Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği El Kitabı

Transkript

1 Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği El Kitabı

2 içindekiler Giriş...1 Sürecin Başlamasi...2 Gitmeden Önce Hazırlanacak Belgeler Ve Yapılacaklar...3 Pasaport...4 Taahhütname...4 Başvuru (Application)...5 Konaklama (Accommodation)...5 Learning Agreement (La)- (Öğrenim Anlaşması)...6 Learning Agreement (Before The Mobility)...7 Diğer Belgeler...7 Görevlendirme ve Ders Denkliği... 8 Kabul Mektubu (Letter Of Acceptance/Confirmation)... 9 Hibe Yazisi (Financial Proof)... 9 Sağlık Sigortasi Vize İşlemleri Sözleşme- Banka Hesabı Erasmus+ Ols SınavI ve Dİl Kursu Hibe Miktarları Hibe Ödemesi Hibe Kesintisi Esogü Kayit Gittikten Sonra Hazırlanacak Belgeler ve Yapılacaklar...16 Learning Agreement (During The Mobility) Dönem Uzatma (Extension) Dönüşte Teslim Edilecek Belgeler ve Yapılacaklar Katılım Belgesi ve Transkript...20 Pasaport Giriş-Çikiş Tarihleri Akademik Tanınma (Recognition) Learning Agreement (After The Mobility)...23 Ols Dönüş Sınavı...24 Nihai Rapor...24 Esogü Erasmus+ Bölüm Koordinatörleri...25 İletişim...25

3 giriş Hello Erasmus+ Programı kapsamında Öğrenim Hareketliliği için yurt dışında eğitim alma hakkını kazanmış bulunan tüm öğrencilerimizi kutlar, başarılarının devamını dileriz. Erasmus+ Programı, hareketlilikten yararlanan öğrencilere gittikleri ülkeye göre değişebilen miktarda maddi katkı, akademik ve kültürel fayda sağlar. Erasmus+ Programı nitelikli, açık fikirli, uluslararası deneyime sahip gençler yetişmesinde etkilidir. Bu el kitabı Erasmus+ Programı Öğrenci Hareketliliği Programı kapsamında yurtdışında eğitim alacak olan öğrencilerimiz için, yapılması gereken işlemler konusunda bilgi vermek amacıyla ESOGÜ Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından hazırlanmıştır. Tüm öğrencilerimizin güzel ve faydalı bir Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği dönemi geçirmelerini dileriz. Eskişehir Osmangazi Üniversitesi 1 Uluslararası İlişkiler Birimi

4 Sürecİn Başlaması Uluslararası İlişkiler Birimi (UİB) tarafından, öğrencinin Erasmus+ adaylığı (nominasyon) iletişim bilgileri ile birlikte misafir olunacak üniversiteye e-posta ile bildirilir. Öğrenci, adaylık e-postasının misafir olunan üniversiteye UİB tarafından gönderilmesinden itibaren karşı üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgi ve belge için (başvuru sürecinde ihtiyaç duyulan ders listeleri, ECTS/AKTS kredileri, konaklama, akademik takvim vs.) gidilecek üniversite ile iletişime geçmelidir. Gidilecek üniversite, birimimiz aracılığı ile veya doğrudan size başvuru prosedürlerini belirten bir e- mail gönderir. Herhangi bir geri dönüş olmaması halinde, üniversitenin sayfasından gerekli belgeleri indirip, hazırlayabilirsiniz. Mutlaka misafir olunacak üniversitenin web sayfası kontrol edilip, başvuru belgeleri ve son başvuru tarihleri hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Başvuru tarihlerine uyulması, tamamen öğrencinin sorumluluğundadır. 2

5 GİTMEDEN ÖNCE HAZIRLANACAK BELGELER VE YAPILACAKLAR Başvuru Aşamasında; ESOGÜ-UİB tarafından istenilen belgeler: Nüfus Cüzdanı Fotokopisi ve Taahhütname Gidilecek Üniversitenin Talep Edeceği Belgeler: Aşağıda genel olarak istenilen belgeler belirtilmiş olup, her üniversiteye göre değişiklik göstermektedir. Formların bilgisayarda doldurulması gerekmektedir. Lütfen gideceğiniz üniversitenin formlarını kullanınız. Karşı üniversite tarafından sağlanmayan formlar ve ESOGÜ tarafından istenilen belgeler web sayfamızda bulunan belge ve dokümanlar bağlantısında mevcuttur. Tüm başvuru belgeleri, son başvuru tarihinden en az 10 gün önce Uluslararası İlişkiler Birimine teslim edilmelidir. Başvuru Formu-Application Form Öğrenim Anlaşması-Learning Agreement (Before Mobility) Konaklama Formu (Accommodation Form) Pasaport Fotokopisi Fotoğraf Özgeçmiş (CV), Niyet Mektubu (Motivation Letter, Letter of Intention..), Dil Belgesi vb. belgeler gidilecek üniversite tarafından isteniyorsa gönderilmelidir. Kabul edildikten sonra: Kabul Belgesi Fotokopisi, Hibe Yazısı, Sağlık Sigortası ve OLS Dil Sınavı 3

