasebeci bilgileri bölümü özellikle e-defter için çok önemli bir alandır. Muhasebeci bilgilerindeki eksiklik nedeniyle defterler hataya düşebilir. Buradaki değişiklikler firmaların düzeltebileceği, eklemeler ya da silme gibi işlemler yapabileceği alanlardır. Yeni ekle butonundan eklemeler yapılır, sarı kutucuktan düzenlemeler girilir ve kırmızı x seçeneğinden silme işlemi yapılabilir. Şekil 12: muhasebeci bilgileri ekranı 6

8 Sorumlu kişi bilgileri sekmesinde ise yalnızca bir kişi için giriş yapma hakkı vardır. Bu alanda ilgili kişi, telefonu ve maili girilerek kayıt yapılır. Düzenlemeye açıktır ancak eklemeye açık olmayan bir alandır. Şekil 13: sorumlu kişi bilgileri ekranı Ana sayfanın alt kısmında yer alan duyurular panosu da portalda yaşanan güncel değişiklikleri gösterir. Portal üzerindeki güncellemelere inceleyebilir, yakın tarihte yaşanan portaldaki güncellemeleri duyurular adımından takip edebilirsiniz. Şekil 14: anasayfa duyuru ekranı Portal ana sayfada sol tarafta 4 ana işlem menüsü mevcuttur. Detaylı bilgi için Fatura işlemleri ve e-defter işlemleri dokümanlarını inceleyebilirsiniz. Şekil 15: ana işlem menüleri 7

9 yardım menüsünde ilgili eğitim doküman ve videolarımıza ulaşabilirsiniz. Şekil 16: yardım menüsü 1) Firma bilgileri; yukarıda da bahsedildiği gibi firma bilgileri sekmesi 6 ana başlıktan oluşur. Bu alanlarda doldurulması zorunlu alanlar doldurulmalı, tarafımızca yapılması gereken değişiklikler Uyumsoft a bildirilmelidir. 2) E-fatura mükellefleri; bu alan GİB tarafından 60 dakikada bir güncellenmektedir. Firmalar e-fatura mükelleflerini csv formatında indirip bir liste halinde görüntüleyebilir. Bu liste içerisinde, firma adları, VKN veya TCKN, posta kutuları, gönderici birim, tür ve oluşturma tarihleri yer alır. Şekil 17:genel işlemler menüsü 3) Kullanıcılar; bu sekmede firmalar kendi portal kullanıcılarını belirleyerek kullanıcılarını aktif veya pasife çekebilir ve ilgili kullanıcılara portal kullanımı hakkında yetki (rol) verebilir. Bu roller yine firma tarafından silinebilir veya rol artırımı (ekleme) yapılabilir. Kullanıcı oluşturmak için doldurulması gereken kısımlar ekranda göründüğü gibidir. Şekil 18:kullanıcı oluşturma ekranı Gerekli bilgiler doldurulduktan sonra kaydet butonuna tıklayarak rol kaydedilir. Durum aktif olarak seçildiğinde kullanıcılar ekranındaki durum da aktif olarak görülür. 8

10 Şekil 19: kullanıcı listesi ekranı Ekranda görülen sarı kutucuğa tıklanarak kullanıcı rolleri düzenlenebilir, kullanıcı durum kısmı pasife çekilebilir. Pasife çekilen durum kullanıcı ekranında yine pasif olarak görülür. Ve bu durum sarı kutucuktan düzenleme yapmaya açıktır. Düzenle kısmından ise aktif olan kullanıcıya rol verilebilir. Bu rol ile kullanıcı portal kullanma yetkisi kazanır. Bunların haricinde hiçbir işlem yapamaz. Şekil 20: kullanıcı rol ekranı Yeni ekle butonundan rol eklenebilir. Kırmızı x butonu ile verilen rol kaldırılabilir. Kaldırılan rol ile kişi artık portal üzerinde kısıtlandığı yetkiyi kullanamaz. Bunun haricinde, hızlı ara butonu ile aranan rol kolayca bulunabilir. Yetkili kullanıcı VKN/TCKN kısmında ise yeni yetkililer vergi kimlik no veya tc kimlik no yazılarak eklenebilir. 9