6 pasaport Pasaport fotokopisi başvuru belgeleri ile birlikte karşı üniversiteye gönderileceğinden, öğrencinin, pasaportunu belgelerini hazırlamaya başlarken, teslim tarihine yakın bir zamanda alması tavsiye edilir. Öğrenci İşlerinden alınacak Öğrenci Belgesi ile 25 yaşına kadar harçsız pasaport alınabilmektedir. Eskişehir İl Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü tarafından istenilen diğer belgeler (Güncel bilgiler için, lütfen ilgili kurumun web sayfasını kontrol ediniz): TC kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanının aslı ve fotokopisi Son 6 ay içinde çekilmiş arka fonu beyaz, 5x6 cm ebadında 2 adet biyometrik fotoğraf. (Varsa) Daha önceden alınmış pasaport Pasaport cüzdan bedelinin yatırıldığına dair dekont (Yurt içinde yatırılacak defter ve harç bedelleri dekontlarına "tahsil edilmiştir" kaşesinin basılması, 1 nüshasının vatandaşa verilmesi ve dekontta tahsilatı yapan memurun ıslak imzasının bulunması gerekmektedir). Pasaportlar Ankara da tanzim edildikten sonra PTT aracılığı ile adrese teslim edilmektedir. TAAHHÜTNAME Erasmus+ öğrencisi ile kurumumuz arasında, öğrencinin yerine getirmekle yükümlü olduğu sorumlulukları belirten Erasmus+ Öğrenci Taahhütnamesi imzalanır. Öğrenci, taahhütname ile hareketlilik süresince, belirtilen sorumlulukları yerine getireceğini ve belgeleri zamanında teslim edeceğini taahhüt eder ve yaptırımlar hakkında bilgi sahibi olur. 4 Taahhütname 2 nüsha olarak hazırlanır. Bir kopyası öğrenciye verilir, diğeri öğrencinin dosyasında bulundurulur. 4

7 BAŞVURU (APPLICATION) Her öğrenci eğitim alacağı üniversitenin başvuru tarihlerini takip edip başvuru belgeleri hakkında bilgi sahibi olmakla yükümlüdür. Misafir olunacak üniversitenin web sayfasında bulunan veya e-posta ile gönderilen Erasmus+ başvuru formları hazırlanmalıdır. Başvurular, bazı üniversiteler tarafından online alınabilmektedir. Belgelerin, üniversitenin son başvuru tarihinden en geç 10 gün öncesine kadar hazırlanıp birimimize teslim edilmesi halinde, herhangi bir gecikme yaşanmayacaktır. Öğrenci tarafından başvuru belgeleri ne kadar erken tamamlanırsa kabul mektubu da o kadar erken alınabilir ve dolayısıyla vize işlemlerine bir an önce başlanabilir. Belgelerin son başvuru tarihine kadar birimimize teslim edilmemesi halinde doğabilecek olumsuz sonuçlardan öğrenci sorumludur. Konaklama (accommodatıon) Öğrenci, kalacak yerin temini konusunda karşı üniversitenin yetkilileri ile iletişime geçmelidir. Bazı üniversiteler kalacak yer temin ederken bazı üniversiteler ise ilgili birimlere yönlendirip, alternatifler sunabilir. Kalacak yer temin eden üniversiteler, web sayfalarında Application Form unun yanında Accommodation Form unu da istemektedir. 5

8 Sürecin en önemli aşamalarından olan Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) karşı üniversiteden alınacak derslerin ve yurt dışında alınan kredilerin denkliklerinin yapılmasını garanti eder. Form 3 sayfadan oluşur. 1. sayfa hareketlilik öncesi (before the mobility), 2. sayfa hareketlilik süresince (during the mobility), 3. sayfa hareketlilik sonrası (after the mobility) Mezuniyet için, ön lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin 120 ECTS(AKTS) lisans ve doktora öğrencilerinin 240 ECTS (AKTS) kredisini tamamlamaları zorunludur. Bu nedenle, özellikle son sınıfta hareketlilikten yararlanacak öğrencilerin karşı kurumdan alacakları ve ESOGÜ de sayılacak derslerin AKTS leri mutlaka öğrenci ve bölümü tarafından kontrol edilerek, kredi eksiğinin olmamasına dikkat edilmelidir. Mezuniyet için yeterli sayıda ders alınmış olsa dahi ECTS yeterliliği sağlanamadığı durumda mezun olunamaz. Bu nedenle öğrenci, mezuniyet şablonunda kredi eksiğinin olmadığından veya daha sonra varsa bu eksiği tamamlayabileceğinden emin olmalıdır. Öğrencinin aldığı tüm derslerin denkliği yapılmaktadır. Karşı üniversiteden alınan 1 den fazla dersin ESOGÜ de 1 ders ile eşleştirilmesi halinde Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Erasmus+ Programı Öğrenci Hareketliliği Yönergesi nin 17. Maddesinin C bendi ilkeleri uygulanır. Başarısızlık halinde denk sayılan ders sonraki dönemlerde tekrar alınır. Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Erasmus+ Programı Öğrenci Hareketliliği Yönergesi UİB web sayfasının (iro.ogu.edu.tr) Belge ve Dokümanlar kısmında yer almaktadır. Öğrenim anlaşmasıyla ESOGÜ de seçilecek derslerin kredi toplamı mutlaka 30 ECTS/AKTS olmak zorundadır. Gidilecek üniversitede alınacak derslerin ECTS/AKTS toplamı ESOGÜ derslerinin ECTS/AKTS toplamından az olması önerilmez. Ancak istisnai hallerde 25 AKTS alınması mümkündür. İstisnai haller Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Erasmus+ Programı Öğrenci Hareketliliği Yönergesinde belirtilmiştir. LEARNING AGREEMENT (la)- ÖĞRENİM ANLAŞMASI 6 6

9 LEARNING AGREEMENT (BEFORE THE MOBILITY) Formun 1.Sayfası BEFORE THE MOBILITY hareketlilik öncesine aittir. Hareketlilik öncesi hazırlanır ve başvuru belgeleri ile birlikte karşı üniversiteye gönderilir. Karşı üniversiteden alınacak ve karşılığında ESOGÜ de denkliği yapılacak dersleri kapsar. Ders seçimleri kesinlikle Erasmus+ Bölüm Koordinatörünün onayıyla gerçekleştirilmelidir. Öğrenim Anlaşmasının nasıl doldurulacağına dair detaylı bilgi iro.ogu.edu.tr> Belge ve Dokümanlar> Erasmus+ Dokümanları> Learning Agreement bağlantısının altında bulunur. Bölüm koordinatörlerinin danışmanlığında, öğrenci tarafından hazırlanan bu formlar, öğrenci ve bölüm/fakülte koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra başvuru belgeleri ile birlikte Uluslararası İlişkiler Birimi ne teslim edilir. Form aynı zamanda UİB tarafından derslerin uygunluğuna dair karar alınması için ilgili fakülteye/ enstitüye/ yüksekokula gönderilir. LA formunun hareketlilik öncesi her iki kurum tarafından imzalanmış olması gerektiği halde, bazı durumlarda gidilen üniversite imzalı formu hareketlilik öncesinde göndermemektedir. Bu durumda öğrenci gittikten sonra formu karşı üniversitedeki yetkililere imzalatıp taranmış halini e- posta ile birimimize göndermeli ve dönüşte evrakın orijinalini getirmelidir DİĞER BELGELER Özgeçmiş (CV): Misafir olunacak üniversite tarafından istenilmesi halinde hazırlanacaktır. Niyet Mektubu (Motivation Letter, Letter of Intention..): Misafir olunacak üniversite tarafından istenilmesi halinde hazırlanacaktır. Dil Belgesi: Misafir olunacak üniversite tarafından istenilmesi halinde birimimiz tarafından verilecektir. 7

10 GÖREVLENDİRME VE DERS DENKLİĞİ Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında yurt dışında eğitim alacak öğrencilerin birimlerinden ilgili akademik dönem için görevlendirilmeleri ve hazırlamış oldukları Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) formunda belirtilen derslerin denkliği için UİB tarafından, karar istenir. Bu karar doğrultusunda öğrencinin fakültesi/enstitüsü/yüksek okulu, öğrenci için yönetim kurulu kararı alır. ve rektörlüğe bildirir. Erasmus öğrencisinin yurt dışında olduğu süre için sistemi kapatılır. Öğrenci, VARSA, öğrenim harcını öder. Ancak yurt dışında olacaği dönem için ders kaydı YAPMAZ. 8