11 4) Adres defteri; bu kısımda firma fatura keseceği firmaların adreslerini ekleyebilir. Bu işlem firmaların fatura keserken firma bilgilerini manuel girip zaman kaybını önleyen bir uygulama olarak geliştirilmiştir. Buraya eklenen firmalar fatura oluşturulurken VKN/TCKN veya firma adı yazılarak otomatik olarak ekrandaki boş alanlara gelir. Şekil 21:adres listesi ekranı Sağ üst köşede bulunan yeşil yeni ekle butonu ile yeni bir adres eklenebilir. Yeni ekle butonuna tıklandığında aşağıdaki ekran ile karşılaşılır. Karşılaşılan bu ekrandaki alanların eksiksiz doldurulması gerekir. Doldurma işlemi tamamlandıktan sonra kaydet butonuna tıklanarak yeni bir adres oluşturulmuş olur. Şekil 22: adres kaydetme ekranı Oluşturulan adres üzerinde değişiklikler yapılabilir. Yanda görülen sarı kutucuk ile adres listesinde gerekli düzenlemeler yapılabilir, kırmızı x kutucuğu ile oluşturulan adres silinebilir ve yeşil kutucuk ile ilgili adrese fatura oluşturup gönderilebilir. Karşılaşılan fatura oluştur ekranında özel olarak adres eklemeye gerek kalmaz. Çünkü ilgili adresin yanında bulunan kutucuğa tıklanmıştır ve doğrudan o adrese fatura gönderilir. Fatura gönderilmek istenen firma adres listesine gelip hızlı ara butonundan aratılarak bulunur ve doğrudan fatura oluşturulmasına sistem izin verir. Bu da zaman kaybını önleyici, firmaların pratik işlem yapmalarını sağlamak için geliştirilmiş bir uygulamadır. 10

12 5) Etiket tanımları; tanımlama kısmının oluşturulma amacı faturaya ilişkin kısayol olarak kullanım sağlanmasıdır. Şekil 23:etiket düzenleme ekranı Yeni ekle kısmından etiket kodu ve açıklaması girilir. Sonrasında efaturaya gidilir ve aşağıda gösterilen sarı kutucuktaki etiketle butonuna tıklanarak ilgili etiket bu kısma iliştirilir. Şekil 24: etiketleme ekranı Fatura listesinin üzerinde bulunan detaylı ara seçeneğine gelinerek etiket kısmında arama yapıldığında ilgili etikete sahip olan fatura aşağıdaki fatura listesinden kolayca bulunabilir. Bu durum fatura bulma konusunda kısayol oluşturmak gibidir. Şekil 25:etiket rapor ekranı 11

13 6) Arşiv paketleri; bu kısımda ilgili e-arşiv faturası tarih ve durumuna göre aratılarak bir bütün halinde ekranda görünür. E-arşiv faturalarının durum kontrolü sağlanır. E-arşiv faturalarının durum sorgulanması adresinden yapılır. Şekil 26:e-arşiv paket ekranı 7) Portal ayarları; bu kısımda ise faturaların genel ve değiştirilecek ayarları belirlenir. Fatura oluştururken burada belirlenen şekilde faturanın oluşumu sağlanır ancak bu alanlar firmalar tarafından değişime hazır alanlardır. Pdf dosya adı scripti kısmındaki kod değiştirilir ve istenen doğru kod yazılırsa eğer, pdf indirilirken istediğiniz sıralama ile pdf halinde çoklu indirmeler yapılmasına olanak sağlanır. Gerekli kodlar için teknik ekipten destek almanız gerekir. Şekil 27: portal ayarları ekranı 12