11 Kabul Mektubu (LETTER OF Acceptance/CONFIRMATION) Öğrencinin başvuru belgeleri eğitim alacağı üniversiteye gönderildikten sonra başvurunun uygun bulunması halinde öğrenci adına düzenlenmiş kabul mektubu (Letter of Acceptance/Confirmation) ilgili üniversite tarafından gönderilir. Kabul mektubu öğrencinin başvuru formunda belirttiği adrese gönderilebileceği gibi, birimimiz adresine de gönderilebilmektedir. Kabul mektubunun orijinali öğrencide, fotokopisi birimimizde bulunmalıdır. HİBE YAZISI (FINANCIAL PROOF) Kabul mektubu gelen öğrenciye birimimiz tarafından hazırlanan hibe yazısı (Financial Proof) verilir. Vize işlemlerinde kullanılacak olan hibe yazısı, öğrencinin Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine katılacağını belirtir ve gideceği ülkeye göre alacağı aylık hibe miktarını gösterir. 9

12 SAĞLIK SİGORTASI Erasmus+ öğrencisinin tam kapsamlı sağlık sigortası yaptırması zorunludur. Bazı üniversiteler başvuru aşamasında da sigorta poliçesini istemektedir. Buna göre başvuru belgeleri hazırlanırken veya vize işlemleri sırasında mutlaka sigorta yaptırılması gerekmektedir. Sigorta, eğitim alınacak ülkede kullanılabilecek şekilde uluslararası geçerliliği olan bir sigorta şirketi aracılığı ile yaptırılmalıdır. İstenilen teminat miktarı her ülkede farklı olabileceği için vize işlemleri sırasında ilgili ülkenin şartları mutlaka kontrol edilmelidir. SGK'li olup da Sosyal Güvenlik Sözleşmesi yapılmış ülkelere gidecek öğrencilerin SGK den ilgili formları almaları yeterli olacaktır. Bu formun talep edilebilmesi için birimimizden yazı alınması gerekmektedir. Sosyal Güvenlik Sözleşmesi imzalamış ülkelerin listesi ve gerekli Sosyal Yardım Hakkı Belgelerinin bulunabileceği ilgili bağlantılar internet sayfamızdaki öğrenim hareketliliği bağlantısında mevcuttur. SGK den belge almayan öğrencilerin yaptıracakları sigorta poliçesinde aşağıda yer alan teminatların bulunması zorunludur. Bu teminatları kapsamayan sigortalar kabul edilmeyecektir. Sigortanın, yurt dışında kalınacak sürenin tamamını kapsaması gerekmektedir. (Bazı sigorta şirketleri tarafından yapılan sigortanın süresi kalış süresini kapsamakla beraber taahhütleri kesintisiz gün içindir. Bu tür sigortalar geçersizdir.) Sigortanın, gerektiğinde hastaneye veya öğrencinin daimi adresine yapılacak nakilleri karşılaması gerekmektedir. Ayakta ve yatarak tedaviyi kapsaması gerekmektedir. Hastalık halinde masrafların öncelikle kimin tarafından ödeneceği (tüm masraflar için ödemeyi önceden sizin yapmanız gerekiyor mu yoksa sigortanız sizin için ödemeyi taahhüt ediyor mu?) gibi konularda firmadan bilgi alınmalıdır. Sigorta poliçesinin fotokopisi birimimize teslim edilmelidir. 10

13 VİZE İŞLEMLERİ Vize işlemleri ve masrafları tamamen Erasmus+ öğrencisinin sorumluluğundadır. Kabul mektubunun ve hibe yazısının alınması ile vize başvuru süreci başlamış olur. Vize için gerekli belgeler (sağlık ve seyahat sigortası, uçak rezervasyonu vb.) ilgili ülkenin konsolosluklarından öğrenilmelidir. Kalınacak süre 3 aydan fazla olduğu için yeşil pasaport sahibi olan öğrencilerin de vize veya oturma izni alması zorunludur. Bazı ülkelerde (Finlandiya, Çek Cumhuriyeti, İsveç gibi) alınacak vize oturma izni olmaktadır. Bazı ülkeler için (Çek Cumhuriyeti, Bulgaristan gibi) oturma izni veya vize işlemleri uzun sürdüğü için vize başvuruları mümkün olduğunca erken yapılmalıdır. Dolayısıyla, başvuru belgelerinin zamanında hazırlanması önemlidir. Hibe ödeme işlemlerinin yapılması ve OLS sınav lisansının tanımlanabilmesi için öğrencinin vizeyi aldıktan sonra pasaporttaki vize sayfasının fotokopisini birimimize iletmesi gerekmektedir. SÖZLEŞME- BANKA HESABI Sözleşme, tarafların yasal haklarını ve hibe ödeme bilgilerini içermektedir. Bu sözleşmenin yapılabilmesi için, gitmeden önce mutlaka T.C. Ziraat Bankası Eskişehir Şubesinde (Şube Kodu: 117, Büyükşehir Belediyesinin yanı ve Valilik binasının çaprazında ) avro hesabı açtırılmalı ve hesap cüzdanı fotokopisi birimimize teslim edilmelidir. Ayrıca sözleşmenin hazırlanabilmesi için sigorta poliçesinin fotokopisi de birimimize iletilmelidir. Başvuru sürecinin ve tüm bu belgelerin tamamlanması halinde ilk hibe ödemesi için birimimiz tarafından ödeme talimatı verilir. 11

14 Erasmus+ Ols SınavI ve Dİl Kursu Erasmus+ öğrencilerinin hareketlilik öncesi ve sonrası almaları zorunlu olan bir sınavdır. Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanan bu sınav, komisyonun belirlediği dillerde (İngilizce, Almanca, Fransızca, İtalyanca, İspanyolca, Felemenkçe, Çekçe, Danca, Yunanca, Lehçe, Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence ve Slovakça) yapılacak olup, sadece eğitim alınacak dilden sınava girilecektir. Avrupa Komisyonu tarafından sınav için her üniversiteye belirli sayıda lisans verilmektedir. Üniversitemiz tarafından kesin olarak hareketliliğe katılacak öğrencilere bu lisanslar dağıtılacak olup, başkası tarafından kullanılamayacaktır. Vizesini alan öğrenciler için OLS lisansı öğrencinin e-posta adresine tanımlanmaktadır. Lisansı tanımlanan öğrenciye sistem üzerinden bir bilgilendirme e-postası gönderilmektedir. Sınavın, birimimiz tarafından sisteme tanımlanan son tarihe kadar yapılmış olması gerekmektedir. Sınav sadece seviye tespitine yöneliktir. Sınavın hareketlilik öncesi ve sonrasında yapılması ile öğrencinin dil becerisindeki gelişmenin tespit edilmesi amaçlanmaktadır. Sınavda alınan sonuç sadece öğrenci ve gönderen kurum tarafından görülebilmektedir. Sınava başlamadan önce sisteme girilmesi gereken bilgilerden biri Erasmus+ faaliyetinin başlangıç ve bitiş tarihidir. Dönüşte alınması gereken 2. OLS sınavı, öğrencinin sisteme girdiği faaliyet bitiş tarihinden sonra alınacaktır ve bu sınav tamamlanmadığı takdirde kalan hibe ödemesi yapılmayacaktır. Sınav sonucuna göre sistem tarafından belirlenen seviyenin altında olan öğrencilere otomatik olarak kurs tanımlaması yapılmaktadır. Bu kurs ücretsiz olup Erasmus öğrenimi süresince online olarak takip edilmelidir. OLS sınav sonucu B2 ve üzerinde olan öğrenciler isteğe bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde online dil kursundan yararlanabilmektedir. İsteğe bağlı online kurs almak isteyen öğrencilerin, gerekli lisans tanımlamasının yapılabilmesi için bu taleplerini birimimize iletmeleri gerekmektedir. OLS sınavında verilecek cevaplar öğrencinin gerçek seviyesini belirleyecek ve OLS kursu da bu seviyeye göre başlayacaktır. Hareketlilik öncesinde veya sonrasında OLS sınavını almayan öğrenciden kesin hibe miktarının %5 i kesilir. 12

15 HİBE miktarlari ( Akademİk Yılı İçİn) Hibeler yurtdışı öğrenim masraflarının tamamını karşılamaya yönelik olmayıp, sadece maddi bir destektir. Yurtdışında bulunulan süre boyunca, öğrencinin Türkiye den aldığı öğrenim kredisi vb. burslarında kesinti olmayacaktır. Erasmus+ programında öğrenim hareketliliği hibe miktarları, ülkelerin yaşam maliyetlerine göre 3 gruba ayrılmıştır 1. VE 2. GRUP ÜLKELER (AYLIK 500 AVRO) Danimarka, Finlandiya, İzlanda, İrlanda, Lüksemburg, İsveç, Birleşik Krallık, Lihtenştayn, Norveç, Almanya, Avusturya,, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan 3. GRUP ÜLKELER (AYLIK 300 AVRO) Bulgaristan, Hırvatistan, Çekya, Estonya, Letonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Makedonya 13

16 HİBE ÖDEMESİ Ödeme yapılabilmesi için öğrencinin vizesini almış ve üniversite ile hibe sözleşmesi imzalamış olması gerekmektedir. Faaliyetin başlangıcında, öğrenciye ödenecek toplam hibe miktarı, kabul belgesinde belirtilen tarihlere göre tahmini olarak hesaplanmakta ve toplam miktarın %70 i öğrencinin hesabına ilk ödeme olarak yatırılmaktadır. Geriye kalan %30 luk kısmın ödenmesi; öğrenim dönemi sonunda, kesin hareketlilik süresi, öğrencinin başarı durumu ve sorumluklarını yerine getirme düzeyi dikkate alınarak yapılmaktadır. Kesin hareketlilik süresi, faaliyet sonunda teslim edilecek katılım belgesinde yer alan tarihlere göre hesaplanmakta ve pasaportta yer alan giriş çıkış tarihleri ile uyumluluğu kontrol edilmektedir. Katılım belgesindeki tarih aralığında misafir olduğu kurumda mevcut olmadığı tespit edilen öğrencilerin hibesinde kesinti yapılır. Tatil günleri hariç bir haftadan fazla süre ile misafir olunan kurumda bulunulmaması durumunda ayrı kalınan tüm günler için hibe kesintisi yapılır. 14

17 HİBE KESİNTİSİ Hibe kesintileri aşağıdaki durumlarda söz konusudur: 1. Belgelerini UİB tarafından bildirilen tarihlerde teslim etmeyen (geç teslim eden) öğrencinin hibesinden, dönüşte hesaplanan kesin hibe miktarının %30 luk kısmının %10 a denk gelen günlük (0,5 ve üzerine denk gelen gün sayısı yukarı, 0,5 altında kalan günler için aşağıya yuvarlama yapılır.) hibe miktarı kadar kesinti yapılır. 2. Öğrenim hareketliliğinde dönemlik başarı durumuna göre toplam kesin hibe miktarının %30 unun ödenmesinde aşağıdaki hususlar dikkate alınır AKTS ve üstünde başarı sağlanması halinde; kesinti yapılmaz AKTS lik başarı sağlanması halinde; % 25 ine denk gelen günlük hibe, AKTS lik başarı sağlanması halinde; %50 ine denk gelen günlük hibe, AKTS lik başarı sağlanması halinde; %75 ine denk gelen günlük hibe, AKTS lik başarı sağlanması halinde; %100 üne denk gelen günlük hibe için kesinti yapılır. 3. Öğrenci derslerine devam etmeyerek tüm derslerinden başarısız olmuş ise Erasmus+ öğrencisi olma sorumluluğunu yerine getirmemiş olacağı için kendisine ödenmiş olan hibe miktarının tamamının iadesi istenir. 4. Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin teslim edilmemesi durumunda (katılım sertifikası ve/veya transkript) hareketlilik geçersiz sayılacağından öğrenciye ödenen hibenin tamamının iadesi istenir. 5. Zorunlu OLS sınavını faaliyet öncesi ve sonrası almayan ve katılımcı anketini doldurmayan öğrencinin toplam hibesinden %5 kesinti yapılır. 6. Öğrenim hareketliliğinde öğrencinin Kurum Koordinatörlüğüne bildirmeden ders değişikliği yapması ve/veya bu değişiklik sonrasında 25 AKTS nin altında kalması durumunda kesin hibe miktarının %30 u kesinlikle ödenmez. 7. Öğrencinin mücbir sebeplerden dolayı (belgelendirilen sebeplerin mücbir olup olmadığı konusunda Türkiye Ulusal Ajansına danışılır) zorunlu hareketlilik süresini tamamlamadan dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrencide bırakılmak üzere, fazladan ödenen hibenin iadesi istenir. Öğrencinin sebepsiz olarak zorunlu hareketlilik süresini tamamlamadan dönmesi üzerine, Erasmus+ programının asgari kalış süresi şartını sağlamayacağı için ödenmiş olan hibe miktarının tamamının iadesi istenir. 8. Öğrencinin öğrenim ile ilgisi olmadan tatil günleri hariç bir haftadan fazla süre ile misafir olunan kurumdan ayrılması durumunda ayrı kaldığı tüm günler için hibe kesintisi yapılır. 15

18 ESOGÜ KAYIT Erasmus+ öğrencileri gittikleri ülkedeki üniversite için herhangi bir öğrenim ücreti ödememektedir. Öğrenim harcını (varsa) kendi üniversitesine yatırmakla yükümlüdür. Bu nedenle, harç yatırması gereken öğrenciler gitmeden önce harç ücretlerini yatırmalı veya bu işlem için bir yakınını görevlendirmelidir. Öğrenci, ESOGÜ öğrenci sisteminde Erasmus+ öğrencisi olarak görüneceği için, ders kaydı yaptırmasına gerek yoktur. GİTTİKTEN SONRA HAZIRLANACAK BELGELER VE YAPILACAKLAR 1. Öğrenim Anlaşması Değişiklik Formu (Learning Agreement for Studies During The Mobility) 2. Dönem Uzatma-Extension (isteyen öğrenciler için) 16

19 LEARNING AGREEMENT (DURING THE MOBILITY) Learning Agreement Formunun 2.Sayfası DURING THE MOBILITY hareketlilik sırasında derslerde değişiklik yapılması halinde kullanılacaktır. Öğrenim Anlaşmasının nasıl doldurulacağına dair detaylı bilgi iro.ogu.edu.tr> Belge ve Dokümanlar> Erasmus+ Dokümanları> Learning Agreement bağlantısının altında bulunur. Gittikten sonra öğrenim öncesinde hazırlanan ve onaylanan öğrenim anlaşmasındaki derslerde herhangi bir değişiklik yapmanız halinde, mutlaka bölüm koordinatörüne danışıp onay olmak zorundasınız. Formu, gittikten sonra 4-7 hafta içerisinde imzalı olarak birimimize teslim etmeniz gerekmektedir. Doldurulan form kontrol için e-posta ile UİB' ye gönderilir. Uygun olan form öğrenciye bildirilir. Öğrenci formu imzalı olarak taratıp tekrar birime geri gönderir. UİB tarafından imzaları tamamlanan form karşı üniversiteye e- posta ile ve üst yazı ile de yönetim kurulu kararı için ilgili birime gönderilir. Dönüşte formun orijinali UİB' ye teslim edilir. Ders değişikliği sonrası yeterli AKTS nin sağlanamadığı durumlarda (karşı üniversitede yeterli sayıda dersin olmaması, ders içeriklerinin uyuşmaması, derslerin düşük AKTS li olması gibi) en az 25 kredi alınması mümkündür. Bu durumun gidilen üniversite ve/veya Birim Koordinatörü tarafından e-posta ile Kurum Koordinatörlüğüne bildirilmesi gerekmektedir. 17

20 DÖNEM UZATMA (EXTENSION) Güz döneminde hareketliliğe katılan öğrenciler isterlerse ve her iki üniversitenin ilgili birimlerinin onayı ile bahar dönemi de eğitimlerine bulundukları üniversitede devam edebilir. Bu durumda, dönem uzatma isteğinizi belirten bir dilekçeyi birimimize, bahar dönemi derslerinizi de bölümünüze göndererek onay almalısınız. Sonrasında, Extension of Erasmus+ Period formunu ve diğer belgeleri hazırlayıp, birimimize göndermeniz gerekiyor. Tüm bu belgeleri birimimizin bildireceği tarihe kadar veya bulunduğunuz üniversitenin son başvuru tarihine kadar e-posta ile göndermeli, dönüşte orijinallerini getirmelisiniz. Dönem uzatan öğrencilerin hibe ile desteklenebilmeleri kurumumuzda yeterli hibe bulunup bulunmamasına bağlıdır. Kısmen hibe bulunması halinde uzatma yapan öğrenciler, başarı puan sırasına göre hibe ile desteklenecektir. Bahar dönemi eğitim alacak öğrencilerin bir sonraki akademik yılın güz dönemi için uzatma yapmaları mümkün değildir. Uzatma yapmak isteyen öğrenciler, bulundukları üniversitenin son başvuru tarihini takip etmekle ve durumlarını UIB ye bildirmekle yükümlüdürler. 18

21 DÖNÜŞTE TESLİM EDİLECEK BELGELER VE YAPILACAKLAR Katılım Belgesi (Certificate of Attendance/Confirmation) Transkript (Transcript of Records) Pasaport Giriş-Çıkış Tarihleri Learning Agreement (After the Mobility) OLS Dil Sınavı Nihai Rapor Formu 19

22 KATILIM BELGESİ (CERTIFICATE OF ATTENDANCE/CONFIRMATION) Türkiye ye dönmeden önce misafir olunan üniversite tarafından öğrenimin başlangıç ve bitiş süresini teyit eden (imzalı ve mühürlü) Katılım Sertifikası alınması zorunludur. Üniversite tarafından böyle bir belge sağlanmaması durumunda birimimizin web sayfasındaki dosya kullanılabilir. Bulunduğunuz üniversite belgeyi doğrudan size verebilir veya posta ile sonradan adresimize de gönderebilir. Bu belgenin kendinizde de bulunmasını istiyorsanız üniversiteden iki nüsha hazırlanmasını talep ediniz. Çünkü orijinali dosyalanacaktır. Hibe Hesaplaması gün ve ay üzerinden yapıldığı için katılım sertifikasındaki tarihler mutlaka gün/ay/yıl olarak belirtilmelidir. TRANSKRİPT (TRANSCRIPT OF RECORDS) Yine Türkiye ye dönmeden önce aldığınız dersleri, ECTS leri ve notları gösteren belgeyi (transkript) almak zorundasınız. Bulunduğunuz üniversite belgeyi doğrudan size verebilir veya posta ile sonradan adresimize de gönderebilir. Transkriptte olmayan derslerin denkliğinde FF, geçme notu pass veya successful olarak belirtilen derslerin denkliklerinde de CB harf notu kullanılır. Akademik tanınma için gerekli olan bu belgenin tesliminden sonra akademik tanınma işlemlerine başlanır. 20

23 PASAPORT GİRİŞ ÇIKIŞ TARİHLERİ Geri kalan hibe ödemelerinin hesaplanabilmesi için pasaportta bulunan Türkiye giriş-çıkış tarihlerini gösteren sayfaların fotokopisi birimimize teslim edilmelidir. Öğrenim faaliyeti ile ilgisi olmadan tatil günleri hariç bir haftadan fazla süre ile misafir olduğunuz şehirden/ ülkeden ayrılmanız durumunda ayrı kaldığınız süreler için hibe ödemesi yapılmaz. 21

24 AKADEMİK TANINMA Tanınma aşağıda belirtildiği şekilde sağlanır: Öğrencinin başarılı ve başarısız olduğu tüm dersler için tanınma sağlanır. Başarısız olunması halinde denk sayılan ders sonraki dönemlerde tekrar alınır. Not dönüşümü aşağıdaki tabloya göre yapılmaktadır. Transkriptte olmayan not FF, pass veya successful olarak belirtilen derslerin denkliğinde CB harf notu kullanılır. 22

25 LEARNING AGREEMENT (AFTER THE MOBILITY) Akademik tanınma için formun 3.sayfası AFTER THE MOBILITY kullanılır. Öğrencinin yurtdışında aldığı dersleri, kredilerini, notlarını ve hareketlilik sürelerini gösterir. Öğrenim Anlaşmasının nasıl doldurulacağına dair detaylı bilgi iro.ogu.edu.tr> Belge ve Dokümanlar> Erasmus+ Dokümanları> Learning Agreement bağlantısının altında bulunur. Öğrencinin, LA formlarına ve transkriptine göre bölüm/fakülte koordinatörü danışmanlığında hazırladığı belge, gerekli kontrollerin ve düzenlemelerin yapılabilmesi için hazırlandığı şekilde e-posta ile UİB' ye gönderilir. UİB tarafından kontrolü sağlanan belge, öğrenci ve birim koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra UİB ye teslim edilir. Belgenin fotokopisi ilgili belgelerle birlikte karar için UİB tarafından ilgili birime gönderilir. 23

26 Ols Dönüş Sınavı Gitmeden önce almış olduğunuz OLS sınavını döndükten sonra da almanız gerekiyor. İlk sınav sırasında sisteme yazdığınız hareketlilik tarihinin bitişinden sonra bu sınavı almanız için sistem tarafından otomatik olarak bilgilendirileceksiniz NİHAİ RAPOR Faaliyet dönemini tamamladığınızda, Erasmus faaliyeti sürecine ilişkin özet bilgileri ve değerlendirmelerinizi içeren belgedir. Tüm belgeleriniz tamamlandıktan sonra e-posta adresinize raporla ilgili gerekli bildirim gelecektir. Raporu online olarak doldurulup, sistemde onaylamanız gerekiyor. Rapordan sonra öğrencinin Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği tamamlanmış kabul edilmektedir. Erasmus+ öğrencisi olarak sorumluluklarını yerine getirmiş olan ve tüm evraklarını eksiksiz olarak birimimize teslim eden öğrencilere, nihai rapor ve OLS dil sınavı sonrası kalan hibelerinin ödemesi yapılır 24

27 ESOGÜ ERASMUS+ BÖLÜM KOORDİNATÖR LİSTESİ Güncel Erasmus+ Bölüm Koordinatör Listesi iro.ogu.edu.tr> Erasmus+ > Bölüm Koordinatörleri bağlantısının altında bulunur. İLETİŞİM ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ Uluslararası İlişkiler Birimi Meşelik Yerleşkesi, ESKİŞEHİR Tel: (direkt hat) Tel: (dahili: ) Faks: E-posta: Doç. Dr. Ramazan ERDAĞ Kurum Koordinatörü Uzm. Elif KARA Öğrenim Hareketliliği Gelen ve Giden Öğrenciler Eğitim Fakültesi Fen-Edebiyat Fakültesi İlahiyat Fakültesi Sanat ve Tasarım Fakültesi Turizm Fakültesi Yüksekokullar Meslek Yüksekokulları Bil. İşlt. Gökhan ÜNAL Öğrenim Hareketliliği Giden Öğrenciler Mühendislik-Mimarlık Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tıp Fakültesi Ziraat Fakültesi Diş Hekimliği Fakültesi 25

28 ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ Uluslararası İlişkiler Birimi Meşelik Yerleşkesi ESKİŞEHİR Tel: (direkt hat) (dahili: ) iro.ogu.edu.tr Bu el kitabının basımı, T.C. Avrupa Bakanlığı, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığınca (Türkiye Ulusal Ajansı, yürütülen Erasmus+ Programı Kapsamında Avrupa Komisyonu'ndan sağlanan hibe ile gerçekleştirilmiştir.